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チームの改善 → 会社の改善風土づくりへ 〜社内展開に悩んだら〜
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kintone hive 2021 大阪事例 kintone hive osaka vol.9 ユーザー事例 ヤンマーエンジニアリング株式会社 紀平智志 氏
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チームの改善 → 会社の改善風土づくりへ 〜社内展開に悩んだら〜
1.
作成日: ヤンマーエンジニアリング株式会社 企画管理部 企画管理G 紀平 智志 チームの改善
⇒ 会社の改善風土づくりへ ~社内展開に悩んだら~ 2021/4/12 © ヤンマーエンジニアリング株式会社
2.
目次 1.はじめに 2.『これまで』と『これから』 3.チームの課題改善 ⇒ 社内の改善へ 4.社内展開に悩んだら、点の働きかけ
⇒ 面の働きかけ 5.さいごに Page: 2 © ヤンマーエンジニアリング株式会社
3.
はじめに Page: 3 © ヤンマーエンジニアリング株式会社
4.
企業規模 資本金 80百万円 人員 232人 拠点 国内…東京/焼津/大阪/広島/高松/九州地域(5箇所)/沖縄 海外…ギリシャ/台湾/ドバイ/インド/香港現地法人 ①会社紹介 事業内容 各種内燃機関の修理 ならびに部品販売 Page:
4 ヤンマー製 舶用エンジンの修理 その部品の販売 アフターサービスに特化 船舶の安全運航に貢献 分類的には中小企業だが、 海外も含め比較的拠点も多い。 ヤンマーエンジニアリング株式会社 設立:1958年(昭和33年)4月 本社:兵庫県尼崎市(ヤンマー尼崎工場内) © ヤンマーエンジニアリング株式会社
5.
②自己紹介 紀平 智志 京都府出身
29歳 ヤンマーエンジニアリング株式会社 企画管理部 企画管理G 2018年中途入社。 経営層への経営状態の報告・提案 営業活動決裁等による管理業務 社内工数の低減による効率化 等 趣味は学生の時から続けているギター 中小企業診断士資格試験の勉強 新しい趣味にクロスバイクを始めました。 Page: 5 © ヤンマーエンジニアリング株式会社
6.
『これまで』と『これから』 Page: 6 © ヤンマーエンジニアリング株式会社
7.
①部内で活用_7ユーザー ②全社社員アカウント付与_200ユーザー ③各部門長との情報共有 ④他部門にもファンづくり ⑤社内での積極活用 『これまで』と『これから』 障壁 積極的に使用する社員もいる一方 ログインすらしたことがない人も。。 多くの社員が日常的に 業務改善に取り組む風土 目指す将来像 継続的な 業務効率UP 経営情報の伝達 ・分析がスムーズに! Page: 7 © ヤンマーエンジニアリング株式会社
8.
Page: 8 kintoneの特徴 少人数は効果低 利用者の 反応を見る 問題を 明確化 改善方法 決定 アプリの 作成/改良 ・迅速で柔軟な改善 だけでなく も 改善風土構築にkintoneを使う理由 みんなで使うことによる 社員の効用UP 主体的な業務改善 ネットワーク効果 更なる改善への 動機付け © ヤンマーエンジニアリング株式会社
9.
①部内で活用 ②全社社員アカウント付与 ③各部門長との情報共有 ④他部門にもファンづくり ⑤社内での積極活用 本日お話する2つの内容 障壁 ②どうやったら社員の多くが積極的に活用し、 日々業務改善に取り組む土台ができるだろうか? ①企画管理部の業務工数 が足りない。どうしよう? 目指す将来像 Page: 9 ©
ヤンマーエンジニアリング株式会社
10.
チームの課題改善 ⇒ 社内の改善へ ©
ヤンマーエンジニアリング株式会社 Page: 10
11.
当時の状況と課題 日 月 火
水 木 金 土 1 2_① 3_② 4_③ 5_④ 6_⑤ 7 8 9_⑥ 10_⑦ 11_⑧ 12_⑨ 13_⑩ 14 15 16_⑪ 17_⑫ 18_⑬ 19_⑭ 20_⑮ 21 22 23_⑯ 24_⑰ 25_⑱ 26_⑲ 27_⑳ 28 ・資料とりまとめ ・経理部打合せ ・会議資料製本 ☆社長報告会 ☆部門長会議 ※①~⑳:稼働日 / ☆:特に重要なイベント ・会議議事録配信 2018年4月 資料作成・拠点へのヒアリングに追われる Page: 11 © ヤンマーエンジニアリング株式会社
12.
