Modul ini menjelaskan tentang administasi umum

1. 0
Administrasi Umum
Modul Administrasi Umum dan Keuangan
PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran

2. 1
Administrasi Umum
Modul Administrasi Umum dan Keuangan
PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran
lmu administrasi merupakan salah
satu ilmu pengetahuan yang usianya
masih terbilang muda jika
dibandingkan dengan ilmu-ilmu
pengetahuan lainnya. Pada akhir abad ke-
19, ilmu ini mencul diantara pengetahuan
lain sebelumnya. Rangkaian kegiatan
pelaksanaan usaha kerja sama yang
dilakukan manusia untuk memenuhi
tujuan hidupnya atau kebutuhannya
secara umum dikenal dalam ilmu
pengetahuan dengan nama administrasi.
A. Konsep Administrasi
Di negara kita, istilah administrasi masih sering digunakan dalam arti
ketatausahaan, pengertian ini merupakan pemberian dari zaman penjajahan
Belanda. Pada zaman itu, istilah administratie diadopsi ke dalam bahasa
Indonesia menjadi administrasi. Sedangkan istilah manajemen yang bahasa
Inggrisnya adalah management berasal dari beberapa bahasa yakni: 1. Bahasa
Latin, yaitu managiere yang dapat diartikan malakukan, melaksanakan atau
mengurus sesuatu. Kata administrasi berasal dari bahasa Latin: Ad yang
artinya instensif dan ministrare yang artinya melayani, membantu atau
memenuhi. Administrasi mengarah pada kegiatan atau upaya untuk membantu,
untuk melayani, untuk mengarahkan, atau untuk mengatur segala kegiatan dalam
mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan. Jadi administrasi adalah usaha untuk
menolong, usaha untuk membantu, usaha untuk memimpin atau mengarahkan
I
3. Uraian Materi

3. 2
Administrasi Umum
Modul Administrasi Umum dan Keuangan
PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran
semua kegiatan dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan Ada beberapa istilah
yang terkait dengan administrasi yakni:
1. Administer diartikan sebagai pelayan, pengikut, kaki tangan, atau penganut.
2. Adminitratio diartikan sebagai memberikan bantua, memelihara, perlakuan,
melaksanakan, pimpinan, pemerintahan atau pengelolaan.
3. Administro diartikan sebagai pembantu, pengabdi, menjaga, mengelola,
memimpin, mengendalikan atau mengatur.
4. Administrator diartikan sebagai pengurus, pengelola atau pemimpin.
5. Administrasi diartikan sebagai rangkaian kegiatan yang pada umumnya hadir
pada semua usaha kelompok, pemerintahan ataupun swasta, sipil maupun
militer, besar ataupun kecil (White, 1958). Administrasi merupakan kegiatan
sekelompok orang yang melaksanakan kerja sama guna menyelesaikan tugas
bersama (Simon, 1958).
Administrasi jika dipandang secara sempit maka dapat dijabarkan dalam
tiga kelompok, yakni:
1. Korespondensi atau lebih dikenal dengan kegiatan surat-menyurat yakni,
keseluruhan aktivitas yang berkaitan dengan penyampaian informasi secara
tetulis mulai dari pembuatan konsep, pengetikan sampai dengan pengiriman
informasi sehingga informasi yang ingin disampaikan sampai kepada pihak
yang dituju.
2. Ekspedisi, adalah rangkaian kegiatan mencatat informasi-informasi yang
diterima maupun yang dikirimkan
3. Pengarsipan, adalah kegiatan mengatur dan menyimpan informasi secara
sistematis dan terarah sehingga dapat dengan mudah dan cepat ditemukan bila
diperlukan.
Pengertian administrasi menurut para ahli :
1. Robbins dalam (Anggara 2012) Administrasi adalah rangkaian kegiatan dari
aktivitas-aktivitas untuk mencapai tujuan secara efisien dengan dan melalui
bantuan orang lain.

4. 3
Administrasi Umum
Modul Administrasi Umum dan Keuangan
PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran
2. J.E. Walters dalam (Anggara 2012) mengemukakan bahwa administrasi ialah
proses perencanaan, pengorganisasian, pengelolaan, penilaian dan
pengendalian suatu usaha
3. (Siagian 2013) mendefinisikan administrasi sebagai rangkaian proses kerja
sama antara dua orang manusia atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas,
untuk mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.
4. (The Liang Gie 2014) berpendapat bahwa administrasi adalah seluruh
rangkaian perbuatan penyelenggaraan dalam setiap usaha kerja sama
sekelompok manusia untuk mencapai tujuan tertentu.
5. (Sutarto 2011) berpendapat bahwa administrasi adalah rangkaian kegiatan
penyelenggaraan dan pengurusan segenap tindakan/kegiatan dalam usaha-
usaha kerjasama sekelompok orang untuk mencapai tujuan yang telah
ditentukan sebelumnya.
6. Luther Gullick dalam (Rahman dan Sobirin 2017) menjelaskan bahwa
administrasi sebagai sesuatu yang berkaitan dengan pelaksanaan suatu
pekerjaan untuk mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.
7. John M. Pfiffner menjelaskan bahwa administrasi adalah pengorganisasian
dan pengarahan sumber-sumber yang ada baik berupa manusia/tenaga kerja
dan material untuk mencapai tujuan akhir yang ingin dicapai.
8. William H. Newman dalam (Anggara 2012) mengemukakan bahwasanya
administrasi merupakan pemberian arahan, kepemimpinan dan pengendalian
kegiatan sekelompok orang untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan
bersama.
Dari beberapa pandangan tersebut dapat ditarik kesimpulan bahwa
administrasi adalah rangkaian kegiatan kerjasama yang secara sadar dilakukan
antara dua orang atau lebih untuk mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan
sebelumnya.
B. Manfaat Administrasi
Ilmu administrasi lahir karena merupakan kebutuhan masyarakat. Pada
dasarnya masyarakat dalam berusaha mencapai tujuan selalu menghendaki hasil

