カスタムアプリを使った「タスク管理」徹底解説！（東京編）

1. 1
グループワークで共に学ぶ！
サイボウズワークショップ
場所： サイボウズ株式会社 （東京オフィス）
時間： 15:00 – 18:00 ( 17:00 ～ 運用相談会 ※希望者のみ）
定員： 25名
5/19
（金）
カスタムアプリを使った 「 タスク管理 」 徹底解説！

2. 本日のゴール
事例紹介やグループワークを通して、
「チームのタスク管理にカスタムアプ
リをこう使えばよかったのか！」
と気づきを得ていただく。
2

3. 本日のアジェンダ
1. 業務シナリオにそってカスタムアプリを使ったタスク管理を
徹底解説
16:00 ～ 16:10 休憩
2.課題解決演習（グループワーク）
16:10 ～ 16:55 休憩
3. 【希望者のみ】サイボウズ Office 運用相談会
18:00 終了
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4. 確認事項
1.今回のワークショップの様子はサイボウズのWebサイトや
ニュースレター・メルマガなどの媒体で紹介したいと思いま
す。紹介記事の素材として写真を撮影させていただきま
すが、ご都合の悪い場合はお知らせください。
2.本日の資料は「サイボウズコミュニティ」の中で共有いたし
ます。※後日、参加お礼メールと併せてURLをご連絡い
たします。
3.本日のワークショップに関するアンケートへのご協力をお
願いいたします。
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5. 補足事項
• 肩書や今おかれている状況は忘れて対等に接しましょう
– グループワークの時間はみなさん同じチームの一員です。お互い対等な立場として
ディスカッションしましょう。
• 相手の話をよく聞き、自分が話すときはコンパクトに話しましょう
– 盛り上がってくると話が止まらなくなりますが、グループワークの中ではなるべく
多くの人が発言できるようにしましょう。
• 「正しい方法を教わる」だけでなく、「納得いく方法を発見」しま
しょう
– グループウェアの使い方は自社の状況によって様々です。正しい方法を教わるだけではなく、ご
自身で納得できる方法を発見しましょう。
• 気楽に、真面目に、そして楽しくやりましょう！
– 楽しむことが次につなげる最大の秘訣です。皆さんで一緒に楽しみましょう！
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6. 自己紹介
まずはグループ内で自己紹介をしましょう。
① 会社名、氏名
② 会社のタスク管理にツール使ってます？
例）1人のときはフセンや手帳、複数人ではメールやExcelなど。
※ 1 分/人 ぐらいを目安にお願いします
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7. 本日のアジェンダ
1. 業務シナリオにそってカスタムアプリを使ったタスク管理を
徹底解説
16:00 ～ 16:10 休憩
2.課題解決演習（グループワーク）
17:00 ～ 17:10 休憩
3. 【希望者のみ】サイボウズ Office 運用相談会
18:00 終了
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8. こんなことありませんか？
• 仕事が立て込んでくると、誰かに業務が集中してしまって
仕事が回らないことってありませんか？
• 背景には、業務リーダーが各メンバーの業務負荷や進
捗を把握できていないこと、タスクの割振りが適切に行わ
れていないことがありそうです。
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9. 何のためのタスク？
• 達成したい目的がある
• 目的を達成するためにあるのがタスク
• 目的を達成するためのタスクをツールで管理する
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目的
現状
管理
タスク
タスク
タスク

10. タスク管理とは？
• タスク：作業、学業、仕事などの意味 – Wikipediaより –
• タスク管理：作業をツールなどを使って管理する。
• タスクの種類：自分一人で完結するもの。
誰かと協力しないと実行できないもの。
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11. • 人
– 作業するのは誰？
• 時間
– 期限のあり、なし？ 作業タイミングが決まっている？
• 場所
– 作業できる場所が限定されている？
• 順番
– お湯を沸かす → カップラーメンにお湯を注ぐ、のように順番が
決まっている？
• 粒度
– 大きい/小さい？
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タスクを分解すると？

12. タスクを分解すると？
• 5W2H で整理
When、Where、Who、What、How、Why、How much
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場面設定
When いつ 今日、
Where どこで 日本橋の本社で、
Who だれが 営業担当の佐藤さんが、
出来事
行動
What なにを セミナーを、
How どうする 開催しました。
理由
背景
Why なぜ 製品の活用支援のため、
How much
How many
いくら
いくつ
無料で、
1回開催しました。

