Downloaded 40 times
More Related Content
Similar to ใบความรู้ที่ 3 การตกแต่งข้อมูลและตาราง
ใบความรู้ที่ 3 การตกแต่งข้อมูลและตาราง
- 1. 1 ใบความรู้ การตกแต่ งข้ อมูลและตาราง เมื อมี การป้ อนข้อมูล และมี การดําเนิ นงานกับข้อมู ลในตารางทํา งานเสร็ จเรี ย บร้ อยแล้ว ขันตอนต่อไปอาจจะต้องมีการนําเสนอหรื อออกเป็ นรายงานซึ งควรมีความชัดเจนและเข้าใจง่าย โปรแกรมตารางทํางานจะมีคาสังในการจัดรู ปแบบหรื อตกแต่งข้อมูลในตารางทํางานไม่วาจะเป็ น ํ ่ ข้อมูลอักขระ หรื อจํานวนให้เป็ นไปตามความต้องการ 3.1 การตกแต่ งข้ อมูลอักขระ ข้อมูลประเภทหนึ งที บรรจุ ในเซลทํางานคื อข้อมูลอักขระ อันประกอบด้วยตัวอักษรทัง ภาษาไทย ภาษาอังกฤษ ตลอดจนสัญลักษณ์ต่างๆ การตกแต่งข้อมูลประเภทอักขระสามารถจัดอยู่ ในลักษณะต่างๆ ได้แก่ชุดแบบอักษร ขนาดตัวอักษร รู ปแบบตัวอักษร คือ ตัวหนา ตัวเอียง หรื อขีด เส้ นใต้ จัดข้อมูลให้ชิดซ้าย ชิ ดขวา หรื ออยู่กึงกลางของเซล การตกแต่งนี สามารถใช้คาสังต่างๆ ํ คํา สั งต่ า งๆ ในคํา สังหลัก ในเมนู รูป แบบ หรื อแถบเครื องมื อจัดรู ป แบบ ในที นี จะกล่ า วถึ ง การ จัดรู ปแบบโดยใช้แถบเครื องมือจัดรู ปแบบ การเลือกชุ ดแบบอักษร ขันตอนมีดงนี ั 1. กําหนดพืนทีทํางานทีต้องการเปลียนชุดแบบอักษร ่ 2. คลิกปุ่ มลูกศรทีอยูหลังช่องรายการชุดแบบอักษรบนแถบเครื องมือจัดรู ปแบบจะปรากฏ รายการ ชุดแบบอักษรให้เลือก 3. คลิกชุดแบบอักษรทีต้องการ ข้อมูลอักษรในพืนทีทํางานจะเปลียนไปตามชุดแบบทีเลือก การเลือกขนาดตัวอักษร ขันตอนมีดงนี ั 1. กําหนดพืนทีทํางานทีต้องการเปลียนขนาดตัวอักษร ่ 2. คลิกทีลูกศรทีอยูหลังช่องรายการขนาดตัวอักษรบนแถบเครื องมือจัดรู ปแบบ จะปรากฏ รายการขนาดต่างๆ ของตัวอักษรให้เลือก 3. คลิกขนาดตัวอักษรทีต้องการ ข้อมูลในพืนทีทํางานจะเปลียนเป็ นขนาดทีต้องการ Microsoft Excel ครู พีรญา ดุนขุนทด
- 2. 2 การเปลียนรู ปแบบตัวอักษร การเปลียนรู ปแบบตัวอักษร โปรแกรม Excel มีให้เลือก 3 รู ปแบบ คือ ตัวหนา ตัวเอียง และ ขีดเส้นใต้ตวอักษร ขันตอนมีดงนี ั ั 1. กําหนดพืนทีทํางานทีต้องการเปลียนรู ปแบบตัวอักษร 2. คลิกทีเครื องมือ ตัวหนา บนแถบเครื องมือการจัดรู ปแบบ ถ้าต้องการให้ตวอักษรใน ั พืนทีทํางานมีรูปแบบตัวหนา หรื อคลิกทีเครื องมือ ตัวเอียง