1. Bagaimana menulis press release?
Menulis press release adalah aktivitas public relations agar organisasinya tetap eksis di media. Kelebihan
press release adalah mampu menjangkau publik yang banyak dengan selembar tulisan sehingga
menjamin konsistensi pesan. Namun dibalik kelebihan tersebut terdapat satu kelemahan bahwa cara
seperti ini sudah terlalu sering dipakai. Wartawan sudah terlalu sering mendapatkan press release dan
hanya sebagian kecil yang benar-benar digunakan.
Greener (1995) mengungkapkan bahwa sekitar 96 persen press release dibuang ke keranjang sampah.
Beberapa alasan yang dikemukakan antara lain :
a. Kurang relevan
b. Disampaikan kepada pihak yang salah
c. Kurang nilai berita
d. Release terlalu terkesan menjual
Untuk itu sebelum menulis press release terdapat beberapa hal yang harus diperhatikan ole PR yaitu :
a. Relevansi
Yaitu kualitas yang harus dibangun pada tahap memilih publikasi yang cocok. Tidak ada alasan yang
membenarkan seorang PR untuk mengirimkan press release kepada Arab News yang mengabarkan jenis
pie baru yang berbahan baku babi atau mengirimkan release kepada Eskimo News bahwa perusahaan
anda menjual kulkas. Materi release harus relevan bagi pembaca yang dipilih atau release yang dibuat
akan masuk ke keranjang sampah.
b. Nilai Pemberitaan
Agar release dimuat oleh media, maka cerita dalam release tersebut harus menarik perhatian pembaca.
Memiliki relevansi langsung terhadap kepentingan mereka dan menyatakan sesuatu yang belum mereka
ketahui.
c. Gaya Menulis
Gaya menulis yang baik bukanlah sesuatu yang dimiliki dalam sekejap. Penulisan kreatif bukan bakat
yang mudah didapat pada masyarakat kita dan seni jurnalistik sangatlah sulit untuk dibangun. Untuk itu
PR harus membiasakan diri untuk menulis. Ketekunan dalam menulis akan membentuk gaya tulisan PR
yang menarik perhatian wartawan.
d. Menjual
Menjual bukanlah sebuah kata yang bisa diungkapkan secara jelas kepada wartawan. Kebanyakan
wartawan menolak staf penjualan dan pemasaran yang terlalu antusias. Pembicaraan pemasar pada

2. umumnya terlalu melebih-lebihkan sesuatu. Karena itu jangan tergoda untuk memberikan seorang
wartawan iklan, brosur, selebaran, alat promosi atau bahkan daftar harga yang terpisah.
Setelah mengetahui apa yang perlu dan apa yang tidak boleh dilakukan dalam membuat press release,
maka selanjutnya PR harus mengetahui apa yang harus dilakukan agar press release yang telah dibuat
dapat dimuat oleh media.
Pertama, buatlah sesingkat mungkin. Cobalah untuk menyingkat seluruh cerita, paling banyak delapan
paragraf bahkan kalau memungkinkan lebih sedikit dari itu. Jangan takut untuk memotong bagian-
bagian yang tidak perlu serta pengulangan kata dan frase.
Kedua, pastikan bahwa inti cerita terdapat pada paragraph pertama. Paragraph pertama harus tidak
lebih dari dua kalimat dan merupkan ringkasan dokumen sehingga wartawan tidak perlu membaca lebih
jauh lagi untuk mengetahui apakah dia harus memuatnya atau tidak.
Ketiga, jika menggunakan bahasa Inggris maka gunakan bahasa Inggris yang sederhana dan sering
dipakai. Pembaca akan menyukai pendekatan secara langsung karena lebih jelas dan mudah dimengerti.
Hindari kata-kata yang panjang.
Keempat, perhatikan layout. Selalu cantumkan judul dan tanggal pada bagian atas. Selalu ketik dengan
spasi satu setengah atau dua. Pakailah marjin yang lebar untuk memberi ruang catatan. Pastikan nomor
telepon tertulis dengan jelas.
Kelima, gunakan kutipan untuk meningkatkan kredibilitas. Akan tetapi jangan gunkan di awal paragraf.
Kutipan ditambahkan pada akhir paragraf.
