Dokumen tersebut merupakan tugas akhir mahasiswa DIII Manajemen Informatika tentang komputerisasi sistem pembelian barang dagang pada koperasi karyawan PT ISTEM Tangerang. Tujuan dari penulisan tugas akhir ini adalah untuk memenuhi salah satu syarat kelulusan serta sebagai studi banding terhadap materi yang telah dipelajari."

1. KOMPUTERISASI SISTEM PEMBELIAN BARANG DAGANG PADA KOPERASI KARYAWAN PT
ISTEM
TANGERANG
TUGAS AKHIR
Diajukan untuk memenuhi salah satu syarat kelulusan Program DiplomaTiga (D III)
Dwi Guna Sulistyo
NIM 12083980
Jurusan Manajemen Informatika
Akademi Manajemen Informatika dan Komputer Bina Sarana Informatika
Jakarta
2011

2. BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Koperasi Indonesia berfungsi sebagai salah satu dari tiga pilar ekonomi dalam tata
perekonomian Indonesia yang diharapkan dapat berperan dan bekerja sama secara aktif untuk
menggali, mengelola, dan menggerakkan sumber-sumber ekonomi yang tersedia agar berdaya
guna dan berhasil secara optimal. Dengan demikian, koperasi mempunyai peran penting dalam
mensejahterakan rakyat, khususnya para anggotanya. Hal ini dikarenakan dana pokok yang dimiliki
oleh koperasi berasal dari anggotanya.
Karena pembahasan diatas, maka penulis tertarik untuk mengambil bahasan tentang
pembuatan komputerisasi sistem untuk koperasi yang dituangkan dalam Tugas Akhir ini dengan
judul
”Komputerisasi Sistem Pembelian Barang Dagang Pada Koperasi Karyawan PT
ISTEM Tangerang”.

3. 1.2 Maksud dan Tujuan
 Maksud dari penyusunan tugas akhir ini adalah sebagai
berikut :
 Sebagai study banding terhadap materi yang telah diberikan selama
menempuh pendidikan Diploma III (D.III) di AMIK BSI.
 Mengimplementasikan ilmu yang telah didapat selama masa
perkuliahan.
 Sebagai sarana pelatihan alami membuat sebuah sistem
komputerisasi yang berguna untuk masyarakat luas.
 Sedangkan tujuan dibuatnya penulisan tugas akhir ini
adalah sebagai salah satu syarat kelulusan program
studi Diproma Tiga (DIII) Manajemen Informatika di
Akademi Manajemen Informatika dan Komputer Bina
Sarana Informatika (AMIK BSI) Tangerang.

4. 1.3 Metode Pengumpulan Data
Metode Wawancara (Interview)
Metode ini merupakan teknik pengumpulan data dengan mengajukan pertanyaan secara langsung
oleh pewawancara kepada responden atau melakukan tanya jawab secara langsung dengan
responden yang berkepentingan dengan masalah yang sedang diteliti.
Metode Pengamatan Langsung (Observasi)
Metode observasi merupakan suatu teknik yang dilakukan untuk memperoleh data di lapangan
dengan cara melakukan pengamatan dan penelitian secara langsung terhadap objek yang
sedang diteliti.
Metode Kepustakaan
Metode ini adalah mengumpulkan data dengan menggunakan dan mempelajari buku-buku tersebut
yang penulis peroleh dari perpustakaan Bina Sarana Informatika dan beberapa referensi dari
perpustakaan luar.

5. 1.4 Ruang Lingkup
Dalam penulisan tugas akhir ini, objek ruang lingkup yang dijadikan
pembahasan oleh penulis adalah komputerisasi sistem persediaan barang
dagang koperasi. Penulis menitikberatkan pada kelebihan dan kekurangan
sistem pembelian barang dagang yang telah berjalan pada koperasi karyawan
PT ISTEM Tangerang.

6. BAB II
PEMBAHASAN
2.1. Konsep Dasar Sistem
Terdapat dua kelompok pendekatan di dalam mendefinisikan sistem, yaitu yang menekankan pada prosedurnya
dan yang menekankan pada komponen atau elemennya.Pendekatan sistem yang menekankan pada prosedur
mendefinisikan sistem sebai berikut. Menurut Jerry FitzGerard, Andra F. FritzGerard, Warren D. Stalilings, Jr.
dalam Jogiyanto (2005:1) “Suatu sistem adalah satu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling
berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu
sasaran yang tertentu”.
Pendekatan sistem yang merupakan jaringan kerja dari prosedur lebih menekankan urutan-urutan operasi di dalam
sistem. Prosedur (procedure) didefinisikan oleh Richard F. Neuschel dalam Jogiyanto (2005:1) sebagai berikut
ini. ”Suatu prosedur adalah suatu urut-urutan operasi klerikal (tulias menulis), biasanya melibatkan beberapa
orang di dalam satu atau lebih departemen, yang diterapkan untuk menjamin penanganan yang seragam dari
transaksi-transaksi bisnis yang terjadi”.
Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen atau komponennya, Gordon B. Davis dalam Jogiyanto
(2005:2) mendefinisikan sistem sebagai berikut ini. ”Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang
berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu”.