บนแถบเครื องมือการจัดรู ปแบบ ถ้าต้องการให้ ตัวอักษรในพืนทีทํางานมีรูปแบบตัวเอียง หรื อคลิกทีเครื องมือ ขีดเส้นใต้ บนแถบเครื องมือการจัดรู ปแบบ ถ้าต้องการให้ ตัวอักษรในพืนทีทํางานมีรูปแบบการขีดเส้นใต้ การจัดข้ อมูลในเซล การจัดข้อมูลในเซลทํางานมี 3 รู ปแบบ คือ การจัดชิดซ้ายเซล การจัดชิดขวาเซล และการ จัดให้อยูกึงกลางเซล ขันตอนมีดงนี ่ ั 1. กําหนดพืนทีทํางานทีต้องการจัดข้อมูล 2. คลิกเครื องมือจัดชิ ดซ้าย บนแถบเครื องมือจัดรู ปแบบ ถ้าต้องการให้ขอมูลในแต่ละ ้ ่ เซลของพืนทีทํางานอยูชิดซ้ายของเซล หรื อคลิกทีเครื องมือจัดชิดขวา บนแถบเครื องมือการจัดรู ปแบบ ถ้าต้องการให้ขอมูล ้ ่ แต่ละเซลของพืนทีทํางานอยูชิดขวาของเซล หรื อคลิกทีเครื องมือจัดกึงกลาง บนแถบเครื องมือการจัดรู ปแบบ ถ้าต้องให้ขอมูลแต่ ้ ละเซลแต่ละเซลของพืนทีทํางานอยูกึงกลางเซล ่ 3.2 การตกแต่ งข้ อมูลจํานวน ข้อมูลประเภทจํานวนซึ งอาจได้มาจากการป้ อนเข้าไปโดยตรงหรื อเป็ นผลลัพธ์ของสู ตรที ่ กําหนดไว้ในเซล สามารถจัดได้หลายรู ปแบบ เช่น อยูในรู ปแบบทัวไป รู ปแบบมีเครื องหมาย จุลภาค (,) คัน รู ปแบบมีเครื องหมายหน่วยเงิน ($) รู ปแบบจุดทศนิยม ในโปรแกรม Excel จะ เอืออํานวยความสะดวกในการจัดรู ปแบบโดยมีเครื องมือจัดรู ปแบบข้อมูลจํานวนบนแถบเครื องมือ จัดรู ปแบบดังนี แสดงข้อมูลจํานวนในรู ปแบบทางการเงินทีมีเครื องหมาย $ นําหน้า และ จะเป็ นจํานวนทีมีทศนิยม 2 ตําแหน่ง แสดงข้อมูลจํานวนในรู ปแบบทีมีเครื องหมายจุลภาคคันตัวเลขหน้าจุด ทศนิยมทีละ 3 หลัก Microsoft Excel ครู พีรญา ดุนขุนทด
- 3. 3 แสดงข้อมูลในรู ปแบบร้อยละโดยมีเครื องหมายเปอร์ เซ็นต์ต่อท้าย แสดงข้อมูลในรู ปแบบจุดทศนิยมโดยใช้เครื องมือนีในการเพิมจํานวน ตําแหน่งทศนิยม แสดงข้อมูลในรู ปมีจุดทศนิยมโดยใช้เครื องมือนีในการลดจํานวน ตําแหน่งทศนิยม ขันตอนการจัดรู ปแบบข้ อมูลจํานวน 1. กําหนดพืนทีทีต้องการจัดรู ปแบบ 2. คลิกทีเครื องหมาย บนแถบเครื องมือจัดรู ปแบบข้อมูล ถ้าต้องการใส่ เครื องหมายมาตรา ั เงินให้กบข้อมูล นอกจากนี โปรแกรม Excel จะทําการใส่ เครื องหมาย , และใส่ ตวเลขหลังทศนิยม ั ให้ 2 ตําแหน่ง หรื อ คลิกทีเครื องหมาย บนแถบเครื องมือการจัดรู ปแบบข้อมูล ถ้าต้องการจัดข้อมูล ่ จํานวนให้อยูในรู ปของร้อยละ โปรแกรม Excel จะคูณข้อมูลด้วย 100 ใส่ เครื องหมาย % และจะทํา การใส่ ตวเลขหลังจุดทศนิยมให้ 2 ตําแหน่ง ั หรื อคลิกทีเครื องมือ บนแถบเครื องมือการจัดรู ปแบบข้อมูล ถ้าต้องการใส่ เครื องหมาย ่ ้ , คันตัวเลขทีอยูขางหน้าจุดทศนิยมทุกสามหลักเพือความสะดวกในการอ่านข้อมูล โปรแกรม Excel จะทําการใส่ เครื องหมาย , และใส่ ตวเลขหลังจุดทศนิยมให้ 2 ตําแหน่ง ั ขันตอนการเพิมจํานวนตําแหน่ งหลังจุดทศนิยม 1. กําหนดพืนทีทํางานทีต้องการจัดรู ปแบบข้อมูล 2. คลิกทีเครื องหมาย บนแถบเครื องมือการจัดรู ปแบบข้อมูล โปรแกรม Excel จะทําการ เพิมจํานวนตําแหน่งหลังจุดทศนิยมให้ครังละ 1 ตําแหน่ง ขันตอนการลดจํานวนตําแหน่ งหลังจุดทศนิยม 1. กําหนดพืนทีทํางานทีต้องการจัดรู ปแบบข้อมูล 2. คลิกทีเครื องหมาย บนแถบเครื องมือจัดรู ปแบบข้อมูล โปรแกรม Excel จะทําการลด จํานวนตําแหน่งหลังจุดทศนิ ยมให้ครังละ 1 ตําแหน่ง 3.3 การตกแต่ งตารางทํางาน การตกแต่งตารางทํางานเพือนําเสนอ นอกจากตกแต่งกับตัวข้อมูลซึ งแบ่งเป็ นอักขระและ จํานวนแล้ว การตกแต่งส่ วนอืนๆ ก็เป็ นสิ งทีจะทําให้รายงานดูน่าอ่านมากขึนเช่น การกําหนดสี พืน ของตารางทํางาน การตกแต่งสี ของตัวอักษร การตีตารางให้ขอมูลดูเด่นชัดและอ่านเข้าใจง่ายขึน ้ Microsoft Excel ครู พีรญา ดุนขุนทด
- 4. 4 ขันตอนการกําหนดสี ของตารางทํางาน 1. กําหนดพืนทีทํางาน 2. คลิกทีลูกศรหลังเครื องมือกําหนดสี บนแถบเครื องมือการจัดรู ปแบบโปรแกรม Excel จะ แสดงเมนูของสี พนของตารางทํางานมาให้เลือก ื 3. กําหนดสี พืนทีต้องการ หมายเหตุ การใช้คาสังนีจะทําให้เส้นแบ่งเซลทีเคยปรากฏในการสังพิมพ์ตารางหาย ถ้าต้องการเส้น ํ แบ่งเซล ต้องทําการตีเส้นใหม่ดวยเครื องมือ ตีกรอบ ้ ขันตอนการกําหนดสี ของตัวอักษร 1. กําหนดพืนทีทํางาน 2. คลิกทีลูกศรหลังเครื องมือการกําหนดสี อกษร บนแถบเครื องมือการจัดรู ปแบบโปรแกรม ั Excel จะแสดงเมนูของสี ตวอักษรมาให้เลือก ั 3. กําหนดสี อกษรทีต้องการ ั ขันตอนการตีตาราง 1. กําหนดพืนทีทํางาน 2. คลิกทีเครื องมือ ตีกรอบ 3. เลือกรู ปแบบของการตีตารางทีต้องการ ขันตอนการจัดรู ปแบบตารางอัตโนมัติ 1. กําหนดพืนทีทํางาน 2. คลิกทีคําสัง Format 3. คลิกทีคําสัง Auto Format โปรแกรม Excel จะมีรูปแบบตารางให้เลือก 4. เลือกรู