1. How to handle negative messages 2. Persuasive Messages 3. Email Writing

2. Daftar Isi
I.Influences on Audience Reaction.......................................................................................................1
II.Types of Buffers...............................................................................................................................1
III.Three DifficultNegative Messages ...................................................................................................2
IV.Persuasive Messages ......................................................................................................................4
V.Direct Requests...............................................................................................................................6
VI.Problem-Solving Messages..............................................................................................................7
VII.Overcoming Objections..................................................................................................................9
VIII.E-Mail Messages and Web Writing.................................................................................................9
IX.Web Writing.................................................................................................................................15
X.Scannable Text..............................................................................................................................17
XI.Blogging.......................................................................................................................................18
XII.Technology..................................................................................................................................19

3. 1
I. Influences on Audience Reaction
Rekan-rekan dan bawahan dapat bereaksi terhadap pesan yang didasarkan pada factor
faktor ini. Oleh karena itu, hati-hati menganalisis konteks pesan sebelum menulis .
 Apakah ada dan pembaca memiliki hubungan yang baik?
 Pembaca telah diperingatkan tentang keadaan negatif.?
Contoh : label peringatan mengenai dampak negatif dari produk kosmetik.
 Apakah organisasi memperlakukan orang-orang baik?
 Apakah si pembaca berperan penting terhadap kita dalam mengambil keputusan?
 Apakah melakukan komunikasi setelah kejadian negatif akan membangun niat baik.?
II. Types of Buffers
Buffer adalah pernyataan yang netral dan positif yang mengantarkan berita negatif .
Contoh : sebelum menuliskan surat penolakan ,alangkah baiknya pesan tersebut di buka
dengan pernyataan terima kasih atas undangan maupun penawaran anda,
1. Mulai dengan berita baik atau elemen positif yang berisi huruf.
2. Menyatakan fakta atau memberikan suatu kronologi peristiwa.
3. Menghindari kata2 yang pelafalan nya sama ..
Contoh : “BISA” =CAN , BISA =BISA ULAR. ,
4. Mengucapkan kata terima kasih atas suatu aktivitas yg di lakukan oleh pembaca.
5. Menyatakan prinsip umum ,mengenai apa yang di ingin kan oleh organisasi.

4. 2
III. Three Difficult Negative Messages
Berikut ini ada 3 pesan yang sensitive yang harus di perhatikan kata-kata dari pesan
tersebut agar tidak menyinggung si pembaca.
1. Rejections and Refusals ( surat penolakan )
Contoh :
Dengan hormat,
Kami selaku manajemen HAZARD VAN JAVA INSURANCE mengucapkan terima kasih atas
apresiasi yang bapak/ibu berikan kepada perusahaan kami dengan mengirimkan surat
penawaran beberapa hari yang lalu.
Perusahaan kami memang sedang membutuhkan peruhasaan percetakan untuk membuat
kartu asuransi. Namun melihat situasi saat ini dimana perusahaan kami telah menjalin
kerjasama dengan perusahaan lain.Serta jumlah pencetakan kartu asuransi yang dinilai
masih bisa dipenuhi, membuat kami belum bisa menerima tawaran kerjasama dari
perusahaan yang bapak/ibu pimpin.
Meskipun kami tetap mempertahankan perusahaan lain sebagai pencetak kartu asuransi
dari perusahaan kami. Namun kami sangat menghargai dan mengapresiasi penawaran
yang perusahaan bapak/ibu lakukan.
.
2. Disciplinary Notices and Negative Performance Appraisals (Pemberitahuan disiplin dan
penilaian kinerja negatif)
Tujuan utama dari penilaian ini adalah memperbaiki kinerja karyawan
dengan:
1. Menekankan dan menjelaskan syarat pekerjaan
2. Memberikan umpan balik pada karyawan tentang usaha mereka dalam memenuhi
syarat tersebut
3. Memberikan panduan usaha yang kontinu dengan mengembangkan sebuah
rencana tindakan, yang termasuk di dalamnya balas jasa dan peluang-peluang

