STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

1. 1
DAFTAR ISI BAGAN ALUR
MANUAL PROSEDUR STIKES ALMA ATA YOGYAKARTA
1. Rekrutmen Sumber Daya Manusia (SDM)……………………………….
2. Penerimaan Mahasiswa Baru……………….…………………………...…
3. Penyusunan Rencana Program dan Kegiatan Pembelajaran Semester
(RPKPS)…………………………………………………………………
4. Perancangan dan Pengembangan Kurikulum………………………….…
5. Penyelenggaraan Mata Kuliah…………………………………………...
6. Penetapan Dosen Pembimbing Akademik (DPA)………………………
7. Prosedur Pelaksanaan Kuliah……………………………………………
8. Penilaian Mata Kuliah………………………………………………………
9. Pengumpulan Nilai Akhir……………………………………………….
10. Evaluasi Kinerja Dosen…………………………………………………
11. Penyusunan Karya Tulis Ilmiah (KTI)………………………………….
12. Kerjasama dengan Institusi Lahan Praktik Mahasiswa…………………
13. Pengajuan Beasiswa……………………………………………………..
14. Registrasi Ulang Mahasiswa…………………………………………….
15. Penyelenggaraan Semester Pendek………………………………………
16. Ketentuan Cuti Akademik ………………………………………………
17. Pengajuan Permohonan Aktif Kembali Dalam Kegiatan Akademik…….
18. Legalisir Ijazah dan Transkrip……………………………………………
19. Tracer Study……………………………………………………………..
1-2
3-4
5
6-7
8-9
10
11-13
14-15
16
17
18-20
21-22
23-25
26-27
28-29
30-31
32-33
34
35-36

2. 2
MANUAL PROSEDUR REKRUTMEN SUMBER DAYA MANUSIA (SDM)
PERGURUAN TINGGI ALMA ATA YOGYAKARTA
_____________________________________________________________________
Pihak-pihak yang terkait :
1. Ketua Yayasan
2. Act. Rektor Perguruan Tinggi
3. Ketua Sekolah Tinggi
4. Direktur Administrasi Umum dan PSDM
5. Ketua Program Studi
6. Staf Direktorat Administrasi Umum dan PSDM
Mekanisme dan Prosedur :
Pengertian dan Tujuan :
Rekrutmen Sumber Daya Manusia (SDM) adalah serangkaian kegiatan yang dilakukan
untuk mendapatkan untuk mendapatkan Sumber Daya Manusia (SDM) atau pegawai baru
yang sesuai dengan kualifikasi yang dibutuhkan.
Analisis Kebutuhan SDM
1. Menganalisis kebutuhan SDM, sehingga dapat
menentukan jumlah dan kualifikasi SDM yang
dibutuhkan. Masukan dari Program Studi
maupun dari bagian-bagian lain terkait dengan
jumlah dan kualifikasi SDM yang dibutuhkan
juga menjadi bagian dari proses ini.
2. Metode sosialisasi lowongan yang dapat
digunakan antara lain dengan memasang iklan
lowongan di media massa (surat kabar dan
website), atau dengan meminta bantuan pihak
intern perguruan tinggi untuk menyebarluaskan
info ke masyarakat sekitarnya. Sosialisasi
tersebut dilengkapi dengan info tentang
kualifikasi dan jumlah SDM yang diperlukan,
serta batas waktu pengiriman lamaran.
3. Surat lamaran yang masuk dicatat di dalam buku
khusus oleh staf bagian PSDM.
4. Seleksi Administrasi didasarkan pada kriteria
calon pegawai yang telah ditentukan.
Melakukan Seleksi
Administrasi
Proses masuknya lamaran,
diikuti dengan perekapan
lamaran
Menyiapkan metode
sosialisasi lowongan yang
tepat, kemudian
mengaplikasikannya
X

3. 3
Melaksanakan seleksi
Mempersiapkan tim seleksi
Menyiapkan SK Pegawai
Baru
Pengumuman hasil seleksi
Pemanggilan Calon
Pegawai yang lolos seleksi
administrasi untuk
mengikuti tes seleksi
Menyiapkan fasilitas yang
diperlukan oleh pegawai
baru
5. Calon Pegawai yang lolos seleksi administrasi
dipanggil untuk mengikuti seleksi tahap berikutnya,
berupa tes tertulis, praktek, atau wawancara.
6. Tim seleksi terdiri dari Direktur PSDM, jajaran
pimpinan Perguruan Tinggi, serta dapat melibatkan
bagian lain yang terkait
7. Penanggungjawab pelaksanaan seleksi tersebut
adalah Direktorat PSDM.
8. Hasil seleksi diumumkan melalui SMS dan juga
ditampilkan dalam website Perguruan Tinggi
9. SK Pengangkatan dibuat oleh Direktorat PSDM dan
ditetapkan oleh Ketua Yayasan
10. Fasilitas tersebut dapat berupa ruangan, meja, kursi,
komputer, dll
X

