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「サイボウズワークショップ」資料 2017/02/20版
- 2. 15:00 - 15:10 はじめに (本日の流れ) 15:10 - 16:00 ①商談進捗パックを業務シナリオに沿って徹底解説 16:00 - 17:00 ②課題解決演習(グループワーク） - 休憩 17:05 - 18:00 サイボウズ Office 運用相談会 ※ 希望者のみ 本日の流れ 2
- 4. 今回のワークショップにおける確認事項です。 1. 今回のワークショップの様子は「サイボウズコミュニティ」「サイボウズWebサイト」 にて紹介したいと思います。紹介記事の素材として適宜写真や動画撮影させ ていただきますが、ご都合の悪い場合はお知らせください。 2. 本日の資料などは「サイボウズコミュニティ」の中で共有いたします。 3. 本日のワークショップに関するアンケートへのご協力をお願いいたします。 確認事項 4
- 8. なぜパックになっているのか？ • パックになっている理由の1つは「二重に入力する手間を省く ため」です。 • 顧客台帳にはお客様の基礎的な情報、商談進捗管理に は日々の流動的な情報が入っています。それぞれマスタとト ランザクションと呼ぶことがあります。 • 例えば、お客様社名を入力すると、お客様番号、部署名、 担当者が顧客台帳がコピーされるので都度入力する手間が 省けます。 【参考】 マスタデータ、トランザクションデータとは http://www.graffe.jp/blog/392/ 8
- 10. 商談進捗パックを利用している状況 • 日用雑貨を扱っている会社。 • 営業管理のため営業部で商談進捗パックを利用している。 • 営業部メンバーは高橋、和田、佐藤、加藤の4名 • 商材はミントタブレット、ペットシーツ、ダンボールカッター、 ヒヤヒヤシーツ • 商談進捗管理では各商談を見込みランク「A、B、C」で 把握している。 • 商談の進捗を状況、担当、次回訪問日で管理。 • 集計機能を使って、売上見込額の管理、担当者ごとの 案件数、月ごとの担当者の売上見込額を見える化。 10
- 11. 営業管理の流れ 問合せ 管理 セミナー 管理 新規顧客 情報登録 コンタクト 予定登録 (訪問・来訪) コンタクト 報告・ 商談管理 コンタクト予定・商談進捗 管理確認 名刺 管理 受注 管理 在庫 管理 製造 管理 解説範囲 ① ② ③ ④ 営業管理でピックアップするプロセス 前後で関連するプロセスの一例 営業管理の流れを商談進捗パックとスケジュールを使う場合で解説します。商談、 電話、メールなどお客様と接触がある場合を「コンタクト」と表現します。
- 16. • アプリがバラバラなので二重入力の手間がかかるのでな んとかしたい！ • 商談の優先順位がわからない、見落としが発生してし まう！ • 個人で案件を管理しているので、案件の進捗、作業 担当者、次回訪問日がわからない！ • 売上情報や見込情報のグラフ作成をエクセルで行って いて定例会前の準備がたいへん！ パック使う前はこんな問題があったのでは？
- 20. 顧客台帳 登録画面 20
- 22. 商談進捗管理 登録画面 22
- 24. アプリ連携の仕組み • アプリ連携は下記で構成されています。 – リレーションとルックアップ • ルックアップには3種類あります – 手動ルックアップ – 自動ルックアップ – 検索ルックアップ 24 アプリ連携
- 48. 書式 とは？ • ビューに表示される項目に背景色を設定したり、項目名 の折り返しを設定したりできます。 • 書式ですべてのレコードに対して指定した色や書式を適 用できます。 書式
- 52. 条件書式を設定する 52 書式
- 57. 商談進捗管理のソート 57
- 58. 絞り込みとは？ 閲覧したいレコードを絞り込んで表示させる機能のこと。 次のどちらかで絞込メニューが表示されます。 ※画面はステータス管理が無効の場合の表示です。 58 このボタンで切り替え！ 絞り込み
- 61. 絞込の設定 絞り込み
- 62. 絞り込み 62 デモ 絞り込み
- 63. ダイレクト表示 とは？ あらかじめ指定した絞込、ビュー、ソートをワンクリックでアプ リに適用する機能です。 次の設定を組み合わせて指定します。 - 作成済の絞込 - 作成済の一覧画面のビュー - 指定する項目を基準にしたソート ダイレクト表示
- 77. ②課題解決演習(グループワーク）
- 78. グループワークの流れ ※ 1時間 カスタムアプリで運 用したい自社業 務の問題点をふ せんに書き出す アクションプラン シート記入 5分 グループで1人 発表 3分 グループ内で問題 点をシェア シェアと同時に解 決案を書き出して ディスカッション サイボウズから活 用例をご紹介 自己紹介 1分/人 15分5分5分 20分 10分
- 79. • 肩書や今おかれている状況は忘れ て対等に接しましょう • 相手の話をよく聞き、自分が話すと きはコンパクトに話しましょう • 気楽に、そして楽しくやりましょう！ ワークショップを効果的に行うためのルール 79
- 80. 自己紹介 お一人1分を目安に、グループ内で行ってください。 【自己紹介内容】 ・ 会社名・ お名前 ・ ワークショップに参加したきっかけ ・ 持ち帰りたいこと 80 5分
- 82. 個人ふせんワーク ワーク：「カスタムアプリで運用できそうな自社業務 の問題点を書き出す」 5分間で出来るだけたくさんピンクのふせんに書き出 してください。 質より量で書き出してください。 例）貿易業をやってまして、最近カスタムアプリを使い始めま した。今ある問題はエクセルとの使い分けで。。 カスタムアプリで実現できなくても要望で大丈夫です。 書き出した後、グループ内でフィードバックします。 82 5分
- 84. 問題点をシェア、解決案をディスカッション グルーピングされた問題点ごとにグループで解決案を出し、 青色のふせんを近くに貼りましょう。 84 10分 松田さん 佐藤さん高橋さん 和田さん ※のりしろ部分
- 87. おすすめの活用法をご紹介 • インライン表示を使ったグラフ表示 • カウントボタン、リアクション機能 • アドレス帳とカスタムアプリの連携 • スケジュールとカスタムアプリの連携 • 商談進捗管理と商品マスタの自動ルックアップ • アクセス権 • 自動採番 • 自動計算 • 重複禁止 • メール読み込み • リマインダー • 直接編集 87 デモ 10分
- 88. サイボウズコミュニティの活用方法について • 本日の資料、及び引き続きのディスカッションをサイボウズコミュニティ 上で行うことができます。是非登録してください。 サイボウズコミュニティ(インターネットに公開されている範囲) • Tips・他社事例 • ワークショップ・イベント情報 • 社員のつぶやき • みんなでトーク ログインユーザーのみ閲覧可能な範囲 • 【メンバー限定】ワークショップ詳細資料 • 本日の開催レポート ※サイボウズコミュニティへのユーザー登録は無料のため、 個人情報などの取り扱いにはご留意ください 88
- 89. 次回以降のワークショップ開催予定 3/17(金) アドレス帳、スケジュール、報告書の連携を活用してみよう！ 3/22(水) アドレス帳、スケジュール、報告書の連携を活用してみよう！（大阪） 4/21(金) 経費精算など申請・承認業務にワークフロー！ 5/19(金) こんな業務に使えるカスタムアプリ！ (仮) （松山） 5/26(金) こんな業務に使えるカスタムアプリ！ (仮) https://cybozu.zendesk.com/hc/ja/articles/115000722543 89
- 91. 【希望者のみ】 サイボウズ Office 運用相談会 17:05 - 18:00 ※ 今のグループにサイボウズ社員が 相談役としてつきます。 91
- 92. 付録 92
- 95. カウントボタンとリアクションリンクの違い • どちらもユーザーが意思表示するための機能です。 95 カウントボタン リアクションリンク 特長 ユーザーの意思表示を集計できる。 アンケートなどで賛否の数を集計 するのに便利。 レコードの各コメントに対する反応を1ク リックで表現できる。 リアクション時にアイコンを設定すること で、意思表示に変化をつけることも可能。 集計 ◯ × 表示場所 レコードの内容だけに表示 レコードのコメントだけに表示
