materi penanganan telepon

1. MELALUI TELEPON
( HOW TO HANDLE
INCOMING AND OUTGOING
CALLS
INSTRUKTUR:
VARINA VIOLETA S.PD

2. BIODATA PRIBADI
Nama : Varina Violeta S.Pd
Tempat tanggal lahir : Jakarta, 31 Agustus 1979
Alamat : Jalan Lapangan Pors 8 No. 18A
10/04 Serdang Kemayoran.
Jakarta Pusat
Instansi : SMKN 44 Jakarta
HP : 0819 05 8989 17
Email : Violetavarina@gmail.com

3. SEMANGAT PAGI !!!
SIAPA YANG TIDAK HADIR ???
(ISI LINK PRESENSI )

4. SAFETY INDUCTION & RULES
No
Sleeping!
No Food!

5. Judul Pelatihan
Menjawab panggilan telepon sesuai dengan SOP
Kriteria Unjuk Kerja
Panggilan telepon dijawab sesuai dengan SOP
Elemen Kompetensi
Menjawab panggilan telepon
Unit Kompetensi
Menjawab Panggilan telepon (N.821100.029.02)
ROADMAP PELATIHAN

6. TUJUAN DAN MANFAAT
Tujuan
Setelah selesai mengikuti pelatihan, Peserta pelatihan
kompeten
1. Menjelaskan cara menjawab panggilan telepon sesuai dengan
SOP
2. Mampu menjawab panggilan telepon sesuai dengan SOP
Manfaat :
Setelah mengikuti pelatihan ini peserta mampu melakukan
komunikasi telepon

7. PENGERTIAN TELEPON
•Alat komunikasi yang
digunakan untuk
menyampaikan pesan
suara

8. PENGERTIAN
• Bertelepon adalah sebuah bentuk kegiatan atau
aktivitas komunikasi yang dilakukan antar individu
melalui media telepon.
• Manfaat dari bertelepon yaitu kita dapat menerima
atau memberi informasi dengan mudah dan cepat
kepada seseorang secara langsung.

9. JENIS TELEPON
• Direct
• Paralel
• PMBX/PABX
• Hunting
• Selular
• Intercom/Aiphone

10. JABATAN PENANGANAN TELEPON
• Operator Telepon
Extension : 101 =HRD
102 = Keuangan
103 = administrasi
• Resepsionis
• Sekretaris

11. PERALATAN DAN PERLENGKAPAN
DALAM PENANGANAN TELEPON:
• Pesawat Telepon
• Kalender Meja/ Desk Calender
• ATK / alat tulis
• LPT/ Lembar Pesan Telepon
• Daftar Nomor Telepon/ yellow pages
• Block Note

12. SULITNYA PENANGANAN
TELEPON
• Pekerjaan yang tidak bisa ditunda
• Harus selesai dalam satu rangkaian
• Semua panca indra berfungsi
• Kesalahan terbesar di kantor dalam menangani
telepon 60%
• Tidak sopan
• Lupa identitas
• Lupa catat pesan

13. PENANGANAN TELEPON MASUK
Berdering Angkat Sekretaris
Atasan
Ada Tidak ada
Mau Tidak mau Pesan
LPT

14. CONTOH LPT
Lembar Pesan Telepon
Kepada : Dari : :
Bagian : Instansi :
Tanggal : No. Telp :
Pesan
Diterima oleh:

15. PENANGANAN TELEPON KELUAR
Keperluan Pimpinan
PESAN
Sampaikan pesan
Catat
Menghubungi
Sambungkan
hubungi
SampaikanLaporkan

16. HAL PENTING DALAM TELEPON
• Intonasi suara
• Bersemangat
• Ramah
• Sigap
• Siap mencatat
• Mengulangi pesan

17. HAL YANG DIHINDARI
• Sambil makan
• Bicara dengan pihak lain
• Meremehkan penelepon
• Tidak senyum
• Tidak mencatat bila ada pesan

18. TERIMA KASIH