5. 4
Administrasi Umum
Modul Administrasi Umum dan Keuangan
PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran
yang lebih besar dengan perjuangan yang lebih kecil. Adapun manfaat
administrasi adalah:
a. Dengan administrasi artinya manusia mengetahui tindakan-tindakan yang
harus dilakukan dalam mencapai tujuan
b. Dengan administrasi artinya membuat sistem yang dahulunya rumit menjadi
lebih mudah atau gampang
c. Dengan administrasi artinya keperluan atau pemakaian sarana-sarana secara
berlebihan dapat diminimalisir sehingga tidak terjadi pemborosan anggaran
d. Dengan admnistrasi artinya langkah-langkah yang dianggap tidak relevan
atau proses-proses kerja sama yang tidak berkaitan dengan tujuan yang telah
ditetapkan tidak dilaksanakan.
e. Dengan administrasi artinya kegiatan-kegiatan yang memiliki kesamaan
dilaksanakan dalam satu langkah sehingga efektifitas dan efisiensi dapat
dicapai.
C. Unsur-unsur Administrasi
Administrasi merupaka keseluruhan proses penataan yang dalam
pelaksanaanya, terdapat adanya unsur-unsur seperti yang uraikan (Hanafi 2015)
yakni:
1. Organisasi
Organisasi adalah tempat dan struktur di mana proses kerja sama dijalankan.
Organisasi juga merupakan salah satu unsur administrasi yang memperlihatkan
adanya suatu proses tata kelola, pengaturan, penyusunan, pembagian tugas dari
proses kerja sama. Hal ini lebih tepat jika disebut dengan istilah pengorganisasian
(organizing). Organisasi merupakan unsur pertama dan utama dalam administrasi
yang merupakan wadah yakni tempat kegiatan-kegiatan administrasi
dilaksanakan. Adapun pengorganisasian sebagai rangkaian aktivitas-aktivitas,
meliputi:
a. Membuat susunan kerangkan dan pola proses kerja sama.

6. 5
Administrasi Umum
Modul Administrasi Umum dan Keuangan
PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran
b. Mengelompokkan tindakan yang harus dilaksanakan dalam unit-unit
kerja tertentu.
c. Menentukan uraian pekerjaan orang-orang yang terlibat dalam
proses kerja sama yang dilaksanakan
d. Pembagian wewenang kepada masing-masing pelaksana tugas.
e. Menetapkan jalinan hubungan kerja di antara pelakasana tugas, serta
seluruh perintah dan tanggung jawab.
2. Manajemen
Manajemen adalah keseluruhan proses dalam menggerakkan orang-
orang dan mengarahkan segenap fasilitas kerja agar tujuan kerjasama
dapat dicapai secara maksimal. Sehingga dapat dipahami bahwa fungsi
manajemen tidak hanya melaksanakan sendiri pekerjaan-pekerjaan yang
sifatnya operasional, melainkan hanya dengan mengatur aktivitas-aktivitas
yang perlu dilaksanakan oleh bawahan. Perlu diketahui bahwa kesuksesan
suatu organisasi sangat bergantung pada kepemimpinan yang dijalankan
oleh orang-orang yang terlibat dalam kelompok pemimpin. Pemimpin
memiliki peran yang pada dasarnya sudah umum dikenal sebagai fungsi-
fungsi dalam manajemen. Sebagai bahan perbandingan diuraikan beberapa
pandangan ahli mengenai fungsi-fungsi manajemen:
a. Fayol dalam (Siagian, 2008) mengemukakan fungsi-fungsi
manajemen sebagai berikut:
1) Planning (Aktivitas merencanakan)
2) Organizing (Aktivitas mengorganisasikan)
3) Commanding (Aktivitas memberikan arahan)
4) Coordinating ( Aktivitas melakukan koordinasi)
5) Controlling (Aktivitas melakukan pengawasan)
b. (Terry & Rue, 1987) mengungkapkan bahwa fungsi-fungsi dari
manajemen meliputi:
1) Planning (Aktivitas merencanakan)
2) Organizing (Aktivitas mengorganisasikan)

7. 6
Administrasi Umum
Modul Administrasi Umum dan Keuangan
PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran
3) Actuating (Aktivitas memberikan arahan)
4) Controlling (Aktivitas melakukan pengendalian)
c. Griffin (Safroni, 2012) berpendapat bahwa fungsi-fungsi
manajemen terdiri atas:
1) Planning and decision making (Aktivitas merencanakan dan
mengambil keputusan)
2) Organizing (Aktivitas mengorganisasikan)
3) Leading (Aktivitas memberikan arahan), dan
4) Controlling (Aktivitas melakukan pengendalian)
d. Koontz & Donnel dalam (Mappaenre, 2009) mengemukakan
bahwa fungsi-fungsi manajemen ada lima yakni:
1) Planning (Aktivitas merencanakan)
2) Organizing (Aktivitas mengorganisasikan)
3) Staffing (Aktivitas mengadakan tenaga kerja)
4) Directing (Aktivitas memberikan arahan atau bimbingan)
5) Controlling (Aktivitas melakukan pengawasan)
e. (Siagian, 2008) mengatakan bahwa fungsi-fungsi manajemen
terdiri dari:
1) Perencanaan
2) Pengorganisasian
3) Pemberian motivasi
4) Pengawasan
5) Penilaian
f. (The Liang Gie, 2007) mengemukakan bahwa fungsi-fungsi dalam
manajemen dapat dibagi kedalam 6 fungsi yakni:
1) Aktivitas merencanakan
2) Pembuatan keputusan
3) Pembinaan
4) Pengkodinasian
5) Pengendalian
6) Penyempurnaan

8. 7
Administrasi Umum
Modul Administrasi Umum dan Keuangan
PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran
Perlu diketahui, umunya para ahli berpendapat bahwa
pengorganisasian merupakan salah satu fungsi manajemen kecuali The
Liang Gie, adapun alasan The Liang Gie tidak mengkategorikan
organizing sebagai fungsi manajemen karena dalam setiap proses kerja
sama, memiliki struktur yang merupakan tempat usaha itu, proses yang
menggerakkan pelaksana kerja sama tadi. Tempat usaha yang dimaksud
adalah organisasi, sedangkan proses pelaksana adalah manajemen
3. Komunikasi
Komunikasi adalah rangkaian kegiatan yang artinya merupakan
suatu proses penataan yang berupa penyampaian informasi dari seseorang
kepada orang lain dalam usaha kerja sama mencapai tujuan yang telah
ditetapkan. Yang perlu menjadi perhatian dalam melaksanakan proses
komunikasi adalah bagaimana agar informasi dapat diterima oleh
penerima pada waktu yang tepat dan pengertian yang tepat atau dengan
kata lain bagaimana membuat komunikasi menjadi efektif. Komunikasi
yang tidak sesuai dengan yang diharapkan merupakan pemborosan tenaga,
waktu, pikiran, dan uang. Agar hal demikian tidak terjadi, maka
pemberian informasi harus memerhatikan syarat berikut:
a. Kemampuan yang baik untuk menggunakan pikirannya dengan
baik
b. Semangat kerja yang baik
c. Bahasa yang digunakan harus dipahami oleh peenerima pesan,
sehingga dapat mempengaruhi perasaan penerima informasi
4. Kepegawaian
Kepegawaian merupakan rangkaian kegiatan yang berhubungan
dengan masalah penataan pegawai dalam prosees kerja sama yakni proses
penataan yang berkaitan dengan pencarian, pelamaran, pengujian,
penerimaan, pengangkatan, penempatan, kepangkatan, pengembangan,
kesejahteraan, pemutasian, dan pemberhentian tenaga kerja dalam usaha
kerja sama mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan.

