SlideShare a Scribd company logo
1 of 47
Download to read offline
„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”
MINISTERSTWO EDUKACJI
NARODOWEJ
Janusz Cichy
Rezerwacja usług w zakładzie hotelarskim
341[04].Z2.03
Poradnik dla ucznia
Wydawca
Instytut Technologii Eksploatacji – Państwowy Instytut Badawczy
Radom 2006
„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”
1
Recenzenci:
mgr Joanna Orłowska
mgr Maria Napiórkowska
Opracowanie redakcyjne:
Mgr inż. Janusz Cichy
Konsultacja:
mgr inż. Piotr Ziembicki
Poradnik stanowi obudowę dydaktyczną programu jednostki modułowej 341[04].Z2.03
Rezerwacja usług w zakładzie hotelarskim zawartego w modułowym programie nauczania dla
zawodu technik hotelarstwa
Wydawca
Instytut Technologii Eksploatacji – Państwowy Instytut Badawczy, Radom 2006
„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”
2
SPIS TREŚCI
1. Wprowadzenie 3
2. Wymagania wstępne 5
3. Cele kształcenia 6
4. Materiał nauczania 7
4.1. Sposób rezerwacji usług hotelarskich, systemy rezerwacji 7
4.1.1. Materiał nauczania 7
4.1.2. Pytania sprawdzające 11
4.1.3. Ćwiczenia 12
4.1.4. Sprawdzian postępów 14
4.2. Dokumentacja rezerwacji 15
4.2.1. Materiał nauczania 15
4.2.2. Pytania sprawdzające 19
4.2.3. Ćwiczenia 19
4.2.4. Sprawdzian postępów 21
4.3. Rezerwacja usług dla grup gości 22
4.3.1. Materiał nauczania 22
4.3.2. Pytania sprawdzające 23
4.3.3. Ćwiczenia 23
4.3.4. Sprawdzian postępów 24
4.4. Procedury przyjęcia rezerwacji 25
4.4.1. Materiał nauczania 25
4.4.2. Pytania sprawdzające 29
4.4.3. Ćwiczenia 29
4.4.4. Sprawdzian postępów 31
4.5. Metody sprzedaży usług hotelowych, sprzedaż efektywna i bezpośrednia 32
4.5.1. Materiał nauczania 32
4.5.2. Pytania sprawdzające 38
4.5.3. Ćwiczenia 39
4.5.4. Sprawdzian postępów 40
5. Sprawdzian osiągnięć 41
6. Literatura 46
„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”
3
1. WPROWADZENIE
Przedstawiam Poradnik, który pomorze w opanowaniu umiejętności niezbędnych do dalszego
kształcenia w tym zawodzie.
W poradniku zamieszczono:
1. Wymagania wstępne, czyli wykaz niezbędnych umiejętności i wiedzy, które powinieneś mieć
opanowane, aby przystąpić do realizacji tej jednostki modułowej.
2. Cele kształcenia tej jednostki modułowej.
3. Materiał nauczania (rozdział 4) umożliwia samodzielne przygotowanie się do wykonania
ćwiczeń i zaliczenia sprawdzianów. Wykorzystaj do poszerzenia wiedzy wskazaną literaturę
oraz inne źródła informacji.
Obejmuje on również ćwiczenia, które zawierają:
− wykaz materiałów, narzędzi i sprzętu potrzebnych do realizacji ćwiczenia,
− pytania sprawdzające wiedzę potrzebną do wykonania ćwiczenia,
− sprawdzian osiągnięć, którego zestawy pytań sprawdzą Twoje opanowanie wiedzy
i umiejętności z zakresu całej jednostki.
Jeżeli masz trudności ze zrozumieniem tematu lub ćwiczenia, to poproś nauczyciela lub
instruktora o wyjaśnienie i ewentualne sprawdzenie, czy dobrze wykonujesz daną czynność. Po
przerobieniu materiału spróbuj zaliczyć sprawdzian z zakresu jednostki modułowej.
Jednostka modułowa: „Rezerwacja usług w zakładzie hotelarskim”, której treści teraz poznasz jest
jedną z jednostek modułowych koniecznych do opanowania umiejętności pracy na stanowiskach
recepcyjnych w zakładach hotelarskich.
Dla ciebie szczególnie istotnymi i trudnymi treściami mogą okazać się: procedury przyjęcia
rezerwacji i wypełniania dokumentacji rezerwacji
Bezpieczeństwo i higiena pracy
W czasie pobytu w pracowni musisz przestrzegać regulaminów, przepisów bhp i higieny
pracy oraz instrukcji przeciwpożarowych, wynikających z rodzaju wykonywanych prac. Przepisy te
poznasz podczas trwania nauki.
„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”
4
341[04].Z2.04
Przyjmowanie gości do zakładu hotelarskiego
341[04].Z2.01
Organizacja pracy w recepcji
zakładu hotelarskiego
341[04].Z2
Działalność recepcji zakładu hotelarskiego
341[04].Z2.02
Organizacja pracy w części
parterowej zakładu hotelarskiego
341[04].Z2.03
Rezerwacja usług w zakładzie
hotelarskim
341[04].Z2.05
Obsługa gości w zakładzie hotelarskim
341[04].Z2.06
Rozliczenie kosztów pobytu gości w zakładzie
hotelarskim
341[04].Z2.07
Komunikowanie się w języku obcym z gośćmi
recepcji i części parterowej zakładu
hotelarskiego
Schemat jednostek modułowych
„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”
5
2. WYMAGANIA WSTĘPNE
Przystępując do realizacji programu jednostki modułowej powinieneś umieć:
− stosować zasady etyki zawodowej,
− obsługiwać urządzenia telefoniczne,
− obsługiwać urządzenia komputerowe,
− korzystać z komputerowego edytora tekstu,
− pisać z zastosowaniem urządzeń komputerowych,
− posługiwać się drukami i dokumentami stosowanymi w hotelach,
− charakteryzować usługi hotelarskie,
− opisywać strukturę organizacyjną zakładu hotelarskiego,
− charakteryzować zadania podstawowych działów zakładu hotelarskiego,
− określać zakres pracy recepcji hotelowej,
− stosować zasady Savoir-vivre,
− korzystać z różnych źródeł informacji.
„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”
6
3. CELE KSZTAŁCENIA
W wyniku realizacji programu jednostki modułowej powinieneś umieć:
− sporządzać dokumentację dotyczącą rezerwacji miejsc noclegowych,
− przedstawiać ofertę handlową zakładu hotelarskiego,
− zaoferować gościom usługi zakładu hotelarskiego,
− zastosować różne formy promocji usług hotelarskich,
− przygotować korespondencję dotyczącą rezerwacji usług hotelarskich,
− zastosować procedurę rezerwacji dla gości indywidualnych i grup gości,
− dokonać korekty i anulowania rezerwacji,
− zastosować procedurę postępowania w przypadku braku miejsc w zakładzie hotelarskim,
− zastosować program komputerowy do rezerwacji miejsc noclegowych,
− obsłużyć centralę telefoniczną, fax,
− udzielić informacji w sprawach rezerwacji usług hotelarskich,
− dokonać rezerwacji pokoi w innych zakładach hotelarskich.
„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”
7
4. MATERIAŁ NAUCZANIA
4.1. Sposób rezerwacji usług hotelarskich, systemy rezerwacji
4.1.1. Materiał nauczania
Zakres i poziom umiejętności wymaganych od recepcjonisty będzie różny w zależności od
rodzaju i wielkości zakładu hotelarskiego oraz od przyjętych w nim zasad organizacji pracy. Jedną
z częściej wykonywanych czynności recepcjonisty jest przyjmowanie zlecenia rezerwacji. Może to
być wykonywane przez telefon, za pośrednictwem list, faksu lub poczty elektronicznej (internetu)
oraz podczas bezpośredniej rozmowy z osobami zgłaszającymi się osobiście do recepcji. Właściwe,
staranne wykonywanie procedur rezerwacyjnych jest bardzo ważne, gdyż nawet drobne błędy
popełnione przez recepcjonistę w trakcie przyjmowania zgłoszenia rezerwacji mogą spowodować
duże nieporozumienia. Pomyłki przy zapisie daty, nazwiska lub nazwy firmy mogą spowodować
straty finansowe, niezadowolenie klientów i utratę opinii o dobrej jakości pracy hotelu. Prawidłowo
wykonywana procedura przyjmowania zgłoszenia rezerwacji może być źródłem wielu
dodatkowych informacji przydatnych w planowaniu pracy hotelu i organizacji usług dodatkowych,
może dostarczyć danych korzystnych do podejmowania właściwych decyzji marketingowych.
Przyjęcie i potwierdzenie rezerwacji jest formą zawarcia umowy między klientem a zakładem
hotelarskim. Hotel jako instytucja świadcząca usługi publicznie i zawodowo nie może odmówić
zawarcia umowy hotelowej – przyjęcia rezerwacji bez żadnego ważnego powodu. W naszym kraju
odmowa bez uzasadnienia traktowana jest jako wykroczenie. Odmowa zawarcia umowy hotelowej,
np. ze względu na rasę, religię, wygląd itp. jest naruszeniem dóbr osobistych klienta i powoduje
odpowiedzialność cywilno-prawną hotelu (tzn. finansową). Oczywistą sprawą jest odmowa
wynajęcia pokoju w sytuacji, gdy brakuje wolnych miejsc w hotelu.
Prawidłowe przyjęcie zgłoszenia rezerwacji, a tym samym zawarcie umowy, możliwe będzie
wtedy, gdy recepcjonista będzie posiadał odpowiednią wiedzą o pokojach i usługach, które będą do
dyspozycji w określonych terminach. Powinien posiadać wiedzę o: stanie już dokonanych
rezerwacji, o pokojach wyłączonych z użytkowania np. w związku z planowanym remontem,
o planowanych imprezach, które mogą ograniczać swobodę dysponowania pomieszczeniami lub
ograniczą możliwość korzystania z niektórych usług.
W zależności od przyjętego w zakładzie hotelarskim sposobu prowadzenia dokumentacji
recepcyjnej takim podstawowym źródłem informacji dla recepcjonisty może być grafik pokoi,
grafiki wykorzystania łóżek, plan obłożenia lub grafikiem rezerwacji miejsc noclegowych.
Może mieć on postać wydrukowanej tabeli (dziś coraz częściej wykonywanej techniką
komputerową z wykorzystaniem edytora tekstu lub arkusza kalkulacyjnego). W wielu hotelach cała
dokumentacja rezerwacji prowadzona jest za pomocą specjalistycznych programów
komputerowych.
Klienci zakładów hotelarskich mają korzystać z różnych sposobów rezerwacji. Mogą samodzielnie
dokonać rezerwacji bezpośrednio w hotelu lub za pomocą faxu, internetu, rozmowy telefonicznej.
Często korzystają z usług biur pośredniczących w rezerwacji lub czyni to za pośrednictwem
dostępnego im Centralnego Systemu Rezerwacji. W hotelach, poza rezerwacją indywidualną
typową formą są również rezerwacje grupowe.
Centralny System Rezerwacji
Znaczna część hoteli jest podłączona do jednego lub kilku Centralnych Systemów Rezerwacji.
Za pośrednictwem tych systemów dokonuje się ponad jedną czwartą wszystkich rezerwacji
w sektorze hotelarstwa. W użyciu są dwa podstawowe systemy: sieci afiliowane i nieafiliowane.
„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”
8
Afiliowana sieć rezerwacji jest to system rezerwacji stosowany w sieciach hoteli, w których
wszystkie obiekty noclegowe są powiązane porozumieniem kontraktowym. Scentralizowany
system rezerwacji pozwala na ujednolicenie procedury i zmniejsza koszty systemu.
Nieafiliowane systemy rezerwacji tworzą na zasadzie dobrowolnego uczestnictwa hotele
prowadzące odrębną działalność i nie zrzeszone w grupach. W centralnym biurze rezerwacji na
ogół instaluje się bezpłatną linię telefoniczną dla klientów, oraz udostępnia się im możliwość
komunikowania się za pomocą internetu oraz faxu. Natomiast kontakt z hotelami podłączonymi do
systemu odbywa się przeważnie w całości za pośrednictwem komputerów. [1 s.191]
„Leksykon podróży turystyki i hotelarstwa „ określa „Computer reservation systems” CRS jako
systemy rezerwacji komputerowej oparte na wykorzystaniu komputerów, interaktywne systemy
elektronicznego przetwarzania danych, które zapewniają przez terminale bezpośredni dostęp do
komputerów linii lotniczych, hoteli i innych przedsiębiorstw w celu ustalenia możliwości
pozyskania poszukiwanych produktów, dokonywania rezerwacji i drukowania biletów; nazywane
są również automatycznymi systemami rezerwacji lub centralnymi systemami rezerwacji. [8 s.70]
Do najbardziej znanych należą między innymi: Abacus, Amadeus, Apollo, DATAS II, Galileo,
system One, Worldplan.
Rozwój technologii informatycznych i coraz powszechniejszy dostęp do internetu pozwolił na
powstanie wielu podobnych rozwiązań stosowanych przez mniejsze sieci hotelowe oraz sprawił
możliwość łatwiejszego dostępu do tego typu usług przez klientów indywidualnych bez ograniczeń
terytorialnych. Nowoczesne rozwiązania techniczne pozwalają na zawieranie transakcji
handlowych z dowolnego miejsca na świecie.
Biura pośrednictwa rezerwacji.
Biuro pośredniczące w rezerwacji to między innymi biura turystyczne, biura linii lotniczych, działy
obsługujące klientów w innych hotelach. W większości przypadków biura te korzystają
z centralnych systemów rezerwacji, na prośbę gościa mogą się one kontaktować bezpośrednio
z hotelami nie należącymi do sieci.
W celu zabezpieczenia hotelu przed stratami z tytułu niewykorzystania pokoi wprowadzono trzy
rodzaje rezerwacji:
− wstępną,
− gwarantowaną,
− niegwarantowaną.
Rezerwacja wstępna – polega na uzgodnieniu terminu, w którym hotel otrzyma potwierdzenie
rezerwacji, w przypadku nieotrzymania stosownego potwierdzenia, rezerwacja zostaje anulowana /
bez żadnych konsekwencji dla obu stron
Rezerwacja gwarantowana – wymaga bezwzględnego potwierdzenia na piśmie z podaniem
warunków płatności lub dokonania przedpłaty. Jeśli gość nie zgłosi się w terminie, rezerwacja jest
automatycznie utrzymywana do dnia następnego. Hotel wówczas obciąży gościa kosztami pokoju
– bez śniadania.
Rezerwacja niegwarantowana -na zasadzie umowy telefonicznej, w której uzgodniono godzinę, bez
konieczności zabezpieczenia zapłaty za pobyt. W Przypadku niewykorzystania w podanym terminie
umowa nie obowiązuje i nie pociąga żadnych skutków finansowych.” [10 s.160/161]
Rezerwacje grupowe
„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”
9
Rezerwacji grupowych dokonują rozmaite instytucje, takie jak: stowarzyszenia i organizacje
społeczne, organizatorzy konferencji i szkoleń, agencje podróży i operatorzy turystyczni, a także
firmy. Formalności związane z rezerwacją zwykle załatwia pośrednik wynajęty przez grupę, który
kontaktuje się z działem sprzedaży wybranego hotelu.
Biuro podróży zawiera z hotelem umowę o zarezerwowanie określonej liczby miejsc wraz
wszelkimi usługami towarzyszącymi na ustalonych warunkach cenowych – z reguły
korzystniejszych niż cennik obowiązujący gości indywidualnych. Najistotniejsze postanowienia
dotyczą terminu i trybu powiadomienia przez biuro podróży o wykorzystaniu miejsc. Jeżeli biuro
podróży dotrzyma terminu powiadomienia hotelu o zmniejszeniu ilości miejsc noclegowych będzie
obciążone wyłącznie za faktycznie wykorzystane miejsca. W umowie zastrzega się także wspólną,
politykę cen. Hotel nie może zawrzeć równocześnie dwóch umów na te same miejsca. Nie
wykorzystane przez biuro podróży miejsca mogą być oferowanego sprzedaży innym osobom
dopiero wówczas, gdy biuro jednoznacznie z nich zrezygnuje.
Hotel przyjmuje gości kierowanych przez biuro podróży na podstawie list imiennych lub
dokumentów indywidualnych tzw. voucherów. W odniesieniu do gości, których listy zostały już
hotelowi przekazane niedopuszczalna jest zmiana warunków umowy, w tym cen.
Inny rodzaj umowy, to tzw. allotment. Biuro podróży (turoperator) za szczególnie atrakcyjną cenę,
otrzymuje odpowiednią ilość miejsc. Hotelarz nie może zawierać w odniesieniu do tych miejsc
innych umów, natomiast biuro nie może w żadnym terminie z nich zrezygnować, odstąpić od
umowy przed ustaloną datą.
Przy zawieraniu umów z biurami podróży należy wnikliwie analizować warunki płatności.
W przypadku grup są to znaczne kwoty i można żądać dokonania przedpłaty, a przy dużych
zamówieniach wykorzystać także instrumenty bankowe, jak akredytywa czy gwarancje.
Dla usprawnienia obsługi klientów, wiele organizacji podejmuje działania w celu ujednolicenia
zasad postępowania, określenia nom obowiązujących zrzeszone firmy hotelarskie. Przykładem
takiego rozwiązania są wspólne normy dla hoteli w Wielkiej Brytanii określone jako „Wytyczne dla
hoteli w zakresie rezerwacji, cen i bilingu”. VisitBritain, VisitScotland, Wales Tourist Board,
Automobile Association, Royal Automobile Club opracowały wspólne standardy wymagań dla
hoteli, aby podnieść normy jakościowe usług, tak jak tego oczekują goście. Na wprowadzenie
zmian i dostosowanie obiektu do danej kategorii obiekty mają 2 lata, począwszy od stycznia 2006 r.
Opracowane i wdrażane przez obiekty normy są oparte na dotychczas obowiązujących
i uzupełnione o obszerny wachlarz potrzeb i oczekiwań gościa. Nowe standardy koncentrują się na
podstawowej jakości, czystości, ciepłym powitaniu oraz podstawowym komforcie.
Poniżej wytyczne dla hoteli w zakresie rezerwacji.
Wszystkie hotele, bez względu na kategorię, powinny udostępnić łatwiejszą i skuteczniejszą usługę
rezerwowania, która obejmuje, co następuje:
− Przyszłym gościom powinno się wyraźnie powiedzieć jakie usługi są wliczone w cenę (nocleg,
posiłki i zakąski, dodatkowe usługi, obsługa, podatki i inne opłaty).
− Pozostałe informacje, które mogą mieć wpływ na decyzję gości: polityka palenia, trwające
prace remontowe, zaplanowane wydarzeniach itp. Zgodnie z przyjęta polityką w hotelu, że
niektóre udogodnienia powinny być zgłaszane w momencie rezerwacji, np. spa, obiad - te też
powinny zostać wspomniane podczas rezerwacji.
− Ostrzeżenie, jeżeli restauracja ma zostać zamknięta albo prawdopodobnie nie będzie wolnych
miejsc.
− Pełne szczegóły procesu anulowania rezerwacji w hotelu (jeśli takowe hotel ma), w tym
informacje o naliczeniu opłaty za odwołanie albo zmianę terminu rezerwacji.
„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”
10
− Informacja o przedpłatach, zawierająca szczegóły o wysokości kwoty zwracanej przy
anulowaniu rezerwacji.
− Jasne wytłumaczenie opłaty za dodatkowe usługi albo udogodnienia zawierające okresy
odwołania rezerwacji.
− Informacja o niedopuszczalnych w hotelu typach płatności: czeki podróżne, karty kredytowe, itp.
− Informacja i pełne szczegóły o opłatach za akceptację kart kredytowych.
− Komunikacja z przyszłymi gośćmi - słowna lub pisemna - powinna być szybka, skuteczna,
profesjonalna i pomocna.
Dobre pierwsze wrażenie jest bardzo ważne dla każdego hotelu. Dlatego:
− Cena uzgodniona w dniu rezerwacji nie może być wyższa.
− Wszystkie uzgodnione ceny muszą zawierać określone usługi, podatki i inne opłaty.
− Każdy powinien zostać poinformowany, o miejscach i ograniczeniach w parkowaniu
samochodu.
− Przyszli goście muszą mieć pewność, że ich rezerwacja została zarejestrowana dokładnie.
− Jako minimum, imię, adres i / albo numer kontaktowy, jeśli zarejestrował się w czasie
rezerwowania.
− Wszystkie rezerwacje powinny odbywać się w przyjaznym i grzecznym tonie, nawet kiedy
w hotelu nie ma działu rezerwacji.
− Dostarczyć każdemu gościowi drukowane albo jasno napisane szczegóły płatności i jej detale,
w tym VAT powinien być wyraźnie wyszczególniony.
Szczegółowe wymagania:
Hotel 3-gwiazdkowy
− Możliwość dokonania szybkiej i efektywnej rezerwacji podczas dnia i wieczora.
− Gościowi przedkłada się rachunek główny, który zawiera wyspecyfikowane z detalami pozycje
usług z których skorzystał. Gość płaci przy wyjeździe.
− Konta gości powinny być aktualizowane o dane wychodzące w celu zminimalizowania
opóźnień podczas odprawy (check-out)
Hotel4-gwiazdkowy
− Możliwość dokonania szybkiej i efektywnej rezerwacji podczas dnia do 23.00.
− Potwierdzenie rezerwacji dostarczyć na prośbę.
Hotel 5-gwiazdkowy
− Możliwość dokonania szybkiej i efektywnej rezerwacji przez 24 godziny.
− Każdą rezerwację potwierdzić listem, faksem, emailem albo wiadomością tekstową.
− Rachunek wyjaśnić i dobrze przedstawić, wręczyć najlepiej w kopercie albo w folderze.
[red. hotelarze.pl - 11.01.2006 źródło: VisitBritain ]
Bez względu na formę rezerwacji obowiązuje zasada potwierdzania jej na piśmie , co stanowi
ostateczny dowód zawarcia umowy.
Potwierdzenie rezerwacji
Do potwierdzenia rezerwacji wykorzystujemy formę pisemną. Taka forma potwierdza zawarcie
kontraktu w sposób przejrzysty i pozwala obu stronom na sprawdzenie dokładności danych
szczegółowych.
Pismo potwierdzające rezerwację stwarza przedsiębiorstwu okazję do promocji innych usług
i stanowi dla gości dowód na to, jak bardzo są doceniani jako klienci. Na przykład: pismo
potwierdzające rezerwację może zawierać krótki opis restauracji i propozycję zarezerwowania dla
gości stolika w dniu przyjazdu, ofertę dodatkowych usług świadczonych przez hotel, sezonowych
atrakcji lub ofert promocyjnych. Razem z pismem można przesłać inne materiały reklamowe,
informatory regionalne, broszury lub ulotki dotyczące miejscowych atrakcji turystycznych lub
zawierającą dokładne informacje na temat kalendarza imprez planowanych w regionie.
„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”
11
Miejscowość, dnia 23.08.2007
Hotel
„Nowy”
ul. Prosta 45
54-321 Miejscowość
Tel. +48 34545689
Pan
Jan Przykładowy
Dobre Miasto
ul. Jasna 2/4
POTWIERDZENIE REZERWACJI
Data zgłoszenia: 20.08.2007
Nr rezerwacji: 321
Liczba osób: 3
Liczba miejsc hotelowych 3
Termin rezerwacji: od 22.09.2007 do 25.09.2007 (3doby)
Standard wyżywienia: śniadanie, obiad, kolacja.
Przyjazd: 22.09.2007 godz. 14.00, od posiłku obiad
Wyjazd 25.09.2007 godz. 12.00, do posiłku śniadanie
Zarezerwowane pokoje
321 - pokój 1 osobowy, jedno łóżko, WC, łazienka, TV-SAT, Tel.
322 - pokój 2 osobowy, dwa łóżka, WC, łazienka, TV-SAT, Tel.
koszt pobytu: 1050 zł
zaliczka 250 zł
Uwaga: zaliczkę prosimy przesłać w terminie 7 dni
BANK S.A. O/Poznań
nr konta 56 9876 5432 1111 0000 1234 5678
Brak wpłaty zaliczki oznacza rezygnację z rezerwacji.
Serdecznie zapraszam
Kierownik Biura Recepcji
Hotelu „Nowy”
Anna Kowalska
Rys. 1 Potwierdzenie rezerwacji (opracowanie własne)
4.1.2. Pytania sprawdzające
Odpowiadając na pytania, sprawdzisz, czy jesteś przygotowany do wykonania ćwiczeń.
1. Co oznacza pojęcie: rezerwacja?
2. Co nazywamy „centralnym systemem rezerwacji
3. Kto dokonuje rezerwacji ?
4. Jakie cechy charakteryzują afiliowane systemy rezerwacji?
5. W jaki sposób klienci mogą dokonywać rezerwacji miejsc hotelowych?
„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”
12
4.1.3. Ćwiczenia
Ćwiczenie 1
Przedstaw sposoby rezerwacji miejsc w hotelu,
Sposób wykonania ćwiczenia
Aby wykonać ćwiczenie powinieneś:
1) zorganizować stanowisko pracy do wykonania ćwiczenia
2) zapoznać się ze sposobami rezerwowania miejsc hotelowych i usług oferowanych przez
zakłady hotelarskie,
3) określić sposoby rezerwacji usług hotelarskich przez klientów indywidualnych i grupowych,
4) zaprezentować wykonane ćwiczenie,
5) dokonać oceny wykonanego ćwiczenia.
Wyposażenie stanowiska pracy:
− arkusze papieru A4,
− przybory do pisania,
− literatura z rozdziału 6.
Ćwiczenie 2
Określ rodzaje usług rezerwowanych przez klientów zakładu hotelarskiego.
Aby wykonać ćwiczenie powinieneś:
1) zorganizować stanowisko pracy do wykonania ćwiczenia,
2) zapoznać się z rodzajami usług hotelarskich,
3) przypisać usługi hotelarski do poszczególnych grup gości hotelowych:
a) turysta indywidualny,
b) pracownik firmy podczas podróży służbowej,
c) uczestnik wycieczki,
d) uczestnik konferencji naukowej,
e) małżeństwo z dziećmi,
f) pracownik firmy mieszkający dłuższy czas w hotelu.
4) zaprezentować wykonane ćwiczenie,
5) dokonać oceny ćwiczenia.
Wyposażenie stanowiska pracy:
− arkusz papieru A4,
− przybory do pisania,
− literatura z rozdziału 6.
„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”
13
Oferta usług hotelarskich dla wybranych grup gości hotelowych
turysta
indywidualny
pracownik
firmy podczas
podróży
służbowej
uczestnik
wycieczki
uczestnik
konferencji
naukowej
małżeństwo z
dziećmi
pracownik
firmy
mieszkający
dłuższy czas
w hotelu
Ćwiczenie 3
Prowadzenie korespondencji rezerwacji usług, zgodnie z przyjętą procedurą,
Sposób wykonania ćwiczenia
Aby wykonać ćwiczenie powinieneś:
1) zorganizować stanowisko pracy do wykonania ćwiczenia,
2) zapoznać się ze sposobami prowadzenia korespondencji związanej z przyjęciem rezerwacji,
3) określić dane niezbędne do prawidłowego przyjęcia zgłoszenia rezerwacji,
4) sporządzić wzór pisma potwierdzającego przyjęcie rezerwacji,
5) zaprezentować wykonane ćwiczenie,
6) dokonać oceny poprawności i estetyki wykonanego ćwiczenia.
„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”
14
Wyposażenie stanowiska pracy:
− arkusz papieru A4
− przybory do pisania
− literatura z rozdziału 6.
Ćwiczenie 4
Sporządź pisemną odpowiedz w celu dokonania rezerwacji gdy nadesłane zgłoszenie pisemne
jest niekompletne.
Sposób wykonania ćwiczenia
Aby wykonać ćwiczenie powinieneś:
1) zorganizować stanowisko pracy do wykonania ćwiczenia,
2) wskazać błędy i braki jaki mogą występować zamówieniu rezerwacji,
3) sporządzić projekt pisma do zamawiającego rezerwację z prośbą uzupełnienie zamówienia
w sposób pozwalający na poprawne przyjęcie rezerwacji.
4) zaprezentować efekty swojej pracy,
5) dokonać oceny pracy.
Wyposażenie stanowiska pracy:
− arkusz papieru A4
− literatura z rozdziału 6.
4.1.4. Sprawdzian postępów
Tak Nie
Czy potrafisz:
1) odszukać informacje o wolnych pokojach ¨ ¨
2) wskazać dokumenty niezbędne do prowadzenia procedury rezerwacji ¨ ¨
3) napisać pismo potwierdzające przyjęcie rezerwacji ¨ ¨
4) wskazać usługi dodatkowe, które można zaoferować klientom ¨ ¨
5) wypełniać druki stosowane w hotelu do przyjęcia rezerwacji ¨ ¨
6) dokonać wprowadzenia danych do komputerowego systemu rezerwacji ¨ ¨
„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”
15
4.2. Dokumentacja rezerwacji
4.2.1. Materiał nauczania
Pracownicy recepcji powinni mieć do dyspozycji formularze lub druki rezerwacyjne, których
forma, pozwala zapisać dane szczegółowe dotyczące rezerwacji przyjmowanej przez telefon lub
dokonywanej bezpośrednio w recepcji. Powinny mieć one formę graficzną pozwalającą na łatwe
ich rozpoznawanie, by łatwo można było je znaleźć wśród innych dokumentów, by nie gubiły się.
Pytania/punkty w nich zawarte powinny być ułożone w sposób logiczny, zgodny z zasadą
prowadzenia rozmowy z gościem.
Stosowanie takich druków pomocniczych ma wiele zalet. Posługujący się nimi recepcjonista
może łato sprawdzić czy zdał właściwe pytania, czy uzyskał wszystkie niezbędne odpowiedzi, czy
przekazał gościom wszystkie ważne informacje. Dzięki starannemu wypełniani takich druków
podczas rozmowy z klientem zgłaszającym rezerwację w znaczący sposób maleje
prawdopodobieństwo popełnienia błędów.
Wzór Karty Rezerwacyjnej
Dane Potwierdzenie
rezerwacji
Rezerwacja
gwarantowana
Uwagi/Informacje
dodatkowe
Imię i nazwisko/firma
Termin pobytu
Liczba osób
Rodzaj pokoju
Cena za dobę
Rodzaj płatności
Przedpłata w kwocie
Nr karty kredytowej i data jej
ważności
Nazwisko okaziciela karty
Dane osoby/firmy dokonującej
rezerwacji
Data i podpis pracownika
przyjmującego rezerwację
Rys.2 Karta rezerwacji [www.hotelarz.pl ].
GRAFIK REZERWACJI KWIECIEŃ 2006
Legenda:
R - rezerwacja
R - rezerwacja dla Biura Turystycznego Orbit (allotment)
X – zajęte
Rys.3 Grafik rezerwacji [www.hotelarz.pl ].
„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”
16
Rys. 4 Grafik obłożenia - komputerowy [www.alltrim.com.pl/pensionnaire]
Formularze rezerwacji – pozwalają zapisać dane szczegółowe dotyczące rezerwacji przyjętych
przez telefon lub dokonanej bezpośrednio w recepcji (rysunek).
HOTEL „NOWY”
FORMULARZ REZERWACJI
INFORMACJE O KLIENCIE
Imię i nazwisko
Miejscowość Telefon
Ulica FaxAdres
Kod poczt. e-mail
SZCZEGÓŁY REZERWACJI
Data przybycia
Liczba
nocy
Typ pokoju 1 osobowy sgl 2 osobowy dpl Apartament
Liczba pokoi
Informacje
dodatkoweDane do faktury
Nazwa firmy
Miejscowość Telefon
Ulica Fax
Kod poczt. e-mail
Adres
NIP Regon
Rodzaj płatności
Karta kredytowa Czek Gotówka
Podpis
Rys. 5 Formularz rezerwacji [źródło własne].
„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”
17
Zasady rezerwacji noclegów
Coraz częściej rezerwacje dokonywane są za pośrednictwem Internetu i korzystających z tego
sposobu komunikacji systemów centralnej rezerwacji noclegów.
Przykładowa instrukcja dla klientów korzystających Centralnego Systemu Rezerwacji za
pośrednictwem Internetu.
„Rezerwacja hoteli, „rezerwacje on-line” dla hoteli w Warszawie, Krakowie, Poznaniu, Gdańsku,
Sopocie, Zakopanem, Kielcach, Wrocławiu, Katowicach.
Rezerwacja noclegów odbywa się przez wysłanie formularza rezerwacji. Wszystkie rezerwacje
wymagają potwierdzenia Operatora, co odbywa się zazwyczaj tego samego dnia, w którym
dokonana została rezerwacja. Rezerwacje potwierdzana są e-mailem na adres podany w formularzu
rezerwacji. Po otrzymaniu potwierdzenia rezerwacji, należy w ciągu 24 godzin dokonać wpłaty
przelewem bankowym na nasze konto. W przypadku rezerwacji opłaconych kartą kredytową, do
czasu potwierdzenia przez Operatora środki są tylko zablokowane, natomiast po pozytywnym
potwierdzeniu rezerwacji zostają pobrane z karty i przekazane na nasze konto - oznacza to, że jeśli
rezerwacja nie zostanie potwierdzona przez Operatora, środki zablokowane na karcie kredytowej
zostają odblokowane i przekazane z powrotem na Państwa kartę do 7 dni.
Jeśli do rozpoczęcia pobytu pozostało więcej niż 21 dni, wymagana jest tylko zaliczka w wysokości
40% wartości zamawianych świadczeń ( dotyczy płatności przelewem bankowym ). Pozostała część
należności powinna zostać uzupełniona na 21 dni przed przyjazdem. Jeśli w chwili dokonywania
rezerwacji do rozpoczęcia pobytu pozostało mniej niż 21 dni, wymagana jest wpłata 100% wartości
zamawianych świadczeń. W przypadku płatności kartą zawsze pobierane 100% wartości rezerwacji.
Po dokonaniu 100% płatności wyślemy do Państwa e-mail z VOUCHEREM, który jest dowodem
dokonanej rezerwacji i zawiera wszystkie informacje dotyczące zamówionych świadczeń. Voucher
wraz z dokumentem tożsamości należy okazać po przybyciu do obiektu.
Osoba dokonująca rezerwacji wyraża zgodę na umieszczenie swoich danych osobowych w bazie
danych Centralnej Rezerwacji Noclegów. Dane będą przetwarzane wyłącznie w celu realizacji
rezerwacji, ułatwienia dokonywania kolejnych rezerwacji oraz zgodnie z przepisami Ustawy
o ochronie danych osobowych z dnia 29.08.1997r. Rezerwującemu przysługuje prawo wglądu do
swoich danych osobowych i wprowadzania do nich poprawek.
Nasze usługi są ubezpieczone POLISĄ OC - wydaną przez TOWARZYSTWO UBEZPIECZEŃ
WZAJEMNYCH "TUZ" - na podstawie, której mają Państwo gwarancję zwrotu wniesionych
wpłat, w przypadku, gdy Centralna Rezerwacja Noclegów nie wywiąże się ze swoich zobowiązań -
jest to zgodne z ustawą o usługach turystycznych.” [www.cot.pl/163,zasady_rezerwacji_noclegow]
Voucher hotelowy to dokument wydawany zwykle przez touroperatorów (tour operators) lub
agentów podróży (travel agents) , który wykorzystywany jest do regulowania na miejscu należności
za opłacone wcześniej elementy podróży, takie jak nocleg lub posiłki, dokument ten przedstawiany
