クラウド版「サイボウズ Office」すぐできるBOOK －日報 編－

1. 「サイボウズ Office on cybozu.com」
すぐできるＢＯＯＫ
－日報 編－
サイボウズ株式会社
2015/1 版

2. この度は「サイボウズ Office on cybozu.com」をご検討
いただき、誠にありがとうございます。
本資料では、「サイボウズ Office」で「日報」の管理を
行う方法をご紹介いたします。
目的・業務別に 3 タイプの運用方法のご紹介いたします。
是非、お客様の利用用途に合わせてご活用ください。
ごあいさつ・・・
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3. 1. オープン型（掲示板 を使います）
2. レポート型（報告書 を使います）
3. データ蓄積重視型（カスタムアプリ* を使います）
本資料における操作・設定のご紹介
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*・カスタムアプリは、プレミアムコースをご契約のお客様に提供するサービスです。
・お試し期間中は皆様ご利用いただけます。

4. 1. 今日はこういうことをし
ました
2. それは ○○することが成
功のコツです。やってみて。
3. なるほど、自分もそれを
参考にしてみます！
部下Ａの日報
 上司だけでなく、先輩や同僚が自由に日報にコメントを書くことで、コミュ
ニケーションを重視する企業に最適です。
 社員一人に対して、ひとつの「日報を書く場」を用意し、そこに、時系列に
日報とコメントを並べて書いていくタイプです。
1. オープン型（掲示板を使った日報の運用）
部下
Ｂ
上
司
日報上で他のメンバーも含めた
コミュニケーションが成立！
部下
Ａ
日報を書く
アドバイスを書く
やりとりを見て
ノウハウを共有する
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5.  この図は「営業部」「総務部」「全社」…という組織が作られ
ている環境で、「総務部」という組織カテゴリを選択した状態
です。
 画面右側に、「総務部」からのお知らせと、組織に所属するメ
ンバーの日報が一覧で表示されています。（一人に対してひと
つの掲示を作成している状態）
掲示板でカテゴリを選択した状態
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6.  「【日報】加藤さん 」という掲示をクリックした画面です。
日報の詳細画面－１
掲示板の「本文」部分に
日報のフォーマット（書くべき項
目の一覧）を記載することで、
フォーマットに沿った報告をさせ
るようにします。
フォロー欄に、毎日の日報を
フォーマットに従って記載してい
きます。
上司や同僚もフォロー欄にコメン
トを書くことで、日報上でのコ
ミュニケーションが実現します。
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7.  フォロー欄に書き込んだ
日報やコメントは、常に
新しい書き込みが上に来
るよう時系列に並びます。
 書き込み対して、
*ボタンを
押して賛同をあらわすよ
うにしても、書き込んだ
相手に「読んでます」と
いうことが伝わります。
*リアクション機能を使う
http://manual.cybozu.co.jp/office/first/common
.html#22
日報の詳細画面－２
日報で相談
上司が回答
回答への返事
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8. 1. 画面上部のメニューアイコンから「掲示板」をクリックして、掲示板
のトップページに移動します。
2. ボタンを押します。
3. 掲示の書き込み画面で、以下のように入力します。
 タイトル ： 【日報】氏 名 （ 例：【日報】加藤さん）
 本文 ： 日報で書くべき項目のフォーマットを書く
 カテゴリ ：日報をどこのカテゴリに表示させるか選択します。
 フォローの書き込みを許可する：チェックを入れます。
最後に ボタンを押すと、これで日報がひとつ完成です。
4. 必要となるメンバー分の日報を管理者が作成してから、ユーザーに掲
示板の場所と書き方を案内します。
【補足】組織やプロジェクト単位で「組織」を作成して、ユーザーを所属
させている場合は、所属する組織のカテゴリに日報を作成することで、所
属メンバーに通知させることができます。
オープン型 日報システムの設定方法
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9.  スケジュール（行動）に対して、報告書を紐付けることができるので、行動
予定の単位で結果を報告をするような業務に最適です。
 顧客情報と報告書を紐付けることができるので、顧客単位での報告書を管理
できます。担当者の引継ぎでも、過去の情報を活かすことができて便利です。
2. レポート型（報告書を使った日報の運用）
部下
Ａ
部下
Ｂ
上
司
顧客A
訪問
顧客Ｂ
訪問
9:00
12:00
15:00
18:00
9/1 のスケジュール
訪問後に報告
書を作成
報告を読み、
コメントを書く
行動ベースの報告作成で、個別の対応状況を
細かく記録できるのがメリット！
顧客Ａの
訪問記録
顧客Bの
訪問記録
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10.  報告書の「全報告書一覧」を選択した状態です。
 画面右側に、作成された報告書の一覧が、日付順に一覧で表示
されています。
 報告書は、画面右上の検索窓からキーワード検索することがで
きますが、よく使う条件などは運用管理画面であらかじめ条件
