leadership & Supervision

2. KANDUNGAN
 Pengenalan kepada organisasi
 Pengurusan Organisasi
 Penyeliaan dalam organisasi
 Kepimpinan
 Pengurusan perubahan (Change Management)

4. ORGANISASI
 PerkataanGreek “Organon”
 Definisi
1. Unit Sosialyangdiselaraskandengan sempadanyangbolehdikenalpastiuntukmencapai
matlamat.
2. Pengemblengan tenagakerjadanpengurusanyangsaling berkaitandalamusaha
mencapaimatlamatyangditetapkan.
 Organizationisadeliberatearrangementofpeopleto accomplishsomespecificpurpose
 Organisasiadalahsatusistem yangmelibatkanaktivitiyangwujuddi manaterdapat
beberapabahagian/unit/ahlidi dalammyadidalamsatupersekitaranyangsaling
berkaitanantarasatusamalainuntukmencapaimatlamat.

5. CIRI-CIRI UMUM ORGANISASI
BERTUJUAN
• VISI
• MISI
• OBJEKTIF
BERSUMBER
• MANUSIA
• WANG
• PERALATAN
BERSTRUKTUR
• KEDUDUKAN
• TATACARA
• PEMBAHAGIAN
TUGAS

6. 6
• Sistem/cara pembahagian kerja &penyusunan kerja &digambarkan dalam bentuk
carta organisasi.
• Struktur organisasi menunjukkan hubungkait di antara satu bahagian, unit atau
jawatan dengan yang lain dalam organisasi.
• Struktur organisasi tidak “standard” berbeza-bezamengikut saiz dan fungsi-fungsi
jabatan.

7. 7
1. Pembahagian kerja
2. Hubungan ketua dengan pekerja bawahan
3. Jenis kerja yang dijalankan
4. Pengumpulan bahagian - bahagian kerja
5. Tingkat pengurusan

8. PENGURUSAN ORGANISASI
 Pengurusanadalahpencapaianmatlamatorganisasisecaraefisien danefektifmelalui
prosesmerancang,mengorganisasi,memimpindanmengawalsumber-sumber
organisasi.
MERANCANG MENGORGANISASI
MEMIMPIN MENGAWAL

9. MERANCANG
TENTUKAN
N HALATUJU
BAGAIMANA
NA NAK CAPAI
KAEDAH
YANG
DIGUNAKAN
SIAPA
TERLIBAT
SUMBER
YANG
DIPERLUKAN
PENGUKUR
UR KEJAYAAN
MERANCANG
• Penyelia menentukanmatlamat yangingin dicapai dan
menentukantindakan yangpaling sesuai untukdiambil
di semua peringkatorganisasi untukmencapai
matlamat organisasi

10. KEPENTINGAN MERANCANG
• Dapat membuat persediaan dengan menggunakan sumber
• Dapat mengawasi perbelanjaan
• Dapat menyelaraskan kerja
• Dapat menangani masalah yang dikenalpasti
• Dapat mengenalpasti peluang

11. MENGORGANISASI
MENGORGANISASI
Penyeliamenyusundanmengagihkansumber-
sumberorganisasiuntukmelaksanakantugasyang
telahditetapkanagardapatmencapaimatlamat
organisasi
MEMBENTUK STRUKTUR
STRUKTUR FORMAL
PEMBAHAGIAN TUGAS &
TUGAS & SEMPADAN KUASA
MENYELARAS & MEMASTIKAN
MEMASTIKAN KESEPADUAN
KESEPADUAN ARAHAN

12. MEMIMPIN
MEMIMPIN
Penyelia cuba mempengaruhigelagat pekerja agar mereka
dapat melaksanakan tugas yangdiberikandengan efektif
dan efisien untukmencapai matlamat organisasi.

13. KETERAMPILAN PENYELIA SEBAGAI PEMIMPIN
BERKESAN
• Pemandu
• Pemimpin bermotivasi
• Berintegriti
• Berkeyakinan diri
• Bijaksana
• Berpengetahuan
• Kecerdasan emosi

14. MENGAWAL
Penyeliamemantauprestasisemasadanmengambil
tindakanpenambahbaikanuntukmemastikanhasil
akhirkerjatercapaiseperti yangdijangkakan.MENGAWAL
MENGADAKAN
PIAWAIAN
MENGUKUR
PENCAPAIAN
MENDAPATKAN
MENDAPATKAN
MAKLUMBALAS
TINDAKAN
PEMBETULAN

15. APA YANG PERLU DIKAWAL
• Pencapaian sasaran
• Kebolehan dan tahap anggota
• Permasalahan dan tindakan
• Keperluan sepanjang operasi
• Kehendak pelanggan

17. DEFINISI PENYELIA
• Pengurus barisan hadapan
• Bertanggungjawab ke atas kerjanya dan kerja orang-orang lain
• Memberi arahan kerja
MAN-
IN-
MIDDL
E
KEY-
MAN
PENYELIA
HUMAN
RELATIO
N
SPECIALI
ST
KEY-
STONE???

