2017 07-14ワークショップ発表資料【公開用】 2017-07-24-v0.04
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2017年7月14日に実施したサイボウズワークショップの発表資料です
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2017 07-14ワークショップ発表資料【公開用】 2017-07-24-v0.04
- 3. 本日のアジェンダ 13:30-14:20 1. 業務報告に使えるカスタムアプリと機能連携を徹底解説！ 14:30-16:25 2. 課題解決演習（グループワーク） 16:30-17:30 3. 【希望者のみ】サイボウズ Office 運用相談会 3
- 5. 補足事項 • 肩書や今おかれている状況は忘れて対等に接しましょう – グループワークの時間はみなさん同じチームの一員です。お互い対等な立場として ディスカッションしましょう。 • 相手の話をよく聞き、自分が話すときはコンパクトに話しましょう – 盛り上がってくると話が止まらなくなりますが、グループワークの中ではなるべく 多くの人が発言できるようにしましょう。 • 「正しい方法を教わる」だけでなく、「納得いく方法を発見」しま しょう – グループウェアの使い方は自社の状況によって様々です。正しい方法を教わるだけではなく、ご 自身で納得できる方法を発見しましょう。 • 気楽に、真面目に、そして楽しくやりましょう！ – 楽しむことが次につなげる最大の秘訣です。皆さんで一緒に楽しみましょう！ 5
- 6. 本日のアジェンダ 13:30-14:20 1. 業務報告に使えるカスタムアプリと機能連携を徹底解説！ 14:30-16:25 2. 課題解決演習（グループワーク） 16:30-17:30 3. 【希望者のみ】サイボウズ Office 運用相談会 6
- 7. • サイボウズ Office の各機能にどんな特徴 があるのかわからない。。 7
- 8. 通知 報連相 予定管理 進捗管理 蓄積、マスタ 汎用、集計 8 サイボウズ Office 各機能の特徴 スケジュール 設備予約 掲示板 アドレス帳 タイムカード 報告書 ファイル管理 ToDoリスト 電話メモ Webメール ユーザー名簿 ワークフロー プロジェクト カスタムアプリ メッセージ 最新情報 未読一覧 各昨日について主な特徴で分類しました。 ※印はクライアント用アプリです。 ※ Cybozu Desktop ※ ファイルナビ
- 9. • 業務報告に日報、週報を書いているんですが、 サイボウズ Office のどの機能で報告すればよい んでしょう？ • 例えば掲示板とカスタムアプリでの報告はどんな 違いがあるの？ 9
- 10. 掲示板 • 誰でも/関係者だけ見れる、を選びたい。 • 通知は関係者のみ。 メッセージ • 関係者だけ見て欲しい。 • 通知は関係者のみ。 報告書 • 誰でも/関係者だけ見れる、を選びたい。 • スケジュールやアドレス帳と連動したい。 カスタムアプリ • 誰でも/関係者だけ見れる、を選びたい。 • 訪問件数などの指標を集計したい。 Copyright © Cybozu 10 日報のスタイルに合わせて選択できます。
- 12. Copyright © Cybozu 12 日報の浸透、運用のコツはコメントにあり ・日報には仕事以外のコメントを必ずひと言入 れなければならないというルールがあります。 ・「今夜の鍋は何がいいでしょう?」という他愛も ない会話からコミュニケーションが深まります。 松浦社長 万協製薬株式会社様 外用剤やスキンケアのカテゴリーで、他社ブランド商品を受託製造する製薬会社様
- 13. Copyright © Cybozu 13 和多屋別荘様のコメント活用効果 サイボウズの活用で今まで15回実施していた会議 が3回に減りました。 「指示待ち」体質を払拭し、意見を出す社風に変 わりましたね。 「まさかこの人からこういうコメントが」ということがよく 起こるんですよ。 「この人はここまで考えて仕事に取り組んでたんだ」 と驚かされることもあります。
- 15. 15 業務報告を、誰に、どの範囲で伝えるかを整理 業務報告 他社 関係者のみ Webメール 全社 誰でも 掲示板 部署 誰でも 掲示板 関係者のみ メッセージ 個人 誰でも 掲示板 関係者のみ メッセージ 内容 誰に 見れる範囲 機能