13. サイボウズ Officeで使えるタスク管理
• カスタムアプリ
• スケジュール
• ToDoリスト
• プロジェクト
• ワークフロー
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14. サイボウズ Officeで使えるタスク管理
• カスタムアプリ
• スケジュール
• ToDoリスト
• プロジェクト
• ワークフロー
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15. カスタムアプリとは？
業務にあわせたデータベースをかんたんにつくれるアプリです。
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こちらがひとつの「アプリ」です。
この行がひとつの「レコード」です。

16. カスタムアプリの共有タスク管理
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誰が いつまでに なにを
状況
負荷

17. 共有タスク管理のステータス管理
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：状況
未着手 着手中
チェック
依頼
完了
：処理
：処理者
未完了 完了
レコード登録者 担当者 確認者 リーダー

18. ステータス管理 デモ
18
誰が いつまでに なにを
状況
負荷
デモ

19. ステータス管理
ステータス管理は、各レコードの進捗状況を管理できる
機能です。
19
状況
負荷

20. カスタムアプリのステータス管理
• タスクの状況、処理者を更新することで仕事のボールを
渡せます。
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21. 交渉の履歴やステータス
などの情報を共有
従業員数 24名 【主な事業内容】中古車・事故車の買取り、販売
買い取りからオークションまでのスピードを徹底的に速くしたい！

22. 共有タスク管理
22
状況ごとの件数を把握できます。

23. 共有タスク管理
23
誰がどんな状況のタスクを持っているのかクロス集計で把握
できます。

24. 共有タスク管理
24
• 折れ線グラフや円グラフでタスク数、状況把握が可能

25. ステータス管理の設定方法
なに
状況
担当
いつから
いつまで デモ

26. スケジュール連携
• ステータス管理の〆切日がスケジュールと連携します
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27. 1つの項目を基準にソートして並べ替えができます！
各項目のソート機能を有効にすることで設定します。
例）「状況」項目のみのソート

28. 複数の項目を組み合わせるソートで並べ替えできます！
• 重要度は昇順、かつ、〆切日も昇順といった、複数の
項目を組み合わせたソートを設定できます。
例）「重要度」、「〆切日」、「状況」項目を組み合わせたソート

29. ソート設定はここで確認できます！
• 追加したソートは、レコードの一覧画面のドロップダウンリ
ストに表示されます。

30. 絞り込みで未完了タスクだけ表示する
• 株式会社 dii 様
30

31. 絞り込みの設定
実践
デモ

32. コメント機能でコミュニケーションを活発に！
• アプリごとにコメント機能を有効にするかどうかを設定可
能。コメント機能が有効の場合のみ、コメント欄で使用
するリアクションリンクを設定できます。
32

33. カウントボタンとリアクションリンクの違い
• どちらもユーザーが意思表示するための機能です。
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カウントボタン リアクションリンク
特長 ユーザーの意思表示を集計できる。
アンケートなどで賛否の数を集計する
のに便利。
レコードの各コメントに対する反応を1クリッ
クで表現できる。
リアクション時にアイコンを設定することで、
意思表示に変化をつけることも可能。
集計 ◯ ×
表示場所 レコードの内容だけに表示 レコードのコメントだけに表示

34. 2種類の更新通知が設定できます！
• サイボウズ Office トップページの通知
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 メール通知
 メール通知に必要な準備
準備内容
準備1
システムメールを、アプリの更新通知に使用できるように設
定する。
準備2 cybozu.com共通管理で、システムメールを設定する。
準備3 メール通知に表示するアクセスURLを設定する。

35. 通知条件を追加することができます！
種類 説明
レコード追加
レコードが追加、編集、または削除されると、通
知が送信されます。
レコード編集
レコード削除
指定レコード値
項目と値が指定した条件に一致すると、通知が
送信されます。
指定項目更新
指定する項目の内容が更新されると、通知が送
信されます。
コメント書き込み コメントが書き込まれると、通知が送信されます。
レコード処理者の割り当て
ステータス管理が有効の場合に利用できます。
レコードの処理者に設定されたユーザーへ通知
が送信されます。
今週見積提出が〆切に
なった案件の通知がリマイン
ドで飛んでくる。
往訪後に報告書を記載す
ると部長に通知が飛ぶ。

