Dokumen tersebut membahas tentang penangkapan pengetahuan tacit pada tingkat individu, kelompok, dan organisasi. Beberapa teknik yang disebutkan untuk menangkap pengetahuan tacit meliputi wawancara terstruktur, cerita, belajar dengan diberitahukan, belajar dengan observasi, serta grafting, vicarious learning, dan proses inferensial untuk penangkapan pengetahuan pada tingkat organisasi.

1. TUGAS KELOMPOK
CHAPTER 4 : KNOWLEDGE CAPTURE AND CODIFICATION
Anggota Kelompok :
Adri Fadhlih (1201110002)
Dody Prasetyo T (1201110049)
M. Iranda (1201110063)
Feriza Julian P. (1201110011)
Hafiz Rahmaputra (1201110017)
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS TELKOM
BANDUNG
2014

2. TACIT KNOWLEDGE CAPTURE
Knowledge Capture and Codification merupakan fase pertama dari siklus Knowledge
Management, yang berkaitan dengan upaya mendapatkan tacit knowledge sehingga dapat
menjadi explicit dan explicit knowledge menjadi terorganisasi dan terkodifikasi. Tahap ini masih
pada tahap mendapatkan /identifikasi, belum sampai pada penciptaan pengetahuan. Jika tahapan
ini berhasil maka dilanjutkan dengan knowledge sharing and dissemination lalu knowledge
acquisition and application. Aktivitasnya meliputi discovery, organization an integrated of
knowledge into the fabric of organization sehingga menjadi part of knowledge base of
organization. Setiap organisasi memiliki sebuah memory yang merupakan pengalaman karyawan
dikombinasikan dengan tangible data dan knowledge di organisasi.
Menurut Crossan’s 4I model, organisasi belajar melibatkan ketegangan antara asimilasi
pembelajaran baru (eksplorasi) dan menggunakan apa yang telah dipelajari (eksploitasi).
Pembelajaran level individu, kelompok, dan organisasi dihubungkan dengan proses sosial dan
psikologis seperti intuiting, interpreting, integrating, dan institutionalizing (4I)
Dalam KM, penciptaan atau penangkapan pengetahuan (knowledge creation or capture)
dapat dilakukan oleh individu yang bekerja untuk organisasi atau kelompok dalam organisasi,

3. dimana semua merupakan community of practice (CoP). Hal ini benar-benar dilakukan pada
tingkat pribadi juga, karena hampir semua orang melakukan beberapa penciptaan, menangkap ,
dan kegiatan kodifikasi pengetahuan (knowledge creation, capture, and codification activities)
dalam melaksanakan pekerjaan mereka.
Banyak teknik penangkapan pengetahuan tacit (tacit knowledge capture) berasal dari
teknik yang awalnya digunakan dalam kecerdasan buatan (artificial intelligence) lebih khusus,
dalam pengembangan sistem pakar. Sistem pakar menggabungkan pengetahuan yang
dikumpulkan dari para ahli dan dirancang untuk tampil sebagai yang dilakukan oleh para ahli.
Istilah akuisisi pengetahuan diciptakan oleh para pengembang sistem tersebut untuk merujuk
pada berbagai teknik seperti wawancara terstruktur, protokol atau berbicara tentang analisis,
kuesioner, survei, observasi, dan simulasi. Manajemen pengetahuan dalam pengaturan bisnis
yang bersangkutan juga sama dengan menangkap pengetahuan, mencari cara untuk membuat
pengetahuan tacit menjadi eksplisit (misalnya , mendokumentasikan praktik terbaik) atau
menciptakan direktori ahli untuk mendorong berbagi pengetahuan melalui kolaborasi sesama
manusia
Tacit Knowledge Capture at Individual and Group Levels
Akuisisi pengetahuan dari individu atau kelompok dapat dicirikan sebagai transfer dan
transformasi keahlian yang berharga dari sumber pengetahuan (misalnya, keahlian manusia,
dokumen) ke penyimpanan pengetahuan (misalnya, memori perusahaan,intranet). Proses ini
melibatkan mengurangi konten dalam volume besar dari beragam domain menjadi tepat,
seperangkat fakta dan aturan yang mudah digunakan untuk diolah kembali .
Pendekatan yang digunakan untuk menangkap, menjelaskan, dan kemudian pengetahuan
kode tergantung pada jenis pengetahuan : pengetahuan yang eksplisit sudah baik dijelaskan,
tetapi kita mungkin perlu meringkasan dari isi. Pengetahuan tacit, di sisi lain, mungkin
memerlukan analisis jauh lebih signifikan dan organisasi sebelum dapat dijelaskan dan