7. 2.1.1. Pengertian sistem
Menurut Sutabri (2004:3) “sistem adalah suatu kumpulan atau himpunan dari
unsur, komponen atau variable-variabel yang terorganisasi,saling berinteraksi,
saling tergantung satu sama lain dan terpadu“.
Menurut Jerry FitzGerald, Andra F. FitzGerald dan Warrant D. Stalling dalam
Jogiyanto (2005:1) “suatu sistem dapat diartikan sebagai suatu jaringan kerja
dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama
untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu”.

8. 2.1.2. Karakteristik Sistem
Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yaitu :
 Komponen Sistem (Component System)
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang
artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen
sistem atau elemen-elemen dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian
sistem.
 Batasan Sistem (Boundary System)
Merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang
lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas suatu sistem menunjukkan
ruang lingkup dari suatu sistem tersebut.
 Lingkungan Luar Sistem (Environment)
Lingkungan luar dari sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang
mempengaruhi operasi sistem.
 Penghubung Sistem (Interface)
Merupakan media penghubung antara subsistem dengan subsistem yang lain.

9.  Masukan Sistem (Input)
Adalah energi yang masuk kedalam sistem. Masukan dapat
berupa masukan perawatan (maintenance input) dan
masukan sinyal (signal input). Masukan perawatan adalah
energi yang dimasukan supaya sistem tersebut dapat
beroperasi. Masukan sinyal adalah energi yang diproses
untuk didapatkan keluaran.
 Keluaran Sistem (Output)
Adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan
menjadi keluaran yang berguna. Keluaran ini dapat
merupakan masukan untuk subsistem yang lain.
 Pengolahan Sistem (Process )
Suatu sistem dapat mempunyai bagian pengolah yang akan
merubah masukan menjadi keluaran.
 Sasaran Sistem (Objective)
Suatu sistem pasti mempunyai tujuan dan sasaran. Jika suatu
sistem tidak mempunyai sasaran maka operasi sistem tidak
akan ada gunanya. Sistem dikatakan berhasil jika mengenai
sasaran dan tujuannya.

10. 2.1.3. Klasifikasi Sistem
 Sistem Abstrak (Abstract System) adalah sistem
yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak
tampak secara fisik, misalnya sistem teologia, yaitu
sistem yang berupa pemikiran hubungan antara
manusia dengan Tuhan.
 Sistem Fisik (Physical System) adalah sistem yang
nampak secara fisik, misalnya sistem komputer,
sistem produksi, dan lain-lain.

11. Sistem Alamiah dan Sistem Buatan Manusia
 Sistem Alamiah (Natural System) adalah sistem
yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat
oleh manusia, misalnya sistem perputaran bumi,
terjadinya siang dan malam, pergantian musim.
 Sistem Buatan Manusia (Human Made System)
adalah sistem yang melibatkan interaksi
manusia, misalnya sistem akuntansi, sistem
informasi, dan lain-lain

12. Sistem Deterministik dan Sistem Probabilistik
 Sistem Deterministik (Deterministic System) adalah
sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang
dapat diprediksi, misalnya sistem komputer, adalah
contoh sistem yang tingkah lakunya dapat
dipastikan berdasarkan program-program komputer
yang dijalankan.
 Sistem Probabilistik (Probabilistic System) disebut
juga dengan sistem tak tentu adalah sistem yang
kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi,
karena mengandung sistem probabilistik, misalnya
sistem manusia.

13. Sistem Terbuka dan Sistem Tertutup
Sistem Terbuka (Open System) adalah
sistem yang berhubungan dan
dipengaruhi oleh lingkungan luarnya.
Sistem ini menerima masukan dan
menghasilkan keluaran untuk subsistem
lainnya, misalnya sistem kebudayaan
manusia.
Sistem Tertutup (Close System) adalah
sistem yang tidak berhubungan dan tidak
terpengaruh dengan lingkungan luarnya.
Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa
danya campur tangan dari pihak luar.

14. 2.1.4. KONSEP SISTEM PEMBELIAN BARANG
DAGANG
 Koperasi terdiri dari empat jenis dilihat dari jenis
usahanya, yaitu koperasi konsumsi, koperasi jasa,
koperasi simpan pinjam dan juga koperasi
produksi. Pada operasi karyawan PT ISTEM
Tangerang, jenis usahanya meliputi simpan pinjam,
kredit barang, usaha toko dan kantin. Pada jenis
koperasi konsumsi, dalam hal ini usaha toko pada
koperasi karyawan PT ISTEM Tangerang, terdapat
pertukaran barang dan jasa yang terjadi setiap ada
transaksi.

15.  Usaha toko koperasi karyawan PT ISTEM
Tangerang menyediakan kebutuhan pokok seperti
gula, minyak sayur, mie instan, sabun dan
kebutuhan sehari-hari lainnya. Setiap pembelian
barang dagangan atau untuk pembelian barang
dagang semua dicatat secara manual. Setiap awal
bulan, pihak pengelola men-stock keperluan untuk
sebulan kedepan. Untuk transaksi sehari-hari,
koperasi karyawan PT ISTEM Tangerang
mengandalkan seorang penjaga toko.
 Bagi karyawan yang ingin kedit, koperasi juga
menyediakan pembiayaan untuk pengadaan
barang secara kredit. Fasilitas ini hanya
dikhususkan untuk karyawan dan anggota koperasi
karyawan PT ISTEM Tangerang.

