Dokumen ini membahas pentingnya manajemen pengetahuan dalam organisasi sebagai aset strategis yang mampu meningkatkan keunggulan kompetitif. Pengetahuan dibutuhkan untuk berbagi di antara staf dan manajemen agar organisasi dapat tumbuh dan beradaptasi dengan tantangan pasar yang berubah. Fokusnya terletak pada dua jenis pengetahuan: pengetahuan inti dan pengetahuan yang memungkinkan, serta pentingnya infrastruktur dan budaya organisasi dalam mendukung proses manajemen pengetahuan.

2. 1 | Knowledge Management for Executives
Pendahuluan 2
Pengertian Pengetahuan 3
Tipe-Tipe Pengetahuan 6
Pengertian Knowledge management 8
Manfaat Knowledge management 9
Pilar Utama Knowledge management 10
Aplikasi-Aplikasi Knowledge management 13
Penulis 16
Daftar Isi

3. 2 | Knowledge Management for Executives
Pengetahuan semakin diakui sebagai keharusan strategis
baru untuk sebuah organisasi. Paradigma yang tidak bisa
dipungkiri adalah bahwa pengetahuan merupakan sebuah
kekuatan. Oleh karena itu, kita harus menyimpannya,
kemudian menjaganya agar kita bisa terus memperoleh
manfaat untuk diri kita sendiri. Sekarang ini, pengetahuan
masih dianggap kekuatan―sebuah kekuatan yang sangat
besar pada kenyataannya―tetapi pemahaman sudah
sangat berubah, terutama dari sudut pandang organisasi.
Paradigma baru adalah bahwa pengetahuan di dalam
organisasi harus dibagikan agar organisasi itu sendiri dapat
tumbuh. Telah terbukti bahwa organisasi yang berbagi
pengetahuan di antara manajemen dan staf dapat tumbuh
lebih kuat dan menjadi lebih kompetitif. Ini adalah inti dari
knowledge management―berbagi pengetahuan (sharing of
knowledge). Jadi, mengapa kita harus mengelola
pengetahuan?
1. Marketplace semakin kompetitif dan tingkat inovasinya
pun meningkat.
Pendahuluan

4. 3 | Knowledge Management for Executives
2. Penurunan pada staf menciptakan kebutuhan untuk
menggantikan pengetahuan informal dengan metode-
metode yang formal.
3. Tekanan yang kompetitif mengurangi ukuran tenaga
kerja yang memegang pengetahuan bisnis yang
berharga.
4. Jumlah waktu yang tersedia untuk mengalami dan
memperoleh pengetahuan telah berkurang.
5. Pensiun dini dan meningkatnya mobilitas tenaga kerja
menyebabkan hilangnya pengetahuan.
6. Adanya kebutuhan untuk mengelola kompleksitas yang
meningkat karena perusahaan yang beroperasi kecil
merupakan operasi yang sumbernya transnasional.
7. Perubahan pada arah strategis dapat mengakibatkan
hilangnya pengetahuan dalam bidang tertentu.
Dalam ekonomi modern, pengetahuan yang mampu
dimanfaatkan dengan baik merupakan sebuah keunggulan
kompetitif (competitive advantage) bagi organisasi.
Keunggulan kompetitif ini diwujudkan melalui pemanfaatan
penuh terhadap informasi dan data yang digabungkan
Pengertian Pengetahuan

5. 4 | Knowledge Management for Executives
dengan pemanfaatan keterampilan dan ide-ide masyarakat
serta komitmen dan motivasi mereka. Dalam konteks
perusahaan, pengetahuan adalah produk dari organisasi
dan penalaran sistematis yang diterapkan untuk data dan
informasi. Pengetahuan itu sendiri adalah hasil dari
pembelajaran yang hanya menyediakan keunggulan
kompetitif yang berkelanjutan pada sebuah organisasi.
Pengetahuan tersebut merupakan aset yang sangat
diperlukan dimana sudah lebih penting daripada tanah,
tenaga kerja atau modal dalam perekonomian saat ini.
Pengetahuan adalah salah satu aset paling penting untuk
setiap organisasi. Sayangnya, sangat sedikit organisasi yang
mampu memanfaatkan aset ini dengan cara yang baik.
Bahkan lebih sedikit lagi organisasi yang mampu
mengoptimalkan penggunaan aset penting ini. Dalam
konteks ini, akan sangat membantu untuk mengidentifikasi
dua jenis pengetahuan: core knowledge (pengetahuan inti)
dan enabling knowledge (pengetahuan yang
memungkinkan).
Dalam setiap organisasi, bidang-bidang tertentu untuk
pengetahuan adalah lebih penting daripada yang lain. Jenis
pengetahuan yang sangat penting untuk pencapaian tujuan
organisasi dan pemenuhan strategi disebut "core
knowledge”. Karena core knowledge sangat penting untuk

