Ringkasan dokumen tersebut adalah: Dokumen tersebut membahasakan konsep pengurusan tangkas (agile) dan penerapannya dalam organisasi, khususnya Universiti Teknologi MARA (UiTM). Ia menjelaskan prinsip dan amalan pengurusan tangkas serta manfaatnya bagi peningkatan produktiviti dan keberkesanan organisasi.

1. ppuitm.uitm.edu.my

2. Set Minda Melalui CTI-PCI
Oleh: YBhg. Prof. Dato’ Dr Abu Bakar Abdul Majeed
Rektor UiTM Cawangan Selangor
Majlis Perasmian Penutup
Oleh: YBrs. Puan Hajah Sa'adah Ibrahim,
Pendaftar UiTM
Merangkap Penasihat PPUiTM

3. PENGURUSAN TANGKAS
Doing Agile
Being Agile
SEMINAR PENGURUSAN PENTADBIR 2019
PERSATUAN PENTADBIR UITM
AZIDA AZMI
Institute of Leadership and Development UiTM
24 Disember 2019

5. AGENDA
Prinsip Pengurusan Tangkas
Pengurusan Tradisional dan Pengurusan Tangkas
Adaptasi Pengurusan Tangkas (Minda & Budaya)
Konsep dan Teknik Perlaksanaan
Tadbir Urus Tangkas

6. From organizations as
“machines”……
To organizations as “organisms”……
Disruptive
“Digital Revolution”
Sumber : McKinsey & Company, Jan 2018,
The five trademarks of agile organizations
REVOLUSI BUDAYA KERJA TANGKAS
6
•BIG DATA AND ANALYTICS.
•AUTONOMOUS ROBOTS
•SIMULATION
•HORIZONAL AND VERTICAL
SYSTEM INTEGATION.
•THE INDUSTRIAL INTERNET OF THINGS
•CYBERSECURITY
•THE CLOUD
•ADDITIVE MANUFACTURING

7. KRONOLOGI AGILE
Metodologi Agile diasaskan pada tahun 1930s di
mana Ahli Fizik dan Ahli Statistik (Walter
Shewahart) mula mengaplikasi kitaran Plan-Do-
Study-Act (PDSA) dalam menghasilkan
penambahbaikan ke atas produk dan proses.
Pada tahun 2001, seramai 17 orang
‘organizational anarchists’ telah membangunkan
manifesto ‘Agile Software Development’.
7
Sumber : smartinsights.com, 4 Oktober 2019, An Introduction To The Agile Mindset

8. The word agility (Latin) agere, means “to drive, act,” implying a
sense of ownership, and the ability to drive something forward.
Agility has three characteristics important to project management
Sense of ownership and authority,
Quick and easy changes of direction, and
Resourceful and adaptable.
White, K. R. J. (2008).
DEFINATION OF AGILITY

9. BUDAYA KERJA TANGKAS
Responsif terhadap perubahan sekeliling dan
tidak terikat kepada proses dan prosedur yang
rigid. Terma agile merujuk kepada proses
pembangunan software yang tangkas di mana
ianya lebih fleksibel dan mengikut keperluan
semasa berbanding kaedah lama yang rigid
dan statik mengikut perancangan asal.
Forbes, 17 October 2017
9
TANGKAS : SERANGKAIAN NILAI DAN PRINSIP
(bukan metodologi, kerangka atau proses semata-mata)

10. 1
2
3
Fleksibiliti
Agihan Tanggungjawab
4
5
Autonomi
Formaliti Terhad
Maklum Balas Segera
CIRI-CIRI PENTING DALAM BUDAYA KERJA TANGKAS
Forbes, 17 October 2017
10

11. Smart With Gartner, 23 Disember 2015,
Five Principles for Leading an Agile
Culture
1
2
3
Manusia Berbanding Proses
Dinamik Berbanding Dokumen
4
5
Penyesuaian Berbanding Preskriptif
Kepimpinan Berbanding Pengurusan
Kolaborasi Berbanding Penyampaian Arahan
PRINSIP AGILE KE ARAH ERA DIGITAL
11

12. 1
2
3
Fokus kepada individu dan interaksi berbanding proses dan instrumen
Fokus terhadap penghasilan produk yang lebih baik berbanding
dokumen yang komprehensif
4
Bertindak balas ke atas perubahan berbanding statik mengikut
perancangan
Kolaborasi bersama pelanggan berbanding rundingan perjanjian
(kontrak)
4 NILAI MANIFESTO TANGKAS
12