16. 2.2. PERALATAN PENDUKUNG (TOOLS SYSTEM)
2.2.1. Diagram Alir Data (DAD)
Diagram Alir Data atau Data Flow Diagram menurut Jogiyanto (2005:700) adalah
“Diagram yang menggunakan notasi-notasi untuk menggambarkan arus data
sistem”. Diagram Alir Data atau Data Flow Diagram merupakan alat yang cukup
populer sekarang ini, karena dapat menggambarkan arus data didalam sistem
dengan terstruktur dan jelas dan juga merupakan dokumentasi dari sistem yang
baik.
Istilah yang digunakan dalam DFD
a. Kesatuan Luar (External Entity) atau batas sistem (boundary)
Menggambarkan asal dan tujuan data, dapat berupa orang, kumpulan orang,
organisasi instansi tetapi tidak melakukan proses sistem.
b. Proses (Process)
Menggambarkan proses pengolahan atau transformasi data.
c. Arus Data (Data Flow)
Menggambarkan data yang mengalir dalam sebuah sistem dapat berupa memo,
surat, faktur, kwitansi, dan formulir.
d. Simpanan Data (Data Store)

17. Tahapan DFD
Diagram Konteks
Diagram ini dibuat untuk menggambarkan sumber
serta tujuan data yang akan diproses atau dengan
kata lain diagram tersebut untuk menggambarkan
sistem secara manual umum atau global dari
keseluruhan sistem yang ada.
b.Diagram Nol
Diagram ini dibuat untuk menggambarkan tahapan
proses yang ada didalam diagram konteks, yang
penjabarannya secara lebih terperinci.
Diagram Detail
Diagram ini dibuat untuk menggambarkan arus data
diatas secara lebih mendetail lagi dari tahapan
proses yang ada didalam diagram nol.

18. Aturan Main DFD
Didalam data flow diagram tidak boleh menghubungkan antara
external entity dengan external entity lainnya secara langsung.
Didalam data flow diagram tidak boleh menghubungkan data store
yang satu dengan data store lainnya secara langsung.
Didalam data Flow diagram tidak boleh atau tidak diperkenankan
menghubungkan data store dengan external entity secara
langsung.
Setiap process harus ada data flow yang masuk dan juga data flow
yang keluar.
Cara Pembuatan Diagram Alir Data
Mulai dari umum sampai dengan detail (Top-Down Analysis)
Jabarkan Proses sedetail mungkin
Pelihara konsistensi antar proses
Berikan label yang bermakna
Nama untuk data flow
Nama untuk process
Nama untuk data store
Nama untuk external entity atau sumber dari tujuan data

19.  2.2.2. Kamus Data
 1. Nama Arus Data
 Hal ini harus terdapat dalam kamus data, sehingga
mereka yang membaca DFD dan memerlukan
penjelasan lebih lanjut tentang suatu arus data dalam
DFD dapat mudah mencari di kamus data.
 2. Arus Data
 Arus data menunjukan dari mana data mengalir dan
kemana data akan menuju. Keterangan arus data ini
harus perlu dicatat di kamus data agar memudahkan
mencari arus data di dalam DFD.

 3. Tipe Data
 Tipe data perlu dicatat dalam kamus data, karena dapat
digunakan untuk mengelompokkan kamus data kedalam
kegunaannya sewaktu perancangan sistem.

20. 4. Struktur Data
 Struktur data menunjukan arus data yang di catat pada kamus
data terdiri dari item-item atau elemen-elemen data.
5. Penjelasan
 Untuk lebih memperjelas tentang makna dari arus data yang
dicatat di kamus data, maka bagian penjelasan dapat diisi
dengan keterangan-keterangan tentang arus data tersebut.
6. Volume
 Menunjukan banyaknya arus data yang mengalir dalam suatu
periode tertentu.
7. Periode
 Periode ini menunjukan kapan terjadinya arus data ini, periode
perlu dicatat di kamus data karena dapat digunakan untuk
mengidentifikasikan kapan input data harus dimasukkan kedalam
sistem, kapan proses program dilakukan dan kapan laporan-
laporan harus dihasilkan.
8. Alias
 Alias atau nama lain dari data yang harus dituliskan. Alias perlu
ditulis karena data yang sama mempunyai nama yang berbeda
untuk orang atau departemen yang satu dengan yang lain.4

21.  2.2.3. Notasi Kamus Data
 Notasi Tipe Data

22. 2.2.4 Pengkodean
Pengkodean menurut Jogianto ( 2002 ; hal 98 ) dalam bukunya yang berjudul ” Teori Ilmu
Dasar Ilmu Komputer ” adalah proses mengidentifikasi data, mengklarifikasikandata dan
memasukan data kedalam komputer untuk mempermudah dalam mengolah data. Agar dapat
struktur kode yang baik, maka harus diperhatikan hal-hal antara lain seperti :
a. Harus mudah diingat
supaya kode mudah diingat, harus disesuaikan dengan objek yang diwakilinya.
b. Harus unik
Harus unik masing-masing item yang diwakilinya, tidak ada yang kembar.
c. Harus Fleksibel
Kode harus fleksibel sehingga memungkinkan untuk perubahan atau penambahan item baru.
d. Harus efisien
Harus efisien kode yang digunakan harus sependek mungkin.
e. Harus Konsisten
Kode yang digunaka harus konsisten

23. f. Harus distandarisasi
Kode harus distandarisasi untuk kegiatan agar tidak mengakibatkan kebingungan, dan dapat
cenderung terjadi kesalahan pemakaian bagi yang menggunakan kode tersebut.
g. Hindari spasi
spasi dalam kode sebaiknya dihindari karena dapat menyebabkan kesalahan di dalam
penggunaannya.
h. Hindari karakter yang mirip
Karakter-karakter yang hampir serupa bentuk dan bunyi pengucapannya sebaiknya tidak
digunakan di dalam kode.
i. Panjang kode harus sama
Masing-masing kode yang sejenis harus mempunyai panjang yang sama.