を設定することで、絞込み表示をすることもできます。
報告書の全報告書一覧を選択した状態
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11.  【サイボウズ】訪問履歴
2014/11/07 という報告
書をクリックした画面です。
報告書の詳細画面
報告書の内容です。
同席したメンバーや報
告書を読んだメンバー
がコメントを書きます。
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12.  スケジュールの詳細画面から報告書を作成すると、スケジュー
ルと報告書を紐付けることができます。
スケジュールから「報告書を書く」
を
クリックして表示さ
れるメニューの中か
ら「報告書（議事
録）を書く」を選択
すると、報告書の作
成画面に遷移します。
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13. 1. 報告をする対象となる、スケジュールの詳細画面を開きます。
※スケジュールと紐付けない報告をする場合は、「報告書」のトップ
ページから ボタンを押して操作します。
2. ボタンを押して表示されるメニューから
をクリックします。
3. 報告書の作成画面で、以下のように入力します。
 標題 ：【顧客名】タイトル 日付（ 例：【顧客Ｘ】訪問 9/1 ）
 内容 ： 履歴として残すべき内容を記載します。
 通知先 ：報告書の更新情報を知らせたい相手を選択します。
ボタンを押すと、確認画面が表示されます。最後に
ボタンを押すと、これで活動に基づいた日報がひとつ完
成です。
4. 標題や内容については、最初にルールを決めると運用がスムーズです。
また、報告書に記載する項目は、システム管理画面で追加・削除が可
能です。自社にあったフォーマットを作成して使いましょう。
レポート型 日報システムの設定方法
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14.  部署や拠点によって報告のフォーマットを変えたい場合や、過去の日報から
データを検索することが多い場合に最適です。
 ひとつの「日報を書く場」を用意し、そこに、複数のメンバーが同じフォー
マットに沿ってデータを蓄積していくタイプです。
3.データ蓄積重視型（ｶｽﾀﾑｱﾌﾟﾘを使った日報の運用）
部下
Ａ
部下
Ｂ
部署の
日報
9/1 の日報
9/1 の日報
上
司
報告を読む
過去データを
検索してみる
集計したり
グラフでみる
フォーマットを細かく設定できて、検索や集計
ができることがメリット！
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15.  カスタムアプリで作成した日報アプリを、アイコンメニューに
出すことで、ユーザーが日報を書きやすい（見やすい）環境に
します。
トップページから遷移できる日報アプリ
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16.  日報アプリの一覧画面では、日付別に各メンバーの報告のサ
マリを一覧で見ることができます。
日報アプリの一覧画面
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17.  日報の詳細画面で
は、詳細の数字の
報告を閲覧するこ
とができます。
 出社／退社の時間
や、売上げ金額の
自動計算、資料の
添付など自由に
フォーマットを作
成することができ
ます。
 最初は紙で書いて
いる今の日報の項
目をそのままデジ
タル化してみると
よいでしょう。
日報の詳細画面
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18.  項目の中で「数字」や「時間量」といった項目タイプは条件で
絞り込んで集計し、グラフや表として表示することができます。
 管理者が店舗毎の売上げ金額を確認したり、残業時間の管理を
したりする際に、便利に利用できます。
日報の集計画面
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19. 1. 画面上部のアイコンメニューから「カスタムアプリ」をクリックします。
2. 画面左上にある ボタンを押して、「アプリ一覧」から
アイコンの隣にある ボタンを押します。
→テンプレートを元にして、「日報」アプリができた状態になります。
何もデータが登録されていませんが、アプリの一覧画面が表示されます。
3. 「日報」というタイトルの隣にある リンクをクリックします。「詳細設
定」タブを開き、「基本情報」の中から「項目」アイコンをクリックします。
これが今設定されている入力項目です。ここで、項目を追加したり、削除したりし
て、自社の日報フォーマットに最適化していきます。
4. 「運法管理」＞「詳細設定」＞「画面表示」で表示する画面を設定します。
 ビュー（一覧）：一覧画面で表示する項目と並びを設定します。
 ビュー（詳細・登録）：日報の登録画面や、詳細画面で表示させる項目とその並び
を設定します。
 絞り込み ：よく使う絞込み条件（登録日付が今月のもの、等）を登録します。
 集計 ：よく使う集計条件（製品毎の売上げ金額合計、等）を登録します。
5. 作成したカスタムアプリを、画面上部のアイコンメニューに表示させる場合は、
「サイボウズ Office システム設定」画面の「アプリケーションメニュー」から設定
できます。
データ蓄積重視型 日報システムの設定方法
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20. 日報の使い方ガイドは
以上でございます。
「サイボウズ Office」を利用して
業務日報の管理を是非行ってみてください。