9. 8
Administrasi Umum
Modul Administrasi Umum dan Keuangan
PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran
5. Keuangan
Unsur kelima dari administrasi ialah keuangan merupakan suatu
proses yaitu rangkaian kegiatan pengaturan yang berupa penyusunan
anggaran belanja, penentuan sumber dana, cara pemakaian, pembukuan,
dan pertanggung jawaban atas pembiayaan dalam kerja sama mencapai
tujuan tertentu. Masalah keuangan merupakan unsur yang sangat penting
bagi setiap proses kerja sama, setiap proses kerja sama dalam organisasi
selalu memerlukan pembiayaan. Faktor pembiayaan dapat menentukan
hidup matinya suatu organisasi. Kemampuan suatu organisasi dapat
tumbuh dan berkembang bergantung dari keuangan yang dimiliki guna
membiayai seluruh kebutuhan yang berhubungan dengan aktivitas-
aktivitas dalam organisasi yang bersangkutan. Sehingga, keuangan
harusnya mendapat perhatian yang lebih besar agar penggunaan keuangan
bermanfaat bagi organisasi
6. Perbekalan
Perbekalan adalah aktivitas penataan yang berupa pengadaan,
pencatatan, penyimpanan, pengaturan pemakaian, pemeliharaan, dan
penghapusan sarana dan prasarana dalam kerja sama agar tujuan yang
telah ditetapkan dapat tercapai. Dengan tersedianya fasilitas yang
dibutuhkan dalam proses kerja maka akan memudahkan pencapaian
tujuan, tetapi sebaliknya jika sarana atau prasarana yang dibutuhkan tidak
sesuai dengan yang diperlukan makan akan menjadi kendala tersendiri
dalam mencapai tujuan
7. Ketatausahaan
Ketatausahaan merupakan salah satu unsur dari administrasi yang
merupakan proses pemberian layanan terhadap penyelenggaraan usaha
kerja sama yang meliputi kegiatan pencatatan, pengiriman dan usaha
penyimpanan bahan keterangan. Secara umum, aktivitas tata usaha
dilaksanakan dalam kantor, sehingga tata usaha diistilahkan pula sebagai
“office work”. Pada dasarnya proses kerja sama yang ingin tumbuh dan

10. 9
Administrasi Umum
Modul Administrasi Umum dan Keuangan
PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran
berkembang maka pekerjaan tata usaha merupakan keharusan bagi
organisasi dan pengelolaan ketatausahaan dilakukan dengan tertib, teratur
dan terarah pada setiap organisasi.
8. Hubungan Masyarakat
Unsur terakhir dalam administrasi adalah hubungan masyarakat
yakni sebagai suatu proses, yaitu rangkaian kegiatan penataan yang
meliputi usaha memperkenalkan kegiatan-kegiatan organisasi kepada
lingkungan masyarakat dan memberikan kesan yang baik serta suasana
lingkungan yang baik dalam proses kerja sama mencapai tujuan yang telah
ditetapkan. Hubungan masyarakat yang menjadi tanggung jawab seorang
pejabat dalam proses kerja sama artinya bahwa harus mewakili proses
kerja sama dalam masyarakat dengan lingkungan sekelilingnya. Aktivitas-
aktivitas relasi publik atau hubugan masyarakat dalam suatu organisasi
digolongkan kedalam 2 bagian yakni:
a. Aktivitas-aktivitas relasi publik yang bersifat resmi, yakni
aktivitas yang dilakukan oleh pimpinan suatu organisasi yang
biasanya pengaplikasiannya ditugaskan kepada biro/bagian/seksi
yang disebut biro/seksi humas.
b. Aktivitas-aktivitas relasi publik yang bersifat tidak resmi, kegiatan
ini merupakan aktivitas yang sangat penting. Bentuk utamanya
adalah tindak tanduk, sikap dan perilaku orang-orang dalam
organisasi di luar aktivitas organisasi yang bersifat menjunjung
tinggi nama baik organisasi
D. Konsep Manajemen Administrasi
Pada umumnya manajemen dalam suatu organisasi ditujukan untuk
dapat mencapai tujuan tujuan yang telah ditetapkan secara efektif dan
efisien. Secara etimologis kata manajemen berasal dari bahasa Perancis
Kuno menagement, yang artinya seni melakukan dan mengelola.
Sedangkan dalam bahasa Latin yakni managiere berarti melakukan,
melaksanakan atau mengurus sesuatu. Sebagaimana dalam Kamus Besar

11. 10
Administrasi Umum
Modul Administrasi Umum dan Keuangan
PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran
Bahasa Indonesia (Kemdikbud, 2016), manajemen merupakan penggunaan
sumber daya secara efektif untuk mencapai sasaran.
Pengertian manajemen menurut ahli:
1. Menurut (Hersey & Blanchard, 1993), mengemukakan bahwa,
management as working with and through individuals and groups to
accomplish organizational goals, maksudnya adalah manajemen sebagai
suatu usaha yang dilakukan dengan dan bersama individu atau kelompok
untuk mencapai tujuan organisasi.
2. Koontz & O’Donnel dalam (Hanafi 2015) berpendapat bahwa manajemen
adalah merupakan kegiatan untuk membuat lingkungan yang efektif
sehingga orang bisa bekerja di organisasi formal
3. Massie dan Douglas dalam (Hanafi 2015) mengemukakan bahwa
manajemen adalah suatu proses saat suatu kelompok orang bekerja
sama mengarahkan orang lainnya untuk bekerja mencapai tujuan
bersama.
4. Kreitner dalam (Mappaenre 2013)menjelaskan bahwa manajemen
merupakan rangkaian kegiatan kerja sama dengan dan melalui lainnya
untuk mencapai tujuan organisasi dengan efektif dan secara efisien
menggunakan sumber daya yang terbatas di lingkungan yang berubah.
5. Berdasarkan (Gibson et al. 2012) bahwa manajemen mencakup
kegiatan yang dilakukan oleh satu atau lebih orang untuk
mengoordinasikan kegiatan yang dilakukan oleh orang lainnya dan
untuk mencapai tujuan yang tidak bisa dicapai oleh satu orang saja
6. Menurut (Siagian 2013) manajemen adalah keahlian atau keterampilan
untuk mencapai suatu hasil dalam rangka mencapai tujuan melalui
kegiatan-kegiatan orang lain
7. (Manullang, 1962) mengemukakan manajemen merupakan seni dan
ilmu aktivitas merencanakan, aktivitas mengorganisasikan, penyusunan,
pengarahan dan pengawasan sumber daya untuk mencapai tujuan yang
telah ditentukan.

