サイボウズ Office ワークフロー × モバイル で業務改善！

1. ×
サイボウズワークショップ
ワークフロー × モバイル
2017/04/21
ダイレクトマーケティング部
1
担当者

2. ×
本日のアジェンダ
1. 業務シナリオにそってワークフロー × モバイル活用を
徹底解説
休憩
2.課題解決演習（グループワーク）
休憩
3. 【希望者のみ】サイボウズ Office 運用相談会
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3. ×
本日のゴール
事例紹介やグループワークを通して、
「ワークフロー作成の流れがわかっ
た。こんな業務にも使えるのか！」
と気づきを得ていただく。
3

4. ×
確認事項
4
1.今回のワークショップの様子はサイボウズのWebサイトや
ニュースレター・メルマガなどの媒体で紹介したいと思います。
紹介記事の素材として写真を撮影させていただきますが、
ご都合の悪い場合はお知らせください。
2.本日の資料は「サイボウズコミュニティ」の中で共有いたしま
す。※後日、参加お礼メールと併せてURLをご連絡いたします。
3.本日のワークショップに関するアンケートへのご協力をお願
いいたします。

5. ×
補足事項
5
• 肩書や今おかれている状況は忘れて対等に接しましょう
• グループワークの時間はみなさん同じチームの一員です。お互い対等な立場として
ディスカッションしましょう。
• 相手の話をよく聞き、自分が話すときはコンパクトに話しましょう
• 盛り上がってくると話が止まらなくなりますが、グループワークの中ではなるべく
多くの人が発言できるようにしましょう。
• 「正しい方法を教わる」だけでなく、「納得いく方法を発見」しましょう
• グループウェアの使い方は自社の状況によって様々です。正しい方法を教わるだけではなく、ご自身
で納得できる方法を発見しましょう。
• 気楽に、真面目に、そして楽しくやりましょう！
• 楽しむことが次につなげる最大の秘訣です。皆さんで一緒に楽しみましょう！

6. ×
自己紹介
6
まずはグループ内で自己紹介をしましょう。
① 会社名、氏名
② 最近誰かにお願いしたこと、その結果
※ ② だけフセンに記入してください
※ ② はプライベートでお願いしたことでお願いします。
なければ仕事でお願いしたことでも大丈夫です。
※ 1 分/人 ぐらいを目安にお願いします

7. ×
本日のアジェンダ
1. 業務シナリオにそってワークフロー × モバイル活用を
徹底解説
16:00 ～ 16:10 休憩
2.課題解決演習（グループワーク）
17:00 ～ 17:10 休憩
3. 【希望者のみ】サイボウズ Office 運用相談会
18:00 終了
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8. ×
ワークフローの仕組み
ワークフローとは？
経路とは？
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9. ×
ワークフローとは？
9
流れのある業務手続きを電子化したもの。
文書が起点になる業務に使われることが多い。
紙の帳票
ワークフロー
内容
内容
経路
経路

10. ×
経路とは？
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最終承認を決裁と表現しています。
承認、確認は省略できますが、
決裁は省略できません。

11. ×
経路とは？
A
経路種別
承認（1人）
設定できる承認者は1人だけです。
設定した承認者が申請を承認す
ると、次のステップに進みます。
B 承認（全員）
複数の承認者を設定できます。
設定したすべての承認者が申請
を承認すると、次のステップに進み
ます。
C 承認（誰か1人）
複数の承認者を設定できます。
設定した承認者の内、誰か1人
が申請を承認すると、次のステップ
に進みます。
D 決裁
申請に対して決裁権限を持つ経
路です。役割を設定してください。
E 確認
決裁された申請を通知する経路
を設定できます。
F 役割
ステップに設定する承認者の役職や担当業務を選択しま
す。
役割は、別途設定しておく必要があります。例）主任、
部長、社長、経理、申請者本人
G
処理者の
初期値
ユーザーが申請データを作成する際に、初期値として表示
する処理者を選択します。
この初期値を、申請者が変更できないようにするには、
「申請時に、申請者による処理者の変更を許可しない」を
選択します。初期値を設定しない場合は空欄にします。
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ワークフローの経路
ワークフローの経路説明
順
番