4. diwakilkan dengan sesuai. Cara di mana kita dapat mengatasi berbagai pengetahuan tacit dari
representasi grafis sederhana menjadi formulasi matematika canggih.
Dalam desain dan pengembangan sistem berbasis pengetahuan, atau sistem pakar, insinyur
pengetahuan mewawancarai ahli untuk subjek tertentu, menghasilkan model konseptual
pengetahuan kritis mereka, dan kemudian ” menerjemahkan ” model ini menjadi model
komputer ( misalnya , Hayes – Roth, Waterman dan Lenat, 1983). Tujuan global sistem tersebut
adalah untuk mengekstrak dan membuat pengetahuan eksplisit terutama prosedural. Pengetahuan
prosedural adalah pengetahuan tentang bagaimana melakukan sesuatu, bagaimana membuat
keputusan, bagaimana mendiagnosa, dan bagaimana untuk menentukan. Jenis lain dari
pengetahuan, pengetahuan deklaratif, menunjukkan pengetahuan deskriptif atau mengetahui
“apa” sebagai lawan mengetahui “bagaimana “. Segera menjadi jelas bahwa beberapa jenis
konten yang mudah diekstrak dan dimodelkan dalam cara apa pun yang mirip dengan
interaktif manual online atau membantu fungsi dalam bidang-bidang seperti rekayasa,
manufaktur, dan pendukung keputusan.
Interaksi dengan para ahli dari subjek tertentu yang dibutuhkan untuk membuat
pengetahuan tacit menjadi eksplisit. Beberapa dari teknik ini relevan dan berlaku untuk proses
penangkapan pengetahuan tacit dalam aplikasi manajemen pengetahuan. Tugas utama dilakukan
oleh para insinyur pengetahuan termasuk :
 Menganalisa informasi dan aliran pengetahuan.
 Bekerja dengan para ahli untuk memperoleh informasi.
 Merancang dan melaksanakan sistem pakar.
Poin terakhir dapat diganti dengan “Merancang dan menerapkan sistem manajemen
pengetahuan atau gudang pengetahuan”. Di sisi lain seorang ahli suatu subjek tertentu harus
dapat :
 Menjelaskan pengetahuan penting.
 Menjadi introspektif dan sabar.
 Memiliki kemampuan komunikasi yang efektif.

5. Periset kecerdasan buatan lainnya, Parsaye (1988), menguraikan tiga pendekatan utama
berikut untuk akuisisi pengetahuan dari individu dan kelompok :
1. Mewawancarai para ahli.
2. Belajar dengan diberitahukan.
3. Belajar dengan observasi.
Ketiga pendekatan ini berlaku untuk menangkap pengetahuan tacit, tetapi tidak ada satupun
pendekatan yang harus digunakan dengan mengesampingkan hal yang lain. Dalam banyak kasus,
kombinasi dari pendekatan ini akan diperlukan untuk menangkap pengetahuan tacit. Bagian
berikut menyajikan perangkat dan pedoman pada kekuatan dan kelemahan masing-masing
sebagai sarana untuk membantu memilih kombinasi teknik terbaik untuk menangkap
pengetahuan dalam situasi yang berbeda.
Wawancarai Para Ahli
Dua teknik yang lebih populer untuk mengoptimalkan wawancara para ahli adalah wawancara
yang terstruktur dan cerita.
Wawancara Terstruktur
Wawancara terstruktur dari ahli materi pelajaran adalah teknik yang paling sering digunakan
untuk membuat pengetahuan tacit kunci individu ke dalam bentuk yang lebih eksplisit. Di
banyak organisasi, wawancara terstruktur dilakukan melalui wawancara keluar yang diadakan
ketika staf berpengetahuan dekat usia pensiun. Sistem manajemen konten sangat cocok untuk
penerbitan pelajaran mereka belajar dan praktik terbaik terakumulasi selama bertahun-tahun
mereka pengalaman di organisasi. Teknik wawancara terstruktur memerlukan komunikasi yang
kuat dan keterampilan konseptualisasi. Selain itu, pewawancara harus memiliki pemahaman
yang baik dari materi pelajaran yang ada di tangan. Sesi ini menghasilkan data tertentu untuk
menanggapi pertanyaan terfokus . Wawancara terstruktur juga dapat digunakan untuk
mengklarifikasi atau memperbaiki pengetahuan awalnya menimbulkan interaksi yang tidak
terstruktur. Pewawancara harus menggariskan tujuan spesifik dan pertanyaan untuk sesi akuisisi

