tulisan ini pernah dimuat di majalah INFORUM Edisi II Tahun 2010

1. Pengelolaan Pengetahuan:
Upaya Meningkatkan Kinerja melalui
Pemanfaatan Data dan Informasi
The basic economic resource is no longer capital, nor natural resources, not labor. It is and will be
knowledge.... (Peter Drucker)
Saat ini telah sering kita dengar tentang istilah knowledge management atau pengelolaan pengetahuan.
Sebenarnya konsep ini telah dikenal sudah cukup lama, namun baru beberapa tahun terakhir kemudian
menjadi demikian populer. Menjadi menarik untuk mengetahui lebih dalam tentang konsep ini. Syukur kalau
bisa kita terapkan paling tidak di unit masing-masing. Tulisan berikut menyajikan secara ringkas beberapa hal
penting terkait dengan manajemen pengetahuan
Apa Itu Pengetahuan?
Pengetahuan dalam konteks ini diartikan sebagai sumber daya artifisial yang berbeda dari tenaga kerja, sumber
daya alam dan modal. Pengetahuan adalah gabungan dari nilai, konteks, dan pengalaman dari sebuah
informasi yang kemudian oleh seseorang berdasarkan kapasitas, kapabilitas dan pengalamannya diolah
menjadi suatu sumber daya baru bagi upaya pengambilan keputusan. Jadi sebenarnya pengetahuan merupakan
ujung dari sebuah proses yang dimulai dari data, lalu informasi dan pada akhirnya menjadi pengetahuan.
Lalu apa perbedaan antara data, informasi dan kemudian akhirnya menjadi pengetahuan? Data adalah ukuran
atau hasil observasi dalam bentuk teks, numerik, grafik, kartografik, naratif atau audiovisual. Ada juga yang
menyatakannya sebagai simbol yang dihasilkan dari angka, fakta dan kuantitas. Sementara informasi
merupakan data mentah yang telah diverifikasi supaya akurat dan memiliki kepastian waktu, terorganisir, dan
memiliki tujuan. Informasi merupakan hasil proses dari data. Data telah diberi makna khusus. Informasi
disajikan dalam bentuk konteks kalimat yang memiliki makna, relevan dan meningkatkan pemahaman dalam
suatu hal.
Dalam konsep pengelolaan pengetahuan, pengetahuan dipahami sebagai wawasan dan pengalaman yang
dimiliki sesorang (tacit knowledge) atau diketahui umum (explicit knowledge) yang memberikan kemampuan
untuk merubah data dan informasi menjadi pijakan pengambilan keputusan.
Di lain pihak, dapat juga disimpulkan bahwa (i) informasi berhubungan dengan penggambaran, definisi, atau
perspektif (apa, siapa, kapan, dimana); (ii) pengetahuan terdiri dari strategi, latihan, metode, atau pendekatan
(bagaimana); (iii) kebijakan merupakan prinsip, moral (mengapa).
Sebagai ilustrasi. Angka 24 tidak mempunyai makna selain sekedar angka. Ini yang disebut data. Tetapi 24%
ini mempunyai makna 24 terhadap 100. Ini disebut informasi. Sementara berdasarkan pemahaman dan
pengalaman maka seseorang dapat mengatakan 24% tersebut sebagai cukup memadai, kurang atau lebih.
Pengetahuan dapat dibedakan berdasar prosesnya, yaitu pengetahuan implisit (tacit knowledge) yang
bersumber dari pengalaman sendiri dan bukan sumber tertulis. Pengetahuan jenis ini susah dijabarkan dengan
kata-kata. Istilah gampangnya, apa yang ada di otak manusia susah untuk diucapkan di mulut. Menurut
Michael Polanyi, “Knowing more than saying”, kita mengetahui lebih banyak dari pada yang diucapkan.
Sementara pengetahuan implisit dapat berasal dari hasil diskusi, pertemuan rutin, atau pengamatan sekeliling
dan berbentuk know-how, pengalaman, keterampilan, pemahaman, maupun rules of thumb. Pengetahuan
eksplisit (explicit knowledge) yang diperoleh dari melihat, mendengar dan membaca literatur atau sumber

2. tertulis lainnya. Sumber pengetahuan eksplisit diantaranya buku, standar operasional pekerjaan, situs, bahan
publikasi dan lainnya.
Pengertian Manajemen Pengetahuan
Manajemen pengetahuan diartikan sebagai suatu upaya/kegiatan terkait perencanaan, pengorganisasian,
penggiatan dan pengendalian untuk mengidentifikasi, menciptakan, menjelaskan, dan mendistribusikan
pengetahuan agar diketahui, dipelajari, dimengerti sehingga dapat dimanfaatkan untuk menyusun kebijakan,
rencana atau program. Manajemen pengetahuan dapat berarti pula sebagai mengelola kompetensi yang berada
di dalam suatu organisasi dan mendorongnya untuk berkembang.