13. 12 PRINSIP MANIFESTO TANGKAS
13
1. Kepuasan hati pelanggan menerusi
penyampaian produk berterusan
2. Kelompok pecahan tugasan yang pelbagai
kepada satu kumpulan agar proses
penyampaian lebih cepat, mudah diurus dan
diubah mengikut keperluan
3. Penyampaian Perkhidmatan yang menepati
garis masa yang ditetapkan
4. Kolaborasi di antara pemegang taruh secara
kerap bagi memastikan hala tuju yang tepat
5. Mewujudkan persekitaran kerja yang
menyokong bagi meningkatkan motivasi staf
dalam mencapai sasaran yang ditetapkan
6. Fokus kepada komunikasi secara bersemuka
berbanding kaedah lain
7. Ukuran kejayaan adalah menerusi
keberhasilan produk
8. Konsisten dalam memastikan kepantasan
penyampaian
9. Mengekalkan tahap kualiti produk dengan
memberi tumpuan terhadap perincian
teknikal
10.Fokus kepada aspek ringkas dalam
penyampaian
11.Menggalakkan pengurusan kendiri dalam
pasukan
12.Melaksanakan refleksi ke atas pencapaian
untuk tujuan penambahbaikan berterusan

14. Berita Harian Online, 23 Julai 2018,
76 peratus pekerja Malaysia Pilih Kerja Pejabat
BUDAYA KERJA TANGKAS VS PEKERJA DI MALAYSIA
Memilih untuk
bekerja di
pejabat
dengan waktu
bekerja yang
terancang
kerana
persekitaran
pejabat
memberi
galakan
kepada
pekerja untuk
lebih fokus.
Mahukan
kebebasan
dalam
membuat
keputusan
dalam
menentukan
di mana, bila
dan
bagaimana
mereka mahu
melakukan
kerja mereka.
Merasakan
bahawa
pekerjaan
yang lincah
dan tangkas
akan
mengganggu
kehidupan
peribadi
mereka
Pekerja yang
mewakili
golongan belia
merasa lebih
tertekan
berbanding
dengan
pekerja yang
lebih matang
dalam
kalangan umur
antara 55
hingga 67
tahun (39
peratus)
Pekerja yang lebih
matang juga lebih
menyukai pekerjaan
yang tangkas kerana
mereka percaya ia boleh
meningkatkan kepuasan
kerja secara keseluruhan
dan menganggap
aturan kerja fleksibel juga
memainkan peranan
penting dalam
meningkatkan
keseimbangan kerja dan
kehidupan mereka.
76% 90% 63% 68%
14
Tinjauan oleh Ranstad’s Workmonitor
dijalankan pada bulan Januari dan
Februari 2018 dengan saiz sampel
minimum adalah sebanyak 400 temu
bual.

15. Backlog Deploy
Agile
Waterfall vs Agile
Requirement
Design
Implementation
Testing
Maintenance
TPM : Do it right
APM :Get it done

16. TPM VS APM

20. MOST 5 VALUABLE BENEFITS OF AGILE METHODOLOGY

21. According to the Project Management Institute
more than 70% of organizations have incorporated an Agile
approach, and
Agile projects are 28% more successful than traditional projects.
Andrew C, 2019

22. KERANGKA AGILE (ONION)
22
Sumber : smartinsights.com, 4 Oktober 2019, An Introduction To The Agile Mindset

23. CYNEFIN MODEL
The mindset is defined by just three beliefs:
 The complexity belief
 The people belief
 The proactive belief
Agile Domain
(Experts)
Agile Domain
? - Disorder Domain
3 Pillars of Scum
Agile Domain
Given the right environment (safety, respect,
diversity and inclusion) and a motivating
purpose, it is possible for trust and self-
organisation to arise.
Powers S, 2018
AGILE MINDSET
From this mindset
you can derive all the agile values, principles, practices, and tools,
in the agile onion.

