Penerapan Knowledge Management untuk Reformasi Birokrasi yang dilakukan pemerintah Indonesia. Reformasi Birokrasi melibatkan banyak pengetahuan dan pengalaman, dan hal ini perlu dikelola dengan baik. Karena proses perbaikan itu harus dilakukan secara terus-menerus dan berkelanjutan.

1. Knowledge Management
Reformasi Birokrasi
Proposal
Ir. Moh. Haitan Rachman MT.
haitan.rachman@gmail.com
http://multiforma.co.id1

2. Page |
Latar Belakang Projek
• Reformasi birokrasi dimaksudkan antara lain untuk
mendorong terwujudnya organisasi yang efektif dan
efisien.
• Untuk mewujudkan organisasi seperti itu, setiap
instansi pemerintah harus siap untuk memanfaatkan
kekayaan pengetahuan yang dimilikinya, termasuk
belajar dari pengalaman-pengalaman di masa lampau.
• Kendala yang sering dihadapi adalah kenyataan bahwa
pengetahuan dan pengalaman dalam organisasi
tersebut sering kali tersebar, tidak terdokumentasi dan
bahkan mungkin masih ada di dalam kepala masing-
masing individu dalam organisasi.
2

3. Page |
Latar Belakang Projek
• Manajemen Pengetahuan (knowledge management)
berperan penting dalam membantu meningkatkan kinerja
organisasi. Hal ini sejalan dengan salah satu tujuan
pelaksanaan reformasi birokrasi.
• Manajemen Pengetahuan dapat berperan sebagai alat
bantu dalam proses perubahan atau pun transformasi
organisasi, karena Manajemen Pengetahuan dapat
membantu pembentukan budaya pembelajaran dalam
suatu organisasi.
• Grand Design Reformasi Birokrasi memuat 8 (delapan) area
perubahan dan kondisi yang diinginkan. Penerapan
Manajemen Pengetahuan akan membantu dalam upaya
mewujudkan 8 area perubahan dan kondisi yang diinginkan
tersebut.
3

4. Page |
Kebutuhan Pengetahuan Dalam Proses RB
4
No AREA PERUBAHAN HASIL YANG DIHARAPKAN KEBUTUHAN PENGETAHUAN
1 Organisasi Organisasi yang tepat fungsi dan
tepat ukuran (right sizing)
Fungsi yang merupakan jabaran dari tugas dalam
rangka mencapai tujuan organisasi dan perlu
dikembangkan kapabilitasnya. Pengetahuan ini
perlu dipadukan dan disempurnakan terus
menerus sejalan dengan dinamika perubahan
dan dengan perkembangan/ tuntutan kebutuhan
jaman.
2 Tatalaksana Sistem, proses dan prosedur
kerja yang jelas, efektif, efisien,
terukur dan sesuai dengan
prinsip-prinsip good governance
Indikator kinerja, cara mengukur dan
mengevaluasi hasil maupun pelaksanaan proses.
3 Peraturan perundang-
undangan
Regulasi yang lebih tertib, tidak
tumpang tindih, dan kondusif
Peta perundangan yang relevan, yang
menghambat, jenis hambatan, kondisi-kondisi
tertentu yang membuat regulasi sulit diterapkan,
faktor penyimpangan yang bisa
ditoleransi/deviasi.
4 SDM Aparatur SDM apatur yang berintegritas,
netral , kompeten, capable,
profesional, berkinerja tinggi dan
sejahtera
Indikator kinerja SDM, cara pengukuran dan
evaluasinya, cara pengembangan