24. TIPE-TIPE KODE
 Kode Mnemonic (mneminik code)
Digunakan agar mudah diingat, kode ini dibuat atas dasar singkatan atau
mengambil sebagian karakter atau item yang akan diwakili dengan kode ini,
seperti “P” untuk pria dan “W” untuk wanita.
 Kode Urut (sequential code)
Kode in idisebut dengan kode seri (serial code), merupakan kode yang nilainya
selalu urut antara suatu kode dengan kode berikutnya, seperti :
1-100 Pembelian Barang Dagang
1-101 Pasta Gigi
 Kode Block (block code)
Mengklasifikasikan item kedalam kelompok blok tertentu yang mencerminkan item
tertentu atas dasar pemakaian maksimum yang diharapkan.
 Kode Grup (group code)
Merupakan kode yang berdasarkan field-sield dan tiap-tiap kode mempunyai arti.
 Kode Desimal
Kode ini megklasifikasikan atas dasar 10 unit angka desiamal dimulai dari angka 0
sampai 9 atau 00 sampai 99 tergantung dari banyaknya kelompok data.

25. fungsi kunci (key function) yang digunakan untuk proses pencarian, penyaringan, hapus
dan lain-lain yang sering digunakan didalam pengolahan database, yaitu sebagai berikut :
1. Kunci Calon (Candidate Key)
adalah suatu set atribut yang tidak hanya dapat mengidentifikasikan secara unik suatu
kejadian yang spesifik dari suatu atribut (entity).
2. Kunci Utama (Primary Key)
adalah suatu set atribut yang tidak hanya dapat mengidentifikasikan secara unik suatu
kejadian yang spesifik, akan tetapi juga dapat mewakili setiap kejadian dari suatu entity.
Suatu kunci calon (candidate key) mempunyai peluang menjadi kunci utama (primary key).
3. Kunci Alternatif (Alternate Key)
adalah suatu set atribut yang melengkapi satu hubungan (relationship) yang menunjukan
hubungan satu lawan banyak (one to many relation ship).
4. Kunci Tamu ( Foreign Key)
adalah atribut yang melengkapi satu hubungan ( relationship) yang menunjukan ke induknya.

26. Didalam pejelasan bentuk normalisasi terdapat beberapa tingkatnya yaitu :
a. Bentuk Tidak Normal (Unnormalized Form)
merupakan kumpulan data yang akan direkam, tidak ada keharusan untuk mengikuti format
tertentu, dapat saja dan tidak lengkap atau terduplikasi. Data dikumpulkan apa adanya
sesuai kedatangannyab.
b. Bentuk Normal Kesatu (1 NF atau First Normal Form)
setiap data yang dibentuk dalam file datar atau rata (flat field), atau menghilangkan kelompok
elemen data berulang atau bernilai ganda.
c. Bentuk Normal Kedua (2 NF atau second Normal Form)
mempunyai bentuk data yang telah memenuhi criteria bentuk normal kesatu. Atribut bukan
kunci haruslah bergantung secara fungsi pada kunci utama (primary key). Sehingga untuk
normal kedua haruslah sudah ditentukan kunci (field).Kunci (field) haruslah unik dan dapat
mewakili atribut lain yang menjadi anggotanya. Berfungsi untuk menghilangkan
ketergantungan.
d. Bentuk Normal Ketiga (3 NF atau Third Normal Form)
untuk menjadi bentuk normal ketiga maka relasi haruslah dalam bentuk normal kedua dan
semua atribut bukan primer tidak punya hubungan yang transitif, dengan kata lain, setiap
atribut kunci haruslah bergantung hanya pada kunci utama (primary key) secara menyeluruh.

27. C. Flowchart
Diagram alir data (flowchart) menurut Jogianto ( 2002 ; hal 211 ) dalam bukunya yang
berjudul ” Teori Ilmu Dasar Ilmu Komputer”adalah simbol-simbol yang digunakan di dalam
menggambarkan urutan proses cara kerja program, secara sistematis dan logis. Simbol
simbol tersebut dipakai untuk menunjukan berbagai kegiatan operasi dan jalur
pengendalian didalam pembuatan digram alir data (flowchart) terdapat beberapa jenis yang
dapat digunakan, yaitu :
a. Diagram Alir Sistem (Sistem Flowchart)
Diagram yang menunjukan aliran kegiatan dalam satu kesatuan alir sistem informasi
yang dapat terdiri dari berpuluh-puluh program.
b. Diagram Alir Program (Programe Flowchart)
Diagram yang menunjukan aliran kegiatan dalam sebuah program secara khusus.
c. Dokumen Diagram alir data ( Document Flowchart)
Merupakan bagan alir yang menunjukan arus dari laporan dan formulir termasuk
tembusannya.