5. 3
Syarat penulisan :
- Nada penilaian adalah objektif dan tidak bias
- bahasa yang digunakan tidak menghakimi, dan fokus penilaian adalah pemecahan
problem.
Sumber : http://tugaskuliahanakmenej.blogspot.co.id/2012/12/chapter-9-menulis-pesan-
negatif.html
3. Layoffs and Firings (PHk dan pemecatan )
Dengan Hormat,
Sehubungan dengan hasil evaluasi kinerja saudara selama 4 (empat) bulan terakhir, kami
menilai tidak ada peningkatan dan perbaikan kinerja dari sisi kedisiplinan dan
tanggungjawab pekerjaan. Oleh karena itu, maka kami memutuskan untuk tidak
melanjutkan kontrak kerja (pemutusan hubungan kerja) dengan Sdr. Tugiyat. Dengan
demikian, terhitung mulai tanggal 26 (dua puluh enam) bulan Mei, tahun 2014 hubungan
kerja antara Migrant Institute dengan Sdr. Tugiyat dinyatakan sudah berakhir.
Atas nama lembaga, kami menyampaikan banyak terima kasih atas kinerja yang selama ini
saudara berikan.
Demikian surat pemutusan hubungan kerja ini kami sampaikan, terima kasih
Sumber : http://ngara-weco.blogspot.co.id/2014/05/contoh-surat-pemutusan-
hubungan-kerja.html

6. 4
IV. Persuasive Messages
1. Pengertian Persuasive Messages
Persuasi merupakan suatu usaha untuk mengubah sikap, kepercayaan, atau tindakan
audiens untuk mencapai suatu tujuan. Persuasi juga dapat diartikan sebagai tindakan
seseorang (komunikator) untuk meyakinkan dan mempengaruhi orang lain (audiens)
dengan cara-cara tertentu sehingga orang lain tersebut bersedia melakukan sesuatu
sebagaimana yang diharapkan oleh orang yang melakukan persuasi.
Dalam melakukan persuasi, penting untuk merefleksikan pertanyaan-pertanyaan berikut :
 Apa strategy persuasi terbaik?
 Apa yang menjadi subject line terbaik untuk membuat pesan persuasive?
 Bagaimana cara mengorganisir pesan persuasive?
 Bagaimana mengindentifikasi dan mengatasi keberatan dari pesan persuasive?
 Apa saja teknik yang dilakukan untuk membuat pesan menjadi lebih persuasive?
 Apa saja hal umum yang sering di temui dalam pesan persuasive?
 Bagaiman PAIBOC mempengaruhi pesan persuasive?
2. Jenis Persuasive Messages
 Orders and Request:
Ex: Sebuah perusahaan mobil menyebarkan kuisioner kepada masyrakat untuk
mengetahui jenis mobil apa yang nyaman bagi masyarakat dan harga yang pantas
untuk mobil baru tersebut, lalu dari kuisioner tersebut akan disampaikan kepada
Top Manager untuk memenuhi kebutuhan masyarakat
 Proposals and Recommendations:

7. 5
Ex: seorang marketing ban mobil menyarankan kepada atasnya (Manager) untuk
menaikan harga ban mobil tersebut karena dari hasil survey yang Ia lakukan,
banyak konsumen yang tertarik dengan ban tersebut dan mendapatkan komentar
yang baik oleh karena itu sebaikan harga ban itu dinaikan
 Sales and Fund-Raising Letters
Ex : Surat penggalangan dana acara prom night yang mengajak orang tua untuk
menjadi sponsor dalam acara prom night tersebut
 Job Application Letters
Ex : Surat Lamaran kerja merupakan salah satu yang paling umum ddalam pesan
persuasive, dimana sang pelamar meyakinkan perusahaan tempat Ia melamar untuk
menerima serta dapat bekerja dalam perusahaan tersebut.
 Reports (if they recommend action)
Ex: sebuah organisasi mengalamai penurunan benefit, sehingga orang-orang yang
berkepentingan dalam organisasi harus melakukan sebuah tindakan untuk
menaikan keuntungan organisasi
3. Tujuan dari Persuasive Messages
a. Primary Purposes
 Untuk mendapatkan tindakan langsung dari pembaca
 Untuk memberikan cukup informasi sehingga pembaca mengetahui persis apa
yang harus mereka lakukan.
 Umtuk mengatasi segala keberatan yang mungkin muncul dari pembaca
b. Secondary Purposes
 Untuk membangun citra positif bagi penulis.