12. 11
Administrasi Umum
Modul Administrasi Umum dan Keuangan
PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran
Dalam rangka mencapai tujuan organisasi yang telah ditentukan,
seorang pemimpin harus melaksanakan proses/kegiatan atau fungsi-fungsi
yang tepat. Senyatanya, pemimpin tidak menjalankan sendiri kegiatan
pencapaian tujuan, tetapi pimpinan senantiasa mendelegasikan kepada
bawahan. Adapun rangkaian kegiatan yang dimaksud adalah:
1. Planning (aktivitas merencanakan)
2. Organizing (aktivitas mengorganisasikan)
3. Actuating (penggerakan)
4. Controlling (pengawasan)
Jadi, yang dimaksudkan kegiatan-kegiatan tidak lain adalah fungsi-
fungsi manajemen. Keempat fungsiharus dijalankan dengan sebaik-
baiknya sehingga tujuan organisasi yang telah ditetapkan dapat dicapai.
Akan tetapi hal itu tidak mungkin dilaksanakan tanpa sumber-sumber
(resource elements) yang harus dimanfaatkan dan didayagunakan tepat
waktu pula. Adapun sumber-sumber yang dimaksud adalah:
1. Manusia atau tenaga kerja (man)
2. Uang atau biaya (money)
3. Bahan-bahan (materials) baik dalam arti teknik (bahan-bahan
baku) maupun non teknik (data-data informasi)
4. Mesin atau peralatan (machines)
5. Tata kerja atau metode (methods)
6. Pasar (market)
Hal tersebut yang diistilahkan oleh Terry (1986) sebagai “The Six
M’s in Management” atau :” Enam M dalam Manajemen”. Sumber-
sumber diperlukan dalam rangka melaksanakan kegiatan-kegiatan atau
fungsi-fungsi manajemen, masing-masing dari keempat kegiatan
manajemen yakni aktivitas merencanakan, aktivitas mengorganisasikan,
aktivitas menggerakkan, dan melakukan pengawasan. Soedjadi dalam
(Mappaenre 2013) memberikan gambaran secara skematis tentang pokok-
pokok manajemen:
Manajemen
Kegiatan
Perencanaan
Pengorganisasian
Penggerakan
Pengawasan

13. 12
Administrasi Umum
Modul Administrasi Umum dan Keuangan
PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran
Gambar 2. Manajemen sebagai proses kegaitan pencapaian tujuan dengan
pemanfaatan sumber-sumber yang ada.
Sumber: (Mappaenre 2013)
Kegiatan catat-mencatat diberbagai sektor pemerintahan dan perdagangan atau
aktivitas dalam masyarakat telah tumbuh dan berkembang pesat di pusat pemerintahan
maupun pusat kebudayaan sebagai bentuk awal dari manajemen administrasi yang
berlangsung selama sebelum masehi. Di Cina, pada abad ke-20 SM, telah ditemukan
catatan-catatan mengenai aktivitas pemerintahan dengan menggunakan kulit penyu
yang diikuti dengan penggunaan logam, bambu, dan kayu, sedangkan negara lain
(Persia, Yunani maupun Romawi) telah melakukan aktivitas tersebut pada abad ke-5
SM. Adapun di Indonesia, telah belangsung aktivitas manajemen administrasi pada
masa kejayaan kerajaan Sriwijaya, Majapahit, Demak, dan lainnya yang masih dapat
disaksikan melalui prasasti maupun benda peninggalan lainnya.
Beberapa ahli di bidang ilmu manajemen memberikan pengertian tentang
manajemen administrasi, diantaranya adalah:
1. George R. Terry
(Terry dan Rue 1987) berpendapat bahwa manajemen administrasi merupakan
aktivitas merencanakan, mengendalikan, dan mengorganisasikan pekerjaan, serta
menggerakkan para pekerja agar mencapai tujuan yang ditetapkan..
2. Moekijat

14. 13
Administrasi Umum
Modul Administrasi Umum dan Keuangan
PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran
(Moekijat 2008) menjelaskan bahwa manajemen administrasi merupakan
pengaplikasian fungsi-fungsi manajemen pada suatu organisasi, yaitu aktivitas
merencanakan, mengendalikan, dan mengorganisasikan pekerjaan, serta menggerakkan
para pekerja, serta melakukan pengawasan kantor agar tujuan kantor dapat tercapai dan
para pekerja merasa puas.
3. John Neuner dan Benjamin Haynes
Menurut (Neuner dan Haynes 1941), manajemen administrasi merupakan tata
kelola yang dilaksanakan dalam sebuah kantor yang mencakup bidang yang lebih
spesifik daripada yang umumnya di kandung oleh istilah “manajemen” untuk sebagian
besar berkenaan dengan aktivitas pengawasan.
4. Arthur Grager
Pengertian Manajemen Administrasi menurut Arthur Grager dalam (Haryadi
2009): “office management is the function of administering, the communication and
record services of an organization.” Yang artinya “Manajemen administrasi adalah
fungsi tata penyelenggaraan terhadap komunikasi dan pelayanan warkat dari suatu
organisasi.”
Dari beberapa pengertian tersebut dapat disimpulkan bahwasanya
manajemen administrasi merupakan pengaplikasian fungsi-fungsi manajemen
yang dilakukan oleh suatu organisasi agar dapat mencapai tujuan yang telah
ditentukan sebelumnya sehingga kegiatan berjalan dengan efektif.
E. Tujuan Manajemen Administrasi
Tujuan manajemen administrasi ini dapat dicapai apa jika fungsi-fungsinya
dilakukan dengan tepat. Adapun tujuan administrasi diantaranya:
1. Mengelola seluruh data dan informasi secara lengkap, meanjaga dan
menyimpan serta memberikan keterangan kepada yang membutuhkan.
2. Menyajikan laporan dan catatan pentingdisertai rincian biaya yang
digunakan.
3. Membantu organisasi untuk menjaga dan memenuhi kebutuhan-
kebutuhan yang berkaitan dengan administrasi.

15. 14
Administrasi Umum
Modul Administrasi Umum dan Keuangan
PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran
4. Ketatausahaan memberikan pelayanan kepada rekan kerja dan juga
pelanggan.
5. Menyiapkan laporan yang relevan, faktual dan terbaru.
Bila diuraikan secara lengkap berkenaan dengan fungsi-fungsi manajemen
yang di kemukakan oleh Terry, maka fungsi manajemen administrasi adalah:
1. Planning
Plaanning merupakan aktivitas menetapkan arah kegiatan kantor akan
diarahkan/dilaksanakan. sehingga perlu ditinjau kembali faktor-faktor yang
berkaitan dengan situasi kantor di masa depan sehingga tujuan yang diinginkan
dapat tercapai. Faktor-faktor yang dimaksud adalah:
a. Pengembangan sistem operasional kantor, termasuk membuat sistem
informasi, prosedur kerja, tata ruang, telekomunikasi, otomatisasi kantor
dan tata kelola arsip
b. Merancang standarisasi dokumen kantor
c. Membuat standar kinerja pegawai
d. Menyusun anggaran kegiatan administratif
2. Organizing
Organizing artinya melakukan pembagian tanggungjawab dalam ruang
lingkup organisasi yakni:
a. Pengkordinasian terhadap sumber-sumber daya yang ada, maksudnya
adalah membagi pekerjaan agar lebih efisien, Selanjutnya memberikan
tanggungjawab kepada orang-orang yang berkompeten untuk
mengerjakannya (the right man on the right place). Pengorganisasian
maksudnya membuat/menciptakan hubungan kerja yang baik dengan
pimpinan, rekan kerja, maupun bawahan.
b. Memastikan utilitas alatmesin secara optimal, artinya pengorganisasian
ini bukan hanya melaksanakan koordinasi terhadap pegawai tetapi
menyediakan sarana dan atau prasarana yang sesuai kebutuhan untuk
memudahkan pegawai melaksanakan tugasnya. Seperti jika pimpinan