36. 更新通知の複数条件設定
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更新通知の通知条件を、複数の条件を組み合わ
せて設定することが可能になります。
詳細な条件を設定し、
必要な情報のみを通知できます。

37. カスタムアプリのスマホ表示
• スマホからもタスク管理の登録、進捗確認ができる。
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38. サイボウズ Officeで使えるタスク管理
• カスタムアプリ
• スケジュール
• ToDoリスト
• プロジェクト
• ワークフロー
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39. スケジュールとは？
• スケジュールに個人 or 複数人のタスクを記入して管理
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40. サイボウズ Officeで使えるタスク管理
• カスタムアプリ
• スケジュール
• ToDoリスト
• プロジェクト
• ワークフロー
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41. ToDoリストとは？
• 個人で管理します。
• ToDo名、カテゴリ、〆切日、重要度、未処理/完了
で構成されています。
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42. ToDoリストとは？
• 〆切日がスケジュールと連動する
• 「だれが、いつ、なにをするか」を明確にすることができる
• プロジェクト → マイルストーン → テーマ → タスク の順で仕事の大きさを分類することができる。
• ガントチャート表示で予定と実績を把握することができる。
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43. ToDoリストとは？
スケジュール上に締切が表示され
ているので、見落としや忘れるこ
とを防ぎます。
受信したメールから、ToDoを
登録することもできます。
トップページに、ToDoリストのパーツを配置
することができます。ここから新しいToDoの
登録やToDoを完了する処理もできます。
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44. サイボウズ Officeで使えるタスク管理
• カスタムアプリ
• スケジュール
• ToDoリスト
• プロジェクト
• ワークフロー
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45. プロジェクトとは？
見やすいチャート表示
プロジェクトの今
と未来、さらに全
体像が一目瞭然。
• 「だれが、いつ、なにをするか」を明確にすることができる
• プロジェクト → マイルストーン → テーマ → タスク の順で仕事の大きさを分類
することができる。
• ガントチャート表示で予定と実績を把握することができる。
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46. 株式会社 ザ・リッツ商業施設士事務所様
ホテルに特化した施設や設備全般の管理が専門。
Copyright © Cybozu 46
プロジェクトで責任者の進捗確認が可能に！
【導入前】
担当や責任者が割り振れない。
進捗が追えなかった。
【導入後】
責任者を立て、作業進捗が追えるようになった！
去年誰が何をしていたか、ノウハウを今年に活かす
ことができるようになりました。
岩様

47. サイボウズ Officeで使えるタスク管理
• カスタムアプリ
• スケジュール
• ToDoリスト
• プロジェクト
• ワークフロー
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48. ワークフローとは？
稟議などの申請、承認業務ができます。
フォームにあわせて必要
事項を記入するだけで、
簡単に申請データが
完成します。
申請したデータがどこま
で進んでいるかも一目瞭
然です。
自分宛の申請や承認案件
は最新情報に通知されま
す。メール通知も可能・
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49. ワークフローとカスタムアプリの違い
サイボウズコミュニティにきたご質問。
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50. 株式会社 極楽湯様
ワークフローで決裁時間を大幅短縮！
「iPhoneで決裁の承認ができるようになってから
は、早ければ5分ほどで決裁が完了します。以
前は1～2週間かかっていました。」
「販促物の発注や工事の依頼など、次のアク
ションをすぐ起こせるのが普通になりました」

51. 「急を要する対応のために休日に出勤することもなくなり、助かっています」
設備の修繕などで決裁が必要となるシーンは多い

52. タスク管理に使える機能
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機能 誰が いつ 状況 進捗一覧
カスタムアプリ 個人/グループ 開始日/〆切日 ステータス管理
で定義
リスト、グラフ、
表形式
スケジュール 個人/グループ 開始時間/〆切時間 タイトルに記載 -
ToDoリスト 個人のみ 〆切日 未処理/完了 リスト形式
プロジェクト 個人/グループ 開始日/〆切日 開始/完了 ガントチャート
形式
ワークフロー 個人/グループ 開始日/〆切日 申請→承認→
決裁→確認
リスト形式

53. 本日のアジェンダ
1. 業務シナリオにそってカスタムアプリを使ったタスク管理を
徹底解説
16:00 ～ 16:10 休憩
2.課題解決演習（グループワーク）
17:00 ～ 17:10 休憩
3. 【希望者のみ】サイボウズ Office 運用相談会
18:00 終了
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54. 休憩
54
現在地
男性
トイレ
女性
トイレ
※EVホール前のエントランスからお戻りください。
EVホール
エントランス

