Dokumen tersebut membahas tentang desain event yang terdiri dari enam dimensi utama dan lima pertanyaan kunci untuk menganalisis kebutuhan event. Pelaksana acara perlu memahami elemen-elemen setiap dimensi dan melakukan wawancara mendalam dengan klien untuk merancang desain event yang memuaskan.

1. CREATIVE EXHIBITION
SESI 3

2. PEMBAHASAN SESI 3
• DIMENSI EVENT
• SCOPING (ANALISIS KEBUTUHAN
EVENT)
• PERTANYAAN KUNCI PELAKSANAAN
EVENT
• PENUNTUN DESAIN EVENT

3. 6 DIMENSI
EVENT
Setiap Event memiliki enam dimensi
yang dapat dirasakan atau dialami
oleh setiap pengunjung dan setiap
dimensi mempunyai komponen
sendiri (Silvers, 2004);
1. Materi Pemasaran
2. Transportasi dan Penyambutan
Tamu
3. Nuansa, Suasana, dan Dekorasi
4. Hidangan (Makanan dan Minuman)
5. Hiburan/Kegiatan
6. Amenities dan Souvenir

4. 6 DIMENSI
EVENT
Setiap event memiliki enam dimensi
yang dapat dirasakan atau dialami
oleh setiap pengunjung dan setiap
dimensi mempunyai komponen
sendiri (Silvers, 2004);

5. 6 DIMENSI EVENT
• Dimensi ini mencakup segala informasi yang
akan disampaikan oleh penyelenggara acara
kepada calon pengunjung. Informasi
tersebut bersifat persuasif agar
pengunjung datang saat event bahkan ikut
berpartisipasi. Informasi seputar event
dirancang dengan pesan-pesan yang
menarik yang kemudian disampaikan
melalui berbagai media, baik elektronik
ataupun cetak.
1. Materi Pemasaran

6. • Dimensi ini tidak terbatas pada kesiapan fisik
dan operasional penyelenggara dalam
menyambut kedatangan tamu, seperti ruang
resepsi, meja pendaftaran, papan petunjuk
arah, dan fasilitas parkir dan toilet, tetapi juga
fasilitas transportasi dan akomodasi yang
mungkin harus disediakan untuk memfasilitasi
pengunjung.Yang disebut terakhir ini harus
diperhitungkan oleh pelaksana dalam
menye lenggarakan acara-acara tertentu,
terutama yang menghadirkan pengunjung atau
peserta dari luar kota.
2. Transportasi dan Penyambutan Tamu

7. • Dimensi ini dirancang untuk memberikan
kesan khusus bagi pengunjung. Dalam
persiap- annya, penyelenggara dituntut
memperhitungkan berbagai aspek,
seperti lingkungan fisik yang diperlukan
untuk menciptakan nuansa acara secara
menyeluruh, termasuk dekorasi, tema,
lokasi, tempat, ruangan, tata ruang,
tata lampu, perabot, serta peralatan.
3. Nuansa, Suasana, dan Dekorasi

8. 4. Hidangan (Makanan dan Minuman)
• Elemen-elemen dari dimensi ini harus
sesuai dengan jenis acara, tidak saja
hidangan tetapi juga cara
pelayanannya.
5. Hiburan/Kegiatan
• Dalam suatu event perlu diperhatikan
mengenai kegiatan yang dapat
memberikan hiburan dan nilai
tambah dari adanya event bagi
pengunjung.

9. • Begitu acara selesai, yang tinggal adalah
kenangan. Kenangan itu dapat diperkuat
melalui tanda terima kasih, cinderamata
atau oleh-oleh atas partisipasi
pengunjung. Elemen dan sarananya
dapat berupa sertifikat, piagam,
badge,T-shirt, hadiah, dan sebagainya.
6. Amenities dan Souvenir.

10. 6 DIMENSI
EVENT
• Sebagai pelaksana profesional,
harus merangkai elemen dalam
keenam dimensi itu menjadi
sebuah kesatuan yang utuh, saling
mendukung satu dengan yang lain,
dan berlangsung secara
berkesinambungan sejak
kedatangan para tamu sampai
kepulangan mereka dari tempat
acara.
• Kita harus mengemas serta
mengelola pengalaman itu dalam
sebuah paket desain (event design)
sesuai tujuan dan sasaran acara
yang diharapkan oleh klien atau
orang yang punya hajat.

11. SCOPING ATAU ANALISIS
KEBUTUHAN EVENT
• Bagaimana EO mendesain dan mengatur
elemen-elemen itu agar membawa
kesan dan memenuhi harapan klien
dan stakeholder event? EO dengan
mudah dapat mendesain sebuah
kerangka dasar acara secara lengkap
dengan melakukan scoping atau analisis
kebutuhan event dan klien.

12. SCOPING ATAU ANALISIS
KEBUTUHAN EVENT
•Kegiatan ini dilakukan melalui wawancara
dan diskusi secara mendalam dengan
klien yang mempunyai hajat. Melalui
scoping dan wawancara, EO paling tidak
harus menggali lima aspek yang
diperlukan sebagai dasar untuk membuat
desain dan menentukan detil kebutuhan
acara (Silvers, 2004):

13. SCOPING
ATAU
ANALISIS
KEBUTUHAN
EVENT
1. Intent- Latar belakang, maksud ser
tujuan klien atau penyelenggara ing
mengadakan acara .
2. Context - Nama, tema, nuansa dan
3. suasana lingkungan acara.
4. Extent - Skala dan cakupan luasnya
acara, termasuk jumlah dan profiI
pengunjung acara
5. Content - Program, isi acara, dari
kegiatan lain sebagai pendukung
acara.
6. Mandate - Syarat-syarat khusus yan
ditentukan klien atau penyelenggar
untuk dihadirkan di dalam acara.

