Perkembangan sistem informasi membutuhkan adanya rancangan sistem yang terkomputerisasi pada setiap kegiatan yang dilakukan. Untuk mendapatkan tujuan yang diinginkan dan juga sebagai pendukung penunjang keputusan. Tidak terkecuali dalam bidang persediaan obat. Semakin meningkatnya kebutuhan informasi dan peranan sistem yang harus berkembang maka dibutuhkan suatu sistem manajemen yang baik. Kekurangan persediaan obat dapat berakibat terhentinya proses transaksi dan suatu ketika bisa mengalami kehabisan stok obat hal ini dapat terjadi bila perusahaan tersebut tidak memiliki persediaan obat yang mencukupi. Biaya persediaan obat darurat tentunya jauh lebih mahal, sebaliknya jika perusahaan memiliki persediaan obat

1. ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PERSEDIAAN OBAT
STUDI KASUS: APOTEK AINI FARMA
1. PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Perkembangan sistem informasi membutuhkan adanya rancangan sistem yang
terkomputerisasi pada setiap kegiatan yang dilakukan. Untuk mendapatkan tujuan yang
diinginkan dan juga sebagai pendukung penunjang keputusan. Tidak terkecuali dalam bidang
persediaan obat. Semakin meningkatnya kebutuhan informasi dan peranan sistem yang harus
berkembang maka dibutuhkan suatu sistem manajemen yang baik. Kekurangan persediaan obat
dapat berakibat terhentinya proses transaksi dan suatu ketika bisa mengalami kehabisan stok obat
hal ini dapat terjadi bila perusahaan tersebut tidak memiliki persediaan obat yang mencukupi.
Biaya persediaan obat darurat tentunya jauh lebih mahal, sebaliknya jika perusahaan memiliki
persediaan obat
yang cukup besar perusahaaan dapat memenuhi permintaan pelanggan, namun persediaan obat
yang terlalu besar (over stock) dapat berakibat terlalu tingginya beban biaya guna menyimpan
dan memelihara obat tersebut selama penyimpanan digudang. Masalah tersebut umumnya
dialami oleh apotek-apotek di Indonesia khususnya Jakarta.. Sistem informasi persediaan obat
apotek-apotek di Jakarta belum memenuhi kebutuhan standar operasional.
Apotek Aini Farma merupakan salah satu apotek ternama yang berada diwilayah Jakarta
Selatan. Dalam hal ini Apotek Aini Farma mempunyai masalah kesalahan dalam perhitungan
stok obat yang disebabkan oleh pendataan pada obat yang dilakukan satu per satu. Terjadinya
kelalaian dalam proses pemesanan obat sehingga mengakibatkan
1.2 Landasan Teori
a. Konsep Dasar Sistem
Sistem sebagai suatu jaringan kerja prosedur yang saling berhubungan, sedangkan
pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen atau komponen mendefinisikan
sistem sebagai kumpulan elemen yang beriteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu

2. (Tata Sutabri, 2013).
b. Konsep Dasar Informasi
Informasi adalah data yang telah diklasifikasikan atau diolah atau interpretasikan utnuk
digunakan dalam proses pengambilan keputusan (Sutabri, Tata, 2013)
c. Konsep Dasar Sistem Informasi
Sistem Informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan
kebutuhan pengolahan transasksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang
bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan
laporan-laporan yang diperlukan oleh pihak luar tertentu (Tata Sutabri, 2013)
d. Konsep Dasar Analisa Sistem
Analisa sistem adalah sebuah istilah yang secara kolektif medefinisikan fase-fase awal
pengembangan sistem. Analisa sistem juga dapat diartikan sebagai pemisahan dua hal dalam
bagian-bagian tertentu.
e. Konsep Dasar Berorientasi Obyek
Berorientasi obyek atau object oriented merupakan paradigma. Paradigma ini
memandang sistem sebagai kumpulan obyek- obyek diskrit yang saling berinteraksi satu
sama lain. Berorientasi obyek ini juga bermakna kegiatan mengorganisasikan perangkat
lunak sebagi kumpulan-kumpulan obyek diskrit yang bekerja sama antara informasi dan
perilaku yang mengaturnya (Sholiq, 2010).
f. Analisa dan PerancanganBerorientasi Obyek
a) Analisa Berorientasi Obyek
“Unified Modeling Language (UML) adalah alat bantu dalam bentu grafis yang
memungkinkan analis untuk medokumentasikan sebuah sistem.” Konsep dasar
analisa dan perancangan berorientasi obyek adalah Object, Class, Attribute, Behaviour,
Inheritance, Polymorphisms, Message sending, Encapsulation, Aggregation, Association
dan Generalization (Widodo, Probowo Pudjo, dan Herawati, 2011).
(Rosa A. S dan M. Shalahuddin, 2013) analisa obyek adalah tahapan untuk
menganalisa spesifikasi atau kebutuhan sistem yang akan dibangun dengan konsep berorientasi
obyek dan apakah benar kebutuhan yang ada dapat diimplementasikan menjadi sebuah sistem

