「サイボウズワークショップ」資料 2017/11/27版
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2017/11/27に開催された「サイボウズワークショップ」の資料 です。
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- 1. 1 グループワークで共に学ぶ！ サイボウズワークショップ 場所： サイボウズ株式会社 （東京オフィス） 時間： 15:00 – 18:00 ( 17:00 ～ 運用相談会 ※希望者のみ） 11/27 （月） 「サイボウズ Office」の社内運用のコツを徹底解説！《初級編》
- 2. サイボウズワークショップの目的 徹底解説とグループワークを通して、 こうすれば業務に「サイボウズ Office」 が活かせるんだ！ と、実際に行動するヒントを持ち帰っていただく。 本日の内容で詳しく説明しない部分 各アプリケーションの詳細な設定方法 → サイボウズ Office はじめの一歩講座 ハンズオン、Webセミナー → テクニカルサポート、マニュアルを是非ご利用ください！ 2
- 3. 本日のアジェンダ 15:00-15:50 1.サイボウズ Officeの社内運用のコツを徹底解説！ 16:00-16:55 2. 課題解決演習（グループワーク） 17:00-18:00 3. 【希望者のみ】サイボウズ Office 運用相談会 3
- 5. 本日のアジェンダ 15:00-15:50 1.サイボウズ Officeの社内運用のコツを徹底解説！ 16:00-16:55 2. 課題解決演習（グループワーク） 17:00-18:00 3. 【希望者のみ】サイボウズ Office 運用相談会 5
- 7. Copyright (C) 2017 Venex Co.,Ltd All rights reserved ❚ VENEXのサイボウズOffice活用事例 2017年11月27日（月） 株式会社ベネクス 管理部 豊島 香織
- 8. Copyright (C) 2017 Venex Co.,Ltd All rights reserved ❚社名の由来 VENEX（ベネクス）という社名の由来は、“Creative Next” 「次の時代の創造企業でありたい。新しいものを創造する企業でありたい」 ❚社 名 株式会社ベネクス ❚所 在 地 神奈川県厚木市 ❚設立年月日 2005年9月 ❚関 連 会 社 ベネクスヨーロッパ（VENEX Europe GmbH) ❚ビジョン 私たちは世界のリカバリー市場を創造し、そこに関わるすべての人を元気にします リカバリーウェアは株式会社ベネクス、東海大学、神奈川県との産学公連携事業により共同開発された休養時 専用ウェアです。2013年には、世界最大のスポーツ用品見本市「ISPO」で日本企業初の金賞を受賞しました。 ❚産学公連携事業による開発 会社概要
- 9. Copyright (C) 2017 Venex Co.,Ltd All rights reserved サイボウズの位置づけ ❚ベネクスの社内コミュニケーションツール ❚コミュニケーションツールとしてのそれぞれの役割 業務 進行度合 共有 レベル 管理 レベル サ イ ボ ウ ズ 決定事項 最新情報 全社 共有事項 全社 レベル 共 有 フ ァ イ ル 進行中・ 決定事項 （担当者以 外は最新版 がわかりに くいケース あり） 部署間 共有事項 部署＞個 人レベル メ ー ル 日々の 業務･連絡 進行中 事項 チーム・ 個人対応 事項 個人レベ ル 転送しても らえば共有 できる 場所がわかれば たどりつける 会社全体で共有す る内容はサイボウ ズに行けばわかる ようにし、誰でも 簡単に探せる 2014年4月社内説明資料 ①メール ②共有ファイル ③サイボウズ ①メール ②共有ファイル ③サイボウズ
- 10. Copyright (C) 2017 Venex Co.,Ltd All rights reserved 3年半の歴史 ❚ 2014年4月当時 アイコン数 22 ❚ 2017年11月現在 アイコン数 34 ・わかりやすいアイコンにする ・使わないものは表示しない ・見てほしいものは簡単にアクセス できるように工夫 ※名刺管理 システム ※販売管理 システム ※販売管理 システム