6. pengetahuan. Pihak yang diwawancara harus disediakan dengan tujuan sesi dan sampel
pertanyaan tetapi biasanya bukan pertanyaan khusus yang akan ditanyakan .
Cerita
Cerita adalah alat lain yang sangat baik untuk menangkap dan coding pengetahuan tacit.
Sebuah cerita organisasi adalah sebuah narasi rinci tindakan manajemen, interaksi karyawan, dan
acara intraorganizational lainnya yang dikomunikasikan secara informal dalam organisasi.
Sebuah kisah dapat didefinisikan sebagai menceritakan suatu kejadian atau serangkaian kejadian
terhubung, apakah benar atau fiktif (Denning , 2001). Snowden ( 2001 ) mendefinisikan narasi
sebagai : ” bukan hanya menceritakan, membangun atau bahkan memunculkan cerita, ini adalah
tentang memungkinkan pola budaya, perilaku, dan pemahaman yang diungkapkan oleh cerita
muncul ” ( p. 1 ). Sebuah cerita organisasi dapat didefinisikan sebagai narasi rinci tindakan masa
lalu manajemen, interaksi karyawan, atau kejadian penting lainnya yang telah terjadi dan yang
telah dikomunikasikan secara informal (Swap et al., 2001). Menyampaikan informasi dalam
cerita menyediakan konteks yang kaya, menyebabkan cerita untuk tetap berada dalam memori
sadar dan menciptakan jejak memori lebih daripada yang mungkin dengan informasi yang tidak
dalam konteks. Cerita dapat meningkatkan pembelajaran organisasi, mengkomunikasikan nilai-nilai
dan aturan set, dan berfungsi sebagai kendaraan yang sangat baik untuk menangkap, coding,
dan transmisi pengetahuan tacit yang berharga.
Belajar dengan diberitahukan
Dalam pembelajaran dengan diberitahukan, pihak yang diwawancarai mengungkapkan
dan memurnikan pengetahuannya, dan pada saat yang sama, manajer pengetahuan menjelaskan
dan memvalidasi artefak pengetahuan yang membuat pengetahuan ini dalam bentuk eksplisit.
Bentuk akuisisi pengetahuan biasanya melibatkan domain dan analisis tugas, proses pelacakan,
dan analisis protokol dan simulasi.
Proses penelusuran dan analisis protokol yang diadaptasi dari teknik-teknik psikologis.
Informasi yang digunakan, pertanyaan yang diajukan, tindakan yang diambil, alternatif yang
dipertimbangkan, dan keputusan yang diambil adalah jenis pengetahuan yang diperoleh di sesi
tersebut (misalnya, Svenson, 1979; McGraw dan Seale, 1987; Gammack dan Young, 1985).