DASAR-DASAR PENULISAN NASKAH PUBLIC RELATIONS
Penulisan Press Release (Siaran Pers)
Pada suatu saat, ada kebutuhan untuk memberitahu khalayak tentang kejadian atau perkembangan
baru, menyangkut institusi tempat kita (public relations) bekerja atau insitusi yang kita wakili
kepentingannya (klien). Pada waktu yang lain, mungkin saja ada sesuatu yang baru yang harus
diperkenalkan kepada orang banyak, boleh jadi produk baru mungkin pula suatu institusi yang baru
dibentuk, peraturan yang baru diberlakukan, atau seseorang yang perlu diperkenalkan kepada publik.
Bantuan wartawan dan medianya kerapkali dibutuhkan untuk meluruskan informasi yang tersiar secara
resmi tetapi mengandung kekeliruan atau ketidakjelasan. Bahkan besar kemungkinan, bantuan
wartawan dan media massa menjadi penting karena ada bantahan yang harus disiarkan setelah di
lingkungan khalayak beredar informasi yang tersiar secara resmi namun sama sekali salah, atau
membantah serta meluruskan rumor yang mengandung ketidakbenaran. Wartawan dan media massa
sering juga “dipergunakan” sekadar untuk membuat agar publik tetap tahu akan keberadaan suatu
insitusi, menjaga citra dan kredibilitas.

3. Jadi, tujuan pembuatan siatan pers adalah sebagai berikut:
• Memberitahu khalayak tentang kejadian atau perkembangan baru
• Memperenalkan sesuatu yang baru kepada orang banyak
• Meluruskan informasi yang tersiar secara resmi tapi mengandung kekeliruan atau ketidakjelasan.
• Membantah atau meluruskan rumor yang mengandung ketidakbenaran
• Membuat agar publik tetap tahu akan keberadaan suatu institusi, atau manjaga citra dan kredibilitas.
Contoh: (Lihat bahan fotocopy dari Soemirat)
Penulisan press release ini menggunakan rumus Piramida Terbalik. Maksudnya bagian yang paling
penting diletakkan di bagian awal tulisan. Semakin ke bawah semakin kurang penting isinya yang
biasanya merupakan pelengkap berita utama saja..
Contoh Siaran Pers
PEMBUKAAN ABN AMBRO BANDUNG (Judul)
1). Paragraf 1: Pembukaan ABN ANBRO Bank (What) di Bandung (Where) dilakukan hari ini (15 Okt)
(When) oleh Bapak Karma Swanda ata nama Gubernur Jawa Barat (Who) didampingi Duta Beasr
Kerajaan Belanda dan Wakil Presdir ABN AMRO Bank untuk Asia, Australiadan Afrika. Bank telah
memberikan perangkat jasa-jasa perusahaan selama hampir satu tahun (Why), sekarang bank melayani
perangkat penuh jasa-jasa perorangan dan peruahaan (How).
Catatan: Paragraf pertama ini adalah LEAD (kepala tulisan) dari keseluruhan tulisan. Di dalamnya
terkandung 5W + 1 H.
2). Paragraf 2: ABN MRO Bank adalah salah satu bank. dstnya. . . .
3). Paragraf 3: Gedung bank yang baru di Jalan Jawa dstnya. . . . . . .
Cara Menulis Press Release
Press Release, siaran pers, atau rilis adalah informasi –biasanya berupa naskah berita– yang dibuat oleh
Public Relations (PR) atau Hubungan Masyarakat (Humas) suatu organisasi, perusahaan, atau instansi
yang disampaikan kepada media massa untuk dipublikasikan dalam media massa tersebut.

4. Teknik penulisannya sama dengan penulisan naskah nerita. Dengan kata lain, naskah siaran pers sama
dengan naskah berita berita –khususnya berita langsung (straight news).
Rilis –sebagaimana berita—berisi fakta atau rekonstruksi peristiwa dengan kandungan elemen berita
5W+1H: What (Apa yang terjadi), Who (Siapa pelaku atau orang yang terlibat dalam kejadian itu), Why
(Kenapa hal itu terjadi), When (Kapan kejadiannya), Where (Di mana terjadinya), dan How (Bagaimana
proses kejadiannya).
Rilis pun mesti mengandung News Values atau nilai berita (aktual, faktual, penting, dan menarik)
sehingga layak muat (fit to print).
Struktur tulisannya terdiri dari judul (head), teras berita (lead), dan isi berita (body).
Prinsip penulisan rilis mengedepankan fakta terpenting (model piramida terbalik, inverted pyramid)
serta tidak mencampurkan fakta dan opini.