18. TUGAS PENYELIA
• Mengawalselia sekumpulan pekerja
• Memastikan aktiviti operasi berjalan dengan lancar
• Menjadi wakil kepada majikan untuk menguruskan pekerja-
pekerjanya
• Menjadi penghubung antara pekerja dengan pihak atasan

19. KEMAHIRAN YANG PERLU ADA PENYELIA
KEMAHIRAN
BINA
HUBUNGAN
KEMAHIRAN
TEKNIKAL
KEMAHIRAN
MEMBUAT
KEPUTUSAN
KEMAHIRAN
PENTADBIRA
N
HBGAN INTERPERSONALTERMASUK
MEMBAHAGI TUGAS &
MELAKUKANNYA BERSAMA
ANGGOTA BAWAHAN
MEMPUNYAI PENGETAHUAN &
KEMAMPUAN MELAKSANAKAN
TUGAS HARIAN DGN TEKNOLOGI
TERKINI
KEBOLEHAN MEMPEROLEH ,
MENTAFSIR SERTA
MENGGUNAKAN MAKLUMAT
BAGI MEMBUAT KEPUTUSAN
MEMPUNYAI KEMAHIRAN YG
BAIK UTK
MERANCANG,MENYUSUN ,
MENYELARAS DAN
MENGURUSKAN PENTADBIRAN
DLM ORGANISASI

20. PERANAN PENYELIA
PERANAN
INTERPERSONAL
• Wakil
(Figurehead)
• Pemimpin
(Leader)
• Perantara
(Liasson)
PEMBERI
MAKLUMAT
• Memantau
(Monitor)
• Menyebar
(Diseminator)
• Jurucakap
(Spokeperson)
PEMBUAT
KEPUTUSAN
• Usahawan
(Entrepreneur)
• Pengurus
Gangguan
(Disturbance
handler)
• Mengagih sumber
(Resource
allocator)
• Perunding
(Negotiator)

21. CIRI-CIRI PENYELIA HEBAT
• Profesional
• Komunikasi dengan berkesan
• Mempunyai hubungan baik dengan pekerja
• Adil
• Bertimbangrasa dan bertolak ansur
• Cekap
• Jujur
• Optimistik
• Kreatif berfikir & merancang
• Bertanggungjawab
• Berfikiran jauh & berwawasan
• Menjadi contoh kepada pekerja

22. TINDAKAN MENJADI PENYELIA HEBAT
• Permudahkan kerja
• Bijak menyusun keutamaan tugas
• Mengendalikan masalah pekerja
• Kesilapan sebagai proses pembelajaran (learn from mistake)
• Dapat mengawal perasaan marah
• Memberi kesejahteraan kepada diri (Pengurusan stress)
• Menyelaraskan arahan dan pengarahan
• Tegas menguatkuasakan disiplin
• Mempamerkan keinginan untuk mengetahui
• Sering melaporkan kegiatan (kepada orang atasan)
• Mempertingkatkan keyakinan diri
• Mengimbangi pelbagai tuntutan & kemahuan (Work-life balance)
• Sentiasa menyemak perancangan kerja
• Mendengar semua pandangan
• Menghindarkan karenah dan pembaziran masa

23. PENYELIAAN DALAM PENGURUSAN
ORGANISASI
• Penyeliaan subordinat, penyelarasan & pembangunan kerjaya
• Penyeliaan stimulasi individu & prestasi kumpulan
• Penyeliaan Undang-undang & Peraturan Organisasi
• Penyeliaan semasa bekerja
• Penyeliaan perancangan & pengawalan

24. PENYELIAANSUBORDINAT,PENYELARASAN& PEMBANGUNAN
KERJAYA
o Kesesuaian memberi delegasi kepada subordinat
o Faham Peraturan Am &Pekeliling Kerajaan
o Terlatih sebagai Jurulatih
o Pandai merangkapelan pembangunan kerjaya
o Tahumembuat penilaian prestasi staf

25. PENYELIAANSTIMULASIINDIVIDU& PRESTASIKUMPULAN
• Pandai merekabentuk program motivasi
• Tahumembangunkanprogram pembangunan diri
• Bijak menjadi kaunselordan pendengar yangbaik
• Tahukendalikan sesi ilmu seperti seminar
• Pandai menyelesaikanmasalah dalam kumpulankerja

