Sistim Informasi Akuntansi

1. Kelompok 3
Kristian SP
Ibnu DK
Viona A
Niar A

2. Diamond
Manufacturing
Company

3. Tahun lalu Diamond Manufacturing Company membeli
peralatan kantor yang nilainya lebih dari $10 juta dengan
menggunakan sistem "pemesanan khusus", dengan setiap
pesanan berkisar dari $5.000 hingga $30.000. Pesanan
khusus untuk barang-barang bervolume rendah telah
dimasukkan dalam anggaran seorang manajer
departemen. Anggaran, yang membatasi jenis dan jumlah
dolar dari peralatan kantor yang dapat diminta oleh seorang
kepala departemen, disetujui pada awal tahun oleh dewan
direksi. Fungsi sistem pemesanan khusus sebagai berikut ini:

4. Formulir permintaan pembelian disiapkan dan dikirim
ke departemen pembelian. Setelah menerima
permintaan pembelian, salah satu dari lima agen
pembelian (pembeli) memverifikasi bahwa pemohon
memang seorang kepala departemen. Pembeli
selanjutnya memilih pemasok yang sesuai dengan
mencari berbagai katalog dalam file. Pembeli kemudian
menelepon pemasok, meminta daftar harga, dan
melakukan pemesanan secara lisan.
Bagian Pembelian

5. Pesanan pembelian yang telah diberi nomor sebelumnya
diproses, formulir aslinya dikirim ke pemasok dan salinannya
untuk kepala departemen, bagian penerimaan, dan bagian hutang
usaha. Satu salinan juga akan dimasukkan dalam file permintaan
yang belum diselesaikan. Ketika bagian penerimaan secara lisan
memberitahu pembeli bahwa barang telah diterima, pesanan
pembelian dipindahkan dari file yang belum diselesaikan ke file
yang telah diselesaikan. Sekali sebulan, pembeli akan meninjau
ulang file yang tidak diselesaikan untuk menindaklanjuti pesanan
yang belum diselesaikan.

6. Departemen penerimaan mendapat salinan setiap pesanan
pembelian. Ketika peralatan diterima, salinan pesanan
pembelian akan dicap dengan tanggal, dan jika perlu, setiap
perbedaan antara jumlah yang dipesan dengan jumlah yang
diterima dicatat menggunakan tinta merah. Petugas bagian
penerimaan kemudian meneruskan pesanan pembelian
yang telah dicap dan peralatan tersebut untuk kepala
departemen dan memberitahukan secara lisan departemen
pembelian bahwa barang telah diterima.

7. Setelah menerima pesanan pembelian, pegawai bagian hutang usaha
akan menyimpannya ke dalam file pesanan pembelian yang belum
diselesaikan. Ketika faktur dari vendor diterima, faktur tersebut
dicocokkan dengan pesanan pembelian yang sesuai, dan hutang
yang ditimbulkan dengan mendebitkan rekening peralatan
departemen yang melakukan permintaan. Tagihan yang belum
dibayar disusun berdasarkan tanggal jatuh temponya. Pada tanggal
jatuh tempo, cek disiapkan dan diteruskan ke bendahara untuk
ditandatangani. Faktur dan pesanan pembelian kemudian disimpan
berdasarkan nomor pesanan pembelian dalam file faktur yang telah
dibayar.
Bagian Hutang Usaha

8. Cek-cek yang diterima setiap hari dari departemen hutang
usaha diurutkan menjadi dua kelompok: di atas $10.000
dan di bawah $10.000. Cek yang kurang dari $10.000
ditandatangani dengan mesin. Kasir menyimpan kuncinya
dan piringan mesin penandatanganan cek, serta mengawasi
penggunaannya. Untuk cek yang diatas $10.000, keduanya
baik kasir dan bendahara akan menandatanganinya.
Bendahara

9. (A) Jelaskan kelemahan yang
terkait dengan pembelian dan
pembayaran dari "pesanan
khusus" oleh Diamond
Manufacturing Company!

10.  Pembeli tidak memverifikasi bahwa permintaan
kepala departemen termasuk dalam anggarannya.
 Tidak ada prosedur yang ditetapkan untuk
memastikan apakah perusahaan mendapatkan
harga terbaik.
 Pembeli tidak memeriksa kinerja vendor tahun-
tahun sebelumnya.

