アドレス帳、スケジュール、報告書の連携を活用してみよう！

1. 1
グループワークで共に学ぶ！
サイボウズワークショップ
アドレス帳、スケジュール、報告書の
連携を活用してみよう！

2. 15:00 - 15:10 はじめに (本日の流れ)
15:10 - 16:00 ①業務シナリオにそって営業管理の方法を徹底解説
16:00 - 17:00 ②課題解決演習(グループワーク）
- 休憩
17:05 - 18:00 サイボウズ Office 運用相談会
※ 希望者のみ
本日の流れ
2

3. 業務シナリオの解説とグループワークを通して、
「アドレス帳、スケジュール、報告書の連携が業務に
使えるイメージができた！」
と言っていただく。
本日のゴール
3

4. 今回のワークショップにおける確認事項です。
1. 今回のワークショップの様子は「サイボウズコミュニティ」「サイボウズWebサイト」
にて紹介したいと思います。紹介記事の素材として適宜写真や動画撮影させ
ていただきますが、ご都合の悪い場合はお知らせください。
2. 本日の資料などは「サイボウズコミュニティ」の中で共有いたします。
3. 本日のワークショップに関するアンケートへのご協力をお願いいたします。
確認事項
4

5. ①業務シナリオにそって営業管理の方法
を徹底解説
1. 業務シナリオ
2. 徹底解説
5

6. 本日の業務シナリオ
『コレベンリ株式会社』の状況
• 本社は東京にあり、大阪・愛媛にそれぞれ支社がある
日用雑貨の製造業。従業員はそれぞれ東京20名、
大阪10名、愛媛10名で合計40名。大阪と東京は
営業拠点、愛媛は製造工場。
• 東京の営業部では案件共有がうまくいっていない。
なんとなくサイボウズ Officeを使い始めてスケジュー
ルだけ使っている状態。情報がExcelなどにバラけてい
て統一感がない。記入が手間で登録していない人が
いる。
• 進捗が追いづらく、お客様の状況が今どうなっているか
わからない。

7. お悩み一覧
1. お客様の最新の契約状況などが見えづらい！
2. お客様との予定調整がたいへん！
3. お客様へどれぐらいの頻度で訪問しているのかわからない！
4. 報告のひな形がきまっていないので粒度がバラバラ
5. お客様を定期的に訪問しているので履歴を一覧でみたい！
6. 営業活動の履歴がバラバラ。うまく活用できる方法を知りたい!
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8. ①業務シナリオにそって営業管理の方法
を徹底解説
1. 業務シナリオ
2. 徹底解説
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9. Copyright © Cybozu 9
1. お客様の最新の契約状況などが見
えづらい！

10. アドレス帳を活用！
アドレス帳の項目を増やして最新の契約状況を確認することができます。
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カスタマイズ可能な項目

11. アドレス帳の構成
「ブック」のアクセス権を利用して必要な人に必要な情報を表示
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12. 12

13. アドレス帳の構成
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14. 14

15. 部署ごと、取引先ごとでアドレス帳を整理
「ブック」のアクセス権を利用して必要な人に必要な情報を表示
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16. Copyright © Cybozu 16
2. お客様との予定調整がたいへん！

17. スケジュール（人と施設の空き時間調整）
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18. スケジュール（人と施設の空き時間調整）
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19. スケジュール（人と施設の空き時間調整）
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20. スケジュール（人と施設の空き時間調整）
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21. スケジュール（人と施設の空き時間調整）
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仮予定が薄水色で表示

22. スケジュール（人と施設の空き時間調整）
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確定すると他の予定は消える

23. Copyright ©
Cybozu
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スケジュール（空き時間確認、複数日登録）
予定と同時に会議室やミーティングスペースなどの施設予約や、デジタル
カメラやプロジェクターなど、備品の貸し出し状況も管理することができます。
空き時間を確認する機能で、参加者に
選択したユーザーと施設の空き時間を
一覧画面で確認することができます。
複数の日付を指定（クリック）して、
通常予定を一括で登録できます。
「毎週月曜日」などの繰り返し予定と
違い、祝日を避けて登録できます。

24. スケジュールに参加する人を確認したい
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リアクション機能を使って参加意思を表示できます。

25. Copyright © Cybozu 25
スケジュール登録のコツ
スケジュールのグループ分けを行うことで一覧で週間予定を表示でき
ます。社内会議や往訪などの種類で色分けも可能です。
グループ内のメンバーだけでな
く、他部署の社員の予定も一
覧で確認できます。
予定の種類別に色が付けら
れるので、ひと目で予定を把
握できます。
自分のToDo機能の締切
を表示させる。

26. Copyright © Cybozu 26
スケジュール（予定の変更・調整）
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ドラッグアンドドロップで予定の日時変更ができます。
予定の変更や調整などが簡単にできます。
「個人日」と「個人週」で
ドラッグアンドドロップによる
予定の変更ができます。

