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作成日:
ヤンマーエンジニアリング株式会社
企画管理部 企画管理G
紀平 智志
チームの改善 ⇒ 会社の改善風土づくりへ
~社内展開に悩んだら~
2021/4/12
© ヤンマーエンジニアリング株式会社
目次
1.はじめに
2.『これまで』と『これから』
3.チームの課題改善 ⇒ 社内の改善へ
4.社内展開に悩んだら、点の働きかけ ⇒ 面の働きかけ
5.さいごに
Page: 2
© ヤンマーエンジニアリング株式会社
はじめに
Page: 3
© ヤンマーエンジニアリング株式会社
企業規模
資本金 80百万円
人員 232人
拠点
国内…東京/焼津/大阪/広島/高松/九州地域(5箇所)/沖縄
海外…ギリシャ/台湾/ドバイ/インド/香港現地法人
①会社紹介
事業内容
各種内燃機関の修理
ならびに部品販売
Page: 4
ヤンマー製 舶用エンジンの修理
その部品の販売
アフターサービスに特化
船舶の安全運航に貢献 分類的には中小企業だが、
海外も含め比較的拠点も多い。
ヤンマーエンジニアリング株式会社
設立:1958年(昭和33年)4月
本社:兵庫県尼崎市(ヤンマー尼崎工場内)
© ヤンマーエンジニアリング株式会社
②自己紹介
紀平 智志 京都府出身 29歳
ヤンマーエンジニアリング株式会社
企画管理部 企画管理G
2018年中途入社。
経営層への経営状態の報告・提案
営業活動決裁等による管理業務
社内工数の低減による効率化 等
趣味は学生の時から続けているギター
中小企業診断士資格試験の勉強
新しい趣味にクロスバイクを始めました。
Page: 5
© ヤンマーエンジニアリング株式会社
『これまで』と『これから』
Page: 6
© ヤンマーエンジニアリング株式会社
①部内で活用_7ユーザー
②全社社員アカウント付与_200ユーザー
③各部門長との情報共有
④他部門にもファンづくり
⑤社内での積極活用
『これまで』と『これから』
障壁
積極的に使用する社員もいる一方
ログインすらしたことがない人も。。
多くの社員が日常的に
業務改善に取り組む風土
目指す将来像
継続的な
業務効率UP
経営情報の伝達
・分析がスムーズに!
Page: 7
© ヤンマーエンジニアリング株式会社
Page: 8
kintoneの特徴
少人数は効果低
利用者の
反応を見る
問題を
明確化
改善方法
決定
アプリの
作成/改良
・迅速で柔軟な改善
だけでなく
も
改善風土構築にkintoneを使う理由
みんなで使うことによる
社員の効用UP
主体的な業務改善
ネットワーク効果
更なる改善への
動機付け
© ヤンマーエンジニアリング株式会社
①部内で活用
②全社社員アカウント付与
③各部門長との情報共有
④他部門にもファンづくり
⑤社内での積極活用
本日お話する2つの内容
障壁
②どうやったら社員の多くが積極的に活用し、
日々業務改善に取り組む土台ができるだろうか?
①企画管理部の業務工数
が足りない。どうしよう? 目指す将来像
Page: 9
© ヤンマーエンジニアリング株式会社
チームの課題改善 ⇒ 社内の改善へ
© ヤンマーエンジニアリング株式会社 Page: 10
当時の状況と課題
日 月 火 水 木 金 土
1 2_① 3_② 4_③ 5_④ 6_⑤ 7
8 9_⑥ 10_⑦ 11_⑧ 12_⑨ 13_⑩ 14
15 16_⑪ 17_⑫ 18_⑬ 19_⑭ 20_⑮ 21
22 23_⑯ 24_⑰ 25_⑱ 26_⑲ 27_⑳ 28
・資料とりまとめ
・経理部打合せ
・会議資料製本 ☆社長報告会 ☆部門長会議
※①~⑳:稼働日 / ☆:特に重要なイベント
・会議議事録配信
2018年4月
資料作成・拠点へのヒアリングに追われる
Page: 11
© ヤンマーエンジニアリング株式会社
当時の状況と課題
日 月 火 水 木 金 土
1 2_① 3_② 4_③ 5_④ 6_⑤ 7
8 9_⑥ 10_⑦ 11_⑧ 12_⑨ 13_⑩ 14
15 16_⑪ 17_⑫ 18_⑬ 19_⑭ 20_⑮ 21
22 23_⑯ 24_⑰ 25_⑱ 26_⑲ 27_⑳ 28
・資料とりまとめ
・経理部打合せ
・会議資料製本 ☆社長報告会 ☆部門長会議
※①~⑳:稼働日 / ☆:特に重要なイベント
・会議議事録配信
2018年4月
資料作成・拠点へのヒアリングに追われる
Page: 12
© ヤンマーエンジニアリング株式会社
意思決定や経営状態の把握にも影響をきたす恐れ
意思決定の遅れ
経営状態の適切な
把握に支障
会社全体への影響
資料作成に稼働日
の多くが費やされる
資料の数値等をもとにした
検証や分析が不十分になる
市況感・拠点の困りごと等
定性的な情報が得られない
拠点へのヒアリングに
十分な時間がとれない
経営層の知りたい
情報を提供できない
経営会議等の行事は
月末に集中
Page: 13
特にエクセル等の資料作成と配信/拠点へのヒアリングによる情報収集
業務効率化が必要
© ヤンマーエンジニアリング株式会社
課題を解決するために2つのスペースを作成
・エクセル等の資料作成と配信
・拠点へのヒアリングによる情報収集
以下の情報集約スペース・アプリを構築
kintoneでなんとか
スムーズにできないか?
