Đề tài: Lý luận chung về ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng

Chuyên Đề Tốt Nghiệp Ngành Quản Trị Văn Phòng
SVTH:Nguyễn Thị Nga MSSV:507403034
MỤC LỤC
LỜI ĐẦU .......................................................................................................3
PHẦN I. LÝ LUẬN CHUNG VỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG...............................................................6
1.1. Những vấn đề chung về văn phòng............................................................6
1.1.1. Khái niệm..............................................................................................6
1.1.2 Chức năng của Văn phòng .....................................................................6
1.1.3. Nhiệm vụ của văn phòng........................................................................7
1.2. Những vấn đề về CNTT..........................................................................10
1.2.1. Khái niệm............................................................................................10
1.2.2. Một số khái niệm liên quan đến tin học....Error! Bookmark notdefined.
1.3. Tác động và ý nghĩa của CNTT đối với công tác văn phòng ..............Error!
Bookmark not defined.
1.3.1. Trong công việc thu nhập, xử lý thông tin Error! Bookmark notdefined.
1.3.2. Trong công tác soạn thảo văn bản............Error! Bookmark notdefined.
1.3.3. Trong công tác lưu trữ.............................Error! Bookmark notdefined.
1.3.4. Trong công tác tổ chức hội nghị, hội thảo.Error! Bookmark notdefined.
PHẦN II.THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TẠI VĂN
PHÒNG CỤC AN TOÀN LAO ĐỘNG............Error! Bookmark notdefined.
2.1. Khái quát về Cục an toàn lao động............ Error! Bookmark not defined.
2.1.1 Quá trình thành lập và phát triển của Cục An toàn lao động.............Error!
Bookmark notdefined.
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của Cục An toàn lao động ... Error! Bookmark not
defined.
2.1.3. Cơ cấu tổ chức của Cục An toàn lao động Error! Bookmark notdefined.
2.1.4. Chức năng nhiệm vụ của các bộ phận trong Cục An toàn lao động.Error!

2.1.4. Chức năng nhiệm vụ của các bộ phận trong Cục An toàn lao động.Error!
2.2. Tổ chức bộ máy của Văn phòng Cục An toàn – Lao độngError! Bookmark
not defined.
2.2.1. Chức năng..............................................Error! Bookmark notdefined.
2.2.2 Nhiệm vụ ................................................Error! Bookmark notdefined.
2.4. Cơ cấu tổ chức của bộ máy của Văn phòng Cục An toàn - Lao động.Error!
2.3. Kết quả thực hiện nhiệm vụ công tác 2010 và phương hướng nhiệm vụ công
tác 2011 của Cục An toàn lao động.................. Error! Bookmark not defined.
2.3.1. Kết quả thực hiện nhiệm vụ công tác 2010 của Cục An toàn lao động
........................................................................Error! Bookmark notdefined.
2.3.2 Một vài đánh giá về hoạt động của Văn phòng tại Cục An toàn lao động
........................................................................Error! Bookmark notdefined.
2.4. Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại Cục
An toàn lao động............................................. Error! Bookmark not defined.
2.4.1. Trang thiết bị kỹ thuật thông tin...............Error! Bookmark notdefined.
2.4.2. Tổ chức công tác ứng dụng công nghệ thông tin trong văn phòng ...Error!
2.4.3. Hiệu quả của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn
phòng. .............................................................Error! Bookmark notdefined.
2.4.3. Công tác lập kế hoạch, tham mưu. ...........Error! Bookmark notdefined.
2.4.4. Thực trạng về đội ngũ cán bộ trong Văn phòng Cục.... Error! Bookmark
not defined.
2.5. Đánh giá chung về ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng
Cục An toàn lao động...................................... Error! Bookmark not defined.
2.5.1. Ưu điểm:................................................Error! Bookmark notdefined.
2.5.2. Hạn chế:.................................................Error! Bookmark notdefined.