- 11. Copyright (C) 2017 Venex Co.,Ltd All rights reserved サイボウズ活用事例 ❚サイボウズ以外のリンクのアイコンを表示 ❚共有フォルダのリンクをアプリケーションメニューに表示 ※名刺管理 システム※販売管理システム ※販売管理 システム ※販売管理 システム
- 12. Copyright (C) 2017 Venex Co.,Ltd All rights reserved 内勤者のメモ活用事例 ❚会議・来客・往訪以外の作業スケジュールを登録 ❚メリット ・タスク管理ができる（今日終わったことがわかる、持ち越すものは簡単に翌日以降に移せる） ・他のメンバーが何をしているのかがわかる ・メモも活用！作業の記録や簡単な会議のアジェンダ代わりに活用できる ・振り返りにも便利
- 13. Copyright (C) 2017 Venex Co.,Ltd All rights reserved ご清聴ありがとうございました。
- 17. 掲示板 17 1. 議事録 2. アイデア募集 3. 社内コミュニケーションのきっかけづくりに 4. 日報/週報
- 21. 社内コミュニケーションのきっかけづくりに② RER Agency株式会社様 21 「掲示板」にサイボウズ改善スレッドを作成し て、スタッフの要望を集めています。 それと、「サイボウズ Office」の操作に慣れて もらうために、上野グルメガイドなどちょっとし た遊び心を持った企画も立てたりしています。 ▼「サイボウズ Office」導入事例RER Agency株式会社様 https://products.cybozu.co.jp/office/ver10/cases/rer/index.html
- 28. 誰がどこにいるかわかる予定メニュー 株式会社 dii 様 28 営業社員の訪問エリアとア ポイントのありなしがわかる ようにして登録 運用 ▼ 「サイボウズ Office」導入事例株式会社 dii様 https://products.cybozu.co.jp/office/ver10/cases/dii/index.html
- 29. 出勤予定を期間スケジュールに オーリンク社会保険労務士法人様 29 運用 就業スタイルの異なるスタッフ間 での情報共有に利用。 ※イメージ画像です チームメンバーを入れて、 休み予定の共有にも利用 できる。 ▼「サイボウズ Office」導入事例オーリンク社会保険労務士法人様 https://products.cybozu.co.jp/office/ver10/cases/olink/index.html ▼関連する参考記事：cybozu community夏休み前にこれだけは！ 「サイボウズ Office」おすすめ活用術① 休暇登録編 https://cybozu.zendesk.com/hc/ja/articles/115003212023
- 33. ファイル管理と他の機能の使い分け 33 株式会社 ミキハウストレード様 勤怠表のフォーマットや社内マニュアルなど、 ある程度長期的にフォーマットが変わらない ものなどを「ファイル管理」で管理しています。 また、新商品やキャンペーンのPOPなど、 「メッセージ」で連絡して情報が流れては困る ものを「ファイル管理」で共有しています。 スタッフ全員で共有する書類をファイル管 理で利用しています。公開範囲が限られて いるものは、社内のファイルサーバーで共 有しています。内容やデータが更新された 際は、「掲示板」を利用して全社に更新連 絡を行っています。 株式会社カンドゥージャパン様 ▼「サイボウズ Office」導入事例株式会社カンドゥージャパン様 https://products.cybozu.co.jp/office/ver10/cases/kandu/index.html ▼「サイボウズ Office」導入事例株式会社 ミキハウストレード様 https://products.cybozu.co.jp/office/ver10/cases/mikihousetrade/index.html
- 40. 重要な通知に気づきやすくする方法 ・メール通知 ・新着通知アプリ（クラウド版のみ） ・Cybozu Desktop 40 サイボウズ Office を一日中開いているわけにはいかないが、 なるべく通知に気づいてほしいときに、おすすめです。 メール通知が利用できる機能 ・スケジュール ・電話メモ ・ワークフロー ・カスタムアプリ
