เคล็ดลับ Excel

1. ่
สวนประกอบของโปรแกรม
สัญลักษณ์ของโปรแกรม สําหรับบางคนเวลาทีจะเรียกโปรแกรมขึนมาใช ้บางคนจะเคยชินทีจะเรียกจากPrograms -->
Microsoft Excel จริงๆ แล ้วถ ้าเราเห็นสัญลักษณ์นทีไหนก็สามารถเรียกโปรแกรม Excel ขึนมาใช ้งานได ้เช่นกัน
ี
แถบเมนูโปรแกรม เป็ นแถบเมนูทรวบรวมคําสังการใช ้งาน Excel 2002 (XP) ทังหมดไว ้บนแถบเมนูนี
ี
แถบชือไฟล์งาน จะเป็ นแถบทีอยูบนสุดของโปรแกรมจะแสดงรายชือไฟล์งานทีเรากําลังเปิ ดใช ้งานอยู่
่
แถบเครืองมือ Standard ในชุดแถบเครืองมือนีจะเป็ นเครืองมือหลักๆ ทีใช ้ในการสร ้างเอกสาร, เปิ ดเอกสาร, บันทึกเอกสาร
หรือแม ้แต่งการ Print งานเป็ นต ้น
แถบเครืองมือ Format เป็ นแถบเครืองมือทีเอาไว ้สําหรับจัดรูปแบบของข ้อความ
ชีทงาน เป็ นพืนทีทํางานโดยภายในจะประกอบด ้วย Cell ต่างๆ
แถบเครืองมือ Drawing เป็ นแถบเครืองมือทีรวบรวมเอาเครืองมือทีใช ้ในการวาดรูป หรือวัตถุทใช ้ในเอกสาร
ี

2. ื
แถบเครืองมือลัด ในแถบเครืองมือนีเริมมีให ้เราใช ้งานตังแต่เวอร์ชน 2000 เป็ นต ้นมาจนถึง 2002 (xp) ก็ยังมีให ้เราใช ้เพือความ
ั
สะดวกในการเข ้าถึงงาน
ก็พอสมควรสําหรับแถบเครืองมือ จริงๆแล ้วยังมีอกจะกล่าวถึงในบทความต่อๆไป
ี
การเปลียน Format ตัวเลขเป็ นข ้อความ
หลายคนอาจจะมีปัญหาเวลาทีต ้องพิมพ์เครืองหมาย +,-,*,... นํ าหน ้าตัวเลข แล ้วตามด ้วยข ้อความ Excel จะไม่ยอมให ้พิมพ์
จริงๆแล ้วถ ้าใครเข ้าใจการทํางาน (ข ้อความไม่สามารถรวมกับตัวเลขได ้) ดังนันเราก็ควรจะเปลียน Format ก่อน ดังตัวอย่าง
ขนตอนการทํา
ั
1 สร ้างเอกสาร จากนันทําการพิมพ์ตัวเลขเพือทําการทดสอบ ดังภาพ

3. 2. จากนันทําการเลือกข ้อมูลทีต ้องการเปลียน Format ดังภาพ
3. เข ้าไปทีเมนู Format --> Cells จะขึนหน ้าต่าง ดังภาพ

4. 4. เดิมจะเป็ นค่า General ให ้ทําการเปลียนเป็ น Text ดังภาพ
5. เพียงเท่านีเราก็สามารถเปลียน Format ตัวเลขให ้กลายเป็ นข ้อความได ้แล ้ว

5. ี
การค ัดลอกชททงหน้า
ั
ถ ้าในกรณีทข ้อมูลทีใช ้มีความต่อเนืองกัน หรือมีข ้อมูลหรือตารางซําๆ กัน เ◌ีพยงแต่เปลียนเนือหาบางส่วน โดยทีตารางหรือ
ี ี
ข ้อมูลหลักๆ เหมือนเดิม จะใช ้วิธคัดลอกชีททังชีทแล ้วเปลียนข ้อมูลจะง่ายกว่านังทําตารางหรือพิมพ์ข ้อมูลใหม่ทังหมด
ี
1. เปิ ดข ้อมูลหน ้าเดิมทีสมบูรณ์

6. 2. คลิกเมาท์ขวาทีชือชีทด ้านล่าง
3. ไปที "ย ้ายหรือคัคลอก"
4. เลือก "(ย ้ายไปท ้ายสุด)" เมือต ้องการให ้อยูหน ้าถัดไป หรือไม่เลือกถ ้าต ้องการให ้อยูกอนหน ้านัน แล ้ว Enter
่ ่ ่

7. 5. จะได ้หน ้าใหม่ทมีข ้อมูลเหมือนเดิม และชือจะเหมือนเดิมเพียงแต่จะมี "(2)"
ี
6. จากนันก็เปลียนชือ โดยการคลิกเมาท์ขวาทีชีท (เหมือนเดิม) ก็จะได ้ชีทใหม่ทมีข ้อมูลหรือตารางเหมือนเดิม จากนันเราก็
ี
เปลียนข ้อมูลได ้ โดยไม่ต ้องสร ้างตารางใหม่

8. การแบ่งข้อมูลในเซลล์เดียวก ัน ให้กลายเปนหลายๆ เซล
็
ถ ้าเรามีข ้อมูลจากแหล่งอืน เช่นจาก word หรือจาก excel ไฟล์อน แต่อยูในเซลล์เดียวกัน แต่เราอาจจะต ้องการแบ่งให ้ข ้อมูลแต่
ื ่
ละตัวอยูในเซลล์ทแยกจากกัน เราจะต ้องเสียเวลา copy และวางข ้อมูลแต่ละเซลล์ เราจะใช ้วิธนเผือความสะดวก และรวดเร็ว
่ ี ี ี
1. ให copy ข ้อมูลมาวางให ้เรียบร ้อย (ตามรูป)
้
2. ลากเมาท์เลือกข ้อมูลทีอยูในเซลล์ทต ้องการ แล ้วไปที ข ้อมูล > ข ้อความเป็ นคอลัมน์
่ ี
ื
3. ถ ้าข ้อมูลนันถูกแบ่งโดยสัญลักษณ์ใด สัญลักษณ์หนึงให ้เลีอก "มีการใช ้ตัวคัน" แต่ถ ้าถูกแบ่งตามจํานวนคําให ้เลือก "ความ
กว ้างคงที" แล ้วคลิก ถัดไป

9. 4. เลือกสัญลักษณ์ทใช ้เป็ นตัวคัน (จากตัวอย่างใช ้ช่องว่างเป็ นตัวคันจึงเลือกช่องว่าง) แล ้วคลิก ถัดไป
ี

10. 5. เลือกชนิดข ้อมูล แล ้วคลิก เสร็จสิน
6. จะได ้ผลลัพธ์คอข ้อมูลจะแยกจากกัน และอยูในเซลล์ ตามภาพ
ื ่