Dokumen tersebut membahas tentang pengelolaan acara khusus. Terdapat lima tahap utama dalam penyelenggaraan acara yaitu riset, desain, perencanaan, koordinasi, dan evaluasi. Tahap-tahap tersebut mencakup penentuan tujuan dan sasaran, identifikasi sumber daya, perencanaan waktu dan lokasi, koordinasi dengan pemangku kepentingan, serta evaluasi proses dan hasil acara.

1. By
EKA NUGRAHA

2.  Event:
 Kegiatan / Acara
 Management:
 Planning, organizing, allocating, directing, creating &
controlling resources to achieves goals & objectives.

3. Event / Kegiatan / Acara dibagi menjadi 2 jenis:
 Routine Event (Acara Rutin)
 Suatu kegiatan yang SELALU dilaksanakan sehingga menjadi
rutinitas eq: Proses KBM, Sidang Parlemen / Kabinet, RUPS, dll
 Special Event (Acara Khusus)
 Suatu kegiatan yang dilaksanakan secara khusus untuk tujuan &
sasaran khusus dan dilakukan secara khusus pula.

4.  Special Event (Acara Khusus)
 Special event dibagi menjadi 3 jenis event:
 Scheduled Special Event
 Sebuah event direncanakan dalam jangka waktu panjang dan telah
ditentukan (scheduled) waktu pelaksanaan (ditentukan dalam waktu
masa/waktu) eq: Tahunan, 2 tahunan, 4 tahunan, dan lain – lain (Piala
Dunia, PON, Pameran tahunan, dll)
 Tingkat kesuksesan pada model ini sangat terpengaruh dari Bentuk
event, pengorganisasian event, kreativitas dan selera audiensinya

5.  Un-Scheduled Special Event
 Sebuah event direncanakan dalam jangka tertentu dan dimana
waktu pelaksanaannya ditentukan untuk memenuhi tujuan dan
sasaran tertentu.
 Konsep ini yang sering dilakukan PCO/EO dalam membuat
event – event tertentu eq: Pagelaran musik atau lainnya, Product
Launching dan lain – lain
 Tingkat kesuksesan event ini sangat terpengaruh dari Bentuk
event, pengorganisasian event, kreativitas dan selera audiensinya

6.  Spontaneous Special Event
 Dibuat berdasarkan isu – isu yang sedang terjadi saat itu, dimana masa
persiapannya sangat pendek sekali
 Pada model event ini, kreativitas tidak terlalu menentukan (walaupun
harus tetap dilakukan agar event tetap segar)
 Tingkat kesuksesan pada model ini sangat ditentukan dari UP DATE /
TIDAK UP DATE nya isu yang diusung serta pembicara serta nara
sumber yang digunakan.

7.  Special Event:
 Act of human assembly for the purpose of celebration,
education, marketing, and/or reunion

8. Proses dasar penyelenggaraan sebuah Event

9.  RESEARCH : Determine Expectation
 DESIGN : Design the Concept
 PLANNING : Develop the Experience
 COORDINATION : Deliver the Dream
 EVALUATION : Describe the Result

10. Phase 1
RESEARCH
Phase 5 Phase 2
EVALUATION DESIGN
Phase 4 Phase 3
COORDINATION PLANNING

11.  Pengumpulan sejarah dari PENILAIAN EVENT
event sebelumnya. Dibutuhkan penilaian (tentukan
 Identifikasi Event sejenis. “nilai”) untuk:
 Observasi “baik & buruk”  Study Kelayakan Event
dari pelaksanaannya.  Sumber – sumber yang
 Analisa data yang terkumpul. digunakan.
 Pertahankan data yang telah  Penggunaan waktu &
ditemukan. pembatasannya.
 Pemilihan Lokasi (Site /
Venue).

12. WHY…
Compelling Reason
WHO…
WHEN… Demographics
Best Date & Time
WHERE…
Best Location
WHAT…
Resources & Outcomes

13. Verify the purpose (pengujian tujuan)
Identify Resources & Obstacles (Identifikasi sumber & hambatan)
Apply the SWOT analysis (Penerapan analisa SWOT)
Balance Time, Space & Tempo (seimbangkan antara waktu, ruang & tempo)
List Logical Contingencies (data kemungkinan – kemungkinan yang logis)
Examine & Evaluate (uji dan evaluasi)

14. SWOT analysis dalam Event:
STRENGTH
are those historical factors that improve or support the event’s success such as “Well
Funded, Experienced Staff, Good Venue”.
WEAKNESSES
are those historical factors that weaken the event’s success such as “under funded, not
enough volunteers”.
OPPORTUNITIES
are future predictable that enable the event to benefit from complimentary events such
as sharing resources.
THREATS
are future predictable factors such as weather condition or economic uncertainty.