4. 4
MANUAL PROSEDUR PENERIMAAN MAHASISWA BARU
PERGURUAN TINGGI ALMA ATA YOGYAKARTA
_____________________________________________________________________
Pihak-pihak yang terkait :
1. Ketua Yayasan
2. Act. Rektor Perguruan Tinggi
3. Ketua Sekolah Tinggi
4. Ketua Program Studi
5. Panitia Penerimaan Mahasiswa Baru (PMB)
Mekanisme dan Prosedur :
1. Calon mahasiswa baru datang ke bagian pendaftaran/resepsionis, baik hanya
untuk mencari informasi atau langsung mendaftar
2. Apabila calon mahasiswa sudah mendaftar dengan membayar biaya
pendaftaran, bagian pendaftaran akan menghubungi bagian ujian tulis, bagian
tes kesehatan (dokter) dan bagian wawancara
3. Calon mahasiswa dipersilakan mengikuti tes tulis dengan system Computer
Based Test (CBT)
4. Apabila calon mahasiswa lulus tes tulis, kemudian dipersilakan mengikuti tes
kesehatan setelah membayar biaya tes kesehatan di bagian pendaftaran.
Apabila calon mahasiswa tidak lulus tes tulis, yang bersangkutan masih diberi
kesempatan untuk mencoba mengikuti tes tulis kembali dengan melakukan
pendaftaran ulang (membayar biaya pendaftaran kembali).
5. Calon mahasiswa yang lulus tes kesehatan, kemudian dipersilakan untuk
mengikuti tes wawancara. Sedangkan bagi calon mahasiswa yang tidak lulus
tes kesehatan, dinyatakan gugur.
6. Setelah calon mahasiswa mengikuti tes wawancara, bagian wawancara akan
menginformasikan hasilnya ke bagian pendaftaran (lulus/tidak lulus) untuk
kemudian diumumkan kepada calon mahasiswa / peserta tes tersebut.
7. Calon mahasiswa yang dinyatakan lulus dan diterima sebagai mahasiswa
Alma Ata, kemudian melakukan registrasi dengan cara mentransfer sejumlah
biaya yang telah ditentukan melalui rekening yang disediakan.
Pengertian dan Tujuan :
Penerimaan Mahasiswa Baru adalah serangkaian kegiatan yang dilakukan untuk
mendapatkan mahasiswa baru yang sesuai dengan kualifikasi yang telah ditetapkan.

5. 5
LULUS
LULUS TIDAK LULUS
LULU
S
TIDAK LULUS
BAGIAN PENDAFTARAN/RESEPSIONIS
- Melakukan Registrasi
BAGIAN SELEKSI UJIAN TULIS
- Ujian tulis dengan CBT
TIDAK LULUS
GUGUR
GUGUR
Menghubungi bagian ujian tulis
Menghubungi Dokter
Menghubungi Pewawancara
Ket : Calon Mahasiswa
Panitia PMB
BAGIAN PENDAFTARAN/RESEPSIONIS
- Menerima Pengumuman
BAGIAN SELEKSI UJIAN WAWANCARA
- Tes Wawancara
BAGIAN SELEKSI UJIAN KESEHATAN
- Tes Kesehatan
BAGIAN PENDAFTARAN/RESEPSIONIS
- Bayar Tes Kesehatan
BAGIAN PENDAFTARAN/RESEPSIONIS
- Mencari Informasi
- Mendaftar
CALON MAHASISWA BARU
PROSEDUR PENERIMAAN MAHASISWA BARU

6. 6
MANUAL PROSEDUR PENYUSUNAN RENCANA PROGRAM DAN
KEGIATAN PEMBELAJARAN SEMESTER (RPKPS)
PERGURUAN TINGGI ALMA ATA YOGYAKARTA
____________________________________________________________________
Pihak-pihak yang terkait:
1. Ketua Program Studi
2. Koordinator mata kuliah
3. Bag. Pengajaran dan Akademik
Mekanisme dan prosedur:
Penjelasan oleh Ketua Prodi
tentang prosedur dan tata cara
pelaksanaan kegiatan
akademik
Diskusi koordinator mata
kuliah dengan pengelola Prodi
dan timnya
Evaluasi pelaksanaan di akhir
semester
1. Minimal 2 minggu sebelum dimulai kegiatan
akademik di satu semester, Ketua Program Studi
mengundang semua dosen pengampu mata kuliah
di semester tersebut untuk memberikan penjelasan
tentang prosedur dan tata cara pelaksanaan
kegiatan akademik.
2. Segera setelah pertemuan dengan semua dosen
pengampu, setiap koordinator mata kuliah
diundang satu per satu untuk mendiskusikan lebih
detail silabus mata kuliah dengan pengelola Prodi
dan timnya.
3. Koordinator dan tim mata kuliah merumuskan hasil
diskusi dan menyampaikan silabus dan yang
disepakati ke bagian administrasi akademik untuk
selanjutnya dibuatkan jadwal kuliah atau
praktikum.
4. Pada akhir semester dilakukan evaluasi terhadap
pelaksanaannya.
Pembuatan jadwal kuliah atau
praktikum
Mulai
Selesai
Bag. Pengajaran dan
Akademik
Pengertian dan tujuan
Manual prosedur ini dibuat untuk menjelaskan tentang proses penyusunan Rencana Program dan
Kegiatan Pembelajaran Semester (RPKPS)

7. 7
MANUAL PROSEDUR PERANCANGAN DAN PENGEMBANGAN
KURIKULUM
PERGURUAN TINGGI ALMA ATA YOGYAKARTA
____________________________________________________________________
Pihak-pihak yang terkait:
1. Ketua STIKES
2. Dir. Administrasi Akademik & Kemahasiswaan
3. Dir. Administrasi Umum & PSDM
4. Dir. Keuangan
5. Ketua Prodi
6. Sekretaris Prodi
7. Ketua Laboratorium
8. Dosen
9. Tim Kurikulum STIKES
10.Tim Kurikulum Prodi
Mekanisme dan prosedur:
1. Ketua Prodi, Sekretaris Prodi, Kepala Laboratorium, dan Tim Kurikulum
Jurusan menyusun rancangan Kurikulum yang diberlakukan pada periode
mendatang dengan memperhatikan masukan-masukan yang diperoleh dari
rapat internal dan atau semiloka/ workshop yang telah diselenggarakan.
2. Tim Kurikulum mengajukan rancangan kurikulum tersebut kepada Ketua
STIKES untuk dibahas dalam Rapat Senat Perguruan Tinggi.
3. Ketua STIKES menyelenggarakan Rapat Senat untuk membahas
rancangan kurikulum yang disusun oleh Tim Kurikulum guna memperoleh
pengesahan.
Apabila:
a. Senat menyetujui rancangan kurikulum yang disusun oleh Tim
Kurikulum, Ketua STIKES selaku Ketua senat memberikan
pengesahan rancangan kurikulumyang akan diberlakukan pada periode
mendatang
b. Senat berpendapat perlu adanya revisi, Tim Kurikulum menyusun
Revisi Rancangan Kurikulum sesuai dengan aturan Senat
c. Tim Kurikulum menyampaikan hasil revisi rancangan kurikulum serta
membahas dengan Ketua STIKES dan Dir. Administrasi Akademik &
Pengertian dan tujuan:
Menjamin terlaksananya perancangan dan pengembangan kurikulum serta evaluasi di
lingkungan Program Studi Kebidanan yang relevan dengan kebutuhan pengguna