16. 15
Administrasi Umum
Modul Administrasi Umum dan Keuangan
PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran
berada gedung A, maka ruang ruang sekretaris juga berada di gedung
A, bukan di gedung B atau gedung lainnya.
3. Pengarahan
Kegiatan ini dilaksanakan untuk memastikan bahwa pegawai dapat
melakukan tanggungjawab yang telah diberikan sesuai dengan harapan, target,
sasaran dan tujuan.
a. Artinya melaksanakan pengarahan dengan cara memberikan motivasi
atau memberikan dorongan kepada seluruh pegawai sehingga dapat
dan mampu bekerja dengan penuh semangat sesuai dengan harapan
utnuk mencapai tujuan yang telah ditentukan.
b. Memberikan perluang untuk mengembangkan diri melalui pendidikan
dan pelatihan
4. Pengendalian
a. Memastikan bahwa harapan, sasaran dan target yang telah direncanakan
sudah tercapai
b. Mengendalikan biaya anggaran organisasi.
Manajer suatu organisasi berada pada posisi organisasi menengah sampai
pada organisasi yang besar. Istilah yang lazim digunakan untuk manajer kantor
atau office manager yakni pengawas keuangan/ controller, head accountant, chief
officer, head of support departement, kepala bagian umum, kepala bagian
administrasi, kepala kantor, dan kepala tata usaha.
Pada organisasi kecil, aktivitas administrasi digabungkan dengan aktivitas
pada bagian personalia. Aktivitas perkantoran digabungkan dengan begian
personalia karena kegiatan tersebut hanya mampu dikerjakan oleh sumber daya
manusia yang terbaik untuk mampu menggerakkan dan mengelola sumber daya
organisasi dengan membuat suatu sistem informasi manajemen yang dibakukan
dalam prosedur kerja sehingga dapat menghasilkan output kantor berupa
informasi yang berkualitas. Aktivitas perkantoran digabungkan dengan bagian

17. 16
Administrasi Umum
Modul Administrasi Umum dan Keuangan
PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran
keuangan karena subjek masalah yang ditangani adalah akunting, penganggaran,
audit, dan pengendalian biaya. Aktivitas administrasi selalu ada di setiap
organisasi.
Manajer kantor memiliki tugas utama untuk mengarahkan dan mengawasi
kantor untuk mencapai tujuan dan dalam waktu yang sama tetap memerhatikan
segala aspek yang ada. Jadi tujuan administrasi atau fungsi kantor dari manajer
kantor adalah untuk mendampingi manajer puncak sehingga dapat membuat
keputusan jangka panjang dan mendampingi manajer bawahan sehingga mampu
agar mampu bekerja lebih efektif dan efisien. Posisi seorang manajer kantor dapat
digambarkan sebagai berikut:
Gambar 3. Posisi Manajer Kantor
Sumber: https://manajemenperkantoran08.wordpress.com

18. 17
Administrasi Umum
Modul Administrasi Umum dan Keuangan
PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran
F. Konsep Manajemen Perbekalan
Dewasa ini perusahaan harus mempelajari apa yang dibutuhkan oleh
pelanggan dan memenuhi kebutuhan tersebut secepat mungkin. Dunia perbekalan
mencakup bagian-bagian, bahan baku, dan produk-produk dalam jumlah yang
sangat besar yang dipindahkan via truk, kereta api, pesawat dan kapal dari dan ke
setiap wilayah di dunia.
Gambar 4. Ilustrasi Aktivitas Manajemen Perbekalan
Sumber: http://vneconomy.vn
Menurut Bateman dalam (Garside dan Rahmasari 2017) perbekalan
merupakan aktivitas pemindahan sumber daya dalam organisasi (input) dan
produk-produk organisasi kepada para pelanggannya (output). Logistik suatu
perusahaan adalah unsur yang sangat penting dari responsivitas dan keunggulan
bersaingnya.
Menurut CSCMP (Council of Supply Chain Management Professionals),
CSCMP adalah organisasi profesi non profit yang beranggotakan individu-
individu yang memiliki ketertarikan dan tanggungjawab yang berhubungan
dengan manajemen perbekalan dan supply chain management.

19. 18
Administrasi Umum
Modul Administrasi Umum dan Keuangan
PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran
Logistic is the process of planning, implementing and controlling
procedures for the efficient and effective transportation and storage of goods
including services , and related information from the point of origin to the point of
consumption for the purpose of confirming to customer requirements. This
definition includes inbound, outbound, internal and external movements
Menurut CSCMP, perbekalan adalah proses perencanaan, implementasi, dan
pengendalian prosedur-prosedur transportasi yang effisien dan efektif serta
penyimpanan barang termasuk jasa, dan informasi yang berhubungan mulai dari
titik awal hingga titik konsumsi dengan tujuan memenuhi kebutuhan konsumen.
Defenisi ini mencakup pergerakan, inbound, outbound, internal dan eksternal.
Manajemen perbekalan adalah proses merencanakan,
mengimplementasikan, dan mengendalikan aliran maju (forward flow) dan aliran
balik (reverse flow) dan untuk menyimpan produk, layanan/jasa dan informasi
yang terkait antara titik asal dan titik konsumsi untuk memenuhi kebutuhan
pelanggan secara efektif dan efisien. Kegiatan-kegiatan pengelolaan perbekalan
biasanya meliputi manajemen transportasi inbound dan outbound, manajemen
armada, pergudangan, penanganan material, pemenuhan pesanan, desain jarring
logistic, manajemen persediaan, perencanaan penawaran/permintaan dan
manajemen penyedia layanan logistik pihak ketiga. Manajemen perbekalan
kantor merupakan proses perencanaan, pengadaan, pengaturan pemakaian,
penyimpanan, pengendalian, perawatan dan penyingkiran barang-barang
keperluan kerja dalam proses kerjasama (Chrisyanti 2011).
Manajemen perbekalan merupakan rangkaian kegiatan yang dimulai dari
pengelolaan secara strategis dalam upaya pengadaan, pergerakan serta
penyimpanan material, dan persediaan akhir, melalui organisasi dan jalur
pemasarannya dalam berbagai cara sehingga memperoleh keuntungan tertentu di
masa mendatang melalui efekktivitas biaya dari pemenuhan.
G. Fungsi Manajemen Perbekalan