- 17. Copyright © Cybozu 17 掲示板 オープンな場所でコミュニケーションできます。 全社や部署など広い範囲で連絡する場所です。 カテゴリ毎に掲示を作成することが できます。 ※カテゴリにはアクセス制限を設定 できます。 リアクション機能で一発確 認できます。「確認しまし た！」など自由に文言を登 録できます。 掲示期間を設定でき ます。
- 18. Copyright © Cybozu 18 掲示板を用いたスタッフ全員の感情共有 「生野ではたらく社長の日記」 の掲示板を立ち上 げています。スタッフ全員で感情を共有できるので、 サイボウズの中に会社があるようです。 中国の四川省の支社とも日報でやりとりしています。 話が違う方向に進んでいるとすぐに軌道修正がで きるのがいいですね。 DIY ＆ ガーデニング用品の株式会社 大都様
- 19. Copyright © Cybozu 19 メッセージ 人を選択し閉じた空間でコミュニケーションできます。 そのため、共通認識がある密な話がしやすいです 確認ボタンを付ければ誰が確 認していないかを簡単に把握 出来るので、回覧板として利 用することができます。 書式設定で、大事な 箇所はしっかりと目 立たせること ができます。 リアクション機能が付い ているので、１クリック でのコミュニケーション も可能です。 コメント入力をして メンバー間で 意見交換ができるの で、「連絡帳」「電 子会議室」のような 使い方ができます。
- 20. 万協製薬株式会社様 外用剤やスキンケアのカテゴリーで、他社ブランド商品を受託製造する製薬会社様 Copyright © Cybozu 20 メッセージに書き込む一言がビジネスのスピードをつくる ・『こういうものをつくって欲しい』という問い合わせ が入ると、すぐにその情報をメッセージで回します。 成分や数量など担当者全員が一気に情報を共 有できます。 ・レスポンスを早くすることは仕事の受注機会を 増やすことに直結しますね！ 松浦社長
- 24. カスタムアプリを設計する流れは？ • 目的を明確にする。 • 機能に登録する項目、運用ルールなどを策定する • 必要項目を洗い出し、属性ごとに整理して構築する – 人（誰が）……取引先、組織、担当者、部署、顧客、従業員など – 物（何を）……商品、製品在庫、資源、成果物、倉庫など – 金……価格、現金、消費税、通貨など – 時間……カレンダー、工場稼働日、基準日程計画、世代管理 – やりとり・活動・行為（どうする）……受注、発注、出荷、承認、値引き、出庫、入庫など 24
- 25. カスタムアプリを設計、構築、運用するには？ • 必要項目の過不足をチェックする • 現在の業務とのFit & Gapを確認する。 • 運用し修正していく。 – 誰が登録し、 – 誰が閲覧、編集、削除できて、 – 誰に通知が飛び、 – 誰が統制できるのか。 25
- 27. ビズネット株式会社様の事例
- 32. 株式会社 dii 様 の タスク消し込み 株式会社 dii 様は、東京海上日動保険専業の保険代理店。 岐阜県の瑞浪市で創業して10年になる。 32 自分の仕事だけ表示されているということがコンセプト 今やらなければいけないのは、トップページに表示され ているレコードなのでゲーム感覚で1つずつタスクを消 化していくとトップページのタスクがどんどん減っていく。
- 35. あなたが目にした情報やコメントに対し、意思表示できる機能です。 コメントを書き込まなくても、共感や確認しました、という意思を表現できます。 Copyright © Cybozu 35 リアクション機能で記入の手間を軽減！ アプリ 利用できる場所 掲示板 本文 コメント メッセージ 本文 コメント 報告書 報告内容 コメント プロジェクト 掲示の本文 コメント カスタムアプリ レコード コメント
- 36. Copyright © Cybozu 36 株式会社 大都様 のリアクション機能活用法 うちではリアクションをアンケートに使っているんです Aがいいと思う人は親指マークを、Bがいいと思う人 「チェックいいね」マークを押して採決しています。
- 37. • 不要な通知が多すぎて必要な情報を見逃してしま う！ • 重要な通知はもっと目立たせたい！ • 通知確認を素早く進めたい！ 37
- 38. Copyright © Cybozu 38 更新通知を解除して必要な通知のみ受け取りましょう！ 最新情報 掲示板 メッセージ 報告書 自分に関係のない、 重要度の低い通知は受け取らない。 必要な通知だけ受け取る。 どうしてものときは、個別メッセージなどで。
- 39. Copyright © Cybozu 39 重要な情報はメール通知を併用することができます。 スケジュール 電話メモ ワークフロー