27. Copyright © Cybozu 27
3.お客様へどれぐらいの頻度で訪問して
いるのかわからない！

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29. アドレス帳とスケジュール
アドレス帳を軸にどれぐらいの頻度で訪問しているかを把握できます。
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30. Copyright © Cybozu 30
4. 報告のひな形がきまっていないので
粒度がバラバラ

31. 報告の粒度を揃えるための項目をカスタマイズしましょう！
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32. 報告書
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33. 項目の粒度、書いてほしいことを明記
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34. 項目の粒度、書いてほしいことを明記
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35. 報告書にフィードバックしましょう
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36. Copyright © Cybozu 36
5. お客様を定期的に訪問しているので
履歴を一覧でみたい！

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38. 報告書の「履歴一覧」で確認！
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39. Copyright © Cybozu 39
6. 営業活動の履歴がバラバラ。
うまく活用できる方法を知りたい!

40. Copyright © Cybozu 40
営業活動にはアプリ連携がオススメ！
アドレス帳
報告書
スケジュール

41. アプリ連携を使った営業管理のフロー
問合せ
管理
セミナー
管理
新規顧客
情報登録
コンタクト
予定登録
(訪問・来訪)
コンタクト
報告
コンタクト予定・報告書確認
名刺
管理
案件
管理
受注
管理
在庫
管理
「営業管理」解説範囲
「営業管理」では、営業活動における基本的な4つのプロセス「①新規顧客情報登録」「②コンタクト
予定登録」「③コンタクト報告」「④コンタクト予定・報告書確認」をピックアップしてご説明します。
① ② ③
④
「営業管理」でピックアップするプロセス 前後で関連するプロセスの一例

42. 先行プロセス ①新規顧客情報登録
①新規顧客情報登録
範囲内のプロセス
範囲外のプロセス
自社
上司
メンバー
関係者
アプリ
アドレス帳
スケジュール
報告書
担当顧客 問合せ
名刺
交換
①
アドレス帳
検索
アドレス帳
登録
新規顧客
情報
共有
(通知)
存在
しない
終
了
問合せ
受付 YES
NO 書込み

43. 先行プロセス ②コンタクト予定登録
②コンタクト予定登録
範囲内のプロセス
範囲外のプロセス
自社
上司
メンバー
関係者
アプリ
アドレス帳
スケジュール
報告書
担当顧客
コンタク
ト依頼
コンタク
ト指示
②
コンタクト予定
登録
共有
(通知)
終
了
コンタク
ト日程
調整
顧客情報
コンタクト
予定
参照 書込み

44. 先行プロセス ③コンタクト報告
③コンタクト報告
範囲内のプロセス
範囲外のプロセス
自社
上司
メンバー
関係者
アプリ
アドレス帳
スケジュール
報告書
担当顧客
③
報告書作成 共有
(通知)
終
了
コンタク
ト実施
報告書
コンタクト
予定
参照
コメ
ント
追加
報告書
＋コメント
書込み
書込み

45. ④コンタクト予定・報告書確認
④コンタクト予定・報告書確認
範囲内のプロセス
範囲外のプロセス
自社
上司
メンバー
関係者
アプリ
アドレス帳
スケジュール
報告書
担当顧客
④
コンタクト検索
・
報告書検索
提案
・
案件化
・
仕入
コンタクト
予定
報告書
コメント
参照 参照
コンタクト
予定
報告書
書込み 書込み

46. Copyright © Cybozu 46
アドレス帳→スケジュール→報告書の流れをご紹介
実践
デモ

47. ②課題解決演習(グループワーク）

48. グループワークの流れ ※ 1時間
業務
シナリオ
とお悩み
ご紹介
解決案の
シェア、ディ
スカッション
のグループ
ワーク
解決案を
書き出す
個人ふせん
ワーク
グループ
発表
1グループ
3分
自己紹介
1分/人
5分5分 20分 10分5分
解決案の
ご紹介
10分

49. • 肩書や今おかれている状況は忘れ
て対等に接しましょう
• 相手の話をよく聞き、自分が話すと
きはコンパクトに話しましょう
• 気楽に、そして楽しくやりましょう！
ワークショップを効果的に行うためのルール
49

50. 自己紹介
【チェックイン、1分】
• ふせんに「今日の説明でさっそく業務に役立てそうなこと」を記載し
ましょう
【自己紹介内容、1分/人】
・ 会社名、お名前
・ 「今日の説明でさっそく業務に役立てそうなこと」
のシェア
50
5分

51. 業務シナリオの解説とグループワークを通して、
「アドレス帳、スケジュール、報告書の連携が業務に
使えるイメージができた！」
と言っていただく。
本日のゴール
51
再掲
5分