7. Simulasi sangat efektif untuk tahap selanjutnya akuisisi pengetahuan, memvalidasi, penyulingan,
dan menyelesaikan proses menangkap pengetahuan. Peralatan mungkin termasuk program
perangkat lunak dan “alat peraga” seperti model, skema, dan peta.
Belajar dengan observasi
Setidaknya ada dua jenis keahlian yang dapat dilihat : keterampilan motorik (misalnya,
operasi sepotong mesin, naik sepeda) dan keahlian kognitif (misalnya, membuat diagnosis
medis). Keahlian adalah demonstrasi penerapan pengetahuan. Pendekatan pembelajaran dengan
observasi melibatkan penyajian ahli dengan masalah sampel, skenario, atau studi kasus yang ahli
kemudian memecahkan masalah. Meskipun kita tidak dapat mengamati pengetahuan seseorang,
kita dapat mengamati dan mengidentifikasi keahlian. Kuncinya adalah dengan menggunakan
audio atau video untuk merekam apa yang ahli ketahui.
Metode lain untuk menangkap pengetahuan tacit
Sejumlah teknik lain dapat digunakan untuk menangkap pengetahuan tacit dari individu
dan dari kelompok, termasuk :
 Ad hoc sessions
 Road maps.
 Learning histories.
 Action learning
 E-learning.
 Learning from others through business guest speakers and benchmarking
 Against best practices.
Tacit Knowledge Capture at the Organizational Level
Akuisisi pengetahuan organisasi adalah proses kualitatif berbeda dari apa yang terjadi pada
tingkat individu dan kelompok. Sedangkan di tingkat kelompok kami terutama prihatin dengan
mengidentifikasi dan coding pengetahuan yang berharga, yang sebagian besar tacit secara
alamiah, menangkap pengetahuan organisasi terjadi pada tingkat makro. Pendekatan yang baik

8. diusulkan oleh Malhotra (2000), yang menguraikan empat proses akuisisi pengetahuan
organisasi utama: (1) grafting, (2) vicarious learning, (3) pengalaman belajar, dan (4) proses
inferensial.
Gambar 2. Sample Knowledge Acquisition Session Template
Hasil dari semua empat jenis knowledge capture organisasi pada akhirnya akan berada dalam
beberapa jenis repositori pengetahuan. Penerima memori organisasi ini biasanya beberapa bentuk
database pada intranet atau extranet. Penangkapan pengetahuan tersebut telah, sebagian besar,
sudah terjadi, yang berarti kita dapat melanjutkan lebih langsung ke kodifikasi konten ini.
Tacit Knowledge Capture at the Organizational Level
Akuisisi pengetahuan organisasi sebuah proses yang berbeda secara kualitatif dan berasal dari
apa yang terjadi pada level individu dan kelompok. Jika pada level kelompok, kita terfokus pada
mengidentifikasi dan mengkoding pengetahuan berharga, yang sebagian besarnya tacit yang
alami, pemahaman pengetahuan organisasi berlangsung pada level yang lebih makro atau secara
keseluruhan. Pendekatan yang baik dikemukakan oleh Malhotra (2000), yaitu ada 4 proses
akuisisi pengetahuan organisasi :
1. Grafting (penyambungan)