6. 5 | Knowledge Management for Executives
organisasi, manajemen untuk core knowledge itu sendiri
harus disimpan dalam organisasi. Pengetahuan ini harus
dikembangkan dan dibina dalam organisasi.
Core knowledge saja tidak dapat sepenuhnya mendukung
organisasi dan membuatnya menjadi kompetitif. Masih ada
kebutuhan lain agar pengetahuan dapat menjaga
efektivitas organisasi. Pengetahuan seperti ini dikenal
sebagai "enabling knowledge". Ketika dikombinasikan
dengan core knowledge, enabling knowledge seperti
mengarah pada pengembangan produk, proses dan jasa
baru. Pada dasarnya, manajemen untuk enabling
knowledge dapat di-outsource.
Core knowledge dan enabling knowledge dalam organisasi
lebih dari keunggulan kompetitif (competitive advantage)
yang murni. Pengetahuan organisasi ini membuat
kemungkinan aksi yang terfokus dan kolektif. Tapi sama
pentingnya dengan pengetahuan organisasi adalah memori
organisasi. Banyak dari pengetahuan organisasi dibuat dan
disimpan pada individu-individu yang pada organisasi
tersebut. Mereka disimpain dalam ingatan orang-orang dan
kelompok orang yang bekerja dalam organisasi―karyawan,
manager, dan top executive.

7. 6 | Knowledge Management for Executives
Secara umum, ada dua jenis pengetahuan: tacit knowledge
dan explicit knowledge. Tacit knowledge adalah
pengetahuan yang disimpan dalam otak manusia. Explicit
knowledge adalah pengetahuan yang terdapat dalam
dokumen atau bentuk lain dari penyimpanan selain otak
manusia. Karenanya, explicit knowledge dapat disimpan
atau ditanam dalam fasilitas, produk, proses, layanan dan
sistem. Kedua jenis pengetahuan tersebut dapat diproses
sebagai hasil dari interaksi atau inovasi. Mereka menyerap
fungsi sehari-hari organisasi dan memberikan kontribusi
pada pencapaian tujuan mereka. Kedua pengetahuan
tersebut memungkinkan organisasi untuk merespon situasi
dan tantangan yang baru muncul.
Berbagi tacit knowledge merupakan tantangan besar bagi
banyak organisasi. Tacit knowledge dapat dibagi dan
dikomunikasikan melalui berbagai kegiatan dan
mekanisme. Kegiatan meliputi percakapan, lokakarya, on-
the-job training dan sejenisnya. Mekanisme meliputi,
antara lain, penggunaan alat-alat teknologi informasi
seperti email, groupware, instant messaging dan teknologi
yang terkait.
Tipe-Tipe Pengetahuan

8. 7 | Knowledge Management for Executives
Explicit knowledge terdiri dari apa saja yang dapat
dikodifikasi, didokumentasikan dan diarsipkan. Ini termasuk
aset pengetahuan seperti laporan, memo, rencana bisnis,
gambar, paten, merek dagang, daftar pelanggan,
metodologi, dan sejenisnya. Mereka menggambarkan
semua kumpulan dari pengalaman organisasi yang
disimpan dalam bentuk yang dapat diakses oleh pihak yang
berkepentingan dan diulangi jika diinginkan dengan mudah.
Dalam banyak organisasi asset-aset pengetahuan ini
disimpan dengan bantuan komputer dan teknologi
informasi.
Pengetahuan pribadi dapat menjadi pengetahuan
organisasi melalui interaksi dinamis antara tacit knowledge
dan explicit knowledge. Proses dinamis ini adalah inti dari
penciptaan pengetahuan dalam suatu organisasi. Interaksi
antara kedua jenis pengetahuan membawa apa yang
disebut empat cara konversi pengetahuan (Nonaka 1996).
Proses penciptaan pengetahuan didasarkan pada gerakan
spiral ganda antara tacit knowledge dan explicit knowledge.
Gambar 1 menunjukkan empat cara konversi pengetahuan:
sosialisasi (dari tacit knowledge yang dimiliki individu untuk
explicit knowledge di grup), eksternalisasi (dari tacit
knowledge ke explicit knowledge), kombinasi (dari tacit
knowledge yang terpisah untuk explicit knowledge yang

