Resume KNOWLEDGE MANAGEMENT Karya Paul L. Tobing

1. RESUME BUKU
KNOWLEDGE MANAGEMENT
Karya Paul L. Tobing
Di Ajukan Sebagai Tugas Mata Knowledge Management
Disusun Oleh:
Dian Kurniawati 1201112238
TELKOM ECONOMICS AND BUSINESS SCHOOL
TELKOM UNIVERSITY
BANDUNG
2014

2. KARAKTERISTIK KNOWLEDGE ECONOMY
Stephen Covey ( 2004) mendiskripsian knowledge economy sebagai suatu system
ekonomi yang dikarakteristisasi oleh factor- factor sebagai berikut:
 Globalisasi pasar dan teknologi, saat ini hamper tidak ada pasar yang tidak dapat
ditembus oleh produk Negara- Negara manapun. Dengan teknologi, pasar dapat dicakup
antara lain dengan mendekatkan lokasi produksi ke pasar- pasar regional.
 Demokrasi dari informasi dan ekspektasi, saat ini pengetahuan tentang apapun tersedia
dengan melimpah di internet dan aksesibilitas masyarakat ke internet dari hari ke hari
semakin terbuka.
 Konektifitas universal, hubungan antar manusia tidak lagi dapat sinergis semakin
mempermudah penyediaan jasa dan produk.
 Peningkatan intensitas kompetisi yang bersifat eksponensial, hal ini ditandai dengan
adanya kompetisi yang bersifat global dengan terbukanya perdagangan bebas secara
global.
 Pergeseran penciptaan kekayaan dari uang ke manusia.
 Knowledge worker market, yaitu professional-profesional yang memiliki kompetensi
yang dibutuhkan akan semakin bebas menentukan pilihan tempat kerjanya.
PENGANTAR KNOWLEDGE MANAGEMENT
Menurut Russell Ackoff, seorang pakar system dan guru besar bidang perubahan
organisasi, menyatakan bahwa isi atau kandungan dari intelektualitas dan mentalitas manusia dapat
diklasifikasikan dalam lima kategori, yaitu:
1. Data : berupa symbol- symbol.
2. Informasi: data yang diproses agar dapat dimanfaatkan; informasi menjawab pertanyaan
tentang “ who”, “what”, “where”, dan “when”.
3. Knowledge: merupakan aplikasi dari data dan informasi , dan menjawab pertanyaan
“how”.
4. Understanding: mengapresiasi pertanyaan “why”.

3. 5. Wisdom: evaluasi dari understanding.
Definisi Knowledge Management adalah pengelolaan knowledge perusahaan dalam
menciptakan nilai bisnis dan menghasilkan keunggulan kompetitif yang berkesinambungan
dengan mengoptimalkan proses penciptaan, pengkomunikasian dan pengaplikasian semua
knowledge yang dibutuhkan dalam rangka pencapaian tujuan bisnis.
Manfaat Implementasi Knowledge Management
 Bidang operasi dan pelayanan
 Bidang pengembangan dan kompetensi personil
 Bidang pemeliharaan ketersediaan knowledge
 Bidang inovasi dan Pengembangan Produk
Factor- factor Penting dalam Implementasi Knowledge Management terdiri dari Manusia,
Leadership, Teknologi, Organisasi, Learning.
ARSITEKTUR KNOWLEDGE MANAGEMENT
Tujuan penyusunan arsitektur KM adalah untuk menyediakan kerangka dan landasan
bagi pengembangan dan pengoperasian inisiatif KM. Sedangkan, definisi arsitektur KM adalah
deskripsi tentang komponen dan kapabilitas serta keterkaitan atau interrelationship antar
komponen dalam merealisasikan keuntungan dan manfaat KM terhadap perusahaan.
Strategi KM diformulasikan visi, misi dan objektif strategis dari pengelolaan knowledge
yang mendukung visi, misi dan objektif perusahaan. Keuntungan dan manfaat dari KM yang
paling disukai oleh perusahaan (organisasi profit) dari hasil implementasi KM adalah:
Meningkatkan kolaborasi dalam perusahaan, Meningkatkan keterampilan karyawan,
Meningkatkan mutu produk dan layanan.
PENYELARASAN STRATEGI KNOWLEDGE MANAGEMENT DENGAN STRATEGI
BISNIS PERUSAHAAN
Strategi perusahaan merupakan salah satu fondasi yang harus tetap diacu dalam
implementasi setiap inisiatif –inisiatif suatu organisasi, termasuk di dalamnya inisiatif
implementasi KM.