3. berorientasi obyek, alat bantu yang digunakan dalam analisa berorientasi obyek sebagai berikut:
1. Fishbone Diagram (diagram tulang ikan) dalam alat yang digunakan untuk mengidentifikasi
dan mengorganisir penyebab yang mungkin timbul dari suatu masalah. Sering juga disebut
Couse-and- Effect Diagram atau Ishikawa Diagram. Ini diperkenalkan oleh Dr. Kaoru
Ishikawa, seorang ahli pengendalian kualitas dari Jepang sebagai satu dari tujuh alat kualitas
dasar (7 basic quality tools). Fishbone Diagram digunakan ketika kita ingin mengidentifikasi
kemungkinan penyebab masalah dan terutama ketika sebuah team cenderung jatuh berfikir
pada rutinitas.
2. Activity Diagram sebuah pengambaran dari suatu aliran kerja (workflow) atau dapat diartikan
sebagai suatu pengambaran yang berasal dari beberapa aktivitas-aktivitas dari sebuah sistem
atau proses bisnis yang saling berkaitan satisama lainnya.
3. Use Case Diagram merupakan sebuah metode yang dimana kita dapat gunakan untuk
membuat sebuah perancangan yang akan digunakan dalam pembuatan ataupun
pengembangan terhadap suatu sistem yang telah ada.
b) Perancangan Berorientasi Obyek
Menurut (Rosa A. S dan M. Shalahuddin, 2013) perancangan berorientasi obyek adalah
sebuah tahapan perantara yang dapat digunakan untuk melakukan pemetaan terhadap
spesifikasi atau kebutuhan terhadap sistem yang akan dibangun dengan menggunakan konsep
berorientasi objek kedalam sebuah desain yang bertujuan agar dapat mempermudahkan dalam
melakukan sebuah implementasi terhadap pemrograman beriorentasi sebuah objek, Berbagai
alat yang digunakan dalam perancangan sistem yaitu :
1. Entity Relationship Diagram (ERD) merupakan tool analisis sebuah sistem pertama yang
akan digunakan untuk memusatkan pada data dan keterkaitan antar data serta
pengorganisasian data.
2. LRS dibentuk berdasarkan ketergantungan antara suatu entitas terhadap entitas yang lainnya,
sehingga dalam pembentukan sebuah LRS dapat dilakukan setelah ERD terpenuhi.
3. Normalisasi didalam sebuah database biasanya sangat jarang dilakukan dalam database yang
berskala kecil, dan dianggap tidak diperlukan pada pengguaan personal.

4. 4. Spesifikasi basis data menguraikan tentang data yang saling berhubungan satusama lainnya
yang tersimpan di dalam perangkat komputer dan digunakan oleh perangkat lunak untuk
memanipulasi.
5. Sequence Diagram menggambarkan interaksi antara obyek di dalam dan disekitarsistem
(termasuk pengguna, display dan sebagainya) dapat berupa sebuah message yang
digambarkan terhadap satuan waktu.
6. Class Diagram menggambarkan struktur sistem dari segi pendefinisian kelas-kelas yang
akan dibuat untuk membangun sistem.
g. Konsep Persediaan Obat
Persediaan obat adalah barang yang dibeli/diproduksi/dimiliki oleh perusahaan yang akan
dijual kembali sebagai aktivitas atau kegiatan normal perusahaan (Sugiono, 2009). Persediaan
Obat pada Apotek Aini Farma merupakan Persediaan obat dalam suatu apotek maupun distributor
obat amatlah penting, begitu pula pada Apotek Aini Farma. Sesuai definisi diatas bahwa
persediaan obat yang ada, harus akurat dengan laporan.
h. Apotek
Menurut PP No. 51 Tahun 2009, Apotek adalah sarana pelayanan kefarmasian tempat
dilakukan praktik kefarmasian oleh apoteker. Pelayanan kefarmasian adalah suatu pelayanan
langsung dan bertanggung jawab kepada pasien yang berkaitan dengan sediaan farmasi dengan
maksud mencapai hasil yang pasti untuk meningkatkan mutu kehidupan pasien. Pekerjaan
kefarmasian yang dilakukan meliputi pembuatan termasuk pengendalian mutu sediaan farmasi,
pengamanan, pengadaan, penyimpanan, dan pendistribusian atau penyaluran obat, pengelolanan
obat, pelayanan obat atas resep dokter, pelayanan informasi obat, serta pengembangan obat, bahan
obat, obat tradisional dan kosmetika.
1.3 Metodologi Penelitian
Metodologi yang digunakan dalam Analisa dan Perancangan Sistem Informasi Persediaan Obat
Studi Kasus: Apotek Aini Farma menggunakan konsep SDLC (System Development Life Cycle)
dengan metodologi Object-Oriented yang proses identifikasi masalah, analisis dan perancangan
sistem, seleksi sistem, implementasi sistem dan perawatan sistem. Metode SDLC mempunyai
kelebihan dan kekurangan yaitu: menyediakan tahapan-tahap yang digunakan untuk pengembangan
sistem dan hasil yang lebih baik dikarenakan sistem sudah dianalisis dan dirancang secara

