Dokumen tersebut membahas tentang pentingnya mengelola waktu dengan bijak sebagai keterampilan dasar bagi supervisor dalam mengelola pekerjaan dan bawahan. Terdapat empat kuadran prioritas waktu, yaitu penting-mendesak, penting-tidak mendesak, tidak penting-mendesak, dan tidak penting-tidak mendesak. Supervisor perlu menganalisis pola penggunaan waktunya, mengevaluasi aktivitas, dan membuat rencana penggunaan

1. Disajikan oleh:
Nur Hasanah, SE, MSc
Mengelola Waktu

2. Urgensi
 Menjadi bijak dalam mengelola waktu
merupakan sebuah bentuk keterampilan
Supervisor dalam Mengelola Diri.
 Bahkan kecerdasan dalam mengelola
waktu ini menjadi landasan bagi
Supervisor untuk mengelola pekerjaan
maupun anak buahnya agar berkinerja
optimal.
 Sukses dalam mengelola waktu
merupakan kesuksesan awal Supervisor
dalam mengelola tanggung jawabnya

3. Logika Waktu
Tidak dapat diperbarui
Selalu dipakai pada setiap kegiatan
Tidak dapat dibeli
Dimiliki semua orang tanpa kecuali
Tidak dapat ditabung, hanya dapat
digunakan

4. Persepsi Keliru tentang Waktu
Tidak cukup waktu untuk menyelesaikan tugas
Waktu dibiarkan berlalu tanpa tahu prioritasnya
Tidak tahu kapan harus mulai dan mulai darimana
Hari besok kan ada, mengapa buru-buru?
Rapat panjang menyelesaikan banyak pekerjaan

5. Prinsip-prinsip Pengelolaan
Waktu
Apakah supervisor lebih memfokuskan pada hasil? (Efektif vs
Efisien)
Apakah supervisor sudah memiliki paradigma pekerjaan dengan
benar? (Seni vs Ilmu Pengetahuan)
Apakah supervisor bisa membedakan antara masalah yang
mendesak dan masalah yang penting? (kuadran waktu)
Sebelum memulai suatu pekerjaan, apakah supervisor sudah
bertanya pada diri sendiri: “Apakah hal ini merupakan cara terbaik
untuk memakai waktu dan tenaga saya?”

6. Apakah supervisor menggunakan langkah-langkah
konkret untuk menekan interupsi, khususnya dalam
bentuk pertemuan, tamu, panggilan telepon,
penggunaan internet?
Apakah supervisor dapat mengontrol dan
mengurangi kertas kerja?
Apakah supervisor menikmati pekerjaannya?

7. Prioritas Waktu
Penting
Mendesak
(K2)
Penting Tidak
Mendesak
(K1)
Tidak Penting
Mendesak
(K3)
Tidak Penting
Tidak M
(K4)
Tidak
Penting
Penting
Mendesak
Tidak
Mendesak
Empat Kuadran Waktu
(Stephen R. Covey)

8. K2
Krisis masalah yang
mendesak
Proyek, rapat dan persiapan
yang didesak oleh tenggat
waktu
K1
Persiapan
Pencegahan
Penjelasan nilai-nilai
Perencanaan
Pembinaan hubungan
Rekreasi yang benar
Pemberdayaan
K3
Interupsi, telepon masuk
Beberapa surat/laporan
Rapat-rapat
Banyak hal-hal mendesak dan
susul menyusul
Berbagai aktivitas yang
digemari
K4
Hal-hal remeh
Sejumlah telepon
Hal-hal yang membuang
waktu aktivitas, pelarian
Surat-surat tidak relevan
Nonton TV berlebihan
Tidak
Penting
Penting
Mendesak
Tidak
Mendesak

9. Latihan
1. Berdasarkan empat kuadran waktu,
pekerjaan apa saja yang ada pada diri
anda?
a. Kuadran 1: Penting dan Tidak
Mendesak
- ......................
b. Kuadran 2: Penting dan Mendesak
- ......................
c. Kuadran 3: Tidak Penting dan
Mendesak
- ......................

10. 2. Di mana waktu anda paling banyak saat ini?
3. Seharusnya anda memberi waktu lebih banyak
pada kuadran apa?

11. Tahapan Manajemen Waktu
Analisis Pola Pemakaian Waktu
Evaluasi Pemakaian Waktu:
• a. Hapus kegiatan yang tidak bermanfaat
• b. Tingkatkan waktu dalam kendali
• c. Tinjau sikap
Rencana Penggunaan Waktu

12. Analisis Pola Pemakaian Waktu
 Tahapan di mana supervisor menganalisis semua
kegiatan untuk menyelesaikan tugas-tugasnya.
 Dalam analisis pola pemakaian waktu ini, bisa
jatuh pada jam, harian, mingguan atau bulanan.
 Namun rata-rata yang biasa dilakukan oleh
supervisor adalah pola pemakaian waktu jam
atau harian.