jest przez gościa po przybyciu do hotelu, który następnie pobiera od wystawcy voucheru należność
za świadczone usługi. [8 s.130]
„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”
18
Nazwa hotelu
Data przybycia
Liczba nocy
liczba pokoi
Typ pokoju łazienka w pokoju, śniadania wliczone w cenę, podatki wliczone w cenę,
Cena całkowita 000 zł
Instrukcje specjalne:
gfedcb Jeśli w hotelu, który wybrałeś nie ma wolnych miejsc, czy wyrażasz zgodę abyśmy znaleźli dla Ciebie hotel o
podobnym standardzie i cenie ?
gfedcb Zgadzam się na warunki rezerwacji.
Informacje o kliencie
Tytuł Pan
Imię
Nazwisko
Adres
Miasto
Państwo Polska
Numer telefonu
Adres email
Rezerwacja dla
Tytuł Mr
Imię
Nazwisko
Osoby dodatkowe
Faktura
Czy chce Pan/Pani, aby została wystawiona faktura?
nmlkji nie
nmlkj Faktura na osobę fizyczną
nmlkj Faktura na firmę
Wybierz rodzaj płatności:
card mTransfer Inteligo Płać z Nordea BZWBK 24 MultiTransfer
Rys. 6 Formularz zgłoszenia rezerwacji on-line [www.cot.pl/163,zasady_rezerwacji_noclegow]
„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”
19
4.2.2. Pytania sprawdzające
Odpowiadając na pytania, sprawdzisz, czy jesteś przygotowany do wykonania ćwiczeń.
1. O co należy spytać klientów zgłaszających rezerwację?
2. Jakie dokumenty pomagają w prawidłowym przyjęciu rezerwacji?
3. Co zaznacza się na grafiku rezerwacji?
4. W jaki sposób można dokonać rezerwacji za pomocą internetu?
4.2.3. Ćwiczenia
Ćwiczenie 1
Zaprojektuj druk pomocniczy pomagający w prowadzeniu przyjęcia rezerwacji
Sposób wykonania ćwiczenia
Aby wykonać ćwiczenie powinieneś:
1) zorganizować stanowisko pracy do wykonania ćwiczenia
2) zapoznać się ze sposobami z przyjęciem rezerwacji
3) określić dane niezbędne do prawidłowego przyjęcia zgłoszenia rezerwacji
4) sporządzić wzór druku pomocniczego do przyjęcia rezerwacji w formie plakatu
5) zaprezentować grupie wykonane ćwiczenie ,
6) zaznaczyć ewentualne poprawki i uzupełnienia
7) dokonać oceny poprawności i estetyki wykonanego ćwiczenia.
Wyposażenie stanowiska pracy:
− arkusz papieru A1
− flamastry
− literatura z rozdziału 6.
Ćwiczenie 2
Wypełnij przykładowy grafik rezerwacji na podstawie zgłoszeń pisemnych i druku
recepcyjnego
Sposób wykonania ćwiczenia
Aby wykonać ćwiczenie powinieneś:
1) zorganizować stanowisko pracy do wykonania ćwiczenia,
2) dobrać dokumenty potrzebne do wykonania zadania
3) wypełnić grafik rezerwacji
4) zaprezentować efekty swojej pracy,
5) dokonać oceny ćwiczenia.
Wyposażenie stanowiska pracy:
− zestaw zgłoszeń rezerwacji
− grafik rezerwacji
− przybory do pisania
− literatura z rozdziału 6.
„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”
20
Arkusz ćwiczeniowy
Jan Kowalski Jasło, dnia 3 maja 2007 r.
12-345 Dolina Mała
ul. Krakowska 3 m4
Hotel „Nowy”
Nowe Miasto
Proszę zarezerwowanie jednego pokoju dwuosobowego
Przyjazd 11.05.2007 około godziny 18.00
Wyjazd rano 15.05. 2007
Jan Kowalski
Zgłoszenie rezerwacji nadesłane pocztą
FORMULARZ REZERWACJI” NR 349
HOTEL „NOWY
INFORMACJE O KLIENCIE
Imię i nazwisko Anna Nowak
Miejscowość Kraków Telefon 33445566
Ulica Mila FaxAdres
Kod poczt. 43-210 e-mail anno@poc
zta.pl
SZCZEGÓŁY REZERWACJI
Data przybycia 23.05.007
Liczba
nocy 6
Typ pokoju 1 osobowy sgl 2 osobowy dpl Apartament
Liczba pokoi 2 1
Informacje
dodatkowe
TYLKO ŚNIADANIA
A. Dane do faktury
Nazwa firmy
Miejscowość Telefon
Ulica Fax
Kod poczt. e-mail
Adres
NIP Regon
Rodzaj płatności
Karta kredytowa Czek Gotówka x
B. Podpis Master
Formularz rezerwacji przyjętej telefonicznie
Grafik rezerwacji maj 2007
j.m. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30
101 ap R R R R R R
102 sg R R R R R
103 sg
104 sg R R R R R
105 dop R R R R R R R R R R R R R R R R
106 dop R R R R R R R R R R R R R R R
107 dop R R R R R R R R R
Ćwiczenie 3
Wskaż błędy jakie mogą spowodować wadliwe przyjęcie rezerwacji
Sposób wykonania ćwiczenia
Aby wykonać ćwiczenie powinieneś:
1) zorganizować stanowisko pracy do wykonania ćwiczenia
2) zapoznać się ze sposobami prowadzenia korespondencji związanej z przyjęciem rezerwacji
3) określić informacje, których brak może uniemożliwić prawidłowe przyjęcie rezerwacji
4) wskazać czynności recepcjonisty, które mogą zmniejszyć prawdopodobieństwo pomyłek
podczas przyjmowania zgłoszenia rezerwacji.
„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”
21
5) zaprezentować wykonane ćwiczenie,
6) dokonać oceny poprawności i estetyki wykonanego ćwiczenia.
Wyposażenie stanowiska pracy:
− arkusz ćwiczeniowy
− przybory do pisania
– literatura z rozdziału 6.
Arkusz ćwiczeniowy
Najważniejsze informacje, niezbędne dla prawidłowego przyjęcia rezerwacji
-
-
-
-
-
-
Informacje ważne, ale mniej istotne ( powodujące błędy, które łatwo można naprawić)
-
-
-
-
-
Zalecane sposoby postępowania recepcjonisty, które mają zapobiegać powstawaniu błędów i nieporozumień podczas
przyjęcia rezerwacji
a) za pośrednictwem telefonu
-
-
-
-
-
b) bezpośrednio podczas rozmowy z klientem przy ladzie recepcyjnej
-
-
-
-
-
4.2.4. Sprawdzian postępów
Tak Nie
Czy potrafisz:
1) Wskazać dokumenty wykorzystywane przez recepcjonistę podczas
przyjmowania zgłoszenia rezerwacji ¨ ¨
2) Określić niezbędne pytania jakie należy zadać osobie zgłaszającej rezerwację ¨ ¨
3) Opisać usługi jakie może zaoferować hotel ¨ ¨
4) Wskazać możliwe skutki błędów popełnionych podczas przyjęcia rezerwacji ¨ ¨
5) Przedstawić zasady przyjęcia, zmiany i anulowania rezerwacji ¨ ¨
6) wykorzystać zdobyte wiadomości w praktycznym działaniu? ¨ ¨
„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”
22
4.3. Rezerwacja usług dla grup gości
4.3.1. Materiał nauczania
Hotele świadczą szeroki zakres usług związanych z organizacją różnych imprez na życzenie
klientów indywidualnych oraz różnych firm. Są to imprezy okolicznościowe takie jak przyjęcia
weselne, imieninowe, przyjęcia z okazji rocznic, stypy, koncerty, pokazy i prezentacje, spotkani
integracyjne, kursy, szkolenia, zjazdy i kongresy. Każda związana z tym umowa rezerwacyjna
wymaga szczegółowych uzgodnień i sporządzania odpowiedniej dokumentacji pisemnej.
Często rezerwacje grupowe związane są z organizacją na terenie hotelu lub z udziałem hotelu
szkoleń i konferencji. Przyjęcie takiej rezerwacji wymaga wielu szczegółowych uzgodnień. Klienci
mogą mieć różnorodne oczekiwanie związane z form i programem planowanego przedsięwzięcia.
Poza typowymi usługami hotelowymi związanymi z noclegiem i wyżywieniem klienci mogą
oczekiwać dodatkowych usług związanych z zapewniłem sprzętu multimedialnego, dodatkowej
obsługi recepcyjnej, szatni dla gości konferencji przybywających spoza hotelu itp. W niektórych
przypadkach konieczne jest zamówienie dodatkowych usług świadczonych przez firmy zewnętrzne
np. występy artystyczne, dodatkowe wycieczki, transport, itp.
Formularz rezerwacji szkolenia / konferencji
W celu dokonania wstępnej rezerwacji miejsca konferencji / szkolenia należy wypełnić poniższy formularz
Informacje o konferencji (szkoleniach):
Minimalna liczba osób: Maksymalna liczba osób:
Planowana data przyjazdu: (data lub miesiąc)
Liczba nocy:
Łączna liczba przerw kawowych: liczba lunchy: liczba kolacji:
Posiłki w hotelu:
Struktura pokoi:
1. Typ pokoju: Liczba pokoi:
2. Typ pokoju: Liczba pokoi:
Sale konferencyjne:
Ustawienie sali :
Informacje o salach konferencyjnych (ilość, wielkość, godziny wynajęcia, sprzęt konferencyjny):
Zamówienia dodatkowe:
transport: wycieczki: dyskoteka: zespół muzyczny: posiłki poza hotelem:
program sportowy: program kulturalny, rozrywkowy, artystyczny:
inne:
Osoba składająca zamówienie:
Imię: Nazwisko:
Nazwa firmy:
Telefon: Email:
Dodatkowe uwagi:
Dokonując wstępnej rezerwacji, po jej potwierdzeniu przez biuro, zostaniecie Państwo poinformowani o dalszych
krokach rezerwacji.
Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych zgodnie z ustawą z dn. 27.08.1997 r. o Ochronie Danych
Osobowych Dz. Ust. Nr 133 poz. 883
Rys. 7 Formularz przyjęcia rezerwacji na kurs lub szkolenie [opracowanie własne].
Pracownicy realizujący takie przyjęcia rezerwacji muszą dysponować dużą wiedzą o możliwościach
technicznych i organizacyjnych hotelu oraz firm z hotelem współpracujących.
„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”
23
4.3.2. Pytania sprawdzające
Odpowiadając na pytania, sprawdzisz, czy jesteś przygotowany do wykonania ćwiczeń.
1. Jakie czynności należy wykonać przygotowują się do przyjęcia zorganizowanej grupy?
2. Jakie dodatkowe usługi mogą być oczekiwane przez klientów grupowych?
3. Jakie usługi mogą towarzyszyć organizacji kursów i szkoleń?
4. Jaki jest tryb przyjęcia zamówienia rezerwacji związanej z organizacją imprez?
4.3.3. Ćwiczenia
Ćwiczenie 1
Zaprojektuj druk pomocniczy, ułatwiający przyjęcie zgłoszenia rezerwacji usług dla firmy
organizującej w hotelu kurs lub szkolenie pracowników.
Sposób wykonania ćwiczenia
Aby wykonać ćwiczenie powinieneś:
1) zorganizować stanowisko pracy do wykonania ćwiczenia,
2) zapoznać się wiadomościami dotyczącymi usług hotelarskich
3) określić oczekiwania firm zamawiającej organizację:
a) kursy lub szkolenia w hotelu
b) prezentacji firmy
c) spotkania jubileuszowego np. 20 lecie firmy.
d) konferencji naukowej
e) występu artystycznego
4) sporządzić projekt druku ułatwiającego przyjęcie rezerwacji – na plakacie
5) zaprezentować uczestnikom zajęć wykonane ćwiczenie,
6) dokonać oceny projektu.
Wyposażenie stanowiska pracy:
− arkusz ćwiczeniowy,
− arkusz papieru A1,
− przybory do pisania,
− elementy mocujące plakaty,
− literatura z rozdziału 6.
Ćwiczenie 2
Sporządź pisemną odpowiedz firmie turystycznej zmawiającej rezerwację miejsc:
Sposób wykonania ćwiczenia
Aby wykonać ćwiczenie powinieneś:
1) zorganizować stanowisko pracy zgodnie z wymogami bhp i ergonomii pracy,
2) zapoznać się z wiadomościami dotyczącymi korespondencji służbowej oraz potwierdzania
rezerwacji usług hotelowych
3) sporządź projekt odpowiedzi potwierdzającej przyjęcie rezerwacji
4) zaprezentować efekty swojej pracy
5) dokonać oceny wykonanego projektu.
„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”
24
Wyposażenie stanowiska pracy:
− Papier A4
− komputer z drukarką
− edytor tekstu
− literatura z rozdziału 6.
4.3.4. Sprawdzian postępów
Tak Nie
Czy potrafisz:
1) Jakie dodatkowe dokumenty przydatne są przy przyjmowaniu rezerwacji ¨ ¨
dla grup gości?
2) Jak postępujemy w celu uwiarygodnienia zamówienia rezerwacji? ¨ ¨
3) Jakie problemy mogą utrudnić przyjęcie rezerwacji grupowej? ¨ ¨
4) Jakie dodatkowe pytania należy skierować do osób z firm zamawiających
rezerwację dla grup gości? ¨ ¨
5) Czy potrafisz wykorzystać zdobyte wiadomości w praktycznym działaniu? ¨ ¨
„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”
25
4.4. Procedury przyjęcia rezerwacji
4.4.1.Matriał nauczania
Proces rezerwacji dla klientów hotelu, korzystających z internetowego systemu rezerwacji (na
przykładzie serwisu www.e-rezerwacja.pl) składa się z IV etapów:
Krok 1) wyszukiwanie oferty za pomocą systemu
Krok 2) wybór oferty z listy dostępnych hoteli
Krok 3) wypełnienie formularza zamówienia,
Krok 4) dokonanie płatności.
Krok 1: Wybór oferty
Ofertę wyszukujemy za pomocą wyszukiwarki wybierając miasto, termin przyjazdu i wyjazdu,
rodzaj pokoju oraz ilość osób do zakwaterowania. Po wybraniu tych opcji zatwierdzamy wybór
klawiszem "Rezerwuj". System wyświetli listę dostępnych obiektów.
Krok 2: Lista dostępnych obiektów
Z listy wybieramy interesujący Nas obiekt. W naszym serwisie znajdują się dwa typy obiektów.
Hotele dostępne natychmiastowo tzw. on-line'owe zaznaczone są kolorem żółtym (wzór poniżej).
Polecamy tym, którzy potrzebują zakwaterowania od razu. Po zrobieniu rezerwacji w takim
obiekcie, potwierdzenie rezerwacji otrzymają Państwo natychmiastowo na wskazany w formularzu
adres e-mail. Czas całej rezerwacji od wyboru oferty, przez płatność kartą czy przelewem
elektronicznym, po otrzymanie vouchera na skrzynkę poczty elektronicznej nie powinien
przekroczyć 60 sekund.
Hotele, w których miejsca potwierdza nasz opaerator. Te obiekty zaznaczone są kolorem szarym.
(wzór poniżej). Tutaj potwierdzenie wolnych miejsc może potrwać nieco dłużej bo nawet do 48
godzin.
Hotel przedstawiony na żółtym tle oznacza, że jest on dostępny natychmiast
Rezerwacja Online
Rezerwacja pokoju w podanych poniżej hotelach odbywa sie natychmiastowo. Płatność dokonywana jest za pomocą karty
kredytowej, przelewu elektronicznego Inteligo lub mTransfer. Po dokonaniu płatności otrzymają Państwo e-mail z potwierdzeniem
rezerwacji wraz z opłaconym voucherem za pobyt w hotelu.
Pensjonat
………………………………………………………………….
Cena do zapłaty
422 PLN
Cena za pokój
10 Gru
11 Gru
-
211
PLN
-
211
PLN
Rys 8 [.www.e-rezerwacja.pl]
Hotel przedstawiony na szarym tle oznacza, że jest on dostępny po potwierdzeniu wolnych miejsc
przez operatora
Rezerwacja Offline
Rezerwacja pokoju w podanych poniżej hotelach odbywa za pośrednictwem operatora, który w cišgu 24 h sprawdzi dostepność
pokoi. Jeśli wybrany hotel będzie dysponował wolnymi pokojami potwierdzi rezerwację dla Państwa. Płatność dokonywana poprzez
eCard za pomocą karty kredytowej, Inteligo, mTransfer. Wraz z potwierdzeniem rezerwacji otrzymają Państwo opłacony Voucher
za pobyt w hotelu.
………………………………………………….
BLISKO CENTRUM
Hotel Festival Sp. z o.o. jest trzygwiazdkowym
hotelem posiadającym doskonałą lokalizację.
Położony blisko centrum jest idealnym miejscem
pobytu zarów...
Cena do zapłaty
371 PLN
Cena za pokój
21 Gru
22 Gru
- 228 PLN
- 143 PLN
Rys 9 [.www.e-rezerwacja.pl]
„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”
26
Krok 3: Formularz rezerwacyjny
Rezerwacji można dokonać na dwa sposoby. Klikając "Rezerwuj" obok hotelu już na liście
z ostępnymi hotelami lub klikając '"Rezerwuj" w prezentacji obiektu. Za każdym razem system
przeniesie Nas do formularza rezerwacyjnego. Należy tam podać dane niezbędne do wykonania
rezerwacji. Po wypełnieniu formularza przechodzimy do ostatniego kroku - Płatności. Jest to jedyne
miejsce w serwisie gdzie dochodzi do pobrania należności.
Krok 4 OSTATNI: Płatność
Wybory płatności dokonuje się będąc na stronie z formularzem rezerwacyjnym. Aby przejść do
płatności należy wypełnić wszystkie wymagane pola formularza. Do wyboru oddajemy Państwu
trzy, najbezpieczniejsze naszym zdaniem formy płatności przez internet:
Kartą kredytową przez bezpośredni, bezpieczny terminal internetowy POLCARD.
Przelew elektroniczny Inteligo przez bezpośredni, bezpieczny terminal internetowy Inteligo
Przelew elektroniczny mTransfer przez bezpośredni, bezpieczny terminal internetowy mBank. Za
każdym razem kiedy wybiorą Państwo opcję płatności przenoszeni są Państwo bezpośrednio na
strony PolCard lub wybranego banku. Zapewnia to najwyższy poziom bezpieczeństwa Państwa
pieniędzy. Dzięki temu również my jesteśmy spokojni ponieważ nie mamy dostępu do Państwa
danych związanych z operacją finansową. Zapewnia to zarówno Państwu jak i nam pełen komfort
i ezpieczeństwo. Po dokonaniu płatności systemy PolCard oraz Inteligo i mTransfer bezpiecznie
przenoszą Państwa spowrotem do naszego serwisu www.e-rezerwacja.pl W ciągu 60 sekund
otrzymają Państwo voucher elektroniczny (w przypadku hotelu dostępnego natychmiast. Patrz
krok2) lub potwierdzenie przyjęcia rezerwacji, która będzie potwierdzona przez operatora
(w przypadku hoteli na potwierdzenie. Patrz krok2). W serwisie e-rezerwacja.pl można zapłacić
a) kartą kredytową przez bezpieczne centrum autoryzacyjne PolCard. Opcja wyboru płatności kartą
znajduje się w II kroku rezerwacji czyli formularzu personalnym, w dolnej części strony.
b) przelewem elektronicznym Inteligo przez bezpieczny terminal Inteligo.Opcja wyboru
płatności przelewem Inteligo znajduje się w II kroku rezerwacji czyli formularzu personalnym,
w dolnej części strony. c) przelewem elektronicznym mTransfer (mBank) przez bezpieczny
terminal mTransfer. Opcja wyboru płatności przelewem mTransfer znajduje się w II kroku
rezerwacji czyli formularzu personalnym, w dolnej części strony.
Po wybraniu intyeresującej Państwa formy płatności zostaną Państwo przeniesieni bezpośrednio na
stronę PolCard (w przypadku płatności kartą) lub odpowiedniego banku (w przypadku wyboru
płatności przelewem elektronicznmym). Dzięki temu nikt nie ma możliwości wglądu w Państwa
dane. Po dokonaniu płatności strony PolCard lub bankowe przeniosą Państwa bezpiecznie,
spowrotem na strony e-rezerwacji.pl
W serwisie e-rezerwacja.pl nie ma możliwości płatności tradycyjnym przelewem gdyż rezerwacje
dokonywane są automatycznie w hotelach, które muszą od razu otrzymać należność. E-
rezerwacja.pl dzieła jak elektroniczna recepcja hotelu. Klient przychodzi, płaci a dzięki temu ma
pewność, że otrzyma usługę.
Po dokonaniu płatności otrzymają Państwo na podany wcześniej adres e-mail potwierdzenie
dokonania rezerwacji. Jeśli hotel który Państwo wybrali był hotelem gdzie rezerwacja jest w pełni
automatyczna (informacja na stronie z wynikami wyszukiwania obiektów) to Voucher należy
wydrukować i udać się z nim do Hotelu.
Jeśli wybrali Państwo hotel, w którym wolne miejsca potwierdza operator to otrzymają Państwo e-
mail z informacją o dokonanej rezerwacji i informacją, że skontaktuje się z Państwem operator
w celu potwierdzenia wolnych miejsc.
Aby anulować rezerwację należy wypełnić formularz "Anulacja" do którego link znajduje się na
stronie głównej serwisu. Należy podać e-mail, nr rezerwacji (znajduje się w potwierdzeniu
mailowym i na Voucherze) i wpisać widomość do operatora. Skontaktuje się on z Państwem i ustali
szczegóły zwrotu należności i ewentualnych opłat manipulacyjnych.
„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”
27
Aby zmienić rezerwację należy wypełnić formularz "Zmiana rezerwacji" do którego link znajduje
się na stronie głównej serwisu. Należy podać e-mail, nr rezerwacji jaką się dokonało i którą chce się
zmienić (znajduje się on w potwierdzeniu mailowym i na Voucherze) i wpisać widomość do
operatora. Skontaktuje się on z Państwem i ustali szczegóły zmiany rezerwacji i ewentualnych opłat
manipulacyjnych.
Rezerwacje realizowane bezpośrednio w hotelach dokonywane są z wykorzystaniem
programów komputerowych przeznaczonych do obsługi recepcji. Takie programy umożliwiają
wykonanie takich operacji jak:
− graficzna prezentacja obłożenia hotelu,
− rezerwacje grup, osób indywidualnych, konferencji na miejsca lub pokoje,
− zestawienia wykorzystania pokoi i rezerwacji - rozliczenia z biurami, firmami, w podanych
terminach i określonych asortymentach,
− przegląd archiwum rezerwacji i pobytów archiwalnych,
− zestawienia obłożenia hotelu - w formie graficznej oraz tabularycznej
− dowolność konfigurowania wydruków.
− możliwość drukowania diagramu,
− rezerwowanie gościowi określonych posiłków i usług dodatkowych
− definiowanie cenników i ich wybór
− wprowadzenia dowolnych uwag dotyczących gościa lub jego pobytu do rezerwacji
− automatyczne przekształcanie rezerwacji w meldunek
− zmiana ceny za pobyt dla całej grupy
− szybki podgląd gości indywidualnych, grup lub konferencji na miejsca lub pokoje,
− wprowadzanie rezerwacji na grafiku meldowania
Rys10. Księga gości [www.alltrim.com.pl/pensionnaire]
− zapisanie listy gości i grup, zawierającą dane personalne gościa oraz historię gościa
zawierająca informacje o jego pobytach, płatnościach i wszystkich usługach, z jakich korzystał,
wykaz miast, województw, państw i banków.
„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”
28
Rys 11 Pobyt grup [www.alltrim.com.pl/pensionnaire]
− graficzna prezentacja stanu pokoi,
− stan obecności gości, status "nie przeszkadzać"
− lista "brudnych" pokoi do posprzątania, zmiana stanu posprzątany-brudny, pokoje do remontu,
− adnotacje o pozostawionych wiadomościach,
− informacje dodatkowe: wyposażenie pokoi, zdjęcie, położenie, itp.
Rys 12 Stan pokoi [www.alltrim.com.pl/pensionnaire]
Anulacja rezerwacji [3 s63]
Sprawdź, na kiedy zrobiono rezerwację i w czyim imieniu.
Przejrzyj dokumentację, aby sprawdzić, czy zgadzają się wszystkie dane (trzeba wykluczyć ryzyko
anulowania niewłaściwej rezerwacji).
„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”
29
Zapisz nazwisko osoby anulującej, a jeśli jest to inna osoba nie ta, która rezerwację zamawiała, weź
jej dane, gdyż mogą przydać się później.
Podaj tej osobie numer anulacji (jeśli taki jest regulamin firmy). To pomoże i odróżnić prawdziwe
anulacje od tych, które zgłaszają klienci próbujący uniknąć płacenia za zamówione, lecz nie
wykorzystane pokoje.
Zapisz numer, datę anulacji i nazwisko osoby przyjmującej anulację.
Jeśli zapłacono depozyt, to cały lub jego część będzie być może trzeba refundować.
Zapytaj osobę anulującą rezerwację, czy nie życzy sobie rezerwacji w innym terminie. Jeśli
otrzymasz odpowiedź negatywną, powiedz, że żałujesz, iż pobyt nie może tym razem dojść do
skutku, lecz masz nadzieję że będziesz mógł gościć jego/ją w przyszłości.
Usuń rezerwację z grafiku, książki pokoi lub pamięci komputera.
Napisz Anulowano na korespondencji dotyczącej tej rezerwacji i odłóż sprawę ad acta. [2 s.63]
Zmiana rezerwacji [3 s63]
Poszukaj dokumentacji oryginalnego wystąpienia o rezerwację.
Zapisz dane dotyczące zmiany.
Sprawdź, czy jest możliwe zaspokojenie żądań klientów, jeśli proszą o dodatkowe lub inne pokoje
lub zmieniają okres pobytu.
Poproś klienta, aby jeszcze raz potwierdził rezerwację (jeśli zmiany są przekazywane przez
telefon).
Zmień dane dotyczące rezerwacji na grafiku, w książce pokoi lub komputerze. Jeśli trzeba, wpisz
odpowiednie uwagi do karty rezerwacyjnej.
Wprowadź do teczki dokumenty dotyczące zmiany. Jeśli zmieniła się data przyjazdy zmień miejsce
teczki wkładając ją pod inną datę.
Wyślij klientowi potwierdzenie przyjęcia zmian.
Jeśli trzeba przekaż informację o zmianach innym działom.
4.4.2. Pytania sprawdzające
Odpowiadając na pytania, sprawdzisz, czy jesteś przygotowany do wykonania ćwiczeń.
1. Przedstawić przebieg postępowania związanego z przyjęciem rezerwacji
2. Opisać sposób postępowania w przypadku anulowania rezerwacji?:
3. Przedstawić procedurę postępowania związaną ze zmianą rezerwacji?
4.4.3. Ćwiczenia
Ćwiczenie 1
Przyjmij rezerwację podczas bezpośredniej rozmowy z klientem:
Sposób wykonania ćwiczenia
Aby wykonać ćwiczenie powinieneś:
1) zorganizować stanowisko pracy do wykonania ćwiczenia,
2) przeprowadzić rozmowę z klientem
3) uzgodnić z klientem warunki rezerwacji
4) dobrać właściwe dokumenty niezbędne do przyjęcia rezerwacji
5) wypełnić druk rezerwacji
6) dokonać właściwych zapisów w grafiku rezerwacji
7) zaprezentować efekty swojej pracy,
8) dokonać oceny pracy.
„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”
30
Wyposażenie stanowiska pracy:
− zestaw dokumentów recepcyjnych do przyjęcia rezerwacji
− literatura z rozdziału 7.
Ćwiczenie 2
Przyjmij rezerwację klienta zgłoszoną telefonicznie.
Sposób wykonania ćwiczenia
Aby wykonać ćwiczenie powinieneś:
1) zorganizować stanowisko pracy do wykonania ćwiczenia,
2) przeprowadzić rozmowę telefoniczną z klientem
3) uzgodnić z klientem warunki rezerwacji
4) dobrać właściwe dokumenty niezbędne do przyjęcia rezerwacji
5) wypełnić druk rezerwacji
6) dokonać właściwych zapisów w grafiku rezerwacji
7) zaprezentować efekty swojej pracy,
8) dokonać oceny pracy.
Wyposażenie stanowiska pracy:
− ćwiczeniowy zestaw telefoniczny
− zestaw dokumentów recepcyjnych do przyjęcia rezerwacji
− przybory do pisania
− literatura rozdziału 6.
Ćwiczenie 3
Wprowadź dane przyjętej rezerwacji za pomocą systemu komputerowego
Sposób wykonania ćwiczenia
Aby wykonać ćwiczenie powinieneś:
1) zorganizować stanowisko pracy do wykonania ćwiczenia,
2) uruchomić komputerowy program do obsługi recepcji
3) przeanalizować dokumenty zgłoszenia rezerwacji,
4) wprowadzić dane do programu obsługi rezerwacji miejsc hotelowych,
5) zaprezentować efekty swojej pracy,
6) dokonać oceny ćwiczenia.
Wyposażenie stanowiska pracy:
− zestaw komputerowy
− program komputerowy do obsługi recepcji
− dokumenty przyjęcia rezerwacji
− literatura z rozdziału 7.
Ćwiczenie 4
Dokonaj zmiany wcześniej przyjętej rezerwacji.
Sposób wykonania ćwiczenia
„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”
31
Aby wykonać ćwiczenie powinieneś:
1) zorganizować stanowisko pracy do wykonania ćwiczenia,
2) uruchomić komputerowy program do obsługi recepcji
3) przeanalizować dokument zmiany zgłoszenia rezerwacji,
4) wprowadzić dane do programu obsługi rezerwacji miejsc hotelowych,
5) zaprezentować efekty swojej pracy,
6) dokonać oceny ćwiczenia.
Wyposażenie stanowiska pracy:
− zestaw komputerowy
− program komputerowy do obsługi recepcji
− dokumenty przyjęcia rezerwacji
− literatura z rozdziału 7.
4.4.4. Sprawdzian postępów
Tak Nie
Czy potrafisz:
1) uruchomić program komputerowy do obsługi rezerwacji? ¨ ¨
2) odnaleźć wcześniej przyjętą rezerwację? ¨ ¨
3) zaznaczyć przewidywany termin realizacji zamówienia? ¨ ¨
4) wpisać dane osoby/firmy zamawiającej rezerwacji? ¨ ¨
5) wykorzystać zdobyte wiadomości w praktycznym działaniu? ¨ ¨
„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”
32
4.5. Metody sprzedaży usług hotelowych, sprzedaż efektywna
i bezpośrednia
4.5.1. Materiał nauczania
Dlaczego trzeba sprzedawać?
Sprzedaż jest integralną częścią fachowej obsługi gości, gdyż wiąże się z zaspokojeniem ich
potrzeb i oczekiwań.
Prawdę mówiąc, aktu sprzedaży dokonujesz w każdej chwili, choć może sobie z tego nie zdajesz
sprawy.
Wszystko, co robisz dla gości w imieniu firmy, jest aktem sprzedaży. Czy to będzie:
sprzedawanie firmowych
− usług,
− produktów,
− dobrego imienia.
Jeżeli jako recepcjonista, dzięki swoim umiejętnościom zawodowym, doprowadziłeś do
zarezerwowania przez pewną parę dodatkowego pobytu wypoczynkowego w twoim hotelu - już coś
sprzedałeś. Jeżeli jako pracownik ośrodka wypoczynkowego podałeś interesantowi informacje,
które zachęciły go do wypoczynku w ośrodku - też już coś sprzedałeś. Jeśli pracujesz jako szef
kuchni i przygotowałeś apetycznie wyglądające i smaczne danie - to też coś sprzedałeś.
Choć twoja praca jest niepodobna do pracy chodzącego od drzwi do drzwi komiwojażera - to mimo
wszystko ty również sprzedajesz - usługi, produkty lub dobre imię firmy.
[Altkorn J Marketing w turystyce]
System dystrybucji bezpośredniej (direct distribulion system), nazywany niekiedy jednostronnym
(unilateral distribution system), polega na sprzedaży produktu konsumentom przez samego
wytwórcę. Jest to więc najkrótszy kanał dystrybucji w przekroju pionowym (zero level channel,
direct marketing channel). Taki typ dystrybucji stosują linie lotnicze, kolejowe, autobusowe,
żeglugowe, wypożyczalnie samochodów, hotele, restauracje i inne. Szerokie stosowanie sprzedaży
bezpośredniej wynika stąd, że usługi turystyczne mogą być konsumowane jedynie podczas procesu
ich wytwarzania.
Bezpośrednia sprzedaż jest najbardziej wskazana, gdy jej przedmiotem są „pojedyncze" usługi,
cieszące się dużym popytem. Przedsięwzięcia bardziej kompleksowe (np. objazdowe wycieczki
zagraniczne), z ofertą zakupu pakietu usług, wymagają z reguły korzystania z usług pośredników
(agencji turystycznych, biur podróży). Większość wytwórców liczących się w turystyce światowej
dysponuje krajowymi lub regionalnymi biurami sprzedaży (zwłaszcza towarzystwa lotnicze, linie
żeglugowe, łańcuchy wielkich hoteli). Punkty sprzedaży ich produktu (własne, prowadzone
wspólnie z innymi dystrybutorami lub na zasadzie leasingu) znajdują się na lotniskach, dworcach,
centrach kongresowych i innych miejscach koncentracji podróżnych. Klienci mogą potrzebne
usługi kupować z zamiarem natychmiastowego wykorzystania lub rezerwować je. Wiele usług
nabywanych jest za pośrednictwem biletów.
W ostatnich latach upowszechniają się zautomatyzowane metody bezpośredniej dystrybucji.
Automaty do sprzedaży różnych biletów instaluje się na lotniskach, dworcach i w centrach miast.
Automatyzacja objęła gastronomię, wymianę walut i pobieranie pieniędzy z kont bankowych za
pomocą bankomatów. Dla uzyskania informacji o lotach samolotów oraz terminach przyjazdów
i odjazdów różnych środków transportu wykorzystuje się także połączone w sieć osobiste
komputery. Sieć osobistych komputerów jest także wykorzystywana do rezerwacji miejsc
(teleshopping).
„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”
33
Rys 13. Rezerwacja internetowa [www.e-rezerwacja.pl]
Wielką zaletą bezpośredniej dystrybucji jest jej prostota. Ponieważ podróżny kontaktuje się
bezpośrednio z dostawcą, w minimalnym stopniu narażony jest na dezinformację, często czerpiąc
jeszcze dodatkowe korzyści zamieniają miejsca w klasie ekonomicznej na miejsca w klasie
turystycznej). Jednocześnie przy spełnieniu warunku masowości transakcji - bezpośrednia
dystrybucja zapewnia wytwórcom wyższe zyski. Jak już bowiem wspomniano, cena danego
produktu turystycznego dla nabywcy na ogół nie zależy od miejsca zakupu.
Systemy dystrybucji pośredniej
Możliwości rozwojowe dystrybucji bezpośredniej są ograniczone z dwóch podstawowych
powodów: po pierwsze - dla wielu wytwórców sprzedaż produktu poprzez własny aparat jest
nieefektywna, po drugie - dla wielu turystów wygodniejszy jest zakup u pośrednika niż u wytwórcy.
Użyteczność pośrednika w kanale sprzedaży zależy więc od zapotrzebowania ogniwa lub ogniw,
które go wyprzedzają, i ogniwa lub ogniw, które po nim następują.
Pojęcie pośrednika obejmuje bardzo różne instytucje. Pośredników, którzy trudnią się wyłącznie
lub głównie bezpośrednią obsługą konsumentów, określa się dość powszechnie mianem detalistów
(retailers).Podstawową grupą detalistów są agencje turystyczne, reprezentujące interesy różnych
wytwórców i sprzedające ich usługi. W niektórych krajach wytwórcy wykorzystują jako kanały
dystrybucji działy spraw socjalnych przedsiębiorstw i korporacji. W roli pośrednika-sprzedawcy