8. 6
 Untuk membangun citra positif bagi organisasi penulis.
 Untuk membangun hubungan baik bagi penulis dan pembaca.
 Untuk mengurangi serta mengeliminasi kesalahan yang sama yang mungkin
muncul di masa mendatang.
V. Direct Requests
1. Penggunaan Direct Request
Direct Request dapat diartikan sebagai suatu kegiatan yang diakukan oleh seseorang atau
organisasi (bisnis maupun non bisnis) kepada pihak lain (seseorang atau individu atau
oorganisasi) untuk meminta berbagai informasi penting dengan segera dan dengan
menggunakan berbagai media komunikasi yang ada, termasuk media elektronik. Sebagai
contoh, suatu organisasi tertentu megajukan permintaan informasi tentang produk baru
kepada suatu organisasi lain dengan menggunakan media elekronik, seperti telepon,
faksimile, atau e-mail.
 Penonton akan melakukan seperti yang Anda tanya tanpa perlawanan.
Pihak A meminta informasi kepada pihak B. Dengan komunikasi secara langsung
dan dengan etika yang baik maka informasi akan didapat tanpa perlawanan.
 Anda membutuhkan respon hanya dari orang yang bersedia untuk bertindak.
Jadi kita harus melihat dulu audience yang kira-kira bisa bekerja dengan baik. Jadi
untuk meminta informasi kita bisa melihat audience yang bisa diajak bekerja sama
dengan baik.
 Penonton sibuk dan mungkin tidak membaca semua pesan.

9. 7
Dalam point ini, lebih baik untuk menyampaikan pesan secara langsung
dibandingkan harus mengirim pesan melalui media elektronik. Karena mungkin saja
terjadi miss communication dan prosesnya lebih memakan waktu yang lama.
 Budaya organisasi Anda lebih suka mereka.
Jadi budaya organisasi kita memang lebih menyukai untuk meminta secara langsung
dibandingkan melalui permintaan secara tidak langsung.
2. Corak dalam Direct Request
Ada beberapa hal yang harus diperhatikan pada saat kita mengajukan permintaan langsung
kepada audience :
 Mempertimbangkan meminta segera untuk informasi atau layanan yang Anda
inginkan.
Untuk mendapatan informasi yang kita inginkan, jangan menunda-nunda untuk
memintanya.
 Memberikan pembaca semua informasi dan rincian yang mereka butuhkan untuk
bertindak atas permintaan.
Jelaskan secara jelas informasi seperti apa yang kita butuhkan agar audience
mengerti
 Meminta tindakan yang Anda inginkan.
Setelah mendapatkan informasi yang kita inginkan kita harus memikirkan tindakan
apa yang selanjutnya harus dilakukan.
VI. Problem-Solving Messages
Problem solving merupakan suatu keterampilan yang meliputi kemampuan untuk mencari
informasi, menganalisa situasi dan mengidentifikasi masalah dengan tujuan untuk

10. 8
menghasilkan alternatif sehingga dapat mengambil suatu tindakan keputusan untuk
mencapai sasaran.
digunakan pada saat :
 Audiens kemungkinan akan keberatan.
Misalkan ada informasi yang belum clear atau memuaskan pihak A, maka pihak A
berusaha untuk menyelesaikan masalah ini.
 Anda perlu tindakan dari setiap orang.
Untuk menyelesaikan sebuah masalah akan lebih selesai jika semua orang terlibat
aktif.
 Anda mempercayai bahwa pembaca membaca seluruh pesan.
 Anda berharap logika menjadi lebih penting daripada emosi dalam keputusan.
Dalam menyelesaikan masalah memang lebih mengutamakan logika dibandingkan
menggunakan emosi.
Tahap problem solving messages
 Jelaskan masalah Anda berdua
Dalam point ini, pihak A dan pihak B sharing atau menjelaskan masalah apa yang
sedang mereka hadapi
 Memberikan rincian dari masalah.
Jelaskan secara rinci masalah tersebut.
 Menjelaskan solusi untuk masalah ini.
Pihak yang terlibat mengusulkan solusi untuk menyelesaikan masalah. Dari
alternatif-alternatif tersebut dipilih yang paling baik.
 Menunjukkan bahwa setiap unsur negatif sebanding dengan keuntungan.
Setiap solusi yang ada pasti akan ada dampak negatif dan positif yang akan didapat
 Meringkas manfaat tambahan.
 Meminta tindakan yang Anda inginkan.