5. Page |
Kebutuhan Pengetahuan Dalam Proses RB
5
No AREA PERUBAHAN HASIL YANG DIHARAPKAN KEBUTUHAN PENGETAHUAN
5 Pengawasan Meningkatnya
penyelenggaraan
pemerintahan yang bersih
dan bebas KKN
Potensi fraud, cara deteksi fraud, sistem deteksi dini,
sistem restorasi, pembedaan fraud dan deviasi.
6 Akuntabilitas Meningkatnya kapasitas dan
akuntabilitas kinerja
birokrasi
Indikator akuntabilitas, cara mengukur dan evaluasinya
7 Pelayanan publik Pelayanan prima sesuai
kebutuhan dan harapan
masyarakat
Indikator pemenuhan kebutuhan, persepsi masyarakat,
cara mengukur dan mengevaluasinya.
8 Pola pikir ( mind
set) dan budaya
kerja (culture set)
aparatur
Birokrasi dengan integritas
dan kinerja yang tinggi
Tersedianya berbagai pengetahuan pada butir 1-7, dan
praktek untuk penyebaran dan pemanfaatan
pengetahuan lainnya yang relevan dalam organisasi.

6. Page |
Manfaat Projek
• Pengetahuan-pengetahuan yang mendukung aktifitas
reformasi organisasi dan aktifitas lainnya akan lebih
terkelola dengan baik dan sistematik;
• Kemampuan pegawai negeri dalam mengakses dan
mengelola pengetahuan akan lebih mudah dan terkelola
dengan lebih baik;
• Peningkatan berbagi pengetahuan seluruh kantor dan
bagian organisasi pemerintahan akan memberikan
efektifitas untuk mendukung seluruh aktifitas yang ada
termasuk reformasi birokrasi;
• Adanya kejelasan sumber-sumber pengetahuan yang jelas
dan tertata dengan baik untuk seluruh kantor dan bagian
organisasi pemeritahan.
6

7. Page |
Prasyarat Projek
• Adanya dukungan dari pimpinan
• Adanya dukungan dari setiap bagian/kantor
organisasi yang terlibat
• Adanya tim kerja untuk membangun,
menerapkan dan memantau penerapan
Manajemen Pengetahuan
• Adanya kemudahan akses bagi pegawai di
seluruh bagian/kantor kepada Sistem
Manajemen Pengetahuan yang dibangun.
7

8. Page |
Tujuan dan Sasaran Projek
• Meningkatkan pemahaman yang utuh mengenai konsep dan
praktek penerapan manajemen pengetahuan (knowledge
management) di organisasi pemerintahan;
• Menyusun Road-Map Manajemen Pengetahuan yang jelas dan
terarah dalam mendukung proses Reformasi Birokrasi dan
Pengembangan SDM;
• Merancang dan mengembangkan Sistem Manajemen Pengetahuan
khusus untuk pengelolaan pengetahuan dalam mendukung aktifitas
Reformasi Birokrasi dan Pengembangan SDM;
• Mengumpulkan sumber-sumber pengetahuan awal untuk
manajemen pengetahuan Reformasi Birokrasi dan Pengembangan
SDM;
• Membangun Tim Manajemen Pengetahuan sebagai tim pengelola
penerapan manajemen pengetahuan.
8

9. Page |
Tahapan-Tahapan Projek
9
Preparation Analysis Design Develop
Knowledge Management System
KM Team and
Training
Project Phases
ProjectObjectives
Implement
KM Programs
KM Roadmap &
Knowledge-Map

10. Page |
Aktifitas-Aktifitas Projek
1. Memberikan Workshops / Training
2. Membangun the KM Road-Map
3. Mengembangkan the Knowledge-Map
4. Mengumpulkan dan Mengklasifikasikan Sumber-
Sumber Pengetahuan
5. Menetapkan Teknik-Teknik non-IT dan IT yang
sesuai untuk Program KM
6. Merancang dan Mengembangan Sistem KM
7. Mengimplementasikan Program-Program KM
10

11. Page |
Model Knowledge-Map
11
Competency-1 Competency-2 Competency-3 Competency-4 Competency-5 Competency-6
Competency
Directory
Job-A
Job-B Job-C
Knowledge Directory

12. Page |
Model Sistem Knowledge Management
July 2014 12

13. PENGANTAR
KNOWLEDGE MANAGEMENT
13

14. Page |
Era Pengetahuan
14
“We believe that the future belongs to
companies that can take the best of the East
and the West and start building a universal
model to create new knowledge within their
organizations.”
(I. Nonaka and H. Takeuchi)