usług występują też coraz częściej supermarkety i domy towarowe'.
Agencji nie można jednak traktować jedynie jako „czystych" detalistów. Pełnią one także rolę
wytwórców, ponieważ niezależnie od pośredniczenia formują i własne kompozycje produktowe
(np. wycieczki objazdowe z bogatymi programami kulturalnymi), sprzedając je bezpośrednio
konsumentom. Wielkie agencje przy sprzedaży swoich kompozycji wykorzystują także licznych
mniejszych pośredników, występując w roli hurtowników (wholesalers).
„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”
34
Korzyści związane z funkcjonowaniem pośredników w kanałach sprzedaży można rozpatrywać
z punktu widzenia wytwórcy produktu turystycznego i z punktu widzenia jego konsumenta.
Dla wytwórcy współpraca z pośrednikami to przede wszystkim zwiększenie możliwości ekspansji
na dodatkowe rynki. Tworzenie własnej sieci sprzedaży może być dla wytwórcy nieuzasadnione,
zwłaszcza w przypadku małej skali wytwarzania i niewielkich rozmiarów lokalnego rynku.
Wskazane jest wówczas powierzenie sprzedaży pośrednikowi, który prowadzi już sprzedaż innych
produktów na danym obszarze. Korzystanie z sieci sprzedaży wyspecjalizowanego pośrednika,
dysponującego kompleksowym rozpoznaniem popytu w różnych segmentach rynku, rozległymi
kontaktami oraz rozbudowaną siecią dystrybucji w kraju i za granicą, jest więc często dla wytwórcy
bardziej opłacalne.
Firmy pośredniczące zapewniają też wiele korzyści samym turystom. Decyzja o podróży wiąże się
z koniecznością posiadania wielu informacji, których uzyskanie od różnych wytwórców wymaga
dużego nakładu czasu i środków (korespondencja, rozmowy telefoniczne itp.). Chcąc interesująco
spędzić urlop, należy wybrać właściwą miejscowość, zapewnić sobie noclegi, wyżywienie,
wynajem samochodu, program wycieczek itp. Zwrócenie się do agencji ułatwia zdobycie wielu
informacji redukując liczbę kontaktów między konsumentem a wytwórcami, co ma istotne
znaczenie dla obu stron. Dostęp do bogatej informacji turystycznej (prospekty reklamowe, cenniki,
informacje ustne), którą dysponują pośrednicy, także w miejscu zamieszkania konsumenta,
umożliwia nie tylko zaoszczędzenie czasu i kosztów, lecz również dokonanie racjonalnego wyboru
miejsca, czasu i sposobu odbycia podróży. Agencja oferuje bowiem alternatywne kompozycje
i standardy usług w różnych krajach i na różnych obszarach. Ogniwa pośredniczące w kanałach
dystrybucji zbliżają tym samym obszary wytworzenia i konsumpcji usług, przyczyniając się przy
okazji do aktywizacji gospodarczej określonych regionów. Dotyczy to zwłaszcza turystyki
międzynarodowej, gdzie poszczególni wytwórcy mogą objąć swoim działaniem tylko niewielki
obszar rynku.
W miarę wzrostu roli i potencjału ekonomicznego pośredników zmieniają się relacje między
uczestnikami kanałów dystrybucji. Dawniej wytwórca samodzielnie wybierał pośrednika. Obecnie
wielkie agencje podróżnicze stały się na światowym rynku niezależnymi podmiotami, pełniącymi
funkcje integratorów kanałów. Wybierają one samodzielnie kooperantów i podwykonawców,
oferujących określone usługi, traktując ich często jako ogniwa w łańcuchu dystrybucji, które
wykorzystuje się w rozmaity sposób.
Wieloszczeblowy system dystrybucji (miiltilevel distribution system) zakłada istnienie dwóch
lub więcej pośredników. Takie kanały są charakterystyczne dla sprzedaży pakietów usług.
Poszczególni wytwórcy przekazują swoje produkty hurtownikom (wholesalers lub lour
wholesalers)oraz organizatorom podróży (tour operators), którzy łączą je w pakiety usługowe
oferowane detalistom, obsługującym konsumentów2
. Do procesu dystrybucji bywają też włączane
dodatkowe specjalistyczne organizacje (speciality channelers) jak organizatorzy kongresów,
zjazdów, mistrzostw, konsultanci podróży, organizacje społeczne, kompanie podróżnicze,
towarzystwa krajoznawcze, kluby myśliwskie itp. Zlecając agencji turystycznej np. organizację
naukowego kongresu, trzeba ustalić nie tylko zestaw
(1.W Stanach Zjednoczonych AP, będących największym rynkiem turystycznym świata, do
małej agencji zalicza się organizacje o rocznym utargu do 2 m)n dolarów, średnich od 3-4 min,
dużych od 25 do 49 min, bardzo dużych — 50 min i więcej, (D. Howell, op. cit., s. 283). W 1985 r.
w Stanach Zjednoczonych AP istniało 21 167 agencji, z czego 20 427 (96,5%) realizowało utargi
do 5 min dolarów, 587 (2,8%) od 5 do 15 min. 111 (0,5%) od 15 do 40 min, 42 (0,2%) - 40 min
i więcej („Sontag, Annis and Associates for Travel Weekły", December 22, 1986).
2 Pojęcia „hurtownik" i „organizator podróży" są często używane zamiennie. Mianem „operator"
określa się raczej firmy sprzedające pakiety usługowe bezpośrednio konsumentom, natomiast
„hurtownikami" nazywane są wielkie przedsiębiorstwa działające na rzecz agencji turystycznych.
„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”
35
Należy nadmienić, iż ostatnio w turystyce światowej upowszechnia się coraz bardziej pojęcie „tour
operator") warunkach analogicznym warsztatem wytwórczym, może ze względu na różne
umiejęlności i wysiłki uzyskiwać bardzo różne wyniki.
Na zyskowność przedsiębiorstwa duży wpływ wywiera więc sprawność zarządzania. Pewne
dziedziny usług turystycznych dają się zarządzać łatwiej, inne - trudniej. Jednakże prowadzenie
małych firm (restauracji, pensjonatów, moteli, kawiarń itp.) jest popularne także dlatego, ponieważ
nie wymaga wielkich kapitałów a zapewnia możliwości samozatrudnienia rodzin. Często rodzinne
„biznesy" zakładają ludzie, którzy wolą pracować na swoim, nawet gdyby zarabiali mniej i trudniej,
niż mogliby to robić pracując dla innych. Generalnie w światowym „przemyśle turystycznym"
dominują megaagencje, wielkie konglomeraty i łańcuchy hotelowe o roiędzykontynentalnym
zasięgu, skupiające poważną część obrotów'. Turystyczne giganty dysponują ogromnymi środkami
finansowymi, bardzo rozwiniętym systemem marketingu i innymi strategicznymi środkami
umożliwiającymi wyjście na dowolny rynek.
Przedsiębiorstwa obsługujące turystów przyjmują różne profile asotymentowe, co wiąże się z ich
zasobami kapitałowymi. Wśród wielkich firm daje się zauważyć silną tendencję do poszerzania
zakresu specjalizacji.
Jest to pochodna kompleksowości popytu turystycznego i ewolucji koncepcji zysku. Odchodzenie
od koncepcji „zysku branżowego" (uzyskiwanego ze sprzedaży poszczególnych usług) na rzecz
„zysku globalnego",przy zróżnicowanej stopie zysku, osiąganego w różnych branżach w warunkach
rozmaitej koniunktury, pozwala maksymalizować jego łączną masę. Rozszerzając profil swojej
działalności, przedsiębiorstwa zwiększają zdolność strategicznego manewru i ograniczają ryzyko
związane z wąską specjalizacją. Dzięki globalnej wizji można z większą skutecznością prowadzić
walkę konkurencyjną niż angażując środki w jakiś jeden jedyny sektor.
Wielka firma o szerokim profilu stwarza możliwość wszechstronnego planowania rozwoju.
Niektóre segmenty rynku turystycznego bywają do tego stopnia nasycone lub są terenem tak
zaciętej walki konkurencyjnej, że stają się mało zyskowne. Dlatego wiele przedsiębiorstw nie chce
lokować kapitałów w jednej już eksploatowanej dziedzinie. Unika się zwłaszcza inwestowania
w dziedziny „schyłkowe", preferując sektory
Specjalizacja pośredników i formy integracji pionowej w kanałach dystrybucji
Jak wynika z poprzednich rozważań, uczestnikami kanałów dystrybucji są różne typy
przedsiębiorstw. Obok ponadnarodowych megaagencji o światowym zasięgu z powodzeniem
działają niewielkie firmy rodzinne, które obsługują mniej wyszukane (a niekiedy bardzo nietypowe)
potrzeby różnych środowisk.
Wielkość przedsiębiorstwa może być określona za pomocą:
1) zasobów czynników wytwórczych (np. liczba zatrudnionych, liczba łóżek hotelowych, liczba
miejsc na kempingu, liczebność miejsc konsumpcyjnych i in.);
2) osiągniętych wyników gospodarczych.
Mierniki wielkości przedsiębiorstw nie wykazują jednak silnych wzajemnych związków, a każdy
z nich okazuje się w praktyce przydatny do odmiennych celów analitycznych i realizacji rozmaitych
zamierzeń z dziedziny organizacji, kierowania i marketingu.
Optimum wielkości przedsiębiorstwa turystycznego musi nawiązywać do zasady gospodarności.
Z ekonomicznego punktu widzenia, za optymalne można uznać rozmiary firmy, która przy danych
nakładach czynników wytwórczych osiąga najlepsze wyniki, albo firmę osiągającą określone
wyniki przy najmniejszych nakładach pracy żywej i uprzedmiotowionej. W praktyce optimum
wielkości można rozpatrywać z punktu widzenia maksymalizacji zysku lub minimalizacji kosztów
przedsiębiorstwa.
Jak dowodzą doświadczenia praktyczne, ustalenie chociażby dolnych i górnych granic dla
poszczególnych typów przedsiębiorstw jest bardzo trudne, a nawet niemożliwe. Wynika to nie tylko
z ogromnej dywersyfikacji rynku turystycznego, który stwarza możliwość i konieczność
wychodzenia ze zróżnicowaną ofertą produktową, lecz także z umiejętności wykorzystywania przez
„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”
36
kierownictwo dostępnych zasobów. Dzięki temu małe rodzinne hoteliki mogą konkurować
z wielkimi ekskluzywnymi hotelami, uwzględniając pojemność lokalnego rynku i preferencje
nabywców, a także oferując w swoich obiektach zaciszną, domową atmosferę, wysoki stopień
integracji z klientem, nie mając problemów z biurokracją trapiącą wielkie organizacje. Małe
przedsiębiorstwa mogą wchodzić na segmenty rynku, które dla wielkich korporacji mają charakter
marginalny i przez to nieatrakcyjny. Zróżnicowana umiejętność wykorzystywania zasobów
sprawia, że dwóch przedsiębiorców, którzy dysponują w tych samych warunkach analogicznym
warsztatem wytwórczym, może ze względu na różne umiejętności i wysiłki uzyskiwać bardzo różne
wyniki.
Na zyskowność przedsiębiorstwa duży wpływ wywiera więc sprawność zarządzania. Pewne
dziedziny usług turystycznych dają się zarządzać łatwiej, inne - trudniej. Jednakże prowadzenie
małych firm (restauracji, pensjonatów, moteli, kawiarń itp.) jest popularne także dlatego, ponieważ
nie wymaga wielkich kapitałów a zapewnia możliwości samozatrudnienia rodzin. Często rodzinne
„biznesy" zakładają ludzie, którzy wolą pracować na swoim, nawet gdyby zarabiali mniej i trudniej,
niż mogliby to robić pracując dla innych.
Generalnie w światowym „przemyśle turystycznym" dominują megaagencje, wielkie konglomeraty
i łańcuchy hotelowe o międzykontynentainym zasięgu, skupiające poważną część obrotów".
Turystyczne giganty dysponują ogromnymi środkami finansowymi, bardzo rozwiniętym systemem
marketingu i innymi strategicznymi środkami umożliwiającymi wyjście na dowolny rynek.
Przedsiębiorstwa obsługujące turystów przyjmują różne profile asortymentowe, co wiąże się z ich
zasobami kapitałowymi. Wśród wielkich firm daje się zauważyć silną tendencję do poszerzania
zakresu specjalizacji. Jest to pochodna kompleksowości popytu turystycznego i ewolucji koncepcji
zysku. Odchodzenie od koncepcji ,,zysku branżowego" (uzyskiwanego ze sprzedaży
poszczególnych usług) na rzecz „zysku globalnego", przy zróżnicowanej stopie zysku, osiąganego
w różnych branżach w warunkach rozmaitej koniunktury, pozwala maksymalizować jego łączną
masę. Rozszerzając profil swojej działalności, przedsiębiorstwa zwiększają zdolność strategicznego
manewru i ograniczają ryzyko związane z wąską specjalizacją. Dzięki globalnej wizji można
z większą skutecznością prowadzić walkę konkurencyjną niż angażując środki w jakiś jeden jedyny
sektor.
Wielka firma o szerokim profilu stwarza możliwość wszechstronnego planowania rozwoju.
Niektóre segmenty rynku turystycznego bywają do tego stopnia nasycone lub są terenem tak
zaciętej walki konkurencyjnej, że stają się mało zyskowne. Dlatego wiele przedsiębiorstw nie chce
lokować kapitałów w jednej już eksploatowanej dziedzinie. Unika się zwłaszcza inwestowania
w dziedziny „schyłkowe", preferując sektory rozwojowe. Licznych przykładów takiej polityki
dostarczają towarzystwa kolejowe i żeglugowe, lokujące kapitały w lotnictwie, hotelarstwie
i turystycznych agencjach. Poważna liczba linii lotniczych prowadzi własne agencje podróżnicze
oferując szeroki asortyment turystycznych usług'. Z racji finansowej potęgi, wielka firma „może
kierować rynkiem, na którym dysponuje tylko ograniczonym udziałem, ponieważ jedną z jej broni
jest właśnie posiadanie środków na zwiększenie - jeśli zajdzie potrzeba - swego udziału na danym
rynku". Najłatwiejszą drogą do poszerzenia działalności o nowe segmenty rynku jest wchłonięcie
innych przedsiębiorstw, które mają tam ugruntowaną pozycję. Zachodząca na rynku turystycznym
koncentracja jest więc zarówno wynikiem fuzji przedsiębiorstw, jak i tworzeniem od podstaw
nowych obiektów.
Z punktu widzenia stopnia i form koncentracji kapitału można wyróżnić kilka rodzajów agencji.
Megaagencje, jak American Automobile Agency (AAA) czy Thomas Cook, prowadzą regionalne
biura w wielu miastach, a w wielkich metropoliach liczne biura są jak gdyby wielkimi domami
towarowymi i supermarketami usług. Realizując hurtowe obroty mogą łatwo udzielać różnych
rabatów i zniżek. Dzięki zintegrowanym sieciom komputerowym z łatwością oferują dowolne
pakiety usługowe zarówno konsumentom, jak i mniejszym agencjom.
„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”
37
Konsorcja powstały wskutek zrzeszania się niezależnych mniejszych agencji, jako reakcji na
konkurencyjne działanie megaagencji. Konsorcjum jest grupą, która stawia sobie za cel jak
najlepsze wykorzystanie zasobów zrzeszonych członków. Niezależnie od ponoszenia opłat za
członkostwo, warunkami przyjęcia do zrzeszenia bywają też stopa zyskowności i stopień
nowoczesność! bazy materialnej. Konsorcja mogą mieć zasięg regionalny, krajowy lub światowy".
Zapewniają członkom różne korzyści, jak uzyskiwanie rabatów, wymianę informacji, organizację
promocji, organizację giełd turystycznych itp.
Odmianą konsorcjum są na wielu rynkach zagranicznych spółdzielnie (cooperalives), będące formą
okresowej koncentracji funkcjonalnej1
. Kooperatywa zrzesza niezależne agencje, które
porozumiewają się celem realizacji wspólnego celu, najczęściej promocji jakiegoś produktu
turystycznego, związanego z określonymi wydarzeniami (np. olimpiada, kongres).
„Franchising jest długookresowym porozumieniem dotyczącym współpracy między niezależnymi
prawnie podmiotami ekonomicznymi: Przedsiębiorstwem franchise-dawcy oraz jednym lub
wieloma przedsiębiorstwami franchise-biorców... z drugiej. W zamian za określone świadczenie
pieniężne franchise-dawca udostępnia... franchise-biorcom oryginalny, sprawdzony w wyniku
uprzedniej eksploatacji, zespół know-how, obejmujący wypracowaną przez siebie formułę, gamę
produktów... oraz formę prowadzenia działalności... kontroluje i koordynuje pracę systemu oraz
opracowuje globalną strategię rozwoju dla wszystkich wchodzących w skład łańcucha
przedsiębiorstw"2
. Przedsiębiorcy zawierający porozumienie pozostają właścicielami swoich
agencji, ale prowadzą działalność pod firmą franchise-dawcy.
Zrzeszenia oparte na franchisingu powstały jako forma ułatwiająca konkurowanie z megaagencjami
i konsorcjami, a ich zasięg w większości przypadków nie przekracza granic kraju. Do największych
porozumień należą amerykańskie Express Trave) i Uniglobe. Porozumienia franchisingowe tworzą
agencje organizujące wypoczynek, hotele, zakłady gastronomiczne, wypożyczalnie samochodów.
Przystępując do porozumienia przedsiębiorstwa opłacają wpisowe, finansując następnie wspólne
wydatki poprzez wpłatę procentu od obrotu. Podstawowymi korzyściami członkostwa są
uzyskiwane informacje o potrzebach rynku, koncepcje wariantów produktu turystycznego, wspólna
promocja, tańsze hurtowe zakupy u wytwórców oraz szkolenie personelu. Przedsiębiorstwa mogą
przystępować do porozumienia jako franchise-biorcy lub same inicjować umowy jako franchise-
dawcy, dając w ten sposób impuls do tworzenia dobrowolnego łańcucha.
Małe samodzielne agencje (smali independent agencies) mogą zatrudniać zaledwie kilka osób. Przy
właściwym doborze profilu usług pełnią one na tle wielkiego turystycznego przemysłu rolę
swoistych „turystycznych boutique'ów". Warunkiem ich powodzenia jest - jak JUŻ wspomniano -
znalezienie właściwego segmentu rynku. Mogą to być np. tanie wczasy w jakiejś miejscowości,
wyjazdy po zakupy używanych maszyn czy samochodów, obsługa emerytów lub emigrantów'.
Kluczem do sukcesu może być także lokalizacja na prowincji. Źródłem zyskowności małych
agencji - poza wcześniej omówionymi czynnikami - są m.in. oszczędności na kosztach zarządzania
i czynszach za najem lokali.
Aby zaspokoić popyt różnych grup nabywców, agencje muszą dywersyfikować oferowany produkt,
dostosowując w ten sposób profil działalności do potrzeb rynku. Uwzględniając kryterium
przedmiotu sprzedaży (asortymentu), agencje można podzielić na uniwersalne i specjalistyczne.
Agencje uniwersalne (general agencies) nazywane też agencjami o pełnych funkcjach (full-service
agencies) oferują wszelkie rodzaje usług transportowych (pociąg, samolot, autobus, rent-car, statek)
oraz wszystkie rodzaje zakwaterowania wraz z usługami towarzyszącymi. Organizują rozmaite
rodzaje wycieczek począwszy od zwiedzania muzeów a kończąc na polowaniach na egzotyczne
zwierzęta. W krajach gospodarczo rozwiniętych ok. 60 potencjału agencji angażują imprezy
związane ze spędzaniem wolnego czasu, ok. 40% z podróżami służbowymi. Oferując produkt,
uwzględnia się także różne możliwości finansowe nabywców.
Uniwersalne agencje działają więc zgodnie ze strategią mnożenia ..globalnego zysku". Większe
agencje mają zwykle struktury organizacyjne zróżnicowane na podstawie kryterium rodzaju
„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”
38
turystyki i przestrzeni. Komórki organizacyjne są więc skupione w pionach podróży służbowych
(commercial department) oraz podróży rekreacyjnych (yacation department), które z kolei dzielą się
na wydziały turystyki krajowej i zagranicznej. W metropoliach, gdzie istnieją pojemne
zdywersyfikowane rynki, agencje prowadzą też biura zorientowane na obsługę specyficznych grup
konsumentów. Kryteriami takiej specjalizacji są potrzeby ludzi starszych, miłośników przygód,
osób samotnych, głuchoniemych itp.
Agencje komercjalne (commercial travel agencies} specjalizują się w obsłudze podróży
służbowych działając na rzecz instytucji państwowych i sektora prywatnego. Działalność taka
odbywa się także na podstawie długofalowych umów. Warunkiem działania są względnie trwałe
rozmiary popytu, który nie podlega wahaniom sezonowym, a także szczególne wymagania osób
podróżujących w celach służbowych (np. szybkość przelotu i przejazdu do miejsca przeznaczenia,
warunki zakwaterowania, wyposażenie hoteli w środki łączności, komputery itp).
Agencje organizujące wyjazdy wypoczynkowe (wcation and leisure agencies) oferują własne
programy wycieczek i pobytów lub występują w roli pośredników. Programy mogą mieć charakter
masowy lub indywidualny. Indywidualizacja tych programów wpływa na dywersyfikację cen.
W krajach dysponujących szerokim dostępem do morza działa wiele agencji specjalizujących się
w organizowaniu rejsów wycieczkowych (all-cruise agencies). Rejsy odbywają się według
określonych marszrut i połączone są ze zwiedzaniem różnych obiektów. Niektóre rejsy trwają kilka
miesięcy i zakładają wizyty nawet w 30 portach, z czym łączą się bogate programy krajoznawcze,
kulturalne i rozrywkowe. Turystyka morska jest najczęściej kosztowna. Agencje organizujące rejsy
są z reguły własnością linii żeglugowych dysponujących statkami wycieczkowcami (np. Cunard,
Royal Viking Linę, Royal Caribbean Cruise Linę, Holland Ainerica).
Podsumowując, należy stwierdzić, że zmiany w kanałach dystrybucji następują pod wpływem
czynników demograficznych, społecznych, kulturowych i ekonomicznych. Zależą one także od
potencjału kapitałowego uczestników kanałów oraz organizacyjnego i technicznego postępu, który
przenika z różnych krajów na zasadzie efektu demonstracji, przepływu licencji i know-how oraz
tworzenia się firm ponadnarodowych. Rozmaite potencjały techniczno-ekonomiczne
przedsiębiorstw turystycznych przesądzają też o różnych ośrodkach integracji i dominacji
w kanałach. Na tym tle można objaśnić, dlaczego na rynku integratorami kanałów bywają zarówno
wielcy wytwórcy, jak i wielcy pośrednicy oraz rozpatrywać mechanizm poszerzania przez
integratorów profilów ich działalności.
Ponieważ potrzeby wytwórców i konsumentów produktu turystycznego są różne, konieczna jest
heterogenność kanałów dystrybucji i zmienność w czasie icłi struktur funkcjonalnych
i instytucjonalnych. Wymaga to także stosowania różnych form porozumień umownych
i strukturalnych. Jednocześnie zróżnicowanie determinantów rynku turystycznego w
poszczególnych krajach i regionach jest bardzo znaczne. Wypływa stąd wniosek, że również takich
rozwiązań, które w określonych warunkach miejsca i czasu uzyskały wysoką ocenę, nie wolno
adaptować bez uprzednich analiz i przemyśleń.
4.5.2. Pytania sprawdzające
Odpowiadając na pytania, sprawdzisz, czy jesteś przygotowany do wykonania ćwiczeń.
1. W jaki sposób mogą być sprzedawane usługi hotelowe?
2. Na czym polega sprzedaż bezpośrednia usług hotelowych?
3. Jakie są sposoby zwiększania sprzedaży usług hotelowych?
„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”
39
4.5.3. Ćwiczenia
Ćwiczenie 1
Uzgodnij z przedstawicielem firmy warunki realizacji sprzedaży usług hotelowych
Aby wykonać ćwiczenie powinieneś:
1) zorganizować stanowisko pracy
2) zapoznać się z materiałem dotyczącym ,
3) sporządzić zestaw pytań i uwag przygotowujących do przyszłej rozmowy z klientem
4) przeprowadź rozmowę z kolegą odgrywającym rolę klienta zamawiającego usługę hotlarską
5) zaprezentować efekty swojej pracy.
6) dokonaj oceny wykonanego ćwiczenia
Wyposażenie stanowiska pracy:
− literatura z rozdziału 6.
Ćwiczenie 2
Zaproponuj możliwe do wykorzystania sposoby sprzedaży usług hotelowych:
Aby wykonać ćwiczenie powinieneś:
1) zorganizować stanowisko pracy
2) zapoznać się z materiałem dotyczącym
3) sporządź schemat kanałów dystrybucji usług hotelarskich
4) sporządzić instrukcję szkolenia temat sprzedaży bezpośredniej usług hotelarz prowadzonego
dla ucznia przygotowywanego do pracy w recepcji
5) zaprezentować efekty swojej pracy,
6) dokonać samooceny.
Wyposażenie stanowiska pracy:
− arkusz ćwiczeniowy
− przybory do pisania
− literatura z rozdziału 6.
Ćwiczenie 3
Zaproponuj możliwe do wykorzystania sposoby zwiększenia sprzedaży usług hotelowych.
Aby wykonać ćwiczenie powinieneś:
1. zorganizować stanowisko pracy
2. zapoznać się z materiałem dotyczącym
3. przedstawić formie plakatu propozycję działań mogących zwiększyć sprzedaż usług
hotelowych.
4. zaprezentować opracowane propozycje,
5. dokonać oceny wykonanego ćwiczenia.
Wyposażenie stanowiska pracy:
− arkusz ćwiczeniowy
− przybory do pisania
− literatura z rozdziału 7.
„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”
40
4.5.4. Sprawdzian postępów
Tak Nie
Czy potrafisz:
1) wskazać sposoby sprzedaży usług hotelarskich? ¨ ¨
2) przedstawić sposoby wpływania na skuteczność sprzedaży usług hotelarskich ¨ ¨
3) opisać zasady obowiązujące podczas sprzedaży bezpośredniej ¨ ¨
4) określić sposoby zwiększania oferty usług świadczonych przez hotel ¨ ¨
„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”
41
5. SPRAWDZIAN OSIĄGNIĘĆ
INSTRUKCJA DLA UCZNIA
1. Przeczytaj uważnie instrukcję.
2. Podpisz imieniem i nazwiskiem kartę odpowiedzi.
3. Zapoznaj się z zestawem pytań testowych.
4. Udzielaj odpowiedzi tylko na załączonej karcie odpowiedzi:
− w pytaniach wielokrotnego wyboru zaznacz prawidłową odpowiedź X (w przypadku
pomyłki należy błędną odpowiedź zaznaczyć kółkiem, a następnie ponownie zakreślić
odpowiedź prawidłową),
− w pytaniach z krótką odpowiedzią wpisz odpowiedź w wyznaczone pole,
− w zadaniach do uzupełnienia wpisz brakujące wyrazy,
6. Pracuj samodzielnie, bo tylko wtedy będziesz miał satysfakcję z wykonanego zadania.
7. Kiedy udzielenie odpowiedzi będzie Ci sprawiało trudność, wtedy odłóż jego rozwiązanie
na później i wróć do niego, gdy zostanie Ci wolny czas.
8. Na rozwiązanie testu masz 60 min.
Powodzenia
„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”
42
ZESTAW ZADAŃ TESTOWYCH
1. Wymień podstawowe usługi świadczone przez zakład hotelarski.
2. Jak klienci mogą dokonywać rezerwacji miejsc hotelowych wskaż 4 przykłady
3. Wskaż prawidłową odpowiedź.
a) Rezerwacja dokonywana bezpośrednio w hotelu może dotyczyć pobytu tylko tej osoby,
która zgłosiła rezerwację
b) Rezerwacja dokonywana bezpośrednio w hotelu jest zawsze rezerwacją niegwarantowaną.
c) Rezerwacja dokonywana bezpośrednio w hotelu jest pełnoprawną formą zawarcia umowy
rezerwacji
d) Rezerwacja dokonywana bezpośrednio w hotelu może dotyczyć pobytu zakwaterowania
osoby zgłaszającej rezerwację
4. Umowa zapewniająca biuru podróży określoną liczbę miejsc w ustalonym czasie, z których
nie można wcześniej zrezygnować to:
a) Rezerwacja wstępna
b) Rezerwacja gwarantowana
c) Rezerwacja okresowa
d) Rezerwacja stała
5. Rezerwacja zawarta telefonicznie (zaznacz prawidłową odpowiedź)
a) nie wymaga potwierdzenia na piśmie.
b) zawsze wymaga potwierdzenia na piśmie.
c) na życzenie klienta powinna być potwierdzona na piśmie
d) mimo życzenia klienta hotel nie musi potwierdzać rezerwacji
6. Kiedy hotel może odmówić przyjęcia rezerwacji?
a) nigdy
b) gdy w hotelu nie ma już wolnych miejsc
c) tyko przy telefonicznym zgłoszeniu rezerwacji
d) gdy inni klienci tego zarządzają
7. Rezerwacja polegająca na uzgodnieniu terminu, w którym hotel otrzyma potwierdzeni
rezerwacji, w przypadku nieotrzymania stosownego potwierdzenia, rezerwacja zostaje
anulowana / be żadnych konsekwencji dla obu stron to:
a) Rezerwacja wstępna
b) Rezerwacja gwarantowana
c) Rezerwacja okresowa
d) Rezerwacja stała
8. Wyjaśnij na czym polega - Afiliowana sieć rezerwacji
9. Jakie korzyści daje możliwość korzystania z Centralnych Systemów Rezerwacji?
10. Sprzedaż usług hotelarskich przez biura podróży i agencje turystyczne to a)sprzedaż pośrednia
b)sprzedaż bezpośrednia c) sprzedaż kredytowa d) sprzedaż rezerwowana
„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”
43
11. W przypadku zawarcia umowy gwarantowanej hotel
a) Może obciążyć gościa, który nie zgłosił się w terminie, kosztami niezrealizowanego
noclegu.
b) Nie może obciążyć gościa, który nie zgłosił się w terminie, kosztami niezrealizowanego
noclegu.
c) Musi obciążyć gościa, który nie zgłosił się w terminie, kosztami niezrealizowanego
noclegu.
d) Musi obciążyć gościa, który nie zgłosił się w terminie, kosztami niezrealizowanego
noclegu tylko wtedy gdy nie uda się hotelowi sprzedać tych noclegów komuś innemu.
12. Jak nazywana jest umowa, która polega na uzgodnieniu terminu, w którym hotel otrzyma
potwierdzeni rezerwacji, a w przypadku nieotrzymania stosownego potwierdzenia, rezerwacja
zostaje anulowana / be żadnych konsekwencji dla obu stron ?
13. Sprzedaży produktu konsumentom przez samego wytwórcę nazywamy
14. Wymień formy płatności jakie mogą być za usługi hotelarskie. Podaj przykłady.
15. Przyjmując rezerwację, w celu zabezpieczenia finansowego, zwłaszcza dużych kontraktów,
(zaznacz właściwą odpowiedź)
a) hotel może żądać dokonania przedpłaty.
b) Nie ma prawa żądać dokonania przedpłaty, gdy klientem jest znana firma
c) Nie ma prawa żądać dokonania przedpłaty od klientów indywidualnych
d) hotel może żądać dokonania przedpłaty tylko od biur podróży
16.Wymień dodatkowe usług jakie poza noclegiem i podstawowym wyżywieniem hotel może
zaoferować firmie zamawiającej organizację szkoleń w hotelu
17.Określ czas pobytu gościa – w dobach hotelowych, który zgłasza przybycie do hotelu o godz.
15.00 dnia 12 maja, wyjazd o godz. 11.00 dnia 14 maja klient rezerwuje pobyt na ……….
Doby
18.przedstaw procedurę anulowania przyjętej rezerwacji
19.wymień zasady obowiązują przy wypełnianiu formularza zgłoszenia rezerwacji.
20.Przedstaw sposób postępowanie recepcji przy odmowie przyjęcia rezerwacji
„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”
44
KARTA ODPOWIEDZI
Imię i nazwisko ……………………………………………………..
Rezerwacja usług w zakładzie hotelarskim
Zakreśl poprawną odpowiedź
Nr
zadania Odpowiedź Punktacja
1.
2. -
-
-
-
3. a b c d
4. a b c d
5. a b c d
6. a b c d
7. a b c d
8.
9.
10. a b c d
11. a b c d
12.
13.
14. -
-
-
-
15. a b c d
16.
17.
18.
„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”
45
19.
20.
Razem:
„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”
46
6. LITERATURA
1. Adamowicz A.: Wolak G. Jak być hotelarzem. Krakowska Szkoła Hotelarska. Kraków 2004
2. Altkorn J.: Marketing w turystyce.: Wydawnictwo Naukowe PWN , Warszawa 2002
3. Anna Thunhurst .: Fachowa obsługa gości Działalność biura recepcji. Polska Agencja Promocji
Turystyki , Warszawa 1996
4. Appa R.: Fachowa obsługa gości. Jak zadowolić gości PAPT , Warszawa 1996
5. Gałecki R. rd.: Skuteczne prowadzenie obiektu hotelarskiego i gastronomicznego. PZH,
Warszawa 2000
6. Knowles T.: Zarządzanie hotelarstwem i gastronomią, PWE, Warszawa 2001
7. Kubicki M.: Organizacja i technika pracy hotelarstwie WSE Warszawa 1998
8. Medlik.S.: Leksykon podróży turystyki i hotelarstwa. Wydawnictwo Naukowe PWN.
Warszawa 1995
9. Organizacja i technika pracy w hotelarstwie. Krakowska szkoła hotelarska Kraków 2001
10. Praca zbiorowa: Organizacja pracy w hotelarstwie. Polskie Zrzeszenie Hoteli. Warszawa 1999
11. Witkowski Cz.: Podstawy hotelarstwa. WSE, Warszawa 1999
12. Czasopism branżowe: Hotelarz, Doradca hotelarza.
13. Portale internetowe: hotelarz.pl, hotele.net - baza noclegowa, Hotele Polskie
14. Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o usługach turystycznych Dz.U. 1997 nr 133 poz. 884 tekst
ujednolicony za www.isip.sejm.gov.pl/prawo