26. PENYELIAANPERATURAN& UNDANG-UNDANGORGANISASI
• Tahupengelasan organisasi
• Kemaskinikandokumentasi & rekod
• Tahu&faham peraturan kewangan

27. PENYELIAAN SEMASA BEKERJA
• Arif dalam mengatur rundingan(consultancy)
• Faham bagaimana mengatasi masalah tekanan kerja
• Tahumelaksanakan peraturan di tempat kerja
• Bijak dalam menangani karenahsubordinat
• Memahami psikologi pekerja

28. PENYELIAAN PERANCANGAN & PENGAWALAN
• Mahir menetapkan matlamat jangka pendek dan jangka panjang
• Mahir menyediakan belajawan mingguan , bulanan dan tahunan.
• Mahir menyelesaikan masalah
• Arif dalam menyediakan carta kawalan operasi
• Bijaksana dalam penyeliaan dan pemantauan

30. 30
“Leadershipistheartofgetting
someone elsetodosomethingyou
wantdone becausehewantstodoit”
“Youdonotleadbyhittingpeople over
thehead—that'sassault,not
leadership”
Dwight Eisenhower
“Leadership isaction,notposition”
Donald McGannon
APAITU KEPIMPINAN(WHAT IS LEADERSHIP?)
“Onemeasure ofleadershipis
thecalibreofpeople whochoose
tofollowyou”
Dennis Peer

31. 8

32. 1. Menentukanmatlamat (The Goal Setter )
2. Jurucakap(The Spoke Person)
3. Kompas (Halatuju+ Moral) (Destination compass +
Moral Compass)
4. Penyelesai masaalah(The Problem Solver)
5. Pengagih sumber (The Distributor of Resources)
6. Pemberi maklumbalas (The Feedback Provider)
7. Pemberi motivasi (The Motivator)
8. Melatihpemimpin pengganti (The Future Leaders Cultivator)

33. 1. Menentukan matlamat (The Goal Setter)
• Menentukanmatlamatorganisasiuntuksatu
tempohmasayangditetapkan.
• Pemimpin mestilah mampumemberikanarah
atauhalatujuyangjelaskeatasvisi, misi dan
objektiforganisasi.
• Tujuanuntukmembolehkansemua wargaorganisasimempunyaipanduanasasuntukmenumpukan
fokuskeatasaktiviti-aktivitiyangmenyumbangkepadapencapaianvisi, misi danobjektiforganisasi.

34. 2. Jurucakapkumpulan (The Spoke Person)
• Pemimpin merupakan jurucakap utama untuk
kumpulannya.
• Komunikasi bukan sahaja mengenai organisasi itu
sendiri sahaja ,malah harus mengkomunikasikan
hubungan organisasi tersebut dengan organisasi
lain dalam persekitaran yang lebih luas.

35. 3. Kompas (The Compass)
• Pemimpinseumpama kompas kepadaorganisasi –
memberipengarahan kepada organisasi untuk
berkembang kearah destinasi yang telah
ditetapkan.
• Pemimpin berfungsi sebagai kompas moral/etika-
sebagai penandaaras untuk apa yang ditakrifkan
sebagai baik kepada organisasi.

36. 4. Penyelesai Masaalah(The Problem Solver )
• Pemimpin dilihatsebagai seorangyangbijaksanadan
berpengalaman.
• Maka,pemimpin merupakanseorangyangboleh
diharapkanolehwargaorganisasibilamenghadapi
masaalah.
• Penyelesaianmasalahmerupakanfungsiutamaseorang
pemimpin.

37. 5. Pengagih sumber (The Distributor of Resources)
• Sumberorganisasi adalah terhad dan
sentiasa tidak mencukupi.
• Peranan pemimpin haruslah mengagihkan
sumber yang terhad itu dengan bijak.
• Agihan sumberyang tidak cekap akan
menghalang organisasi daripada mencapai
potensi maksimanya.

38. 6. Pemberi maklumbalas (The Feedback Provider)
• Manusia mempunyai sifat ingin tahu
terutamanya pandangan pemimpin keatas
diri mereka dan prestasi kerjamereka.
• Adalah penting untuk memberi
maklumbalas yang membinaterutamanya
berkaitan dengan kemajuan kerjaatau
kerja-kerja yang telah diselesaikan oleh
anggota bawahannya.

39. 7. Pemberi motivasi (The Motivator)
• Pemimpin haruslah boleh
memberiharapan kepada
pekerja dan memberimotivasi
untuk bekerja kerasuntuk
mencapai matlamat .
• Pemimpin mampu memberi
motivasi dan inspirasi supaya
meneruskan perjuangan tanpa
berputus asa.
A leaderwho will givethem a pat at the back
and a “Good Job!” praise if they had done a
good job
“Well done! “
“You have done a
good job!”
“The Organisation
is very lucky to
have a worker like
you!”

