Dokumen tersebut membahas tentang media relations, yang didefinisikan sebagai hubungan dua arah antara organisasi dengan media massa. Dokumen menjelaskan berbagai aspek terkait media relations mulai dari definisi, jenis media, fungsi media, teknik penulisan press release, hingga kegiatan yang dapat dilakukan untuk menjalin hubungan dengan media seperti konferensi pers dan kunjungan ke kantor berita.

1. MEDIA RELATIONS
Iwan Setiawan SE, M.I.Kom
BungIwan.com
Kontak@BungIwan.com
0818 799 543

2. Definisi

3. Sam Black dan Melvin L. Sharpe dalam buku
Djafar Assegaf, mendefinisikan media relation
sebagai hubungan antara organisasi dan media
massa (radio, televisi, media cetak, online)
secara dua arah atau dua pihak.
Diah Wardhani mendefinisikan media relations
sebagai upaya menjalin pengertian dan
hubungan baik dengan media massa dalam
rangka pencapaian publikasi organisasi yang
maksimal serta berimbang.

4. Sederhananya media relations berarti hubungan setara atau
hubungan timbal balik antara lembaga atau perusahaan dengan
media massa dalam makna seluas-luasnya.
Hubungan ini mencakup hubungan antara tim PR perusahaan
dengan jajaran redaksional media massa (mulai dari wartawan,
redaktur, pemimpin redaksi), jika memungkinkan sampai ke
pemilik media massa tersebut.

5. Media Relations membutuhkan pemahaman tentang media, meliputi hal-hal sebagai
berikut:
A. Editorial Policy, yaitu kebijakan redaksional–kriteria berita/tulisan yang layak muat (fit
to print) atau layak siar (fit to broadcast) berdasarkan visi, misi, dan rubrikasi media.
B. Frequency of Publication–periode terbit, yaitu harian, mingguan, bulanan, dan
sebagainya.
C. Copy Date atau Deadline–batas waktu masuknya berita ke editor/redaksi.
D. Printing Process –proses percetakan atau penerbitan.
E. Circulations Area – cakupan wilayah sebaran media atau jangkauan pembaca/audiens.
F. Readership Profile – karakteristik pembaca, penonton, atau pendengar, dari segi
kelompok umur, jenis kelamin, tingkat sosial, profesi, hobi dan minat, kebangsaan,
kelompok etnis, agama, dan orientasi politik.
G. Distribution Method — cara penyebaran media, misalnya dijual eceran di toko buku,
eceran langsung di terminal, rumah ke rumah, atau berlangganan

6. Media massa memiliki tiga jenis tulisan produk jurnalistik, yakni :
1. Berita yang memiliki arti sebagai laporan peristiwa terbaru
yang memuat foto atau video sebagai pelengkap isi dari berita
tersebut.
2. Opini seperti pendapat, analisis, ulasan, atau pemikiran.
3. Karangan Khas merupakan sebuah tulisan berisi fakta yang
digabungkan dengan opini sehingga menjadi sebuah berita.

7. Jenis media massa juga terbagi kedalam 3 golongan bagian antara lain adalah sebagai
berikut:
A. Media Massa Cetak adalah media massa yang dicetak dalam lembaran kertas seperti
koran atau suratkabar, tabloid, majalah, buku, newsletter, buletin dan lain sebagainya.
B. Media Massa Elektronik adalah media massa yang disebarluaskan melalui suara,
fhoto atau video dengan bantuan teknologi dari barang-baran elektronik seperti
radio, televisi, handphone atau media elektronik lainnya.
C. Media Online disebut juga media dalam jaringan merupakan sebuah media massa
yang memanfaatkan kekuatan jaringan Internet sebagai media komunikasi
penyebarannya.

8. Yoseph R. Dominick dalam bukunya yang berjudul The Dynamics of
Mass Communication membagi 5 fungsi peran media massa antara
lain :
A. Melakukan fungsi sebagai Pengawas (Surveillence)
B. Interpretasi (Interpretation)
C. Sebagai Penghubung (Linkage)
D. Tempat Sosialisasi
E. Penyedia Beragam Jenis Hiburan (Entertainment)

9. Media massa memiliki 5 fungsi utama diatas, media massa juga
memiliki fungsi lainnya yang lebih memperjelas tugas dan fungsi
media massa. Fungsi media massa tersebut diantaranya adalah
sebagai berikut ini :
1. Sebagai Media Informasi
2. Bagian Pendidikan
3. Mediator
4. Menghibur
5. Pengawasan Perilaku Sosial
6. Penyedia Lapangan Kerja
7. Pengembangan Kebudayaan
8. Media Pencipta Karakter
9. Media Promosi

10. 10. Media Pemersatu
11. Pemberi Kritik
12. Penggiring Opini
13. Koreksi
14. Melakukan Perlawanan
15. Pengumpul Dukungan

11. Media dianggap memiliki peran sebagai perpanjangan tangan untuk berbicara dengan
publik, sehingga publik dapat mengetahui aktivitas institusi.
A. Media dinilai dapat membantu institusi dalam menosialisasikan kebijakan kepada
masyarakat luas.
B. Media dapat dimanfaatkan untuk membangun citra positif institusi di mata publik.
C. Media dapat digunakan sebagai alat promosi institusi.
D. Institusi dapat lebih dikenal (menjadi terkenal) di mata publik jika diberitakan oleh media.