More Related Content

What's hot

Sporządzanie podstawowego asortymentu potraw z jaj, mleka i przetworów mlecznych
Sporządzanie podstawowego asortymentu potraw z jaj, mleka i przetworów mlecznychSporządzanie podstawowego asortymentu potraw z jaj, mleka i przetworów mlecznych
Sporządzanie podstawowego asortymentu potraw z jaj, mleka i przetworów mlecznychMarcin Dzieciątkowski
 
Technik.hotelarstwa 341[04] z3.03_u
Technik.hotelarstwa 341[04] z3.03_uTechnik.hotelarstwa 341[04] z3.03_u
Technik.hotelarstwa 341[04] z3.03_uPusiu99
 
Technik.hotelarstwa 341[04] z1.01_u
Technik.hotelarstwa 341[04] z1.01_uTechnik.hotelarstwa 341[04] z1.01_u
Technik.hotelarstwa 341[04] z1.01_uPusiu99
 
Technik.hotelarstwa 341[04] z3.02_u
Technik.hotelarstwa 341[04] z3.02_uTechnik.hotelarstwa 341[04] z3.02_u
Technik.hotelarstwa 341[04] z3.02_uPusiu99
 
6 Programowanie imprez turystycznych
6 Programowanie imprez turystycznych6 Programowanie imprez turystycznych
6 Programowanie imprez turystycznychKasia Stachura
 
Dietetyk 321[11] o1.04_u
Dietetyk 321[11] o1.04_uDietetyk 321[11] o1.04_u
Dietetyk 321[11] o1.04_ugemix gemix
 
Technik.hotelarstwa 341[04] z2.07_u
Technik.hotelarstwa 341[04] z2.07_uTechnik.hotelarstwa 341[04] z2.07_u
Technik.hotelarstwa 341[04] z2.07_uPusiu99
 
Scalone dokumenty (10)
Scalone dokumenty (10)Scalone dokumenty (10)
Scalone dokumenty (10)Darek Simka
 
Technik.hotelarstwa 341[04] z2.02_u
Technik.hotelarstwa 341[04] z2.02_uTechnik.hotelarstwa 341[04] z2.02_u
Technik.hotelarstwa 341[04] z2.02_uPusiu99
 
Technik.hotelarstwa 341[04] z3.01_u
Technik.hotelarstwa 341[04] z3.01_uTechnik.hotelarstwa 341[04] z3.01_u
Technik.hotelarstwa 341[04] z3.01_uPusiu99
 
Technik.hotelarstwa 341[04] z5.02_u
Technik.hotelarstwa 341[04] z5.02_uTechnik.hotelarstwa 341[04] z5.02_u
Technik.hotelarstwa 341[04] z5.02_uPusiu99
 
Technik.hotelarstwa 341[04] z2.06_u
Technik.hotelarstwa 341[04] z2.06_uTechnik.hotelarstwa 341[04] z2.06_u
Technik.hotelarstwa 341[04] z2.06_uPusiu99
 

What's hot (20)

Sporządzanie podstawowego asortymentu potraw z jaj, mleka i przetworów mlecznych
Sporządzanie podstawowego asortymentu potraw z jaj, mleka i przetworów mlecznychSporządzanie podstawowego asortymentu potraw z jaj, mleka i przetworów mlecznych
Sporządzanie podstawowego asortymentu potraw z jaj, mleka i przetworów mlecznych
 
Technik.hotelarstwa 341[04] z3.03_u
Technik.hotelarstwa 341[04] z3.03_uTechnik.hotelarstwa 341[04] z3.03_u
Technik.hotelarstwa 341[04] z3.03_u
 
Technik.hotelarstwa 341[04] z1.01_u
Technik.hotelarstwa 341[04] z1.01_uTechnik.hotelarstwa 341[04] z1.01_u
Technik.hotelarstwa 341[04] z1.01_u
 
Technik.hotelarstwa 341[04] z3.02_u
Technik.hotelarstwa 341[04] z3.02_uTechnik.hotelarstwa 341[04] z3.02_u
Technik.hotelarstwa 341[04] z3.02_u
 
6 Programowanie imprez turystycznych
6 Programowanie imprez turystycznych6 Programowanie imprez turystycznych
6 Programowanie imprez turystycznych
 
Dietetyk 321[11] o1.04_u
Dietetyk 321[11] o1.04_uDietetyk 321[11] o1.04_u
Dietetyk 321[11] o1.04_u
 
25 5.1 pug_tresc
25 5.1 pug_tresc25 5.1 pug_tresc
25 5.1 pug_tresc
 
Technik.hotelarstwa 341[04] z2.07_u
Technik.hotelarstwa 341[04] z2.07_uTechnik.hotelarstwa 341[04] z2.07_u
Technik.hotelarstwa 341[04] z2.07_u
 
304
304304
304
 
Scalone dokumenty (10)
Scalone dokumenty (10)Scalone dokumenty (10)
Scalone dokumenty (10)
 
Technik.hotelarstwa 341[04] z2.02_u
Technik.hotelarstwa 341[04] z2.02_uTechnik.hotelarstwa 341[04] z2.02_u
Technik.hotelarstwa 341[04] z2.02_u
 