40. 8. The Cultivator of Future Leaders
• Pemimpin yang bagus mampu untuk membentuk
bakal pemimpin yang lebih bagus daripada dirinya
sendiri.
• Melalui kepimpinan melalui teladan ,mengajar ,
perkongsian pengalaman , coaching dan
mentoring danteknik-teknik lain

42. DEFINISI PERUBAHAN
• Hasil daripada pengubahsuaian kelakuanyanglepas untukmenyesuaikkanyadengan situasi baru –
JaafarMuhammad(1999)
• Perubahan sebagai proses transformasi yangberlaku kepada organisasi samada terancang atau
tidak – Stoner (1989)
• It is notthe strongestspecies thatsurvive, northe mostintelligent. Itis theone most
adaptabletochange– CharlesDarwin(1809-1882)

43. FAKTOR PERUBAHAN
DALAMAN LUARAN
Perubahan kepada Visi & Misi Organisasi Stakeholder’s expectation
Teknologi& peralatan Kemajuan teknologi
Sikap pekerja Pembangunanmodal insan
EkonomiNegara
Undang-undang

44. HALANGAN UNTUKBERUBAH
INDIVIDU ORGANISASI PEMIMPIN
Ego Masa tidak sesuai Tidak berminat
Tiada kefahaman Tiada strategi untuk
menangani perubahan
Tidak bersungguh
Lemah kemahuan Tewas kepada
ancaman
Tidak fokus
Zon selesa Ancaman pengkasian
kuasa
Tidak bersedia untuk
menerima kritikan
Kabur dgn kebaikan
yang bakal diperolehi
Kekurangan
kepercayaan
Tiada sokongan dari
pekerja
Bimbang terjejasnya
ganjaran
Kekurangan sumber
Bimbang ganjaran
dilupakan
Masalah komunikasi
Tiada keyakinan Hubungan antara
pekerja
Bimbang kejayaan
dilupakan

45. PROSES PERUBAHAN
FASA1
•MENGENALPASTI
KEPERLUANUTK
BERUBAH
•MENJELASKANVISI
FASA2
•MEMBUAT
PERANCANGANUTK
BERUBAH
•GAPANALISI& FAKTOR
HALANGAN
•MENJELASKAN
PERANAN&
SUMBANGAN
•PELANPEMBANGUNAN
FASA3
•MELAKSANAKAN
PERUBAHAN
•MENILAI& MENYEDIAKAN
PELAN KONTINGENSIJIKA
PERLU
FASA4
•MENILAI& MERANCANG
UTKPENAMBAHBAIKAN
ATAUTAMBAH NILAI
•MEMBUAT
PERANCANGANJANGKA
PANJANG

46. EMOSI SUBORDINAT DALAM MENGHADAPI PERUBAHAN
PENAFIAN PENOLAKAN
EKSPLORASI KOMITMEN
PERUBAHAN

47. PENAFIAN
• Menyangkal/menahandiri dari berubah; membuat kerja seperti amalan biasa tanpa memikirkan
untuk berubah
• Tindakan:
1. Bersemuka dan memberi penjelasan
2. Beritahu tentang perubahan yangakan berlaku
3. Beri penjelasan ekspektasi pelanggan
4. Beri cadangan perkara yang perlu dilakukan untukmenyesuaikandiri dengan perubahan

48. PENOLAKAN
• Wujudperasaan marah atau sedih , prestasi kerjamerosot &mempunyaisikap yang sangat negatif
terhadap perubahan
• Tindakan:
1. Mendengardengan teliti (listen)
2. Terima dan fahami perasaan (aknowledge)
3. Tunjukkanempati
4. Janganmenyangkalperasaan
5. Beri galakan &sokongan

49. EKSPLORASI
• Subordinat amat bersedia & mempunyaiidea untukmembuat perubahan tetapi tiada keseragaman
• Tindakan:
1. Tumpukankepada perkara yangdiutamakan
2. Beri latihan yangdiperlukan
3. Pantau projek yangdilaksanakan
4. Tentukanmatlamat jangka pendek
5. Adakan sesi percambahan fikiran dan perancangan

50. KOMITMEN
• Subordinat telah memberikansepenuh komitmendan bekerjasecara berkumpulandalam
perubahan
• Tindakan:
1. Tentukanmatlamat jangka panjang
2. Beri tumpuan untukmembina pasukan
3. Wujudkanpenyata misi
4. Mengiktirafmereka yang berjaya berubah
5. Lihat kehadapan (Look Ahead)