12. Strategi Pendekatan Komunikasi dengan Media
1. Melakukan kontak dengan media
2. Memberikan pelayanan kepada media
3. Memberikan naskah informasi yang baik
4. Bekerja sama dalam menyediakan materi
5. Memberikan fasilitas
6. Membangun dan Memelihara hubungan
dengan media

13. Kegiatan Penulisan dalam Media Relations
Penulisan Press Release
Basic Press Release.
Product Release
Financial Release.

14. Teknik Penulisan Press Release
1. Pikirkan dan cari intisari (pesan
dasar)
2. Gunakan metode piramida
terbalik (inverted pyramid)
3. Gunakan unsur 5W+1H

15. Dalam menulis berita, unsur 5W+1H sangat bermanfaat dalam menyampaikan
informasi dengan tepat dan benar. Unsur 5W+1H merupakan patokan dasar dalam
menyusun news lead pada press release perusahaan. Dengan menggunakannya,
kita sudah berhasil menyampaikan garis besar atas informasi tersebut.
Unsur 5W+1H:
What (Apa), informasi apa yang akan perusahaan sampaikan.
When (Kapan), Kapan kegiatan tersebut berlangsung
Who (Siapa), Siapa yang mengadakan kegiatan tersebut
Where (Di Mana), Di mana kegiatan tersebut dilaksanakan.
Why (Kenapa). Kenapa kegiatan tersebut dilaksanakan.
How (Bagaimana). Bagaimana detail kegiatan yang dilaksanakan.

16. Gunakan ilustrasi yang menarik
Penggunaan ilustrasi yang
menarik pada press release
bertujuan untuk meningkatkan
rasa keingintahuan pembaca
atas release perusahaan.
Dengan menggunakan gambar
ilustrasi yang menarik secara
tidak langsung memberikan
gambaran kepada pembaca
mengenai isi press release
perusahaan.

17. 5. Lakukan pengecekan ulang, konfirmasi, dan pengiriman
Pengecekan ulang dilakukan dengan tujuan untuk mengurangi typo
(salah ketik) pada release kita. Misalnya, salah mengetik nama tokoh
(baik itu nama utama ataupun gelar), salah mengetik tanggal kegiatan,
data dan lain sebagainya. Lakukanlah pengecekan pada seluruh bagian
press release. Selain itu, pastikan pula kita telah mencantumkan contact
person dengan tujuan agar media dapat menghubungi kita sewaktu-
waktu bila terdapat beberapa hal yang ingin di konfirmasikan.

18. Penulisan Feature, yaitu penulisan karangan khas/tuturan/berita kisah yang diperoleh dari hasil reportase sendiri atau
interpretasi data yang sudah tersedia. Publikasi kadang tidak cukup hanya disampaikan dalam bentuk pers rilis sehingga perlu
ditulis lebih lengkap dan rinci. Aktivitas dan misi lembaga bisa diceritakan dalam format berita kisah untuk menarik perhatian
audiens media.
Penulisan Artikel, yaitu mengirim segala bentuk tulisan di media massa, baik opini, esai, kolom dll yang isinya sesuai dengan
misi lembaga.
Penulisan Advertorial (pariwara), yaitu penulisan iklan tentang lembaga atau aktivitasnya dalam bentuk seperti berita. Biasanya
organisasi yang ingin advertorialnya dimuat membeli space (halaman/durasi) dengan sejumlah nominal tertentu.
Penulisan Surat Pembaca, yaitu kegiatan untuk menginformasikan segala sesuatu lewat forum pembaca yang disediakan
ruangnya oleh media cetak, baik informasi itu berasal dari inisiatif lembaga, ataupun sebagai umpan balik (jawaban) bagi publik
yang menulis tentang lembaga, aktivitas, atau misi lembaga kita. Jawaban surat pembaca yang baik ditulis dengan kalimat-
kalimat simpatik dan tidak emosional.
Penulisan Annual Report, yaitu penulisan laporan tahunan tentang aktivitas lembaga yang penting diketahui oleh stakeholder
lembaga. Pengiriman laporan tahunan ke media lebih ditujuakn sebagai upaya membangun kepercayaan,
pertanggungjawaban, dan relasi dengan media. Tidak ditujukan untuk dimuat. Jika ditujukan untuk pemuatan, diperlukan
resume/ringkasan dalam bentuk press release.

