2017/10/04サイボウズワークショップ資料

1. 1
グループワークで共に学ぶ！
サイボウズワークショップ
場所： サイボウズ株式会社 （東京オフィス）
時間： 15:00 – 18:00 ( 17:00 ～ 運用相談会 ※希望者のみ）
10/4
（水）
「サイボウズ Office」の社内運用のコツを徹底解説！《初級編》

2. サイボウズワークショップの目的
徹底解説とグループワークを通して、
こうすれば業務に「サイボウズ Office」
が活かせるんだ！
と、実際に行動するヒントを持ち帰っていただく。
本日の内容で詳しく説明しない部分
各アプリケーションの詳細な設定方法
→ サイボウズ Office はじめの一歩講座 ハンズオン、Webセミナー
→ テクニカルサポート、マニュアルを是非ご利用ください！
2

3. 本日のアジェンダ
15:00-15:50
1.サイボウズ Officeの社内運用のコツを徹底解説！
16:00-16:55
2. 課題解決演習（グループワーク）
17:00-18:00
3. 【希望者のみ】サイボウズ Office 運用相談会
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4. 確認事項
1.サイボウズのWebサイトなどでご紹介するため写真、動
画撮影いたします。ご都合の悪い場合はお知らせくださ
い。
2.本日の資料はサイボウズコミュニティの中で共有します。
お礼メールにてご案内いたします。
3.ワークショップに関するアンケートのご協力をお願いしま
す。
4

5. ワークショップの効果を高めるコツ
• お互い対等に接しましょう
– グループワークの時間はみなさん同じチームの一員です。お互い対等な立場として
ディスカッションしましょう。
• 自分が話すときはコンパクトに話しましょう
– 盛り上がってくると話が止まらなくなりますが、グループワークの中ではなるべく
多くの人が発言できるようにしましょう。
• 「正しい方法を教わる」だけでなく、「納得いく方法を発見」しま
しょう
– グループウェアの使い方は自社の状況によって様々です。正しい方法を教わるだけではなく、ご
自身で納得できる方法を発見しましょう。
• 気楽に、そして楽しくやりましょう！
– 楽しむことが次につなげる最大の秘訣です。皆さんで一緒に楽しみましょう！
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6. 本日のアジェンダ
15:00-15:50
1.サイボウズ Officeの社内運用のコツを徹底解説！
16:00-16:55
2. 課題解決演習（グループワーク）
17:00-18:00
3. 【希望者のみ】サイボウズ Office 運用相談会
6

7. そもそも、なぜ「サイボウズ Office」導入した
んだっけ？
7

8. 「サイボウズ Office」を利用する目的
• スケジュール共有のため
• 前任者が導入したので私知らないんです。。
• 入社したときから使っていて空気のような存在です
– いろんな背景、目的ありますよね。
– 現在の「サイボウズ Office」を利用する目的を一言でいえま
すか？
8

9. 現在の利用状況と持ち帰りたいことのシェア
• ストラップにお名前記載いただき首からかけてください
• 紙に書き出す個人ワーク
– 現状は○○するために サイボウズ Office の
□□機能を使っています。
– ワークショップに参加して、
△△なことを持ち帰りたい
• お隣とシェア
– お名前 ＋ 担当業務を一言で
＋ 書き出した内容説明
9
1分
1分×2人

10. 「サイボウズ Office」を活用すると、
もっと仕事が〇〇になる！
10

11. いつもの業務がもっと〇〇になる！
11

12. サイボウズ Office
お客様ご利用事例
12

13. 大都株式会社
13
卸小売業業種
73名
工具の通販サイト運営の他、体験型DIY
ショップ やメディア事業など、事業を拡大中。
利用人数
事業概要
導入背景
メーリングリストでの情報共有に限界を感じ、
グループウェアを導入

14. 創業80年の金物問屋 → EC事業へ
14
1937年 創業
町の金物店やホームセンターへ
工具を卸す昔ながらのスタイル EC事業の開始
2002年～
業務量が
3～5倍に

15. 創業80年の金物問屋 → EC事業へ
15
1937年
• 300 社程の取引先
• 紙での回覧
• 朝礼での情報共有
• メーリングリスト • サイボウズ Office
2002年～ 2012年～

16. 掲示板の使い方？
16
朝礼の報告
業務のやり取り
日報
「言った」「言わない」を無くすため、
口頭で情報をやり取りしないようルール化
“サイボウズ” の中に
会社があるみたいな感覚
メーリングリストの
煩雑さから解放された！