- 40. Copyright © Cybozu 40 未読一覧を使って素早く通知の処理をしましょう！ 「既読にする」「確認」 などの処理やコメントの 書き込みが可能です。 未読一覧画面で、既読処理とコメントができます！ 画面遷移がないので、素早く処理ができます！
- 42. アドレス帳 × ファイル管理 × カスタムアプリ連携！ 42 アドレス帳の内容と 連動して管理できます カスタムアプリとアドレス帳が連携すると、アドレス帳を顧客軸としてスケジュールや報告書も連携できます。 カスタムアプリとファイル管理が連携すると、ファイル管理の版管理が使えるので更新頻度の高い契約書 などの管理に便利です。 ファイル管理を参照するこ とで履歴を確認できます
- 48. 商談進捗管理 登録画面 48
- 50. 顧客台帳 登録画面 50
- 55. アプリ連携の仕組み • アプリ連携は下記で構成されています。 – リレーションとルックアップ • ルックアップには3種類あります – 手動ルックアップ – 自動ルックアップ – 検索ルックアップ 55
- 58. 商談進捗管理の折れ線グラフ 58
- 59. 商談進捗管理の縦棒グラフ 59
- 60. 商談進捗管理の縦棒グラフ 60
- 61. 商談進捗管理の円グラフ 61
- 62. 商談進捗管理のクロス集計 62
- 65. カウントボタンとリアクションリンクの違い • どちらもユーザーが意思表示するための機能です。 65 カウントボタン リアクションリンク 特長 ユーザーの意思表示を集計できる。 アンケートなどで賛否の数を集計する のに便利。 レコードの各コメントに対する反応を1クリッ クで表現できる。 リアクション時にアイコンを設定することで、 意思表示に変化をつけることも可能。 集計 ◯ × 表示場所 レコードの内容だけに表示 レコードのコメントだけに表示
- 66. 株式会社 スワロースポーツ 様 の集計活用 66 野球用品を専門に扱うECサイトを運営している。 草野球チームのユニフォームを中心とした野球用品のオーダーメイドサービスを初めて考 案するなど、積極的に新しい取り組みにチャレンジし、野球ファンに人気のショップ。 社員は32人で、販売チーム、Webチームに分かれている。
- 68. 本日のアジェンダ 13:30-14:20 1. 業務報告に使えるカスタムアプリと機能連携を徹底解説！ 14:30-16:25 2. 課題解決演習（グループワーク） 16:30-17:30 3. 【希望者のみ】サイボウズ Office 運用相談会 68
- 70. 自己紹介 まずはグループ内で自己紹介をしましょう。 ・お名前 ＋ 今朝起きてからしたことを1つ ※ おひとり 10秒を目安に。 70 田中 花子です。 今日は朝食に、最近はまっているグラノーラを たくさん食べてきました。 牛乳でなく豆乳をかけて食べてます。 例
- 75. カスタムアプリ使った業務改善 本日のシナリオ 75 構築 付箋 日の丸 発表 投票 表彰説明 プロセス 『コレベンリ株式会社』の状況 • 本社は大阪にあり、東京・愛媛にそれぞれ支社 がある日用雑貨の製造業。従業員はそれぞれ 大阪20名、東京10名、愛媛30名で合計60 名。大阪と東京は営業拠点、愛媛は製造工場。 • 営業担当者は顧客訪問を実施した際、紙の営 業日報を作成し、それを上司に提出する。(日 報のフォーマットはExcel) • 週次・月次で進捗会議が開催されており、営業 日報の内容をベースに情報を共有している。 進捗会議の前には派遣社員が営業日報に記 載された売上実績情報や見込情報を集計して レポートを作成している。 5分
- 76. カスタムアプリ使った業務改善 本日のシナリオ(メンバーからの主な意見・不満・感想) 76 構築 付箋 日の丸 発表 投票 表彰説明 プロセス 5分 カテゴリ 意見・不満・感想 入力・ 更新 ① 報告書を書くのが面倒くさいのでお客様名を省略したら、実は別のお客様だった。 ② 紙ベースの日報のため、顧客毎・担当者毎の活動量が把握しづらい。 通知 ③ 営業報告書は関係ありそうな社内メンバーにメールで送信していたが、宛先間違いで 社外に送信してしまったこともあり、現在はファイルサーバに格納している。 ④ 営業(上司・メンバー共に)は外出が多いので営業報告書の提出も確認も遅くなってし まうことがある。 ⑤ 上司から「あの件」というメールが来るが、「どの件」か分からない・・・。 ⑥ 訪問時にいただいた宿題の対応や次の訪問予定を忘れてしまう。 ⑦ 営業部全体で営業日報を共有したいが全ての情報を公開できるわけではない。(見 積金額や顧客の社内情報など) 集計・ 報告 ⑧ 顧客に見積を提示する際には営業報告書で事前に共有する必要があるが、実際は上 司が認識する前に見積を提示してしまうことがある。(上司の言い分「優先順位が分か らない。」) ⑨ 報告書の内容を別のExcelにコピペし、グラフを作って週次報告や月次報告をしている。
