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「サイボウズワークショップ」資料 2017/05/26版
- 1. 1 グループワークで共に学ぶ！ サイボウズワークショップ 場所： サイボウズ株式会社 （松山オフィス） 時間： 13:15 – 16:15 ( 15:15 ～ 運用相談会 ※希望者のみ） 定員： 25名 5/26 （金） カスタムアプリを使った 「 タスク管理 」 徹底解説！
- 3. 本日のアジェンダ 1. 業務シナリオにそってカスタムアプリを使ったタスク管理を 徹底解説 14:10 ～ 14:20 休憩 2.課題解決演習（グループワーク） 15:15 中締め 3. 【希望者のみ】サイボウズ Office 運用相談会 16:15 終了 3
- 5. 補足事項 • 肩書や今おかれている状況は忘れて対等に接しましょう – グループワークの時間はみなさん同じチームの一員です。お互い対等な立場として ディスカッションしましょう。 • 相手の話をよく聞き、自分が話すときはコンパクトに話しましょう – 盛り上がってくると話が止まらなくなりますが、グループワークの中ではなるべく 多くの人が発言できるようにしましょう。 • 「正しい方法を教わる」だけでなく、「納得いく方法を発見」しま しょう – グループウェアの使い方は自社の状況によって様々です。正しい方法を教わるだけではなく、ご 自身で納得できる方法を発見しましょう。 • 気楽に、真面目に、そして楽しくやりましょう！ – 楽しむことが次につなげる最大の秘訣です。皆さんで一緒に楽しみましょう！ 5
- 6. 自己紹介 まずはグループ内で自己紹介をしましょう。 ① 会社名、氏名 ② 会社のタスク管理にツール使ってます？ 例）1人のときはフセンや手帳、複数人ではメールやExcelなど。 ※ 1 分/人 ぐらいを目安にお願いします 6
- 7. 本日のアジェンダ 1. 業務シナリオにそってカスタムアプリを使ったタスク管理を 徹底解説 14:10 ～ 14:20 休憩 2.課題解決演習（グループワーク） 15:15 中締め 3. 【希望者のみ】サイボウズ Office 運用相談会 16:15 終了 7
- 9. 何のためのタスク？ • 達成したい目的がある • 目的を達成するためにあるのがタスク • 目的を達成するためのタスクをツールで管理する 9 目的 現状 管理 タスク タスク タスク
- 10. タスク管理とは？ • タスク：作業、学業、仕事などの意味 – Wikipediaより – • タスク管理：作業をツールなどを使って管理する。 • タスクの種類：自分一人で完結するもの。 誰かと協力しないと実行できないもの。 10
- 11. • 人 – 作業するのは誰？ • 時間 – 期限のあり、なし？ 作業タイミングが決まっている？ • 場所 – 作業できる場所が限定されている？ • 順番 – お湯を沸かす → カップラーメンにお湯を注ぐ、のように順番が 決まっている？ • 粒度 – 大きい/小さい？ 11 タスクを分解すると？
- 12. タスクを分解すると？ • 5W2H で整理 When、Where、Who、What、How、Why、How much 12 場面設定 When いつ 今日、 Where どこで 日本橋の本社で、 Who だれが 営業担当の佐藤さんが、 出来事 行動 What なにを セミナーを、 How どうする 開催しました。 理由 背景 Why なぜ 製品の活用支援のため、 How much How many いくら いくつ 無料で、 1回開催しました。
- 13. サイボウズ Officeで使えるタスク管理 • カスタムアプリ • スケジュール • ToDoリスト • プロジェクト • ワークフロー 13
- 14. サイボウズ Officeで使えるタスク管理 • カスタムアプリ • スケジュール • ToDoリスト • プロジェクト • ワークフロー 14
- 17. 共有タスク管理のステータス管理 17 ：状況 未着手 着手中 チェック 依頼 完了 ：処理 ：処理者 未完了 完了 レコード登録者 担当者 確認者 リーダー
- 18. ステータス管理 デモ 18 誰が いつまでに なにを 状況 負荷 デモ
- 29. 絞り込みで未完了タスクだけ表示する • 株式会社 dii 様 29
- 30. 絞り込みの設定 実践 デモ
- 31. カウントボタンとリアクションリンク タスクの「やった/やってない」などクリック一つで意思表示で きるので便利です。 31 カウントボタン リアクションリンク 特長 ユーザーの意思表示を集計できる。 アンケートなどで賛否の数を集計する のに便利。 レコードの各コメントに対する反応を1クリッ クで表現できる。 リアクション時にアイコンを設定することで、 意思表示に変化をつけることも可能。 集計 ◯ × 表示場所 レコードの内容だけに表示 レコードのコメントだけに表示
- 33. カウントボタンの表示例 33
- 34. タスクの重要度に合わせて通知を選べます！ • サイボウズ Office トップページの通知 34 宛先指定された通知 各機能からの通知 ステータス管理で指定された通知 トップに常に出す情報
- 37. サイボウズ Officeで使えるタスク管理 • カスタムアプリ • スケジュール • ToDoリスト • プロジェクト • ワークフロー 37
- 38. スケジュールでタスク管理？ • スケジュールに個人 or 複数人のタスクを記入して管理 38
- 39. サイボウズ Officeで使えるタスク管理 • カスタムアプリ • スケジュール • ToDoリスト • プロジェクト • ワークフロー 39
- 43. サイボウズ Officeで使えるタスク管理 • カスタムアプリ • スケジュール • ToDoリスト • プロジェクト • ワークフロー 43
