FAQ KM untuk Organisasi Masyarakat Sipil memberikan ringkasan singkat tentang Knowledge Management (KM) untuk organisasi masyarakat sipil. Dokumen ini berisi 19 pertanyaan dan jawaban tentang konsep-konsep dasar KM seperti informasi, data, pengetahuan, manajemen pengetahuan, proses SECI, best practice, dan coaching KM.

1. FAQ KM untuk Organisasi Masyarakat Sipil
Oleh:
Firdaus Cahyadi
Yayasan SatuDunia

2. I. Tentang FAQ ini
Frequently Asked Questions (FAQ) atau pertanyaan yang sering muncul dalam
Knowledge Management (KM) untuk OMS (Organisasi Masyarakat Sipil) ini adalah
beberapa pertanyaan yang sering dimuncul saat pelatihan, workshop dan diskusi terkait
dengan KM di kalangan aktivis OMS. Jawaban dari pertanyaan ini diambil dari modul
KM untuk OMS oleh Idaman Andarmosoko1
.
FAQ ini disusun untuk memudahkan pemahaman aktivis OMS terhadap KM.
Harapannya, KM dengan mudah dipahami oleh aktivis OMS dan kemudian
diimplementasikan di organisasinya.
FAQ ini masih jauh dari sempurna. Untuk itu besar harapan SatuDunia untuk
mendapatkan masukan terhadap FAQ.
II. FAQ KM untuk Organisasi Masyarakat Sipil
1. Apa itu fakta?
Fakta adalah kejadian yang teramati. Sesuatu disebut fakta bila hal tersebut benar-benar
terjadi dan teramati. Sebagai contoh; bukan merupakan fakta meskipun kejadian di lokasi
benar-benar terjadi, bila saat ini saya mengatakan (tanpa berada di lokasi kejadian) bahwa
jam 10.00 pagi, Jalan Raya Gatot Subroto, Jakarta macet total. Hal tersebut tidak bisa
disebut fakta karena kejadian tidak teramati secara langsung.
Begitu pula tidak bisa disebut sebuah fakta bila seseorang mengatakan bahwa besok
Yogyakarta akan diguyur hujan lebat. Meskipun keesokan harinya, hujan lebat benar-
benar terjadi di Yogyakarta. Hal tersebut dikarenakan kejadian belum terjadi saat
seseorang tersebut mengatakannya.
2. Apa itu data?
Data adalah fakta yang tercatat. Tercatat itu bisa dicatat secara elektronik maupun daun
lontar. Dapat pula berupa tulisan atau icon atau gambar-gambar.
3. Apa itu informasi?
Informasi adalah fakta/data terungkap (terungkap maknanya). Informasi selalu berujung
pada pengambilan keputusan. Pembukuan adalah data-data, yaitu catatan atas fakta
kejadian seseorang menyerahkan uang tertentu pada orang lain. Pembukuan tidak punya
makna, namun setelah diolah jadi laporan keuangan atau neraca rugi laba, maka
terungkaplah bahwa misalnya perusahaan tersebut merugi, atau perusahaan tersebut boros
pada bidang tertentu.
Contoh informasi lainnya adalah jadwal kereta. Dengan mengetahui jadwal kereta, kita
bisa memutuskan kita akan naik kereta apa dan jam berapa.
4. Apa itu pengetahuan?
1
Modul pelatihan Knowledge Management (KM) untuk OMS oleh Idaman Andarmosoko

3. Sesuatu yang diketahui yang berkaitan dengan kompetensi. Sementara kompetensi
sendiri adalah kemampuan mengakibatkan perubahan, sesuai dengan suatu penugasan
yang spesifik.
Contoh kasus kompetensi adalah misalnya ada dua juru reparasi AC, si Polan dan si
Badu, kepada mereka masing-masing dihadapkan sebuah alat AC yang rusak, dan mereka
ditugasi untuk memperbaiki. Apabila AC yang ditangani oleh Polan menjadi baik
kembali, sedangkan AC yang ditangani Badu tetap rusak, maka si Polan lebih kompeten
daripada si Badu.
5. Apa itu pengetahuan tecit?
adalah pengetahuan yang
- dipahami atau diterapkan (dihidupi) secara bawah sadar
- sulit diartikulasikan
- dikembangkan dari pengalaman
- dipindah/share melalui proses bersama-sama, misalnya pemagangan.
Contoh:
6. Apa itu pengetahuan Explisit?
Pengetahuan eksplisit adalah pengetahuan yang tersurat, tertulis atau tertuang. Tertuang
ini bisa dalam tulisan, gambar dsb. Pengetahuan eksplisit dengan demikian dapat
dipindahkan dari satu orang ke orang lain.