当時の状況と課題 日 月 火
水 木 金 土 1 2_① 3_② 4_③ 5_④ 6_⑤ 7 8 9_⑥ 10_⑦ 11_⑧ 12_⑨ 13_⑩ 14 15 16_⑪ 17_⑫ 18_⑬ 19_⑭ 20_⑮ 21 22 23_⑯ 24_⑰ 25_⑱ 26_⑲ 27_⑳ 28 ・資料とりまとめ ・経理部打合せ ・会議資料製本 ☆社長報告会 ☆部門長会議 ※①~⑳:稼働日 / ☆:特に重要なイベント ・会議議事録配信 2018年4月 資料作成・拠点へのヒアリングに追われる Page: 12 © ヤンマーエンジニアリング株式会社
13.
意思決定や経営状態の把握にも影響をきたす恐れ 意思決定の遅れ 経営状態の適切な 把握に支障 会社全体への影響 資料作成に稼働日 の多くが費やされる 資料の数値等をもとにした 検証や分析が不十分になる 市況感・拠点の困りごと等 定性的な情報が得られない 拠点へのヒアリングに 十分な時間がとれない 経営層の知りたい 情報を提供できない 経営会議等の行事は 月末に集中 Page: 13 特にエクセル等の資料作成と配信/拠点へのヒアリングによる情報収集 業務効率化が必要 © ヤンマーエンジニアリング株式会社
14.
課題を解決するために2つのスペースを作成 ・エクセル等の資料作成と配信 ・拠点へのヒアリングによる情報収集 以下の情報集約スペース・アプリを構築 kintoneでなんとか スムーズにできないか? 財務情報ポータル 経営情報ポータル 棚卸資産額 損益情報 新規受注額 経営会議での指示事項進捗管理 拠点月次報告 長期間工事の状況報告 →定量的な財務に関する情報を集約 →市況感や会議指示事項の進捗など 定性的な情報を集約 app app Page:
14 © ヤンマーエンジニアリング株式会社
15.
財務情報ポータル 損益や在庫など数値的な情報の集約スペース スペースのお知らせ欄に損益等の各財務グラフを掲示。 Page: 15 スペースの目的を記載 ©
ヤンマーエンジニアリング株式会社 注意点を記載
16.
財務情報ポータル データ取り込みで資料作成と配信の手間を削減 ①データ出力 Page: 16 ②Excel資料作成
④メール発信 見たい時にアクセス 従来 ⑤受け取り PC保存 他部門 企画管理部 現在 アプリにCSV読み込み 自動でグラフ・表を作成 (お知らせ欄にも自動反映) 会計システム © ヤンマーエンジニアリング株式会社
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財務情報ポータル プラグインで見たい切り口の分析がすぐ出来る! グラフはスライサー機能を搭載!(GrapeCityのkrewDashboard活用) Page: 17 各部門長 『FY18』と『FY21』 の比較資料! 『〇〇支店』だけの 実績推移 『〇〇㈱』さんから の受注実績 社員によって見たい切り口も様々? ↓ボタンをクリックで表示が変わる。別途、Excel・PPTで個別資料を作る必要なし! ©
ヤンマーエンジニアリング株式会社
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課題を解決するために2つのスペースを作成 ・エクセル等の資料作成と配信 ・拠点へのヒアリングによる情報収集 kintoneでなんとか スムーズにできないか? 財務情報ポータル 経営情報ポータル →定量的な財務に関する情報を集約 →市況感や会議指示事項の進捗など 定性的な情報を集約 Page:
18 © ヤンマーエンジニアリング株式会社
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課題を解決するために2つのスペースを作成 ・エクセル等の資料作成と配信 ・拠点へのヒアリングによる情報収集 kintoneでなんとか スムーズにできないか? 財務情報ポータル 経営情報ポータル →定量的な財務に関する情報を集約 →市況感や会議指示事項の進捗など 定性的な情報を集約 Page:
19 © ヤンマーエンジニアリング株式会社
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経営情報ポータル Excel形式の報告書をkintoneに置き換え。 Page: 20 報告書を見ながら意見交換 主キーで他アプリへの連携 ラベルで欲しい情報を補足 外出先でも承認可能 ©
ヤンマーエンジニアリング株式会社 A支店長 B部長 F次長 B部長 A支店長 紀平 企画 C氏
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経営情報ポータル 互いに情報を持ち寄り、連携の意識も! 更新の手間が少なく、コミュニケーションもとりやすいkintoneだからできる! Page: 21 企画管理部 財務情報ポータルの 情報もふまえて、 報告書を作成! 企画管理部の月次分析で 分かった事も追記します! 他部門の部門長 ©
ヤンマーエンジニアリング株式会社
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経営情報ポータル その他、報告部門の様々な手間を削減。 Page: 22 完了 現在 従来 省けた手間 ・メールの作成
送信 ・メールボックスからメールを探す ・外出先から戻ってからPCで承認 ・ファイルアップロード 等 課長 報告書作成 電子印 電子印 アップロード 部長 完了 担当者 © ヤンマーエンジニアリング株式会社
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改善前 改善後 資料作成日数 稼働日15日