財務情報ポータル 経営情報ポータル
棚卸資産額
損益情報
新規受注額
経営会議での指示事項進捗管理
拠点月次報告
長期間工事の状況報告
→定量的な財務に関する情報を集約 →市況感や会議指示事項の進捗など
定性的な情報を集約
app
app
Page: 14
© ヤンマーエンジニアリング株式会社
財務情報ポータル 損益や在庫など数値的な情報の集約スペース
スペースのお知らせ欄に損益等の各財務グラフを掲示。
Page: 15
スペースの目的を記載
© ヤンマーエンジニアリング株式会社
注意点を記載
財務情報ポータル データ取り込みで資料作成と配信の手間を削減
①データ出力
Page: 16
②Excel資料作成 ④メール発信
見たい時にアクセス
従来
⑤受け取り
PC保存
他部門
企画管理部
現在
アプリにCSV読み込み
自動でグラフ・表を作成
(お知らせ欄にも自動反映)
会計システム
© ヤンマーエンジニアリング株式会社
財務情報ポータル プラグインで見たい切り口の分析がすぐ出来る!
グラフはスライサー機能を搭載!(GrapeCityのkrewDashboard活用)
Page: 17
各部門長
『FY18』と『FY21』
の比較資料!
『〇〇支店』だけの
実績推移
『〇〇㈱』さんから
の受注実績
社員によって見たい切り口も様々?
↓ボタンをクリックで表示が変わる。別途、Excel・PPTで個別資料を作る必要なし!
© ヤンマーエンジニアリング株式会社
課題を解決するために2つのスペースを作成
・エクセル等の資料作成と配信
・拠点へのヒアリングによる情報収集
kintoneでなんとか
スムーズにできないか?
財務情報ポータル 経営情報ポータル
→定量的な財務に関する情報を集約 →市況感や会議指示事項の進捗など
定性的な情報を集約
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© ヤンマーエンジニアリング株式会社
課題を解決するために2つのスペースを作成
・エクセル等の資料作成と配信
・拠点へのヒアリングによる情報収集
kintoneでなんとか
スムーズにできないか?
財務情報ポータル 経営情報ポータル
→定量的な財務に関する情報を集約 →市況感や会議指示事項の進捗など
定性的な情報を集約
Page: 19
© ヤンマーエンジニアリング株式会社
経営情報ポータル Excel形式の報告書をkintoneに置き換え。
Page: 20
報告書を見ながら意見交換
主キーで他アプリへの連携
ラベルで欲しい情報を補足
外出先でも承認可能
© ヤンマーエンジニアリング株式会社
A支店長
B部長
F次長
B部長
A支店長
紀平
企画 C氏
経営情報ポータル 互いに情報を持ち寄り、連携の意識も!
更新の手間が少なく、コミュニケーションもとりやすいkintoneだからできる!
Page: 21
企画管理部
財務情報ポータルの
情報もふまえて、
報告書を作成!
企画管理部の月次分析で
分かった事も追記します!
他部門の部門長
© ヤンマーエンジニアリング株式会社
経営情報ポータル その他、報告部門の様々な手間を削減。
Page: 22
完了
現在
従来
省けた手間
・メールの作成 送信
・メールボックスからメールを探す
・外出先から戻ってからPCで承認
・ファイルアップロード 等
課長
報告書作成 電子印 電子印 アップロード
部長
完了
担当者
© ヤンマーエンジニアリング株式会社
改善前 改善後
資料作成日数 稼働日15日 稼働日5日
分析内容 表面的な事実 要因まで追求
会議の日程 毎月25日 毎月17日
企画管理部のマインド
従来方法どおり
の業務遂行
日々、効率化や
工夫を考える習慣
社内へ業務改善アドバイス なし あり
結果、分析深化!社内へ業務改善アドバイス実施!