17. 外出先からも見れる気軽さ
17
• モバイルビュー
• スマートフォンアプリ「KUNAI」

18. 導入して最もよかったことは？
18
感情を伝えられるようになった
よかったね！
頑張ったね！
それいいね！

19. “社長の日記”掲示板をつくってもらう
19
「生野で働く社長の日記」

20. “社長の日記”掲示板をつくってもらう
20
この３つのタイトル
だったら何がいいですか？
「社長のウルトラCなつぶやき」
がいい！

21. 株式会社 武蔵野
21
サービス業業種
301名～
オフィスや店舗、家庭の環境向上を目的と
したレンタル商品の取り扱い、環境クリーニ
ングサービス、各種飲料のお届け
利用人数
事業概要
導入背景
ワークフローの使いやすさが決め手となり、
「サイボウズ Office」を導入

22. カリスマ社長のグループウェア導入術
22
お金にかかわることなら、全員がやる！

23. カリスマ社長のグループウェア導入術
23
ITに慣れるためなら遊びで使ってもよい！

24. 24
デジタルは効率重視、アナログは感情を含められる
カリスマ社長のグループウェア導入術

25. 25
ご褒美旅行 罰金
社員の行動を引き出す、動機付け

26. 26
稲敷市議会事務局
20 名
官公庁
稲敷市議会の運営、議会の開催や広報など
業種
利用人数
事業概要
導入背景
情報伝達とペーパレス化を目的にiPadを議員に配布。
その情報共有基盤として 「サイボウズ Office」 を導入

27. 27
FAX
議会や委員会の審議資料を共有。
先行して内容を把握してもらうことが
できるように。
文書のFAXや手配りの負荷を大幅低減
ファイル管理
を活用！
以前
手配り
不達
不鮮明で再送
電話で確認
緊急災害時に情報の遅れ

28. 28
iPad と 「サイボウズ Office」 の講習会を実施

29. 29
スケジュールや各種通知を書き込み
使う機能は 『ファイル管理』 『スケジュール』 『メッセージ』 『掲示板』 に絞っている。
シンプルな運用で、無理なく浸透
通知が来たらすべてクリックして確認する
読んだ通知には「いいね！」ボタンを押す
各議員が情報を把握しているのか確認できる
事務局
事務局
議員
20名

30. あるべき状態に近づくために
• いただいた事前アンケート
– タブレットも使用してます。
データの送信などでアドバイスがいただければありがたいです
– 社内の運用ルールや、社員に根付くためにどのような工夫をし
ていくのが良いか他社情報の事例を聞きたい
30
サイボウズ Office
機能
(システム、仕組み)
サイボウズ Office
運用
（ルール、使い方）

31. • サイボウズ Office の各機能にどんな特徴
があるのかわからない。。
31
機能

32. 通知
報連相
予定管理
進捗管理
蓄積、マスタ
汎用、集計
32
サイボウズ Office 各機能の特徴
スケジュール 設備予約
掲示板
アドレス帳
タイムカード
報告書
ファイル管理
ToDoリスト
電話メモ
Webメール
ユーザー名簿
ワークフロー プロジェクト
カスタムアプリ
メッセージ
最新情報
未読一覧
各機能について主な特徴で分類しました。
※印はクライアント用アプリです。
※ Cybozu
Desktop
※ ファイルナビ
機能

33. よく使われている機能ベスト10
33対象 : サイボウズユーザー、全752名
機能

34. サイボウズ Office
おすすめ機能と運用のご紹介
34

35. トップページでの連絡
画面上部の目立つ部分に通達やよく質問されることなどを表示する
ことができます。困ったときのFAQなどを記載しておくと担当者への問
い合わせが減るので効率的です。
35

36. 掲示板で問い合わせコストを減らす
36
同じような質問メールがたくさん…
質問
です
回答
掲示板で共有すれば、時短！
掲示板
運用
Q&Aで貯めてから、
FAQの掲示板を作る

37. ワークフロー概要
37
流れのある業務手続きを電子化したもの。文書が起点になる業務
に使われることが多い。
カスタムアプリと違うところは、ステータス管理と違って経路を固定して
進めやすいこと。経路のステップに人を固定することができます。
紙の帳票
ワークフロー
内容
内容
経路
経路
機能

38. ワークフローの経路
38
最終承認を決裁と表現しています。
承認、確認は省略できますが、
決裁は省略できません。
機能

39. リアクション機能で意思表示
いいね！だけでなく、楽しい、悲しいに共感したり、
飲み会に参加する人の確認にも使えます。
ワンクリックなのでコメント書くより素早くリアクションできます。
39
機能