4. Untuk mengintegrasi knowledge ke dalam proses bisnis/ manajemen, perlu dilakukan
hal- hal sebagai berikut:
 Identifikasi proses bisnis ( what to do).
 Identifikasi metodologi yang digunakan untuk pelaksanaan proses bisnis.
 Identifikasi tool yang digunakan untuk melakukan proses bisnis itu.
 Identifikasi kualifikasi atau knowledge level dari personil yang menjadi
penanggung jawab dan eksekutor dari proses bisnis.
 Identifikasi output dari proses bisnis dan indicator keberhasilannya.
 Pemetaan kebutuhan knowledge untuk masing- masing proses bisnis dan
impaknya terhadap output suatu proses.
ARSITEKTUR OPERASI KM: PROSES
Proses –proses utama dalam KM sangat bervariasi. De Jannet (1996, dalam Erikson
2006), dalam definisinya tentang KM menyebutkan knowledge creation, knowledge
interpretation, knowledge dissemination and use, serta knowledge retention and refinement,
sebagai proses- proses utama dalam KM.
Untuk pengoperasian KM tool, dibutuhkan pengorganisasian atau pembagian kerja dari
para petugas di unit KM, yaitu:
 Petugas Administrasi Konten, yaitu petugas yang melakukan administrasi konten,
menyimpan knowledge, membuat direktori knowledge dan merapikan
penyimpanan knowledge dalam repository KM tool.
 Petugas administrasi system, yaitu petugas yang bertanggung jawab untuk
memastikan bahwa fungsi- fungsi dan kapabilitas KM tool berfungsi dengan
semestinya.
 Petugas administrasi expert, petugas ini berfungsi untuk mendata dan
memutakhirkan data expert dan membuka forum- forum virtual (CoP).
 Help Desk sebagai contact center untuk semua keluhan terkait dengan
pengoperasian KM Tool.

5. Mengefektifkan Peran Knowledge Worker
Knowledge worker yang merupakan inti dan penggerak utama suatu organisasi berbasis
knowledge, adalah orang-orang yang memiliki kompetensi yang tinggi, dinamis, dan memiliki
daya yang tinggi untuk mempelajari dan memahami isu- isu baru serta menciptakan peluang
yang positif pada setiap situasi yang baru.
Langkah- langkah berikut ini dapat ditempuh untuk mengefektifkan peran dari knowledge
worker (Dunamis, 2006), yaitu:
 Bekerjasama dengan mereka dan memastikan adanya target- target yang harus dicapai.
Target- target tersebut sebaiknya dibicarakan dengan mereka dengan tuntunan KPI ( Key
Performance Indicators).
 Beri mereka tanggung jawab dan kebebasan untuk mencapai tujuan atau target yang
ditetapkan dengan cara terbaik menurut mereka.
 Pastikan bahwa organisasi menyediakan pendidikan dan pelatihan untuk pekerjaan saat
ini dan juga untuk pengembangan ke depan.
 Tempatkan mereka ke lokasi kerja yang membuat mereka dapat lebih produktif. Pastikan
bahwa pekerjaan dan upaya mereka direkognisi dan dihargai perusahaan dengan cara
yang berarti bagi mereka.
ARSITEKTUR OPERASI KM: OPERASIONAL
Mekanismae Perancangan Organisasi terdapat beberapa proses yang pertama adalah
menetapkan strategi KM, mendefinisikan dan membangun proses bisnis, setelah proses bisnis
maka didefinisikan peran dan pekerjaanyang harus dilakukan oleh manusian untuk mengesekusi
tersebut, proses selanjutnya adalah menyusun struktur organisasi.
Sesudah struktur ditetapkan, maka proses selanjutnya adalah perancangan mekanisme
koordinasi dan komunikasi unit KM dengan komponen atau unit- unit organisasi eksisting. Pada
proses ini didefinisikan:
 Unit atau komponen organisasi mana saja yang harus mencatu informasi ke unit KM.
 Informasi apa saja yang dibutuhkan oleh unit KM

6.  Unit mana saja yang meenrima hasil kerja unit KM dan laporannya.
 Bagaimana ekspektasi unit lain terhadap unit KM, informasi atau kualitas laporan seperti
apa yang diinginkan unit laindari unit KM.
 Proses apa saja yang akan dilakukan oleh unit- unit lainnya, terhadap hasil kerja unit KM
dan laporan yang diterima mereka dan bagaimana feedback terhadap unit KM.
Tahapan terakhir adalah implementasi organisasi baru dan pengukuran serta pengevaluasian
kinerjanya.
Langkah- langkah yang eprlu dilakukan paska pengembangan KM Toll adalah:
 Pembentukan tim perubahan, yang akan bertugas melakukan sosialisasi ke seluruh
organisasi.
 Penunjukan personil yang bertanggung jawab dalam pengoperasian KM Tool yang terdiri
dari personal teknis yang ditugaskan untuk mengelola system dan juga personil yang
ditugaskan untuk mengelola konten yang dikandung system.
 Menyediakan insentif berupa rekognisi dan penghargaan berdasarkan aktifitas karyawan
dalam penggunaan KM Tool.
BUDAYA PENDUKUNG KM
Masalah budaya menyangkut pembentukan perilaku kolektif, nilai- nilai kondusif dan supportif
terhadap suksesnya implementasi KM, dan peran kepemimpinan. Salah satu cara pendekatan
yang berpusat kepada manusia adalah dengan menumbuhkan buday yang kondusif terhadap
berjalannya proses- proses didalam KM, mulai dari proses knowledge creating, knowledge
retention, knowledge transfer/ sharing dan knowledge utilization. Sharing merupakan inti dari
keberhasilan KM, tanpa sharing maka proses learning yang merupakan proses akuisisi
knowledge akan terhambat.
Budaya Sharing, Kunci Sukses Implementasi KM
Inti dari KM adalah knowledge sharing atau knowledge transfer, karena melalui knowledge
sharing terjadi peningkatan value dari knowledge yang dimiliki perusahaan.seseorang yang
melakukan knowledge sharing tidak akan kehilangan knowledge yang dimilikinya, tetapi justru