28. 2.2 Analisa ( Perancangan / Pembuatan)
Didalam suatu transaksi memerlukan data bukti bahwa telah terjadi proses transaksi
pembelian sebagai data dan dicatat atau di input dalam database. Untuk memudahkan
didalam suatu proses transaksi diperlukan spesifikasi bentuk masukan sebagai berikut :
A. Rancangan Bentuk Masukan
Bentuk Rancangan masukan merupakan rancangan yang digunakan sebagai acuan
untuk pembuatan dan mengisi data pada program aplikasi. Dokumen tersebut yaitu :
a. Nama Dokumen : Data barang
Fungsi : Untuk mengetahui dan menyimpan data barang
Media : Kertas
Sumber : Distributor
Tujuan : Bagian Penerimaan Barang
Frekuensi : Setiap Penerimaan Barang
Jumlah : Satu lembar
Bentuk : Lampiran A-1

29. b. Nama Dokumen : Data User
Fungsi : Untuk mengetahui dan menyimpan data User
Media : Kertas
Sumber : Administrasi
Tujuan : Pemilik Toko
Frekuensi : Setiap Bulan
Jumlah : Satu lembar
Bentuk : Lampiran A-2

30. B. Rancangan Bentuk Keluaran
Bentuk dokumen keluaran merupakan dokumen yang dibuat berdasarkan data transaksi
penjualan pada Toko Pakaian ”XYZ”, dokumen tersebut yaitu :
a. Nama Keluaran : Laporan Pemesanan Barang
Fungsi : Untuk menyimpan data pemesanan barang
Media : Kertas
Sumber : Distributor
Tujuan : Supplier
Frekuensi : Setiap ada Pemesanan Barang
Bentuk : Lampiran B-1
b. Nama Keluaran : Laporan Rekap Data Barang
Fungsi : Untuk mengetahui data-data barang
Media : Kertas
Sumber : Distributor
Tujuan : Pemilik Toko
Frekuensi : Setiap penerimaan barang
Bentuk : Lampiran B-2

31. c. Nama Keluaran : Laporan Data Supplier
Fungsi : Untuk mencatat data supplier
Media : Kertas
Sumber : Administrasi Gudang
Tujuan : Pemilik Toko
Frekuensi : Setiap sebulan sekali
Bentuk : Lampiran B-3
d. Nama Keluaran : Laporan Data Pengembalian Barang/Retur
Fungsi : Untuk mengetahui data barang yang dikembalikan
Media : Kertas
Sumber : Pemilik Toko
Tujuan : Supplier
Frekuensi : Setiap ada Pemesanan Barang
Bentuk : Lampiran B-4

32. C. Normalisasi
a. Bentuk Tidak Normal (Un Normalized Form)
Gambar II.I
Bentuk Tidak Normal (Un Normalized Form)
PRODUK_ID
RETUR_ID
TGL_RETUR
QTY_RETUR
NM_PRODUK
KET
KATEGORI_ID
UNIT_HARGA
STOK
SUPPLIER_ID
NM_SUPPLIER
TELEPON
QTY
JATUH_TEMPO
QTY
ALMT_SUPPLIER
KATEGORI_ID
NM_KATEGORI
TRANS_ID
TGL_TRANS
PRODUK_ID
QTY_PRODUK
DESKRIPSI
SUPPLIER_ID
TGL_PESAN
TGL_ORDER
TGL_KIRIM
PURCHASE_ORDER_ID
USER_ID
USER_NAME
PASSWORD

33. b. Bentuk Normal Kesatu ( First Normalized Form )
Gambar II.II
Bentuk Normal Kesatu ( First Normalized Form )
Ket :
* : Candidate Key
PRODUK_ID*
NM_PRODUK
UNIT_HARGA
STOK
KET
SUPPLIER_ID*
NM_SUPPLIER
TELEPON
ALMT_SUP
STATUS
KATEGORI_ID*
NM_KATEGORI
TRANS_ID*
TGL_TRANS
KET_TRANSAKSI
JATUH_TEMPO
QTY
PURCHASE_ORDER_ID*
PRODUK_ID
QTY_PRODUK
DESKRIPSI
TGL_PESAN
TGL_ORDER
TGL_KIRIM
RETUR_ID*
TGL_RETUR
QTY_RETUR
USER_ID *
USER_NAME
PASSWORD

34. c. Bentuk Normal Kedua ( Second Normalized Form )
TABEL PRODUK
TABEL KATEGORI TABEL PURCHASE ORDER
TABEL SUPPLIER
TABEL TRANSAKSI TABEL USER
TABELRETUR
KATEGORI_ID*
NM_KATEGORI
PRODUK_ID*
NM_PRODUK
UNIT_HARGA
STOK
KET
KATEGORI_ID**
SUPPLIER_ID*
NM_SUPPLIER
TELEPON
ALMT_SUP
STATUS
PURCHASE_ORDER_ID*
QTY_PRODUK
DESKRIPSI
TGL_PESAN
TGL_ORDER
TGL_KIRIM
SUPPLIER_ID**
PRODUK_ID**
RETUR_ID*
TGL_RETUR
QTY_RETUR
PRODUK_ID**
PURCHASE_ORDER**
TRANS_ID*
TGL_TRANS
KET_TRANSAKSI
QTY
JATUH_TEMPO
PURCHASE_ORDER_ID**
USER_ID**
PRODUK_ID**
USER_ID *
USER_NAME
PASSWORD