9. 8 | Knowledge Management for Executives
sistemik), dan internalisasi (dari explicit knowledge ke tacit
knowledge).
Ke tacit
knowledge
Ke explicit
knowledge
Dari tacit
knowledge
Sosialisasi Eksternalisasi
Dari explicit
knowledge
Internalisasi Kombinasi
Sederhananya, knowledge management adalah konversi
tacit knowledge menjadi explicit knowledge dan
membagikannya dalam organisasi. Secara lebih teknis dan
akurat, knowledge management adalah proses dimana
organisasi menghasilkan nilai dari intelektual dan
pengetahuan mereka yang berbasis aset. Dengan cara ini,
menjadi jelas bahwa knowledge management berkaitan
dengan proses mengidentifikasi, memperoleh, mendistri-
busikan dan memelihara pengetahuan yang sangat penting
bagi organisasi.
Pengertian Knowledge Management

10. 9 | Knowledge Management for Executives
Knowledge management adalah identifikasi dan pemetaan
dari aset intelektual dalam sebuah organisasi, penciptaan
pengetahuan untuk keunggulan kompetitif (competitive
advantage), konversi sejumlah besar data perusahaan yang
tersedia menjadi informasi yang dapat diakses dan
distribusi dari praktik yang terbaik. ―Komisi Ekonomi dan
Sosial untuk Asia Barat.
Hasil yang diharapkan dari inisiatif knowledge management
dapat ditambahkan dengan kemampuan individu, tim, dan
organisasi dan ditingkatkan dengan kapasitas masyarakat.
Bersama-sama, hasil ini akan memacu produktivitas secara
keseluruhan, meningkatkan kualitas produk dan layanan,
dan berkontribusi terhadap profitabilitas dan
pertumbuhan.
Pembelajaran dan inovasi yang muncul dari proses
pengetahuan meningkatkan pengetahuan dan
keterampilan individu yang akan menghasilkan pada
peningkatan kinerja. Berbagi pengetahuan dalam tim
meningkatkan kemampuan tim. Ketika individu dalam tim
Manfaat Knowledge Management

11. 10 | Knowledge Management for Executives
terus-menerus belajar dan berbagi pengetahuan satu sama
lain, kemampuan tim dapat ditingkatkan.
Kemampuan organisasi berfokus pada peningkatan proses
dan sistem internal, kompetensi inti, dan merancang
strategi yang inovatif untuk mencapai pertumbuhan yang
berkelanjutan dan keunggulan kompetitif (competitive
advantage). Untuk melakukan hal ini, organisasi perlu
untuk memanfaatkan kemampuan individu dan tim dan
berkolaborasi dengan para stakeholder eksternal seperti
supplier, pelanggan, dan partner.
Kapasitas masyarakat mengacu pada pengetahuan kolektif
dari individu, organisasi, dan lembaga yang dapat
dimanfaatkan untuk pertumbuhan inklusif. Jaringan dan
kolaborasi dapat mendorong potensi kreatif dari individu
dan organisasi untuk merebut peluang yang sangat besar
pada masyarakat untuk pertumbuhan dan perkembangan.
Untuk lebih lengkap mendefinisikan dan memahami
knowledge management, hal ini berguna untuk
mempertimbangkan knowledge management yang
Pilar Utama Knowledge Management