5. keseluruhan sebelum sistem diimplementasikan.
Gambar 1. Metodologi SDLC
Tahap yang pertama identifikasi permasalahan: mengidentifikasi masalah, tahap ini adalah
tahap awal dalam analisis sistem. Yang dimulai dengan terlebih dahulu mengetahui masalah-
masah yang ada (https://www.moresteam.com/toolbox/fishbone- diagram.cfm diakses pada 30
Januari 2015). Dimana penulis melakukan wawancara, pengumpulan data dan observsi langsung
terkait dengan permasalahan yang terjadi tentang persediaan barang pada Apotek Aini Farma.
Setelah permasalaham keseluruhan difahami kemudian dilakukan ke tahapan berikutnya yaitu
analisis dan perancangan sistem. Analisis dan perancangan sistem menggunakan konsep analisis
dan perancangan berorientasi obyek berbasis UML dengan menggambarkan proses bisnis dalam
Activity Diagram, apa yang akan di kerjakan user dalam bentuk Use Case Diagram dan
pemodelan dalam Class Diagram. (Rosa A. S dan M. Shalahuddin, 2013).
1.4 Identifikasi Permasalahan: Fishbone Diagram
(Diagram Sebab Akibat)
Gambar 2. Fishbone diagram

6. 2. PEMBAHASAN
Hasil dari identifikasi permasalahan dengan melakukan wawancara, pengumpulan data dan
observasi secara langsung pada Apotek Aini Farma, kemudian dilakukan proses analisa dan
perancangan sistem berbasis UML yang digambarkan sebagai berikut
2.1 Activity Diagram
Activity Diagram menggambarkan berbagai alur aktivitas dalam sistem yang sedang dirancang.
Bagaimana masing-masing jalur berawal, keputusan yang mungkin terjadi dan bagaimana mereka
berakhir. Berikut ini merupakan activity diagram yang terjadi dalam sistem persediaan obat yang
sedang berjalan adalah sebagai berikut:
a) Proses Permintaan Obat
Asisten apoteker meminta obat ke apoteker, kemudian apoteker akan melakukan pengecekan
terhadap obat yang diminta. Jika obat tersedia akan langsung diserahkan ke asisten apoteker tetapi
jika obat yang diminta kosong/tinggal sedikit maka apoteker akan menginformasikan ke pimpinan.
Gambar 3. Activity diagram proses permintaan obat
b) Proses Pemesanan Obat
Sebelum melakukan pemesanan obat, apoteker akan menginformasikan ke pimpinan mengenai
obat yang kosong/tinggal sedikit. Kemudian pimpinan memerintahkan apoteker untuk melakukan
pemesanan obat ke supplier. Setelah itu apoteker akan membuat Surat Pemesanan Obat (SPO)
yang berisi data obat yang akan dipesan kepada supplier dan supplier akan datang sesuai waktu
yang sudah disepakati. Surat Pemesanan Obat (SPO) tersebut diserahkan pada supplier.

7. Gambar 4. Activity diagram proses pemesanan obat
c) Proses Penerimaan dan Retur
Apoteker memberikan Surat Pemesanan Obat kepada supplier kemudian supplier datang
kembali dan membawa obat sesuai dengan yang dipesan beserta faktur kemudian apoteker
melakukan pengecekan obat yang sudah dipesan. Jika obat yang diterima sudah sesuai pesanan
atau dalam kondisi yang bagus, maka apoteker akan mencatat di kartu stock sebagai obat masuk,
kemudian menyimpannya ke gudang. Namun jika obat yang diterima tidak sesuai atau terdapat
kerusakan, maka apoteker akan menandai faktur dan menukar (retur) obat kepada supplier.
Supplier akan mengganti obat dan apoteker menerima obat baru kemudian mencatat di kartu
stock sebagai obat masuk, kemudian menyimpannya ke gudang.
Gambar 5. Activity diagram proses penerimaan
dan retur obat
[Ada]