- 41. 導入・運用の５つのコツ 1. 見せる情報を絞って、簡単にする 2. 自由に使ってもらう機会・期間をつくる 3. 運用しながら必要なルールだけ決めていく 4. いいね！と言ってくれるひとから巻き込む 5. 公認の会議やチームをつくる 41 運用
- 42. Copyright © Cybozu 42 1. 見せる情報を絞って、簡単にする 「システム管理者」が、全 ユーザーに適応する機能を 選択することができます。 全ユーザーに適用 ユーザー単位で許可 ユーザー単位で、使 用させる機能を制限 することが出来ます。 運用
- 45. 抵抗がある人には 「無理強いしない」 4. いいね！と言ってくれるひとから巻き込む 運用 紙のままでいいじゃん。 わざわざ変える必要あるの？ まずは、 「いいね」と言ってくれる人 から巻き込みましょう 東洋大学様
- 47. • 「IT運営委員会」 – 活動は月に1回 – テクニカル面の相談窓口 • 主な業務 – ユーザーの声を拾い上げる – サイボウズ Office の促進、管理 • メンバー – 向上意識を持った社員 5. 公認の会議やチームをつくる 運用
- 48. 会社公認の「委員会」を作ったメリットは？ ▌ メンバーの委員会での活動が評価の対象 ▌ 「委員会」自体のバリュー ▌ メンバーとしての意識向上 5. 公認の会議やチームをつくる 運用
- 49. 本日のアジェンダ 15:00-15:50 1.サイボウズ Officeの社内運用のコツを徹底解説！ 16:00-16:55 2. 課題解決演習（グループワーク） 17:00-18:00 3. 【希望者のみ】サイボウズ Office 運用相談会 49
- 51. ワークショップの効果を高めるコツ • お互い対等に接しましょう – グループワークの時間はみなさん同じチームの一員です。お互い対等な立場として ディスカッションしましょう。 • 自分が話すときはコンパクトに話しましょう – 盛り上がってくると話が止まらなくなりますが、グループワークの中ではなるべく 多くの人が発言できるようにしましょう。 • 「正しい方法を教わる」だけでなく、「納得いく方法を発見」しま しょう – グループウェアの使い方は自社の状況によって様々です。正しい方法を教わるだけではなく、ご 自身で納得できる方法を発見しましょう。 • 気楽に、そして楽しくやりましょう！ – 楽しむことが次につなげる最大の秘訣です。皆さんで一緒に楽しみましょう！ 51
- 53. 「サイボウズ Office」を利用する目的 • スケジュール共有のため • 前任者が導入したので私知らないんです。。 • 入社したときから使っていて空気のような存在です – いろんな背景、目的ありますよね。 – 現在の「サイボウズ Office」を利用する目的を一言でいえま すか？ 53
- 54. 現在の利用状況と持ち帰りたいことのシェア • ストラップにお名前記載いただき首からかけてください • 紙に書き出す個人ワーク – 現状は○○するために サイボウズ Office の □□機能を使っています。 – ワークショップに参加して、 △△なことを持ち帰りたい • お隣とシェア – お名前 ＋ 担当業務を一言で ＋ 書き出した内容説明 54 1分 1分×2人
- 58. 個人振り返り ＆ お隣とシェア グループワークの流れ 個人ワークで 問題点をフセ ンに書く ＆ シェアと分類 グループワーク で解決策を フセンに書く ＆ ディスカッション 本日は以下の流れで実施します。 メンバーが出した 問題点について 解決策を考えま す。 グループワークや徹底解説で 得られたアイディアの中で、自 社での サイボウズ Office 活用に活かせそうなことを振 り返ってみましょう。 ワーク 「サイボウズ Office 活用の問題に なっていること」を個人の付箋ワーク で問題点として書き出します。 その後、付箋の内容をグループ内 で共有・分類します。 他グループの フセンワークを 参照 ＆ 解決策追加 15分 15分 10分 10分
- 59. 【個人ワーク】問題点の書き出し サイボウズ Officeを活用して業務改善を行うために、社 内で「障壁となっている問題点」を黄色のフセンに黒いサイ ンペンで書いてください。 • エピソードは、おひとりいくつ書いてもOKです。 • フセン1枚につき1エピソードを書いてください。 • エピソードは具体的であればあるほど良いです。 • 色々なパターンのエピソードがあるとこの後のワークがより充実したものになるか も？ 振返り問題 解決 参照 5分 黒ペン 例）スケジュールの入れ忘れ 共有する資料の管理方法がばらばら 誰が見たのかわからない