8. 8
Kemahasiswaan sampai taraf pengesahan oleh Ketua STIKES selaku
Ketua Senat perguruan Tinggi menjadi Kurikulum.
d. Tim Kurikulum menyerahkan Kurikulum asli yang telah disahkan oleh
Ketua STIKES berikut tanggal berlakunya selaku Ketua Senat kepada
Dir. Administrasi Akademik & Kemahasiswaan untuk
didokumentasikan dan selanjutnya digandakan.
e. Kepala bagian Administrasi Akademik mendistribusikan Kurikulum
kepada prodi dan transformasi pemberlakuan kurikulum dengan Surat
Pengesahan STIKES untuk periode /tahun akademik baru
f. Prodi menentukan aturan peralihan berlakunya Kurikulum baru serta
memberikan pengumuman kepada seluruh dosen dan mahasiswa
sebelum masa penyusunan KRS.

9. 9
MANUAL PROSEDUR PENYELENGGARAAN MATA KULIAH
PERGURUAN TINGGI ALMA ATA YOGYAKARTA
_____________________________________________________________________
RUANG LINGKUP
Prosedur ini mencakup proses penjadwalan kuliah, perencanaan kuliah, proses
pembelajaran dan evaluasi hasil pembelajaran. Prosedur ini akan efektif jika disertai
partisipasi aktif dari mahasiswa, dosen Program Studi Kebidanan STIKES Alma Ata
Yogyakarta yang didukung dengan teknologi informasi.
PIHAK-PIHAK YANG TERKAIT
KS : Ketua STIKES
KP : Ketua Jurusan
TKS : Tim Koordinasi Semester
BA : Bagian Akademik
DS : Dosen
MHS : Mahasiswa
TANGGUNG JAWAB
KP,TKS,DS,BA dan MHS bertanggung jawab agar prosedur ini dapat diikuti
secara benar, dengan tanggungjawab pokok seperti berikut:
TKS : bertanggungjawab terlaksananya prosedur ini setiap semester.
KP : bertanggungjawab membagi tugas mengajar.
DS : bertanggungjawab atas terselenggaranya proses pembelajaran matakuliah
yang diampu.
BA : bertanggungjawab atas jadwal kuliah dan jadwal ujian.
MHS : bertanggungjawab mengikuti kuliah dan ujian.
PROSES TERPERINCI
Proses terperinci hanya disajikan untuk pelaksanaan kuliah yang sifatnya terjadwal.
Evaluasi pelaksanaan kuliah yang dilakukan oleh TKS dapat diatur tersendiri di sela-
sela pelaksanaan kuliah. Evaluasi pelaksanaan kuliah dilakukan minimal satu kali
pada akhir pembelajaran.
TUJUAN
Prosedur ini menjelaskan tentang penyelenggaraan kuliah. Dengan prosedur ini
diharapkan penyelenggaraan kuliah dapat berjalan dengan baik dan lancar.

10. 10

11. 11
MANUAL PROSEDUR PENETAPAN
DOSEN PEMBIMBING AKADEMIK (DPA)
PERGURUAN TINGGI ALMA ATA YOGYAKARTA
_____________________________________________________________________
Pihak-pihak yang terkait:
1. Akademik Prodi
2. Dosen Pembimbing Akademik (DPA)
3. Bag. Pengajaran dan Akademik
4. Mahasiswa
Mekanisme dan prosedur:
Mulai
1. Akademik Prodi mengelompokkan mahasiswa
untuk menetapkan jumlah DPA
2. Akademik Prodi memilih dan menentukan jumlah
DPA
3. Akademik Prodi mengirimkan surat
pemberitahuan penunjukan DPA ke yang
bersangkutan
4. Ketua STIKES membuat Surat Keputusan (SK)
penetapan DPA
5. Bagian Pengajaran dan Akademik mengumumkan
daftar DPA pada mahasiswa
Mengelompokkan
mahasiswa
Memilih dan
menetapkan DPA
Pemberitahuan ke
ybs
Penerbitan SK DPA
Pengumuman
kepada mahasiswa
Selesai
Pengertian dan tujuan
Manual prosedur ini dibuat untuk menjelaskan tentang proses penetapan Dosen
Pembimbing Akademik (DPA)

12. 12
MANUAL PROSEDUR PELAKSANAAN KULIAH
PERGURUAN TINGGI ALMA ATA YOGYAKARTA
_____________________________________________________________________
Pihak-Pihak yang Terkait
1. Bag. Pengajaran dan Akademik
2. Dosen pengampu mata kuliah
3. Mahasiswa yangbersangkutan
Mekanisme dan Prosedur
Prosedur pelaksanaan kuliah di dalam kelas
Mulai
Persiapan oleh
mahasiswa, petugas dan
dosen
1. Mahasiswa: mempersiapkan materi kuliah dengan
membaca sumber pustaka
Petugas : mempersiapkan bahan dan sarana kuliah
meliputi daftar hadir dosen dan mahasiswa,
ruangan beserta perlengkapan kuliah
seperti OHP, komputer, LCD, papan tulis
dan alat tulis
Dosen : mempersiapkan materi kuliah seperti yang
telah diserahkan sebelumnya (handout dan
materi kuliah berupa file diserahkan 1
minggu sebelumnya kepada petugas di
Bag. Pengajaran dan Akademik. Bila
berhalangan hadir memberitahukan kepada
Bag. Pengajaran dan Akademik selambat-
lambatnya 2 hari sebelum pelaksanaan
kuliahX
Pengertian dan Tujuan
Manual prosedur ini akan menjelaskan tentang langkah-langkah pelaksanaan
perkuliahan di dalam kelas