15. GOALS & OBJECTIVES SMART OBJECTIVES
Penentuan tujuan & sasaran
Event harus memperhatikan:
Specific
 Identifikasi Tujuan & Sasaran Measurable
yang diharapkan Acceptance
 Prioritas Tujuan & Sasaran
 SMART Objectives Realistic
 Perangkat pengukuran Time Sensitive

16. IMPORTANT…
 DETERMINE TARGET MARKET
 ( Menentukan target pasar)
 EXAMINE EXPECTATION
 ( Menguji tujuan yang diharapkan)
 FINANCIAL FRAMEWORK
 ( Kerangka Keuangan)
 INTERVIEW STAKEHOLDER
 (Wawancara pemilik kegiatan)
 NEGOTIATE PRIORITIES
 (Negosiasikan prioritas)
 EXCEED EXPECTATION
 (Usahakan untuk mendapat hasil lebih baik dari yang diharapkan)

17. (Goals & Objectives types)
Beberapa Tipe tujuan dan sasaran
 Edukasi
Membangun konsensus, penguasaan produk,teknik atau kasus ilmu-ilmu yang
berkorelasi
 Motivasi
Pengumpulan dana : untuk menjual/ membeli produk/jasa;bergabung/mendukung
sebuah kasus atau kebijakan/keputusan
 Perayaan
Kegiatan rutin; pembandingan hasil/prestasi;perjalanan sejarah
 Penghargaan
Pemberian penghargaan;pengenalan prestasi; expresi apresiasi
 Sirkulasi
Untuk bertemu & membangun hubungan; membangun interaksi sosial; pemastian
kedatangan

18. Dalam mendesign suatu event harus ada kombinasi antara:
 Tujuan & Sasaran kegiatan
 Demografi peserta / Partsipan
 Psikografi peserta / Partisipan
 Logistik
Kemudian semuanya diaplikasikan dengan Imajinasi.
Yang perlu diperhatikan :
Satisfy the Needs ( Memuaskan semua yang membutuhkannya )
Tantalize The Sense (menggoda cita rasa)
Analyze the Site (analisa lokasi)
Guide Guest Impressions (arahkan impresi tamu)
Establish the Atmosphere (bangun atmosfir event)

19. 6 Layer of an Event Experiences
(6 Lapis Pengalaman Event)
1. Antisipasi Kegiatan 4. Selera Peserta
 Persiapan rencana cadangan &  Penyesuaian dengan segmen pasar.
cepat mengambil keputusan saat
menghadapi masalah.
5. Aktivitas Event / Peserta
 Adanya kegiatan interaktif
2. Kedatangan Peserta
 Penyambutan, registrasi dan lain
6. Amenities / Souvenir
– lain.  Pemberian souvenir / kenang -
kenangan
3. Atmosfir / Suasana Event
 Suasana event yang menunjang
tema event

20. Tema Design
 Mulai dengan yang familiar
 Gunakan Ikon Budaya
 Gunakan yang berhubungan dengan Panca Indera
 Usahakan untuk simpel (Keep it Simple)
 Sumber inspirasi dalam mendesign Tema antara lain:
 Entertainment / Hiburan
 Film / Televisi
 Musik, buku / Literatur
 Teater, Sport
 Masa Sejarah & masa yang sedang berlangsung
 Manusia / tempat
 Musim / Kegiatan Keagamaan

21. BRAIN STORMING
Include Your Experts
sertakan ahlinya dalam mendesign tema (substansial event, Script Writer).
Develop Exercises
Bangun latihan – latihan dalam mendesign Event.
Encourage Creativity
Beranikan untuk lebih kreatif dalam mendesign suatu event.
Accept All Suggestions
Terima semua masukan – masukan dari pihak lain.
Select the Best Components
Pilih dan tentukan komponen terbaik

22. Yang juga perlu diperhatikan dalam mendesign suatu event antara lain:
PROGRAM TAMBAHAN
 Program bagi pendamping
 Optional Side Trip
 Mini Event
PROTOKOLER
 Identifikasi lingkup kerja
 Kumpulkan sumber – sumber informasi mengenai kegiatan Protokoler yang akan
dilakukan.
 Siapkan rencana Protokoler
 Integrasikan rencana Protokoler

23. Yang dilakukan saat melakukan perencanaan antara lain:
 Cocokan dan padukan rencana kerja event dengan tujuan dan sasaran
secara spesifik.
 Fokus pada hasil yang dapat diukur.
 Siapkan “Time Frame” yang realistik / masuk akal.
 Identifikasikan peranan Stake Holder.
 Monitor Kinerja dari semua rencana yang telah ditentukan.
Bentuk sebuah team kerja (Event team) dan siapkan:
 Struktur tanggung jawab (structure of responsibilities)
 Struktur organisasi (organizational chart)
 Garis wewenang (Lines of Authority)
 Jalur – jalur komunikasi (communication channels)

24. IMPORTANT…
Show Rules on Chart
 Buat seluruh aturan & peraturan dalam tabel.
Think Relationship
 Pikirkan hubungan yang terbentuk.
Assign & Prioritize
 Penugasan dan prioritas.
Find Natural Linkage
 Temukan hubungan alami.
Final approval & Distribution
 Persetujuan akhir dan distribusikan.