- 96. 「絞り込み」のアクセス権
- 97. 絞り込みのアクセス権
Editor's Notes
- 2-2-2-1
- 業務シナリオの説明
- 初心者の人も安心してねな文章を入れる
- 業務とかんたんがポイント 共有と集計
- http://www.graffe.jp/blog/392/ データ量の削減、更新の利便性
- https://cybozu.zendesk.com/hc/ja/articles/206361713
- スケジュールのURLを
- リレーションがメイン課題にする カスタムアプリは使ったことがありその一歩先の課題を紹介する。 ここは伝えない。これをもとに状況とダメアプリを作成する。 ここは自然に問題があぶり出されるようにする。
- ツリーで表現する
- 検索ルックアップを紹介する
- 「キーになる項目」は、レコードに入力した値が、リレーション先のアプリのデータと一致するかどうかを識別するための項目です。
- http://manual.cybozu.co.jp/of_cld/user_app/ap/form/view.html#link01 「ビュー(一覧)」とは、レコード一覧画面での表示方法のことです。 レコード一覧形式 レコードを1行ずつ表示する形式です。 レコード閲覧形式 「レコードの詳細」画面と同じ画面をカードのように表示する形式です。 カレンダー形式 「キーになる日付項目」をもとに、時系列に表示する形式です。 カテゴリ形式 「カテゴリになる項目」をもとに、レコードを分類して表示する形式です。
- http://manual.cybozu.co.jp/of_cld/user_app/ap/form/icon.html#link01
- アプリの運用管理 >「表示するメニューの設定」>「ダイレクト表示」 > 追加するをクリック > 絞込、ビュー(一覧)、ソート を設定。
- アプリの運用管理 >「表示するメニューの設定」>「ダイレクト表示」 > 追加するをクリック > 絞込、ビュー(一覧)、ソート を設定。
- 共有タスク管理機能を利用すれば、チームのメンバーが今どれくらいタスクを抱えているのか、進捗状況はどうなっているかをグラフにして可視化することができます。 誰かにタスクが偏っていたり、進捗が良くないメンバーがいた場合、余裕のあるメンバーにタスクを割り振ることができます。 商談→提案→見積→受注→失注→延期
- 「商談進捗管理」アプリとは？ 商談の進捗状況を管理するアプリです。 次回訪問日の目安を入力しておくと営業担当のスケジュール上に表示されるので安心です。 また、受注見込み月ごとの売上見込み金額をすぐに集計することができるので、マネージャーの業務を効率化できます。 集計 売上見込み額を、月別・ランク別で集計する事ができます。 また、集計項目を変更する事で、担当者別売上額を表示する事もできます。 ステータス別件数 ステータス別の件数が表示されるので、未着手のまま放置されているものがないか、常に可視化する事が出来ています。 担当者別件数 担当者ごとの処理すべき件数が表示できます。 自分の対応すべき件数を視覚的に確認する事がきでます。 ユーザーの名前をクリックすると、そのユーザーの担当レコードのみ絞り込んで表示する事ができます。 カテゴリ別振り分け表示 レコードをカテゴリ別にまとめて表示する事ができます。 見込みランク別や、担当者別、対応部署別などにわけて表示ができます。 ステータス管理 案件に関するステータスを管理する事が出来ます。 現在どのような進捗状況なのか、ひと目でわかるようになります。
- 商談→提案→見積→受注→失注→延期
- 理想の行動 事実、感情、理由、リリースパーティーの資料を参考にする 状況把握して なぜみんなこんなことを思っているんでしょうか 問題はこれで、理想はこれで、 理想の状態を書き出してください。 (現時点でカスタムアプリの機能制約を考慮する必要はありません。) 営業日報業務の変更に伴う作業も必要です。 例えば、業務の展開に当たって、誰に話を通しておくべきでしょうか？実際に営業日報アプリが使われ続けるために必要な作業は何でしょうか？