12. ×
ワークフローのメリット
① 申請から決裁までの時短ができる
② 検索して再利用できる
③ 証跡が残る
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13. ×
① 申請から決裁までの時短ができる
事例）株式会社カンドゥージャパン様
決裁まで2週間 ［書類］→ 2-3日［ワークフロー］
【ワークフロー利用前】
シフト制のため、同じ部署でも社員同士は週に数日程度しか顔を合わせない。そ
のため、決裁者に直接稟議書を渡す機会が少なく、遅延や承認漏れが発生。
【導入要件】
・ワークフローの進捗状況を見える化
・場所に依存しない利用
・スマートフォンからの利用
・初めて利用する人でも簡単に利用できる事
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仕事体験テーマパーク「カンドゥー」

14. ×
① 申請から決裁までの時短ができる
株式会社カンドゥージャパン様
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15. ×
① 申請から決裁までの時短ができる
事例）株式会社スキット様 ※旧社名：株式会社ユーキャン
【ワークフロー導入前】
交通費の申請を紙の書類で行っていた。オフィスが分散していると、
書類を本社に送る必要があり時間がかかっていました。
【ワークフロー導入後】
カスタムアプリ、スケジュール、掲示板を利用
しているが特に業務の効率化に貢献したのは
申請書類を処理するワークフロー
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栃木県宇都宮市でITを使った
地域活性化の事業を行っている

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① 申請から決裁までの時短ができる
株式会社スキット様 ※旧社名：株式会社ユーキャン
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片道運賃を往復運賃にするときは自動計算で二倍に

17. ×
① 申請から決裁までの時短ができる
17
出張の多い上司が外出先でモバイルを使うと、移動時
間にワークフロー処理を進めることができる
ワークフロー 一覧画面
申請、決裁、確認、却下、
差し戻しなどの処理が可能

18. ×
① 申請から決裁までの時短ができる
スマホのブラウザから閲覧するときはモバイルビュー、PCビューを選択
できます。モバイルビューは承認以降の経路で利用します。PCビュー
ではPCと同じ処理を行えるので申請するときはこちらを利用します。
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モバイルビュー PCビュー

19. ×
① 申請から決裁までの時短ができる
サイボウズ Office 新着通知（スマホアプリ）
最新情報をリアルタイムでプッシュ通知で受信できます。
■プッシュ通知される内容
「ワークフローの受信」
「スケジュールの登録・変更・削除」
「メッセージの受信」
「電話メモの受信」
「カスタムアプリの更新通知」
「自分宛のコメント」
「今日、明日の予定」
※別途ワークフローのメール通知で
プッシュ通知を受信できます。
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20. ×
① 申請から決裁までの時短ができる
サイボウズ KUNAI
ネットに繋がらない場所でもワークフロー処理を進めておき、ネットに
繋がったときにシンクして更新することができます。
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ネットに繋がらない工場や地下鉄内など

21. ×
② 検索して再利用できる
検索できるので過去データを参考にしたり、再利用することが可能。
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22. ×
③ 証跡が残る
紙の文書と違って、電子化した文書は紛失することがない。
証跡や履歴がしっかり残る！
稟議書を紛失することがなくなった
（株式会社シンコーハイウェイサービス様）
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23. ×
ワークフローの種類
① 申請・決裁系
② チェック・作業系
③ 報告・回覧系
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24. ×
① 申請・決裁系
承認、決裁が必要な業務にオススメ。
特に証跡が大事になる業務で利用。
メッセージのコメントなどと違いユーザーが勝手に削除できません。
決裁後は事務処理のため総務経理が確認することがあります。
例えば…稟議申請、契約締結申請、交通費申請、物品購入など
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申請 承認承認 決裁 確認
（例）

25. ×
例）学生研究の進捗報告にワークフローを活用 。教授に提出する前にかなら
ず自分の先輩の承認を受ける（早稲田大学 山名研究室）
25
① 申請・決裁系

26. ×
② チェック・作業系
つながりのある作業工程にオススメ。
例えば…点検業務、メンテナンス依頼、支払依頼
26
申請 承認(誰か1人) 決裁
※ワークフローの経路種別(申請など)は呼び名が変えられないので厳密には承認、決裁では
ないのですが、定められた順番で作業・チェックができます。
（例）

27. ×
例）工事の進捗状況を役所に報告するためワークフローを活用。工事報告書の作成、
チェック、送付する者という3人の担当を決めて、提出忘れを防いでいる。（大成建設
株式会社）
27
② チェック・作業系

