6

1. Projekt „Model systemu wdrażania i upowszechniania kształcenia na odległość w uczeniu się przez całe życie”
Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
Rozliczanie kosztów usług turystycznych
1
Moduł VI
Dokumentacja finansowa związana z or-
ganizacją i rozliczaniem imprez i usług
turystycznych
1. Dokumentacja finansowa związana z organizacją imprez turystycznych
2. Kalkulowanie imprezy turystycznej
3. Rozliczenie imprezy po jej zakończeniu – karta rozliczeniowa
4. Rozliczanie konferencji i targów
Bibliografia

2. Projekt „Model systemu wdrażania i upowszechniania kształcenia na odległość w uczeniu się przez całe życie”
Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
Rozliczanie kosztów usług turystycznych
2
1. Dokumentacja finansowa związana z organizacją imprez turystycznych
Dokumenty finansowe gromadzone
przed, w trakcie i po zakończeniu imprezy
turystycznej są kluczowe do rozliczenia
jej kosztów. Są także podstawą do odpro-
wadzania podatku w podmiocie prowa-
dzącym działalność gospodarczą, w tym
także turystyczną. Ważne jest, by zebrać
je w jednym miejscu, gdyż przy samej or-
ganizacji imprezy bierze udział więcej niż
jedna osoba. Dokumenty finansowe, np.
faktury, wystawiane są od różnych kon-
trahentów. Część usług opłacana jest przed rozpoczęciem imprezy, inne po jej zakończe-
niu. Wiele dokumentów ma przy sobie pilot, inne przekazywane są bezpośrednio do sie-
dziby organizatora. Kluczowe zatem jest utrzymanie porządku w dokumentacji, co najła-
twiej osiągnąć poprzez wprowadzenie procedur i zasad.
W tym celu wprowadzona została zasada gromadzenia i przechowywania wszystkich
dokumentów dotyczących danej imprezy w teczce imprezy. Gromadzone są w niej do-
kumenty ze wszystkich etapów organizacji imprezy, w tym interesujące nas dokumenty
finansowe.
Dokumenty finansowe w biurze podróży dzielimy na: własne i obce.
Dokumentami własnymi są te, które wystawiliśmy w naszym biurze podróży. Może być
to np. dowód wpłaty klienta za udział w imprezie (KP). Oryginał wystawianego doku-
mentu dostaje w tym wypadku klient, a kopia zostaje w podmiocie wystawiającym.
Natomiast dokumenty obce wystawiane są przez inne podmioty – kontrahentów, hotele,
przewoźników. Otrzymujemy je w oryginale, a kopia zostaje w podmiocie wystawiają-
cym dany dokument. Najczęściej spotykanym finansowym dokumentem obcym w dzia-
łalności turystycznej jest faktura.
Teczka imprezy zawiera następujące elementy:
 kalkulację imprezy,
 program imprezy,
 umowy uczestników,
 warunki uczestnictwa w imprezie,
 listy uczestników (administracyjna, hotelowa, graniczna, ubezpieczeniowa),

3. Projekt „Model systemu wdrażania i upowszechniania kształcenia na odległość w uczeniu się przez całe życie”
Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
Rozliczanie kosztów usług turystycznych
3
 dane uczestników oraz ich dane kontaktowe,
 listę świadczeń zawartych w cenie (dla uczestników),
 zamówienia świadczeń wraz z potwierdzeniami (np. zakwaterowanie, trans-
port),
 rachunki,
 faktury,
 potwierdzenia wpłat/przelewów/zaliczek/dopłat za uczestnictwo,
 potwierdzenia wpłat za bilety wstępów, usługi lokalnych przewodników,
 dokumentację pilota (zlecenia, sprawozdania, notatki służbowe, rozliczenie
jego pracy),
 polisę ubezpieczeniową,
 wstępne rozliczenie imprezy dla księgowości,
 umowę z pilotem, wychowawcą, kierownikiem (w zależności od rodzaju im-
prezy).
Pierwszym omawianym dokumentem finansowym jest voucher. Stanowi on potwier-
dzenie opłacenia świadczeń przez klienta i podstawę do ich zrealizowania przez usługo-
dawcę.
Rysunek 6.1. Przykład vouchera
Źródło: http://www.turystyka.net/manual/sart043.jpg
Voucher może być wydany zarówno dla grupy, jak i dla indywidualnego klienta. Vou-
chery grupowe często zawierają wszystkie świadczenia, które mają zostać zrealizowa-
ne dla kontrahenta wraz z liczbą osób.
Vouchery dla klientów indywidualnych często wystawiane są osobno dla każdego ze
świadczeń (np. voucher hotelowy). Informacje na nim zawarte to: imię oraz nazwisko