ปแบบของการจัดรู ปตารางทีต้องการ 5. คลิก OK 3.4 การเปลียนแปลงขนาดของเซล เมือมีการป้ อนข้อมูลลงในเซลต่าง ๆ หรื อจัดรู ปแบบข้อมูลต่าง ๆ ในเซลอาจเกิดปั ญหาที ขนาดเซลทีใส่ ขอมูลไม่พอ ซึ งอาจทําให้ขอมูลในเซลนันไม่ปรากฏบนเซล แต่ความจริ งข้อมูลยังคง ้ ้ อยูเ่ พียงแต่ถูกข้อมูลอืนบังอยู่ วิธีแก้ไขคือ การขอเปลียนแปลงขนาดของเซล การเปลียนแปลง ขนาดของเซลจะต้องเปลียนทังแถวหรื อทังคอลัมน์ 4.4.1ขันตอนการเปลียนแปลงความกว้างของคอลัมน์ วิธีที 1 1. เลือนตัวชีไปทีเส้นแบ่งความกว้างเส้นหลังของคอลัมน์ทีต้องการเปลียน 2. คลิกเมาส์คางไว้ ้ Microsoft Excel ครู พีรญา ดุนขุนทด
- 5. 5 3. Drag mouse ปรับความกว้างคอลัมน์ 4. ปล่อยเมาส์ วิธีที 2 1. คลิกเมาส์ ปุ่ มขวาเลือกชือคอลัมน์ทีต้องการปรับความกว้าง 2. เลือก Column Width 3. กําหนดความกว้างของคอลัมน์ทีต้องการในช่อง Column Width 4. คลิกเมาส์ ปุ่ ม OK 4.4.2 ขันตอนการเปลียนแปลงความสู งของแถว วิธีที 1 1. เลือนตัวชีไปทีเส้นแบ่งความสู งด้านล่างของแถวทีต้องการ 2. คลิกเมาส์คางไว้ ้ 3. Drag mouse ปรับความสู งของแถวตามต้องการ 4. ปล่อยเมาส์ วิธีที 2 1. คลิกเมาส์ ปุ่ มขวาเลือกแถวทีต้องการปรับความสู ง เลือก Row Height 2. กําหนดความกว้างของคอลัมน์ทีต้องการในช่อง Row Height 3. คลิกเมาส์ ปุ่ ม OK 3.5 การแทรกแถวและคอลัมน์ เมือเราได้ป้อนข้อมูลไปสักระยะหนึง และต้องการแทรกข้อมูลเพิมทังแถวหรื อทังคอลัมน์ หรื อเฉพาะบางเซลในตารางก็สามารถทําได้ดงนีั การแทรกข้ อมูลทังแถว ่ ถ้าเราต้องการแทรกข้อมูล 1 แถวในตารางทีมีขอมูลอยูแล้ว จะต้องเริ มโดยการเพิมแถวว่าง ้ ขึนมาก่อนแล้วจึงค่อยป้ อนข้อมูลเข้าไป 1. เลือน ไประหว่างแถวทีต้องการแทรกข้อมูล และ Click mouse ปุ่ มขวาทีเลขแถว นันจะปรากฏเมนูให้เลือกคําสัง Insert 2.จะเกิดแถวใหม่เหนือแถวทีเลือกให้ป้อนข้อมูลทีต้องการแทรกในแถวนัน Microsoft Excel ครู พีรญา ดุนขุนทด
- 6. 6 การแทรกข้ อมูลทังคอลัมน์ เช่นเดียวกับการแทรกข้อมูลทังแถว ถ้าเราต้องการแทรกข้อมูลในตาราง 1 คอลัมน์ เรา ่ จะต้องเพิมคอลัมน์วางขึนมาก่อน จึงจะสามารถป้ อนข้อมูลเข้าไปได้ 1. เลือน ไปยังคอลัมน์ทีต้องการแทรกข้อมูลและ Click mouse ทีชือคอลัมน์นน ั 2. Click mouse ปุ่ มขวา จะปรากฏเมนูให้เลือกคําสัง Insert 3. จะเกิดคอลัมน์ใหม่ทางขวาคอลัมน์ทีเลือก ให้ป้อนข้อมูลทีต้องการแทรกในคอลัมน์ นัน Microsoft Excel ครู พีรญา ดุนขุนทด