13. 13
Kegiatan sebelum
pelaksanaan kuliah
Menyelesaikan kuliah
2. Petugas akademik melaksanakan kegiatan seperti
mengisi daftar hadir sebelum kuliah sesuai jadwal
yang berlaku
3. Dosen memberikan kuliah dengan cara interaktif
4. Dosen mengakhiri kuliah
Selesai
Pelaksanaan kuliah
X

14. 14
Prosedur Pelaksanaan Belajar Mandiri
Mulai
Identifikasi topik untuk
belajar mandiri
Persiapan belajar mandiri
Presentasi hasil belajar
mandiri
1. Mahasiswa menentukan topic untuk belajar
mandiri bersama teman kelompoknya pada
waktu tutorial atau secara mandiri berdasarkan
keperluan masing-masing
2. Mahasiswa mempersiapkan diri untuk mencari
sumber belajar yang diperlukan misalnya koleksi
buku perpustakaan
3. mahasiswa melaksanakan belajar mandiri dengan
mneggunakan sumber belajar yang telah
direncanakan
4. mahasiswa mendokumentasikan hasil belajar
mandiri dengan cara yang efektif dan efisien,
misalnya dengan memamfaatkan teknologi
computer dan audiovisual
5. Mahasiswa mempresntasikan hasil belajar
mandiri pada saat tutorial atau pada kesempatan
yang telah direncanakan
Selesai
Dokumentasi hasil belajar
mandiri
Pelaksanaan belajar
mandiri

15. 15
MANUAL PROSEDUR PENILAIAN
PERGURUAN TINGGI ALMA ATA YOGYAKARTA
_____________________________________________________________________
RUANG LINGKUP
Prosedur ini mencakup proses penilaian akhir mulai dari penerimaan
berkas ujian sampai pengumuman nilai dan pencetakan KHS (Kartu Hasil
Studi) untuk matakuliah yang diselenggarakan di Program Studi D III Ilmu
Kebidanan STIKES Alma Ata Yogyakarta.
PIHAK-PIHAK YANG TERKAIT
KP : Ketua Prodi
SP : Sekretaris Prodi
BA : Bagian Akademik
TANGGUNG JAWAB
Ketua dan Sekretaris Prodi bertanggung jawab agar prosedur ini dapat
diikuti secara benar.
TUJUAN
Prosedur ini menjelaskan tentang proses penilaian suatu mata kuliah.

16. 16
6. DIAGRAM ALIR
Mulai
Penerimaan berkas ujian oleh
dosen pengampu mata kuliah
dari panitia ujian
Pengolahan nilai
Penyerahan nilai ke bagian
akademik
Pengumuman nilai
Cek KHS
Enter data ke
komputer
Selesai

17. 17
MANUAL PROSEDUR PENGUMPULAN NILAI AKHIR
PERGURUAN TINGGI ALMA ATA YOGYAKARTA
_____________________________________________________________________
Pihak-pihak yang terkait:
1. Akademik Prodi
2. Dosen Pembimbing Akademik (DPA)
3. Bag. Pengajaran dan Akademik
4. Mahasiswa
Mekanisme dan prosedur:
Mulai
1. Nilai hasil ujian akhir semester (UAS) dari dosen
pengampu mata kuliah diserahkan ke Bag.
Pengajaran dan Akademik
2. Nilai UAS yang sudah jadi dibahas dan diputuskan
bersama dalam rapat yudisium
3. Nilai akhir hasil yudisium dimasukkan ke dalam
SIA oleh petugas Pengajaran dan Akademik
4. Bag. Pengajaran dan Akademik mencetak KHS/
transkrip
Penyerahan nilai
dari dosen
pengampu mata
kuliah ke Bag.
Pengajaran dan
Akademik
Memasukkan nilai
ke dalam Sistem
Informasi Akademik
(SIA)
Yudisium
KHS/ transkrip
Selesai
Pengertian dan tujuan
Manual prosedur ini dibuat untuk menjelaskan tentang proses pengumpulan nilai
akhir

18. 18
MANUAL PROSEDUR EVALUASI KINERJA DOSEN
PERGURUAN TINGGI ALMA ATA YOGYAKARTA
_____________________________________________________________________
Pihak-pihak yang terkait:
1. Kaprodi
2. Sekretaris Prodi
3. Koordinator Akademik Prodi
Mekanisme dan prosedur:
1. Pelaksanaan Evaluasi Kinerja Dosen meliputi beberapa bagian yaitu:
a. Penilaian mahasiswa pada proses belajar mengajar di kelas untuk
menganalisis kompetensi andragogik, kompetensi kepribadian dan
kompetensi sosial.
b. Penilaian dosen lain (peer group) untuk menganalisis kompetensi
profesional, kompetensi kepribadian dan kompetensi sosial
2. Untuk penilaian mahasiswa pada proses belajar mengajar di dalam kelas, evaluasi
dilakukan dengan menyebarkan Kuesioner Evaluasi Kinerja Dosen sekali setiap
semester. Penyebaran kuesioner dilakukan oleh Urusan Administrasi Akademik
pada saat akhir perkuliahan seperti pada waktu ujian akhir semester (UAS)
3. Untuk penilaian dosen lain (peer group), evaluasi dilakukan dengan menyebarkan
Kuesioner Evaluasi Kinerja Dosen
4. Evaluasi kinerja dosen diolah dan dikeluarkan oleh Tim Evaluasi Kinerja Dosen
yang dibentuk oleh Ketua Prodi berdasarkan Surat Tugas Ketua Prodi
5. Penilaian kinerja dosen, dinyatakan dalam 4 skor: kurang (1), cukup (2), baik (3),
baik sekali (4).
6. Hasil analisis evaluasi kinerja dosen dilaporkan kepada Ketua Prodi untuk
disampaikan kepada semua dosen. Tindak lanjut terhadap evaluasi kinerja dosen
dilakukan oleh Ketua Prodi.
Pengertian dan tujuan
Evaluasi Kinerja Dosen adalah kegiatan yang mengkaji kinerja dosen selama
melaksanakan proses belajar mengajar. Manual prosedur ini bertujuan menjamin
terselenggaranya kegiatan Evaluasi Kinerja Dosen dalam proses belajar mengajar
di Prodi Kebidanan.