4. Projekt „Model systemu wdrażania i upowszechniania kształcenia na odległość w uczeniu się przez całe życie”
Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
Rozliczanie kosztów usług turystycznych
4
osoby realizującej voucher, liczba osób towarzyszących (z rozróżnieniem na osoby do-
rosłe i dzieci, często także wiek dzieci).
Jeżeli świadczenia dla indywidualnego klienta realizowane są przez kontrahenta zagra-
nicznego, umieszcza się je na jednym voucherze, tak jak przy imprezie grupowej.
W turystyce krajowej dokument ten nazywamy skierowaniem. Pojęcie voucher pojawia
się przy realizacji imprez zagranicznych. Na voucherze umieszczone są informacje o ro-
dzaju świadczenia, liczbie świadczeń, terminie ich wykonania oraz ich wartości (cena).
Drugim ważnym dokumentem finansowym jest faktura VAT. Stanowi ona podstawę
płatności za zamawiane usługi, najczęściej za zakwaterowanie w hotelu, wyżywienie,
transport turystów do miejsca docelowego (niezależnie od rodzaju transportu).
Fakturę VAT wystawia się nie później niż 7 dnia od wykonania usługi i w co najmniej
dwóch egzemplarzach. Faktura VAT jest dokumentem potwierdzającym wykonanie
usługi, nie można jej zatem wystawić przed zrealizowaniem zamówienia, chyba że za-
płacona została zaliczka – w takim wypadku wystawiamy fakturę VAT.
Na fakturze VAT podawana jest wartość netto i brutto za usługę oraz wartość podatku.
Przechowywanie dokumentów księgowych
Dokumenty księgowe powinny być przechowywane tak, aby organ skarbowy miał do
nich łatwy i natychmiastowy dostęp. Muszą być więc składowane w jednym miejscu –
siedzibie firmy, miejscu prowadzenia działalności (adres, na który zarejestrowano dzia-
łalność) lub w miejscu prowadzenia ksiąg rachunkowych (biuro rachunkowe, zewnętrz-
na firma prowadząca księgowość).
Okres przechowywania poszczególnych dokumentów księgowych jest następujący:
 księgi rachunkowe i dowody księgowe – 5 lat,
 paragony i dowody kasowe – 5 lat,
 faktury VAT – 5 lat od zakończenia roku podatkowego, którego dotyczą,
 reklamacje – 1 rok po rozliczeniu i zamknięciu kwestii danej reklamacji.

5. Projekt „Model systemu wdrażania i upowszechniania kształcenia na odległość w uczeniu się przez całe życie”
Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
Rozliczanie kosztów usług turystycznych
5
2. Kalkulowanie imprezy turystycznej
Zanim przejdziemy do rozliczania impre-
zy turystycznej, musimy przypomnieć, na
jakiej podstawie kalkulujemy jej koszty.
Podstawą skalkulowania kosztów impre-
zy jest wyodrębnienie kosztów świadczeń
zamawianych dla korzyści turysty, okre-
ślenie marży, zdefiniowanie stawki dla
sieci agencyjnej i podatków. Cztery po-
wyższe elementy są składnikami ceny,
którą za imprezę zapłaci turysta – nasz
klient.
Wiemy, że pierwszy element ceny – koszty – dzielimy na stałe i zmienne.
Przykładowa kalkulacja kosztów imprezy
Koszty stałe
Autokar – 1500 zł
Pilot – 100 zł/dzień × 4 dni = 400 zł
Lokalny przewodnik – 100 zł
Koszty zmienne
Zakwaterowanie – 3 noce, 60 zł/noc/pokój dwuosobowy × 10 pokoi (20 osób) = 1800 zł
Wyżywienie – 20 zł śniadanie × 20 osób = 400 zł
Bilety wstępów do zwiedzanych obiektów = 90 zł × 20 osób = 1800 zł
Ubezpieczenie – 25 zł × 20 osób = 500 zł
Suma kosztów: 1500 + 400 + 100 + 1800 + 400 + 1800 + 500 = 6500 zł
6500 zł : 20 osób = 325 zł za osobę
Marża
Wysokość marży ustalamy sami – przyjmijmy 10%