24. Minda AGILE
FIXED MINDSET
• Mencari kesempurnaan
untuk mengelakkan
kegagalan (Expert)
• Hanya fokus
menghasilkan apa yang
diketahui
• Percaya bahawa
kekuatan individu
adalah anugerah semula
jadi dan tidak boleh
dibina
GROWTH MINDSET
• Mencari peluang
peningkatan dan
pembangunan
(Learners)
• Sentiasa menambahbaik
keupayaan sedia ada
• Percaya bahawa
kekuatan individu dapat
dibangunkan dengan
usaha
BENEFIT MINDSET
• Sentiasa melakukan yang
terbaik untuk kebaikan
bersama
• Fokus kepada tujuan
melaksanakan sesuatu
perkara
• Percaya bahawa
pembangunan kekuatan
individu berupaya
menyumbang kepada
sesuatu yang lebih
bermakna untuk masa
hadapan

26. DOING AGILE : BEING AGLE
 Doing Agile doesn’t always equal being
Agile. By solely applying Agile practices —
such as Iterations, User Stories, Standups
and Artifacts — you can’t get the best
results.
 Getting an Agile mindset requires a shift in
behaviours, attitudes, and habits. For
example, many teams just adopt several
aspects of Scrum — Stand-Up Meetings
and bi-weekly Planning Sessions — but
don’t actually adopt the Agile way of
thinking. They follow some of the practices,
without being able to actually say what
purpose is served by those practices.

27. McKinsey & Company, 2018
THE FIVE TRADEMARKS OF AGILE ORGANIZATIONS
27

28. AGILE METHODOLOGY / DEVELOPMENT

31. https://www.bearingpoint.com/en/ou
r-success/thought-leadership/faster-
higher-stronger-government-
administrations-can-sprint-too/
AGILE CYCLE
31

32. THREE ESSENTIAL SCRUM ROLES
 The Product Owner lays out the requirements for the
project, and is responsible for the correct product
being created. They know what is needed for potential
users and stakeholders, and when it is needed.
 The Scrum Masters aim to make the workflow
as efficient as possible, by removing
impediments, overseeing and continuously
improving the development process.
 The cross functional and self-motivated Development
Team are there to provide technical solutions to
business problems, whilst ensuring reliability,
scalability, monitoring, and alerting the Product
Owners/Scrum Masters of any issues.
 All three roles combine their responsibilities to create
a functionally appropriate, on-time, and competent
product. A good Scrum team contains an array of skills,
and members cross-train each other so that no person
bottlenecks progress. They are usually tight-knit, work
in the same space, and are composed of 5-7 members.
The best Scrum teams approach projects with
a ‘we’ basis, and helping each other is a key part of
work.
DAXX TEAM. 2017

33. AGILE PROJECT MANAGEMENT (APM) IS AN ITERATIVE APPROACH
TO PLANNING AND GUIDING PROJECT PROCESSES
DAXX TEAM. 2017

35. Energize People
THE
MANAGEMENT
3.0 MODEL
Empower Teams
Align Constraints
Develop Competence
Grow Structure
Improve Everything
Jurgen Appelo,2011

36. AGILE : THE MANAGEMENT 3.0 MODEL
Jurgen Appelo,2011

37. JURGEN APPELO,2011
Vision without purpose is just a good idea :
Peter Senge , The Fifth Discipline

38. JURGEN APPELO,2011

39. JURGEN APPELO,2011

40. JURGEN APPELO,2011

41. JURGEN APPELO,2011

42. Digital Authentication
Cyber Security
I-SPEED
DIGITAL ETHICS
& VALUES
AGILE
GOVERNANCE
Speed, Productivity
Effectiveness,
Efficiency
DeliveryInfostructure
QR Code
MYREN-X
SMART CAMPUS
Social
Analytics
Mobile
Cloud
Cloud
Datuk Ir. Dr. Siti Hamisah Tapsir, Ketua Pengarah,
Jabatan Pendidikan Tinggi, Januari 2018 42
KEPERLUAN AGILE DALAM PENDIDIKAN TINGGI

43. 43
Luna, A. J. D. O., Kruchten, P., & de Moura, H. P. (2015).
Agile governance theory: conceptual development.
BIDANG TUMPUAN
TADBIR URUS TANGKAS UITM
“The application of agility upon the system
responsible for sense, respond and
coordinate the entire organizational body:
the governance (or steering) system”.
“Agile governance is the ability of human
societies to sense, adapt and respond rapidly
and sustainably to changes in its
environment, by means of the coordinated
combination of agile and lean capabilities
with governance capabilities, in order to
deliver value faster, better, and cheaper to
their core business.”
Proses Pembuatan Keputusan
Proses Penyampaian Perkhidmatan
AGILE GOVERNANCE
1
2