19. 19
MANUAL PROSEDUR PENYUSUNAN
KARYA TULIS ILMIAH (KTI)
PERGURUAN TINGGI ALMA ATA YOGYAKARTA
_____________________________________________________________________
Pihak-pihak yang terkait:
1. Dosen Pembimbing KTI
2. Bag. Keuangan
3. Bag. Pengajaran dan Akademik
4. Mahasiswa
Pengertian dan tujuan
Manual prosedur ini dibuat untuk menjelaskan tentang proses penyusunan Karya
Tulis Ilmiah (KTI)

20. 20
Mekanisme dan prosedur:
Pertemuan Dosen
Pembimbing KTI
Pembagian Pembimbing
KTI
Pemilihan Area of Interest
Pembuatan SK Dosen
Pembimbing KTI
Pengarahan Penulisan
KTI pada Mahasiswa
Proses Penyusunan
proposal KTI
Mulai
X

21. 21
Penyelesaian Administrasi
KTI
Ujian Proposal KTI
Proses Revisi dan
Pengumpulan Proposal
Proses Penelitian
Pengumpulan hasil
Penelitian (KTI)
Selesai
X
Ujian Hasil Penelitian
(KTI)
Tidak
Lulus
Lulus

22. 22
MANUAL PROSEDUR
KERJASAMA DENGAN INSTITUSI LAHAN PRAKTIK MAHASISWA
PERGURUAN TINGGI ALMA ATA YOGYAKARTA
_____________________________________________________________________
Pihak-pihak yang terkait :
1. Act. Rektor Perguruan Tinggi
2. Ketua Sekolah Tinggi
3. Direktur Administrasi Umum dan PSDM
4. Ketua Program Studi
5. Staf Divisi Kerjasama, Direktorat Administrasi Umum dan PSDM
Mekanisme dan Prosedur :
1. Ada permintaan dari Program Studi
untuk menyediakan lahan praktik
bagi mahasiswa.
2. Konfirmasi ke lahan praktik yang
bersangkutan perihal kesediaannya
untuk mengadakan kerjasama (
MoU).
3. Apabila lahan praktik bersedia
untuk melakukan kerjasama,
selanjutnya dibuatkan draft
perjanjian kerjasama untuk
selanjutnya diajukan ke lahan
praktik.
4. Mengadakan kesepakatan /
negoisasi tentang isi dari draft
Perjanjian Kerjasama (MoU).
5. Kedua belah pihak menandatangani
surat perjanjian kerjasa (MoU)
yang telah disepakati bersama.
Permintaan lahan praktik dari
Program Studi
Konfirmasi ke lahan praktik
Pengajuan draft MoU
ke lahan praktik
Kesepakatan / Negosiasi
Penandatanganan MoU oleh
kedua belah pihak
Pengertian dan Tujuan :
Prosedur ini menjelaskan tentang pembentukan kerjasama antara Perguruan Tinggi
Alma Ata dengan institusi lahan praktik yang akan digunakan oleh mahasiswa Alma
Ata.

23. 23
6. Implementasi surat perjanjian
kerjasama yakni berupa pelaksanan
praktik oleh mahasiswa.
7. Evaluasi dilakukan untuk
menentukan keberlanjutan
perjanjian kerjasama antara Alma
Ata dengan institusi lahan
Praktik.
8. Apakah perjanjian kerjasama
(MoU) akan diperpanjang ?
Apabila Ya, perjanjian kerjasama
(MoU) akan diperpanjang sesuai
dengan kesepakatan, dan apabila
tidak perjanjian kerjasama (MoU)
tidak akan diperpanjang lagi.
Implementasi Surat Perjanjian
Kerjasama (MoU)
Evaluasi
Apakah Kerjasama (MoU)
akan diperpanjang ?
Tidak Ya
Penghentian
kerjasama
MoU
diperpanjang
Selesai

24. 24
MANUAL PROSEDUR PENGAJUAN BEASISWA
PERGURUAN TINGGI ALMA ATA YOGYAKARTA
_____________________________________________________________________
Pihak-Pihak yang Terkait
1. Ketua STIKES/ STIA
2. Direktur Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan
3. Bag, Pengajaran dan Akademik
4. Orang tua/ wali mahasiswa
5. Mahasiswa yangbersangkutan
Mekanisme dan Prosedur
A. Beasiswa dari instansi dalam (yayasan)
Syarat dan ketentuan :
1. Mahasiswa mempunyai IPK ≥ 3,75
2. Beasiswa diberikan selama 1 semester sebesar Rp. 100.000,-/bulan
3. Pemberian beasiswa akan dihentikan jika :
- mahasiswa tersebut lulus
- pada semester berikutnya mempunyai IPK < 3,75
Prosedur pengajuan beasiswa instansi dalam :
Mulai
Seleksi/ pengkajian oleh
Bag. Kemahasiswaan
1. Penetapan penerima beasiswa yayasan
dilakukan melalui pengkajian data mahasiswa
yang mempunyai IPK ≥ 3,75
X
Pengertian dan Tujuan
Manual prosedur ini akan menjelaskan tentang syarat dan prosedur bagi
mahasiswa yang ingin mengajukan beasiswa dari instansi dalam dan instansi luar.