Penting dicatat, terjadi kesalahkaprahan selama ini bahwa definisi manajemen pengetahuan sama sekali tidak
berbicara tentang teknologi walaupun seringkali difasilitasi oleh teknologi komputer. Jadi teknologi itu sendiri
bukan manajemen pengetahuan.
Hakekat dan Pentingnya Manajemen
Pengetahuan
Hakekat manajemen pengetahuan adalah
memahami bahwa modal intelektual adalah
sumber daya yang tidak dapat habis, bahkan dapat
dikembangkan tanpa batas. Dapat juga berarti
upaya menghargai kekayaan yang tidak kasat mata
lebih dari pada yang nampak. Dengan demikian
manajemen pengetahuan dapat membantu
individu/ kelompok dalam suatu organisasi untuk
meningkatkan efektifitas waktu dan beban kerja
melalui langkah berbagi wawasan dan pengalaman.
Selain itu, dapat membantu suatu organisasi untuk
beradaptasi terhadap perubahan lingkungan.
Bagi sebuah organisasi, mengelola pengetahuan
menjadi suatu keniscayaan untuk (i) mengetahui
kekuatan (dan penempatan) seluruh SDM, (ii)
memanfaatkan kembali pengetahuan yang sudah
ada (ditemukan) alias tidak perlu mengulang
proses kegagalan, (iii) mempercepat proses
penciptaan pengetahuan baru dari pengetahuan
yang ada, dan (iv) menjaga pergerakan organisasi
tetap stabil meskipun terjadi arus keluar-masuk
SDM
Walaupun selalu didengungkan bahwa pengelolaan
pengetahuan penting bagi setiap organisasi, tetapi
sebenarnya setiap orang lah yang harus mengelola
pengetahuan mereka sendiri, karena yang paling
berkepentingan mendapatkan manfaat dari
pengelolaan pengetahuan itu adalah individu.
Spiral Pengetahuan
Pengelolaan pengetahuan tidak terlepas dari sebuah nama yaitu Ikujiro Nonaka dengan bukunya The Knowledge-
Creating Company. Ikujiro Nonaka membuat formulasi yang terkenal dengan sebutan SECI atau Knowledge

3. Spiral. Konsepnya bahwa dalam siklus perjalanan kehidupan kita, pengetahuan itu mengalami proses yang kalau
digambarkan berbentuk spiral. Proses itu disebut dengan Socialization – Externalization – Combination –
Internalization (SECI).
Proses eksternalisasi (externalization),
yaitu mengubah tacit knowledge yang
kita miliki menjadi explicit knowledge.
Bisa dengan menuliskan know-how dan
pengalaman yang kita dapatkan dalam
bentuk tulisan artikel atau bahkan buku
apabila perlu. Dan tulisan-tulisan
tersebut akan sangat bermanfaat bagi
orang lain yang sedang memerlukannya.
Sementara proses kombinasi
(combination) adalah memanfaatkan
explicit knowledge yang ada untuk kita
implementasikan menjadi explicit
knowledge lain. Proses ini sangat
berguna untuk meningkatkan
keterampilan dan produktifitas diri
sendiri. Kita bisa menghubungkan dan
mengkombinasikan explicit knowledge
yang ada menjadi explicit knowledge baru yang lebih bermanfaat. Selanjutnya proses internalisasi (internalization)
berupa upaya mengubah explicit knowledge sebagai inspirasi datangnya tacit knowledge. Dari keempat proses
yang ada, mungkin hanya inilah yang telah kita lakukan. Bahasa lainnya adalah learning by doing. Dengan referensi
dari manual dan buku yang ada, kita menemukan pengalaman baru, pemahaman baru dan know-how baru yang
mungkin tidak didapatkan dari buku tersebut.
Sebagai proses terakhir sosialisasi (socialization), yakni mengubah tacit knowledge ke tacit knowledge lain. Ini
adalah hal yang juga terkadang sering kita lupakan. Kita tidak manfaatkan keberadaan kita pada suatu pekerjaan
untuk belajar dari orang lain, yang mungkin lebih berpengalaman.
Proses ini membuat pengetahuan kita terasah dan juga penting untuk peningkatan diri sendiri. Yang tentu saja ini
nanti akan berputar pada proses pertama yaitu eksternalisasi. Semakin sukses kita menjalani proses perolehan tacit
knowledge baru, semakin banyak explicit knowledge yang berhasil kita produksi pada proses eksternalisasi
(Wahono, 2005).
