Dokumen tersebut membahas pengelolaan waktu yang efektif untuk meraih kesuksesan. Waktu adalah sumber daya yang sangat berharga namun terbatas. Manajemen waktu yang baik melibatkan penetapan tujuan dan prioritas, perencanaan harian, pendelegasian tugas, dan mengambil waktu istirahat yang memadai. Hal ini dapat meningkatkan produktivitas dan mengurangi stres.

1. Time Management Effective Self Management for Achieving Succes Oleh : Dr. Henmaidi

2. Hakikat waktu … Waktu adalah sumber daya yang sangat berharga terbatas Tidak dapat dibeli Tak dapat disimpan Tidak mungkin ditambah tidak dapat kembali

3. Perhatikan pernyataan ini: Banyak orang yang beorientasi karir dan sukses merasa stress dan overloaded dalam pekerjaannya Sering orang merasa tertekan. Harus mengerjakan beberapa pekerjaan sekaligus. Tugas dan tanggung jawab yang berat, deadline yang ketat, membuat merasa senantiasa kekurangan waktu dan stress Banyak orang yang bukannya mengontrol pekerjaan, namun dikontrol oleh pekerjaannya. Dalam banyak kasus anda bereaksi terhadap masalah, bukannya mengambil inisiatif. Konsumen, boss, telepon serta berbagai tugas senantiasa membuat kita selalu sibuk.

4. Perhatikan pernyataan ini (sambungan …) Banyak manejer butuh waktu beberapa jam untuk fokus pada pekerjaan utamanya. Sulit mencari waktu untuk berkonsentrasi, terlalu banyak gangguan, meeting yang tak efektif, dan manejer sering terganggu oleh urusan yang tidak penting. Penelitian menunjukkan bahwa untuk kebanyakan orang, problem utama adalah konflik antara waktu bekerja dan waktu untuk santai, urusan pribadi serta keluarga.

5. Manfaatkan waktu dengan Bijak Berapa banyak waktu yang kita miliki? Orang dengan umur cukup panjang memiliki tak lebih dari 200.000 jam Berapa banyak yang dihabiskan untuk: Tidur Makan Mandi Nonton Baca koran Berapa banyak yang produktif?

6. Hitung waktu anda! Kita tak bisa menghentikan gerakan waktu Berapa harga 1 jam waktu dalam hidup anda? Apakah kita berhati-hati menggunakan waktu seperti menggunakan uang?

7. Hitung waktu anda! (sambungan) Kebanyakan orang hanya menggunakan 30 – 40% potensi waktu yang dimilikinya. Sebagian besar orang menyia-nyiakan 70% waktunya Waktu terbuang karena: Tujuan tidak jelas Tak punya perencanaan Tak punya skala prioritas Tidak punya pandangan perspektif

8. Manajemen waktu yang baik Menghasilkan: perspektif yang baik Kreativitas Mengurangi stress Waktu yang proporsional untuk diri dan keluarga Pencapaian tujuan hidup yang sitematis

9. Pencuri Waktu! Siapa pencuri waktu? Interupsi Lingkungan Lakukan analisis! Apa saja yang menjadi pencuri waktu dan pengganggu? Telepon? Tamu Rapat yang tak efektif dan efisien Merasa tertekan Dikejar deadline Dokumen berserakan Komunikasi dan informasi yang tak efisien Pendelegasian tidak jalan Tak bisa mengatakan tidak Kurang disiplin pribadi

10. Define your Goal! Succesfull management only possible if: Clear and well define objective and effective control and evaluation Objective as a life concept Todays tasks is tomorrow’s success

11. Hanya orang yang memiliki tujuan yang jelas yang mampu: Mempertahankan pandangan perspektif hidupnya Menempatkan prioritas sekalipun dalam kondisi ‘heavy workload’ Mengkonsentrasikan energi pada target yang jelas Menjadi kunci menuju : Effective time management

12. Write your Plan! 20% waktu menghasilkan 80% hasil Karena itu: Urutkan prioritas sesuai hukum Pareto Activity: Make your daily activity planning! Used the form provided!

13. Use Daily Schedules Biasakan membuat rencana harian Jika hari sebelumnya kurang sukses, kita dapat membuat hari ini menjadi awal yang baru Jika kita tidak mampu mengontrol aktifitas harian, sulit mengontrol rencana jangka lebih panjang (mingguan, bulanan, tahunan, dsb.) Buatlah skjedul harian yang realistis

14. LEADS METHOD L ist Activites E stimate Time Needed A llow time for unschedule tasks D ecide on Priorities S can scheduled tasks at end of day

15. Buat check list tugas, dan deadlinenya Daftar tugas yang belum selesai kemarin Tugas baru hari ini No telepon atau kontak yang diperlukan Aktifitas rutin L ist important Task E stimate Time needed Estimasi waktu dengan hati-hati Hitung seperti anda menghitung uang Buat time limit Eliminasi interupsi

16. Allow Time Buffer Jangan skedulkan lebih dari 60% waktu Sediakan untuk aktivitas spontan dan sosial Decide on Priorities Kurangi daftar pekerjaan menjadi realistis: Set prioritas Selektif Delegasikan Scan the task at end of day Jangan terbiasa menunda pekerjaan Reschedul kerja yang tdk selesai untuk keesokan hari

17. Meeting dengan tim proyek A 11 Rencanakan budget 10 Buat rencana produksi bln depan 9 Quite time 8 Budget meeting di R. B1 3 Prepare for meeting 2 1 Lunch dengan Mr Yashuda 12 ok Schedule 