6. Projekt „Model systemu wdrażania i upowszechniania kształcenia na odległość w uczeniu się przez całe życie”
Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
Rozliczanie kosztów usług turystycznych
6
6500 zł × 10% = 650 zł
Koszty powiększamy o marżę i podatek:
+ marża = 6500 zł + 650 zł = 7150 zł
+ podatek = 6500 zł × 23% = 1495 zł
7150 zł + 1495 zł = 8645 zł
Faktyczna kwota za osobę:
8645 zł : 20 osób = 432,25 (zaokrąglamy do 433 zł)

7. Projekt „Model systemu wdrażania i upowszechniania kształcenia na odległość w uczeniu się przez całe życie”
Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
Rozliczanie kosztów usług turystycznych
7
3. Rozliczenie imprezy po jej zakończeniu – karta rozliczeniowa
Karta rozliczeniowa to formularz, który
uzupełniamy po zakończeniu imprezy i po
otrzymaniu wszystkich faktur, które tej
imprezy dotyczyły.
Formularz służy do zestawienia kosztów
imprezy, należności za kupione usługi i
wpłat klientów. Poprzez uzupełnienie ze-
stawienia uzyskamy także wyliczenie
marży.
Karta rozliczeniowa służy także do wystawiania korekt. Zdarza się, że w trakcie realiza-
cji programu imprezy następują zmiany, np. odnośnie jakości czy liczby wydanych
świadczeń. Zmiany mogą dotyczyć standardu hotelu, liczby biletów wstępu.
Bywa także, że zmiany następują jeszcze przed rozpoczęciem imprezy – przy imprezach
lotniczych pojawiają się np. dopłaty paliwowe, hotel odmawia przyjęcia grupy i trzeba ją
przekwaterować do innego obiektu noclegowego, wycieczka fakultatywna nie może się
odbyć ze względu na zbyt małą liczbę chętnych uczestników, zmienia się cena biletu na
statek czy też wysokość opłat portowych.
Z powodu takich nieplanowanych zmian kalkulacja imprezy (czyli plany i założenia do-
tyczące kosztów, wysokości marży itd.) nie może być i nie jest równa ostatecznym rozli-
czeniom.

8. Projekt „Model systemu wdrażania i upowszechniania kształcenia na odległość w uczeniu się przez całe życie”
Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
Rozliczanie kosztów usług turystycznych
8
Rysunek 6.2. Przykład karty wycieczki
Źródło: http://www.menis.pl/turystyka/karta_wycieczki.html

9. Projekt „Model systemu wdrażania i upowszechniania kształcenia na odległość w uczeniu się przez całe życie”
Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
Rozliczanie kosztów usług turystycznych
9
Rozliczenie imprezy zawiera informacje na temat:
 wpływów:
 wpłaty uczestników,
 liczba uczestników,
 koszt imprezy na jednego uczestnika,
 wpłaty „inne”,
 suma wpłat,
 wydatków:
 koszt transportu (samolot, autokar, pociąg, statek),
 koszt noclegów (hotel, pensjonat, schronisko),
 koszt wyżywienia (w hotelu, restauracjach),
 koszt biletów wstępu (muzea, teatry, kina, inne zwiedzane obiekty),
 wydatki „inne” (płatne autostrady, parkingi, lokalni przewodnicy itd.),
 suma wydatków,
 zwrotów:
 jaką kwotę zwrócono,
 z jakiego powodu dokonano zwrotu,
 czy kwota ze zwrotów została przeznaczona na inny cel (jaki?),
 listy uczestników,
 terminu imprezy,
 miejsca imprezy.
Do karty rozliczeniowej załączamy także wszystkie rachunki, faktury, dowody wpłat.
Niezbędne dokumenty załączane do karty rozliczeniowej to:
 voucher,
 rachunki,
 faktury,
 dowody wpłat (KP).
Wszystkie te dokumenty wraz z kartą rozliczeniową muszą znaleźć się w teczce imprezy.