20. 19
Administrasi Umum
Modul Administrasi Umum dan Keuangan
PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran
Fungsi yang dimaksud disini adalah kegiatan dalam manajemen perbekalan
untuk mencapai tujuan adalah sebagai berikut:
Gambar 5. Salah Satu Fungsi Manajemen Perbekalan
Sumber: https://www.pymnts.com
1. Perencanaan berbagai kebutuhan sarana dan prasarana kantor meliputi
pertanyaan 5W + 1H: apa yang dibutuhkan? Dimana dibutuhkan? Kapan
dibutuhkan? Dan Siapa yang membutuhkan? Mengapa dibutuhkan? Dan
Bagaimana sarana dan prasarana yang dibutuhkan?. Menurut (Bowersox,
Closs, dan Cooper 2013) sebelum melakukan pengadaan, proses
perencanaan adalah satu proses yang harus dijalani agar pengadaan yang
ada menjadi bermanfaat dan tidak termasuk pemborosan anggaram
.Menurut (Mappaenre 2013) perencanaan adalah tindakan menentukan
secara matang tentang apa yang akan dikerjakan, termasuk penetuan
kebijaksanaan, penentuan tujuan, penggunaan fasilitas, dalam rangka
pencpaian tujuan yang diinginkan
2. Pengadaan sarana dan prasarana adalah keseluruhan kegiatan untuk
menyiapkan semua keperluan barang/benda/jasa bagi keperluan pelaksanaan
tugas”. Pengadaan sarana dan prasarana merupakan berbagai kegiatan
pengadaan alat dan barang sesuai dengan perencanaan yang telah disusun dan
ditetapkan. Pengadaan sarana dan prasarana dapat dilaksanakan dengan

21. 20
Administrasi Umum
Modul Administrasi Umum dan Keuangan
PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran
membuat sendiri, menyewa, meminjam dan bahkan membeli. Secara umum,
pengadaan sarana prasarana dilaksanakan dengan cara membeli karena relatif
lebih mudah dan dapat dilaksanakan oleh organisasi.
3. Penyimpanan sarana dan prasarana kantor, penyimpanan merupakan aktivitas
yang dilakukan oleh satuan kerja atau petugas gudang untuk menyimpan hasil
pengadaan barang, baik berasal dari pembelian, instansi lain maupun yang
diperoleh melalui bantuan. Penyimpanan adalah salah satu kegiatan yang
penting dalam manajemen sarana dan prasarana. Dengan adanya mekanisme
dan tata cara pengaturan terhadap penyimpanan barang tersebut dalam
pemanfaatannya sehingga barang tetap dalam kondisi yang baik sebelum
didistribusikan kepada pelanggan dan perlindungan terhadap barang tersebut.
4. Distribusi sarana dan prasarana kantor, distribusi atau lebih dikenal dengan
istilah penyaluran dimana barang dari penyimpanan sementara untuk
realisasikan ke pengguna baran dalam hal ini adalah bagian-bagian yang
memanfaatkan sarana prasarana kantor. Salah satu cara yang harus ditempuh
untuk menjamin situasi dengan membuat sistem penyaluran yang cepat
efisien, tetapi sekaligus tetap aman. Supaya sistem distribusi yang handal
dapat diterapkan diperlukan kerjasama yang erat antara satuan-satuan kerja
pengguna alat/barang tertentu dengan para petugas penyimpanan.
5. Penggunaan sarana dan prasarana kantor meliputi dua kategori yaitu
inventaris yang tidak habis sekali pakai dan inventaris habis pakai, dalam
manajemen perbekalan prinsip efisiensi dan efektivitas adalah hal yang
oenting untuk meminimalisir pemborosan, pemborosan terjadi karena dua
faktor, yaitu sikap dan kurangnya keahlian untuk menyelesaikan tugas.
6. Penghapusan sarana dan prasarana kantor, adalah rangkaian aktivitas yang
bertujuan untuk mengeluarkan/meniadakan barang-barang dari daftar
inventaris karena barang tersebut sudah dianggap tidak mempunyai nilai guna
atau sudah tidak berfungsi seperti yang diinginkan terutama untuk
kepentingan organisasi, misal rusak, susut, mati atau biayanya terlalu mahal
jika dipelihara atau diperbaiki. Penghapusan dilakukan sebab inventaris milik
organisasi tidak habis sekali pakai atau mengalami depresi nilai yang artinya

22. 21
Administrasi Umum
Modul Administrasi Umum dan Keuangan
PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran
semakin lama barang tersebut digunakan nilainya pun turun, dengan
pengecualian nilai tanah, bahkan alat/barang suatu ketika akan mencapai titik
nol. Suatu organisasi harus menetapkan kebijakan dalam penghapusan
berbagai alat/barang tertentu dan rencana pengadaan alat/barang pengganti
(Juni dan Agus 2013).
H. Komponen dan Aktivitas Manajemen Perbekalan

23. 22
Administrasi Umum
Modul Administrasi Umum dan Keuangan
PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran
Komponen dari manajemen perbekalan terdiri dari input, tindakan
manajemen, aktivitas –akitivitas perbekalan dan yang terakhir adalah output dari
logistik. Unsur yang berperan dalam komponen tersebut adalah supplier,
manajemen perusahaan terutama manajemen perbekalan dan konsumen. Input
dalam perbekalan dapat berupa sumber daya alam, sumber daya manusia, sumber
finansial dan informasi. Sedangkan output yang dihasilkan dari perbekalan adalah
keunggulan bersaing, utilitas, waktu dan tempat, pergerakan konsumen yang
efisien dan kepemilikan aset. Selain input dan output, terdapat juga proses dalam
pengelolaan logistik selain dari aktivitas perbekalan itu sendiri yang akan
melibatkan tindakan-tindakan manajemen. Tindakan-tindakan ini meliputi bidang
perencanaan, implementasi, dan pengendalian termasuk didalamnya manajemen
perbekalan. Selain tindakan manaejem ada sistem manajemen perbekalan yang
tentunya akan mengatur setiap input yang diterima dan mendukung setiap
aktivitas perbekalan yang akan dilakukan. Aktivitas-aktivitas perbekalan meliputi
pelayanan konsumen, peramalan, permintaan, manajemen persediaan, komunikasi

24. 23
Administrasi Umum
Modul Administrasi Umum dan Keuangan
PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran
perbekalan, pemindahan bahan, pemrosesan pesanan, pemelihan lokasi pabrik dan
gudang, pengadaan bahan baku dan part, pengemasan dan transportasi.
Gambar 6. Komponen Manajemen Perbekalan
Sumber: (Garside dan Rahmasari 2017)
Menjalankan sebuah organisasi adalah rangkaian kegiatan yang penuh
dengan tantangan. Meningkatnya permintaan oleh para kosumen untuk pelayanan
yang lebih baik, berkualitas dan keanekaragaman barang akan meningkatkan daya
saing sehingga organisasi berlomba-lomba untuk memberikan yang terbaik. Stock
and (Lambert dan Pohlen 2001) membagi aktivitas perbekalan menjadi 13
macam:
1. Pelayanan Konsumen
Pelayanan konsumen (costumer service) merupakan rangkaian kegiatan
yang berlangsung diantara pembeli, penjual dan pihak ketiga yang menghasilkan
nilai tambah untuk pertukaran produk atau jasa dalam jangka pendek dan panjang.
Dengan demikian, pelayanan konsumen adalah aktivitas penyediaan nilai tambah
yang penting pada manajemen perbekalan dengan cara efektif.