13. Evaluasi Pemakaian Waktu
 Analisis untuk mengelompokkan aktivitas-
aktivitas ke dalam empat kuadran waktu.
 Setelah melakukan analisis pengelompokkan
pekerjaan, tahap berikutnya adalah membagi
masing-masing pekerjaan tersebut ke dalam
empat pilihan:
1. Drop it
2. Delegate it
3. Delay it
4. Do it

14. Rencana Penggunaan Waktu
1. Rencana kerja: rencana bisa jatuh pada harian,
mingguan atau bulanan
2. Tentukan sasaran: sasaran harus dapat diukur.
Bisa diukur melalui biaya, waktu, tenaga kerja
atau sumber daya lain
3. Susun prioritas: prioritas berdasar pada
kuadran penting/tidak—mendesak/tidak
4. Tetapkan batas waktu: waktu maksimal sebagai
batas dari pelaksanaan rencana tersebut
5. Rencana aksi: perhatikan empat pilihan: drop,
delegate, delay, do

15. Contoh Praktik Manajemen
Waktu
Waktu Tersedia Aktivitas
Senin
08.00-09.00
09.00-11.00
11.00-12.00
13.00-16.00
16.00-17.00
-Buka email
-Buka internet untuk memperoleh informasi
terbaru
-Membuat dan perencanaan pelatihan ke
depan
-Membuat dan memperbaiki modul
-Membuat dan memperbaiki modul
Nama: Wahyudin
Jabatan : Supervisor Training
Analisis Pola Pemakaian Waktu

16. Selasa
08.00-09.00
09.00-12.00
13.00-15.00
15.00-16.00
16.00-17.00
Rabu
08.00-09.00
09.00-12.00
13.00-15.00
15.00-16.00
16.00-17.00
Kamis
08.00-09.00
09.00-12.00
13.00-15.00
15.00-16.00
16.00-17.00
-Persiapan memberikan pelatihan untuk staf baru
-Memberikan pelatihan di kelas training
-Melanjutkan memberikan pelatihan di kelas
-Benah-benah sehabis pelatihan
-Buka email, internet
- Persiapan memberikan pelatihan untuk staf baru
-Memberikan pelatihan di kelas training
-Melanjutkan memberikan pelatihan di kelas
-Benah-benah sehabis pelatihan
-Buka email, internet
-Persiapan memberikan pelatihan untuk staf baru
-Memberikan pelatihan di kelas training
-Melanjutkan memberikan pelatihan di kelas
-Benah-benah sehabis pelatihan
-Buka email, internet

17. Jumat
08.00-10.00
10.00-11.30
13.00-14.00
14.00-16.00
16.00-17.00
-Buka email, internet
-Evaluasi dan pembuatan laporan pelatihan untuk staf
baru
-Menyelesaikan evaluasi dan pembuatan laporan
pelatihan untuk staf baru
-Perbaikan modul
-Buka email dan internet

18. K2
Email
Intervensi dari
atasan (waktu selalu
tidak tahu)
K1
Membuat modul
Memberikan training
Evaluasi training
Persiapan tempat
training
K3
Intervensi dari atasan
(waktu selalu tidak
tahu)
K4
Email
InternetTidak
Penting
Penting
Mendesak
Tidak
Mendesak
Evaluasi Pemakaian Waktu

19. DROP IT
-Membuka internet yang
tidak berhubungan
dengan pekerjaan dan
pengembangan diri
-Main games
DELAY IT
-Membuka internet yang
terlalu lama
-Membalas email yang
remeh
DELEGATE IT
-Persiapan tempat training
-Bahan (referensi) untuk
membuat modul
-Pembuatan laporan
evaluasi
DO IT
-Memberikan training di
kelas
-Memperbaiki modul
-Analisis laporan evaluasi
training

20. Konsistensi
 Menjalankan dengan konsisten terhadap apa
yang telah dianalisis.
 Konsistensi ini merupakan tugas dan
tanggung jawab sendiri.
 Letak permasalahan dari banyak supervisor
dalam mengelola waktu: Konsistensi terhadap
apa yang telah menjadi tekadnya untuk
menggunakan waktu secara lebih produktif.

21. Latihan
 Berdasarkan pembahasan tersebut, tugas anda
sekarang membuat perencanaan waktu sehingga
anda lebih produktif.

22. Referensi
 Agung, AM Lilik. 2009. Cara Cepat Menjadi
Supervisor Unggul. Jakarta: PT. Elex Media
Komputindo.