10. Projekt „Model systemu wdrażania i upowszechniania kształcenia na odległość w uczeniu się przez całe życie”
Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
Rozliczanie kosztów usług turystycznych
10
4. Rozliczanie konferencji i targów
Każdy touroperator bierze udział w tar-
gach turystycznych. Na targach często
pojawiają się także przedstawiciele biur
agencyjnych, hoteli, obiektów gastrono-
micznych, osoby odpowiedzialne za pro-
mocję regionu.
Z drugiej strony natomiast, uczestnikami
targów turystycznych są przecież odwie-
dzający, osoby zainteresowane wyjazdami
w celach wypoczynku, czyli nasi poten-
cjalni klienci.
Jesteśmy organizatorem imprez turystycznych i chcemy mieć swoje stoisko na targach
turystycznych. W związku z udziałem w nich musimy ponieść koszty. Te koszty możemy
zakwalifikować jako reklamę, reprezentację, promocję. Czy wszystkie z nich będą kosz-
tami uzyskania przychodu?
W związku z uczestnictwem w targach ponosimy koszty:
 stoiska (miejsce wystawowe),
 powierzchni reklamowej,
 banerów reklamowych,
 materiałów reklamowych (katalogi, ulotki, gadżety, wizytówki),
 dojazdów pracowników na miejsce targów (zwrot za paliwo, bilety komunikacyj-
ne),
 noclegów pracowników w pobliżu miejsca targów,
 reprezentacji firmy (np. obiady z kontrahentami).
Na koszty reklamy składa się:
 wynajem stoiska:
 koszt za metr kwadratowy lub koszt całościowy – za moduł,
 zabudowa stoiska,
 opłaty za dostarczenie prądu, wody, łącza internetowego,
 ubezpieczenie stoiska,
 sprzątanie miejsca po zakończeniu imprezy,
 wynajem powierzchni reklamowej:

11. Projekt „Model systemu wdrażania i upowszechniania kształcenia na odległość w uczeniu się przez całe życie”
Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
Rozliczanie kosztów usług turystycznych
11
 koszt za powierzchnię jaką zajmować będzie baner, stand itp.,
 zakup banerów,
 koszt wytworzenia materiałów reklamowych dla klientów.
Kolejne wydatki związane z wysłaniem pracowników na targi to koszty:
 noclegów,
 paliwa/biletów komunikacji,
 wyżywienia.

12. Projekt „Model systemu wdrażania i upowszechniania kształcenia na odległość w uczeniu się przez całe życie”
Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
Rozliczanie kosztów usług turystycznych
12
Bibliografia
Literatura obowiązkowa
Banasik W., Borne-Januła H., Planowanie i kalkulacja kosztów imprez turystycznych,
WSiP, Warszawa 2013.
Gołębiewska B., Grontkowska A., Klepacki B., Ekonomia i prawo w hotelarstwie, Wydaw-
nictwo Format AB, Warszawa 2009.
Gorzelany T., Aue W., Prowadzenie działalności gospodarczej, WSiP, Warszawa 2013.
Padurek B., Zasady Rachunkowości, Wydawnictwo Bożena Padurek, Wrocław 2009.
Panasiuk A., Marketing usług turystycznych, PWN, Warszawa 2005.
Wajgner M., Tylińska R., Ekonomia i prawo w turystyce, Wydawnictwo Rea, Warszawa
2009.
Netografia
http://www.menis.pl/turystyka/karta_wycieczki.html
http://www.turystyka.net/manual/sart043.jpg