12. 11 | Knowledge Management for Executives
memiliki empat pilar. Pilar tersebut adalah: (a) manajemen
dan organisasi; (b) infrastruktur; (c) orang dan budaya; dan
(d) sistem manajemen konten.
Yang pertama dan paling penting untuk pilar knowledge
management adalah komitmen pada tingkat tertinggi
manajemen. Komitmen ini adalah sangat penting untuk
keberhasilan setiap inisiatif knowledge management.
Upaya berkelanjutan untuk mengelola pengetahuan harus
menyerap ke seluruh organisasi, dari kepala organisasi
hingga ke pangkat dan file. Hal ini juga penting untuk
manajer mempromosikan perilaku yang tepat antara
karyawan dengan menjadikannya sebagai contoh.
Semua sistem knowledge management memerlukan
tingkat teknologi dan dukungan infrastruktur untuk
menjadi efektif. Seperti proses bisnis yang semakin
kompleks, knowledge management dapat dilaksanakan
sepenuhnya hanya ketika teknologi informasi dan
komunikasi yang tepat tersedia. Infrastruktur ICT yang
memadai diperlukan dalam rangka untuk membuat,
mengatur, berbagi dan menerapkan lebih banyak
pengetahuan. Dalam hal ini, TIK adalah enabler yang
relevan. Solusi untuk knowledge management yang
mengelola baik tacit knowledge maupun explicit knowledge
harus diadakan oleh infrastruktur komunikasi dasar.

13. 12 | Knowledge Management for Executives
Infrastruktur dasar ini dapat mencakup, antara lain, sebuah
portal, lingkungan tempat kerja virtual atau e-mail.
Orang adalah pembawa untuk tacit knowledge. Dan
berbagi tacit knowledge adalah sangat penting untuk
keberhasilan knowledge management. Untuk alasan ini,
gangguan dalam komposisi tenaga kerja dapat memiliki
dampak yang signifikan terhadap kinerja organisasi.
Dengan demikian, proses knowledge management dalam
suatu organisasi harus memperhitungkan tidak hanya
proses dan sumber daya material tetapi juga yang lebih
penting, orang-orang yang menghasilkan pengetahuan. Ini
adalah apa yang dikenal sebagai enabler "orang-orang dan
budaya" dalam knowledge management.
Keberlanjutan pendidikan dan praktek pelatihan yang baik
dapat mendukung sharing of knowledge (berbagi
pengetahuan) di antara tenaga kerja. Metodologi pelatihan
yang didukung oleh TIK, seperti pembelajaran virtual dan e-
book dan teknik train-the-trainer, dapat diarahkan menuju
sharing dan diseminasi pengetahuan. Di masa lalu,
pelatihan umumnya dianggap sebagai persyaratan untuk
dukungan. Dengan knowledge management, organisasi
saat ini mengidentifikasi pengetahuan yang diperlukan
untuk memenuhi tujuan organisasi tertentu dan kemudian

14. 13 | Knowledge Management for Executives
merancang pelatihan untuk membuat pengetahuan yang
tersedia.
Sistem manajemen konten adalah termasuk aset informasi
baik internal maupun eksternal dan sistem yang
mendukung penciptaan dan administrasi informasi digital.
Untuk memastikan berfungsinya sistem knowledge
management, program untuk mengelola konten dari situs
web harus dikembangkan dan diimplementasikan. Pada
saat yang sama, peran dan tanggung jawab untuk
memelihara dan memperbarui konten harus digambarkan
secara jelas. Seharusnya ada juga cara untuk
memungkinkan "penulis" atau "kontributor" untuk
menyediakan konten baru dalam bentuk artikel. Sistem
manajemen konten juga mencakup beberapa konsep alur
kerja untuk target pengguna yang menentukan bagaimana
konten akan disalurkan di sekitar sistem.
Knowledge management (KM) dapat didefiniskan sebagai
satu set (himpunan) intervesi orang, proses dan tool
(teknologi) untuk mendukung proses pembuatan,
Aplikasi Knowledge Management