2.5.3. Nguyên nhân: .........................................Error! Bookmark notdefined.
PHẦN III.MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG CÔNG
NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CỤC AN
TOÀN LAO ĐỘNG.........................................Error! Bookmark notdefined.
3.1. Những phương hướng chung nhằm tăng cường hiệu quả việc ứng dụng công
nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại Cục An toàn lao động...........Error!
3.1.1. Tập trung chỉ đạo thực hiện chương trình cải cách thủ tục hành chính nhà
nước................................................................Error! Bookmark notdefined.
3.1.2. Ứng dụng CNTT phục vụ việc thực hiện Chính phủ điện tử............Error!
3.1.3. Ứng dụng CNTT tăng cường hiệu quả hiệu lực của Cục nói chung và của
Văn phòng nói riêng.........................................Error! Bookmark notdefined.
3.1.4. Thực hiện Luật cán bộ công chức ............Error! Bookmark not defined.
3.2. Một số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin
trong công tác văn phòng Cục An toàn lao độngError! Bookmark not defined.
3.2.1. Đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ tin học và ngoại ngữ.............Error!
3.2.2. Trang bị phương tiện kỹ thuật công nghệ thông tin.Error! Bookmark not
defined.
3.2.3. Xây dựng các phần mềm ứng dụng..........Error! Bookmark notdefined.
KẾT LUẬN.....................................................Error! Bookmark notdefined.
TÀI LIỆU THAM KHẢO…………………………………………………… 60

LỜI ĐẦU
Đất nước ta đang từng bước chuyển mình cùng với sự chuyển mình của
nền kinh tế thế giới. Đặc biệt sau khi ra nhập tổ chức thương mại WTO thì nền
kinh tế nước ta ngày càng có những bước tiến rõ nét hơn. Có được những kết
quả như vậy là nhờ Đảng, Nhà nước ta xác định xây dựng nền kinh tế thị trường
theo định hướng xã hội chủ nghĩa, trong đó Đảng và Nhà nước ta đặc biệt coi
trọng việc ứng dụng công nghệ thông tin vào phát triển kinh tế đất nước
Như vậy ta đã biết được cuộc cáchmạng công nghiệp đã chuyển nền kinh
tế nước ta từ nền kinh tế công nghiệp lạc hậu sang nền kinh tế tri thức với sự
phát triển như vũ bão của công nghệ thông tin. Từ việc sử dụng phương tiện
liên lạc chỉ bằng điện tín, điện thoại thì giờ đây các phương tiện khác như: vô
tuyến điện tử, tin học, viễn thông, internet đang ngày càng chiếm ưu thế và trở

thành một phương tiện không thể thiếu đối với nhu cầu của mọi tầng lớp nhân
dân đặc biệt là đối với doanh nghiệp, các tổ chức kinh tế - xã hội.
Có những kết quả trên là nhờ vào chính sáchmở cửa, chủ động hội nhập
kinh tế quốc tế của Đảng, Nhà nước ta.Góp phần vào đó có sự đóng không nhỏ
của các tổ chức xã hội, các doanh nghiệp trong đó bộ phận văn phòng giữ vị trí
quan trọng. Ngoài việc ham mưu cho lãnh đạo đưa ra quyết định đúng đắn,văn
phòng là mắt xích quan trọng, là cánh tay đắc lực,là trái tim khối óc cho người
lãnh đạo, là cầu nối giữa các bộ phận trong cơ quan và giữa cơ quan với nhau.Vì
vậy công tác văn phòng được quan tâm đổi mới cho phù hợp với yêu cầu của
công việc cũng như vị trí, vai trò của nó qua mọi thời đại.
Với mong ước được trao đổi thêm thức và ứng dụng những kiến thức đã
học trên giảng đường đại học vào thực tế, em đã chọn thực tập tại văn phòng của
Cục An toàn lao động thuộc Bộ Lao động – Thương binh xã hội. Qua bước đầu
tìm hiểu sự hướng dẫn chỉ đạo của Khoa kinh tế - Quản trị kinh doanh, các thầy
cô giáo cùng với phương pháp quan sát và thu nhập thông tin em đã từng bước
tiếp cận với thực tế và có được những đánh giá hiểu biết sơ bộ về hoạt động của
cơ quan nói chung cũng như của văn phòng nói riêng.
Qua đây em nhận thấy hoạt động của văn phòng cần được quan tâm nhiều
hơn nữa trong đó công việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn
phòng cũng cần phải được thực hiện thật tốt sao cho phù hợp với xu hướng phát
triển chung của thế giới và phù hợp với việc cải cách nền kinh tế nước ta.
Do vậy thời gian có hạn em chỉ tập trung nghiên cứu vào việc ứng dụng
công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại cơ quan Cục. Qua đây em
cũng xin đưa ra đề tài:”Một số giải pháp nhằm nângcao hiệu quả việc ứng
dụng công nghệ thông tin trong văn phòng tại CụcAn toàn laođộng”
Báo cáo chuyên đề của em gồm 3 chương:
Chương I: Lý luận chung về việc ứng dụng CNTT trong côngtác văn
phòng.