25 1.1 pug_tresc
25 1.1 pug_tresc25 1.1 pug_tresc
25 1.1 pug_tresc
 
Technik.hotelarstwa 341[04] z3.01_u
Technik.hotelarstwa 341[04] z3.01_uTechnik.hotelarstwa 341[04] z3.01_u
Technik.hotelarstwa 341[04] z3.01_u
 
technik organizacji turystyki
technik organizacji turystykitechnik organizacji turystyki
technik organizacji turystyki
 
Technik.obslugi.turystycznej 341[05] z4.01_u
Technik.obslugi.turystycznej 341[05] z4.01_uTechnik.obslugi.turystycznej 341[05] z4.01_u
Technik.obslugi.turystycznej 341[05] z4.01_u
 
18 3.1 wg_tresc
18 3.1 wg_tresc18 3.1 wg_tresc
18 3.1 wg_tresc
 
Technik.hotelarstwa 341[04] z5.02_u
Technik.hotelarstwa 341[04] z5.02_uTechnik.hotelarstwa 341[04] z5.02_u
Technik.hotelarstwa 341[04] z5.02_u
 
11
1111
11
 
Technik.hotelarstwa 341[04] z2.06_u
Technik.hotelarstwa 341[04] z2.06_uTechnik.hotelarstwa 341[04] z2.06_u
Technik.hotelarstwa 341[04] z2.06_u
 
11
1111
11
 

Similar to Technik.hotelarstwa 341[04] z2.03_u

Technik.hotelarstwa 341[04] z2.04_u
Technik.hotelarstwa 341[04] z2.04_uTechnik.hotelarstwa 341[04] z2.04_u
Technik.hotelarstwa 341[04] z2.04_uPusiu99
 
Technik.hotelarstwa 341[04] z2.01_n
Technik.hotelarstwa 341[04] z2.01_nTechnik.hotelarstwa 341[04] z2.01_n
Technik.hotelarstwa 341[04] z2.01_nPusiu99
 
14. Prowadzenie dokumentacji administracyjnej
14. Prowadzenie dokumentacji administracyjnej14. Prowadzenie dokumentacji administracyjnej
14. Prowadzenie dokumentacji administracyjnejKamil Kiełczewski
 
13. Prowadzenie dokumentacji stomatologicznej
13. Prowadzenie dokumentacji stomatologicznej13. Prowadzenie dokumentacji stomatologicznej
13. Prowadzenie dokumentacji stomatologicznejKamil Kiełczewski
 
Scalone dokumenty (43)
Scalone dokumenty (43)Scalone dokumenty (43)
Scalone dokumenty (43)gemix gemix
 
Pracownik.pomocniczy.obslugi.hotelowej 913[01] z1.04_u
Pracownik.pomocniczy.obslugi.hotelowej 913[01] z1.04_uPracownik.pomocniczy.obslugi.hotelowej 913[01] z1.04_u
Pracownik.pomocniczy.obslugi.hotelowej 913[01] z1.04_uEmotka
 
11.Drukowanie wklęsłe
11.Drukowanie wklęsłe11.Drukowanie wklęsłe
11.Drukowanie wklęsłePatryk Patryk
 
Dietetyk 321[11] z4.01_u
Dietetyk 321[11] z4.01_uDietetyk 321[11] z4.01_u
Dietetyk 321[11] z4.01_ugemix gemix
 
3. Wykonywanie prac biurowych
3. Wykonywanie prac biurowych3. Wykonywanie prac biurowych
3. Wykonywanie prac biurowychLukas Pobocha
 

Similar to Technik.hotelarstwa 341[04] z2.03_u (20)

Technik.hotelarstwa 341[04] z2.04_u
Technik.hotelarstwa 341[04] z2.04_uTechnik.hotelarstwa 341[04] z2.04_u
Technik.hotelarstwa 341[04] z2.04_u
 
Technik.hotelarstwa 341[04] z2.01_n
Technik.hotelarstwa 341[04] z2.01_nTechnik.hotelarstwa 341[04] z2.01_n
Technik.hotelarstwa 341[04] z2.01_n
 
14. Prowadzenie dokumentacji administracyjnej
14. Prowadzenie dokumentacji administracyjnej14. Prowadzenie dokumentacji administracyjnej
14. Prowadzenie dokumentacji administracyjnej
 
6
66
6
 
Technik.obslugi.turystycznej 341[05] z3.02_u
Technik.obslugi.turystycznej 341[05] z3.02_uTechnik.obslugi.turystycznej 341[05] z3.02_u
Technik.obslugi.turystycznej 341[05] z3.02_u
 
8
88
8
 
13. Prowadzenie dokumentacji stomatologicznej
13. Prowadzenie dokumentacji stomatologicznej13. Prowadzenie dokumentacji stomatologicznej
13. Prowadzenie dokumentacji stomatologicznej
 
5
55
5
 
Technik.obslugi.turystycznej 341[05] z4.02_u
Technik.obslugi.turystycznej 341[05] z4.02_uTechnik.obslugi.turystycznej 341[05] z4.02_u
Technik.obslugi.turystycznej 341[05] z4.02_u
 
Technik.obslugi.turystycznej 341[05] z4.02_u
Technik.obslugi.turystycznej 341[05] z4.02_uTechnik.obslugi.turystycznej 341[05] z4.02_u
Technik.obslugi.turystycznej 341[05] z4.02_u
 
Scalone dokumenty (43)
Scalone dokumenty (43)Scalone dokumenty (43)
Scalone dokumenty (43)
 
Pracownik.pomocniczy.obslugi.hotelowej 913[01] z1.04_u
Pracownik.pomocniczy.obslugi.hotelowej 913[01] z1.04_uPracownik.pomocniczy.obslugi.hotelowej 913[01] z1.04_u
Pracownik.pomocniczy.obslugi.hotelowej 913[01] z1.04_u
 
8
88
8
 
11.Drukowanie wklęsłe
11.Drukowanie wklęsłe11.Drukowanie wklęsłe
11.Drukowanie wklęsłe
 
Dietetyk 321[11] z4.01_u
Dietetyk 321[11] z4.01_uDietetyk 321[11] z4.01_u
Dietetyk 321[11] z4.01_u
 
Technik.obslugi.turystycznej 341[05] z3.07_u
Technik.obslugi.turystycznej 341[05] z3.07_uTechnik.obslugi.turystycznej 341[05] z3.07_u
Technik.obslugi.turystycznej 341[05] z3.07_u
 
3. Wykonywanie prac biurowych
3. Wykonywanie prac biurowych3. Wykonywanie prac biurowych
3. Wykonywanie prac biurowych
 
Technik.obslugi.turystycznej 341[05] z3.01_u
Technik.obslugi.turystycznej 341[05] z3.01_uTechnik.obslugi.turystycznej 341[05] z3.01_u
Technik.obslugi.turystycznej 341[05] z3.01_u
 
Technik.obslugi.turystycznej 341[05] z3.01_u
Technik.obslugi.turystycznej 341[05] z3.01_uTechnik.obslugi.turystycznej 341[05] z3.01_u
Technik.obslugi.turystycznej 341[05] z3.01_u
 