35. D. Spesifikasi File
Dalam pembuatan program aplikasi ini penulis menggunakan sebuah file database yaitu
inventorycontrol.mdb. database inventorycontrol.mdb terdiri atas tujuh table yang
penjelasannya adalah sebagai berikut :
1. Spesifikasi Master Produk
Nama Tabel : Tabel Master Produk
Fungsi :Untuk Menyimpan data Produksi
Tipe : Master
Akses : Random
Organisasi : Index Sequential
Panjang Record : 110 Karakter
Media : Hard disk
Kunci Field : PRODUK_ID
Paket Program : Microsoft Access 2000

36. Tabel II.1. Spesifikasi File Master Produk
No. Elemen Data Akronim Type data Panjang keterangan
1 Produk id PRODUK_ID Text 5 Primary Key
2 Nama produk NM_PRODUK Text 30
3 Keterangan KET Text 50
4 Unit Harga UNIT_HARGA Double 8
5 Stok STOK Single 4
6 Kategori ID KATEGORI_ID Text 5 Foreign key

37. 2. Spesifikasi Master Kategori
Nama Tabel : Tabel Master Kategori
Fungsi : Untuk Menyimpan Data Kategori Produksi
Tipe : Master
Akses File : Random
Organisasi : Index Sequential
Panjang Record : 35 Karakter
Media : Hard disk
Kunci Field : KATEGORI _ID
Paket Program : Microsoft Access 2000
Tabel II.2.Spesifikasi File Master Kategori
No Elemen Data Akronim Type data Panjang Keterangan
1 Kategori ID KATEGORI_ID Text 5 Primary key
2 Nama kategori NM_KATEGORI Text 30

38. 3. Spesifikasi Master Supplier
Nama Tabel : Tabel Master Supplier
Fungsi : Untuk Menyimpan data Supplier
Tipe : Master
Akses : Random
Organisasi : Index Sequential
Panjang Record : 79 Karakter
Media : Hard disk
Kunci Field : SUPPLIER_ID
Paket Program : Microsoft Access 2000
Tabel II.3. spesifikasi file master supplier
No Elemen Data Akronim Type data Panjang Keterangan
1 Supplier ID SUPPLIER_ID Text 5 Primary key
2 Nama supplier NM_SUPPLIER Text 30
3 Telepon TELEPON Text 14
4 Alamat supplier ALMT_SUP Text 20
5 Jatuh tempo JATUH_TEMPO Single 4
6 Status STATUS Text 6

39. 4. Spesifikasi Transaksi
Nama Tabel : Tabel Transaksi
Fungsi File : untuk menyimpan data transaksi pemesan barang
Tipe : Transaksi
Akses : Random
Organisasi : Index Sequential
Panjang Record : 91 Karakter
Media : Hard disk
Kunci Field : TRANS_ID
Paket Program :Microsoft Access 2000
Tabel II.4.Spesifikasi File Transaksi
No Elemen Data Akronim Type data Panjang Keterangan
1 Transaksi ID TRANS_ID Text 10 Primary key
2 Tgl transaksi TGL_TRANS Date/time 8
3 Ket transaksi KET_TRANSAKSI Text 50
4 Qty QTY Single 4
5 Jatuh Tempo JATUH_TEMPO Text 4
6 purcahseOrderID PURCHASE_ORDER_ID Text 10 Foreign key
7 Produk ID PRODUK_ID Text 5 Foreign key
8 User ID User_ID Text 5 Foreign key

40. 5. Spesifikasi Transaksi Purchase Order
Nama Tabel : Tabel Purchase Order
Fungsi :Untuk Menyimpan data Transaksi Pemesan Barang
Tipe : Transaksi
Akses : Random
Organisasi : Index Sequential
Panjang Record : 89 Karakter
Media : Hard disk
Kunci Field : PURCHASE_ORDER_ID
Paket Program : Microsoft Access 2000
Tabel II.5. Spesifikasi File Purchase Order
No Elemen Data Akronim Type data Panjang Keterangan
1 purchaseOrderID PURCHASE_ORDER_ID Text 10 Primary key
2 Qty produk QTY_PRODUK Single 4
3 Deskripsi DESKRIPSI Text 8
4 Tgl pesan TGL_PESAN Date/time 8
5 Tgl order TGL_ORDER Date/time 8
6 Tgl kirim TGL_KIRIM Date/time 8
7 Produk ID PRODUK_ID Text 5 Foreign key
8 Supplier ID SUPPLIER_ID Text 4 Foreign key

41. 6. Spesifikasi File Retur
Nama Tabel : Tabel Retur
Fungsi : Untuk Mengetahui data Barang Yang Rusak/ Reject
Tipe : Transaksi
Akses : Random
Organisasi : Index Sequential
Panjang Record : 35 Karakter
Media : Hard disk
Kunci Field : RETUR_ID
Paket Program : Microsoft Access 2000
Table II.6.Spesifikasi File Retur
No Elemen Data Akronim Type data Panjang Keterangan
1 Retur_id RETUR_ID Text 5 Primary key
2 Tanggal retur TGL_RETUR Date/Time 8
3 Qty_retur QTY_RETUR Single 4
4 Produk ID PRODUK_ID Text 5 Foreign key
5 Purchase OrderID PURCHASE_ORDER_ID Text 10 Foreign key

42. 7. Spesifikasi File User
Nama Tabel : Tabel User
Fungsi : Untuk mengetahui data user
Tipe : Master
Akses : Random
Organisasi : Index Sequential
Panjang Record : 19 Karakter
Media : Hard disk
Kunci Field : USER_ID
Paket Program : Microsoft Access 2000
Table II.7.Spesifikasi File User
No Elemen Data Akronim Type data Panjang Keterangan
1 User ID USER_ID Text 5 Primary key
2 User name User_name Text 10
3 Password Password Text 10