11. Blind counts tidak dilakukan oleh bagian
penerimaan.
Pemberitahuan tertulis tentang penerimaan
peralatan yang tidak dikirim ke bagian
pembelian.
Pemberitahuan tertulis tentang penerimaan
peralatan yang tidak dikirim ke bagian
hutang usaha.

12.  Akurasi matematis dari setiap faktur vendor tidak
diverifikasi.
 Jumlah faktur tidak dibandingkan dengan laporan jumlah
yang diterima.
 Pemberitahuan peralatan yang dapat diterima dari
departemen yang meminta tidak
melakukan/memperoleh pencatatan hutang dari yang
sebelum-sebelumnya.
 Sekumpulan voucher tidak dikirim ke Bendahara.

13. (B) Rekomendasikan
prosedur pengendalian yang
harus ditambahkan untuk
mengatasi kelemahan yang
diidentifikasi dalam bagian A!

14. Membandingkan jumlah yang diminta terhadap
total anggaran dan pengeluaran yang terjadi dari
awal tahun sampai tanggal hari ini.
Melakukan penawaran untuk pesanan dalam
jumlah besar besar.
Menyiapkan laporan kinerja vendor dan hal ini
dapat digunakan ketika memilih vendor-vendor
terbaik.
Rekomendasi Prosedur
Pengendalian

15.  Menghapuskan jumlah yang dipesan pada salinan
pesanan pembelian yang dikirim untuk bagian
penerimaan.
 Memberikan insentif jika perbedaan antara slip
pengepakan dan pengiriman aktual.
 Mengirimkan pemberitahuan tertulis penerimaan
peralatan ke bagian pembelian.
 Mengirimkan pemberitahuan tertulis penerimaan
peralatan ke bagian hutang usaha.

16.  Memverifikasi akurasi matematis setiap faktur vendor.
 Bandingkan / verifikasi jumlah faktur dengan jumlah
yang diterima.
 Mendapatkan konfirmasi dari peminta atas
penerimaan peralatan sebelum mencatatnya sebagai
hutang usaha.
 Mengirimkan sekumpulan voucher (pesanan
pembelian dan laporan penerimaan) ke Bendahara
bersama dengan faktur yang disetujui.

17. (C) Jelaskan bagaimana prosedur pengendalian
yang Anda rekomendasikan dalam bagian B
harus diubah jika Diamond merekayasa ulang
aktivitas siklus pengeluarannya untuk
memaksimalkan penggunaan TI saat ini
(misalnya, EDI, EFT, pemindaian bar-code, dan
formulir elektronik sebagai ganti dokumen
kertas)!

18. Sistem secara otomatis dapat
membandingkan jumlah yang diminta terhadap
sisa yang dianggarkan.
EDI dan Internet dapat digunakan untuk mencari
tawaran yang pas.
Peringkat kinerja vendor dapat diperbarui secara
otomatis dan tersedia kapan saja untuk pembeli.
Pengaruh TI baru

19. Jangan biarkan pegawai bagian penerimaan
memiliki akses terhadap jumlah pesanan
pembelian.
Memerlukan bar coding atau RFID tag dari semua
item dan meminta sesorang untuk mengecek
semua pengiriman.
Masih dapat memberikan insentif untuk
mendeteksi perbedaan.

20.  Data yang diterima dan komentar dimasukkan melalui
sambungan online dan diteruskan ke bagian pembelian.
 Mengkonfigurasi sistem untuk memberitahukan hutang
usaha dari peralatan yang diterima secara otomatis.
 Verifikasi akurasi matematis setiap faktur vendor secara
otomatis.
 Sistem memverifikasi jumlah faktur dengan jumlah yang
diterima.

21. Mengkonfigurasi sistem untuk meminta
konfirmasi dari peralatan yang diterima sebelum
menyetujui faktur untuk pembayaran.
Mengkonfigurasi sistem untuk mencocokkan
faktur dengan dokumen pendukung secara
otomatis.

22. Created By:
Kristian SP
Ibnu DK
Viona A
Niar A