Chương II: Thực trạng ứng dụng CNTT tại văn phòng Cục An toàn lao
động.
Chương III: Một số giải pháp cơ bản nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng
CNTT trong côngtác văn phòng tại Cục An toàn lao động
Báo cáo chuyên đề của em chắc chắn không tránh khỏi những thiếu xót,
hạn chế. Em rất mong nhận được những ý kiến đóng góp của thầy cô và các bạn
để báo cáo của em được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cám ơn các thầy
trong khoa Kinh tế - Quản trị kinh doanh, giảng viên hướng dẫn, cô chú lãnh
đạo và nhân viên trong Cục An toàn lao động để tận tình hướng dẫn, giúp đỡ em
hoàn thiện báo cáo chuyên đề này.
PHẦN I
LÝ LUẬN CHUNG VỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG
CÔNG TÁC VĂN PHÒNG
1.1. Những vấn đề chung về văn phòng
1.1.1. Khái niệm
Hiện nay văn phòng là một bộ phận không thể thiếu được trong mỗi cơ quan
tổ chức.Có rất nhiều cách hiểu về văn phòng:
- Theo nghĩa rộng văn phòng là bộ máy, bộ phận giúp việc cho cơ quan,lãnh
đạo cơ quan, để chỉ đạo, điều hành công việc do cơ quan đặt ra.
- Theo nghĩa hẹp văn phòng là bộ phận của cơ quan để quản lý công tác công
văn giấy tờ và công việc hành chính – quản trị của cơ quan

Văn phòng là bộ máy cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu nhập, xử lý tổng
hợp thông tin phục vụ cho sự điều hành của lãnh đạo, đồng thời đảm bảo các
điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung cho toàn cơ quan, tổ chức đó.
1.1.2 Chức năng của Văn phòng
1.1.2.1.Chứcnăng tham mưu:
Đây được coi là một trong các chức năng chính của văn phòng.Bộ phận
văn phòng cần phải phối hợp với các bộ phận trong cơ quan tham vấn,có ý kiến
đối với các vấn đề mà lãnh đạo đưa ra nhằm phục vụ cho việc ra quyết định của
lãnh đạo một cách nhanh chóng, chính xác và có hiệu quả.Ta đã biết quyết định
là một quyết sách có ảnh hưởng đến sự sống còn hay sự tồn tại của một cơ
quan, tổ chức, một doanh nghiệp. Hoạt động của cơ quan phụ thuộc vào nhiều
yếu tố trong đó có yêu tố chủ quan( thuộc về yếu tố quản lý) bởi vậy muốn ra
quyết định mang tính khoa học, người quản lý cần căn cứ vào các yếu tố khách
quan như những ý kiến tham gia của các cấp quản lý,của người trợ giúp.Những
ý kiến đó được văn phòng tập hợp, chọn lọc đế đưa ra kết luận chung nhất nhằm
cung cấp cho lãnh đạo những thông tin, những phương án, phán quyết kịp thời
và đúng đắn. Chức năng này được gọi là chức năng tham mưu cho lãnh đạo,
quản lý công tác của văn phòng
1.1.2.2Chức năng tổng hợp:
kết quả tham vấn trên đây phải xuất phát từ những thông tin ở cả đầu vào,
đầu ra thông tin ngược trên mọi lĩnh vực, của mọi đốitượng mà văn phòng là
đầu mối thu thập, phân tích, quản lý và sử dụng theo yêu cầu người lãnh đạo,
quản lý.Qúa trình thu nhập, quản lý, sử dụng thông tin phải tuân theo nguyên
tắc, trình tự nhất định, mới có thể mang lại hiệu quả thiết thực. Hoạt động như
trên thuộc về chức năng tổng hợp của côngtác văn phòng. Chức năng này không
chỉ thiết thực đến chức năng tham mưu của văn phòng mà còn có vai trò quan
trọng đối với sự thành công hay thất bại của cơ quan đơn vị( lợi thế của thông
tin).Chính vì ý nghĩa to lớn của chức năng này nên các tổ chức, đơn vị luôn quan