- 77. カスタムアプリ使った業務改善 本日のシナリオ(組織図・メンバーリスト) 77 構築 付箋 日の丸 発表 投票 表彰説明 プロセス 5分 社長 営業部 総務部 営業一課 人事課営業二課 管理課 営業一郎 営業一恵 ・ ・ ・ 人事太郎 人事花子 営業二郎 営業二葉 ・ ・ ・ NMB01 NMB02 NMB03 NMB04 大阪の営業部隊 人事部として、現場の 勤務状況を労務管理 の観点から確認する 東京の営業部隊 サイボウズ Officeの管 理チーム 現場業務の改善を推 進する
- 78. カスタムアプリ使った業務改善 本日のシナリオ(組織図・メンバーリスト) 78 構築 付箋 日の丸 発表 投票 表彰説明 プロセス No 部署 表示名 ログイン名 パスワード 備考 1 営業部営業一課 営業一郎 eigyoichiro eigyoichiro 営業部営業一課のアカウントです。アクセス権設定の確認に利用してく ださい。 2 営業部営業一課 営業一恵 eigyokazue eigyokazue 営業部営業一課のアカウントです。アクセス権設定の確認に利用してく ださい。 3 営業部営業二課 営業二郎 eigyoujiro eigyoujiro 営業部営業二課のアカウントです。アクセス権設定の確認に利用してく ださい。 4 営業部営業二課 営業二葉 eigyofutaba eigyofutaba 営業部営業二課のアカウントです。アクセス権設定の確認に利用してく ださい。 5 総務部人事課 人事 太郎 jinjitaro jinjitaro 総務部人事課のアカウントです。アクセス権設定の確認に利用してくだ さい。 6 総務部人事課 人事 花子 jinjihanako jinjihanako 総務部人事課のアカウントです。アクセス権設定の確認に利用してくだ さい。 7 総務部管理課 NMB01 NMB01 NMB01 NMB01チームで使用するアカウントです。 8 総務部管理課 NMB02 NMB02 NMB02 NMB02チームで使用するアカウントです。 9 総務部管理課 NMB03 NMB03 NMB03 NMB03チームで使用するアカウントです。 10 総務部管理課 NMB04 NMB04 NMB04 NMB04チームで使用するアカウントです。 5分
- 79. カスタムアプリ使った業務改善 必要な作業を洗い出すための付箋ワーク 79 構築 付箋 日の丸 発表 投票 表彰説明 プロセス 目的： 「カスタムアプリを使って営業日報業務を効率化する」 この目的を実現するために必要な解決案を5分間で出来 るだけたくさん付箋に書き出してください。 ✓ 営業日報カスタムアプリを構築するために必要な作業を書き 出してください。 (現時点でカスタムアプリの機能制約を考慮する必要はありません。) ✓ 現在の営業日報業務の変更に伴う作業も必要です。 ✓ 例えば、業務の展開に当たって、誰に話を通しておくべきで しょうか？実際に営業日報アプリが使われ続けるために必要 な作業は何でしょうか？ ✓ ご自身の経験・想像も踏まえて質より量で書き出してください。 5分
- 80. カスタムアプリ使った業務改善 今回の対応範囲を明確にするための日の丸分析 1. 書き出した付箋を1枚づつグループ内で共有します。 2. イーゼルパッドに「日の丸分析」の図を書き、前の作業で書き出した付箋を貼ってください。 1. 「カスタムアプリで構築」の円の中には、この時間に構築できそうな機能に関する付箋を貼ります 2. 「運用ルールを策定」の円の中には、カスタムアプリの構築以外で必要な作業の付箋を貼ります。 ※ イーゼルパッドとはポストイット型の大きな模造紙のことです。のり付け部分を上にして縦書きでお願いします。 ※ どちらにもまたがるような作業内容の場合、同じ内容の付箋をもう一枚書き出して両方の円の中に貼ってください。 80 構築 付箋 日の丸 発表 投票 表彰説明 プロセス 10分 日の丸分析 (サイボウズワークショップ Ver.) 運用ルールを 策定 カスタムアプリで 構築