44. TADBIR URUS TANGKAS
Tadbir urus tangkas merujuk kepada keupayaan
individu dalam organisasi memahami,
menyesuaikan diri dan bertindak balas dengan
pantas dan berkesan terhadap perubahan
persekitaran menerusi aplikasi tangkas dan kejat
bagi meningkatkan keupayaan tadbir urus untuk
memberi perkhidmatan yang lebih baik, cepat dan
murah.
44
Luna, A. J. D. O., Kruchten, P., & de Moura, H. P. (2015).
Agile governance theory: conceptual development.

45. 45
IndeksTadbirUrus(ITU)
2015
ModelTadbirUrus
1UiTM:Multisistem
GarisPanduan
Pengurusan
LPU
Komposisi KampusCawangan
Mulai 1 Jun 2017
2017/2018
StrukturTadbirUrus
1UiTM:Multisistem
Manual TadbirUrus
1UiTM:Multisistem
EdisiPertama
2016
Tadbir Urus 1UiTM:Multisistem

46. 201920182017
Skor Purata - 70%
(Sederhana Gembira)
Happiness Index 2017
9,654 responden
Happiness Index 2018
7,400 responden
Tinjauan Kualiti SM dan
Kualiti Perkhidmatan
1,462 responden
Fakta Kaji Selidik
Skor Purata - 71%
(Sederhana Gembira)
Skor Purata - 3.95*
1
*Skala :
1 - Sangat Tidak Setuju
2 - Tidak Setuju
3 - Tidak Pasti
4 - Setuju
5 - Sangat Setuju
4.18
3.82
3.95
3.99
3.81
3.94
3.96
Kompetensi
Budaya Kerja
Kepimpinan
Inovasi
Komunikasi
Kualiti Perkhidmatan
Prestasi Kerja
46
73%
60%
75%
62%
71%
62%
69% 68%
77%
68% 69%
60%
73%
68% 69%
79%
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
2017 2018
2 3 4 5 6 7 8
Asas penentuan Inisiatif

47. 4,83
4,67
4,67
4,71
3,02
3,26
3,33
3,43
Integriti
Akauntabiliti
Pengamanahan
Ketelusan
7 Item
4,47
4,48
4,5
4,49
2,96
2,89
2,99
3,22
Integriti
Akauntabiliti
Pengamanahan
Ketelusan
7 Item
Skala :
5 – Cemerlang
4 - Baik
3 - Sederhana
2 - Memuaskan
1 - Lemah
Penilaian Kendiri Atas Talian
6 Item
6 Item
6 Item
Semakan Pengukuhan Tadbir Urus
12UiTMCawangan
TERAS 1: PEMANTAPAN TADBIR URUS
47
27Fakulti
4.48
3.0
4.72
3.26
Indeks Tadbir Urus UiTM – Penilaian 2018

48. 1
2
3
Dasar dan Polisi (Agile Governanace)
Dokumen Rujukan Tadbir Urus (DPocket)
Audit Pematuhan Etika
4
5
6
Penurunan kuasa (empowerment) dengan akauntabiliti
Kawalan dan pemantauan di PTJ
Self-Governing melalui sistem Indeks Tadbir Urus Tangkas
Proses yang tangkas (speed)
Penyampaian cekap dan berkesan + kualiti menerusi sistem atas talian
7 Pemantapan Fungsi Majlis Rektor
8 Penggabungan Fakulti/PTJ/JK sedia ada
48
Inisiatif Tadbir Urus UiTM 2020-2025

49. TIME LINE PENGGUNAAN SISTEM
2018 (2 Modul)
• Modul Perkhidmatan (SKT dan
Prestasi)
• Modul Perkhidmatan (Cuti)
Disember 2019 (13 Modul)
• Modul Perancangan Sumber Manusia
• Modul Perkhidmatan
• Modul Sistem Penggajian
• Modul Pengambilan & Penempatan
Staf
• Modul Peningkatan Kerjaya
• Modul Analisi HR
• Modul Latihan
• Modul Pelan Penggantian
• Modul Integriti
• Modul Perubatan
• Modul Kebajikan & Kemudahan Staf
• Modul Psikologi
• Analisis HR
• Sistem Penggajian
HR2U (Dibangunkan
mulai 2017)
• 90% Automasi dan
Integrasi Sistem
• 10% Guna Tenaga Kerja
(Semakan Dokumen &
Key In Data)
STARS (2001-2017)
• 40% Sistem Elektronik/
Intranet
• 60% Manual
Info
49
HR2U (Sistem Pengurusan Sumber Manusia)