- 60. 問題点のシェア、分類 フセンに書いた「障壁となっている問題点」をグループ内でシェアし分 類してください。 どこにあるかわからない問題 ○○の問題 コミュニケーションの問題 • エピソードの背景や、ご自身が感じたこと などを共有してください。 • この時点で「問題の断定」や「解決の提 案」等はしないようにしてください。 • 似ているエピソードは近くに並べてくださ い。 黒ペン 黒ペン 振返り問題 解決 参照 10分
- 61. グループごとに解決策を検討 グループ内で出た「問題点に対する解決策」を話し合ってください。 • 問題点に対する解決策を思いついた方は緑 色のふせんに黒いサインペンで書いて貼ってく ださい。 • 付箋に書かれた「障壁」の内容をかみ砕いて 書き直してみても大丈夫です。原因は？ きっかけは？より深層の問題が見えるかもし れません。 • すべての付箋に対して解決策がなくても大 丈夫です。 どこにあるかわからない問題 ○○の問題 コミュニケーションの問題 黒ペン 黒ペン 振返り問題 解決 参照 15分
- 62. 隣のグループの解決策を参照、提案 隣のグループのイーゼルパッドを見て、他にも解決策があれば提案し てください。 赤ペン • これ、共感する！という障壁や解決策、事例には シールを貼ってください。※シールの色は自由です。 • 解決に向けた新たなアイディア、障壁を解決した 別の事例をお持ちの方は緑色のふせんに赤ペン で書いて貼ってください。 • すべての付箋に対して解決策がなくても大丈夫で すが、なにも解決策が書いていないものから考え てみてください。 ××の問題 コミュニケーションの問題 ●●の問題 赤ペン 赤ペン 赤ペン どこにあるかわからない問題 振返り問題 解決 参照 10分
- 63. 【個人ワーク】振り返りとシェア 他のグループからの提案を踏まえて、ワークをふりかえりましょう。 1. 現状の問題点 2. 自社に持ち帰る解決策 について個人ごとにA4用紙に記入します。 記入した内容をお隣とシェア。 振返り問題 解決 参照 3分 2分/人×人数 10分
- 64. 配布用紙 ② 1. 現状の問題点 2. 自社に持ち帰る解決策 64
- 66. サイボウズコミュニティ 66
- 67. サイボウズコミュニティ 67
- 68. ワークショップ開催予定一覧 68 開催日 テーマ 場所 2017/2/20(月) カスタムアプリの商談進捗パックを業務シナリオに沿って徹底解説！ 東京 2017/3/17(金) アドレス帳、スケジュール、報告書の連携を活用してみよう！ 東京 2017/3/22(水) アドレス帳、スケジュール、報告書の連携を活用してみよう！ 大阪 2017/4/21(金) サイボウズ Office ワークフロー × モバイル で業務改善！ 東京 2017/5/19(金) カスタムアプリを使った「タスク管理」徹底解説！ 東京 2017/5/26(金) カスタムアプリを使った「タスク管理」徹底解説！ 松山 2017/6/23(金) サイボウズ Office の社内浸透・定着について徹底解説！ 東京 2017/7/14(金) 業務報告に使える、カスタムアプリと機能連携を徹底解説！ 大阪 2017/7/21(金) 業務報告に使える、カスタムアプリと機能連携を徹底解説！ 東京 2017/8/17(木) 「サイボウズ Office」社内運用のコツを徹底解説！《初級編》 東京 2017/9/15(金) 「サイボウズ Office」社内運用のコツを徹底解説！《初級編》 松山 2017/9/22(金) 他社事例から学ぶ！社内運用のコツ 《カスタムアプリ編》 東京 2017/10/4(水) 「サイボウズ Office」社内運用のコツを徹底解説！《初級編》 東京 2017/10/13(金) 他社事例から学ぶ！社内運用のコツ 《カスタムアプリ編》 東京 2017/11/27(月) 【女性限定】「サイボウズ Office」社内運用のコツを徹底解説！《初級編》 東京 2017/12/12(火) 他社事例から学ぶ！社内運用のコツ 《カスタムアプリ編》 東京
- 70. 本日のアジェンダ 15:00-15:50 1.サイボウズ Officeの社内運用のコツを徹底解説！ 16:00-16:55 2. 課題解決演習（グループワーク） 17:00-18:00 3. 【希望者のみ】サイボウズ Office 運用相談会 70