40. Copyright © Cybozu 40
株式会社 大都様 リアクション機能活用
うちではリアクションをアンケートに使っているん
ですよ。Aがいいと思う人は親指マークを、Bが
いいと思う人は「チェックいいね」マークを押して
採決しています。
運用

41. ファイル管理
41
部署やチームで共有したいファイルを管理し、変更履歴や世代管理を行う事が出来ま
す。ファイルの保管場所を固定する事で、常に最新のファイルをダウンロードし利用出来
ます。
ファイルの更新履歴が残るので、いつ誰が更
新したのかを把握する事が出来ます。
ファイルの中身はプレビュー表示（画像はアイコン
表示）されるので必要なファイルを見つけやすくな
ります。
機能

42. 株式会社 dii 様の予定メニュー
• 近くにいる社員がすぐに現場に直行できるスケジュールの
活用例
42
営業社員の訪問エリアとア
ポイントのありなしがわかる
ようにして登録
運用

43. • 何をどこに書けばよいのかわからない。。
• 何がどこに書いてあるのかわからない。。
43

44. 各機能の本文に目的を書いて運用しましょう！
• 例えば掲示板の場合
44
運用
【本文】
全社に通達するための掲示板です
【コメント】

45. • とにかく多忙なのでなんとか時短していきたい！
45

46. Copyright © Cybozu 46
未読一覧を使って爆速で通知処理しましょう！
「既読にする」「確認」
などの処理やコメントの
書き込みが可能です。
未読一覧画面で、既読処理とコメントができます！
画面遷移がないので、素早く処理をすすめることが可能
デモ
機能

47. サイボウズ Office 10.8
新機能のご紹介
10月リリース予定
47

48. アンケート機能
スケジュールとメッセージの本文にアンケートを設置
48

49. アンケートとスケジュールとの連携
49

50. 全画面表示機能
アプリケーションメニューなど不要な要素を除外して表示
することができます
• ヘッダの個人メニューから切り替え
• 自動スクロールのオンオフができる
• 自動スクロールでは画面最下部に達すると
画面最上部に戻る

51. デザインギャラリーのカスタマイズ機能
自由な背景画像の設定と色パターンを組み合わせて
カスタマイズできます。
• 7種類のテーマカラー
• アイコンの背景デザイン設定
• 自由なテーマ画像の設定

52. 新ネット連携サービス対応
路線、天気、六曜が新しいネット連携に切り替わります。
• 天気の表示地点が増えます
• 路線検索では、往復料金と
定期券区間除外検索の機能追加

53. モバイルビューでの宛先返信対応
以下のモバイル用画面で宛先指定の返信ができます
• 掲示板
• メッセージ
• カスタムアプリ
コメント主へ返信、全員へ返信、宛先なしから選択
できます。
※全員が使えるのは返信先で複数人に対して宛
先指定している場合です。

54. トップページのレイアウトカスタマイズ
レイアウトのカスタマイズのオンオフが選択できます。
※今までは管理者ができることは初期レイアウトの設定で利
用中のユーザーのレイアウトを変更することはできませんでした。
カスタマイズ 設定状態 補足
有効 レイアウトを自由に変更できる状態 10.8までと個人によるトップページのレイア
ウト変更と同じ挙動
無効 レイアウトを一切変更できず、管理者が設
定する「最初のレイアウト」に同期する状
態
システム管理者がレイアウトの変更をすると
利用中のユーザーの画面に変更が反映される
個人設定で設定変更します

55. トップページのレイアウトカスタマイズが無効の場合
無効の場合、ユーザーはトップページでのパーツ追加や
ドラッグアンドドロップでのパーツ移動はできません。
カスタマイズが無効の設定になるユーザー
• バージョンアップ後に追加されたユーザー
• バージョンアップ前に1度もログインしたことがない
既存ユーザー
表示されなくなる
無効
有効
一回以上ログインしたことがある既存ユーザーは
一律カスタマイズ有効
（バージョンアップ前後で動きが変わらない）

56. Office 新着通知 1.3

57. 予定のリマインド通知
予定の開始時間の前にアプリがプッシュで
リマインド通知するようになります。
• 予定の3分、5分、10分前から選択でき
初期値は5分前
• 設定した時間になると予定の概要の
プッシュ通知が表示される
• 新規インストール、バージョンアップ時
はオンの状態