25. 25
Mengajukan permohonan
tertulis disertai
kelengkapan administratif
Penetapan dan
pengumuman penerima
beasiswa
2. Mahasiswa yang terseleksi untuk mendapatkan
beasiswa dari yayasan mengajukan surat
permohonan dengan mengisi formulir yang
disediakan, dilampiri : fotokopi KTM, daftar
gaji/ penghasilan orangtua, fotokopi Kartu
Keluarga, foto ukuran 3 x 4 1 lembar dan
fotokopi transkrip nilai
3. Penetapan dilakukan oleh Ketua Yayasan
melalui SK Beasiswa Yayasan.
4. Direktorat Administrasi Akademik dan
Kemahasiswaan mengumumkan dan
menyerahkan surat pemberitahuan beasiswa
kepada mahasiswa yang bersangkutan
5. Mahasiswa mengambil beasiswa di Direktorat
Administrasi Akademik
X
Penetapan dan
pengumuman penerima
beasiswa
Pengambilan dana
beasiswa
Selesai

26. 26
B. Beasiswa dari instansi luar
Prosedur pengajuan beasiswa instansi luar :
Mulai
Pengumuman beasiswa
kepada seluruh mahasiswa
Mengajukan permohonan
tertulis disertai
kelengkapan administratif
Verifikasi permohonan
Selesai
1. Pengumuman mengenai tawaran beasiswa dari
Kopertis V atau instansi lain. Diumumkan
melalui Bag. Pengajaran dan Akademik
2. Mahasiswa mengajukan surat permohonan
dengan mengisi formulir yang disediakan,
dilampiri : formulir yang disediakan, dilampiri
: fotokopi KTM, daftar gaji/ penghasilan
orangtua, fotokopi Kartu Keluarga, surat
keterangan tidak mampu (bagi yang tidak
mampu) dan fotokopi transkrip nilai
3. Verifikasi berkas permohonan beasiswa
dilakukan oleh Direktorat Administrasi
Akademik dan Kemahasiswaan
4. Direktorat Administrasi Akademik dan
Kemahasiswaan meneruskan surat permohonan
yang telah ditandatangani oleh Ketua STIKES
kepada instansi pemberi beasiswa untuk
diproses lebih lanjut
5. Pengumuman hasil seleksi beasiswa
diumumkan kepada mahasiswa
Persetujuan oleh Ketua
STIKES cq. Dir.
Administrasi Akademik &
Kemahasiswaan
Pengajuan ke instansi
pemberi beasiswa
Proses seleksi oleh
instansi pemberi beasiswa
Pengumuman hasil seleksi

27. 27
MANUAL PROSEDUR REGISTRASI ULANG MAHASISWA
PERGURUAN TINGGI ALMA ATA YOGYAKARTA
_____________________________________________________________________
Pihak-pihak yang Terkait
1. Dosen Pembimbing Akademik
2. Bag. Pengajaran dan Akademik
3. Bag. Keuangan
4. Mahasiswa
Pengertian dan Tujuan
Registrasi Ulang adalah proses pendaftaran kembali mahasiswa yang akan aktif
pada setiap awal pergantian semester. Setiap mahasiswa wajib melakukan
Registrasi Ulang sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku untuk
memenuhi persyaratan akademik dan administrasi keuangan.
Manual prosedur ini dibuat dengan tujuan untuk menerangkan proses registrasi
ulang mahasiswa Perguruan Tinggi Alma Ata.

28. 28
Mekanisme dan Prosedur
Mulai
Registrasi di Bag.
Akademik
Pembayaran SPP di
bank yang telah
ditunjuk oleh kampus
Alma Ata
Pengumuman periode
registrasi
Dosen Pembimbing
Akademik
Mengisi KRS on-line
di anjungan
Mengikuti kegiatan
akademik
Selesai
1. Pengumuman Direktorat Administrasi Akademik
dan Kemahasiswaan mengenai periode
pendaftaran ulang mahasiswa, termasuk
pembayaran SPP
2. Mahasiswa membayar SPP di bank yang telah
ditunjuk Alma Ata sesuai jadwal yang telah
ditentukan
• Bagi mahasiswa STIKES, pembayaran
melalui BANK BNI
• Bagi mahasiswa STIA, pembayaran melalui
BANK MANDIRI
3. Fotokopi bukti pembayaran diserahkan ke Bag.
Pengajaran & Akademik untuk mendapatkan
Kartu Hasil Studi (KHS) dan form KRS
4. Mahsiswa melakukan bimbingan denga dosen
PA untuk menentukan mata kuliah yang akan
diambil
5. Mahasiswa mengisi KRS on-line di ajungan
yang sudah disediakan.
Mahasiswa ke Bag. Pengajaran & Akademik
untuk meminta print-out KRS :
• 1 untuk PA yg bersangkutan,
• 1 untuk bag. Pengajaran dan Akademik,
• 1 untuk mahasiswa

29. 29
MANUAL PROSEDUR PENYELENGGARAAN SEMESTER PENDEK
PERGURUAN TINGGI ALMA ATA YOGYAKARTA
_____________________________________________________________________
Pihak-pihak yang Terkait
1. Dosen Pembimbing Akademik
2. Bag. Pengajaran dan Akademik
3. Bag. Keuangan
4. Mahasiswa
Mekanisme dan Prosedur
Alur penyelenggaraan Semester Pendek untuk pihak institusi :
1. Bag. Pengajaran dan Akademik menentukan mata kuliah yang akan
diselenggarakan pada SP berdasarkan pemenuhan kuota mahasiswa per kelas
(minimal 10 mahasiswa/kelas untuk PSIK, dan 20 mahasiswa/kelas untuk
PSIB)
2. Bag. Pengajaran dan Akademik menginformasikan ke Prodi
3. Prodi mengadakan rapat silabus
4. Perkuliahan SP dimulai
Pengertian dan Tujuan
Semester pendek diselenggarakan selama liburan semester genap dengan tujuan
memperbaiki nilai semester ganjil maupun genap dengan syarat mahasiswa telah
menempuh mata kuliah yang akan diambil secara penuh.
Manual prosedur ini dibuat dengan tujuan untuk memberikan penjelasan tentang
pelaksanaan Semester Pendek dan syarat-syarat yang harus dipenuhi untuk dapat
mengikuti Semester pendek tersebut.