25. 24
Administrasi Umum
Modul Administrasi Umum dan Keuangan
PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran
2. Peramalan permintaan
Peramalan permintaan menentukan berapa banyak jumlah barang yang
diproduksi perusahaan harus didistribusikan ke berbagai pasar. Perkiraan
permintaan yang tepat memungkinkan manajer perbekalan untuk menyediakan
anggaran biaya dalam permintaaan konsumen
3. Manajemen persediaan
Kegiatan pengendalian persediaan bersifat kritis karena membutuhkan biaya
yang cukup atas aktifitas tersebut, sehingga terdapat ketepatan antara kebutuhan
konsumen dengan produksi
4. Komunikasi logistik
Komunikasi merupakan unsur penting diantara seluruh proses perbekalan
dan konsumen. Beberapa alat komunikasi logistik adalah e-commerce, barcode,
EDI (Electronic Data Interchange), Enterprise Resource Planning.
5. Penanganan Material
Aktivitas ini berhubungan dengan aliran bahan baku, setengah jadi dan
barang jadi dalam pabrik atau gudang. Tujuannya untuk meminimalkan kerugian
perusahaan
6. Proses Pemesanan
Beberapa komponen proses pemesanan yakni:
1) Operasional: meliputi perubahan pesanan, pengiriman pesanan, invoicing,
dan lain-lain
2) Komunikasi: meliputi modifikasi kesalahan, koreksi pesanan dan lain-lain
3) Kredit dan elemen pengumpulan meliputi: pemeriksaan kredit, proses
penerimaan dan lain-lain.
7. Pengemasan
Peran aktifitas ini adalah menjaga barang agar terhindar dari kerusakan
ketika disimpan maupun diangkut dan mempermudah penyimpanan serta
pemindahan barnag, sehingga biaya yang digunakan dapat diminimalisir
8. Suku cadang dan dukungan layanan
Aktivitas ini merupakan aktivitas pelayanan pasca penjualan kepada
pelanggan. Peran manajemen perbekalan adalah meyakinkan pelanggan bahwa

26. 25
Administrasi Umum
Modul Administrasi Umum dan Keuangan
PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran
komponen dan suku cadang dari produk yang telah dibelinya tersedia kapanpun
dan dimanapun pelanggan membutuhkannya.
9. Pemilihan lokasi pabrik dan gudang
Pergudangan adalah bagian integral dari semua sistem perbekalan yang
berperan penting dalam melayani konsumen dengan total biaya yang seminimal
mungkin, gudang juga merupakan jaringan primer diantara produsen dan
konsumen
10. Pengadaan (Procurement)
Aktivitas ini bertujuan untuk memberikan aliran material, persediaan, dan
pelayanan yang berkesinambungan yang dibutuhkan untuk menjalankan
organisasi, selain itu aktivitas ini juga bertujuan untuk meminimalkan investasi
persediaan dan kerugian
11. Reverse Logistics
Aktivitas ini berkaitan erat dengan penanganan barang-barang return yang
penyebabnya bisa karena kerusakan, kadaluarsa, salah pengiriman dan lainnya.
12. Transportasi
Aktivitas ini berhubungan dengan bagian dalam maupun bagian luar
departemen logistik. Pengelolaan pemindahan barang dan menentukan cara
pengiriman, menetapkan jalur secara spesifik, megikuti aturan main di berbagai
daerah, dan memahami kebutuhan pengiriman domestik maupun internasional.
13. Pergudangan dan Penyimpanan
Aktivitas ini berkenaan dengan penyimpanan produk sebelum dijual, dalam
hal ini semakin lama waktu antara produksi dan konsumsi maka semakin besar
pula tingkat dan jumlah persediaan yang dibutuhkan.
Dalam suatu perusahaan/kantor perbekalan/logistik sangat penting karena
berguna untuk:
a. Menunjang aktivitas pekerjaan kantor.
b. Memudahkan dan mempercepat rangkaian aktivitas pelaksanaan kegiatan
suatu kantor.
c. Mendapatkan hasil yang lebih optimal, baik dan memuaskan.

27. 26
Administrasi Umum
Modul Administrasi Umum dan Keuangan
PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran
d. Merupakan aset dan perlengkapan kantor. Perbekalan sangat diperlukan
dalam setiap perusahaan baik dalam sektor pemerintah maupun swasta untuk
membantu kelancaran dan keberhasilan sebuah perusahaan. Adanya
perbekalan kantor harus di seimbangkan dengan adanya Sumber Daya
Manusia yang cukup untuk dapat mengoptimalkan penggunaan perbekalan
yang tersedia.
I. Strategi Manajemen Perbekalan
Strategi manajemen perbekalan diperlukan untuk membantu mencapai
tujuan perusahaan. Dalam perencanaan strategi manajemen perbekalan diperlukan
berbagai sumber-sumber pengambilan keputusan. Suatu perspektif strategi untuk
sumber dari dalam dan luar perusahaan bertujuan supaya mampu bersaing
berdasarkkan differensiasi produk dan atau fokus. Unsur-unsur pembuatan strategi
menurut Sislian dalam (Garside dan Rahmasari 2017) terdiri dari faktor primer
(keunggulan bersaing dan fleksibilitas permintaan) dan faktor sekunder
(kapabilitas proses, batas waktu proses, dan risiko strategi)
1. Keunggulan bersaing
Faktor pertama yang perlu diperhatikan dalam permbuatan strategi adalah
kemampuan perusahaan untuk dapat unggul dalam bersaing (competitive
advantage). Secara umum keunggulan bersaing menurut Porte (1980) dapat
diperoleh dari:
a. Differensiasi yakni upaya menciptakan/membuat produkyang unik
berbeda atau lebih baik dari produk yang sudah ada sebelumnya.
b. Kepeloporan biaya yakni upaya untuk meminimalkan anggaran tetapi
tidak mengurangi nilai atau kualitas dari produk itu sendiri. Hal ini dapat
direalisasikan dengan inovasi proses, mendesain produk dengan
menarik, mengurangi biaya manufaktur
c. Respon yang cepat, ditandai dengan memiliki sifat fleksibel, reliabel,
cepat tanggap terhadap adanya perubahan-perubahan.