15. 14 | Knowledge Management for Executives
pembauran, penyebaran dan penerapan pengetahuan.
Knowledge management (KM) merupakan proses yang
terus-menerus harus dilakukan sehingga proses tersebut
akan menjadi satu budaya, dan akhirnya akan membentuk
organisasi yang berbasis pada pengetahuan.
Projek Knowledge management (KM) dapat diklasifikasikan
dalam beberapa tipe yaitu :
1. Mengumpulkan dan menggunakan ulang pengetahuan
terstruktur. Pengetahuan sering tersimpan dalam
beberapa bagian dari output yang dihasilkan
perusahaan, seperti disain produk, proposal dan laporan
projek, prosedur-prosedur yang sudah diimplementasi-
kan dan terdokumentasikan dan kode-kode software
yang mana semuanya dapat dipergunakan ulang untuk
mengurangi waktu dan sumber yang diperlukan untuk
membuatnya kembali.
2. Mengumpulkan dan berbagi pelajaran yang sudah
dipelajari (lessons learned) dari praktek-praktek. Tipe
projek ini mengumpulkan pengetahuan berasal dari
pengalaman yang harus diinterpretasikan dan diadopsi
oleh user dalam kontek yang baru. Projek ini biasanya
melibat-kan sharing pengetahuan atau pelajaran melalui
database seperti lotus notes.

16. 15 | Knowledge Management for Executives
3. Mengidentifikasi sumber dan jaringan kepakaran.
Projek ini bermaksud untuk menjadikan kepakaran lebih
mudah terlihat dan mudah diakses. Dalam hal ini adalah
untuk membuat fasilitas koneksi antara orang yang
mengetahui pengetahuan dan orang yang membutuh-
kan pengetahuan.
4. Membuat struktur dan memetakan pengetahuan yang
diperlukan untuk meningkatkan performansi. Projek ini
memberikan pengaruh seperti pada proses pengemba-
ngan produk baru atau disain ulang proses bisnis
dengam menjadikan lebih explisit atau terbuka dari
pengetahuan yang diperlukan pada tahap-tahap
tertentu.
5. Mengukur dan mengelola nilai ekonomis dari
pengetahuan. Banyak perusahaan mempunyai aset
intelektual yang terstuktur, seperti hak patent,
copyright, software licenses dan database pelanggan.
Dengan mengetahui semua aset-aset ini memungkinkan
perusahaan untuk membuat revenue dan biaya untuk
perusahaan.
6. Menyusun dan menyebarkan pengetahuan dari
sumber-sumber external. Perubahan lingkungan bisnis
yang cepat dan tidak menentu telah meningkatkan
kepentingan dan kesungguhan pada business
intelligence system. Dalam projek ini perusahaan

17. 16 | Knowledge Management for Executives
berusaha mengumpulkan semua laporan dari luar yang
berhubungan dengan bisnis. Dalam projek ini diperjukan
editor dan analyst untuk menyusun dan memberikan
konteks terhadap informasi-informasi yang diperoleh
tersebut.

18. 17 | Knowledge Management for Executives
Ir. Mohamad Haitan Rachman MT.
mempunyai latar belakang dalam bidang
teknologi informasi dan manajemen, S1
Teknik Elektro ITB tahun 1985 dan S2
Teknik Mana-jemen Industri ITB tahun
1994. Tahun 2000-2004 berada di
Cyberjaya, Malaysia, melakukan riset dan pengembangan
dalam bidang Knowledge Management (KM), Intelligent
Agents dan Balanced Scorecard (BSC).
Sejak tahun 2000 aktif dalam perancangan dan
pengembangan sistem manajemen untuk bidang-bidang
manajemen yang didalaminya secara serius, Knowledge
Management (KM), Balanced Scorecard (BSC), Customer
Relationship Management (CRM). Tahun 2008, mengem-
bangkan kerangka Skycodebiz berbasis barcode 2 dimensi,
dan telah diterapkan dalam beberapa aplikasi. Tahun 2010,
terlibat sebagai assessor PeGI (pemringkatan e-Govern-
ment Indonesia) bersama Kementerian Komunikasi dan
Informatika (Kominfo), dan tahun 2014 terlibat dalam
pengelolaan Inkubator I2TB untuk para strat-up bisnis IT
khusus kota Bandung melalui kementerian yang sama.
Penulis

19. 18 | Knowledge Management for Executives
Sebagai Konsultan, Trainer dan Analis Sistem telah
mempunyai banyak pengalaman dalam perancangan dan
pengembangan teknologi informasi dan manajemen, serta
penulisan ilmiah dalam bidang yang ditekuninya. Dapat
dikontak melalui situs dan email yang dikelolanya:
 http://multiforma.co.id
 http://skycode.biz
 haitan.rachman@multiforma.co.id
 haitan.rachman@gmail.com