2
22
2
 

Technik.hotelarstwa 341[04] z2.03_u

  • 1. „Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego” MINISTERSTWO EDUKACJI NARODOWEJ Janusz Cichy Rezerwacja usług w zakładzie hotelarskim 341[04].Z2.03 Poradnik dla ucznia Wydawca Instytut Technologii Eksploatacji – Państwowy Instytut Badawczy Radom 2006
  • 2. „Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego” 1 Recenzenci: mgr Joanna Orłowska mgr Maria Napiórkowska Opracowanie redakcyjne: Mgr inż. Janusz Cichy Konsultacja: mgr inż. Piotr Ziembicki Poradnik stanowi obudowę dydaktyczną programu jednostki modułowej 341[04].Z2.03 Rezerwacja usług w zakładzie hotelarskim zawartego w modułowym programie nauczania dla zawodu technik hotelarstwa Wydawca Instytut Technologii Eksploatacji – Państwowy Instytut Badawczy, Radom 2006
  • 3. „Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego” 2 SPIS TREŚCI 1. Wprowadzenie 3 2. Wymagania wstępne 5 3. Cele kształcenia 6 4. Materiał nauczania 7 4.1. Sposób rezerwacji usług hotelarskich, systemy rezerwacji 7 4.1.1. Materiał nauczania 7 4.1.2. Pytania sprawdzające 11 4.1.3. Ćwiczenia 12 4.1.4. Sprawdzian postępów 14 4.2. Dokumentacja rezerwacji 15 4.2.1. Materiał nauczania 15 4.2.2. Pytania sprawdzające 19 4.2.3. Ćwiczenia 19 4.2.4. Sprawdzian postępów 21 4.3. Rezerwacja usług dla grup gości 22 4.3.1. Materiał nauczania 22 4.3.2. Pytania sprawdzające 23 4.3.3. Ćwiczenia 23 4.3.4. Sprawdzian postępów 24 4.4. Procedury przyjęcia rezerwacji 25 4.4.1. Materiał nauczania 25 4.4.2. Pytania sprawdzające 29 4.4.3. Ćwiczenia 29 4.4.4. Sprawdzian postępów 31 4.5. Metody sprzedaży usług hotelowych, sprzedaż efektywna i bezpośrednia 32 4.5.1. Materiał nauczania 32 4.5.2. Pytania sprawdzające 38 4.5.3. Ćwiczenia 39 4.5.4. Sprawdzian postępów 40 5. Sprawdzian osiągnięć 41 6. Literatura 46
  • 4. „Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego” 3 1. WPROWADZENIE Przedstawiam Poradnik, który pomorze w opanowaniu umiejętności niezbędnych do dalszego kształcenia w tym zawodzie. W poradniku zamieszczono: 1. Wymagania wstępne, czyli wykaz niezbędnych umiejętności i wiedzy, które powinieneś mieć opanowane, aby przystąpić do realizacji tej jednostki modułowej. 2. Cele kształcenia tej jednostki modułowej. 3. Materiał nauczania (rozdział 4) umożliwia samodzielne przygotowanie się do wykonania ćwiczeń i zaliczenia sprawdzianów. Wykorzystaj do poszerzenia wiedzy wskazaną literaturę oraz inne źródła informacji. Obejmuje on również ćwiczenia, które zawierają: − wykaz materiałów, narzędzi i sprzętu potrzebnych do realizacji ćwiczenia, − pytania sprawdzające wiedzę potrzebną do wykonania ćwiczenia, − sprawdzian osiągnięć, którego zestawy pytań sprawdzą Twoje opanowanie wiedzy i umiejętności z zakresu całej jednostki. Jeżeli masz trudności ze zrozumieniem tematu lub ćwiczenia, to poproś nauczyciela lub instruktora o wyjaśnienie i ewentualne sprawdzenie, czy dobrze wykonujesz daną czynność. Po przerobieniu materiału spróbuj zaliczyć sprawdzian z zakresu jednostki modułowej. Jednostka modułowa: „Rezerwacja usług w zakładzie hotelarskim”, której treści teraz poznasz jest jedną z jednostek modułowych koniecznych do opanowania umiejętności pracy na stanowiskach recepcyjnych w zakładach hotelarskich. Dla ciebie szczególnie istotnymi i trudnymi treściami mogą okazać się: procedury przyjęcia rezerwacji i wypełniania dokumentacji rezerwacji Bezpieczeństwo i higiena pracy W czasie pobytu w pracowni musisz przestrzegać regulaminów, przepisów bhp i higieny pracy oraz instrukcji przeciwpożarowych, wynikających z rodzaju wykonywanych prac. Przepisy te poznasz podczas trwania nauki.
  • 5. „Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego” 4 341[04].Z2.04 Przyjmowanie gości do zakładu hotelarskiego 341[04].Z2.01 Organizacja pracy w recepcji zakładu hotelarskiego 341[04].Z2 Działalność recepcji zakładu hotelarskiego 341[04].Z2.02 Organizacja pracy w części parterowej zakładu hotelarskiego 341[04].Z2.03 Rezerwacja usług w zakładzie hotelarskim 341[04].Z2.05 Obsługa gości w zakładzie hotelarskim 341[04].Z2.06 Rozliczenie kosztów pobytu gości w zakładzie hotelarskim 341[04].Z2.07 Komunikowanie się w języku obcym z gośćmi recepcji i części parterowej zakładu hotelarskiego Schemat jednostek modułowych
  • 6. „Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego” 5 2. WYMAGANIA WSTĘPNE Przystępując do realizacji programu jednostki modułowej powinieneś umieć: − stosować zasady etyki zawodowej, − obsługiwać urządzenia telefoniczne, − obsługiwać urządzenia komputerowe, − korzystać z komputerowego edytora tekstu, − pisać z zastosowaniem urządzeń komputerowych, − posługiwać się drukami i dokumentami stosowanymi w hotelach, − charakteryzować usługi hotelarskie, − opisywać strukturę organizacyjną zakładu hotelarskiego, − charakteryzować zadania podstawowych działów zakładu hotelarskiego, − określać zakres pracy recepcji hotelowej, − stosować zasady Savoir-vivre, − korzystać z różnych źródeł informacji.
  • 7. „Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego” 6 3. CELE KSZTAŁCENIA W wyniku realizacji programu jednostki modułowej powinieneś umieć: − sporządzać dokumentację dotyczącą rezerwacji miejsc noclegowych, − przedstawiać ofertę handlową zakładu hotelarskiego, − zaoferować gościom usługi zakładu hotelarskiego, − zastosować różne formy promocji usług hotelarskich, − przygotować korespondencję dotyczącą rezerwacji usług hotelarskich, − zastosować procedurę rezerwacji dla gości indywidualnych i grup gości, − dokonać korekty i anulowania rezerwacji, − zastosować procedurę postępowania w przypadku braku miejsc w zakładzie hotelarskim, − zastosować program komputerowy do rezerwacji miejsc noclegowych, − obsłużyć centralę telefoniczną, fax, − udzielić informacji w sprawach rezerwacji usług hotelarskich, − dokonać rezerwacji pokoi w innych zakładach hotelarskich.
  • 8. „Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego” 7 4. MATERIAŁ NAUCZANIA 4.1. Sposób rezerwacji usług hotelarskich, systemy rezerwacji 4.1.1. Materiał nauczania Zakres i poziom umiejętności wymaganych od recepcjonisty będzie różny w zależności od rodzaju i wielkości zakładu hotelarskiego oraz od przyjętych w nim zasad organizacji pracy. Jedną z częściej wykonywanych czynności recepcjonisty jest przyjmowanie zlecenia rezerwacji. Może to być wykonywane przez telefon, za pośrednictwem list, faksu lub poczty elektronicznej (internetu) oraz podczas bezpośredniej rozmowy z osobami zgłaszającymi się osobiście do recepcji. Właściwe, staranne wykonywanie procedur rezerwacyjnych jest bardzo ważne, gdyż nawet drobne błędy popełnione przez recepcjonistę w trakcie przyjmowania zgłoszenia rezerwacji mogą spowodować duże nieporozumienia. Pomyłki przy zapisie daty, nazwiska lub nazwy firmy mogą spowodować straty finansowe, niezadowolenie klientów i utratę opinii o dobrej jakości pracy hotelu. Prawidłowo wykonywana procedura przyjmowania zgłoszenia rezerwacji może być źródłem wielu dodatkowych informacji przydatnych w planowaniu pracy hotelu i organizacji usług dodatkowych, może dostarczyć danych korzystnych do podejmowania właściwych decyzji marketingowych. Przyjęcie i potwierdzenie rezerwacji jest formą zawarcia umowy między klientem a zakładem hotelarskim. Hotel jako instytucja świadcząca usługi publicznie i zawodowo nie może odmówić zawarcia umowy hotelowej – przyjęcia rezerwacji bez żadnego ważnego powodu. W naszym kraju odmowa bez uzasadnienia traktowana jest jako wykroczenie. Odmowa zawarcia umowy hotelowej, np. ze względu na rasę, religię, wygląd itp. jest naruszeniem dóbr osobistych klienta i powoduje odpowiedzialność cywilno-prawną hotelu (tzn. finansową). Oczywistą sprawą jest odmowa wynajęcia pokoju w sytuacji, gdy brakuje wolnych miejsc w hotelu. Prawidłowe przyjęcie zgłoszenia rezerwacji, a tym samym zawarcie umowy, możliwe będzie wtedy, gdy recepcjonista będzie posiadał odpowiednią wiedzą o pokojach i usługach, które będą do dyspozycji w określonych terminach. Powinien posiadać wiedzę o: stanie już dokonanych rezerwacji, o pokojach wyłączonych z użytkowania np. w związku z planowanym remontem, o planowanych imprezach, które mogą ograniczać swobodę dysponowania pomieszczeniami lub ograniczą możliwość korzystania z niektórych usług. W zależności od przyjętego w zakładzie hotelarskim sposobu prowadzenia dokumentacji recepcyjnej takim podstawowym źródłem informacji dla recepcjonisty może być grafik pokoi, grafiki wykorzystania łóżek, plan obłożenia lub grafikiem rezerwacji miejsc noclegowych. Może mieć on postać wydrukowanej tabeli (dziś coraz częściej wykonywanej techniką komputerową z wykorzystaniem edytora tekstu lub arkusza kalkulacyjnego). W wielu hotelach cała dokumentacja rezerwacji prowadzona jest za pomocą specjalistycznych programów komputerowych. Klienci zakładów hotelarskich mają korzystać z różnych sposobów rezerwacji. Mogą samodzielnie dokonać rezerwacji bezpośrednio w hotelu lub za pomocą faxu, internetu, rozmowy telefonicznej. Często korzystają z usług biur pośredniczących w rezerwacji lub czyni to za pośrednictwem dostępnego im Centralnego Systemu Rezerwacji. W hotelach, poza rezerwacją indywidualną typową formą są również rezerwacje grupowe. Centralny System Rezerwacji Znaczna część hoteli jest podłączona do jednego lub kilku Centralnych Systemów Rezerwacji. Za pośrednictwem tych systemów dokonuje się ponad jedną czwartą wszystkich rezerwacji w sektorze hotelarstwa. W użyciu są dwa podstawowe systemy: sieci afiliowane i nieafiliowane.
  • 9. „Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego” 8 Afiliowana sieć rezerwacji jest to system rezerwacji stosowany w sieciach hoteli, w których wszystkie obiekty noclegowe są powiązane porozumieniem kontraktowym. Scentralizowany system rezerwacji pozwala na ujednolicenie procedury i zmniejsza koszty systemu. Nieafiliowane systemy rezerwacji tworzą na zasadzie dobrowolnego uczestnictwa hotele prowadzące odrębną działalność i nie zrzeszone w grupach. W centralnym biurze rezerwacji na ogół instaluje się bezpłatną linię telefoniczną dla klientów, oraz udostępnia się im możliwość komunikowania się za pomocą internetu oraz faxu. Natomiast kontakt z hotelami podłączonymi do systemu odbywa się przeważnie w całości za pośrednictwem komputerów. [1 s.191] „Leksykon podróży turystyki i hotelarstwa „ określa „Computer reservation systems” CRS jako systemy rezerwacji komputerowej oparte na wykorzystaniu komputerów, interaktywne systemy elektronicznego przetwarzania danych, które zapewniają przez terminale bezpośredni dostęp do komputerów linii lotniczych, hoteli i innych przedsiębiorstw w celu ustalenia możliwości pozyskania poszukiwanych produktów, dokonywania rezerwacji i drukowania biletów; nazywane są również automatycznymi systemami rezerwacji lub centralnymi systemami rezerwacji. [8 s.70] Do najbardziej znanych należą między innymi: Abacus, Amadeus, Apollo, DATAS II, Galileo, system One, Worldplan. Rozwój technologii informatycznych i coraz powszechniejszy dostęp do internetu pozwolił na powstanie wielu podobnych rozwiązań stosowanych przez mniejsze sieci hotelowe oraz sprawił możliwość łatwiejszego dostępu do tego typu usług przez klientów indywidualnych bez ograniczeń terytorialnych. Nowoczesne rozwiązania techniczne pozwalają na zawieranie transakcji handlowych z dowolnego miejsca na świecie. Biura pośrednictwa rezerwacji. Biuro pośredniczące w rezerwacji to między innymi biura turystyczne, biura linii lotniczych, działy obsługujące klientów w innych hotelach. W większości przypadków biura te korzystają z centralnych systemów rezerwacji, na prośbę gościa mogą się one kontaktować bezpośrednio z hotelami nie należącymi do sieci. W celu zabezpieczenia hotelu przed stratami z tytułu niewykorzystania pokoi wprowadzono trzy rodzaje rezerwacji: − wstępną, − gwarantowaną, − niegwarantowaną. Rezerwacja wstępna – polega na uzgodnieniu terminu, w którym hotel otrzyma potwierdzenie rezerwacji, w przypadku nieotrzymania stosownego potwierdzenia, rezerwacja zostaje anulowana / bez żadnych konsekwencji dla obu stron Rezerwacja gwarantowana – wymaga bezwzględnego potwierdzenia na piśmie z podaniem warunków płatności lub dokonania przedpłaty. Jeśli gość nie zgłosi się w terminie, rezerwacja jest automatycznie utrzymywana do dnia następnego. Hotel wówczas obciąży gościa kosztami pokoju – bez śniadania. Rezerwacja niegwarantowana -na zasadzie umowy telefonicznej, w której uzgodniono godzinę, bez konieczności zabezpieczenia zapłaty za pobyt. W Przypadku niewykorzystania w podanym terminie umowa nie obowiązuje i nie pociąga żadnych skutków finansowych.” [10 s.160/161] Rezerwacje grupowe
  • 10. „Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego” 9 Rezerwacji grupowych dokonują rozmaite instytucje, takie jak: stowarzyszenia i organizacje społeczne, organizatorzy konferencji i szkoleń, agencje podróży i operatorzy turystyczni, a także firmy. Formalności związane z rezerwacją zwykle załatwia pośrednik wynajęty przez grupę, który kontaktuje się z działem sprzedaży wybranego hotelu. Biuro podróży zawiera z hotelem umowę o zarezerwowanie określonej liczby miejsc wraz wszelkimi usługami towarzyszącymi na ustalonych warunkach cenowych – z reguły korzystniejszych niż cennik obowiązujący gości indywidualnych. Najistotniejsze postanowienia dotyczą terminu i trybu powiadomienia przez biuro podróży o wykorzystaniu miejsc. Jeżeli biuro podróży dotrzyma terminu powiadomienia hotelu o zmniejszeniu ilości miejsc noclegowych będzie obciążone wyłącznie za faktycznie wykorzystane miejsca. W umowie zastrzega się także wspólną, politykę cen. Hotel nie może zawrzeć równocześnie dwóch umów na te same miejsca. Nie wykorzystane przez biuro podróży miejsca mogą być oferowanego sprzedaży innym osobom dopiero wówczas, gdy biuro jednoznacznie z nich zrezygnuje. Hotel przyjmuje gości kierowanych przez biuro podróży na podstawie list imiennych lub dokumentów indywidualnych tzw. voucherów. W odniesieniu do gości, których listy zostały już hotelowi przekazane niedopuszczalna jest zmiana warunków umowy, w tym cen. Inny rodzaj umowy, to tzw. allotment. Biuro podróży (turoperator) za szczególnie atrakcyjną cenę, otrzymuje odpowiednią ilość miejsc. Hotelarz nie może zawierać w odniesieniu do tych miejsc innych umów, natomiast biuro nie może w żadnym terminie z nich zrezygnować, odstąpić od umowy przed ustaloną datą. Przy zawieraniu umów z biurami podróży należy wnikliwie analizować warunki płatności. W przypadku grup są to znaczne kwoty i można żądać dokonania przedpłaty, a przy dużych zamówieniach wykorzystać także instrumenty bankowe, jak akredytywa czy gwarancje. Dla usprawnienia obsługi klientów, wiele organizacji podejmuje działania w celu ujednolicenia zasad postępowania, określenia nom obowiązujących zrzeszone firmy hotelarskie. Przykładem takiego rozwiązania są wspólne normy dla hoteli w Wielkiej Brytanii określone jako „Wytyczne dla hoteli w zakresie rezerwacji, cen i bilingu”. VisitBritain, VisitScotland, Wales Tourist Board, Automobile Association, Royal Automobile Club opracowały wspólne standardy wymagań dla hoteli, aby podnieść normy jakościowe usług, tak jak tego oczekują goście. Na wprowadzenie zmian i dostosowanie obiektu do danej kategorii obiekty mają 2 lata, począwszy od stycznia 2006 r. Opracowane i wdrażane przez obiekty normy są oparte na dotychczas obowiązujących i uzupełnione o obszerny wachlarz potrzeb i oczekiwań gościa. Nowe standardy koncentrują się na podstawowej jakości, czystości, ciepłym powitaniu oraz podstawowym komforcie. Poniżej wytyczne dla hoteli w zakresie rezerwacji. Wszystkie hotele, bez względu na kategorię, powinny udostępnić łatwiejszą i skuteczniejszą usługę rezerwowania, która obejmuje, co następuje: − Przyszłym gościom powinno się wyraźnie powiedzieć jakie usługi są wliczone w cenę (nocleg, posiłki i zakąski, dodatkowe usługi, obsługa, podatki i inne opłaty). − Pozostałe informacje, które mogą mieć wpływ na decyzję gości: polityka palenia, trwające prace remontowe, zaplanowane wydarzeniach itp. Zgodnie z przyjęta polityką w hotelu, że niektóre udogodnienia powinny być zgłaszane w momencie rezerwacji, np. spa, obiad - te też powinny zostać wspomniane podczas rezerwacji. − Ostrzeżenie, jeżeli restauracja ma zostać zamknięta albo prawdopodobnie nie będzie wolnych miejsc. − Pełne szczegóły procesu anulowania rezerwacji w hotelu (jeśli takowe hotel ma), w tym informacje o naliczeniu opłaty za odwołanie albo zmianę terminu rezerwacji.
  • 11. „Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego” 10 − Informacja o przedpłatach, zawierająca szczegóły o wysokości kwoty zwracanej przy anulowaniu rezerwacji. − Jasne wytłumaczenie opłaty za dodatkowe usługi albo udogodnienia zawierające okresy odwołania rezerwacji. − Informacja o niedopuszczalnych w hotelu typach płatności: czeki podróżne, karty kredytowe, itp. − Informacja i pełne szczegóły o opłatach za akceptację kart kredytowych. − Komunikacja z przyszłymi gośćmi - słowna lub pisemna - powinna być szybka, skuteczna, profesjonalna i pomocna. Dobre pierwsze wrażenie jest bardzo ważne dla każdego hotelu. Dlatego: − Cena uzgodniona w dniu rezerwacji nie może być wyższa. − Wszystkie uzgodnione ceny muszą zawierać określone usługi, podatki i inne opłaty. − Każdy powinien zostać poinformowany, o miejscach i ograniczeniach w parkowaniu samochodu. − Przyszli goście muszą mieć pewność, że ich rezerwacja została zarejestrowana dokładnie. − Jako minimum, imię, adres i / albo numer kontaktowy, jeśli zarejestrował się w czasie rezerwowania. − Wszystkie rezerwacje powinny odbywać się w przyjaznym i grzecznym tonie, nawet kiedy w hotelu nie ma działu rezerwacji. − Dostarczyć każdemu gościowi drukowane albo jasno napisane szczegóły płatności i jej detale, w tym VAT powinien być wyraźnie wyszczególniony. Szczegółowe wymagania: Hotel 3-gwiazdkowy − Możliwość dokonania szybkiej i efektywnej rezerwacji podczas dnia i wieczora. − Gościowi przedkłada się rachunek główny, który zawiera wyspecyfikowane z detalami pozycje usług z których skorzystał. Gość płaci przy wyjeździe. − Konta gości powinny być aktualizowane o dane wychodzące w celu zminimalizowania opóźnień podczas odprawy (check-out) Hotel4-gwiazdkowy − Możliwość dokonania szybkiej i efektywnej rezerwacji podczas dnia do 23.00. − Potwierdzenie rezerwacji dostarczyć na prośbę. Hotel 5-gwiazdkowy − Możliwość dokonania szybkiej i efektywnej rezerwacji przez 24 godziny. − Każdą rezerwację potwierdzić listem, faksem, emailem albo wiadomością tekstową. − Rachunek wyjaśnić i dobrze przedstawić, wręczyć najlepiej w kopercie albo w folderze. [red. hotelarze.pl - 11.01.2006 źródło: VisitBritain ] Bez względu na formę rezerwacji obowiązuje zasada potwierdzania jej na piśmie , co stanowi ostateczny dowód zawarcia umowy. Potwierdzenie rezerwacji Do potwierdzenia rezerwacji wykorzystujemy formę pisemną. Taka forma potwierdza zawarcie kontraktu w sposób przejrzysty i pozwala obu stronom na sprawdzenie dokładności danych szczegółowych. Pismo potwierdzające rezerwację stwarza przedsiębiorstwu okazję do promocji innych usług i stanowi dla gości dowód na to, jak bardzo są doceniani jako klienci. Na przykład: pismo potwierdzające rezerwację może zawierać krótki opis restauracji i propozycję zarezerwowania dla gości stolika w dniu przyjazdu, ofertę dodatkowych usług świadczonych przez hotel, sezonowych atrakcji lub ofert promocyjnych. Razem z pismem można przesłać inne materiały reklamowe, informatory regionalne, broszury lub ulotki dotyczące miejscowych atrakcji turystycznych lub zawierającą dokładne informacje na temat kalendarza imprez planowanych w regionie.
  • 12. „Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego” 11 Miejscowość, dnia 23.08.2007 Hotel „Nowy” ul. Prosta 45 54-321 Miejscowość Tel. +48 34545689 Pan Jan Przykładowy Dobre Miasto ul. Jasna 2/4 POTWIERDZENIE REZERWACJI Data zgłoszenia: 20.08.2007 Nr rezerwacji: 321 Liczba osób: 3 Liczba miejsc hotelowych 3 Termin rezerwacji: od 22.09.2007 do 25.09.2007 (3doby) Standard wyżywienia: śniadanie, obiad, kolacja. Przyjazd: 22.09.2007 godz. 14.00, od posiłku obiad Wyjazd 25.09.2007 godz. 12.00, do posiłku śniadanie Zarezerwowane pokoje 321 - pokój 1 osobowy, jedno łóżko, WC, łazienka, TV-SAT, Tel. 322 - pokój 2 osobowy, dwa łóżka, WC, łazienka, TV-SAT, Tel. koszt pobytu: 1050 zł zaliczka 250 zł Uwaga: zaliczkę prosimy przesłać w terminie 7 dni BANK S.A. O/Poznań nr konta 56 9876 5432 1111 0000 1234 5678 Brak wpłaty zaliczki oznacza rezygnację z rezerwacji. Serdecznie zapraszam Kierownik Biura Recepcji Hotelu „Nowy” Anna Kowalska Rys. 1 Potwierdzenie rezerwacji (opracowanie własne) 4.1.2. Pytania sprawdzające Odpowiadając na pytania, sprawdzisz, czy jesteś przygotowany do wykonania ćwiczeń. 1. Co oznacza pojęcie: rezerwacja? 2. Co nazywamy „centralnym systemem rezerwacji 3. Kto dokonuje rezerwacji ? 4. Jakie cechy charakteryzują afiliowane systemy rezerwacji? 5. W jaki sposób klienci mogą dokonywać rezerwacji miejsc hotelowych?
  • 13. „Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego” 12 4.1.3. Ćwiczenia Ćwiczenie 1 Przedstaw sposoby rezerwacji miejsc w hotelu, Sposób wykonania ćwiczenia Aby wykonać ćwiczenie powinieneś: 1) zorganizować stanowisko pracy do wykonania ćwiczenia 2) zapoznać się ze sposobami rezerwowania miejsc hotelowych i usług oferowanych przez zakłady hotelarskie, 3) określić sposoby rezerwacji usług hotelarskich przez klientów indywidualnych i grupowych, 4) zaprezentować wykonane ćwiczenie, 5) dokonać oceny wykonanego ćwiczenia. Wyposażenie stanowiska pracy: − arkusze papieru A4, − przybory do pisania, − literatura z rozdziału 6. Ćwiczenie 2 Określ rodzaje usług rezerwowanych przez klientów zakładu hotelarskiego. Aby wykonać ćwiczenie powinieneś: 1) zorganizować stanowisko pracy do wykonania ćwiczenia, 2) zapoznać się z rodzajami usług hotelarskich, 3) przypisać usługi hotelarski do poszczególnych grup gości hotelowych: a) turysta indywidualny, b) pracownik firmy podczas podróży służbowej, c) uczestnik wycieczki, d) uczestnik konferencji naukowej, e) małżeństwo z dziećmi, f) pracownik firmy mieszkający dłuższy czas w hotelu. 4) zaprezentować wykonane ćwiczenie, 5) dokonać oceny ćwiczenia. Wyposażenie stanowiska pracy: − arkusz papieru A4, − przybory do pisania, − literatura z rozdziału 6.
  • 14. „Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego” 13 Oferta usług hotelarskich dla wybranych grup gości hotelowych turysta indywidualny pracownik firmy podczas podróży służbowej uczestnik wycieczki uczestnik konferencji naukowej małżeństwo z dziećmi pracownik firmy mieszkający dłuższy czas w hotelu Ćwiczenie 3 Prowadzenie korespondencji rezerwacji usług, zgodnie z przyjętą procedurą, Sposób wykonania ćwiczenia Aby wykonać ćwiczenie powinieneś: 1) zorganizować stanowisko pracy do wykonania ćwiczenia, 2) zapoznać się ze sposobami prowadzenia korespondencji związanej z przyjęciem rezerwacji, 3) określić dane niezbędne do prawidłowego przyjęcia zgłoszenia rezerwacji, 4) sporządzić wzór pisma potwierdzającego przyjęcie rezerwacji, 5) zaprezentować wykonane ćwiczenie, 6) dokonać oceny poprawności i estetyki wykonanego ćwiczenia.
  • 15. „Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego” 14 Wyposażenie stanowiska pracy: − arkusz papieru A4 − przybory do pisania − literatura z rozdziału 6. Ćwiczenie 4 Sporządź pisemną odpowiedz w celu dokonania rezerwacji gdy nadesłane zgłoszenie pisemne jest niekompletne. Sposób wykonania ćwiczenia Aby wykonać ćwiczenie powinieneś: 1) zorganizować stanowisko pracy do wykonania ćwiczenia, 2) wskazać błędy i braki jaki mogą występować zamówieniu rezerwacji, 3) sporządzić projekt pisma do zamawiającego rezerwację z prośbą uzupełnienie zamówienia w sposób pozwalający na poprawne przyjęcie rezerwacji. 4) zaprezentować efekty swojej pracy, 5) dokonać oceny pracy. Wyposażenie stanowiska pracy: − arkusz papieru A4 − literatura z rozdziału 6. 4.1.4. Sprawdzian postępów Tak Nie Czy potrafisz: 1) odszukać informacje o wolnych pokojach ¨ ¨ 2) wskazać dokumenty niezbędne do prowadzenia procedury rezerwacji ¨ ¨ 3) napisać pismo potwierdzające przyjęcie rezerwacji ¨ ¨ 4) wskazać usługi dodatkowe, które można zaoferować klientom ¨ ¨ 5) wypełniać druki stosowane w hotelu do przyjęcia rezerwacji ¨ ¨ 6) dokonać wprowadzenia danych do komputerowego systemu rezerwacji ¨ ¨
  • 16. „Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego” 15 4.2. Dokumentacja rezerwacji 4.2.1. Materiał nauczania Pracownicy recepcji powinni mieć do dyspozycji formularze lub druki rezerwacyjne, których forma, pozwala zapisać dane szczegółowe dotyczące rezerwacji przyjmowanej przez telefon lub dokonywanej bezpośrednio w recepcji. Powinny mieć one formę graficzną pozwalającą na łatwe ich rozpoznawanie, by łatwo można było je znaleźć wśród innych dokumentów, by nie gubiły się. Pytania/punkty w nich zawarte powinny być ułożone w sposób logiczny, zgodny z zasadą prowadzenia rozmowy z gościem. Stosowanie takich druków pomocniczych ma wiele zalet. Posługujący się nimi recepcjonista może łato sprawdzić czy zdał właściwe pytania, czy uzyskał wszystkie niezbędne odpowiedzi, czy przekazał gościom wszystkie ważne informacje. Dzięki starannemu wypełniani takich druków podczas rozmowy z klientem zgłaszającym rezerwację w znaczący sposób maleje prawdopodobieństwo popełnienia błędów. Wzór Karty Rezerwacyjnej Dane Potwierdzenie rezerwacji Rezerwacja gwarantowana Uwagi/Informacje dodatkowe Imię i nazwisko/firma Termin pobytu Liczba osób Rodzaj pokoju Cena za dobę Rodzaj płatności Przedpłata w kwocie Nr karty kredytowej i data jej ważności Nazwisko okaziciela karty Dane osoby/firmy dokonującej rezerwacji Data i podpis pracownika przyjmującego rezerwację Rys.2 Karta rezerwacji [www.hotelarz.pl ]. GRAFIK REZERWACJI KWIECIEŃ 2006 Legenda: R - rezerwacja R - rezerwacja dla Biura Turystycznego Orbit (allotment) X – zajęte Rys.3 Grafik rezerwacji [www.hotelarz.pl ].
  • 17. „Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego” 16 Rys. 4 Grafik obłożenia - komputerowy [www.alltrim.com.pl/pensionnaire] Formularze rezerwacji – pozwalają zapisać dane szczegółowe dotyczące rezerwacji przyjętych przez telefon lub dokonanej bezpośrednio w recepcji (rysunek). HOTEL „NOWY” FORMULARZ REZERWACJI INFORMACJE O KLIENCIE Imię i nazwisko Miejscowość Telefon Ulica FaxAdres Kod poczt. e-mail SZCZEGÓŁY REZERWACJI Data przybycia Liczba nocy Typ pokoju 1 osobowy sgl 2 osobowy dpl Apartament Liczba pokoi Informacje dodatkoweDane do faktury Nazwa firmy Miejscowość Telefon Ulica Fax Kod poczt. e-mail Adres NIP Regon Rodzaj płatności Karta kredytowa Czek Gotówka Podpis Rys. 5 Formularz rezerwacji [źródło własne].
  • 18. „Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego” 17 Zasady rezerwacji noclegów Coraz częściej rezerwacje dokonywane są za pośrednictwem Internetu i korzystających z tego sposobu komunikacji systemów centralnej rezerwacji noclegów. Przykładowa instrukcja dla klientów korzystających Centralnego Systemu Rezerwacji za pośrednictwem Internetu. „Rezerwacja hoteli, „rezerwacje on-line” dla hoteli w Warszawie, Krakowie, Poznaniu, Gdańsku, Sopocie, Zakopanem, Kielcach, Wrocławiu, Katowicach. Rezerwacja noclegów odbywa się przez wysłanie formularza rezerwacji. Wszystkie rezerwacje wymagają potwierdzenia Operatora, co odbywa się zazwyczaj tego samego dnia, w którym dokonana została rezerwacja. Rezerwacje potwierdzana są e-mailem na adres podany w formularzu rezerwacji. Po otrzymaniu potwierdzenia rezerwacji, należy w ciągu 24 godzin dokonać wpłaty przelewem bankowym na nasze konto. W przypadku rezerwacji opłaconych kartą kredytową, do czasu potwierdzenia przez Operatora środki są tylko zablokowane, natomiast po pozytywnym potwierdzeniu rezerwacji zostają pobrane z karty i przekazane na nasze konto - oznacza to, że jeśli rezerwacja nie zostanie potwierdzona przez Operatora, środki zablokowane na karcie kredytowej zostają odblokowane i przekazane z powrotem na Państwa kartę do 7 dni. Jeśli do rozpoczęcia pobytu pozostało więcej niż 21 dni, wymagana jest tylko zaliczka w wysokości 40% wartości zamawianych świadczeń ( dotyczy płatności przelewem bankowym ). Pozostała część należności powinna zostać uzupełniona na 21 dni przed przyjazdem. Jeśli w chwili dokonywania rezerwacji do rozpoczęcia pobytu pozostało mniej niż 21 dni, wymagana jest wpłata 100% wartości zamawianych świadczeń. W przypadku płatności kartą zawsze pobierane 100% wartości rezerwacji. Po dokonaniu 100% płatności wyślemy do Państwa e-mail z VOUCHEREM, który jest dowodem dokonanej rezerwacji i zawiera wszystkie informacje dotyczące zamówionych świadczeń. Voucher wraz z dokumentem tożsamości należy okazać po przybyciu do obiektu. Osoba dokonująca rezerwacji wyraża zgodę na umieszczenie swoich danych osobowych w bazie danych Centralnej Rezerwacji Noclegów. Dane będą przetwarzane wyłącznie w celu realizacji rezerwacji, ułatwienia dokonywania kolejnych rezerwacji oraz zgodnie z przepisami Ustawy o ochronie danych osobowych z dnia 29.08.1997r. Rezerwującemu przysługuje prawo wglądu do swoich danych osobowych i wprowadzania do nich poprawek. Nasze usługi są ubezpieczone POLISĄ OC - wydaną przez TOWARZYSTWO UBEZPIECZEŃ WZAJEMNYCH "TUZ" - na podstawie, której mają Państwo gwarancję zwrotu wniesionych wpłat, w przypadku, gdy Centralna Rezerwacja Noclegów nie wywiąże się ze swoich zobowiązań - jest to zgodne z ustawą o usługach turystycznych.” [www.cot.pl/163,zasady_rezerwacji_noclegow] Voucher hotelowy to dokument wydawany zwykle przez touroperatorów (tour operators) lub agentów podróży (travel agents) , który wykorzystywany jest do regulowania na miejscu należności za opłacone wcześniej elementy podróży, takie jak nocleg lub posiłki, dokument ten przedstawiany jest przez gościa po przybyciu do hotelu, który następnie pobiera od wystawcy voucheru należność za świadczone usługi. [8 s.130]