58. 未読通知の全表示モード
ホーム画面で通知を全文表示する画面に
切り替えられます。
• 画面の右上で切り替え
• 切り替えた設定状態が記憶されます

59. プッシュ通知からのアクション
• 今日、明日の予定通知を展開して見られる（Androidの
み）
• プッシュ通知から直接「いいね」ができる

60. 導入・運用の５つのコツ
1. 見せる情報を絞って、簡単にする
2. 自由に使ってもらう機会・期間をつくる
3. 運用しながら必要なルールだけ決めていく
4. いいね！と言ってくれるひとから巻き込む
5. 公認の会議やチームをつくる
60
運用

61. Copyright © Cybozu 61
1. 見せる情報を絞って、簡単にする
「システム管理者」が、全
ユーザーに適応する機能を
選択することができます。
全ユーザーに適用 ユーザー単位で許可
ユーザー単位で、使
用させる機能を制限
することが出来ます。
運用

62. 2. 自由に使ってもらう機会・期間をつくる
掲示板
カスタムアプリ
運用

63. 63
3. 運用しながら必要なルールだけ決めていく
• 紙の帳票に、サイボウズへの「入力処理」チェック項目を追加
運用

64. 抵抗がある人には 「無理強いしない」
4. いいね！と言ってくれるひとから巻き込む 運用
紙のままでいいじゃん。
わざわざ変える必要あるの？
まずは、
「いいね」と言ってくれる人
から巻き込みましょう
東洋大学様

65. 総務部の掲示板のカテゴリー分けは、
佐藤さんの方が詳しいからお願いしよう！
このカテゴリー分けだと、
資料がごちゃごちゃに
なって使いにくいな。
情報がきれいに
整理されて業務が
しやすい！
4. いいね！と言ってくれるひとから巻き込む 運用

66. • 「IT運営委員会」
– 活動は月に1回
– テクニカル面の相談窓口
• 主な業務
– ユーザーの声を拾い上げる
– サイボウズ Office の促進、管理
• メンバー
– 向上意識を持った社員
5. 公認の会議やチームをつくる 運用

67. 会社公認の「委員会」を作ったメリットは？
▌ メンバーの委員会での活動が評価の対象
▌ 「委員会」自体のバリュー
▌ メンバーとしての意識向上
5. 公認の会議やチームをつくる 運用

68. 本日のアジェンダ
15:00-15:50
1.サイボウズ Officeの社内運用のコツを徹底解説！
16:00-16:55
2. 課題解決演習（グループワーク）
17:00-18:00
3. 【希望者のみ】サイボウズ Office 運用相談会
68

69. サイボウズワークショップの目的
徹底解説とグループワークを通して、
こうすれば業務に「サイボウズ Office」
が活かせるんだ！
と、実際に行動するヒントを持ち帰っていただく。
本日の内容で詳しく説明しない部分
各アプリケーションの詳細な設定方法
→ テクニカルサポート、マニュアルを是非ご利用ください！
69
再掲

70. 個人振り返り
＆
お隣とシェア
グループワークの流れ
個人ワークで
問題点をフセ
ンに書く
＆
シェアと分類
グループワーク
で解決策を
フセンに書く
＆
ディスカッション
本日は以下の流れで実施します。
メンバーが出した
問題点について
解決策を考えま
す。
グループワークや徹底解説で
得られたアイディアの中で、自
社での サイボウズ Office
活用に活かせそうなことを振
り返ってみましょう。
ワーク
「サイボウズ Office 活用の問題に
なっていること」を個人の付箋ワーク
で問題点として書き出します。
その後、付箋の内容をグループ内
で共有・分類します。
他グループの
フセンワークを
参照
＆
解決策追加
15分 15分 10分 10分

71. 【個人ワーク】問題点の書き出し
サイボウズ Officeを活用して業務改善を行うために、社
内で「障壁となっている問題点」を黄色のフセンに黒いサイ
ンペンで書いてください。
• エピソードは、おひとりいくつ書いてもOKです。
• フセン1枚につき1エピソードを書いてください。
• エピソードは具体的であればあるほど良いです。
• 色々なパターンのエピソードがあるとこの後のワークがより充実したものになるか
も？
振返り問題 解決 参照
5分
黒ペン

72. 問題点のシェア、分類
フセンに書いた「障壁となっている問題点」をグループ内でシェアし分
類してください。
どこにあるかわからない問題
○○の問題
コミュニケーションの問題
• エピソードの背景や、ご自身が感じたこと
などを共有してください。
• この時点で「問題の断定」や「解決の提
案」等はしないようにしてください。
• 似ているエピソードは近くに並べてくださ
い。
黒ペン
黒ペン
振返り問題 解決 参照
10分