19. Kegiatan Non-penulisan
Konferensi Pers, yaitu kegiatan mengundang wartawan untuk berdialog, dengan materi yang telah disiapkan secara matang
oleh penyelenggara, sedangkan sasaran pertemuan itu adalah pemuatan informasi di media massa dengan perantara
wartawan yang diundang.
Press Kit
Press kit terdiri atas alat-alat yang dibutuhkan dalam konferensi pers yang meliputi berita dan pessan-pesan yang ingin
disampaikan.
Evaluasi
Evaluasi sangat penting untuk me-review apakah konferensi tersebut berjalan dengan baik dan bermanfaat. Sesi evaluasi ini
menjadi satu kesempatan untuk melihat cara yang lebih efektif yang dapat diterapkan pada konferensi pers berikutnya.
Press Briefing/jumpa pers rutin. Dalam kegiatan ini disampaikan informasi-informasi mengenai kegiatan Lembaga kepada pers,
juga diadakan tanggapan atau pertanyaan wartawan. Bedanya dengan konferensi pers, press briefing dilakukan secara rutin,
bahkan dilakukan untuk hal-hal kecil, sepanjang memiliki nilai berita.
Special Event, yang menyelenggrakan kegaiatn khusus yang melibatkan media, misalnya menjadi sponsor lomba penulisan
jurnalistik, menyelengngarakan pertandingan olahraga antarwartawan, dsb.

20. Wawancara, yaitu bertemuanya wartawan dan narasumber dari suatu lembaga untuk menggali informasi atau mengklarifikasi
berbagai persoalan, baik menyangkut organisasi, misi, maupun aktivitas kelembagaan
Press visit , yaitu melakukan kunjungan ke kantor media dengan tujuan untuk menjalin hubungan kerjasama, mengetahui seluk-
berluk kerja media, atau untuk menginformasikan segala sesuatu tentang organisasi, isu yang kita angkat, dan aktivitas yang
telah/akan kita lakukan.
Undangan Peliputan, yaitu mengundang wartawan untuk melakukan reportase/meliput acara yang kita selenggarakan.
Wartawan diharapkan melihat langsung kegiatan yang berlangsung. Biasanya lembaga mengirim undangan peliputan untuk
media-media yang jarang/tidak bersedia memuat pers rilis.
Press Luncheon, yaitu pejabat PR mengadakan jamuan makan siang bagi para wakil media massa/wartawan, sehingga pada
kesempatan ini pihak pers bisa bertemu dengan top manajemen lembaga guna mendengarkan perkembangan
perusahaan/lembaga tersebut.
Press Tour, yaitu mengajak kalangan wartawan berkunjung ke suatu lokasi, baik yang berada di lingkungannya, maupun ke
tempat atau lokasi yang memiliki kaitan dengan kiprah lembaga tersebut, misalnya desa binaan Lembaga dsb.

21. Keberhasilan konferensi pers sangat dipengaruhi oleh persiapan sebelum melaksanakan kegiatan tersebut.
Menurut Sarah Silver dalam bukunya A Media Relations Handbook for Non Governmental Organization
memberikan tips beberapa hal yang perlu diperhatikan oleh praktisi PR sebelum melaksanakan kegiatan
konferensi pers, yaitu antara lain :
Kontak media
Sebelum melaksanakan konferensi pers, hendaknya seorang PR harus menghubungi sumber-sumber berita
minimal sekitar dua atau tiga hari sebelum acara berlangsung.
Format
Format termasuk salah satu yang penting dalam konferensi pers, oleh karena itu PR harus menyediakan tempat
yang nyaman sesuai dengan format konferensi pers yang akan ia buat.
Visual
Dengan menggunakan visualisasi, konferensi pers akan lebih menarik. Misalnya, suatu perusahaan menampilkan
logo produk/perusahaannya diatas meja tempat pembicara berlangsung.
Waktu
Umumnya konferensi pers berlangsung antara pukul 10.00-11.00 atau antara 13.30-15.00. jika lewat atau
melebihi waktu tersebut, PR akan kehilangan kesempatan untuk bertemu dengan media, karena jika melewati
waktu tersebut, wartawan telah memasuki waktu deadline.
Pembicara
Batasi jumlah pembicara sekitar dua atau tiga orang, dan pilih pembicara yang representative dan berkompeten
untuk menjawab pertanyaan yang akan diajukan oleh wartawan.

22. Dikutip oleh Kriyantono (2008,:22) dalam buku Effective Public relations oleh
Cutlip & Center menyebutkan fungsi public relations sebagai berikut:
1. Menunjang kegiatan manajemen dan mencapai tujuan organisasi.
2. Menciptakan komunikasi dua arah secara timbale balik dengan menyebarkan
informasi dari perusahaan kepada public dan menyalurkan opini public kepada
perusahaan.
3. Melayani publik dan memberikan nasihat kepada pimpinan perusahaan untuk
kepentingan umum.
4. Membina hubungan secara harmonis antara perusahaan dan publik, baik
internal maupun eksternal. (Cutlip, M. Scoott, dkk. Effective Public Relations. Alih
bahasa Tri Wibowo. 2009. Jakarta: Kencana Prenada Media Group)

23. TERIMAKASIH
Iwan Setiawan SE, M.I.Kom
BungIwan.com
0818 799 543