Teknik Penulisan
Judul berita harus kalimat lengkap, minimal Subjek + Predikat, dan menggunakan kalimat aktif.
Teras sebaiknya mengedepankan subjek/pelaku –who does what; siapa melakukan apa, kapan, di mana,
kenapa, dan bagaimana; isi berupa penjelasan unsur why dan how.
Tips
• Pelajari gaya bahasa media yang menjadi target pengiriman rilis.
• Tulislah siaran pers dengan gaya media tersebut.
• Pilih judul yang positif (aktif), bukan pasif.
• Paragraf pertama (lead) harus jelas dan ringkas.
• Gunakan bahasa jurnalistik –ringkas dan lugas, kalimat dan paragraf pendek-pendek, hindari
anak kalimat.
• Tulislah fakta & data saja, bukan opini/pandangan.
• Ketiklah hanya pada satu sisi kertas.
• Selalu beri tanggal.
• Selalu cantumkan nama kontak dan nomor telepon bagian akhir naskah.
• Gunakan kertas surat resmi & cantumkan label “Siaran Pers” di bawah logo/sebelum naskah.

5. • Pelajari editorial policy, frekuensi penerbitan, tanggal/tenggat terbit, deadline, daerah sirkulasi,
serta jangkauan dan segmen pembaca.
• Teknis pengiriman rilis bisa melalui mail, faks, pos, bisa ditujukan kepada wartawan yang sudah
dikenal, dan jangan lupa kofirmasi via telepon
Press Release, Bukan Berita Biasa.
Oleh L.R. Baskoro
Pada dasarnya press release (siaran pers) adalah sebuah berita. Tapi, berbeda dengan berita pada
umumnya, press release memiliki tujuan-tujuan tertentu. Ia dibuat oleh sebuah organisasi, oleh tim –
misalnya Divisi public relation- dengan tujuan tertentu. Karena itu bisa disebut sifatnya tidak netral –
subyektif. Dengan demikian, pers release memang “bukan berita biasa.” Tujuan press release, antara
lain, adalah: memberi informasi baru (produk, promosi, kebijakan, keputusan dll), mengklarifikasi suatu
hal, dan membentuk pencitraan (perusahaan, lembaga, maupun perorangan).
Memberi informasi baru, misalnya, mengabarkan terjadinya perubahan dalam struktur Direktorat
Jenderal Anggaran
Mengklarifikasi, misalnya, memberi informasi hal yang benar atas suatu pemberitaan yang dinilai tidak
benar dan merugikan –termasuk yang belum beredar di media resmi (Tapi sudah ramai
diperbincangkan, misalnya, lewat facebook, twitter dll).
Pencitraan, misalnya, memberitakan kegiatan atau aktivitas perusahaan, lembaga dalam kegiatan sosial
sehingga diketahui publik dan positif di mata publik.
Karena pada dasarnya press release adalah sebuah berita, maka kaidah-kaidah press release juga
mengikuti “kaidah universal” berita. Dia mesti memiliki unsur 5 W (What, Where, When, Why, Who)
dan 1 How. Yakni, apa yang terjadi (What); di mana peristiwa itu terjadi (Where); kapan peristiwa itu
terjadi (When); Kenapa bisa terjadi (Why); Siapa saja yang terlibat dalam peristiwa itu (Who), dan
bagaimana runtutan detail kejadiannya (How).
Tanpa mengikuti kaidah ini, maka sebuah press release bisa gagal dalam memenuhi tujuannya. Ia gagal
karena tidak memenuhi syarat berita.
Membuat Press Release Tepat Sasaran
1. Identifikasi Sasaran dan Media

6. Pembuat press release mesti mengidentifikasikan kepada siapa siaran pers tersebut akan disampaikan.
Kepada media jenis apa saja siaran press diharapkan dimuat (cetak, online, televisi, majalah dll). Pada
hari apa, pekan apa, bulan apa, siaran press itu diharapkan akan muncul. Semua identifikasi “peta
media” ini akan membuat tujuan pembuatan press release lebih mudah tercapai.
Dengan identifikasi media ini, misalya, tim PR, jika perlu, bisa membuat strategi pemberitaan. Apakah
serentak dimuat, sambung menyambung dsb? Dengan demikian bisa dirancang pula, apakah undangan
atau pertemuan (press conference) dilakukan bersamaan dengan semua media, dibedakan berdasarkan
jenis media dan sebagainya, kendati tujuannya sama: menyebarkan informasi dari sisi perspektif
perusahaan/lembaga.