55. 発表
10分
個別
ワーク
5分
グループ
ディス
カッション
15分
説明
3分
ワーク
説明
Tips
紹介
10分
タスク管理体験グループワーク

56. 本日のゴール
事例紹介やグループワークを通して、
「チームのタスク管理にカスタムアプ
リをこう使えばよかったのか！」
と気づきを得ていただく。
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再掲

57. 本日の業務シナリオ
『コレベンリ株式会社』の状況
• 本社は東京にあり、大阪・愛媛にそれぞれ支社がある
日用雑貨の製造業。従業員はそれぞれ東京20名、
大阪10名、愛媛10名で合計40名。大阪と東京は
営業拠点、愛媛は製造工場。
• 東京の営業部ではセミナーのタスク管理がうまくいっ
ていない。なんとなくサイボウズ Officeの掲示板を
使い始めているがトラブルが発生しがち。よくセミナーを
行っているのは5人のチーム。掲示板にタスクを書き込
んでみるものの埋もれがち。
• そんな状態であるため、セミナー直前はあたふたして心
理的な不安を抱えている
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58. 例えばこんなことが起こっています
• セミナー主管のAさんが忙しそうにしているけど、どれぐらいのタスクを抱えているのかわか
らない
• 月イチでセミナーを行っているのですが、集客がいつも直前になってしまいお互いにリマイ
ンドできていない
• 部署異動が頻繁にあるので部署で持っているタスクの引き継ぎが大変。。
• 掲示板にタスクをとても細かく書く人、大雑把に書く人がいて統一感がない
• タスク登録を忘れる、二重で登録してしまうなどチェックが行き届いていない。。
• 大きめのタスクが着手中なのか、完了したのか、いつから、いつまでかかっているのか見
えない
• タスクの変更、修正があったときに上手くコミュニケーションが取れていない
• タスクの優先順位が共有されておらず、かんたんですぐ終わる仕事から進めてしまう
• 納品場所でしか作業できないことがある。納品場所についたときに気づきたい
• 何のために行っているタスクなのか、ルーチンのためよくわからないものがある
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59. 「どうすればいいんだ。。」
「そうだカスタムアプリを使ってみよう！」
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60. 個別ふせんワーク
目的：
「チームのタスク管理が漏れなく、ダブリなく、遅延なく、
負荷なく、進んでいる状態にする」
この目的を実現するために必要な機能、作業、ルールなど
解決案を5分間で出来るだけたくさん、ふせんに書き出し
てください。
例）
 カスタムアプリがメインですがそれ以外の機能でもOKです。
 機能以外の部分で運用やルールで解決できることも記載しま
しょう。
 ご自身の経験・想像も踏まえて質より量で書き出してください。
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61. 解決案のシェア
ふせんに書き出した解決案を1人ずつシェアしましょう。シェアしたら
イーゼルパッド上で分類していきましょう。
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機能
運用
時間がかかるすぐできる

62. 何から着手する？
グループでどういった方針で解決していくか決めて、何から着手するか
決めましょう！
例）タスクの担当をはっきりさせる方針のグループは◯◯から着手してみる
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機能
運用
すぐ解決できる 時間をかけて解決

63. グループごとに発表
グループごとに代表が、
• どんな方針にしたのか
• なぜその方針を選択したのか
• なにから着手することになったか
について3分で発表してください。
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機能
運用
すぐ解決できる 時間をかけて解決

64. Tips
• アクセス権
• インライン表示
• リマインド通知
• 掲示板やメッセージのテキスト消込
• 気になった機能をデモでご紹介します！
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実践
デモ

65. サイボウズコミュニティ
65

66. サイボウズコミュニティ
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67. アイコン総選挙
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68. 次回以降のワークショップ開催予定
5/19(金)カスタムアプリを使った「タスク管理」徹底解説！(東京)
5/26(金)カスタムアプリを使った「タスク管理」徹底解説！(松山)
6/23(金)サイボウズ Officeの社内浸透について徹底解説！(東京)
▽ワークショップ開催一覧
https://cybozu.zendesk.com/hc/ja/articles/115000722543
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69. 本日はサイボウズワークショップへのご参加
誠にありがとうございました。
アンケートの記入にご協力ください。
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