1. เรื่องย้ายข้อมูลและคัดลอกข้อมูลในโปรแกรม Excel

2. เรื่องการย้ายข้อมูลการย้ายและคัดลอกข้อมูลในโปรแกรม Excel โปรแกรม Microsoft Excel มีการป้อนข้อมูลลงในเซลล์ การคัดลอกและการย้ายข้อมูลจึงทำได้ง่ายและยืดหยุ่น สามารถทำได้ทั้งแผ่นงาน เฉพาะแถวหรือคอลัมน์ หรือเฉพาะเซลล์และมีวิธีการทำได้หลายวิธี การทำย้ายข้อมูล การทำย้ายข้อมูล หมายถึงการย้ายข้อมูลในเซลล์หนึ่งไปยังอีกเซลล์หรือพื้นที่ใหม่ การย้ายต่างจากการสำเนา คือ การทำสำเนาจะทำให้มีข้อมูลหรือสูตรเพิ่มขึ้นจากเดิม ส่วนการย้ายจะไม่ทำให้ข้อมูลเพิ่มขึ้นเพียงแต่เป็นการย้ายข้อมูลจากบริเวณเดิมไปสู่บริเวณใหม่

3. ขั้นตอนการย้ายข้อมูล 1. กำหนดพื้นที่ทำงาน 2. คลิกที่คำสั่ง แก้ไข ( EDIT) > ตัด (CUT) หรือคลิกที่สัญรูป หรือ ใช้ปุ่ม Ctrl +X 3. คลิกที่พื้นที่ที่จะวางข้อมูล 4. คลิกที่คำสั่ง แก้ไข ( EDIT) > วาง (PASTE) หรือคลิกที่สัญลักษณ์รูป หรือใช้ปุ่ม Ctrl + V

4. รูปภาพแสดงการคลิกพื้นที่ที่ต้องการ

5. รูปภาพแสดงการคลิกที่คำสั่ง แก้ไข > ตัด รูปภาพแสดงการคลิกพื้นที่ที่ต้องการวาง

7. การทำสำเนาหรือการคัดลอก (Copy) การทำสำเนาหรือการคัดลอก ( Copy) หมายถึง การทำให้ข้อมูลที่มีอยู่ในเซลล์นั้น หรือในพื้นที่หนึ่งไปเกิดขึ้นในเซลล์หรือในพื้นที่อื่น ๆ โดยที่ข้อมูลเดิมยังคงอยู่

8. ขั้นตอนการทำสำเนาข้อมูลการคัดลอก ( Copy) 1. กำหนดพื้นที่ทำงาน

9. 2. คลิกที่คำสั่ง แก้ไข ( EDIT) > คัดลอก (COPY) หรือคลิกที่สัญลักษณ์รูป เมื่อทำการคัดลอกจะปรากฏเส้นประ ( Marky) ล้อมรอบเซลล์ที่ถูกเลือก

10. 3. คลิกที่พื้นที่ที่จะวางข้อมูล 4. คลิกที่คำสั่ง แก้ไข ( EDIT) > วาง ( PASTE) หรือคลิกที่สัญลักษณ์รูป

11. การคัดลอกเซลล์โดยการใช้ปุ่ม Ctrl + C วิธีนี้เป็นการคัดลอกข้อมูล มีวิธีการดังนี้ 1. เลือกเซลล์ที่ต้องการคัดลอก 2. กดปุ่ม Ctrl กับปุ่ม C พร้อมกันปรากฏ 3. คลิกที่เซลล์ที่ต้องการวาง กดปุ่ม Ctrl กับ ปุ่ม V พร้อมกัน

12. 3. คลิกที่เซลล์ที่ต้องการวาง กดปุ่ม Ctrl กับ ปุ่ม V พร้อมกัน การคัดลอกเซลล์โดยการใช้ปุ่ม Ctrl เป็นการคัดลอกช่วงของแผ่นงาน ซึ่งรวมถึงค่าตัวเลขและสูตรที่อยู่ในเซลล์นั้น 1. เลือกเซลล์ที่ต้องการจะคัดลอก 2. นำเมาส์ไปชี้ที่ขอบของเซลล์ที่เลือกไว้ ซึ่งต้องให้เมาส์เป็นรูปลูกศร 3. ลากมาไว้ในเซลล์ที่ต้องการวาง โดยในขณะที่ลากเมาส์นั้นต้องกดปุ่ม Ctrl ค้างไว้ด้วย

13. การคัดลอกข้อมูลโดยใช้ AutoFill ข้อมูลที่มักใช้บ่อย ๆ ไม่ว่าจะเป็นข้อความหรือตัวเลข มีลักษณะเป็นข้อมูลที่ต้องเรียงลำดับ เช่นชุดลำดับเลขคณิตที่มีการเพิ่มหรือลดด้วยอัตราที่เท่ากัน ข้อมูลที่มีรูปแบบที่แน่นอน เช่น เดือนต่าง ๆ ของปี วันต่าง ๆ ของสัปดาห์ โปรแกรม Excel จะเอื้ออำนวยความสะดวกในการป้อนข้อมูลลงในตารางเป็นข้อมูลที่ซ้ำ ๆ กัน และอยู่ติดกันเราสามารถคัดลอกข้อมูลอย่างรวดเร็วโดยวิธีการ AutoFill ได้ 1. คลิกเมาส์เลือกเซลล์และเลื่อนเมาส์ไปที่มุมขวาล่างของเซลล์เป็นเครื่องหมาย + เล็ก ๆ 2. คลิกเมาส์ค้างไว้พร้อมกับ ลากเมาส์ ( Drag mouse) 3. ปล่อยเมาส์ข้อมูลถูกคัดลอกมา

14. การคัดลอกเซลล์โดยการลากที่ จุดจับเติม ( Fill handle) วิธีนี้เป็นการคัดลอกข้อมูล และสูตรต่าง ๆ มีวิธีการดังนี้ 1. เลือกเซลล์ที่ต้องการคัดลอก 2. นำเมาส์ไปชี้ที่มุมขวาล่างของเซลล์ที่เลือกไว้ หรือเรียกว่า จุดจับเติม ( Fill Handle) ซึ่งต้องให้เมาส์เปลี่ยนเป็นรูปกากบาทสีดำ (+) แล้วให้ลากเมาส์ลงมา

15. หมายเหตุ ถ้าต้องการสำเนาข้อมูลในเซลล์หนึ่งไปเซลล์หนึ่งไปยังหลาย ๆ เซลล์ โดยที่พื้นที่รับข้อมูลอยู่ติดกับพื้นที่ต้นแบบสามารถทำโดยการป้อนข้อมูลอัตโนมัติ