4. Pengetahuan eksplisit dapat secara persis diartikulasikan dan disampaikan untuk diserap
orang lain.
Contoh pengetahuan:
Setelah membaca cara membuat pesawat kertas itu, seseorang dapat memiliki kapasitas
untuk membuat pesawat dari kertas.
7. Apa beda informasi dan pengetahuan?
Tabel berikut ini menggambarkan sekilas tentang perbedaan antara informasi dan
pengetahuan
Pembedaan informasi dan pengetahuan
parameter Informasi Pengetahuan
outcome kemampuan mengambil keputusan Kompetensi
bersemayam kebanyakan di rekaman, dokumen - di rekaman (eksplisit)
- di benak (tacit)
indikasi - database
- dokumentasi
- laporan
- improvisasi
- inovasi
- replikasi

5. - generasi (melahirkan baru)
modus transfer - publikasi
-
- pembelajaran
- (lihat juga tentang SECI)
8. Apa itu menejemen?
Ricky W. Griffin mendefinisikan manajemen sebagai sebuah proses perencanaan,
pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai
sasaran secara efektif dan efesien. Efektif berarti bahwa tujuan dapat dicapai sesuai
dengan perencanaan, sementara efisien berarti bahwa tugas yang ada dilaksanakan secara
benar, terorganisir, dan sesuai dengan jadwal2
9. Apa itu manejemen pengetahuan?
Sebuah proses perencanaan, pengorganisasian pengetahuan yang ada di dalam organisasi
untuk mencapai tujuan dan cita-cita organisasi.
10. Apa itu SECI?
Dalam bukunya The Knowledge Creating Company, Ahli bisnis jepang Nonaka dan
Takeuchi menggali proses yang dibutuhkan untuk terjadinya penciptaan pengetahuan
yang efektif. Nonaka dan takeuchi menjabarkan penciptaan pengetahuan sebagai hasil
dari suatu spiral proses interaksi antara pengetahuan tacit(or know-how, which is hard to
express but can be demonstrated) dan pengetahuan eksplisit (which can be articulated in
words).
Interaksi antara pengetahuan tacit dan eksplisit dapat terjadi pada empat proses kunci
yaitu socialisation, externalisation, combination and internalisation. Keempat proses ini
disebut sebagai proses SECI yang bisa menunjukkan atau memetakan apakah terjadi
fasilitasi pengetahuan dan belajar dalam proyek atau kerja yang berlangsung.
Pedekatan SECI
Socialisation:
berbagi pengetahuan tacit
Externalization:
ubah tacit menjadi eksplisit
Internalization
Mengubah ekplisit menjadi
tacit
Combination:
menggabungkan beberapa
pengetahuan eksplisit
2
http://id.wikipedia.org/wiki/Manajemen

6. Sosialisasi
terdiri dari berbagi pengetahuan tacit dengan orang lain, Pengetahun tacit dapat
disosialisasikan dengan cara mentoring, peniruan, observasi, dan latihan, semua ini
adalah proses berbagi pengetahuan tacit.
Eksternalisasi
adalah penciptaan pengetahuan konseptual, yaitu proses konversi dari pengetahuan tacit
ke pengetahuan eksplisit. Pengetahuan tacit dikonseptualisasikan melalui citra gambar
dan kata kata, dalam hal ini kerja penulisan mentransformasikan pengetahuan menjadi
bentuk yang eksplisit. "Konversi pengetahuan" secara eksternalisasi merupakan hasil dari
dialog orang2 yang bersama-sama mentransformasikan pengetahuan tacit menjadi
pengetahuan eksplisit.
Kombinasi
adalah konversi bentuk pengetahuan dengan cara menggabungkan beragam pengetahuan
eksplisit. Tentu saja dalam kombinasi terjadi pertukaran juga. Kombinasi misalnya
penyusunan panduan, pertukaran dokumen bahan penyusun lewat email, dsb.
Internalisasi
Mengkonversikan pengetahuan eksplisit menjadi pengetahuan tacit. Dilakukan antara lain
melalui "learning by doing’. Internalisasi terjadi setelah modus-modus lain
(socialisation,externalisation and combination), telah "medarah daging" di benak orang-
orang sebagai suatu pengetahuan tacit, yang juga punya perwujudannya dalam model dan
gambaran mental.
11. Apa itu Best Practice?
Best Practice adalah kumpulan pengalaman keberhasilan dan kesuksuksesan dalam
mengerjakan sesuatu. Contoh best practice adalah tips memilih durian yang baik.
12. Apa itu Bad Practice?
adalah kumpulan pengalaman dari kegagalan dalam mengerjakan sesuatu.
13. Apa itu Lesson Learnt?
Hasil analisa dari best practice dan bad practice sehingga bisa mengetahui penyebab
utama mengapa sebuah keberhasilan dan kegagalan dalam mengerjakan sesuatu. Setelah
mengetahui penyebabnya utama mengapa keberhasilan dan kegagalan itu maka seseorang
dapat mereplikasi, improvisasi bahkan melakukan inovasi terhadap cara kerja.
14. Apa itu improvisasi?
Adalah melakukan perubahan atas cara, bisa jadi perubahan ini membawa hasil atau
efisiensi yang lebih tinggi