  • 19. „Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego” 18 Nazwa hotelu Data przybycia Liczba nocy liczba pokoi Typ pokoju łazienka w pokoju, śniadania wliczone w cenę, podatki wliczone w cenę, Cena całkowita 000 zł Instrukcje specjalne: gfedcb Jeśli w hotelu, który wybrałeś nie ma wolnych miejsc, czy wyrażasz zgodę abyśmy znaleźli dla Ciebie hotel o podobnym standardzie i cenie ? gfedcb Zgadzam się na warunki rezerwacji. Informacje o kliencie Tytuł Pan Imię Nazwisko Adres Miasto Państwo Polska Numer telefonu Adres email Rezerwacja dla Tytuł Mr Imię Nazwisko Osoby dodatkowe Faktura Czy chce Pan/Pani, aby została wystawiona faktura? nmlkji nie nmlkj Faktura na osobę fizyczną nmlkj Faktura na firmę Wybierz rodzaj płatności: card mTransfer Inteligo Płać z Nordea BZWBK 24 MultiTransfer Rys. 6 Formularz zgłoszenia rezerwacji on-line [www.cot.pl/163,zasady_rezerwacji_noclegow]
  • 20. „Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego” 19 4.2.2. Pytania sprawdzające Odpowiadając na pytania, sprawdzisz, czy jesteś przygotowany do wykonania ćwiczeń. 1. O co należy spytać klientów zgłaszających rezerwację? 2. Jakie dokumenty pomagają w prawidłowym przyjęciu rezerwacji? 3. Co zaznacza się na grafiku rezerwacji? 4. W jaki sposób można dokonać rezerwacji za pomocą internetu? 4.2.3. Ćwiczenia Ćwiczenie 1 Zaprojektuj druk pomocniczy pomagający w prowadzeniu przyjęcia rezerwacji Sposób wykonania ćwiczenia Aby wykonać ćwiczenie powinieneś: 1) zorganizować stanowisko pracy do wykonania ćwiczenia 2) zapoznać się ze sposobami z przyjęciem rezerwacji 3) określić dane niezbędne do prawidłowego przyjęcia zgłoszenia rezerwacji 4) sporządzić wzór druku pomocniczego do przyjęcia rezerwacji w formie plakatu 5) zaprezentować grupie wykonane ćwiczenie , 6) zaznaczyć ewentualne poprawki i uzupełnienia 7) dokonać oceny poprawności i estetyki wykonanego ćwiczenia. Wyposażenie stanowiska pracy: − arkusz papieru A1 − flamastry − literatura z rozdziału 6. Ćwiczenie 2 Wypełnij przykładowy grafik rezerwacji na podstawie zgłoszeń pisemnych i druku recepcyjnego Sposób wykonania ćwiczenia Aby wykonać ćwiczenie powinieneś: 1) zorganizować stanowisko pracy do wykonania ćwiczenia, 2) dobrać dokumenty potrzebne do wykonania zadania 3) wypełnić grafik rezerwacji 4) zaprezentować efekty swojej pracy, 5) dokonać oceny ćwiczenia. Wyposażenie stanowiska pracy: − zestaw zgłoszeń rezerwacji − grafik rezerwacji − przybory do pisania − literatura z rozdziału 6.
  • 21. „Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego” 20 Arkusz ćwiczeniowy Jan Kowalski Jasło, dnia 3 maja 2007 r. 12-345 Dolina Mała ul. Krakowska 3 m4 Hotel „Nowy” Nowe Miasto Proszę zarezerwowanie jednego pokoju dwuosobowego Przyjazd 11.05.2007 około godziny 18.00 Wyjazd rano 15.05. 2007 Jan Kowalski Zgłoszenie rezerwacji nadesłane pocztą FORMULARZ REZERWACJI” NR 349 HOTEL „NOWY INFORMACJE O KLIENCIE Imię i nazwisko Anna Nowak Miejscowość Kraków Telefon 33445566 Ulica Mila FaxAdres Kod poczt. 43-210 e-mail anno@poc zta.pl SZCZEGÓŁY REZERWACJI Data przybycia 23.05.007 Liczba nocy 6 Typ pokoju 1 osobowy sgl 2 osobowy dpl Apartament Liczba pokoi 2 1 Informacje dodatkowe TYLKO ŚNIADANIA A. Dane do faktury Nazwa firmy Miejscowość Telefon Ulica Fax Kod poczt. e-mail Adres NIP Regon Rodzaj płatności Karta kredytowa Czek Gotówka x B. Podpis Master Formularz rezerwacji przyjętej telefonicznie Grafik rezerwacji maj 2007 j.m. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 101 ap R R R R R R 102 sg R R R R R 103 sg 104 sg R R R R R 105 dop R R R R R R R R R R R R R R R R 106 dop R R R R R R R R R R R R R R R 107 dop R R R R R R R R R Ćwiczenie 3 Wskaż błędy jakie mogą spowodować wadliwe przyjęcie rezerwacji Sposób wykonania ćwiczenia Aby wykonać ćwiczenie powinieneś: 1) zorganizować stanowisko pracy do wykonania ćwiczenia 2) zapoznać się ze sposobami prowadzenia korespondencji związanej z przyjęciem rezerwacji 3) określić informacje, których brak może uniemożliwić prawidłowe przyjęcie rezerwacji 4) wskazać czynności recepcjonisty, które mogą zmniejszyć prawdopodobieństwo pomyłek podczas przyjmowania zgłoszenia rezerwacji.
  • 22. „Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego” 21 5) zaprezentować wykonane ćwiczenie, 6) dokonać oceny poprawności i estetyki wykonanego ćwiczenia. Wyposażenie stanowiska pracy: − arkusz ćwiczeniowy − przybory do pisania – literatura z rozdziału 6. Arkusz ćwiczeniowy Najważniejsze informacje, niezbędne dla prawidłowego przyjęcia rezerwacji - - - - - - Informacje ważne, ale mniej istotne ( powodujące błędy, które łatwo można naprawić) - - - - - Zalecane sposoby postępowania recepcjonisty, które mają zapobiegać powstawaniu błędów i nieporozumień podczas przyjęcia rezerwacji a) za pośrednictwem telefonu - - - - - b) bezpośrednio podczas rozmowy z klientem przy ladzie recepcyjnej - - - - - 4.2.4. Sprawdzian postępów Tak Nie Czy potrafisz: 1) Wskazać dokumenty wykorzystywane przez recepcjonistę podczas przyjmowania zgłoszenia rezerwacji ¨ ¨ 2) Określić niezbędne pytania jakie należy zadać osobie zgłaszającej rezerwację ¨ ¨ 3) Opisać usługi jakie może zaoferować hotel ¨ ¨ 4) Wskazać możliwe skutki błędów popełnionych podczas przyjęcia rezerwacji ¨ ¨ 5) Przedstawić zasady przyjęcia, zmiany i anulowania rezerwacji ¨ ¨ 6) wykorzystać zdobyte wiadomości w praktycznym działaniu? ¨ ¨
  • 23. „Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego” 22 4.3. Rezerwacja usług dla grup gości 4.3.1. Materiał nauczania Hotele świadczą szeroki zakres usług związanych z organizacją różnych imprez na życzenie klientów indywidualnych oraz różnych firm. Są to imprezy okolicznościowe takie jak przyjęcia weselne, imieninowe, przyjęcia z okazji rocznic, stypy, koncerty, pokazy i prezentacje, spotkani integracyjne, kursy, szkolenia, zjazdy i kongresy. Każda związana z tym umowa rezerwacyjna wymaga szczegółowych uzgodnień i sporządzania odpowiedniej dokumentacji pisemnej. Często rezerwacje grupowe związane są z organizacją na terenie hotelu lub z udziałem hotelu szkoleń i konferencji. Przyjęcie takiej rezerwacji wymaga wielu szczegółowych uzgodnień. Klienci mogą mieć różnorodne oczekiwanie związane z form i programem planowanego przedsięwzięcia. Poza typowymi usługami hotelowymi związanymi z noclegiem i wyżywieniem klienci mogą oczekiwać dodatkowych usług związanych z zapewniłem sprzętu multimedialnego, dodatkowej obsługi recepcyjnej, szatni dla gości konferencji przybywających spoza hotelu itp. W niektórych przypadkach konieczne jest zamówienie dodatkowych usług świadczonych przez firmy zewnętrzne np. występy artystyczne, dodatkowe wycieczki, transport, itp. Formularz rezerwacji szkolenia / konferencji W celu dokonania wstępnej rezerwacji miejsca konferencji / szkolenia należy wypełnić poniższy formularz Informacje o konferencji (szkoleniach): Minimalna liczba osób: Maksymalna liczba osób: Planowana data przyjazdu: (data lub miesiąc) Liczba nocy: Łączna liczba przerw kawowych: liczba lunchy: liczba kolacji: Posiłki w hotelu: Struktura pokoi: 1. Typ pokoju: Liczba pokoi: 2. Typ pokoju: Liczba pokoi: Sale konferencyjne: Ustawienie sali : Informacje o salach konferencyjnych (ilość, wielkość, godziny wynajęcia, sprzęt konferencyjny): Zamówienia dodatkowe: transport: wycieczki: dyskoteka: zespół muzyczny: posiłki poza hotelem: program sportowy: program kulturalny, rozrywkowy, artystyczny: inne: Osoba składająca zamówienie: Imię: Nazwisko: Nazwa firmy: Telefon: Email: Dodatkowe uwagi: Dokonując wstępnej rezerwacji, po jej potwierdzeniu przez biuro, zostaniecie Państwo poinformowani o dalszych krokach rezerwacji. Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych zgodnie z ustawą z dn. 27.08.1997 r. o Ochronie Danych Osobowych Dz. Ust. Nr 133 poz. 883 Rys. 7 Formularz przyjęcia rezerwacji na kurs lub szkolenie [opracowanie własne]. Pracownicy realizujący takie przyjęcia rezerwacji muszą dysponować dużą wiedzą o możliwościach technicznych i organizacyjnych hotelu oraz firm z hotelem współpracujących.
  • 24. „Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego” 23 4.3.2. Pytania sprawdzające Odpowiadając na pytania, sprawdzisz, czy jesteś przygotowany do wykonania ćwiczeń. 1. Jakie czynności należy wykonać przygotowują się do przyjęcia zorganizowanej grupy? 2. Jakie dodatkowe usługi mogą być oczekiwane przez klientów grupowych? 3. Jakie usługi mogą towarzyszyć organizacji kursów i szkoleń? 4. Jaki jest tryb przyjęcia zamówienia rezerwacji związanej z organizacją imprez? 4.3.3. Ćwiczenia Ćwiczenie 1 Zaprojektuj druk pomocniczy, ułatwiający przyjęcie zgłoszenia rezerwacji usług dla firmy organizującej w hotelu kurs lub szkolenie pracowników. Sposób wykonania ćwiczenia Aby wykonać ćwiczenie powinieneś: 1) zorganizować stanowisko pracy do wykonania ćwiczenia, 2) zapoznać się wiadomościami dotyczącymi usług hotelarskich 3) określić oczekiwania firm zamawiającej organizację: a) kursy lub szkolenia w hotelu b) prezentacji firmy c) spotkania jubileuszowego np. 20 lecie firmy. d) konferencji naukowej e) występu artystycznego 4) sporządzić projekt druku ułatwiającego przyjęcie rezerwacji – na plakacie 5) zaprezentować uczestnikom zajęć wykonane ćwiczenie, 6) dokonać oceny projektu. Wyposażenie stanowiska pracy: − arkusz ćwiczeniowy, − arkusz papieru A1, − przybory do pisania, − elementy mocujące plakaty, − literatura z rozdziału 6. Ćwiczenie 2 Sporządź pisemną odpowiedz firmie turystycznej zmawiającej rezerwację miejsc: Sposób wykonania ćwiczenia Aby wykonać ćwiczenie powinieneś: 1) zorganizować stanowisko pracy zgodnie z wymogami bhp i ergonomii pracy, 2) zapoznać się z wiadomościami dotyczącymi korespondencji służbowej oraz potwierdzania rezerwacji usług hotelowych 3) sporządź projekt odpowiedzi potwierdzającej przyjęcie rezerwacji 4) zaprezentować efekty swojej pracy 5) dokonać oceny wykonanego projektu.
  • 25. „Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego” 24 Wyposażenie stanowiska pracy: − Papier A4 − komputer z drukarką − edytor tekstu − literatura z rozdziału 6. 4.3.4. Sprawdzian postępów Tak Nie Czy potrafisz: 1) Jakie dodatkowe dokumenty przydatne są przy przyjmowaniu rezerwacji ¨ ¨ dla grup gości? 2) Jak postępujemy w celu uwiarygodnienia zamówienia rezerwacji? ¨ ¨ 3) Jakie problemy mogą utrudnić przyjęcie rezerwacji grupowej? ¨ ¨ 4) Jakie dodatkowe pytania należy skierować do osób z firm zamawiających rezerwację dla grup gości? ¨ ¨ 5) Czy potrafisz wykorzystać zdobyte wiadomości w praktycznym działaniu? ¨ ¨
  • 26. „Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego” 25 4.4. Procedury przyjęcia rezerwacji 4.4.1.Matriał nauczania Proces rezerwacji dla klientów hotelu, korzystających z internetowego systemu rezerwacji (na przykładzie serwisu www.e-rezerwacja.pl) składa się z IV etapów: Krok 1) wyszukiwanie oferty za pomocą systemu Krok 2) wybór oferty z listy dostępnych hoteli Krok 3) wypełnienie formularza zamówienia, Krok 4) dokonanie płatności. Krok 1: Wybór oferty Ofertę wyszukujemy za pomocą wyszukiwarki wybierając miasto, termin przyjazdu i wyjazdu, rodzaj pokoju oraz ilość osób do zakwaterowania. Po wybraniu tych opcji zatwierdzamy wybór klawiszem "Rezerwuj". System wyświetli listę dostępnych obiektów. Krok 2: Lista dostępnych obiektów Z listy wybieramy interesujący Nas obiekt. W naszym serwisie znajdują się dwa typy obiektów. Hotele dostępne natychmiastowo tzw. on-line'owe zaznaczone są kolorem żółtym (wzór poniżej). Polecamy tym, którzy potrzebują zakwaterowania od razu. Po zrobieniu rezerwacji w takim obiekcie, potwierdzenie rezerwacji otrzymają Państwo natychmiastowo na wskazany w formularzu adres e-mail. Czas całej rezerwacji od wyboru oferty, przez płatność kartą czy przelewem elektronicznym, po otrzymanie vouchera na skrzynkę poczty elektronicznej nie powinien przekroczyć 60 sekund. Hotele, w których miejsca potwierdza nasz opaerator. Te obiekty zaznaczone są kolorem szarym. (wzór poniżej). Tutaj potwierdzenie wolnych miejsc może potrwać nieco dłużej bo nawet do 48 godzin. Hotel przedstawiony na żółtym tle oznacza, że jest on dostępny natychmiast Rezerwacja Online Rezerwacja pokoju w podanych poniżej hotelach odbywa sie natychmiastowo. Płatność dokonywana jest za pomocą karty kredytowej, przelewu elektronicznego Inteligo lub mTransfer. Po dokonaniu płatności otrzymają Państwo e-mail z potwierdzeniem rezerwacji wraz z opłaconym voucherem za pobyt w hotelu. Pensjonat …………………………………………………………………. Cena do zapłaty 422 PLN Cena za pokój 10 Gru 11 Gru - 211 PLN - 211 PLN Rys 8 [.www.e-rezerwacja.pl] Hotel przedstawiony na szarym tle oznacza, że jest on dostępny po potwierdzeniu wolnych miejsc przez operatora Rezerwacja Offline Rezerwacja pokoju w podanych poniżej hotelach odbywa za pośrednictwem operatora, który w cišgu 24 h sprawdzi dostepność pokoi. Jeśli wybrany hotel będzie dysponował wolnymi pokojami potwierdzi rezerwację dla Państwa. Płatność dokonywana poprzez eCard za pomocą karty kredytowej, Inteligo, mTransfer. Wraz z potwierdzeniem rezerwacji otrzymają Państwo opłacony Voucher za pobyt w hotelu. …………………………………………………. BLISKO CENTRUM Hotel Festival Sp. z o.o. jest trzygwiazdkowym hotelem posiadającym doskonałą lokalizację. Położony blisko centrum jest idealnym miejscem pobytu zarów... Cena do zapłaty 371 PLN Cena za pokój 21 Gru 22 Gru - 228 PLN - 143 PLN Rys 9 [.www.e-rezerwacja.pl]
  • 27. „Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego” 26 Krok 3: Formularz rezerwacyjny Rezerwacji można dokonać na dwa sposoby. Klikając "Rezerwuj" obok hotelu już na liście z ostępnymi hotelami lub klikając '"Rezerwuj" w prezentacji obiektu. Za każdym razem system przeniesie Nas do formularza rezerwacyjnego. Należy tam podać dane niezbędne do wykonania rezerwacji. Po wypełnieniu formularza przechodzimy do ostatniego kroku - Płatności. Jest to jedyne miejsce w serwisie gdzie dochodzi do pobrania należności. Krok 4 OSTATNI: Płatność Wybory płatności dokonuje się będąc na stronie z formularzem rezerwacyjnym. Aby przejść do płatności należy wypełnić wszystkie wymagane pola formularza. Do wyboru oddajemy Państwu trzy, najbezpieczniejsze naszym zdaniem formy płatności przez internet: Kartą kredytową przez bezpośredni, bezpieczny terminal internetowy POLCARD. Przelew elektroniczny Inteligo przez bezpośredni, bezpieczny terminal internetowy Inteligo Przelew elektroniczny mTransfer przez bezpośredni, bezpieczny terminal internetowy mBank. Za każdym razem kiedy wybiorą Państwo opcję płatności przenoszeni są Państwo bezpośrednio na strony PolCard lub wybranego banku. Zapewnia to najwyższy poziom bezpieczeństwa Państwa pieniędzy. Dzięki temu również my jesteśmy spokojni ponieważ nie mamy dostępu do Państwa danych związanych z operacją finansową. Zapewnia to zarówno Państwu jak i nam pełen komfort i ezpieczeństwo. Po dokonaniu płatności systemy PolCard oraz Inteligo i mTransfer bezpiecznie przenoszą Państwa spowrotem do naszego serwisu www.e-rezerwacja.pl W ciągu 60 sekund otrzymają Państwo voucher elektroniczny (w przypadku hotelu dostępnego natychmiast. Patrz krok2) lub potwierdzenie przyjęcia rezerwacji, która będzie potwierdzona przez operatora (w przypadku hoteli na potwierdzenie. Patrz krok2). W serwisie e-rezerwacja.pl można zapłacić a) kartą kredytową przez bezpieczne centrum autoryzacyjne PolCard. Opcja wyboru płatności kartą znajduje się w II kroku rezerwacji czyli formularzu personalnym, w dolnej części strony. b) przelewem elektronicznym Inteligo przez bezpieczny terminal Inteligo.Opcja wyboru płatności przelewem Inteligo znajduje się w II kroku rezerwacji czyli formularzu personalnym, w dolnej części strony. c) przelewem elektronicznym mTransfer (mBank) przez bezpieczny terminal mTransfer. Opcja wyboru płatności przelewem mTransfer znajduje się w II kroku rezerwacji czyli formularzu personalnym, w dolnej części strony. Po wybraniu intyeresującej Państwa formy płatności zostaną Państwo przeniesieni bezpośrednio na stronę PolCard (w przypadku płatności kartą) lub odpowiedniego banku (w przypadku wyboru płatności przelewem elektronicznmym). Dzięki temu nikt nie ma możliwości wglądu w Państwa dane. Po dokonaniu płatności strony PolCard lub bankowe przeniosą Państwa bezpiecznie, spowrotem na strony e-rezerwacji.pl W serwisie e-rezerwacja.pl nie ma możliwości płatności tradycyjnym przelewem gdyż rezerwacje dokonywane są automatycznie w hotelach, które muszą od razu otrzymać należność. E- rezerwacja.pl dzieła jak elektroniczna recepcja hotelu. Klient przychodzi, płaci a dzięki temu ma pewność, że otrzyma usługę. Po dokonaniu płatności otrzymają Państwo na podany wcześniej adres e-mail potwierdzenie dokonania rezerwacji. Jeśli hotel który Państwo wybrali był hotelem gdzie rezerwacja jest w pełni automatyczna (informacja na stronie z wynikami wyszukiwania obiektów) to Voucher należy wydrukować i udać się z nim do Hotelu. Jeśli wybrali Państwo hotel, w którym wolne miejsca potwierdza operator to otrzymają Państwo e- mail z informacją o dokonanej rezerwacji i informacją, że skontaktuje się z Państwem operator w celu potwierdzenia wolnych miejsc. Aby anulować rezerwację należy wypełnić formularz "Anulacja" do którego link znajduje się na stronie głównej serwisu. Należy podać e-mail, nr rezerwacji (znajduje się w potwierdzeniu mailowym i na Voucherze) i wpisać widomość do operatora. Skontaktuje się on z Państwem i ustali szczegóły zwrotu należności i ewentualnych opłat manipulacyjnych.
  • 28. „Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego” 27 Aby zmienić rezerwację należy wypełnić formularz "Zmiana rezerwacji" do którego link znajduje się na stronie głównej serwisu. Należy podać e-mail, nr rezerwacji jaką się dokonało i którą chce się zmienić (znajduje się on w potwierdzeniu mailowym i na Voucherze) i wpisać widomość do operatora. Skontaktuje się on z Państwem i ustali szczegóły zmiany rezerwacji i ewentualnych opłat manipulacyjnych. Rezerwacje realizowane bezpośrednio w hotelach dokonywane są z wykorzystaniem programów komputerowych przeznaczonych do obsługi recepcji. Takie programy umożliwiają wykonanie takich operacji jak: − graficzna prezentacja obłożenia hotelu, − rezerwacje grup, osób indywidualnych, konferencji na miejsca lub pokoje, − zestawienia wykorzystania pokoi i rezerwacji - rozliczenia z biurami, firmami, w podanych terminach i określonych asortymentach, − przegląd archiwum rezerwacji i pobytów archiwalnych, − zestawienia obłożenia hotelu - w formie graficznej oraz tabularycznej − dowolność konfigurowania wydruków. − możliwość drukowania diagramu, − rezerwowanie gościowi określonych posiłków i usług dodatkowych − definiowanie cenników i ich wybór − wprowadzenia dowolnych uwag dotyczących gościa lub jego pobytu do rezerwacji − automatyczne przekształcanie rezerwacji w meldunek − zmiana ceny za pobyt dla całej grupy − szybki podgląd gości indywidualnych, grup lub konferencji na miejsca lub pokoje, − wprowadzanie rezerwacji na grafiku meldowania Rys10. Księga gości [www.alltrim.com.pl/pensionnaire] − zapisanie listy gości i grup, zawierającą dane personalne gościa oraz historię gościa zawierająca informacje o jego pobytach, płatnościach i wszystkich usługach, z jakich korzystał, wykaz miast, województw, państw i banków.
  • 29. „Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego” 28 Rys 11 Pobyt grup [www.alltrim.com.pl/pensionnaire] − graficzna prezentacja stanu pokoi, − stan obecności gości, status "nie przeszkadzać" − lista "brudnych" pokoi do posprzątania, zmiana stanu posprzątany-brudny, pokoje do remontu, − adnotacje o pozostawionych wiadomościach, − informacje dodatkowe: wyposażenie pokoi, zdjęcie, położenie, itp. Rys 12 Stan pokoi [www.alltrim.com.pl/pensionnaire] Anulacja rezerwacji [3 s63] Sprawdź, na kiedy zrobiono rezerwację i w czyim imieniu. Przejrzyj dokumentację, aby sprawdzić, czy zgadzają się wszystkie dane (trzeba wykluczyć ryzyko anulowania niewłaściwej rezerwacji).
  • 30. „Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego” 29 Zapisz nazwisko osoby anulującej, a jeśli jest to inna osoba nie ta, która rezerwację zamawiała, weź jej dane, gdyż mogą przydać się później. Podaj tej osobie numer anulacji (jeśli taki jest regulamin firmy). To pomoże i odróżnić prawdziwe anulacje od tych, które zgłaszają klienci próbujący uniknąć płacenia za zamówione, lecz nie wykorzystane pokoje. Zapisz numer, datę anulacji i nazwisko osoby przyjmującej anulację. Jeśli zapłacono depozyt, to cały lub jego część będzie być może trzeba refundować. Zapytaj osobę anulującą rezerwację, czy nie życzy sobie rezerwacji w innym terminie. Jeśli otrzymasz odpowiedź negatywną, powiedz, że żałujesz, iż pobyt nie może tym razem dojść do skutku, lecz masz nadzieję że będziesz mógł gościć jego/ją w przyszłości. Usuń rezerwację z grafiku, książki pokoi lub pamięci komputera. Napisz Anulowano na korespondencji dotyczącej tej rezerwacji i odłóż sprawę ad acta. [2 s.63] Zmiana rezerwacji [3 s63] Poszukaj dokumentacji oryginalnego wystąpienia o rezerwację. Zapisz dane dotyczące zmiany. Sprawdź, czy jest możliwe zaspokojenie żądań klientów, jeśli proszą o dodatkowe lub inne pokoje lub zmieniają okres pobytu. Poproś klienta, aby jeszcze raz potwierdził rezerwację (jeśli zmiany są przekazywane przez telefon). Zmień dane dotyczące rezerwacji na grafiku, w książce pokoi lub komputerze. Jeśli trzeba, wpisz odpowiednie uwagi do karty rezerwacyjnej. Wprowadź do teczki dokumenty dotyczące zmiany. Jeśli zmieniła się data przyjazdy zmień miejsce teczki wkładając ją pod inną datę. Wyślij klientowi potwierdzenie przyjęcia zmian. Jeśli trzeba przekaż informację o zmianach innym działom. 4.4.2. Pytania sprawdzające Odpowiadając na pytania, sprawdzisz, czy jesteś przygotowany do wykonania ćwiczeń. 1. Przedstawić przebieg postępowania związanego z przyjęciem rezerwacji 2. Opisać sposób postępowania w przypadku anulowania rezerwacji?: 3. Przedstawić procedurę postępowania związaną ze zmianą rezerwacji? 4.4.3. Ćwiczenia Ćwiczenie 1 Przyjmij rezerwację podczas bezpośredniej rozmowy z klientem: Sposób wykonania ćwiczenia Aby wykonać ćwiczenie powinieneś: 1) zorganizować stanowisko pracy do wykonania ćwiczenia, 2) przeprowadzić rozmowę z klientem 3) uzgodnić z klientem warunki rezerwacji 4) dobrać właściwe dokumenty niezbędne do przyjęcia rezerwacji 5) wypełnić druk rezerwacji 6) dokonać właściwych zapisów w grafiku rezerwacji 7) zaprezentować efekty swojej pracy, 8) dokonać oceny pracy.
  • 31. „Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego” 30 Wyposażenie stanowiska pracy: − zestaw dokumentów recepcyjnych do przyjęcia rezerwacji − literatura z rozdziału 7. Ćwiczenie 2 Przyjmij rezerwację klienta zgłoszoną telefonicznie. Sposób wykonania ćwiczenia Aby wykonać ćwiczenie powinieneś: 1) zorganizować stanowisko pracy do wykonania ćwiczenia, 2) przeprowadzić rozmowę telefoniczną z klientem 3) uzgodnić z klientem warunki rezerwacji 4) dobrać właściwe dokumenty niezbędne do przyjęcia rezerwacji 5) wypełnić druk rezerwacji 6) dokonać właściwych zapisów w grafiku rezerwacji 7) zaprezentować efekty swojej pracy, 8) dokonać oceny pracy. Wyposażenie stanowiska pracy: − ćwiczeniowy zestaw telefoniczny − zestaw dokumentów recepcyjnych do przyjęcia rezerwacji − przybory do pisania − literatura rozdziału 6. Ćwiczenie 3 Wprowadź dane przyjętej rezerwacji za pomocą systemu komputerowego Sposób wykonania ćwiczenia Aby wykonać ćwiczenie powinieneś: 1) zorganizować stanowisko pracy do wykonania ćwiczenia, 2) uruchomić komputerowy program do obsługi recepcji 3) przeanalizować dokumenty zgłoszenia rezerwacji, 4) wprowadzić dane do programu obsługi rezerwacji miejsc hotelowych, 5) zaprezentować efekty swojej pracy, 6) dokonać oceny ćwiczenia. Wyposażenie stanowiska pracy: − zestaw komputerowy − program komputerowy do obsługi recepcji − dokumenty przyjęcia rezerwacji − literatura z rozdziału 7. Ćwiczenie 4 Dokonaj zmiany wcześniej przyjętej rezerwacji. Sposób wykonania ćwiczenia
  • 32. „Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego” 31 Aby wykonać ćwiczenie powinieneś: 1) zorganizować stanowisko pracy do wykonania ćwiczenia, 2) uruchomić komputerowy program do obsługi recepcji 3) przeanalizować dokument zmiany zgłoszenia rezerwacji, 4) wprowadzić dane do programu obsługi rezerwacji miejsc hotelowych, 5) zaprezentować efekty swojej pracy, 6) dokonać oceny ćwiczenia. Wyposażenie stanowiska pracy: − zestaw komputerowy − program komputerowy do obsługi recepcji − dokumenty przyjęcia rezerwacji − literatura z rozdziału 7. 4.4.4. Sprawdzian postępów Tak Nie Czy potrafisz: 1) uruchomić program komputerowy do obsługi rezerwacji? ¨ ¨ 2) odnaleźć wcześniej przyjętą rezerwację? ¨ ¨ 3) zaznaczyć przewidywany termin realizacji zamówienia? ¨ ¨ 4) wpisać dane osoby/firmy zamawiającej rezerwacji? ¨ ¨ 5) wykorzystać zdobyte wiadomości w praktycznym działaniu? ¨ ¨
  • 33. „Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego” 32 4.5. Metody sprzedaży usług hotelowych, sprzedaż efektywna i bezpośrednia 4.5.1. Materiał nauczania Dlaczego trzeba sprzedawać? Sprzedaż jest integralną częścią fachowej obsługi gości, gdyż wiąże się z zaspokojeniem ich potrzeb i oczekiwań. Prawdę mówiąc, aktu sprzedaży dokonujesz w każdej chwili, choć może sobie z tego nie zdajesz sprawy. Wszystko, co robisz dla gości w imieniu firmy, jest aktem sprzedaży. Czy to będzie: sprzedawanie firmowych − usług, − produktów, − dobrego imienia. Jeżeli jako recepcjonista, dzięki swoim umiejętnościom zawodowym, doprowadziłeś do zarezerwowania przez pewną parę dodatkowego pobytu wypoczynkowego w twoim hotelu - już coś sprzedałeś. Jeżeli jako pracownik ośrodka wypoczynkowego podałeś interesantowi informacje, które zachęciły go do wypoczynku w ośrodku - też już coś sprzedałeś. Jeśli pracujesz jako szef kuchni i przygotowałeś apetycznie wyglądające i smaczne danie - to też coś sprzedałeś. Choć twoja praca jest niepodobna do pracy chodzącego od drzwi do drzwi komiwojażera - to mimo wszystko ty również sprzedajesz - usługi, produkty lub dobre imię firmy. [Altkorn J Marketing w turystyce] System dystrybucji bezpośredniej (direct distribulion system), nazywany niekiedy jednostronnym (unilateral distribution system), polega na sprzedaży produktu konsumentom przez samego wytwórcę. Jest to więc najkrótszy kanał dystrybucji w przekroju pionowym (zero level channel, direct marketing channel). Taki typ dystrybucji stosują linie lotnicze, kolejowe, autobusowe, żeglugowe, wypożyczalnie samochodów, hotele, restauracje i inne. Szerokie stosowanie sprzedaży bezpośredniej wynika stąd, że usługi turystyczne mogą być konsumowane jedynie podczas procesu ich wytwarzania. Bezpośrednia sprzedaż jest najbardziej wskazana, gdy jej przedmiotem są „pojedyncze" usługi, cieszące się dużym popytem. Przedsięwzięcia bardziej kompleksowe (np. objazdowe wycieczki zagraniczne), z ofertą zakupu pakietu usług, wymagają z reguły korzystania z usług pośredników (agencji turystycznych, biur podróży). Większość wytwórców liczących się w turystyce światowej dysponuje krajowymi lub regionalnymi biurami sprzedaży (zwłaszcza towarzystwa lotnicze, linie żeglugowe, łańcuchy wielkich hoteli). Punkty sprzedaży ich produktu (własne, prowadzone wspólnie z innymi dystrybutorami lub na zasadzie leasingu) znajdują się na lotniskach, dworcach, centrach kongresowych i innych miejscach koncentracji podróżnych. Klienci mogą potrzebne usługi kupować z zamiarem natychmiastowego wykorzystania lub rezerwować je. Wiele usług nabywanych jest za pośrednictwem biletów. W ostatnich latach upowszechniają się zautomatyzowane metody bezpośredniej dystrybucji. Automaty do sprzedaży różnych biletów instaluje się na lotniskach, dworcach i w centrach miast. Automatyzacja objęła gastronomię, wymianę walut i pobieranie pieniędzy z kont bankowych za pomocą bankomatów. Dla uzyskania informacji o lotach samolotów oraz terminach przyjazdów i odjazdów różnych środków transportu wykorzystuje się także połączone w sieć osobiste komputery. Sieć osobistych komputerów jest także wykorzystywana do rezerwacji miejsc (teleshopping).
  • 34. „Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego” 33 Rys 13. Rezerwacja internetowa [www.e-rezerwacja.pl] Wielką zaletą bezpośredniej dystrybucji jest jej prostota. Ponieważ podróżny kontaktuje się bezpośrednio z dostawcą, w minimalnym stopniu narażony jest na dezinformację, często czerpiąc jeszcze dodatkowe korzyści zamieniają miejsca w klasie ekonomicznej na miejsca w klasie turystycznej). Jednocześnie przy spełnieniu warunku masowości transakcji - bezpośrednia dystrybucja zapewnia wytwórcom wyższe zyski. Jak już bowiem wspomniano, cena danego produktu turystycznego dla nabywcy na ogół nie zależy od miejsca zakupu. Systemy dystrybucji pośredniej Możliwości rozwojowe dystrybucji bezpośredniej są ograniczone z dwóch podstawowych powodów: po pierwsze - dla wielu wytwórców sprzedaż produktu poprzez własny aparat jest nieefektywna, po drugie - dla wielu turystów wygodniejszy jest zakup u pośrednika niż u wytwórcy. Użyteczność pośrednika w kanale sprzedaży zależy więc od zapotrzebowania ogniwa lub ogniw, które go wyprzedzają, i ogniwa lub ogniw, które po nim następują. Pojęcie pośrednika obejmuje bardzo różne instytucje. Pośredników, którzy trudnią się wyłącznie lub głównie bezpośrednią obsługą konsumentów, określa się dość powszechnie mianem detalistów (retailers).Podstawową grupą detalistów są agencje turystyczne, reprezentujące interesy różnych wytwórców i sprzedające ich usługi. W niektórych krajach wytwórcy wykorzystują jako kanały dystrybucji działy spraw socjalnych przedsiębiorstw i korporacji. W roli pośrednika-sprzedawcy usług występują też coraz częściej supermarkety i domy towarowe'. Agencji nie można jednak traktować jedynie jako „czystych" detalistów. Pełnią one także rolę wytwórców, ponieważ niezależnie od pośredniczenia formują i własne kompozycje produktowe (np. wycieczki objazdowe z bogatymi programami kulturalnymi), sprzedając je bezpośrednio konsumentom. Wielkie agencje przy sprzedaży swoich kompozycji wykorzystują także licznych mniejszych pośredników, występując w roli hurtowników (wholesalers).