tâm củng cố và hiện đại hóa công tác văn phòng cho kịp với phát triển của thời
đại.
1.1.2.3Chức năng hậu cần
hoạt động của cơ quan, đơn vị không thể thiếu các điều kiện vật chất như
nhà cửa, phương tiện, thiết bị, công cụ, tài chính…Những cái đó thuộc về công
việc hậu cần mà văn phòng phải cung ứng đầy đủ, kịp thời cho mọi quá trình,
mọi lúc, mọi nơi.
1.1.3. Nhiệmvụ của văn phòng
Trên cơ sở chức năng chung, cơ bản của mình văn phòng cần thực hiện các
nhiệm vụ chính
1.1.3.1. Xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế hoạt động của cơ quan, đơn
vị
Mọi tổ chức ra đời và vận hành đi vào cuộc sống đều cần phải tuân thủ
những quy định về tổ chức, cơ chế hoạt động và về các điều kiện duy trì hoạt
động. Nhưng ở mỗi cơ quan, tổ chức khác nhau thì có điều kiện, cơ sở vật chất
cũng như tính chất công việc khác nhau nên mỗi tổ chức đều phải có nội quy,
quy chế hoạt động riêng. Các côngviệc như: xây dựng hội thảo, lấy ý kiến tham
gia, hoàn chỉnh thông qua lãnh đạo, ban bố thi hành, giám sát, bổ sung hoàn
thiện nội quy, quy chế hoạt động của cơ quan là thuộc về công tác văn phòng.
Đây là nhiệm vụ quan trọng đầu tiên mà văn phòng phải thực hiện khi cơ quan
được tổ chức và đi vào hoạt động.
1.1.3.2. Xây dựng và quản lý chương trình kế hoạch hoạt động của cơ quan,
đơn vị
Các cơ quan, đơn vị đều có định hướng mục tiêu hoạt động thông qua
chiến lược phát triển. Chiến lược chỉ dự định cho thời gian dài 10 – 20 năm, còn
mục tiêu, biện pháp cụ thể trong từng thời kỳ hoạt động: 5 năm, 3 năm,1 năm,
quý, tháng, tuần, ngày,... cần phải có kế hoạch, chương trình cụ thể, kế hoạch
của 1 đơn vị kinh doanh, kế hoạch công nghệ, kế hoạch tiếp thị, tài chính...Mỗi

loại kế hoạch trên đều được giao cho một bộ phận chuyên trách và xây dựng chỉ
đạo thực hiện. Đơn vị muốn đạt mục tiêu hoạt động thì phải biến các khâu nối,
các kế hoạch trên trở thành một hệ thống kế hoạch hoàn chỉnh các bộ phận khớp
nối với nhau, hỗ trợ cùng nhau hoạt động.
1.1.3.3. Thu nhập, xử lý, sử dụng, quản lý thông tin
Hoạt động của bất kỳ đơn vị, cơ quan nào cũng cần phải có những yêu cầu
tối thiểu về thông tin. Thông tin bao gồm thông tin về kinh tế, chính trị, văn hóa,
xã hội, hành chính, môi trường...,những thông tin chỉ đạo: thông tin phản hồi,
thông tin thực thể, thông tin dự báo,....Thôngtin là nguồn, là căn cứ để người
lãnh đạo đưa ra quyết định sáng suốt, kịp thời hiệu quả. Người lãnh đạo không
thể tự thu nhập xử lý thông tin được mà cần phải có những người trợ giúp trong
lĩnh vực này gọi đó là văn phòng.Văn phòng được coi là “ cổng gác thông tin”
của một cơ quan vì tất cả các thông tin đến hay đều được thu thập, xử lý, chuyển
phát tại văn phòng.
1.1.3.4. Trợ giúp về văn bản
Văn bản là một phương tiện lưu trữ và truyền đạt thông tin khá hữu hiệu.
Hiện nay nhiều cơ quan, đơn vị sử dụng phương tiện này trong hoạt động quản
lý, điều hành hoạt động. Do tính năng, tác dụng của nó rất lớn nên khi sử dụng
văn bản điều chỉnh các mối quan hệ giữa chủ thể với các đối tượng bị quản lý
về kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội... phải tuân theo các quy định một cách
chặt chẽ về việc lưu trữ và lưu hành văn bản. Hiện nay ở nước ta đã có luật ban
hành văn bản quan trọng liên quan tới hoạt động kinh tế - xã hội của đơn vị, tổ
chức như hợp động kinh tế, hợp đồng dân sự.
1.1.3.5. Đảmbảo các yếu tố vật chất, tài chính cho hoạtđộng của cơ quan
Bất kỳ cơ quan, đơn vị nào muốn tồn tại hoạt động đều phải có các yếu tố
vật chất cần thiết. Các yếu tố này vừa là nguyên liệu duy trì tổ chức tồn tại, vừa
là vật trung gian gắn với môi trường, đồng thời cònlà phương tiện truyền dẫn
các quá trình hoạt động của các tổ chức tới mục tiêu kinh tế - xã hội. Các yếu