8. d) Proses Pembayaran
Proses pembayaran dilakukan oleh apoteker pada saat supplier mengirimkan obat ke Apotek
Aini Farma, setelah melakukan proses pembayaran pihak supplier akan memberikan faktur sebagai
bukti pembayaran.
e)Proses Pembuatan Laporan
Apoteker membuat laporan persediaan obat, laporan tersebut dibuat berdasarkan laporan
pemesanan obat dan laporan penerimaan obat yang kemudian diserahkan kepada pimpinan.
Gambar 7. Activity proses pembuatan laporan

9. 2.2 Use Case Diagram
a) Master
Deskripsi:
Apoteker dapat mengentry Data Pegawai, Data Supplier, Data Obat
b) Transaksi
Deskripsi:
Apoteker dapat mengentry Form Permintaan Obat, Entry Surat Pemesanan Obat dan mencetak
Surat Pemesanan Obat ke Supplier, Mencetak Tanda Terima Faktur, Entry Retur Obat dan
Mencetak Bukti Retur, Cetak Obat Keluar.
c) Laporan

10. Deskripsi:
Apoteker dapat mencetak laporan berdasarkan periode: Laporan Pemesanan Obat, Laporan
Penerimaan Obat, Laporan Obat Keluar, Laporan Retur Obat dan Laporan Rekapitulasi
Penerimaan Obat.
2.2 Class Diagram
Class Diagram Menampilkan kelas-kelas dan paket-paket di dalam sistem. Class Diagram
memberikan gambaran system secara statis dan relasi antar mereka. Biasanya, dibuat beberapa
Class Diagram untuk sistem tunggal. Beberapa diagram akan menampilkan subset dari kelas-
kelas dan relasinya. Dapat dibuat beberapa diagram sesuai dengan yang diinginkan untuk
mendapatkan gambaran lengkap terhadap sistem yang dibangun.
Gambar 11. Class diagram

11. 2.3 Spesifikasi Basis Data
Spesifikasi Basis Data adalah kumpulan dari berbagai data yang saling berhubungan satu
dengan yang lainnya. Basis data tersimpan di perangkat keras, serta dimanipulasi dengan
menggunakan perangkat lunak. Pendefinisian basis data meliputi spesifikasi dari tipe data,
struktur dan batasan dari data atau informasi yang akan disimpan. (Rosa A. S dan M.
Shalahuddin, 2013)
Nama File : Supplier
Media : Hardisk
Isi : Data Supplier
Organisasi : Index Sequential Primary Key : kd_sup
Panjang Record : 117 byte
Jumlah Record : 46 Record
Struktur Record :
Tabel 1. Struktur Tabel Supplier
N
o
Na
ma
Fiel
d
Jenis Lebar Des Keterang
an1 kd_su
p
Varcha
r
5 - Kode tiap
Supplier
berisi 5
digit
(S9999)
2 Nm_
su p
Varcha
r
50 - Nama
Supplier
terdiri
dari huruf
A-Z
3 Telp
_s
up
Varcha
r
12 - Berisi no
telp
supplier
{(9999
99999999
}
Kode supplier terdiri dari lima(5) digit:
a b
Keterangan:
a : menunjukkan kode supplier
b : menunjukkan urutan kode supplier

12. 2.4 Implementasi Sistem
Gambar 12. Rancangan form menu
Gambar 13. Rancangan form permintaan obat
3. KESIMPULAN

13. Berdasarkan analisa yang telah dilakukan, penulis dapat menyimpulkan
bahwa:
a. Dengan adanya sistem persediaan obat ini apotek dapat mengetahui obat yang stok nya
mendekati jumlah stok minimum
b. Apotek Aini Farma bisa mengetahui perbandingan antara jumlah penerimaan dengan
jumlah pesan yang jumlahnya tidak sebanding, hal ini guna mencegah terjadinya kerugian
bagi apotek
c. Dengan adanya sistem persediaan obat ini pihak apotek bisa mengetahui laporan jumlah
obat yang di retur (tukar)
Dari kesimpulan diatas maka penulis memberikan saran-saran antara lain:
a. Karena informasi yang disajikan pada dasarnya berasal dari data masukan (input), maka
sebelum memasukan data harus dilakukan pengecekan terhadap kebenaran data agar
informasi yang dihasilkan sesuai dengan yang diinginkan
b. Mempersiapkan dukungan hardware dan software yang spesifikasinya dapat mendukung
sistem ini dengan baik.
c. Melakukan back-up data secara periodik untuk megantisipasi hal-hal yang tidak diinginkan