  • 35. „Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego” 34 Korzyści związane z funkcjonowaniem pośredników w kanałach sprzedaży można rozpatrywać z punktu widzenia wytwórcy produktu turystycznego i z punktu widzenia jego konsumenta. Dla wytwórcy współpraca z pośrednikami to przede wszystkim zwiększenie możliwości ekspansji na dodatkowe rynki. Tworzenie własnej sieci sprzedaży może być dla wytwórcy nieuzasadnione, zwłaszcza w przypadku małej skali wytwarzania i niewielkich rozmiarów lokalnego rynku. Wskazane jest wówczas powierzenie sprzedaży pośrednikowi, który prowadzi już sprzedaż innych produktów na danym obszarze. Korzystanie z sieci sprzedaży wyspecjalizowanego pośrednika, dysponującego kompleksowym rozpoznaniem popytu w różnych segmentach rynku, rozległymi kontaktami oraz rozbudowaną siecią dystrybucji w kraju i za granicą, jest więc często dla wytwórcy bardziej opłacalne. Firmy pośredniczące zapewniają też wiele korzyści samym turystom. Decyzja o podróży wiąże się z koniecznością posiadania wielu informacji, których uzyskanie od różnych wytwórców wymaga dużego nakładu czasu i środków (korespondencja, rozmowy telefoniczne itp.). Chcąc interesująco spędzić urlop, należy wybrać właściwą miejscowość, zapewnić sobie noclegi, wyżywienie, wynajem samochodu, program wycieczek itp. Zwrócenie się do agencji ułatwia zdobycie wielu informacji redukując liczbę kontaktów między konsumentem a wytwórcami, co ma istotne znaczenie dla obu stron. Dostęp do bogatej informacji turystycznej (prospekty reklamowe, cenniki, informacje ustne), którą dysponują pośrednicy, także w miejscu zamieszkania konsumenta, umożliwia nie tylko zaoszczędzenie czasu i kosztów, lecz również dokonanie racjonalnego wyboru miejsca, czasu i sposobu odbycia podróży. Agencja oferuje bowiem alternatywne kompozycje i standardy usług w różnych krajach i na różnych obszarach. Ogniwa pośredniczące w kanałach dystrybucji zbliżają tym samym obszary wytworzenia i konsumpcji usług, przyczyniając się przy okazji do aktywizacji gospodarczej określonych regionów. Dotyczy to zwłaszcza turystyki międzynarodowej, gdzie poszczególni wytwórcy mogą objąć swoim działaniem tylko niewielki obszar rynku. W miarę wzrostu roli i potencjału ekonomicznego pośredników zmieniają się relacje między uczestnikami kanałów dystrybucji. Dawniej wytwórca samodzielnie wybierał pośrednika. Obecnie wielkie agencje podróżnicze stały się na światowym rynku niezależnymi podmiotami, pełniącymi funkcje integratorów kanałów. Wybierają one samodzielnie kooperantów i podwykonawców, oferujących określone usługi, traktując ich często jako ogniwa w łańcuchu dystrybucji, które wykorzystuje się w rozmaity sposób. Wieloszczeblowy system dystrybucji (miiltilevel distribution system) zakłada istnienie dwóch lub więcej pośredników. Takie kanały są charakterystyczne dla sprzedaży pakietów usług. Poszczególni wytwórcy przekazują swoje produkty hurtownikom (wholesalers lub lour wholesalers)oraz organizatorom podróży (tour operators), którzy łączą je w pakiety usługowe oferowane detalistom, obsługującym konsumentów2 . Do procesu dystrybucji bywają też włączane dodatkowe specjalistyczne organizacje (speciality channelers) jak organizatorzy kongresów, zjazdów, mistrzostw, konsultanci podróży, organizacje społeczne, kompanie podróżnicze, towarzystwa krajoznawcze, kluby myśliwskie itp. Zlecając agencji turystycznej np. organizację naukowego kongresu, trzeba ustalić nie tylko zestaw (1.W Stanach Zjednoczonych AP, będących największym rynkiem turystycznym świata, do małej agencji zalicza się organizacje o rocznym utargu do 2 m)n dolarów, średnich od 3-4 min, dużych od 25 do 49 min, bardzo dużych — 50 min i więcej, (D. Howell, op. cit., s. 283). W 1985 r. w Stanach Zjednoczonych AP istniało 21 167 agencji, z czego 20 427 (96,5%) realizowało utargi do 5 min dolarów, 587 (2,8%) od 5 do 15 min. 111 (0,5%) od 15 do 40 min, 42 (0,2%) - 40 min i więcej („Sontag, Annis and Associates for Travel Weekły", December 22, 1986). 2 Pojęcia „hurtownik" i „organizator podróży" są często używane zamiennie. Mianem „operator" określa się raczej firmy sprzedające pakiety usługowe bezpośrednio konsumentom, natomiast „hurtownikami" nazywane są wielkie przedsiębiorstwa działające na rzecz agencji turystycznych.
  • 36. „Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego” 35 Należy nadmienić, iż ostatnio w turystyce światowej upowszechnia się coraz bardziej pojęcie „tour operator") warunkach analogicznym warsztatem wytwórczym, może ze względu na różne umiejęlności i wysiłki uzyskiwać bardzo różne wyniki. Na zyskowność przedsiębiorstwa duży wpływ wywiera więc sprawność zarządzania. Pewne dziedziny usług turystycznych dają się zarządzać łatwiej, inne - trudniej. Jednakże prowadzenie małych firm (restauracji, pensjonatów, moteli, kawiarń itp.) jest popularne także dlatego, ponieważ nie wymaga wielkich kapitałów a zapewnia możliwości samozatrudnienia rodzin. Często rodzinne „biznesy" zakładają ludzie, którzy wolą pracować na swoim, nawet gdyby zarabiali mniej i trudniej, niż mogliby to robić pracując dla innych. Generalnie w światowym „przemyśle turystycznym" dominują megaagencje, wielkie konglomeraty i łańcuchy hotelowe o roiędzykontynentalnym zasięgu, skupiające poważną część obrotów'. Turystyczne giganty dysponują ogromnymi środkami finansowymi, bardzo rozwiniętym systemem marketingu i innymi strategicznymi środkami umożliwiającymi wyjście na dowolny rynek. Przedsiębiorstwa obsługujące turystów przyjmują różne profile asotymentowe, co wiąże się z ich zasobami kapitałowymi. Wśród wielkich firm daje się zauważyć silną tendencję do poszerzania zakresu specjalizacji. Jest to pochodna kompleksowości popytu turystycznego i ewolucji koncepcji zysku. Odchodzenie od koncepcji „zysku branżowego" (uzyskiwanego ze sprzedaży poszczególnych usług) na rzecz „zysku globalnego",przy zróżnicowanej stopie zysku, osiąganego w różnych branżach w warunkach rozmaitej koniunktury, pozwala maksymalizować jego łączną masę. Rozszerzając profil swojej działalności, przedsiębiorstwa zwiększają zdolność strategicznego manewru i ograniczają ryzyko związane z wąską specjalizacją. Dzięki globalnej wizji można z większą skutecznością prowadzić walkę konkurencyjną niż angażując środki w jakiś jeden jedyny sektor. Wielka firma o szerokim profilu stwarza możliwość wszechstronnego planowania rozwoju. Niektóre segmenty rynku turystycznego bywają do tego stopnia nasycone lub są terenem tak zaciętej walki konkurencyjnej, że stają się mało zyskowne. Dlatego wiele przedsiębiorstw nie chce lokować kapitałów w jednej już eksploatowanej dziedzinie. Unika się zwłaszcza inwestowania w dziedziny „schyłkowe", preferując sektory Specjalizacja pośredników i formy integracji pionowej w kanałach dystrybucji Jak wynika z poprzednich rozważań, uczestnikami kanałów dystrybucji są różne typy przedsiębiorstw. Obok ponadnarodowych megaagencji o światowym zasięgu z powodzeniem działają niewielkie firmy rodzinne, które obsługują mniej wyszukane (a niekiedy bardzo nietypowe) potrzeby różnych środowisk. Wielkość przedsiębiorstwa może być określona za pomocą: 1) zasobów czynników wytwórczych (np. liczba zatrudnionych, liczba łóżek hotelowych, liczba miejsc na kempingu, liczebność miejsc konsumpcyjnych i in.); 2) osiągniętych wyników gospodarczych. Mierniki wielkości przedsiębiorstw nie wykazują jednak silnych wzajemnych związków, a każdy z nich okazuje się w praktyce przydatny do odmiennych celów analitycznych i realizacji rozmaitych zamierzeń z dziedziny organizacji, kierowania i marketingu. Optimum wielkości przedsiębiorstwa turystycznego musi nawiązywać do zasady gospodarności. Z ekonomicznego punktu widzenia, za optymalne można uznać rozmiary firmy, która przy danych nakładach czynników wytwórczych osiąga najlepsze wyniki, albo firmę osiągającą określone wyniki przy najmniejszych nakładach pracy żywej i uprzedmiotowionej. W praktyce optimum wielkości można rozpatrywać z punktu widzenia maksymalizacji zysku lub minimalizacji kosztów przedsiębiorstwa. Jak dowodzą doświadczenia praktyczne, ustalenie chociażby dolnych i górnych granic dla poszczególnych typów przedsiębiorstw jest bardzo trudne, a nawet niemożliwe. Wynika to nie tylko z ogromnej dywersyfikacji rynku turystycznego, który stwarza możliwość i konieczność wychodzenia ze zróżnicowaną ofertą produktową, lecz także z umiejętności wykorzystywania przez
  • 37. „Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego” 36 kierownictwo dostępnych zasobów. Dzięki temu małe rodzinne hoteliki mogą konkurować z wielkimi ekskluzywnymi hotelami, uwzględniając pojemność lokalnego rynku i preferencje nabywców, a także oferując w swoich obiektach zaciszną, domową atmosferę, wysoki stopień integracji z klientem, nie mając problemów z biurokracją trapiącą wielkie organizacje. Małe przedsiębiorstwa mogą wchodzić na segmenty rynku, które dla wielkich korporacji mają charakter marginalny i przez to nieatrakcyjny. Zróżnicowana umiejętność wykorzystywania zasobów sprawia, że dwóch przedsiębiorców, którzy dysponują w tych samych warunkach analogicznym warsztatem wytwórczym, może ze względu na różne umiejętności i wysiłki uzyskiwać bardzo różne wyniki. Na zyskowność przedsiębiorstwa duży wpływ wywiera więc sprawność zarządzania. Pewne dziedziny usług turystycznych dają się zarządzać łatwiej, inne - trudniej. Jednakże prowadzenie małych firm (restauracji, pensjonatów, moteli, kawiarń itp.) jest popularne także dlatego, ponieważ nie wymaga wielkich kapitałów a zapewnia możliwości samozatrudnienia rodzin. Często rodzinne „biznesy" zakładają ludzie, którzy wolą pracować na swoim, nawet gdyby zarabiali mniej i trudniej, niż mogliby to robić pracując dla innych. Generalnie w światowym „przemyśle turystycznym" dominują megaagencje, wielkie konglomeraty i łańcuchy hotelowe o międzykontynentainym zasięgu, skupiające poważną część obrotów". Turystyczne giganty dysponują ogromnymi środkami finansowymi, bardzo rozwiniętym systemem marketingu i innymi strategicznymi środkami umożliwiającymi wyjście na dowolny rynek. Przedsiębiorstwa obsługujące turystów przyjmują różne profile asortymentowe, co wiąże się z ich zasobami kapitałowymi. Wśród wielkich firm daje się zauważyć silną tendencję do poszerzania zakresu specjalizacji. Jest to pochodna kompleksowości popytu turystycznego i ewolucji koncepcji zysku. Odchodzenie od koncepcji ,,zysku branżowego" (uzyskiwanego ze sprzedaży poszczególnych usług) na rzecz „zysku globalnego", przy zróżnicowanej stopie zysku, osiąganego w różnych branżach w warunkach rozmaitej koniunktury, pozwala maksymalizować jego łączną masę. Rozszerzając profil swojej działalności, przedsiębiorstwa zwiększają zdolność strategicznego manewru i ograniczają ryzyko związane z wąską specjalizacją. Dzięki globalnej wizji można z większą skutecznością prowadzić walkę konkurencyjną niż angażując środki w jakiś jeden jedyny sektor. Wielka firma o szerokim profilu stwarza możliwość wszechstronnego planowania rozwoju. Niektóre segmenty rynku turystycznego bywają do tego stopnia nasycone lub są terenem tak zaciętej walki konkurencyjnej, że stają się mało zyskowne. Dlatego wiele przedsiębiorstw nie chce lokować kapitałów w jednej już eksploatowanej dziedzinie. Unika się zwłaszcza inwestowania w dziedziny „schyłkowe", preferując sektory rozwojowe. Licznych przykładów takiej polityki dostarczają towarzystwa kolejowe i żeglugowe, lokujące kapitały w lotnictwie, hotelarstwie i turystycznych agencjach. Poważna liczba linii lotniczych prowadzi własne agencje podróżnicze oferując szeroki asortyment turystycznych usług'. Z racji finansowej potęgi, wielka firma „może kierować rynkiem, na którym dysponuje tylko ograniczonym udziałem, ponieważ jedną z jej broni jest właśnie posiadanie środków na zwiększenie - jeśli zajdzie potrzeba - swego udziału na danym rynku". Najłatwiejszą drogą do poszerzenia działalności o nowe segmenty rynku jest wchłonięcie innych przedsiębiorstw, które mają tam ugruntowaną pozycję. Zachodząca na rynku turystycznym koncentracja jest więc zarówno wynikiem fuzji przedsiębiorstw, jak i tworzeniem od podstaw nowych obiektów. Z punktu widzenia stopnia i form koncentracji kapitału można wyróżnić kilka rodzajów agencji. Megaagencje, jak American Automobile Agency (AAA) czy Thomas Cook, prowadzą regionalne biura w wielu miastach, a w wielkich metropoliach liczne biura są jak gdyby wielkimi domami towarowymi i supermarketami usług. Realizując hurtowe obroty mogą łatwo udzielać różnych rabatów i zniżek. Dzięki zintegrowanym sieciom komputerowym z łatwością oferują dowolne pakiety usługowe zarówno konsumentom, jak i mniejszym agencjom.
  • 38. „Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego” 37 Konsorcja powstały wskutek zrzeszania się niezależnych mniejszych agencji, jako reakcji na konkurencyjne działanie megaagencji. Konsorcjum jest grupą, która stawia sobie za cel jak najlepsze wykorzystanie zasobów zrzeszonych członków. Niezależnie od ponoszenia opłat za członkostwo, warunkami przyjęcia do zrzeszenia bywają też stopa zyskowności i stopień nowoczesność! bazy materialnej. Konsorcja mogą mieć zasięg regionalny, krajowy lub światowy". Zapewniają członkom różne korzyści, jak uzyskiwanie rabatów, wymianę informacji, organizację promocji, organizację giełd turystycznych itp. Odmianą konsorcjum są na wielu rynkach zagranicznych spółdzielnie (cooperalives), będące formą okresowej koncentracji funkcjonalnej1 . Kooperatywa zrzesza niezależne agencje, które porozumiewają się celem realizacji wspólnego celu, najczęściej promocji jakiegoś produktu turystycznego, związanego z określonymi wydarzeniami (np. olimpiada, kongres). „Franchising jest długookresowym porozumieniem dotyczącym współpracy między niezależnymi prawnie podmiotami ekonomicznymi: Przedsiębiorstwem franchise-dawcy oraz jednym lub wieloma przedsiębiorstwami franchise-biorców... z drugiej. W zamian za określone świadczenie pieniężne franchise-dawca udostępnia... franchise-biorcom oryginalny, sprawdzony w wyniku uprzedniej eksploatacji, zespół know-how, obejmujący wypracowaną przez siebie formułę, gamę produktów... oraz formę prowadzenia działalności... kontroluje i koordynuje pracę systemu oraz opracowuje globalną strategię rozwoju dla wszystkich wchodzących w skład łańcucha przedsiębiorstw"2 . Przedsiębiorcy zawierający porozumienie pozostają właścicielami swoich agencji, ale prowadzą działalność pod firmą franchise-dawcy. Zrzeszenia oparte na franchisingu powstały jako forma ułatwiająca konkurowanie z megaagencjami i konsorcjami, a ich zasięg w większości przypadków nie przekracza granic kraju. Do największych porozumień należą amerykańskie Express Trave) i Uniglobe. Porozumienia franchisingowe tworzą agencje organizujące wypoczynek, hotele, zakłady gastronomiczne, wypożyczalnie samochodów. Przystępując do porozumienia przedsiębiorstwa opłacają wpisowe, finansując następnie wspólne wydatki poprzez wpłatę procentu od obrotu. Podstawowymi korzyściami członkostwa są uzyskiwane informacje o potrzebach rynku, koncepcje wariantów produktu turystycznego, wspólna promocja, tańsze hurtowe zakupy u wytwórców oraz szkolenie personelu. Przedsiębiorstwa mogą przystępować do porozumienia jako franchise-biorcy lub same inicjować umowy jako franchise- dawcy, dając w ten sposób impuls do tworzenia dobrowolnego łańcucha. Małe samodzielne agencje (smali independent agencies) mogą zatrudniać zaledwie kilka osób. Przy właściwym doborze profilu usług pełnią one na tle wielkiego turystycznego przemysłu rolę swoistych „turystycznych boutique'ów". Warunkiem ich powodzenia jest - jak JUŻ wspomniano - znalezienie właściwego segmentu rynku. Mogą to być np. tanie wczasy w jakiejś miejscowości, wyjazdy po zakupy używanych maszyn czy samochodów, obsługa emerytów lub emigrantów'. Kluczem do sukcesu może być także lokalizacja na prowincji. Źródłem zyskowności małych agencji - poza wcześniej omówionymi czynnikami - są m.in. oszczędności na kosztach zarządzania i czynszach za najem lokali. Aby zaspokoić popyt różnych grup nabywców, agencje muszą dywersyfikować oferowany produkt, dostosowując w ten sposób profil działalności do potrzeb rynku. Uwzględniając kryterium przedmiotu sprzedaży (asortymentu), agencje można podzielić na uniwersalne i specjalistyczne. Agencje uniwersalne (general agencies) nazywane też agencjami o pełnych funkcjach (full-service agencies) oferują wszelkie rodzaje usług transportowych (pociąg, samolot, autobus, rent-car, statek) oraz wszystkie rodzaje zakwaterowania wraz z usługami towarzyszącymi. Organizują rozmaite rodzaje wycieczek począwszy od zwiedzania muzeów a kończąc na polowaniach na egzotyczne zwierzęta. W krajach gospodarczo rozwiniętych ok. 60 potencjału agencji angażują imprezy związane ze spędzaniem wolnego czasu, ok. 40% z podróżami służbowymi. Oferując produkt, uwzględnia się także różne możliwości finansowe nabywców. Uniwersalne agencje działają więc zgodnie ze strategią mnożenia ..globalnego zysku". Większe agencje mają zwykle struktury organizacyjne zróżnicowane na podstawie kryterium rodzaju
  • 39. „Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego” 38 turystyki i przestrzeni. Komórki organizacyjne są więc skupione w pionach podróży służbowych (commercial department) oraz podróży rekreacyjnych (yacation department), które z kolei dzielą się na wydziały turystyki krajowej i zagranicznej. W metropoliach, gdzie istnieją pojemne zdywersyfikowane rynki, agencje prowadzą też biura zorientowane na obsługę specyficznych grup konsumentów. Kryteriami takiej specjalizacji są potrzeby ludzi starszych, miłośników przygód, osób samotnych, głuchoniemych itp. Agencje komercjalne (commercial travel agencies} specjalizują się w obsłudze podróży służbowych działając na rzecz instytucji państwowych i sektora prywatnego. Działalność taka odbywa się także na podstawie długofalowych umów. Warunkiem działania są względnie trwałe rozmiary popytu, który nie podlega wahaniom sezonowym, a także szczególne wymagania osób podróżujących w celach służbowych (np. szybkość przelotu i przejazdu do miejsca przeznaczenia, warunki zakwaterowania, wyposażenie hoteli w środki łączności, komputery itp). Agencje organizujące wyjazdy wypoczynkowe (wcation and leisure agencies) oferują własne programy wycieczek i pobytów lub występują w roli pośredników. Programy mogą mieć charakter masowy lub indywidualny. Indywidualizacja tych programów wpływa na dywersyfikację cen. W krajach dysponujących szerokim dostępem do morza działa wiele agencji specjalizujących się w organizowaniu rejsów wycieczkowych (all-cruise agencies). Rejsy odbywają się według określonych marszrut i połączone są ze zwiedzaniem różnych obiektów. Niektóre rejsy trwają kilka miesięcy i zakładają wizyty nawet w 30 portach, z czym łączą się bogate programy krajoznawcze, kulturalne i rozrywkowe. Turystyka morska jest najczęściej kosztowna. Agencje organizujące rejsy są z reguły własnością linii żeglugowych dysponujących statkami wycieczkowcami (np. Cunard, Royal Viking Linę, Royal Caribbean Cruise Linę, Holland Ainerica). Podsumowując, należy stwierdzić, że zmiany w kanałach dystrybucji następują pod wpływem czynników demograficznych, społecznych, kulturowych i ekonomicznych. Zależą one także od potencjału kapitałowego uczestników kanałów oraz organizacyjnego i technicznego postępu, który przenika z różnych krajów na zasadzie efektu demonstracji, przepływu licencji i know-how oraz tworzenia się firm ponadnarodowych. Rozmaite potencjały techniczno-ekonomiczne przedsiębiorstw turystycznych przesądzają też o różnych ośrodkach integracji i dominacji w kanałach. Na tym tle można objaśnić, dlaczego na rynku integratorami kanałów bywają zarówno wielcy wytwórcy, jak i wielcy pośrednicy oraz rozpatrywać mechanizm poszerzania przez integratorów profilów ich działalności. Ponieważ potrzeby wytwórców i konsumentów produktu turystycznego są różne, konieczna jest heterogenność kanałów dystrybucji i zmienność w czasie icłi struktur funkcjonalnych i instytucjonalnych. Wymaga to także stosowania różnych form porozumień umownych i strukturalnych. Jednocześnie zróżnicowanie determinantów rynku turystycznego w poszczególnych krajach i regionach jest bardzo znaczne. Wypływa stąd wniosek, że również takich rozwiązań, które w określonych warunkach miejsca i czasu uzyskały wysoką ocenę, nie wolno adaptować bez uprzednich analiz i przemyśleń. 4.5.2. Pytania sprawdzające Odpowiadając na pytania, sprawdzisz, czy jesteś przygotowany do wykonania ćwiczeń. 1. W jaki sposób mogą być sprzedawane usługi hotelowe? 2. Na czym polega sprzedaż bezpośrednia usług hotelowych? 3. Jakie są sposoby zwiększania sprzedaży usług hotelowych?
  • 40. „Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego” 39 4.5.3. Ćwiczenia Ćwiczenie 1 Uzgodnij z przedstawicielem firmy warunki realizacji sprzedaży usług hotelowych Aby wykonać ćwiczenie powinieneś: 1) zorganizować stanowisko pracy 2) zapoznać się z materiałem dotyczącym , 3) sporządzić zestaw pytań i uwag przygotowujących do przyszłej rozmowy z klientem 4) przeprowadź rozmowę z kolegą odgrywającym rolę klienta zamawiającego usługę hotlarską 5) zaprezentować efekty swojej pracy. 6) dokonaj oceny wykonanego ćwiczenia Wyposażenie stanowiska pracy: − literatura z rozdziału 6. Ćwiczenie 2 Zaproponuj możliwe do wykorzystania sposoby sprzedaży usług hotelowych: Aby wykonać ćwiczenie powinieneś: 1) zorganizować stanowisko pracy 2) zapoznać się z materiałem dotyczącym 3) sporządź schemat kanałów dystrybucji usług hotelarskich 4) sporządzić instrukcję szkolenia temat sprzedaży bezpośredniej usług hotelarz prowadzonego dla ucznia przygotowywanego do pracy w recepcji 5) zaprezentować efekty swojej pracy, 6) dokonać samooceny. Wyposażenie stanowiska pracy: − arkusz ćwiczeniowy − przybory do pisania − literatura z rozdziału 6. Ćwiczenie 3 Zaproponuj możliwe do wykorzystania sposoby zwiększenia sprzedaży usług hotelowych. Aby wykonać ćwiczenie powinieneś: 1. zorganizować stanowisko pracy 2. zapoznać się z materiałem dotyczącym 3. przedstawić formie plakatu propozycję działań mogących zwiększyć sprzedaż usług hotelowych. 4. zaprezentować opracowane propozycje, 5. dokonać oceny wykonanego ćwiczenia. Wyposażenie stanowiska pracy: − arkusz ćwiczeniowy − przybory do pisania − literatura z rozdziału 7.
  • 41. „Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego” 40 4.5.4. Sprawdzian postępów Tak Nie Czy potrafisz: 1) wskazać sposoby sprzedaży usług hotelarskich? ¨ ¨ 2) przedstawić sposoby wpływania na skuteczność sprzedaży usług hotelarskich ¨ ¨ 3) opisać zasady obowiązujące podczas sprzedaży bezpośredniej ¨ ¨ 4) określić sposoby zwiększania oferty usług świadczonych przez hotel ¨ ¨
  • 42. „Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego” 41 5. SPRAWDZIAN OSIĄGNIĘĆ INSTRUKCJA DLA UCZNIA 1. Przeczytaj uważnie instrukcję. 2. Podpisz imieniem i nazwiskiem kartę odpowiedzi. 3. Zapoznaj się z zestawem pytań testowych. 4. Udzielaj odpowiedzi tylko na załączonej karcie odpowiedzi: − w pytaniach wielokrotnego wyboru zaznacz prawidłową odpowiedź X (w przypadku pomyłki należy błędną odpowiedź zaznaczyć kółkiem, a następnie ponownie zakreślić odpowiedź prawidłową), − w pytaniach z krótką odpowiedzią wpisz odpowiedź w wyznaczone pole, − w zadaniach do uzupełnienia wpisz brakujące wyrazy, 6. Pracuj samodzielnie, bo tylko wtedy będziesz miał satysfakcję z wykonanego zadania. 7. Kiedy udzielenie odpowiedzi będzie Ci sprawiało trudność, wtedy odłóż jego rozwiązanie na później i wróć do niego, gdy zostanie Ci wolny czas. 8. Na rozwiązanie testu masz 60 min. Powodzenia
  • 43. „Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego” 42 ZESTAW ZADAŃ TESTOWYCH 1. Wymień podstawowe usługi świadczone przez zakład hotelarski. 2. Jak klienci mogą dokonywać rezerwacji miejsc hotelowych wskaż 4 przykłady 3. Wskaż prawidłową odpowiedź. a) Rezerwacja dokonywana bezpośrednio w hotelu może dotyczyć pobytu tylko tej osoby, która zgłosiła rezerwację b) Rezerwacja dokonywana bezpośrednio w hotelu jest zawsze rezerwacją niegwarantowaną. c) Rezerwacja dokonywana bezpośrednio w hotelu jest pełnoprawną formą zawarcia umowy rezerwacji d) Rezerwacja dokonywana bezpośrednio w hotelu może dotyczyć pobytu zakwaterowania osoby zgłaszającej rezerwację 4. Umowa zapewniająca biuru podróży określoną liczbę miejsc w ustalonym czasie, z których nie można wcześniej zrezygnować to: a) Rezerwacja wstępna b) Rezerwacja gwarantowana c) Rezerwacja okresowa d) Rezerwacja stała 5. Rezerwacja zawarta telefonicznie (zaznacz prawidłową odpowiedź) a) nie wymaga potwierdzenia na piśmie. b) zawsze wymaga potwierdzenia na piśmie. c) na życzenie klienta powinna być potwierdzona na piśmie d) mimo życzenia klienta hotel nie musi potwierdzać rezerwacji 6. Kiedy hotel może odmówić przyjęcia rezerwacji? a) nigdy b) gdy w hotelu nie ma już wolnych miejsc c) tyko przy telefonicznym zgłoszeniu rezerwacji d) gdy inni klienci tego zarządzają 7. Rezerwacja polegająca na uzgodnieniu terminu, w którym hotel otrzyma potwierdzeni rezerwacji, w przypadku nieotrzymania stosownego potwierdzenia, rezerwacja zostaje anulowana / be żadnych konsekwencji dla obu stron to: a) Rezerwacja wstępna b) Rezerwacja gwarantowana c) Rezerwacja okresowa d) Rezerwacja stała 8. Wyjaśnij na czym polega - Afiliowana sieć rezerwacji 9. Jakie korzyści daje możliwość korzystania z Centralnych Systemów Rezerwacji? 10. Sprzedaż usług hotelarskich przez biura podróży i agencje turystyczne to a)sprzedaż pośrednia b)sprzedaż bezpośrednia c) sprzedaż kredytowa d) sprzedaż rezerwowana
  • 44. „Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego” 43 11. W przypadku zawarcia umowy gwarantowanej hotel a) Może obciążyć gościa, który nie zgłosił się w terminie, kosztami niezrealizowanego noclegu. b) Nie może obciążyć gościa, który nie zgłosił się w terminie, kosztami niezrealizowanego noclegu. c) Musi obciążyć gościa, który nie zgłosił się w terminie, kosztami niezrealizowanego noclegu. d) Musi obciążyć gościa, który nie zgłosił się w terminie, kosztami niezrealizowanego noclegu tylko wtedy gdy nie uda się hotelowi sprzedać tych noclegów komuś innemu. 12. Jak nazywana jest umowa, która polega na uzgodnieniu terminu, w którym hotel otrzyma potwierdzeni rezerwacji, a w przypadku nieotrzymania stosownego potwierdzenia, rezerwacja zostaje anulowana / be żadnych konsekwencji dla obu stron ? 13. Sprzedaży produktu konsumentom przez samego wytwórcę nazywamy 14. Wymień formy płatności jakie mogą być za usługi hotelarskie. Podaj przykłady. 15. Przyjmując rezerwację, w celu zabezpieczenia finansowego, zwłaszcza dużych kontraktów, (zaznacz właściwą odpowiedź) a) hotel może żądać dokonania przedpłaty. b) Nie ma prawa żądać dokonania przedpłaty, gdy klientem jest znana firma c) Nie ma prawa żądać dokonania przedpłaty od klientów indywidualnych d) hotel może żądać dokonania przedpłaty tylko od biur podróży 16.Wymień dodatkowe usług jakie poza noclegiem i podstawowym wyżywieniem hotel może zaoferować firmie zamawiającej organizację szkoleń w hotelu 17.Określ czas pobytu gościa – w dobach hotelowych, który zgłasza przybycie do hotelu o godz. 15.00 dnia 12 maja, wyjazd o godz. 11.00 dnia 14 maja klient rezerwuje pobyt na ………. Doby 18.przedstaw procedurę anulowania przyjętej rezerwacji 19.wymień zasady obowiązują przy wypełnianiu formularza zgłoszenia rezerwacji. 20.Przedstaw sposób postępowanie recepcji przy odmowie przyjęcia rezerwacji
  • 45. „Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego” 44 KARTA ODPOWIEDZI Imię i nazwisko …………………………………………………….. Rezerwacja usług w zakładzie hotelarskim Zakreśl poprawną odpowiedź Nr zadania Odpowiedź Punktacja 1. 2. - - - - 3. a b c d 4. a b c d 5. a b c d 6. a b c d 7. a b c d 8. 9. 10. a b c d 11. a b c d 12. 13. 14. - - - - 15. a b c d 16. 17. 18.
  • 46. „Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego” 45 19. 20. Razem:
  • 47. „Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego” 46 6. LITERATURA 1. Adamowicz A.: Wolak G. Jak być hotelarzem. Krakowska Szkoła Hotelarska. Kraków 2004 2. Altkorn J.: Marketing w turystyce.: Wydawnictwo Naukowe PWN , Warszawa 2002 3. Anna Thunhurst .: Fachowa obsługa gości Działalność biura recepcji. Polska Agencja Promocji Turystyki , Warszawa 1996 4. Appa R.: Fachowa obsługa gości. Jak zadowolić gości PAPT , Warszawa 1996 5. Gałecki R. rd.: Skuteczne prowadzenie obiektu hotelarskiego i gastronomicznego. PZH, Warszawa 2000 6. Knowles T.: Zarządzanie hotelarstwem i gastronomią, PWE, Warszawa 2001 7. Kubicki M.: Organizacja i technika pracy hotelarstwie WSE Warszawa 1998 8. Medlik.S.: Leksykon podróży turystyki i hotelarstwa. Wydawnictwo Naukowe PWN. Warszawa 1995 9. Organizacja i technika pracy w hotelarstwie. Krakowska szkoła hotelarska Kraków 2001 10. Praca zbiorowa: Organizacja pracy w hotelarstwie. Polskie Zrzeszenie Hoteli. Warszawa 1999 11. Witkowski Cz.: Podstawy hotelarstwa. WSE, Warszawa 1999 12. Czasopism branżowe: Hotelarz, Doradca hotelarza. 13. Portale internetowe: hotelarz.pl, hotele.net - baza noclegowa, Hotele Polskie 14. Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o usługach turystycznych Dz.U. 1997 nr 133 poz. 884 tekst ujednolicony za www.isip.sejm.gov.pl/prawo