稼働日5日 分析内容 表面的な事実 要因まで追求 会議の日程 毎月25日 毎月17日 企画管理部のマインド 従来方法どおり の業務遂行 日々、効率化や 工夫を考える習慣 社内へ業務改善アドバイス なし あり 結果、分析深化!社内へ業務改善アドバイス実施! Page: 23 こう変わり、日々の業務がスムーズに! kintoneを活用し他部門へ TO 総務部 TO 市場サービス部 TO 技術部 TO 各エンジニアリング部 …勤怠管理&超過勤務申請/教育訓練計画 …品質問題対応進捗管理 …新ビジネスの案件管理/整備研修管理 …工事スケジュール管理 他部門との連携も強化! ノウハウ © ヤンマーエンジニアリング株式会社
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アドバイス活動で活用が広がる一方、あらたな課題も しかし Page: 24 他部門にもファン づくりに成功 kintoneを活用 していない 障壁 使っている人は活用しているが、 使っていない人はログインしたこともない © ヤンマーエンジニアリング株式会社
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社内展開に悩んだら、点の働きかけ ⇒ 面の働きかけ ©
ヤンマーエンジニアリング株式会社 Page: 25
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影響力のある人、積極的に使ってくれそうな人へ個別アプローチ Page: 26 点での働きかけ a業務をこうして みたらどうですか? こう開発すれば bできますよ cをこう… 〇〇部 担者 A氏 □□部 部長
B氏 △△支店 主任 C氏 A氏 B氏 C氏 ポイント ・社内の反発にあいにくい。 ・使いどころを理解してもらいやすい。 ・丁寧なアドバイス可能。 ⇒ファンを着実に増やせた。 ⇒影響力のある人からさらに伝播した。 ・利用拡大スピードが遅い。 興味ある! 開発します。 © ヤンマーエンジニアリング株式会社
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使う機会がない人は、どんなことができるか理解しずらい。 Page: 27 便利そうだけど、よくわからないし、 使う機会も無い 使わなくても 業務回るからなぁ 障壁 実際に使って みるとよかった! A氏 B氏
C氏 © ヤンマーエンジニアリング株式会社
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営業活動決裁を 従来システム⇒kintoneに移行 全員が行う業務にkintoneを組み込む~面での働きかけ~ Page: 28 ※(補足)営業活動決裁 ・日々の営業活動の中で必要とされる、多くの社員が起案する決裁。 『点での働きかけ』と並行して、『面での働きかけ』も行う段階へ! ポイント ・一斉に皆がkintoneを体験する ⇒利用拡大スピードが速い。 ・社内の反発が大きい © ヤンマーエンジニアリング株式会社 点での働きかけ
で一定数ファンを獲得済み ⇒大きな反発も生まれにくい。
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営業活動決裁基準スペース画面説明 Page: 29 © ヤンマーエンジニアリング株式会社 ちょっとした便利情報を掲載 (できるだけ利用のハードルを下げる) 質問箱アプリで疑問点を解消
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営業活動決裁基準アプリ画面説明 Page: 30 従来の付属申請書(Excel)もまとめてkintone化 初めて操作する人も操作がわかる注記 © ヤンマーエンジニアリング株式会社 柔軟な通知や申請ルート 文字列(IF文)の自動アドバイス表示 入力内容で表示が変わる! Y課長
H部長
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見込まれる効果 Page: 31 効果 申請・承認の手間削減 Excel作成不要
/ スマホで外出先からも簡単承認 差戻・修正の手間削減 『コメント欄』で修正指示も楽々。 『変更履歴欄』で修正箇所が一目瞭然。 問合せの手間削減 注記/IF文案内/質問箱アプリ。 仕組みの柔軟化 決裁基準改定に伴うシステム変更も自分で。 社内普及も重要。。。 しかし利用者が『効用UP』を感じれなければ逆効果 仕組みの工夫 迅速な問合せ対応 をモットーに! 利用者に優しい と だからこそ © ヤンマーエンジニアリング株式会社
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さいごに Page: 32 © ヤンマーエンジニアリング株式会社
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本日、特にお伝えしたかったのは下記の2点です。 Page: 33 改善前 改善後 チームの業務工数低減
工数大 効率化 チームのマインド 従来方法どおり のやり方 日々、効率化や 工夫を考える習慣 業務改善アドバイス なし あり ①チームの改善ノウハウを積極的に共有! ⇒チームの改善から社内の改善へ ノウハウ ②社内展開に悩んだら、 点の働きかけ ⇒ 面の働きかけがおすすめ 面での働きかけ 点での働きかけ ファンを着実に増やしてから。。。一気に拡大!! © ヤンマーエンジニアリング株式会社
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障壁 障壁を壊し、目指す将来像へ Page: 34 多くの社員が日常的に 業務改善に取り組む風土 目指す将来像 継続的な 業務効率UP 更なる改善への 動機付け 主体性 効用UP ©
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© ヤンマーエンジニアリング株式会社