2. Isi Press Release
Siaran pers yang bagus, pertama-tama ia harus clear/jelas dan menarik. Jelas dalam pengertian
menyangkut, informasi yang diberikan (angka, urutan peristiwa, nama narasumber kompeten, tata
bahasa baik dan efektif, alinea yang tidak bertele-tele) dan menarik, dalam arti masalah yang
disampaikan, dan teknik penulisan. Pengertian menarik di sini juga berkaitan dengan “nilai sebuah
berita” yakni menyangkut: pertama kali terjadi, angka atau suatu jumlah yang besar, nama besar,
lembaga, pertama kali terjadi, unik dll.
Karena itu, sebelum membuat press release, tim penulis mesti merumuskan masalah yang akan
disampaikan, sumber-sumber yang diwawancarai untuk “menguatkan” isi press release, dan data-data
yang disampaikan. Sebelum diedarkan isi press release mesti dicek berkali-kali, baik isi, data, kalimat per
kalimat, istilah-istilah, dan nama narasumber agar tidak terjadi kekeliruan sekecil apa pun.
3. Format Press Release
Press release sebaiknya dibuat dengan format hardnews atau pemberitaan dengan sistem piramida
terbalik. (Unsur berita paling penting berada dalam alinea paling atas, dan semakin ke bawah berisi
informasi tambahan).
Dengan format ini, maka memudahkan media untuk memangkas tanpa menghilangkan esensinya jika
press release itu dinilai terlalu panjang. Press release sebaiknya ringkas, maksimal 1 sampai 1, 5
halaman dan jika ia dibagikan kepada wartawan lebih baik dibuat dalam dua spasi dengan tujuan
memudahkan dan memberi ruang wartawan memberi catatan atas data-data yang disampaikan dalam
press release tersebut.
Judul sebuah press release mesti menarik, tapi tidak bombastis, dan sebaiknya tidak lebih dari tiga atau
empat kata. Cantumkan pula dalam press release tersebut, siapa yang dihubungi jika ada pertanyaan
lebih lanjut (dari tim PR) atau telepon narasumber penting, atau juga rujukan (situs berita, buku dsb) jika
media memerlukan informasi atau hal-hal yang berkaitan dengan isi press release tersebut.
4. Menyampaikan Press Release.

7. Press release bisa disampaikan dengan mengirimkan langsung ke media yang dituju, menggelar
pertemuan (jumpa pers) atau gabungan keduanya. Hal yang harus diperhatikan: waktu
pertemuan/jumpa pers. Jika jumpa pers, sebaiknya pagi hari dengan waktu yang tidak panjang dan
narasumber yang kompeten pasti hadir.
Dalam keadaan tertentu, sebuah lembaga kadang harus mengeluarkan press release dan tak mungkin
mengundang wartawan. Dalam kondisi demikian, yang terpenting press release tersebut dikirim
beberapa jam sebelum tenggat (deadline) media tersebut dan dipastikan telah diterima media
bersangkutan.
5. Hal-hal terlarang
Ada sejumlah hal-hal yang mesti dihindarkan berkaitan dengan pembuatan siaran pers atau jumpa pers
ini. Antara lain:
(a) Jika press release dikirimkan via faks atau email, pastikan nama media sesuai yang dituju (jangan
sampai tertulis Kompas dikirim ke Koran Tempo). Jika mengenal wartawannya, tujukan pula khusus pada
wartawan tersebut.
(b). Jika jumpa pers diadakan di luar kantor, pilih tempat yang mudah dijangkau wartawan.
(c). Jangan membeda-bedakan wartawan atau media. Terkenal, terkemuka atau tidak, perlakukan sama
(d). Tepat waktu dan jangan molor.
(e). Hindari pembicaraan satu arah, biarkan terjadi tanya jawab
(f). Hindari jawaban No Comment!
(g). Jika wartawan menanyakan hal di luar materi jumpa pers dan tidak ingin dijawab saat itu, sampaikan
dengan bijak, misalnya, “nanti setelah acara ini saya sampaikan.”
(h). Jangan membatasi wartawan yang datang atau mengusir wartawan yang tidak diundang. Selama ia
jelas dari media dan memiliki kepentingan atas informasi itu persilakan masuk. Jika bukan media,
katakan ini khusus untuk media.
(i). Jangan lakukan jumpa pers mendadak, kecuali keadaan darurat dan itu mesti diterangkan dengan
bertatap muka. ***