52. 本日の業務シナリオ
『コレベンリ株式会社』の状況
• 本社は東京にあり、大阪・愛媛にそれぞれ支社がある
日用雑貨の製造業。従業員はそれぞれ東京20名、
大阪10名、愛媛10名で合計40名。大阪と東京は
営業拠点、愛媛は製造工場。
• 東京の営業部では案件共有がうまくいっていない。
なんとなくサイボウズ Officeを使い始めてスケジュー
ルだけ使っている状態。情報がExcelなどにバラけてい
て統一感がない。記入が手間で登録していない人が
いる。
• 進捗が追いづらく、お客様の状況が今どうなっているか
わからない。
52
再掲
5分

53. お悩み一覧
1. お客様の最新の契約状況などが見えづらい！
2. お客様との予定調整がたいへん！
3. お客様へどれぐらいの頻度で訪問しているのかわからない！
4. 報告のひな形がきまっていないので粒度がバラバラ
5. お客様を定期的に訪問しているので履歴を一覧でみたい！
6. 営業活動の履歴がバラバラ。うまく活用できる方法を知りたい!
7. 営業担当が持っている案件数、売上見込数字などをまとめたい！
53
5分

54. アドレス帳、スケジュール、報告書を使った業務改善
個別ふせんワーク
目的：
「アドレス帳、スケジュール、報告書を使って、営業担当ご
との案件数、売上見込数字を把握する」
この目的を実現するために必要な機能、作業、ルールなど
解決案を5分間で出来るだけたくさん、ふせんに書き出し
てください。
例）
✓ アドレス帳、スケジュール、報告書がメインですがそれ以外の
機能でもOKです。
✓ 機能以外の部分で運用やルールで解決できることも記載しま
しょう。
✓ ご自身の経験・想像も踏まえて質より量で書き出してください。
54
5分

55. 解決案のシェア
ふせんに書き出した解決案を1人ずつシェアしましょう。シェアが終わっ
たら1枚ずつイーゼルパッド上で分類していきましょう。
55
20分
効果 大
効果 小
時間がかかるすぐできる
まずは手元にふせん
をおいてシェア

56. グループごとに発表
グループ内で共感が高かったり、おもしろい解決案を選んでください。
代表の方1人が発表して全体にシェアしましょう。1グループあたり3
分でお願いいいたします。
56
10分
効果 大
効果 小
時間がかかるすぐできる

57. 解決案のご紹介
• 売上見込数字について
– アドレス帳、スケジュール、報告書はCSV書き出しして集計できます。アドレス帳や
報告書に売上見込数字の項目を用意すると集計できます。
• 案件担当数について
– アドレス帳、スケジュール、報告書はCSV書き出しして集計できます。アドレス帳に
は、はじめから担当者項目が入っています。スケジュールでは「予定」に担当者を入
れる、報告書では担当者項目を新たに追加する、などの方法があります。
➢ カスタムアプリを利用するとアプリ上で案件担当数、売上見込数字を表示、集
計することができます。
57
10分
実践
デモ

58. Tips
• アドレス帳が重複してしまって困る！
– アドレス帳の重複予防には会社登録するときに「登録済みデータと重複確認
する」を利用する。
• 報告書って他社はどう利用してるの？
– エス・ピー・シー様の営業日報を報告書とiPadで報告する事例をご紹介。
• サイボウズ Office を社内に浸透させたい！
– 山崎文栄堂様のスケジュール登録が賞与と直結する事例のご紹介。
• 重要度の高い通達などを社内共有したい！
– 運用ルールを「トップページでの連絡」で紹介
• 直近の営業担当の動きをみたい！
– 最近の報告書への書き込みは「ユーザー名簿」の「最近発信した情報」から見
れますよ！【参考】あの人のコメント探したい！ - もりしブログ –
https://cybozu.zendesk.com/hc/ja/articles/217180406
58
10分

59. サイボウズワークショップ手引書のご紹介
ワークショップの企画から運営する際のTipsをまとめた
資料です。
■内容
• 開催準備に便利な「開催スケジュール」「ワークショッププログラム」等のテン
プレート
• ワークショッププログラムの各フェーズにおけるTips
• ワークショップで使えるアイテム一覧、アイスブレイク集、等
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60. サイボウズコミュニティ
60

61. サイボウズコミュニティ
61

62. サイボウズコミュニティ
62

63. 次回以降のワークショップ開催予定
3/17(金) アドレス帳、スケジュール、報告書の連携を活用してみよう！
3/22(水) アドレス帳、スケジュール、報告書の連携を活用してみよう！（大阪）
4/21(金) 経費精算など申請・承認業務にワークフロー！
5/19(金) こんな業務に使えるカスタムアプリ！ (仮) （松山）
5/26(金) こんな業務に使えるカスタムアプリ！ (仮)
https://cybozu.zendesk.com/hc/ja/articles/115000722543
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64. 本日はサイボウズワークショップへのご参加
誠にありがとうございました。
アンケートの記入にご協力ください。
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65. 【希望者のみ】
サイボウズ Office 運用相談会
17:05 - 18:00
※ 今のグループにサイボウズ社員が
相談役としてつきます。
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