28. ×
③ 報告・回覧系
閲覧確認を確実にしたいときにオススメ。
経路に入っているメンバーにだけ共有できます。
回覧する順番が決まっているもの、決まっておらず並列なものなどに利用。
例えば…日報、週報、出張報告、クレーム報告、部内回覧
28
申請 確認決裁
※ワークフローの経路種別(申請など)は呼び名が変えられないので厳密には承認、決裁では
ないのですが、定められた順番でチェックができます。
（例）

29. ×
紙の帳票からワークフローへ移行するコツ
29
紙の帳票
ワークフロー
内容 内容
経路 経路
交通費申請書を例に移行していきます。

30. ×
紙の帳票からワークフローへ移行するコツ
30
紙の帳票
ワークフロー
内容 内容
経路 経路
経路
内容
設定シート
紙の帳票を設定シートに書き換えて整理し、ワークフロー設定を行います。

31. ×
31
交通費申請書の設定シート

32. ×
紙の帳票からワークフローへ移行するコツ
32
紙の帳票
ワークフロー
内容
内容
経路
経路
購買申請書を例に設定シートに書き換えていきましょう（個人ワーク）

33. ×
紙の帳票からワークフローへ移行するコツ
33
紙の帳票
ワークフロー
内容
内容
経路
経路
紙の帳票を設定シートに書き換えて整理し、ワークフロー設定を行います。

34. ×
紙の帳票からワークフローへ移行するコツ

35. ×
購買稟議書を設定シートに書き換えてみましょう
配布資料の赤枠内を、補足資料を参考に穴埋めしましょう
35
10分
内容 内容
経路
経路
紙の帳票 設定シート

36. ×
購買稟議書の補足
• 経路は主任承認→部長承認→社長決裁→経理確認
の順で進む
• 主任は2人のうち、誰か1人承認すると次のステップへ進む
• 最後のステップで申請者本人に決済がおりたことを伝えたい
• 加藤部長と経理の和田さんは経路から省略できないようにしたい
36
10分

37. ×
社長
営業部 総務部
営業一課 営業二課
加藤 美咲(部長)
松田 環奈(主任)
海外 孝之(主任)
佐藤 昇
・
・
和田 一夫(経理)営業二郎
営業二葉
・
・
・
開発太郎
開発花子
東京の営業部隊 総務、経理などを担当大阪の営業部隊 開発業務を担当
開発部
稗田 紫苑
購買稟議書の補足
組織図
10分

38. ×設定シート 補足資料（配布資料）
38
10分

39. ×購買稟議書を設定シートに書き換えた例
39
39
10分

40. ×購買稟議書のワークフロー デモ
設定シートをもとに実際のワークフローがどう表現されてい
るかご紹介します。
40

41. ×
休憩
41
現在地
男性
トイレ
女性
トイレ
※EVホール前のエントランスからお戻りください。
EVホール
エントランス

42. ×
本日のアジェンダ
1. 業務シナリオにそってワークフロー × モバイル活用を
徹底解説
16:00 ～ 16:10 休憩
2.課題解決演習（グループワーク）
17:00 ～ 17:10 休憩
3. 【希望者のみ】サイボウズ Office 運用相談会
18:00 終了
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43. ×
発表
1グループずつ
グループディ
スカッション
問題の整理と
選択
グループディ
スカッション
解決策の書
き出しとシェア
ワークフロー
あるある
本日のグループワークは以下の流れで実施します。
ワーク
説明
Tips
紹介
ワークフロー構築を体験できるグループワーク
3分3分 10分 10分 10分 10分

44. ×ワークフローあるある
① 新商品のバッグの在庫が10個しかないのに、100個も受注を受けてしまった。見積書の個数が記載
漏れで空欄だった。。
② なかなか決済されない交通費申請書類がどこまで進んだかわからず、催促することができなかった。。
③ 現場担当がインフルエンザになってしまい、代わりに申請する人がおらず業務が止まってしまった。
④ 商品に破損があったため値引きして販売するための申請を出して承認を得たのに現場に伝わっておら
ず、実際には定価で販売されてしまった。
⑤ 申請書類に不備があり、差し戻しされたが現場で至急の対応が求められ上司の承認を得ずに対応
してしまった。
⑥ 紙の見積書が承認者の部長の机に放置されがちで、承認までに時間がかかっている。
⑦ 業務的にその日の内に承認を受けないと回らない仕事がある。
⑧ 電話で受けた見積書の修正点について部内で伝達漏れが起こっている。
⑨ 個人情報やクレームなど申請内容によっては関係者だけが承認、閲覧できるようにしたい。現状は都
度判断で回している。
⑩ 本来はそれぞれの見積書の数字を合計して調達しなければならないが、個人の裁量に頼っていて数
があわないことがある。
44