43. E. HIPO Diagram ( Hirerarchy Plus Input-Proses-Output )
0.0
MENU UTAMA
0.0
2.0
TRANSAKSI
1.0
4.0
EXIT
1.0
3.3
REKAPITULASI DATA
BARANG
0.0
3.2
PEMESANAN BARANG
0.0
3.1
DATA SUPPLIER
0.0
3.0
LAPORAN
1.0
2.2
TERIMA BARANG
0.0
2.1
PURCHASE ORDER
0.0
1.3
KATEGORI
0.0
1.2
SUPPLIER
0.0
1.1
PRODUK
0.0
1.0
MASTER
1.0

44. Penjelasan spesifikasi program didalam perancangan program pada penulisan tugas akhir ini sebagai
berikut :
1. Menu Utama
Nama Program : MENU UTAMA
Akronim : MENU UTAMA.frm
Fungsi : Untuk menampilkan menu utama dan sub-sub menu
utama.
Bentuk Lampiran : lampiran C-1
Proses Program : Menu Utama terdapat sub-sub menu pilihan yaitu:
1. Menu master
2. menu transaksi
3. menu laporan
4. exit

45. 2. Menu Master
a. Nama Program : Produk
Fungsi : Untuk menyimpan data-data barang
Akronim : Produk.frm
Bentuk Lampiran : Lampiran C-2
Proses Program :
1. Untuk menginput form Produk,Klik “Add” lalu masukkan ID Produk dan menginput data-
data lainnya. Jika data sudah lengkap Klik “Save” untuk menyimpan data tersebut.
2. Untuk Memperbaiki data Produk, pada Form Produk Klik “Edit” lalu masukkan ID Produk.
Kemudian Klik “Update” untuk menyimpan data Produk yang telah di “Edit”.
3. Untuk Menghapus data Produk, pada Form Produk Klik “Delete” lalu masukkan ID produk
yang ingin dihapus kemudian klik “Delete” data yang akan dihapus.
4. Untuk keluar dari Form Produk klik “Exit”.

46. b. Nama Program : SUPPLIER
Fungsi : Untuk menyimpan data Supplier
Akronim : SUPPLIER.frm
Bentuk Lampiran :Lampiran C-3
Proses Program :
1. Untuk menginput Form Supplier, klik “Add” lalu masukkan ID supplier dan
menginput data-data lainnya. Jika data sudah lengkap klik “Save” untuk
menyimpan data tersebut.
2. Untuk Memperbaiki data Supplier, pada Form Produk Klik “Edit” lalu
masukkan ID Supplier . Kemudian Klik “Update” untuk menyimpan data
Supplier yang telah di “Edit”.
3. Untuk menghapus data Supplier, pada Form Supplier Klik “Delete” lalu
masukkan ID Supplier yang ingin dihapus kemudian Klik “Delete” data
yang akan dihapus.
4 Untuk keluar dari Form Supplier Klik “Exit”.

47. c. Nama Program : KATEGORI
Fungsi : Untuk Menyimpan data Barang berdasarkan Tipe
Akronim : KATEGORI.frm
Bentuk Lampiran : Lampiran C-4
Proses Program :
1. Untuk menginput Form Kategori, Klik “Add” lalu masukkan ID Kategori
dan menginput data-data lainnya. Jika data sudah lengkap Klik “Save”
untuk menyimpan data tersebut.
2. Untuk memperbaiki data Kategori, pada Form Produk Klik “Edit” lalu
masukkan ID Kategori . Kemudian Klik “Update” untuk menyimpan data
Kategori yang telah di “Edit”.
3. Untuk menghapus data Kategori, pada Form Kategori Klik “Delete” lalu
masukkan ID Kategori yang ingin dihapus kemudian Klik “Delete” data
akan dihapus.
4. Untuk keluar dari Form Kategori Klik “Exit”.

48. d. Nama Program :USER
Fungsi :Untuk Menyimpan data user
Akronim : USER.frm
Bentuk Lampiran :Lampiran C-5
Proses Program :
1. Untuk menginput Form user, Klik “Add” lalu masukkan user_Id dan
menginput data-data lainnya. Jika data sudah lengkap Klik “Save” untuk
menyimpan data tersebut.
2. Untuk memperbaiki data user, pada Form user Klik “Edit” lalu masukkan User id. Kemudian Klik
“Update” untuk menyimpan data user yang telah di “Edit”.
3. Untuk menghapus data user, pada Form user Klik “Delete” lalu masukkan user id yang ingin
dihapus kemudian Klik “Delete” data akan dihapus.
4. Untuk keluar dari Form user Klik “Exit”.