18. Set Priorities “ It is better to do right things than do things right” (Peter Drucker) Masalah umum! Mencoba menyelesaikan semua hal pada waktu yang sama  akhirnya justru pekerjaan penting tak terselesaikan: tidak fokus Coba konsentrasi pada satu tugas  perioritas harus jelas

19. Apa untungnya membuat prioritas? Kerjakan yang penting terlebih dahulu Tahu mana yang urgen Konsentrasi pada satu tugas Kerja efektif = hemat waktu Tujuan lebih mudah tercapai Hal yang tidak begitu penting: delegasikan  hasil: kerja penting terselesaikan Meningkatkan performansi

20. Gunakan ABC ANALYSIS untuk menetapkan prioritas Value of the activities A Tasks B Tasks C Tasks Very Important Important Routine/ least important Actual use of time 15% 20% 65% 65% 20% 15% concentrate Delegate

21. Practical Application hanya 1 – 2 tugas A tiap hari (3 jam) 2 – 3 tugas B (1 jam) Sediakan waktu sekedarnya untuk tugas C (45 menit) Ambil inisiatif, bukan reaktif Goal oriented – bukan activity oriented

22. Start With Positive attitude PROBLEM … Buru-buru ke kantor tidur tak cukup tidak sempat sarapan Bad start = Bad day! Good start = Good day! So… Tidur cukup, bangun nyaman Sarapan dengan keluarga Tidak buru-buru

23. Sikap Positif Lakukan suatu yang menyenangkan Lakukan sesuatu yang terukur yang membuat makin dekat ke tujuan Imbangi kehidupan profesional dengan kehidupan pribadi

24. Sebelum mulai bekerja Review rencana hari itu Persiapkan bahan untuk tugas A Sebelum pulang Review rencana hari itu: target vs pencapaian Buat daftar tugas yang tidak selesai, dan re-skedulkan Buat rencan untuk esok hari Berfikir positiflah untuk pencapaian hari itu

25. Performance Curve Performance +5 0% - 5 0% 'A' tasks 'C' tasks 4 2 24 22 20 18 16 14 12 10 8 6 100%

26. Ritme Harian Performansi tertinggi: Pagi hari Alokasikan untuk tugas “A” Jangan biarkan terganggu oleh sesuatu yang tidak penting Performansi terendah: After lunch Jangan dilawan dengan “secangkir kopi kental” karena akan memperpanjang periodenya Gunakan untuk kontak sosial dan tugas rutin Setelah itu Performansi naik lagi Gunakan untuk menyelesaikan tugas B, dan siapkan rencana untuk keesokan hari

27. Jangan bekerja terlalu lama dengan intensitas tinggi, ambil break untuk ‘recharge baterai” Ambil 10 menit break setelah 1 jam kerja Lakukan secara teratur Sedapat mungkin ambil udara segar selama break Kurva performansi konsentrasi selama 1 jam 10 20 30 40 50 60 Waktu (menit) 100% 80 60 40 20 0

28. Sediakan waktu yang tenang untuk diri anda Banyak manejer mulai melaksanakan tugasnya etelah jam kantor Mereka tak punya waktu selama jam kantor kerena terlalu banyak gangguan: Kolega Panggilan telepon Rapat-rapat Tamu janji sebelumnya Punya kebijakan “pintu terbuka”?

29. Saw blade effect Kurva performansi akibat gangguan waktu Performansi Interupsi/ gangguan Kehilangan waktu mencapai 28% 100% Waktu terbuang karena: Konsentrasi menurun Waktu untuk restart makin lama

30. Tips: Sediakan waktu tenang sekitar 1 jam untuk pekerjaan sangat penting (kategori A) Masukkan waktu tenang ini dalam schedule harian Frekuensi gangguan Waktu Tugas ‘A’ Tugas ‘C’

31. Manage Delegation Manajemen  Delegation Pendelegasian punya dampak positif thd. Motivasi dan kepuasan staf Pendelegasian mambantu mengembangkan kemampuan, inisiatif dan rasa percaya diri staff Pendelegasian memanfaatkan spesialisi dan pengalaman staf yang dilibatkan Pendelegasian mengurangi tekanan dan menghasilkan waktu yang cukup untuk tugas “A” Y/T Argumen tentang Pendelegasian Tugas

32. Cara Pendelegasian Rules for delegation What : Apa yang harus dikerjakan? (detail) Who : Siapa yang harus melakukannya? (staff/ anggota) Why : Kenapa staff tsb harus melakukannya (motivasi/ tujuan) How : Bagaimana staf melakukannya? (skop/ detail) When : Kapan harus diselesaikan (deadline)

33. Cara Pendelegasian … (sambungan) Perhatikan setiap tugas sekali lagi: apakah betul-betul anda sendiri yang harus melakukannya? Delegasikan sedapat mungkin tugas jangka panjang/ menengah kepada staf  ini akan meningkatkan motivasi dan kemampuan mereka Delegasikan sebanyak yang memungkinkan tiap hari, namun tetap harus menjaga level supervisi

34. Activities check list / Task Monitor

35. Menentukan prioritas Tentukan prioritas berdasarkan tingkat penting dan urgensinya Urusan yang penting dan mendesak  “A” segera selesaikan Urusan penting – tdk mendesak  ”B” skedulkan dan delegasikan dengan supervisi Urusan yang tidak penting tapi mendesak  “C” segera delegasikan Urgensi Tingkat Kepentingan “ C” Delegasikan  bin “ A” Segera tuntaskan “ B” Buat deadline atau delegasikan