Page: 23
こう変わり、日々の業務がスムーズに!
kintoneを活用し他部門へ
TO 総務部
TO 市場サービス部
TO 技術部
TO 各エンジニアリング部
…勤怠管理&超過勤務申請/教育訓練計画
…品質問題対応進捗管理
…新ビジネスの案件管理/整備研修管理
…工事スケジュール管理
他部門との連携も強化!
ノウハウ
© ヤンマーエンジニアリング株式会社
アドバイス活動で活用が広がる一方、あらたな課題も
しかし
Page: 24
他部門にもファン
づくりに成功
kintoneを活用
していない
障壁
使っている人は活用しているが、
使っていない人はログインしたこともない
© ヤンマーエンジニアリング株式会社
社内展開に悩んだら、点の働きかけ ⇒ 面の働きかけ
© ヤンマーエンジニアリング株式会社 Page: 25
影響力のある人、積極的に使ってくれそうな人へ個別アプローチ
Page: 26
点での働きかけ
a業務をこうして
みたらどうですか?
こう開発すれば
bできますよ
cをこう…
〇〇部
担者 A氏
□□部
部長 B氏
△△支店
主任 C氏
A氏 B氏 C氏
ポイント
・社内の反発にあいにくい。
・使いどころを理解してもらいやすい。
・丁寧なアドバイス可能。
⇒ファンを着実に増やせた。
⇒影響力のある人からさらに伝播した。
・利用拡大スピードが遅い。
興味ある!
開発します。
© ヤンマーエンジニアリング株式会社
使う機会がない人は、どんなことができるか理解しずらい。
Page: 27
便利そうだけど、よくわからないし、
使う機会も無い
使わなくても
業務回るからなぁ
障壁
実際に使って
みるとよかった!
A氏 B氏 C氏
© ヤンマーエンジニアリング株式会社
営業活動決裁を
従来システム⇒kintoneに移行
全員が行う業務にkintoneを組み込む~面での働きかけ~
Page: 28
※(補足)営業活動決裁
・日々の営業活動の中で必要とされる、多くの社員が起案する決裁。
『点での働きかけ』と並行して、『面での働きかけ』も行う段階へ!
ポイント
・一斉に皆がkintoneを体験する
⇒利用拡大スピードが速い。
・社内の反発が大きい
© ヤンマーエンジニアリング株式会社
点での働きかけ で一定数ファンを獲得済み
⇒大きな反発も生まれにくい。
営業活動決裁基準スペース画面説明
Page: 29
© ヤンマーエンジニアリング株式会社
ちょっとした便利情報を掲載
(できるだけ利用のハードルを下げる)
質問箱アプリで疑問点を解消
営業活動決裁基準アプリ画面説明
Page: 30
従来の付属申請書(Excel)もまとめてkintone化
初めて操作する人も操作がわかる注記
© ヤンマーエンジニアリング株式会社
柔軟な通知や申請ルート
文字列(IF文)の自動アドバイス表示
入力内容で表示が変わる!
Y課長 H部長
見込まれる効果
Page: 31
効果
申請・承認の手間削減 Excel作成不要 / スマホで外出先からも簡単承認
差戻・修正の手間削減
『コメント欄』で修正指示も楽々。
『変更履歴欄』で修正箇所が一目瞭然。
問合せの手間削減 注記/IF文案内/質問箱アプリ。
仕組みの柔軟化 決裁基準改定に伴うシステム変更も自分で。
社内普及も重要。。。
しかし利用者が『効用UP』を感じれなければ逆効果
仕組みの工夫 迅速な問合せ対応 をモットーに!
利用者に優しい と
だからこそ
© ヤンマーエンジニアリング株式会社
さいごに
Page: 32
© ヤンマーエンジニアリング株式会社
本日、特にお伝えしたかったのは下記の2点です。
Page: 33
改善前 改善後
チームの業務工数低減 工数大 効率化
チームのマインド 従来方法どおり
のやり方
日々、効率化や
工夫を考える習慣
業務改善アドバイス なし あり
①チームの改善ノウハウを積極的に共有!
⇒チームの改善から社内の改善へ
ノウハウ
②社内展開に悩んだら、
点の働きかけ ⇒ 面の働きかけがおすすめ
面での働きかけ
点での働きかけ
ファンを着実に増やしてから。。。一気に拡大!! © ヤンマーエンジニアリング株式会社
障壁
障壁を壊し、目指す将来像へ
Page: 34
多くの社員が日常的に
業務改善に取り組む風土
目指す将来像
継続的な
業務効率UP
更なる改善への
動機付け
主体性 効用UP
© ヤンマーエンジニアリング株式会社
© ヤンマーエンジニアリング株式会社

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