11. 9
Setelah mendapatkan solusi, anda memutuskan tindakan apa yang harus dilakukan
audience selanjutnya.
VII. Overcoming Objections
Overcoming Objection atau dalam Bahasa Indonesia kita mengartikan sebagai mengatasi
keberatan. Ketika berkomunikasi dengan pelanggan atau lawan bicara ada kalanya si lawan
bicara menunjukkan rasa keberatan atau ketidaksetujuan. Overcoming Objection adalah
cara mengatasi keberatan tersebut. Langkah-langkah yang dapat dilakukan antara lain :
 Spesifikasi detail mengenai seberapa banyak waktu dan uang yang dibutuhkan.
 Berikan penjelasan akan manfaat dari waktu dan uang yang mereka serahkan pada
kita
 Tunjukkan bahwa uang yang mereka berikan sekarang akan menolong mereka di
masa yang akan datang
 Tunjukkan manfaat yang sudah pernah diterima oleh kelompok lain.
 Tunjukkan bahwa pengorbanan itu perlu untuk mencapai tujuan yang lebih tinggi
lagi
 Tunjukkan bahwa keuntungan yang akan didapat melebihi ketidakuntungan yang
ada sekarang
 Ubah ketidakuntungan dengan peluang yang menguntungkan
VIII. E-Mail Messages and Web Writing
Cara Menulis Email yang Baik dan Benar:

12. 10
1. Gunakan alamat email yang netral. Alamat email Anda sebaiknya merupakan variasi
dari nama asli Anda, bukan nama pengguna atau nama panggilan. Gunakan tanda
titik, hubung, atau garis bawah untuk mendapatkan alamat email yang hanya
memakai nama Anda, tanpa tambahan angka atau huruf lain, jika mungkin.
Jangan pernah memakai alamat email yang tidak profesional. Tidak ada seorangpun
yang akan menanggapi Anda dengan serius jika nama pilihan Anda dan penyedia
layanan emailnya terkesan tidak serius dan tidak meyakinkan.
2. Gunakan perihal (subject) email yang pendek dan akurat. Hindari terlalu panjang,
tapi pastikan bagian perihal menyatakan isi email Anda untuk orang yang tidak
mengenal Anda secara dekat. Jika mungkin, masukkan kata kunci yang akan
membuat isi email mudah diingat dan/atau dicari pada kotak email yang penuh.
Sebagai contoh, "Pertemuan tanggal 12 Maret" cukup jelas sehingga topik email itu
tidak akan sampai keliru dengan hal lain, tapi jangan terlalu spesifik karena akan
mengalihkan perhatian (misal, "Jadwal, daftar tamu, acara makan siang, dan
ringkasan pertemuan tanggal 12 Maret").

13. 11
3. Gunakan salam pembuka yang tepat. Anda bisa mengawali dengan salam "Dengan
hormat," (tapi "Salam sejahtera," juga bisa dilakukan). Jika Anda tahu nama
penerima, gunakan sapaan (Bapak, Ibu, Saudara, Saudari) dengan nama depan dan
"yang terhormat", diikuti koma (misalnya, "Bapak Budi yang terhormat,"). Memakai
nama lengkap akan lebih resmi dan sebaiknya dipakai. Jika Anda tidak tahu siapa
tepatnya orang yang akan Anda kirimi email (tapi Anda tetap harus berusaha
mencoba untuk mengetahuinya), gunakan "Bapak/Ibu/Saudara/Saudari yang
terhormat" diikuti koma.
4. Perkenalkan diri Anda pada paragraf pertama (jika diperlukan). Sebutkan juga
mengapa Anda mengirim email, dan bagaimana Anda menemukan alamat email
penerima, atau suatu hal yang Anda bahas dalam email itu. Sebagai contoh:
 Perkenalkan, nama saya Budi Darma. Saya menghubungi Anda untuk melamar
pada posisi asisten administrasi yang terdaftar pada KarierXYZ.com.

14. 12
 Perkenalkan, nama saya Maria Sindu. Saya menghubungi Anda mengenai
panggilan sidang yang saya terima pada tanggal 19 Desember 2013. Saya
mendapatkan alamat email Anda dari website abcde.com.
5. Tulislah isi pesannya. Pastikan Anda menyatakan maksud Anda tanpa melantur; jika
isinya banyak, pembaca bisa melewatkan detail penting. Cobalah memecah pesan
menjadi beberapa paragraf menurut topik untuk membuat pesan Anda lebih logis
dan mudah dipahami.
 Isi email sebaiknya tidak lebih dari lima paragraf dan setiap paragraf tidak lebih
dari lima kalimat.
 Sisipkan baris baru di antara paragraf; indent tidak diperlukan dan
kemungkinan akan hilang saat pengiriman email.
 Pastikan untuk menghindari penulisan yang tidak resmi.