30. 30
Prosedur Penyelenggaraan Semester Pendek
Mulai
1. Mahasiswa mengambil formulir SP ke Bag,
Pengajaran dan Akademik dan mengisi mata
kuliah yang ingin diikuti
2. Formulir dikumpulkan lagi ke Bag, Pengajaran dan
Akademik
3. Bag. Pengajaran dan Akademik menentukan dan
mengumumkan mata kuliah yang akan
diselenggarakan pada SP berdasarkan pemenuhan
kuota mahasiswa per kelas (minimal 10
mahasiswa/kelas untuk PSIK, dan 20
mahasiswa/kelas untuk PSIB)
4. Mahasiswa melengakpi persyaratan administrasi
keuangan ke bank sesuai dengan jumlah SKS yang
diambil
5. Mahasiswa mengisi KRS
6. Mahasiswa melakukan bimbingan ke Dosen PA
7. Mahasiswa melaksanakan KRS on-line di
anjungan
8. Bag. Pengajaran dan Akademik merekap data
mahasiswa
9. Perkuliahan SP dimulai
Pengumuman mata
kuliah yang akan
diselenggarakan
Verifikasi mata
kuliah yang akan
diselenggarakan
oleh Bag.
Pengajaran &
Akademik
Pendaftaran
Pembayaran
administrasi
Pengambilan form
KRS
Dosen Pembimbing
Akademik
KRS on-line
Perkuliahan dimulai
Selesai

31. 31
MANUAL PROSEDUR KETENTUAN CUTI AKADEMIK
PERGURUAN TINGGI ALMA ATA YOGYAKARTA
_____________________________________________________________________
Pihak-pihak yang Terkait
1. Ketua STIKES/ STIA
2. Bag. Keuangan
3. Direktorat Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan
4. Kaprodi
5. Dosen Pembimbing Akademik
6. Orang Tua/ Wali Mahasiswa
7. Mahasiswa yang bersangkutan
Mekanisme dan Prosedur
Mahasiswa yang berhak mengajukan cuti akademik adalah dengan ketentuan-
ketentuan sebagai berikut :
1. Telah aktif menempuh minimal dua semester dengan jumlah SKS tidak kurang
dari 35 SKS dengan IPK tidak kurang dari 2,00
2. Cuti akademik diberikan maksimal 4 semester (selama menempuh pendidikan)
dengan catatan tidak dapat diambil lebih dari dua semester berturut-turut.
3. Mahasiswa yang mengambil cuti akademik dibebaskan dari uang SPP dan
apabila mahasiswa bersangkutan aktif kembali wajib membayar uang
administrasi dan dapat mengambil sks sesuai dengan KHS (Kartu Hasil Studi)
terakhir.
4. Mahasiswa yang cuti tanpa ijin dikenakan uang SPP tetap selama non aktif
yang harus dibayar pada saat akan aktif kembali
5. Mahasiswa yang jumlah masa studinya melebihi ketentuan tidak berhak
mengajukan cuti Akademik
6. Masa cuti akademik tidak diperhitungkan sebagai masa studi.
7. Selama cuti akademik seluruh nilai mahasiswa yang bersangkutan tetap
berlaku
8. Mahasiswa yang cuti akademik tidak berhak mengikuti kegiatan belajar
mengajar dan dilarang menggunakan fasilatas kampus STIKES Alma Ata
Pengertian dan Tujuan
Mahasiswa cuti akademik adalah mahasiswa yang tidak terdaftar pada semester
tertentu atas ijin Ketua STIKES/ STIA dengan ketentuan-ketentuan tertentu.
Dengan prosedur ini, diharapkan dapat memberikan penjelasan tentang syarat-
syarat dan prosedur pengajuan cuti akademik yang benar.

32. 32
Prosedur pengajuan cuti akademik adalah sebagai berikut :
1. Mahasiswa mengambil formulir permohonan cuti yang
disediakan bag. Pengajaran dan Akademik
Formulir diisi dengan mengetahui Dosen Pembimbing
Akademik dan Kaprodi, dilampiri:
a. pas photo 3 x 4 (2 lembar)
b. surat permohonan cuti yang ditujukan kepada
Ketua STIKES/ STIA dengan alasan yang kuat.
Surat permohonan cuti ditandatangani oleh
pemohon dengan mengetahui Orang Tua/ Wali
Mahasiswa
2. Ketua STIKES/ STIA melalui Direktorat Administrasi
Akademik dan Kemahasiswaan mengkaji permohonan
cuti disesuaikan dengan ketentuan-ketentuan yang
berlaku.
3. Direktorat Administrasi Akademik dan
Kemahasiswaan memberikan disposisi keputusan cuti
akademik ke Bag. Pengajaran dan Akademik untuk
diproses surat cutinya
4. Bag. Pengajaran dan Akademik memberikan salinan
surat ijin cuti kepada
• Mahasiswa yang bersangkutan : 1 (satu) lembar
• Dosen Pembimbing Akademik : 1 (satu) lembar
• Ketua Program Studi : 1 (satu) lembar
• Bag. Pengajaran dan Akademik: 1 (satu) lembar
(untuk arsip)
Mulai
Mengajukan permohonan
cuti akademik
Mengkaji permohonan
cuti
Disposisi
Proses penerbitan surat
ijin cuti
Pemberian surat ijin cuti
Selesai