- 81. カスタムアプリ使った業務改善 カスタムアプリを構築する環境について • 環境 – URL → https://cytown03.cybozu.com/ – ID/パスワード → NMB01 / NMB01,NMB02 / NMB02, ・・・ NMB03 / NMB03 ※グループ番号に合わせてログインしてください。大文字です。 • カスタムアプリの「2017/8/17 ワークショップ」フォルダにアプリを作成してください – どのグループのアプリか分かるように「ユーザー名(NMB01、NMB02)」をアプリ名の頭に付けてください。 • 備考 – ワークショップ終了後、こちらに登録いただいたアプリはサイボウズコミュニティサイトで公開します。 – 個人情報や社内の情報などは入力しないようにご留意ください。 – この環境はデモ用の環境の為、本日以降は上記ID/パスワードではアクセスできなくなります。 81 構築 付箋 日の丸 発表 投票 表彰説明 プロセス 60分
- 82. 構築 付箋 日の丸 発表 投票 表彰説明 プロセス カスタムアプリ使った業務改善 運用ルールを整理するフォーマットについて 82 (チーム名) タイトル （例）スピードの狼！ セールスポイント(こだわりポイント) カスタムアプリで実装した機能と それによって得られたメリット カスタムアプリ以外の部分の作業 いつでもどこでも簡単に！ 入力にこだわった営業のための日報アプ リ！ • 初期値や名前入力の省略など入力補 助機能の実装 → 時間短縮 • 外出先でも入力しやすいように項目数 の削減 → 直帰可能・即時性確保 • 上司への自動通知 • 顧客情報のメンテナンスを派遣社員に 対応してもらうためのマニュアル作成とア クセス権設定 • 社外からサイボウズOfficeへアクセスす るためのセキュリティ申請 • 日報作成有無のチェック作業の導入 例 例 例 60分
- 83. カスタムアプリ使った業務改善 グループ発表と投票 グループ発表の内容を受けて以下のポイントで評価・投票をお願いいたします。 • 1グループ5分で発表してください。 • 評価ポイント 1. 共感 ・・・ 問題分析や問題解決のための課題設定、及び発表内容が優れたグループ 2. テクニカル ・・・ カスタムアプリの構築方法・見た目・アプリ機能の充実など技術的に優れたグループ 3. ユニーク ・・・ 目のつけどころがおもしろく、独創的なアイデアがあり刺激を受けたグループ 4. 総合 ・・・ カスタムアプリの内容、ディスカッション内容、発表内容が総合的に良かったグループ • 投票 – URL → https://cytown03.cybozu.com/o/ag.cgi?page=DBView&did=467 ※「カスタムアプリの「2017/7/14 ワークショップ」フォルダ」に 「NMB 投票アプリ」があります。 – 1人につき1レコードを追加して回答してください。 – ご自身のチーム以外に投票してください。 83 構築 付箋 日の丸 発表 投票 表彰説明 プロセス 30分
- 85. プレゼント 85
- 86. プレゼント 86
- 89. サイボウズコミュニティ 89
- 90. サイボウズコミュニティ 90
- 93. 本日のアジェンダ 13:30-14:20 1. 業務報告に使えるカスタムアプリと機能連携を徹底解説！ 14:30-16:25 2. 課題解決演習（グループワーク） 16:30-17:30 3. 【希望者のみ】サイボウズ Office 運用相談会 93
- 94. 付録 94
- 106. アプリのビューを編集 デモ ビュー
- 107. 書式 とは？ • ビューに表示される項目に背景色を設定したり、項目名 の折り返しを設定したりできます。 • 書式ですべてのレコードに対して指定した色や書式を適 用できます。 書式
- 108. 商談進捗管理 書式編集なし 108 書式
- 109. 商談進捗管理 書式編集あり 109 書式
- 111. 条件書式を設定する 111 書式
- 112. 条件書式を設定する 112 デモ 書式
- 114. 複数項目でもソートすることができます 重要度は昇順、かつ、〆切日も昇順といった、複数の 項目を組み合わせたソートを設定できます。 例）「重要度」、「〆切日」、「状況」項目を組み合わせたソート
- 116. 商談進捗管理のソート 116
- 119. 商談進捗管理の絞込 119 絞り込み
- 120. 絞込の設定 絞り込み
- 121. 絞り込み 121 デモ 絞り込み
- 122. ダイレクト表示 とは？ あらかじめ指定した絞込、ビュー、ソートをワンクリックでアプ リに適用する機能です。 次の設定を組み合わせて指定します。 - 作成済の絞込 - 作成済の一覧画面のビュー - 指定する項目を基準にしたソート ダイレクト表示
- 130. 手動ルックアップ 詳細 アプリ連携
- 131. 自動ルックアップ 詳細 アプリ連携
- 132. 検索ルックアップ 詳細 アプリ連携