- 46. サイボウズ Officeで使えるタスク管理 • カスタムアプリ • スケジュール • ToDoリスト • プロジェクト • ワークフロー 46
- 50. カスタムアプリのステータス管理 50 ：状況 未着手 着手中 チェック 依頼 完了 ：処理 ：処理者 未完了 完了 レコード登録者 担当者 確認者 リーダー このステップでは、この人に処理 して欲しいと選択できますが、 この人！と事前に固定することが できない。
- 52. ワークフローの経路とは？ A 経路種 別 承認（1人） 設定できる承認者は1人だけ です。 設定した承認者が申請を承 認すると、次のステップに進み ます。 B 承認（全員） 複数の承認者を設定できます。 設定したすべての承認者が申 請を承認すると、次のステップ に進みます。 C 承認（誰か1 人） 複数の承認者を設定できます。 設定した承認者の内、誰か1 人が申請を承認すると、次の ステップに進みます。 D 決裁 申請に対して決裁権限を持つ 経路です。役割を設定してくだ さい。 E 確認 決裁された申請を通知する経 路を設定できます。 F 役割 ステップに設定する承認者の役職や担当業務を選択 します。 役割は、別途設定しておく必要があります。例）主任、 部長、社長、経理、申請者本人 G 処理者 の初期 値 ユーザーが申請データを作成する際に、初期値として 表示する処理者を選択します。 この初期値を、申請者が変更できないようにするには、 「申請時に、申請者による処理者の変更を許可しな い」を選択します。初期値を設定しない場合は空欄に します。 ワークフローの経路 ワークフローの経路説明 順 番
- 56. タスク管理に使える機能まとめ 56 機能 誰が いつ 状況 進捗一覧 カスタムアプリ 個人/グループ 開始日/〆切日 ステータス管理 で定義 リスト、グラフ、 表形式 スケジュール 個人/グループ 開始時間/〆切時間 タイトルに記載 - ToDoリスト 個人のみ 〆切日 未処理/完了 リスト形式 プロジェクト 個人/グループ 開始日/〆切日 開始/完了 ガントチャート 形式 ワークフロー 個人/グループ 開始日/〆切日 申請→承認→ 決裁→確認 リスト形式
- 57. 本日のアジェンダ 1. 業務シナリオにそってカスタムアプリを使ったタスク管理を 徹底解説 14:10 ～ 14:20 休憩 2.課題解決演習（グループワーク） 15:15 中締め 3. 【希望者のみ】サイボウズ Office 運用相談会 16:15 終了 57
- 58. 休憩 58
- 61. 本日の業務シナリオ 『コレベンリ株式会社』の状況 • 本社は東京にあり、大阪・愛媛にそれぞれ支社がある 日用雑貨の製造業。従業員はそれぞれ東京20名、 大阪10名、愛媛10名で合計40名。大阪と東京は 営業拠点、愛媛は製造工場。 • 東京の営業部ではセミナーのタスク管理がうまくいっ ていない。なんとなくサイボウズ Officeの掲示板を 使い始めているがトラブルが発生しがち。よくセミナーを 行っているのは5人のチーム。掲示板にタスクを書き込 んでみるものの埋もれがち。 • そんな状態であるため、セミナー直前はあたふたして心 理的な不安を抱えている 61
- 62. 例えばこんなことが起こっています 1. セミナー主管のAさんが忙しそうにしているけど、どれぐらいのタスクを抱えているのかわ からない 2. 月イチでセミナーを行っているのですが、集客がいつも直前になってしまいお互いにリマ インドできていない 3. 部署異動が頻繁にあるので部署で持っているタスクの引き継ぎが大変。。 4. 掲示板にタスクをとても細かく書く人、大雑把に書く人がいて統一感がない 5. タスク登録を忘れる、二重で登録してしまうなどチェックが行き届いていない。。 6. 大きめのタスクが着手中なのか、完了したのか、いつから、いつまでかかっているのか見 えない 7. タスクの変更、修正があったときに上手くコミュニケーションが取れていない 8. タスクの優先順位が共有されておらず、かんたんですぐ終わる仕事から進めてしまう 9. 納品場所でしか作業できないことがある。納品場所についたときに気づきたい 10. 何のために行っているタスクなのか、ルーチンのためよくわからないものがある 62
- 64. 個別ふせんワーク 目的： 「チームのタスク管理が漏れなく、ダブリなく、遅延なく、 負荷なく、進んでいる状態にする」 この目的を実現するために必要な機能、作業、ルールなど 解決案を5分間で出来るだけたくさん、ふせんに書き出し てください。 例） カスタムアプリがメインですがそれ以外の機能でもOKです。 機能以外の部分で運用やルールで解決できることも記載しま しょう。 ご自身の経験・想像も踏まえて質より量で書き出してください。 64
- 65. 解決案のシェア 65 サイボウズ Office で解決 1. 書き出した付箋を1枚づつグループ内で共有します。 2. イーゼルパッドに1つの○を書き、前の作業で書き出したフセンを貼ってください。 「サイボウズ Officeで解決」の円の中にはサイボウズ Officeの機能で解決できる解決案を貼ります。 円の外には、ルール、会議、サイボウズ Office 以外のシステム、手帳などの解決案を貼ります。 ※ サイボウズ Office で解決できるか不明な場合は、同じ内容のフセンを書いて円の中と外それぞれに貼ってください。
- 68. Tips • アクセス権 • インライン表示 • リマインド通知 • 掲示板やメッセージのテキスト消込 • 気になった機能をデモでご紹介します！ 68 実践 デモ
- 69. サイボウズコミュニティ 69
- 70. サイボウズコミュニティ 70
- 71. アイコン総選挙 71