28. 27
Administrasi Umum
Modul Administrasi Umum dan Keuangan
PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran
2. Fleksibilitas permintaan
Faktor kedua yang perlu diperhatikan dalam membuat strategi adalah
fleksibilitas permintaan (demand flexibility) yang harus dipenuhi di setiap
kegiatan. Persyaratan yang diinginkan konsumen terehadap suatu produk akan
mengendalikan strategi operasional perusahaan. Kebutuhan fleksibilitas sangat
bergantung pada jumlah dan cakupan perubahan yang diinginkan terhadap
permintaan barang dan jasa
3. Kapasitas proses
Kapasitas proses (process capability), merupakan faktor yang sangat berkaitan
dengan sampia dimana organisasi mampu melaksanakan kegiatan-kegitan yang
diperlukan. Hal ini sangat tergantung dari tipe kegiatan, dengan kata lain
terdapat banyak cara untuk memenuhi kebutuhan tersebut. Jika kapabilitas
proses sesuai dengan strandar industri maka branch marketing dapat efektif
digunakan.
4. Kematangan proses
Faktor kematangan proses (process maturity) sangat berkaitan dengan tingkat
kinerja proses bagaimana proses ini dapat tanggap dan memenuhi penawaran
pasar. Faktor ini sangat diperlukan untuk menjadi bahan pertimbangan
terhadap proses manufaktur yang akan digunakan.
5. Risiko Strategi
Risiko strategi (strategic risk) , risiko yang dimaksud disini bukanlah risiko
terhadap kuantitas atau kualitas yang diberikan pemasok, tetapi adanya
penyebaran risiko. Penyebaran risiko adalah risiko yang diterima perusahaan
akibat adanya kebocoran informasi tentang produk dan layanannya, baik itu
yag diterima atau yang diberikan pemasok, sehingga pesaing dapat mengetahui
strategi-strategi perusahaan. Berdasarkan hal tersebut maka manajer sudah
selayaknya mengevaluasi seluruh strategi yang dijalankan.
Dalam prosesnya strategi manajemen perbekalan memiliki 3 tujuan yakni
cost reduction, capital reduction dan service improvement:

29. 28
Administrasi Umum
Modul Administrasi Umum dan Keuangan
PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran
4. Forum Diskusi
1. Cost reduction, strategi manajemen perbekalan yang dijalankan harus mampu
meminimalisir biaya pengiriman yang digunakan , misalnya dengan memilih
alat/modal transportasi, penggudangan, standar dan layanan yang
meminimalkan biaya
2. Capital reduction, strategi yang ditujukan untuk meminimalisasikan tingkat
investasi di dalam strategi logitstik. Strategi ini dapat menghasilkan biaya
variabel yang lebih tinggi daripada strategi yang membutuhkan level yang
lebih tinggi untuk investasi, tetapi pada saat pengembalian investasi diharapkan
dapat meningkat.
3. Service improvement, pelayanan harus selalu ditingkatkan. Strategi manajemen
perbekalan harus secara proaktif dilaksanakan. Pendapatan yang diperoleh
organisasi tergantung level pelayanan/jasa logistik yang diberikan. Walaupun
terjadi kenaikan pada biaya, tetapi jikat tertutupi oleh naiknya level dari
logistik pelayanan konsumen dan meningkatnya pendapatan dapat menutupi
biaya. Untuk lebih efektif maka strategi pelayanan/ jasa ini dikembangkan
berbeda dari para pesaing.
Saat ini anda bekerja di sebuah perusahaan makanan dan menjabat sebagai
kepala gudang, stok makanan yang ada, memiliki masa kadaluarsa kurang dari 1
bulan lagi. Jika memerhatikan rekor penjualan yang ada, barang tersebut tidaklah
akan terjual seluruhnya. Apa yang akan anda lakukan sebagai kepala gudang
untuk meminimalisir kerugian perusahaan !

30. 29
Administrasi Umum
Modul Administrasi Umum dan Keuangan
PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran
1. Rangkuman
Administrasi berasal dari bahasa latin: Ad= intensif dan ministrare=
melayani, membantu, memenuhi. Administrasi adalah kegiatan kerjasama antara
dua orang atau lebih untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.
Unsur-unsur administrasi ada delapan yaitu: organisasi, manajemen, komunikasi,
kepegawaian, keuangan, perbekalan, ketatausahaan dan hubungan masyarakat.
Secara umum aktivitas manajemen dalam organisasi diarahkan untuk
mencapai tujuan organisasi secara efektif dan efisien. Secara etimologis kata
manajemen berasal dari bahasa Perancis Kuno ménagement, yang berarti seni
melaksanakan dan mengatur. Dalam rangka pencapaian tujuan organisasi yang
telah ditetapkan, seorang pemimpin harus melakukan rangkaian kegiatan atau
fungsi-fungsi yang tepat, yang dimaksudkan kegiatan-kegiatan adalah fungsi-
fungsi manajemen yakni perencanaaan, pengorganisasian, penggerakan dan
pengawasan. Keempat fungsi tersebut harus dilaksanakan setepat-tepatnya
sehingga tujuan organisasi dapat dicapai tercapai. Sedangkan yang dimaksud
dengan manajemen administrasi adalah penerapan fungsi-fungsi manajemen yang
dilakukan oleh suatu organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan
sebelumnya agar kegiatan berjalan dengan efektif.
Manajemen perbekalan adalah proses dari pengelolaan secara strategis
dalam usaha pengadaan, pergerakan dan penyimpanan material, dan persediaan
akhir, melalui organisasi dan jalur pemasarannya dalam beberapa cara untuk
mendapatkan keuntungan tertentu di masa depan yang maksimal melalui
efekktivitas biaya dari pemenuhan. Adapun fungsi-fungsi dari manajemen
perbekalan adalah perencanaan, pengadaan sarana prasarana, penyimpanan sarana
prasarana dan penghapusan sarana dan prasarana kantor. Aktivitas perbekalan ada
13 macam yakni, pelayanan konsumen, peramalan permintaan, manajemen
C. PENUTUP

31. 30
Administrasi Umum
Modul Administrasi Umum dan Keuangan
PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran
persediaan, komunikasi logistik, penanganan material, proses pemesanan,
pengemasan, suku cadang dan dukungan layanan, pemilihan lokais pabrik dan
gudang, pengadaan, reverse logistics, transportasi, pergudangan dan
penyimpanan. Unsur-unsur strategi manajemen perebekalan ada dua yakni faktor
primer dan faktor sekunder.