15. Page |
Tanpa Strategi Pengetahuan
• Kita akan kehilangan investasi pada orang,
penelitian, pengembangan, pengalaman
• Kita akan kehilangan peluang untuk
tumbuh dan peningkatan pelayanan publik
• Kita akan kehilangan visi dan misi
15

16. Page |
Agenda pengetahuan
• Membuat pengetahuan dan proses
pengetahuan lebih eksplisit.
• Pengembangan kerangka kerja strategis untuk
memandu eksploitasi pengetahuan - dalam
produk, jasa dan proses.
• Pengenalan metode yang lebih sistematis
untuk manajemen pengetahuan.
16

17. Page |
Kenapa Memerlukan KM?
• Transfer pengetahuan dan informasi telah menjadi hal
yang sangat penting untuk setiap organisasi di
manapun
• Pengetahuan sekarang ini dipahami sebagai aset
intangible yang sangat bernilai
• Membangun kemampuan-kemampuan menciptakan
pengetahuan dalam sebuah organisasi dapat
menjadikan organisasi lebih fleksibel untuk
menghadapi tantangan baru
• Informasi dan pengetahuan telah menjadi pengendali
utama untuk daya saing – bagaimana organisasi dapat
memanfaatkannya untuk efisiensi dan inovasi?
17

18. Page |
Pengertian Pengetahuan
18
“merupakan campuran dari pengalaman, nilai-nilai,
informasi yang mempunyai konteks, pandangan pakar
yang memberikan kerangka untuk mengevaluasi dan
membangun pengalaman dan informasi baru.
Pengetahuan itu berasal dan dipergunakan dalam
pikiran-pikiran yang mempunyainya. Dalam organisasi,
pengetahuan sering melekat tidak hanya pada
dokumen, tetapi dalam rutinitas organisasi, proses,
praktek-praktek dan norma-norma yang berkaitan
dengan organisasi” (Davenport and Prusak)

19. Page |
Tipe Pengetahuan
• Tacit knowledge adalah pengetahuan yang
dimanfaatkan oleh seseorang, yang berada di benaknya
dan berasal dari pengalamannya, dari orang lain,
ataupun dari kombinasi sumber-sumber pengetahuan
lainnya.
• Explicit knowledge adalah pengetahuan yang dapat
dilihat dan berada di luar benak manusia, atau tacit
knowledge yang didokumentasikan.
19

20. Page |
SECI - Transfer Pengetahuan
20

21. Page |
Pengertian Knowledge Management
21
“Knowledge Management (KM) adalah
pendekatan terintegrasi untuk
mengidentifikasi, mengklasifikasi,
menyimpan, berbagi, menerapkan dan
menciptakan pengetahuan untuk
meningkatkan produktivitas, kualitas,
layanan dan pertumbuhan yang
berkaitan dengan organisasi.”

22. Page |
Proses Knowledge Management
22
Proses KM, tertanam dalam aktifitas kerja,
mentrasnformasikan organisasi
... Dari belajar dan inovasi secara "episodik”;
... Menuju belajar dan inovasi “terus-menerus”

23. Page |
Knowledge Management Framework
23
• Memperjelas elemen-
elemen penting dari
KM untuk keberhasilan
organisasi
• Memberikan
pemahaman dengan
mudah terhadap KM
• Memperjelas faktor-
faktor kritis untuk
keberhasilan
pengembangan KM

24. Page |
Manfaat Knowledge Management
24
• Hasil yang diharapkan dari Knowledge
Management (KM) adalah untuk
meningkatkan kemampuan individu, tim, dan
organisasi dan dengan demikian dapat
meningkatkan kapasitas sosial
• Bersama-sama, hasil ini akan memacu
peningkatan produktivitas, kualitas, layanan,
dan memberikan kontribusi terhadap
pertumbuhan organisasi.

25. Terimakasih
25
Proposal
Ir. Moh. Haitan Rachman MT.
haitan.rachman@gmail.com
http://multiforma.co.id