7. Contoh Improvisasi:
Awalnya:
Setelah itu:
15. Apa itu inovasi?
Adalah melakukan suatu dengan cara yang sama sekali baru.
Contoh Inovasi:
Awalnya:

8. Mengalami Improvisasi:
Mengalami Inovasi
Mengalami Improvisasi lanjutan
16. Apa itu Trajectory KM?
Trajectory KM adalah track dari penerapan KM di sebuah perusahaan. Biasanya dimulai
dengan meeting awal dengan pimpinan managemen sebuah organisasi. Dalam pertemuan
awal itu dibangun komitmen untuk menempuh trajectory KM. Setelah pertemuan awal
akan diikuti dengan dengan workshop atau lokakarya KM untuk memperkenalkan KM
kepada staff organisasi. Setelah lokakarya, akan disusul dengan assesment dan
penyusunan draft rencana KM organisasi tersebut.
17. Apa itu Assesment?
Apabila membangun manajemen, termasuk manajemen pengetahuan, diibaratkan sebagai
membangun rumah, atau menambahkan lantai atau sayap bangunan baru pada suatu

9. bangunan, maka asesmen ini bisa diibaratkan sebagai kerja mengukur tanah, memeriksa
situasi. Kerja yang kemudian dapat menentukan bisa tidaknya, sejauh mana
pengembangan dapat dilakukan dan dengan cara apa pembangunan tersebut dapat
dilakukan.
18. Apa itu Coaching KM?
Coaching (pendampingan) adalah kegiatan kemitraan dengan klien melalui proses
memprovokasi pikiran secara kreatif sehingga menginspirasi mereka untuk
memaksimalkan potensi pribadi dan professional mereka”3
Mari kita tinjau secara singkat beberapa kata kunci dari definisi ICF4
di atas:
“Kemitraan”. Hal ini berarti bahwa proses coaching adalah berdasarkan hubungan
kesetaraan antara seorang Coach dan kliennya. Maksudnya keseteraan ini berarti tidak
ada pihak yang otoritasnya lebih tinggi. Berdasarkan prinsip kemitraan dan kesetaraan
inilah maka kami beranggapan bahwa istilah coaching lebih tepat diterjemahkan ke
bahasa Indonesia sebagai pendampingan.
“Memprovokasi pikiran”. Menurut kami, inilah yang membedakan coaching dengan jenis
pengembangan pribadi lainnya. Proses memprovokasi pikiran berbeda dengan instruksi,
mengarahkan, atau perintah satu arah saja. Memprovokasi pikiran cenderung dalam
bentuk dialog, diskusi, atau tanya jawab antara seorang Coach dan kliennya yang
memancing proses berpikir mendalam di diri klien tersebut.
Dari proses memprovokasi pikiran tersebut akan menggali dan “menginspirasi” klien
menemukan jawaban-jawaban dari diri klien sendiri yang mungkin mereka tidak sadari
sebelumnya.
Peran seorang Coach bukan hanya memastikan klien menemukan jawaban dari masalah
mereka, namun juga memastikan bagaimana jawaban tersebut diterapkan oleh klien
dalam bentuk tindakan-tindakan nyata yang pada akhirnya akan “memaksimalkan”
potensi pribadi atau profesional mereka, bergantung dalam konteks apa proses coaching
itu sedang dilakukan.
19. Apa itu Kerangka Kerja KM?
Kerangka kerja Knowledge Management (KM) adalah sebuah arahan kontribusi KM
yang harus dikerjakan untuk mencapai tujan dan cita-cita organisasi
.
3
http://adithia.blogspot.com/2013/02/pengertian-coaching.html
4
“International Coach Federation”