9. Perpindahan pengetahuan yang melibatkan antara perusahaan. Ini adalah proses
pembelajaran dimana perusahaan memperoleh akses untuk menugasi atau memproses
pengetahuaan tertentu yang sebelumnya belum tersedia di dalam perusahaan. Hal ini
biasanya diperoleh melalui penggabungan, akuisisi, atau aliansi yang didalamnya langsung
melalui antara perusahaan-perusahaan (Huber 1991). Contoh: transfer teknologi atau bentuk
lain dari pengetahuan eksplisit, video, musik, dan lainnya.
2. Vicarious Learning (pembelajaran yang menggantikan)
Proses-proses dimana terjadinya melalui suatu perusahaan yang mengamati demonstrasi
teknik atau prosedur dari perusahaan lain. Contoh: studi benchmarking(perbandingan)
dimana perusahaan dapat mengadopsi best practice dari perusahaan pemimpin industri
sejenis lainnya.
3. Akuisisi Experiential Knowledge (akuisisi pengetahuan pengalaman)
Melibatkan akuisisi pengetahuan di dalam perusahaan yaitu pengetahuan yang diciptakan
dengan melaksanakan dan mempraktikan secara langsung. Pengulangan berlangsung
berdasarkan pengalaman yang bergantung pada kurva pembelajaran untuk membangun
rutinitas dan prosedur. Tipe pengetahuan ini pada mulanya tacit tetapi dapat dengan mudah
dikodifikasi dan ditransfer (Pennings, Barkema, dan Douma, 1994; Starbuck, 1992).
4. Inferential Process (proses yang dapat disimpulkan)
Pembelajaran di dalam perusahaan terjadi dengan melakukan maupun mengerjakan. Namun
akuisisi pengetahuan terjadi terutama melalui interpretasi atas kejadian, keadaan, perubahan,
dan hasil-hasil yang relatife mengacu terhadap aktivitas yang dikerjakan dan keputusan yang
dibuat. Pembelajaran bersifat “eksperimen”, deduktif dengan membuat kesimpulan dari suatu
kejadian dan membangun hubungan sebab-akibat antara tindakan dan hasilnya.
Hasil dari keempat jenis diatas yaitu penangkapan pengetahuan organisasi akhirnya akan
berada pada suatu jenis repository pengetahuan. Repository ini adalah penerimaan memori
organisasi dan wadah yang biasanya berbentuk database pada intranet atau ekstranet.
Berikut adalah Contoh Akuisisi Pengetahuan yang berbentuk template.

10. EXPLICIT KNOWLEDGE CODIFICATION
Pengetahuan dapat dibagi melalui komunikasi pribadi dan interaksi,
seperti yang kita lihat di kuadran pertama, sosialisasi, dari Nonaka dan Takeuchi KM
Model. Pengetahuan kodifikasi adalah tahap berikutnya dalam memanfaatkan
pengetahuan.
Dengan mengubah pengetahuan menjadi bentuk nyata, eksplisit seperti dokumen,
pengetahuan yang dapat dikomunikasikan lebih luas dan biaya rendah. Masalah pertama
adalah bahwa kualitas, yang meliputi (1) akurasi, (2) mudah dibaca / dimengerti, (3)
aksesibilitas, (4) mata uang, dan (5) otoritas / kredibilitas. Pengetahuan kodifikasi

11. melayani peran penting yang memungkinkan apa yang secara kolektif dikenal untuk
dibagikan dan digunakan.
Jika pengetahuan dikodifikasi dengan cara materi (yaitu, diberikan eksplisit),
maka dapat dibagi lebih luas baik dari segi penonton dan waktu durasi . Pengetahuan
harus dikodifikasikan agar dapat dipahami, dipelihara, dan diperbaiki sebagai bagian dari
memori perusahaan. Kodifikasi eksplisit pengetahuan dapat dicapai melalui berbagai
teknik seperti kognitif pemetaan, pohon keputusan, taksonomi pengetahuan, dan analisis
tugas.
Setelah keahlian, pengalaman, dan pengetahuan telah diberikan eksplisit, biasanya
melalui beberapa bentuk wawancara, konten yang dihasilkan dapat direpresentasikan
sebagai peta kognitif. Sebuah peta kognitif atau pengetahuan adalah representasi
dari "model mental" pengetahuan seseorang dan memberikan bentuk yang baik dari
dikodifikasikan pengetahuan. Model mental adalah representasi simbolis atau kualitatif
sesuatu di dunia nyata. Node dalam peta adalah konsep-konsep kunci, dan link mewakili
keterkaitan antara konsep-konsep. Ini dapat ditarik secara manual dengan merekam kecil
perhatikan halaman di dinding, papan tulis, atau perangkat lunak visualisasi, mulai dari
alat pemetaan brainstorming yang sederhana untuk. Tujuan dari sistem ini adalah untuk
lebih mengatur pengetahuan eksplisit dan menyimpannya dalam memori perusahaan
untuk retensi jangka panjang. Alat lain yang banyak digunakan untuk eksplisit
pengetahuan coding adalah Common-Metodologi KADS yang merupakan metodologi
rekayasa pengetahuan berpusat pada enam model dari sebuah organisasi:
1. Tugas model proses bisnis organisasi.
2. Agen model penggunaan pelaksana 'pengetahuan, baik manusia dan buatan,
untuk melaksanakan berbagai tugas dalam organisasi.
3. Model Knowledge yang menjelaskan secara rinci struktur pengetahuan dan
jenis yang diperlukan untuk melakukan tugas-tugas.
4. Model komunikasi yang model transaksi komunikatif
antara agen.