14. SCOPING
ATAU
ANALISIS
KEBUTUHAN
EVENT
• EO hendaknya tidak
menduga- duga kelima
aspek di atas. la harus
benar-benar menanyakan
kepada klien dan
mendapatkan jawaban
secara pasti untuk
menghindari
kesalah-pahaman di
kemudian hari.

15. LIMA PERTANYAAN KUNCI
• Ada lima pertanyaan dapat membantu
pelaksana acara (EO) menggali informasi
yang dibutuhkan (Goldblatt, 2002 dan
Silvers, 2004).
• Pertanyaan itu dimulai dengan
"Mengapa?" dan diakhiri dengan "Apa?"
Urutan ini tidak boleh dibalik.

16. LIMA PERTANYAAN
KUNCI
• Pertanyaan pertama ("Mengapa")
mengungkapkan tujuan sebuah acara
diselenggarakan oleh klien. Aspek ini
merupakan landasan dasar yang akan
mempengaruhi keputusan keputusan
EO selanjutnya menyangkut
elemen-elemen lain yang dibutuhkan
untuk mendesain event.

17. 1. Mengapa - Mengapa acara ini harus
diselenggarakan? Apakah tujuan dan
alasan- alasannya? Apakah urgensi
dan latar bela- kangnya?
2. Siapa - Siapa stakeholders-nya? Event
ini digelar untuk siapa? Siapa yang
diharapkan hadir, termasuk profil
tamu, seperti jumlah peserta,
kelompok usia, jenis kelamin,
pendidikan, gaya hidup, dan
sebagainya.

18. 3. Di mana - Di mana acara akan
diselenggarakan? Apakah lokasi akan
mempermudah atau bahkan
menimbulkan tantangan baru dan
kebutuhan berbagai logistik baru bagi
pekerjaan EO selanjutnya? Apakah
lokasi dan tempat menunjang bagi EO
untuk melakukan kreasi dan inovasi
dalam mendesain acara?
4. Kapan - Kapan akan diselenggarakan?
Apakah ada fleksibilitas atau
kelonggaran dengan mempertimbangkan
waktu untuk penelitian dan persiapan?

19. 5. Apa – Apa acara yang akan
disajikan dan dibutuhkan oleh
klien? Termasuk di dalamnya:
• Apa nama atau jenis acara yang akan
diselenggarakan?
• Apa isi dan program utama yang diinginkan
klien?
• Apa elemen atau konstituen yang dibutuhkan
untuk
acara tersebut?

20. LIMA
PERTANYAAN
KUNCI
• Melalui pembahasan mengenai
jawaban pertanyaan-pertanyaan
di atas dengan klien dan melalui
analisis semua unsur pokok yang
diperlukan untuk mewujudkan
acara tersebut, EO dapat
memberikan solusi yang kreatif
tentang elemen-elemen yang
tepat untuk setiap di mensi event
yang akan memberikan kepuasan
bagi klien serta pengunjung,
seperti:

21. LIMA
PERTANYAAN
KUNCI
• Lokasi, tempat dan fasilitas-fasilitas
penunjangnya.
• Nuansa lingkungan dan acara (resmi
atau tidak resmi, acara kekeluargaan,
acara kemasyarakatan, dan lain
sebagainya).
• Dekorasi.
• Hidangan
• Hiburan
• lsi acara, program dan kegiatan-kegiatan
pendukung lainnya

22. LIMA
PERTANYAAN
KUNCI
•
• Selanjutnya, EO harus menguji apakah
Feasible atau dapat dilaksanakan
• Cukupkah waktu untuk persiapannya? Apakah
sumber daya organisasi pelaksana, baik
internal maupun eksternal, yang dimiliki EO
sudah mencukupi dan mudah diperoleh? Berapa
biaya atau anggaran yang diperlukan untuk
.melaksanakan acara tersebut?
• Jika semuanya feasible (termasuk waktu,
sumber daya, dan dana), barulah EO
mengajukan desain tersebut untuk
mendapatkan persetu juan dari pihak klien.

23. RANGKUMAN
• Desain event adalah sebuah cetak
biru yang menggambarkan elemen
elemen pokok yang akan
dihadirkan dalam sebuah event.
Setiap acara, apapun jenisnya,
memiliki enam dimensi dan setiap
dimensi mempu nyai elemen-
elemen sendiri. EO dapat
mendesain sebuah event dengan
melakukan scoping atau
menganalisis kebutuhan event.

24. RANGKUMAN
• Melalui wawancara dengan klien,
EO menggali berbagai aspek yang
akan men- jadi landasan untuk
membuat desain event, termasuk
intent, context, extent, content
atau syarat-syarat lain yang
ditetapkan klien.
• Lima pertanyaan (SW) dapat
membantu EO mengungkap
informasi yang dibutuhkan dari
klien serta memilih elemen-elemen
kebutuhan event yang sepadan
yang akan dihadirkan sebagai
bagian dari rangkaian
penyelenggaraan sebuah event.

25. RANGKUMAN
• Seluruh elemen kebutuhan itu
kemudian dirangkum dalam sebuah
kemasan desain secara terpadu
dan berkesinambungan dalam
keenam dimensi event yang akan
dialami oleh setiap pengunjung.