Tahapan Pengembangan
Amrit Tiwana mengusulkan empat tahap dengan 10 langkah dalam membangun sebuah manajemen pengetahuan
secara organisasional. Tahap pertama berupa pemetaan kondisi saat ini. Diikuti dengan tahap kedua yaitu
menganalisis, mendesain dan mengembangkan sistem. Langkah pertama,melakukan analisis infrastruktur yang ada,
kemudian menentukan langkah kongkrit untuk membangun system manajemen pengetahuan. Tahapan berikutnya
adalah penyebaran pengetahuan. Ditutup dengan evaluasi kinerja.
Tahapan Pengembangan Manajemen Pengetahuan.
Tahap 1: Evaluasi Kondisi.
Langkah 1: Analisis kondisi saat ini. Langkah 2: Menyelaraskan manajemen pengetahuan dan strategi bisnis.
Tahap 2: Analisis, Desain dan Pengembangan Sistem Manajemen Pengetahuan. Langkah 3: Mendesain bentuk
manajemen pengetahuan dan memadukan kedalam sistem yang ada. Langkah 4: Memetakan dan menganalisis
pengetahuan yang ada. Langkah 5: Mendesain kelompok manajemen pengetahuan. Langkah 6: Menyusun cetak
biru manajemen pengetahuan. Langkah 7: Mengembangkan sistem manajemen pengetahuan

4. Tahap 3: Penyebaran
Langkah 8: Penyebaran menggunakan metodologi tertentu Langkah 9: Merubah manajemen, budaya, desain
struktur penghargaan, dan memilih penanggungjawab
Tahap 4: Evaluasi Kinerja
Langkah 10: Mengukur hasil manajemen pengetahuan, merancang alat ROI dan mengevaluasi kinerja system
Keberhasilan Manajemen Pengetahuan
Birkinsaw menggarisbawahi tiga kenyataan yang sangat mempengaruhi berhasil-tidaknya manajemen pengetahuan.
Pertama, penerapannya tidak hanya menghasilkan pengetahuan baru tetapi juga mendaur-ulang pengetahuan yang
sudah ada. Kedua, teknologi informasi belum sepenuhnya bias menggantikan fungsi fungsi jaringan sosial
antaranggota organisasi. Ketiga, sebagian besar organisasi tidak pernahtahu apa yang sesungguhnya mereka
ketahui, banyak pengetahuan penting yang harus ditemukan lewat upaya-upaya khusus, padahal pengetahuan itu
sudah dimiliki sebuah organisasi sejak lama.
Hasil riset menunjukkan sejumlah faktor yang mendorong keberhasilan penerapan manajemen pengetahuan yaitu
(i) tersedianya kampiun, yaitu seseorang yang mempunyai komitmen, antusias dalam mendorong terciptanya
manajemen pengetahuan; (ii) dukungan dari pengambil keputusan; (iii) keterkaitan yang jelas antara keberadaan
manajemen pengetahuan dengan manfaatnya terhadap institusi; (iv) tersedianya budaya yang mendukung inovasi,
dan berbagi pengetahuan. Biasanya berbentuk system penghargaan (insentif); (v) tersedianya mekanisme berbagi
pengetahuan; (vi) tersedianya teknologi yang mendukung mulai dari yang paling sederhana seperti intranet sampai
yang canggih. Termasuk sistem data dan informasi yang memadai; (vii) tersedianya perpustakaan atau pusat
pengetahuan yang memadai.
Tantangan terbesar bagi penerapan manajemen pengetahuan adalah berupa perubahan budaya dari “pengetahuan
adalah kekuatan” menjadi “berbagi pengetahuan adalah kekuatan”. Tentu saja masih banyak tantangan lainnya
seperti ketakutan berhubungan dengan pihak luar, mengharapkan hasil segera sementara manajemen pengetahuan
bersifat jangka panjang, keengganan bekerjasama, organisasi kurang mengenali dan menghargai kontribusi
pengetahuan.
Praktek Unggulan
Telah banyak bukti yang menun-
jukkan manfaat yang signifikan bagi
perusahaan/institusi melalui
penerapan manajemen pengetahu-
an. Beberapa diantaranya (i) British
Petroleum (BP), dengan meman-
faatkan kemitraan virtual meng-
gunakan konferensi video yang
telah membantu menyelesaikan
masalah operasional penting; (ii)
Texas Instruments, dengan berbagi
praktek unggulan diantara cabang;
(iii) Hewlett-Packard, dengan
berbagi pengalaman dan keahlian
diantara anggota tim.
Oswar Mungkasa, disarikan dari
berbagai sumber.
Tulisan ini pernah dimuat di
majalah INFORUM Edisi II Tahun
2010