12. 5. Model Desain yang menentukan arsitektur dan persyaratan teknis
diperlukan untuk menerapkan sistem yang mewujudkan fungsi rinci oleh
pengetahuan dan komunikasi model. Dalam rangka mengimplementasikan KADS,
organisasi dianalisis untuk mengidentifikasi masalah pengetahuan berorientasi,
menggambarkan aspek organisasi yang mungkin mempengaruhi solusi pengetahuan
(misalnya, budaya, sumber daya), dan menggambarkan bisnis proses dalam hal agen
diperlukan, lokasi, aset pengetahuan dikerahkan, dan langkah-langkah pengetahuan
intensitas dan signifikansi (misalnya, kekritisan misi).
Pohon keputusan
Pohon keputusan adalah metode lain yang digunakan secara luas untuk menyusun
pengetahuan eksplisit. Representasi ini adalah baik kompak dan efisien. Pohon
keputusan biasanya dalam bentuk flowchart, dengan jalur alternatif yang
menunjukkan dampak yang berbeda keputusan yang dibuat pada titik titik. Sebuah
pohon keputusan dapat mewakili banyak "aturan," dan ketika Anda mengeksekusi
logika dengan mengikuti jalan ke bawah itu, Anda secara efektif melewati aturan
yang tidak relevan dengan kasus di tangan. Pengetahuan yang diambil dari pekerja
pemeliharaan dapat dikodekan dalam pohon keputusan untuk membantu pekerja
pemeliharaan masa depan melaksanakan penggantian suku cadang dan pekerjaan lain
pada keputusan berdasarkan jadwal daripada bereaksi terhadap bagian menjadi usang.

13. Taksonomi pengetahuan
Konsep ini dapat dilihat sebagai blok bangunan pengetahuan dan keahlian.
Kita masing-masing menggunakan definisi internal kita sendiri konsep untuk
membuat rasa dunia di sekitar kita. Setelah konsep-konsep kunci telah diidentifikasi
dan ditangkap, mereka dapat diatur dalam hierarki yang sering disebut sebagai
pengetahuan struktural taksonomi. Taksonomi Pengetahuan memungkinkan
pengetahuan untuk menjadi grafis direpresentasikan sedemikian rupa sehingga
mencerminkan organisasi konsep dalam bidang keahlian tertentu atau organisasi pada
umumnya. Taksonomi adalah sistem klasifikasi dasar yang memungkinkan kita untuk
menggambarkan konsep dan dependensi-biasanya mereka secara hirarkis. Semakin
tinggi up konsep ditempatkan, yang lebih umum atau generik konsep ini. Semakin
rendah konsep ditempatkan, semakin spesifik sebuah instance itu adalah kategori
tingkat yang lebih tinggi. Sebuah konsep penting yang mendasari taksonomi adalah
gagasan tentang warisan. Taksonomi yang paling berguna dalam organisasi
pengetahuan deklaratif seperti yang diwujudkan oleh sistem diagnostik.
Pembangunan taksonomi melibatkan identifikasi, mendefinisikan, membandingkan,
dan pengelompokan elemen. organisasi taksonomi pengetahuan, bagaimanapun,
didorong bukan oleh dasar pertama prinsip-prinsip atau "nyata" atribut tetapi melalui
konsensusklasifikasi dari data yang awalnya unclassified. dalam hirarki

14. analisis cluster, pengelompokan disusun dalam bentuk pohon hirarkis.
Analisis grid perbendaharaan adalah teknik berdasarkan teori yang menyatakan setiap
orang berfungsi sebagai ilmuwan yang mengklasifikasikan atau mengatur atau
dunianya. berdasarkan klasifikasi ini, individu dapat membangun teori dan bertindak
berdasarkan pada teori-teori ini.