15. 13
6. Gunakan salam penutup yang tepat. Ini tergantung pada tingkat kedekatan dengan
penerima email. Contoh:
 Atas perhatian Anda, saya ucapkan terima kasih.
 Hormat saya,
 Hormat kami,
 Salam,
7. Akhiri dengan nama lengkap Anda. Jika Anda memiliki jabatan pekerjaan, masukkan
pada baris setelah nama Anda, dan tulis nama perusahaan atau website pada baris
setelah itu. Jika Anda tidak memiliki jabatan pekerjaan tapi Anda memiliki blog atau
website terkait dengan isi email, masukkan sebuah tautan (link) di bawah nama
Anda. Jika email ini adalah tentang pekerjaan, masukkan website atau blog yang
berhubungan dengan karier saja, jangan yang berhubungan dengan hobi atau minat.
8. Periksa isi pesan Anda. Pastikan Anda tidak melupakan detail penting apapun (atau
ulangilah sendiri). Membaca email Anda dengan suara keras atau meminta

16. 14
seseorang untuk memeriksanya adalah cara yang bagus untuk mendapatkan sudut
pandang berbeda pada apa yang telah Anda tulis.
9. Periksa pesan Anda untuk pengejaan dan tata bahasa. Jika penyedia layanan email
belum menyediakan pilihan ejaan dan tata bahasa, copy dan paste email Anda ke
dalam program pengolah kata, perbaiki jika perlu, lalu copy dan paste kembali ke
email Anda.
Sebagai seorang komunikator, kita harus memperhatikan etika dalam menulis sebuah
email, yaitu:
a. Jangan memancing emosi audience / pembaca email.
Contoh: menggunakan bahasa kasar, menggunakan huruf capital saat menulis isi
email.

17. 15
b. Jangan mengirim email yang tidak penting.
Contoh: jika kita mengirim email resmi kepada suatu instasi, pejabat maupun orang
penting harus sesuai dengan kepentingan perusahaan kita, jangan untuk
kepentingan pribadi.
c. Ketika kita sedang marah, gunakanlah bahasa yang sewajarnya dan jangan
melampiaskan kemarahan kepada pembaca email/audience.
IX. Web Writing
• Business writing basics apply.
– Informasi harus jelas, lengkap, dan tidak bertele-tele.
– Desain dibuat sederhana/simple.
• Readers skim.
– Gunakanlah kalimat dan paragraph yang tidak terlalu panjang.
Agar informasi yang disampaikan mudah dimengerti oleh pembaca. Teks
yang terlalu panjang membuat pembaca menjadi lelah dan malas untuk
membaca

18. 16
– Gunakan judul, heading dan bullet list.
• Kerjasama dengan desainer untuk mendesain web.
– Link website mencerminkan perusahaan kita. Contoh: National Geographic
websitenya: nationalgeographic.com.
– Images should support text. Jika ada gambar, harus disertai teks yang
menjelaskan gambar tersebut.
• Hindari introduction yang terlalu panjang.
• Harus disertai sebuah judul yang menarik.

19. 17
X. Scannable Text
Teks yang Mudah untuk dibaca secara sekilas.

20. 18
XI. Blogging
Blog Berasal dari kata WEB dan LOG yang berarti catatan online ( yang berada di web ).
Situs web yang berisi tulisan,artikel atau informasi bermanfaat yang di update secara
teratur dan dapat diakses secara online baik umum maupun pribadi ( oleh siapapun)
 Blog dapat di gunakan untuk Bisnis
 Perusahaan mungkin memiliki kesempatan
 Tetap professional
 Hindari informasi sangat pribadi atau pendapat yang tidak meyenangkan
tentang perusahaan atau karyawan
 Situs blog popular adalah Blogger.com dan businerssblogconulting.com
Membuat Blog untuk Bisnis
Jeff wurio menyarankan :

21. 19
 Mengindentifikasi audiens anda ( target kita siapa ) : alat oraga
 Bagaimana cara mempromosikan atau memperkenalkan blog bisnis kita kepada
masyarakat. Cth : FB LINE IG
 Blogroll : Daftar atau sekumpulan link yang di urutkan dan diletakan di sidebar
sebuah blog
 Kata-kata yang penting lebih di tonjolakn
 Harus up2date
 Memperhatikan jumlah pengunjung ke Blog kita
XII. Technology
Teknologi Berbasis Web :
 PDA
 Handphone
 VideoConferencing. Cth SKYPE
 Teknologi cepat berubah, kita harus memilih teknologi yang bermanfaat.