33. 33
MANUAL PROSEDUR PENGAJUAN PERMOHONAN AKTIF KEMBALI
DALAM KEGIATAN AKADEMIK
PERGURUAN TINGGI ALMA ATA YOGYAKARTA
_____________________________________________________________________
Pihak-Pihak yang Terkait
4. Ketua STIKES/ STIA
5. Direktur Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan
6. Ketua Program Studi
7. Dosen Pembimbing Akademik
8. Bag, Pengajaran dan Akademik
9. Orang tua/ wali mahasiswa
10. Mahasiswa yangbersangkutan
Mekanisme dan Prosedur
Ketentuan / Syarat Pengajuan Aktif Kuliah Kembali
1. Mahasiswa yang aktif kembali mempunyai Surat Keterangan Cuti Akademik
atau Surat Keterangan Non-Aktif Semester sebelumnya, jika mahasiswa tidak
mempunyai Surat Keterangan yang dimaksud maka wajib melapor terlebih
dulu ke Bag. Pengajaran dan Akademik untuk mengurus Surat Keterangan
tersebut.
2. Membayar uang kuliah semester yang akan berlangsung/diikuti.
3. Pengurusan Aktif kembali tidak dapat diwakilkan.
Pengertian dan Tujuan
Manual prosedur ini akan menjelaskan tentang syarat dan prosedur bagi
mahasiswa yang akan aktif kembali setelah mengambil cuti akademik maupun
setelah non-aktif.

34. 34
Prosedur Pengajuan Aktif Kuliah Kembali
Mulai
Mengajukan permohonan
aktif kembali
Ketua STIKES/ STIA
Disposisi
Verifikasi oleh Bag.
Pengajaran dan Akademik
Penerbitan surat aktif
kembali
Selesai
1. Mengisi formulir permohonan aktif kembali
dengan mengetahui Dosen Pembimbing
Akademik, melampirkan :
a. Surat permohonan
aktif kembali ditujukan kepada ketua
STIKES/STIA dengan mengetahui
orang tua / wali
b. Surat ijin cuti akademik atau non-aktif
sebelumnya
2. Ketua STIKES/ STIA melalui Direktorat
Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan
mengkaji permohonan aktif kembali dan
memberikan disposisi ke Bag. Pengajaran
dan Akademik untuk diproses lebih lanjut
3. Bag. Pengajaran dan Akademik membuat
surat aktif kembali setelah melakukan
verifikasi
4. Mahasiswa dapat aktif kembali

35. 35
MANUAL PROSEDUR LEGALISIR IJAZAH DAN TRANSKRIP
PERGURUAN TINGGI ALMA ATA YOGYAKARTA
_____________________________________________________________________
Pihak-Pihak yang Terkait
1. Bag. Pengajaran dan Akademik
2. Bag. Keuangan
3. Ketua STIKES/ STIA
4. Pemohon (alumni/ wakilnya)
Mekanisme dan Prosedur
Mulai
Permohonan legalisasi
Pembayaran biaya
administrasi
Proses penyiapan
dokumen
Legalisasi oleh ketua
STIKES/ STIA
Penyerahan dokumen
legalisasi
Selesai
1. Pemohon mengisi form pemesanan legalisir dan
membayar biaya administrasi sejumlah yang
telah ditentukan di Bag. Keuangan (teller)
2. Pemohon menyerahkan bukti pembayaran ke
Bag. Pengajaran & Akademik untuk diproses
proses legalisasi
3. Waktu pemrosesan legalisasi ijazah dan atau
transkrip paling lama 3 hari kerja
4. Bag. Pengajaran dan Akademik menyerahkan
dokumen kepada pemohon
Bag. Pengajaran &
Akademik
Pengertian dan Tujuan
Manual prosedur ini dibuat untuk menjlaskan proses permintaan legalisir ijazah
dan transkrip

36. 36
MANUAL PROSEDUR TRACER STUDY
PERGURUAN TINGGI ALMA ATA YOGYAKARTA
_____________________________________________________________________
Pihak-Pihak yang Terkait
1. Direktorat Administrasi Umum dan Pengembangan SDM
2. Tim Career Development Centre (CDC)
3. Bag, Pengajaran dan Akademik
4. Instansti tempat alumni bekerja
5. Mahasiswa yang bersangkutan
Mekanisme dan Prosedur
Mulai
Identifikasi tempat kerja
alumni
Mengirimkan form
evaluasi kinerja alumni
Mengisi form evaluasi
kinerja alumni
Mengembalikan form
evaluasi kinerja alumni
1. Bag. Pengajaran dan Akademik membuat
data alumni yang selalu diperbarui.
2. Direktorat Administrasi Umum dan
Pengembangan SDM cq. Career
Development Centre (CDC) mengirimkan
form evaluasi kinerja alumni kepada :
alumni, atasan tempat kerja, teman sejawat
di tempat kerja, organisasi profesi
setempat. Evaluasi mencakup aspek
kognitif sesuai kompetensi, psikomotor dan
perilaku. Form evaluasi disertai perangko
balasan untuk pengiriman kembali atau
dengan fasilitas bebas biaya pengiriman
atau dengan menggunakan internet
X
Pengertian dan Tujuan
Manual prosedur ini akan menjelaskan tentang pelaksanaan tracer study termasuk
di dalamnya dalam mengevaluasi kinerja alumni sehingga diperoleh hasil yang
optimal

37. 37
3. Tim CDC melakukan assessment
berdasarakan isian form sesuai kompetensi
yang telah ditentukan
- alumni yang dinilai baik kinerjanya, Tim
CDC Alma Ata mengirimkan umpan balik
hasil evasluasi kinerja alumni kepada
alumni atasan tempat kerja, teman sejawat
di tempat kerja, organisasi profesi setempat
- alumni yang dinilai kurang baik kinerjanya,
Tim CDC Alma Ata memberikan umpan
balik hasil kinerja alumni kepada alumni
atasan tempat kerja, teman sejawat di
tempat kerja, organisasi profesi setempat
disertai rekomendasi (misalnya perlu
mengikuti kursus, pelatihan, magang dsb.
4. Alumni melaksanakan hasil rekomendasi
dan bila telah selesai melaporkan hasilnya
kepada Tim CDC
Evaluasi hasil kinerja
alumni
Selesai
Umpan balik
dan
rekomendasi
Umpan balik
Pelaksanaan
rekomendasi
Laporan
Pelaksanaan
rekomendasi
X