- 7. 7 การแทรกข้ อมูลบางเซล นอกจากการแทรกข้อมูลทังแถวหรื อทังคอลัมน์แล้ว เรายังสามารถแทรกข้อมูลเฉพาะบาง ้ ้ ่ เซลได้ดวย สําหรับตารางทีมีขอมูลอยูแล้ว การแทรกข้อมูลเฉพาะบางเซลจะต้องมีการเลือนข้อมูล ่ เดิมทีอยูในเซลเหล่านันไปทางขวาหรื อลงล่างก่อน เพือให้เกิดพืนทีว่างสําหรับป้ อนข้อมูล เช่นเดียวกันกับการแทรกข้อมูลวิธีอืนทีได้กล่าวมา 1. คลิกเมาส์เลือกเซลหรื อกลุ่มเซลทีต้องการให้ขยับไป เพือให้เกิดพืนทีสําหรับแทรก ข้อมูล 2. คลิกเมาส์ปุ่มขวาจะปรากฏเมนูให้เลือกคําสัง Insert 3. เลือก Shift Cells Down ถ้าต้องการให้เซลทีเลือกขยับลงล่างหรื อ Shift Cells right ถ้า ต้องการให้เซลทีเลือกขยับไปทางขวา 4. คลิกเมาส์ ปุ่ ม OK ข้อมูลในเซลทีเลือกไว้จะเลือนไปตามทีกําหนด 5. ป้ อนข้อมูลทีต้องการแทรกในเซลทีว่าง Microsoft Excel ครู พีรญา ดุนขุนทด
- 8. 8 3.6 การลบแถวและคอลัมน์ การลบแถวหรื อคอลัมน์หมายถึง การลบข้อมูลทีไม่ตองการออกจากตารางทํางาน ในกรณี ้ ่ ้ ่ การลบแถว ข้อมูลทีอยูขางล่างจะเลือนขึนมาแทนทีตามลําดับ ส่ วนกรณี ลบคอลัมน์ ข้อมูลทีอยูใน คอลัมน์ถดไปทางขวาจะเลือนเข้ามาแทนทีตามลําดับ ั การลบแถวจะมีผลให้ขอมูลในแถวนันทุกคอลัมน์ตงแต่ A ถึง IV ถูกลบไปทังหมดใน ้ ั ทํานองเดียวกัน การลบคอลัมน์จะมีผลให้ขอมูลในคอลัมน์นนทุกแถวตังแต่ 1 ถึง 16,384 ถูกลบไป ้ ั ทังหมด ดังนันจึงควรใช้คาสังนีอย่างระมัดระวัง ํ ขันตอนการลบแถว 1. เลือนตัวชีไปทีแถวทีต้องการลบ 2. คลิกขวาเลือกคําสัง Delete Microsoft Excel ครู พีรญา ดุนขุนทด
- 9. 9 3. คลิกเลือกคําสัง Shift Cells Up ถ้าต้องการให้เซลแถวล่างขยับมาแทนที 4. คลิกเมาส์ ปุ่ ม OK ข้อมูลในเซลทีเลือกจะถูกแทนทีด้วยข้อมูลในเซลอืน ขันตอนการลบคอลัมน์ 1. เลือนตัวชีไปทีคอลัมน์ทีต้องการลบ 2. คลิกขวาเลือกคําสัง Delete 3. คลิกเลือกคําสัง Shift Cells Up ถ้าต้องการให้เซลแถวล่างขยับมาแทนที 4. คลิกเมาส์ ปุ่ ม OK ข้อมูลในเซลทีเลือกจะถูกแทนทีด้วยข้อมูลในเซลอืน 3.7 การซ่ อนและแสดงแถวและคอลัมน์ ในบางครังอาจจะมีขอมูลทีไม่ตองการแสดงให้ผอืนทราบหรื ออาจต้องการพิมพ์ขอมูลทีอยู่ ้ ้ ู้ ้ ในแถวหรื