7. melipatgandakan nilai dari knowledge tersebut, apabila sudah dimiliki dan dimanfaatkan oleh
banyak orang.
Elemen- elemen Budaya Sharing
Untuk suksesnya pembentukan budaya sharing sebagai inti dari KM, perusahaan harus
memenuhi berbagai persyaratan organisasional atau kultural berikut:
 Peranan kepemimpinan berupa kemampuan merumuskan visi, keterlibatan langsung,
pemberian dukungan dan advokasi.
 Budaya perusahaan yang memberikan iklim kepercayaan dan keterbukaan.
 Adanya kemauan dari pimpinan organisasi untuk mempromosikan knowledge sharing
dan kolaborasi.
 Perusahaan menghargai knowledge, pembelajaran dan inovasi.
 Perusahaan memiliki struktur organisasi yang adaptif.
 Adanya kemampuan organisasi dalam mengeksekusi proses transformasi dengan mulus
dan efektif.
Elemen Penting Budaya Sharing
1. Para Leader Memberi Keteladanan
2. Membangun Kepercayaan (Trust) dan Keterbukaan.
3. Mempromosikan Knowledge Sharing
4. Perusahaan Menghargai Knowledge
5. Perusahaan Memiliki Struktur Organisasi yang Supportif
PENGUKURAN PERFORMASI KM
Alasan Pentingnya Pengukuran Transformasi KM, ada beberapa alasan yang mendorong
perlunya pengukuran transformasi, adalah:
 Indicator kinerja dan hasil pengukuran yang digunakan oleh berbagai perusahaan saat ini
sangat sulit dimanfaatkan untuk pengambilan keputusan.
 Indicator performansi yang digunakan saat ini belum terintegrasi dengan strategi
perusahaan, tidak balance, terlalu berorientasi finansial atau bersifat jangka pendek.

8.  Agar manajemen dapat membuat keputusan yang benar.
 Agar perusahaan dapat mencapai objektif strategis.
 Untuk menerjemahkan strategi ke aktifitas operasional yang tepat.
 Agar focus pada beberapa prioritas kunci.
Hambatan dan Masalah Pengukuran Performansi KM
1. Masalah yang melekat dalam system pengukuran KM itu sendiri, yaitu bahwa tidak
mungkin mengukur fenomena social dengan sesuatu yang mendekati tingkat akurasi
saintifik.
2. Manajemen biasanya meminta indicator yang kasat mata (hard measure), seperti dampak
terhadap performansi keuangan dan performansi operasional lainnya, walaupun indicator
tersebutjuga dapat bersifat superficial.
3. Semakin beragam dan kompleksnya stakeholder atau pihak- pihak yang berkepentingan
terhadap eksistensi suatu perusahaan.
Intellectual Capital (IC) menurut Tom Stewart (2001) mendefinisikan IC sebagai knowledge
that transforms raw materials and makes them more valuable, and company’s IC is the sum of its
human capital, structural capital, and customer capital.
Tom Stewart mengklasifikasikan IC menjadi tiga jenis capital yaitu structural, human dan
customer.
 Human capital menyangkut kompetensi, skill, barainpower ,ekspertis,kreatifitas,
problem-solving capability, leadership, entrepreneurial dan managerial skills serta
tacit knowledge yang dimiliki karyawan perusahaan.
 Structural capital merupakan kapabilitas knowledge dari perusahaan berupa
teknologi, metodologi dan proses, yang memampukannya merrenspon kebutuhan dan
tantangan pasar.
 Customer capital menyangkut relasi, feedback, input terhadap produk/ layanan,
suggestion, experience dan tacit knowledge dari pelanggan.

9. Beberapa Pendekatan Pengukuran Performansi KM
1. Balance Scorecard (BSC)
2. Skandia Navigator
3. Improving Management Performance through Knowledge Tranformation ( IMPaKT)
4. Pendekatan dari Departemen of the Navy (DON) Amerika Serikat
5. Pendekatan dari KEMA
6. Pendekatan dari TELKOM