Dokumen tersebut membahas tentang manajemen acara, mulai dari perencanaan, pelaksanaan, hingga evaluasi. Beberapa poin penting yang diangkat antara lain proses penentuan tujuan dan sasaran, desain konsep acara, pengembangan pengalaman peserta, koordinasi pelaksanaan, hingga evaluasi hasil acara.

1. By Devid Adi Surya

2. Planning, organizing, allocating, directing,
creating & controlling resources to
achieves goals & objectives.
- Joe Goldblatt -

3. Suatu kegiatan yang SELALU
dilaksanakan sehingga menjadi
rutinitas eq: Proses KBM, Sidang
Parlemen / Kabinet, RUPS, dll
Suatu kegiatan yang dilaksanakan
secara khusus untuk tujuan & sasaran
khusus dan dilakukan secara khusus
pula.

4. •Scheduled Special Event
•Un-Scheduled Special Event
•Spontaneous Special Event

6. RESEARCH :
Determine
Expectation
DESIGN :
Design the
Concept
PLANNING :
Develop the
Experience
COORDINATION :
Deliver the
Dream
EVALUATION :
Describe the
Result
Dr. Joe Goldblatt

7. RESEARCH :
Determine Expectation

9. xamine & Evaluate
(uji dan evaluasi)
erify the purpose
(pengujian tujuan)
dentify Resources & Obstacles
(Identifikasi sumber &
hambatan)
pply the SWOT analysis
(Penerapan analisa SWOT)
alance Time, Space & Tempo
(seimbangkan antara waktu,
ruang & tempo)
ist Logical Contingencies
(data kemungkinan –
kemungkinan yang logis)

10. GOALS & OBJECTIVES
• Penentuan tujuan & sasaran Event
harus memperhatikan:
• Identifikasi Tujuan & Sasaran yang
diharapkan
• Prioritas Tujuan & Sasaran
• SMART Objectives
• Perangkat pengukuran
Pecific
(khusus)
Easurable
(dapat diukur)
Cceptance
(diterima)
Ealistic
(nyata)
ime Sensitive
(dalam kurun
waktu tertentu)

11. DESIGN :
Design the Concept

12. 1.Antisipasi Kegiatan
Persiapan rencana cadangan & cepat mengambil
keputusan saat menghadapi masalah.
2.Kedatangan Peserta
Penyambutan, registrasi dan lain – lain.
3.Atmosfir / Suasana Event
Suasana event yang menunjang tema event
4.Selera Peserta
Penyesuaian dengan segmen pasar.
5.Aktivitas Event / Peserta
Adanya kegiatan interaktif
6.Amenities / Souvenir
Pemberian souvenir / kenang - kenangan

13. PROGRAM TAMBAHAN
Program bagi pendamping
Optional Side Trip
Mini Event
PROTOKOLER
Identifikasi lingkup kerja
Kumpulkan sumber – sumber informasi mengenai
kegiatan Protokoler yang akan dilakukan.
Siapkan rencana Protokoler
Integrasikan rencana Protokoler

14. PLANNING :
Develop the Experience

15. 1. Cocokan dan padukan rencana kerja event
dengan tujuan dan sasaran secara spesifik.
2. Fokus pada hasil yang dapat diukur.
3. Siapkan “Time Frame” yang realistik / masuk
akal.
4. Identifikasikan peranan Stake Holder.
5. Monitor Kinerja dari semua rencana yang telah
ditentukan.

16. Perencanaan Batas Waktu)
Tabel Kinerja
Jadwal Produksi

17. •Struktur tanggung jawab
•Struktur organisasi
•Garis wewenang
•Jalur – jalur komunikasi

18. how Rules on Chart
Buat seluruh aturan & peraturan dalam tabel.
hink Relationship
Pikirkan hubungan yang terbentuk.
ssign & Prioritize
Penugasan dan prioritas.
ind Natural Linkage
Temukan hubungan alami.
inal approval & Distribution
Persetujuan akhir dan distribusikan.

19. Transportasi, parkir, Pendaftaran, staf dukungan, VIP
Services, Komunikasi, Support Services, Handicap
Services, Pelayanan Medis, Pelayanan Gawat Darurat,
Keamanan, dekorasi, Desain, Seating Equipment,
Catering, Power Services, Pengelolaan Air, Daur Ulang,
Penyimpanan, Set - Up & Tear Down

20. 1. Venue yang unik akan menambah pengalaman
event
2. Perkirakan kebutuhan – kebutuhan yang mungkin
harus didatangkan dari luar venue seperti fasilitas
toilet dan power generator (out door event).
3. Mengoptimalisasi décor maupun apapun yang
telah ada di Venue akan meringankan biaya.
4. Tunjukan kelebihan venue dengan menampilkan
keunikan venue tersebut, atau…
5. Kejutkan audiens dengan merubah secara
“extreme” venue tersebut sehingga mendapatkan
suasana yang tak pernah terpikirkan sebelumnya.

21. PRODUKSI
1. Staging / Panggung
2. Entertainment / Hiburan
3. Lighting
4. Special Effect
5. Permit & Labor Need / Perizinan & Kebutuhan
Tenaga
SUPPORT SERVICES
1. Speakers / Artist
2. Master of Ceremony
3. Presenters
4. Prizes
5. Gift & Amenities

22. COORDINATION :
Deliver the Dream

23. Komunikasi aktif harus dibentuk dengan:
Committee
(Panitia)
Client
(Stakeholder)
Vendor
(Supplier )Sponsor

24. •Pemilihan vendor
•Kontrak dengan vendor
•Monitor jasa pengantaran
•Damage Control

25. • Staff & Volunteers
• Temp. & Tech. Personnel
• Providers
• Performers
• Orientation
• Rehearsal
• Pre Con – Post Con

26. • Dalam Program – program yang diorganisasikan
(Organize Programs)
• Client & Sponsor
• Personnel dan Performers
• Participants

27. Monitor seluruh jalur komunikasi
Identifikasi prosedur pelaporan
Informasikan setiap perkembangan
kepada klien
Efektifkan media komunikasi sebagai
media follow up
Lakukan selalu konfirmasi dari setiap
hasil yang didapat
Agendakan seluruh hasil meeting / rapat

28. EVALUATION :
Describe the Result

29. ocument
Analisa dokumen – dokumen yang
terkait dengan event
eview
Review semua kegiatan yang telah
dilakukan
valuate
Evaluasi seluruh kegiatan yang
terkait dan yang telah dilakukan
nalyze
Analisa evaluasi yang telah
dilakukan dari kegiatan event
ake Recommendation
Buat rekomendasi untuk
keseluruhan jalannya event

30. rite it Down
Semua harus dalam bentuk tertulis!
eview Each Phase
Review setiap phase yang telah
dilakukan
xamine & Measure Element
Lakukan pengujian & pengukuran
dari setiap elemen kegiatan
iew Objectively
Lakukan secara objektif
nterview Stakeholder
Lakukan wawancara dengan
stakeholder mengenai jalannya event
stablish New Goal
Jika akan menjadi / sudah menjadi
event rutin, buat tujuan baru