อคอลัมน์ทีอยูห่างกันให้มาอยูติดกัน ในกรณี ทงสองโปรแกรม Excel มีคาสังในการ ่ ่ ั ํ ซ่อนแถวหรื อคอลัมน์ คําสังดังกล่าวคือคําสังหลัก Format คําสังย่อย Row หรื อ Column และ คําสัง ย่อย Hide และถ้าต้องการเรี ยกข้อมูลในแถวหรื อคอลัมน์ดงกล่าวแสดง ให้ใช้คาสังหลัก Format ั ํ คําสังย่อย Row หรื อ Column และคําสังย่อย Unhide Microsoft Excel ครู พีรญา ดุนขุนทด
- 10. 10 ขันตอนการซ่อนแถว 1) เลือนตัวชีไปทีแถวทีต้องการซ่อน 2) คลิกทีคําสังหลัก Format 3) คลิกทีคําสังย่อย Row ่ 4) คลิกทีคําสังย่อย Hide แถวทีตัวชีอยูจะหายไป ขันตอนการซ่อนคอลัมน์ 1) เลือนตัวชีไปทีคอลัมน์ทีต้องการซ่อน 2) คลิกทีคําสังหลัก Format 3) คลิกทีคําสังย่อย Column ่ 4) คลิกทีคําสังย่อย Hide แถวทีตัวชีอยูจะหายไป ขันตอนการแสดงแถวทีถูกซ่อน 1) เลือนตัวชีไปคลิกทีแถวบนและล่างของแถวทีต้องการแสดง 2) คลิกทีคําสัง Format 3) คลิกทีคําสังย่อย Row ่ 4) คลิกทีคําสัง Unhide แถวทีซ่อนอยูจะแสดงออกมา ขันตอนการแสดงคอลัมน์ทีถูกซ่อน 1) เลือนตัวชีไปคลิกทีคอลัมน์วายและขวาของคอลัมน์ทีต้องการแสดง ้ 2) คลิกทีคําสังหลัก Format 3) คลิกทีคําสังย่อย Column Microsoft Excel ครู พีรญา ดุนขุนทด
- 11. 11 ่ 4) คลิกทีคําสัง Unhide คอลัมน์ทีถูกซ่อนอยูจะแสดงออกมา 3.8 การตรึงแถวหรือคอลัมน์ ปั ญหาหนึงทีเราจะพบเมือข้อมูลในตารางมีปริ มาณมาก คือเมือเราเลือนจอภาพดูขอมูลที ้ ่ อยูทางซ้ายหรื อล่างลงมา ก็จะไม่เห็นหัวข้อแถวหรื อคอลัมน์นนว่ามีขอมูลทีเราดูคืออะไร และต้อง ั ้ เลือนจอภาพสลับไปมา จึงจะเห็นทังข้อมูลและหัวข้อแถวหรื อคอลัมน์นน วิธีแก้ปัญหาคือการสัง ั ตรึ งแถวหรื อคอลัมน์ทีเป็ นหัวข้อแถวหรื อคอลัมน์ เพือไม่ให้เลือนหายไปจากจอภาพเมือเราเลือนดู ข้อมูลทางซ้าย หรื อล่างลงมา 1) กําหนดแถวหรื อคอลัมน์ทีต้องการสังตรึ ง โดยให้ คลิกเมาส์ เลือกแถวข้างใต้แถวที ่ ต้องการตรึ ง หรื อเลือกคอลัมน์ทีอยูทางขวาคอลัมน์ทีต้องการตรึ ง 2) เลือกคําสัง Window>Freeze Panes ( หน้าต่าง>ตรึ งแนว) เพือสังตรึ ง แถวหรื อคอลัมน์ทีเลือกหลังจากทีเราได้ตรึ งแถวหรื อคอลัมน์ ถ้าเราเลือนจอภาพดูขอมูลส่ วนอืน ้ แถวหรื อคอลัมน์ทีเราสังตรึ งไว้จะไม่เลือนตาม Microsoft Excel ครู พีรญา ดุนขุนทด
- 12. 12 Microsoft Excel ครู พีรญา ดุนขุนทด