45. ×理想の状態
「トラブルなく遅延なく効率的に業務が行われている状態」
45

46. ×
ワークフローあるあるの番号をピンクのフセンに書
いてください。① ～ ⑩
46
①
②
③
④
問題の整理と選択 10分

47. ×問題の整理と選択
番号を振った「ワークフローあるある」のフセンについて、問題を解決す
るとしたらと考えて、縦軸に起こる頻度、横軸に解決にかかる時間
で並べて整理し、解決したい問題をグループで1つ選んでください。
その際、なぜその問題を選択するのかイーゼルパッドに書いてください。
47
よくある
ほとんどない
すぐ解決できる 時間をかけて解決
○○だから、これを選択！
10分

48. ×解決策を考える
1つに絞った問題について解決策をグループで考えてください。
出てきたアイデアを青いフセンに記入し、選択したピンクのフ
センの周りに貼ってください。
48
よくある
ほとんどない
すぐ解決できる 時間をかけて解決
10分
○○だから、これを選択！

49. ×
グループごとに発表
グループごとに代表が、
• どの問題を選択したのか
• なぜその問題を選択したのか
• どう解決するか
について発表してください。
49
よくある
ほとんどない
すぐ解決できる 時間をかけて解決
10分
○○だから、これを選択！

50. ×
【Tips】 ワークフローあるある
① どこまで交通費申請が進んだのかわからない！
② 交通機関と金額を登録するのが手間！
③ 誰の承認を取ればよいのかわからない！
④ 過去の申請書がすぐ見つけられない！
⑤ 承認時の口頭補足を忘れてしまう！
50

51. ×
① どこまで交通費申請が進んだのかわからない！
ワークフローの申請者本人はどこまで承認が進んだか自分が申請
した分なら把握することができます。
ワークフローの運用管理者はどこまで承認が進んだのか全体を俯
瞰することができます。
51
運用管理者の画面

52. ×
② 交通機関と金額を登録するのが手間！
ワークフロー項目の路線ナビ連携を利用すると電車経
路と運賃がとりこまれるので便利です。
52

53. ×
③ 誰の承認を取ればよいのかわからない！
処理者の初期値を設定しておくことで迷わず申請するこ
とができます。
申請フォームの項目にコメントを記載できるので、
条件によって承認者が変わる場合はコメントで注釈を入れておくと便利です。
53
初期値
コメント

54. ×
④ 過去の申請書がすぐ見つけられない！
過去に提出した申請書が検索できます！近い内容の申請書があ
れば再利用して申請すると便利です。
一般ユーザーは自分が経路に入っている分だけ検索できます。運
用管理者であれば全申請書を確認できます。
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再利用
検索
詳細検索

55. ×
⑤ 承認時の口頭補足を忘れてしまう！
承認、決裁、却下、差し戻しするときにコメントで補足
できるので忘れることなく後から参照することが出来ます。
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56. ×
サイボウズコミュニティ
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57. ×
サイボウズコミュニティ
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58. ×次回以降のワークショップ開催予定
4/21(金) Office ワークフロー × モバイル で業務改善！(東京）
5/19(金)カスタムアプリを使った「タスク管理」徹底解説！（東京）
5/26(金)カスタムアプリを使った「タスク管理」徹底解説！（松山）
6/23(金) 【仮】 こんなに使えるカスタムアプリ！（東京）
https://cybozu.zendesk.com/hc/ja/articles/115000722543
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59. ×
本日はサイボウズワークショップへのご参加
誠にありがとうございました。
アンケートの記入にご協力ください。
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60. ×
本日のアジェンダ
1. 業務シナリオにそってワークフロー × モバイル活用を
徹底解説
16:00 ～ 16:10 休憩
2.課題解決演習（グループワーク）
17:00 ～ 17:10 休憩
3. 【希望者のみ】サイボウズ Office 運用相談会
18:00 終了
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