73. グループごとに解決策を検討
グループ内で出た「問題点に対する解決策」を話し合ってください。
• 問題点に対する解決策を思いついか方はピ
ンク色のふせんに黒いサインペンで書いて
貼ってください。
• 付箋に書かれた「障壁」の内容をかみ砕いて
書き直してみても大丈夫です。原因は？
きっかけは？より深層の問題が見えるかもし
れません。
• すべての付箋に対して解決策がなくても大
丈夫です。
どこにあるかわからない問題
○○の問題
コミュニケーションの問題
黒ペン
黒ペン
振返り問題 解決 参照
15分

74. 隣のグループの解決策を参照、提案
隣のグループのイーゼルパッドを見て、他にも解決策があれば提案し
てください。
赤ペン
• これ、共感する！という障壁や解決策、事例には
シールを貼ってください。※シールの色は自由です。
• 解決に向けた新たなアイディア、障壁を解決した
別の事例をお持ちの方はピンク色のふせんに赤ペ
ンで書いて貼ってください。
• すべての付箋に対して解決策がなくても大丈夫で
すが、なにも解決策が書いていないものから考え
てみてください。
××の問題
コミュニケーションの問題
●●の問題
赤ペン
赤ペン
赤ペン
どこにあるかわからない問題
振返り問題 解決 参照
10分

75. 【個人ワーク】振り返りとシェア
他のグループからの提案を踏まえて、ワークをふりかえりましょう。
1. 現状の問題点
2. 自社に持ち帰る解決策
について個人ごとにA4用紙に記入します。
記入した内容をお隣とシェア。
振返り問題 解決 参照
3分
2分/人×人数
10分

76. 【まとめ】サイボウズワークショップの目的
徹底解説とグループワークを通して、
こうすれば業務に「サイボウズ Office」
が活かせるんだ！
と、実際に行動するヒントを持ち帰っていただく。
本日の内容で詳しく説明しない部分
各アプリケーションの詳細な設定方法
→ テクニカルサポート、マニュアルを是非ご利用ください！
76
再掲

77. サイボウズコミュニティ
77

78. サイボウズコミュニティ
78

79. 働き方変革ゼミ 10/31(火)14:00-16:30 ＠東京オフィス
79https://cy-wsc.qloba.com/

80. ワークショップ開催予定一覧
80
開催日 テーマ 場所
2017/2/20(月) カスタムアプリの商談進捗パックを業務シナリオに沿って徹底解説！ 東京
2017/3/17(金) アドレス帳、スケジュール、報告書の連携を活用してみよう！ 東京
2017/3/22(水) アドレス帳、スケジュール、報告書の連携を活用してみよう！ 大阪
2017/4/21(金) サイボウズ Office ワークフロー × モバイル で業務改善！ 東京
2017/5/19(金) カスタムアプリを使った「タスク管理」徹底解説！ 東京
2017/5/26(金) カスタムアプリを使った「タスク管理」徹底解説！ 松山
2017/6/23(金) サイボウズ Office の社内浸透・定着について徹底解説！ 東京
2017/7/14(金) 業務報告に使える、カスタムアプリと機能連携を徹底解説！ 大阪
2017/7/21(金) 業務報告に使える、カスタムアプリと機能連携を徹底解説！ 東京
2017/8/17(木) 「サイボウズ Office」社内運用のコツを徹底解説！《初級編》 東京
2017/9/15(金) 「サイボウズ Office」社内運用のコツを徹底解説！《初級編》 松山
2017/9/22(金) 他社事例から学ぶ！社内運用のコツ 《カスタムアプリ編》 東京
2017/10/4(水) 「サイボウズ Office」社内運用のコツを徹底解説！《初級編》 東京
2017/10/13(金) 他社事例から学ぶ！社内運用のコツ 《カスタムアプリ編》 東京
2017/11/27(月) 【女性限定】「サイボウズ Office」社内運用のコツを徹底解説！《初級編》 東京
2017/12/12(火) 他社事例から学ぶ！社内運用のコツ 《カスタムアプリ編》 東京

81. 本日はサイボウズワークショップへのご参加
誠にありがとうございました。
アンケート記入にご協力ください。
81

82. 本日のアジェンダ
15:00-15:50
1.サイボウズ Officeの社内運用のコツを徹底解説！
16:00-16:55
2. 課題解決演習（グループワーク）
17:00-18:00
3. 【希望者のみ】サイボウズ Office 運用相談会
82