49. 3. Menu Transaksi
a. Nama Program : PURCHASE ORDER
Fungsi : Untuk menyimpan data Transaksi
Akronim : PURCHASEORDER.frm
Bentuk Lampiran : Lampiran C-5
Proses Program :
1. Untuk menginput Form Purchase Order, Klik “Add” lalu masukkan no order dan menginput
data-data lainnya. Jika data sudah lengkap Klik “Save” untuk menyimpan data tersebut.
2 Untuk Memperbaiki data Purchase Order, pada Form Purchase Order Klik “Edit” lalu
masukkan no order . Kemudian Klik “Update” untuk menyimpan data Purchase Order yang
telah di “Edit”.
3. Pada menu Cetak “PO” kemudian tentukan kategori untuk menampilkan data laporan PO,
lalu Klik “Search”,klik ”Print” untuk mencetak data laporan PO.
4. Untuk Menghapus data Purchase Order, pada Form Purchase Order Klik “Delete” lalu
masukkan no order yang ingin di hapus kemudian klik “Delete” data akan di hapus.
5. Untuk keluar dari Form Purchase Order Klik “Exit”.

50. b. Nama Program : TERIMA BARANG
Fungsi : Untuk menyimpan data barang yang sudah diterima
Akronim : TERIMABARANG.frm
Bentuk Lampiran : Lampiran C-6
Proses Program :
1. Untuk Menampilkan menu terima barang klik “Transaksi” pada menu utama kemudian
pilih “Terima Barang”, kemudian Form “Terima Barang” akan ditampilkan. Lalu input data
“Terima Barang” dengan lengkap setelah itu Klik “Save”.
2. Untuk Memperbaiki data “Terima Barang”, pada Form Purchase Order klik “Edit” lalu
masukkan no transaksi. Kemudian klik “Update” untuk menyimpan data Purchase Order
yang telah di “Edit”. Delete data “Terima Barang” dan tentukan data yang ingin dihapus. Klik “Exit” jika
ingin kembali kemenu utama.
3. untuk keluar dari Form Terima Barang klik “Exit”.

51. c. Nama Program : RETUR
Fungsi : Untuk menyimpan data Retur pengembalian barang
Akronim : RETUR.frm
Bentuk Lampiran : Lampiran C-7
Proses Program :
1. Untuk Menampilkan menu Retur “Transaksi” pada menu utama kemudian pilih “Retur
kemudian Form “Retur” akan ditampilkan. Lalu input data “Retur” dengan lengkap setelah itu
Klik “Save”.
2. Untuk Memperbaiki data “Retur”, pada Form Purchase Order klik “Edit” lalu masukkan no
transaksi. Kemudian klik “Update” untuk menyimpan data Purchase Order yang telah di
“Edit”. Delete data “Retur” dan tentukan data yang ingin dihapus. Klik “Exit” jika ingin
kembali kemenu utama.
3. untuk keluar dari Form Terima Barang klik “Exit”.

52. 4. Menu Laporan
a. Nama Program : PEMESANAN BARANG
Fungsi : Untuk menyimpan data Pemesan Barang.
Akronim :PEMESANANBARANG.frm
Bentuk Lampiran : Lampiran B-1
Proses Program :
1. Pada menu laporan pilih “Pemesanan Barang” kemudian tentukan kategori untuk
menampilkan data laporan Pemesan Barang, lalu klik “Search”, kliK“Print” untuk mencetak data
laporan Pemesanan Barang.
2. Klik “Exit” untuk keluar dari Form laporan Pemesan Barang.
b. Nama Program : REKAPITULASI DATA BARANG
Fungsi : untuk mengetahui data-data barang.
Akronim : REKAPITULASIDATABARANG.frm
Bentuk Lampiran : Lampiran B-2
Proses Program :
1. Pada menu laporan pilih “Rekapitulasi data barang” kemudian tentukan kategori untuk
menampilkan data laporan Rekapitulasi data barang, lalu klik “Search”, klik “Print” untuk
mencetak data laporan Rekapitulasi data barang.
2. Klik “Exit” untuk keluar dari Form Laporan Pemesan Barang.

53. c. Nama program : DATASUPPLIER
Akronim : DATASUPPLIER.frm
Fungsi : Untuk Mengetahui data Supplier yang ada.
Bentuk lampiran : Lampiran B-3
Proses Program :
1. Pada menu laporan pilih “Data Supplier” kemudian tentukan Kategori untuk
menampilkan data laporan data Supplier, lalu klik “Search”, klik “Print” untuk
cetak data laporan data Supplier.
2. Klik “Exit” untuk keluar dari Form laporan Customer.

54. G. Sarana Pendukung Program
a. Perangkat Keras
Adapun perangkat keras yang penulis usulkan adalah komputer yang mempunyai
spesifikasi sebagai berikut :
Processor : Pentium IV Core 2 Duo 2.0 Ghz
RAM : 2 GB
Monitor : HD LED 14.1” WXGA
Hard disk : 250 GB
CD/DVD ROM : DVD Multi Writer
Keyboard : 104 Key
Mouse : Standar mouse
Printer : Deskjet

55. b. Perangkat Lunak
Perangkat lunak atau perangkar lunak (software) adalah merupakan
perintah atau intruksi yang di tulis oleh programmer agar computer tersebut
dapat bekerja sesuai dengan keinginan manusia. Untuk dapat
mengimplementasikan aplikasi program yang di buat dapat menggunakan
perangkat lunak sebagai berikut :
Sistem Operasi : Microsoft Windows XP Professional
Program Aplikasi : Microsoft Visual Basic 6.0

56. H. Konfigurasi Sistem Komputer
Adapun Konfigurasi Sistem Komputer yang penulis buat dalam penulisan
ini adalah :
Keyboard / Mouse
HardDisk
40 G
Pentium IV
2.8 Ghz
SVGA
15”
Deskjet
Floppy Disk
1.44 MB