50. Maklumat Peribadi/Keluarga
Maklumat Akademik
Perubatan
Latihan/Kompetensi
Sumbangan dan Penglibatan
Anugerah/Pengiktirafan
Penulisan/Penerbitan/Penyelidikan
Peningkatan Kerjaya
Maklumat Perkhidmatan
Tatatertib/Disiplin
Maklumat Jabatan
Maklumat Penarafan/Pengiktirafan
Maklumat Jawatan/ Staf
Maklumat Prestasi (KPI/PI)
Maklumat Inisiatif Strategik
Maklumat Kewangan/Bajet
Maklumat Harta/Aset Bawah Kawalan
Maklumat Perkhidmatan/Fungsi Jabatan
Maklumat Penemuan/Teguran Audit
Maklumat Penyelidikan/Penerbitan
Sistem Sokongan
FAIS SIMS
AIMS
ICON PRISM
A
IRES FMS
myATP
IQ
WILS
BSU
MPCARD
Attendance
System
50
Inisiatif 2020-2025
FAIS – Fainancial Accounting Information System
SIMS – Student Information Management System
AMS – Academic Information Management System
ICON – Integrated Consultancy System
PRISMA – Publication Repository Information System Management
ICRESS – Integrated Course Registeration and Seheduling System
FMS – Facility Management System
MyATP – Sistem Amanah Tugas Pensyarah
MPCARD – Sistem Kad Staf
IQ – Sistem Latihan Staf
WILS – Web-Based Integrated Library Management System
Attendance System
BSU – UiTM Booking System
DASHBOARD STAF
UiTM INTERGRATED DASHBOARD
DASHBOARD JABATAN
*Colleges/Branch’s Impact Rancking
Sistem Maklumat Berkualiti

51. 1
2
3
KEPERLUAN SET KEMAHIRAN
BERTERASKAN KOMPETENSI
SRTUKTUR DAN SISTEM TADBIR URUS
YANG KOMPLEKS
51
TUNTUTAN PENDIDIKAN MASA KINI
(EDUCATION 5.0)
4 CORPORATE MINDSET
5 REVOLUSI INDUSTRI 4.0
6 MEREFORMASI TADBIR URUS KE ARAH
AGILE GOVERNENANCE
WHAT NEEDS TO CHANGE?
• Tuntutan pendidikan masa kini
• Harapan tinggi masyarakat
• Persaingan sengit
Cabaran Pentadbir

52. 1
2
3
TINGKATKAN SET KEMAHIRAN BERTERASKAN KOMPETENSI
MANTAPKAN KEMAHIRAN TEKNOLOGI INDUSTRI 4.0
52
TINGKATKAN PENGETAHUAN MENGENAI
TADBIR URUS UNIVERSITI
4
ANJAKAN PARADIGMA – BUDAYA, MINDA DAN SIKAP
**Budaya Kerja Tangkas (Agile)
5 PERKASAKAN PERANAN MENTOR-MENTEE
6 PERKUKUHKAN IMEJ DAN JENAMA PENTADBIR
Peranan Pentadbir

53. INSTILING AN AGILE MINDSET
 Agile leaders become the change instead
of simply promoting it.
 three C’s of agile leadership:
Communication, Commitment and
Collaboration
 organisations must change many mindsets
 Agile leadership focuses on valuing ideas
across all levels
 People perform better when they are
energised, engaged and enabled
May D & Griguyte G, Mac 2019

54. TERIMA KASIH

55. https://ppuitm.uitm.edu.my/

56. BORANG PENILAIAN SEMINAR

57. youtube.com/ppuitmtwitter.com/ppuitm ppuitm.uitm.edu.my
ppuitmsa.blogspot.com facebook.com/PPUiTM instagram.com/ppuitm
Please scan , like & follow
Please share posting with hastag
Hastag us :
#ppuitm
#seppuitm2019

58. ppuitm.uitm.edu.my