25. Event Time Lines (batas waktu event)
 Planning Time Lines (Perencanaan Batas Waktu).
 Performance Chart (Tabel Kinerja)
 Production Schedule (Jadwal Produksi)
DEVELOP SITE PLAN
Transportation Handicap Services Equipment
Parking Medical Services Catering
Registration Emergency Services Power Services
Support Staff Security Water Management
VIP Services Décor Recycling
Communication Design Storage
Support Services Seating Set – Up & Tear Down

26. UNIQUE VENUES
 Venue yang unik akan menambah pengalaman event
 Perkirakan kebutuhan – kebutuhan yang mungkin harus didatangkan dari luar
venue seperti fasilitas toilet dan power generator (out door event).
 Mengoptimalisasi décor maupun apapun yang telah ada di Venue akan
meringankan biaya.
 Tunjukan kelebihan venue dengan menampilkan keunikan venue tersebut,
atau…
 Kejutkan audiens dengan merubah secara “extreme” venue tersebut sehingga
mendapatkan suasana yang tak pernah terpikirkan sebelumnya.

27. Selain itu yang juga harus di “Planning” kan adalah:
 PRODUKSI
 Staging / Panggung
 Entertainment / Hiburan
 Lighting
 Special Effect
 Permit & Labor Need / Perizinan & Kebutuhan Tenaga
SUPPORT SERVICES
 Speakers / Artist
 Master of Ceremony
 Presenters
 Prizes
 Gift & Amenities

28. Yang harus diperhatikan ketika melakukan koordinasi dalam suatu
penyelenggaraan event antara lain:
KOMUNIKASI
Komunikasi aktif harus dibentuk dengan:
 Committee / Panitia
 Client / Stakeholder
 Vendor / Supplier
 Sponsor
Perlu diperhatikan saat berkomunikasi dengan vendor / supplier:
 Pemilihan vendor
 Kontrak dengan vendor
 Monitor jasa pengantaran
 Damage Control

29. MEETINGS / RAPAT KOORDINASI
• Staff & Volunteers • Orientation
• Temp. & Tech. Personnel • Rehearsal
• Providers • Pre Con – Post Con
• Performers
HOSPITALITY
Identifikasi “hospitality” yang di butuhkan:
• Dalam Program – program yang diorganisasikan (Organize Programs)
• Client & Sponsor
• Personnel dan Performers
• Participants

30. PENTING…
Identify Reporting Procedures
 Identifikasi prosedur pelaporan
Notify & Update Clients
 Informasikan setiap perkembangan kepada klien
Follow Up on Communication
 Efektifkan media komunikasi sebagai media follow up
Obtain Confirmation
 Lakukan selalu konfirmasi dari setiap hasil yang didapat
Require Meeting Agendas
 Agendakan seluruh hasil meeting / rapat
Monitor All Communication
 Monitor seluruh jalur komunikasi

31. Dalam melakukan evaluasi kegiatan suatu event, yang sebaiknya diperhatikan
adalah:
 Hubungan langsung dengan research.
 Butuh Baseline / Pondasi.
 Butuh Specific Plan.
 Butuh Sumber yang dapat dipercaya.
 Sumber – sumber dari laporan proses.
Lakukan kegiatan:
 Analisa Proses kegiatan.
 Evaluasi Proses kegiatan.
 Evaluasi Instrument / Perangkat kerja.
 Evaluasi Strategi (pemasaran, Penjualan dan lain – lain).

32. BRAIN STORMING…
Document
 Analisa dokumen – dokumen yang terkait dengan event
Review
 Review semua kegiatan yang telah dilakukan
Evaluate
 Evaluasi seluruh kegiatan yang terkait dan yang telah dilakukan
Analyze
 Analisa evaluasi yang telah dilakukan dari kegiatan event
Make Recommendation
 Buat rekomendasi untuk keseluruhan jalannya event

33. EVALUATION PROCESS
Review Each Phase
 Review setiap phase yang telah dilakukan
Examine & Measure Element
 Lakukan pengujian & pengukuran dari setiap elemen kegiatan
View Objectively
 Lakukan secara objektif
Interview Stakeholder
 Lakukan wawancara dengan stakeholder mengenai jalannya event
Establish New Goal
 Jika akan menjadi / sudah menjadi event rutin, buat tujuan baru
Write it Down
 Semua harus dalam bentuk tertulis!
BUSINESS

34. Professional Event Manager
Our obligation as a
Professional Event Manager
PACKAGE & MANAGE
THE EXPERIENCE