tố vật chất, kỹ thuật, tài chính mà các cơ quan cần hoạt động gồm có:nhà cửa,
xe cộ, bàn ghế, các phương tiện nhận truyền và truyền tin, các công cụ truyền
tin, các công cụ lao động, các phí cần thiết mang tính thường xuyên, liên tục.
1.3.6.Củng cố tổ chức bộ máy văn phòng
Đây là việc làm thiết thực, mang tính khá ổn định của bộ máy văn phòng
nhằm thực hiện tốt những nhiệm vụ nêu ra trên đây.Việc tổ chức bộ máy văn
phòng cũng cần phải tuân thủ những nguyên tắc chung của đơn vị đảm bảo tính
thống nhất trong hệ thống.Tuy nhưng cũng nhận thấy tính thống nhất đa dạng,
phong phú trong công tác văn phòng để bộ máy sao cho đáp ứng được cao nhất
yêu cầu nhiệm vụ đặt ra của công tác văn phòng. Không những thế trong thời
đại bùng nổ thông tin này đòi hỏi các cơ quan, đơn vị phải hết sức cố gắng theo
kịp tốc độ phát triển chung, trong đó sự nỗ lực lớn nhất nằm ở khối văn phòng.
Yêu cầu đó đặt ra với văn phòng rất cao về mặt tổ chức và quản lý điều hành
công việc.
1.1.3.7. Duy trì hoạt động thường xuyên của văn phòng
Khác với hoạt động của cơ quan, đơn vị, văn phòng phải hoạt động
thường xuyên, liên tục trong cả lĩnh vực đối nội, đối ngoại, vừa lập quy vừa thực
thi, vừa kiểm tra vừa giám sát. Đặc tính hoạt động này xuất phát từ chức năng
của văn phòng để đảm bảo tiếp nhận được mọi nguồn thông tin của mọi đối
tượng với hoạt động của cơ quan đơn vị. Theo cách đó văn phòng bao gồm một
bộ phận nhân sự làm việc trong giờ với hoạt động chung của đơn vị, cònmột bộ
phận (không lớn) làm việc liên tục ngày đêm, ngay cả những lúc đơn vị ngừng
hoạt động để đảm bảo trật tự an ninh và thông tin trong suốt. Hoạt động thông
tin của văn phòng vừa gắn với hoạt động của lãnh đạo và đơn vị thông qua việc
trợ giúp, tham mưu, vừa gắn với các bộ phận khác bằng nhiệm vụ kiểm tra, đôn
đốc, lại vừa tổ chức, quản lý lấy các hoạt động của chính mình cho phù hợp với
hoạt động trên.

Trên đây là những nhiệm vụ chủ yếu của công tác văn phòng mà cơ quan,
đơn vị nào cũng phải thực hiện để phục vụ yêu cầu hoạt động chung. Tuy nhiên
còn tùy theo tính chất, đặc trưng của cơ quan, đơn vị mà văn phòng cònnhững
nhiệm vụ cụ thể khác.
1.2. Những vấn đề về CNTT
1.2.1. Khái niệm
Công nghệ thông tin bao gồm tất cả các hoạt động và các công nghệ chứa
đựng các nội dung xử lý thông tin bằng các phương tiện điện tử, từ việc thu
nhập lưu trữ, tìm kiếm truyền dẫn... đến sử dụng thông tin trong mọi lĩnh vực
sản xuất, kinh doanh và đời sống con người.
Công nghệ thông tin là tập hợp các phương pháp khoa học, các phương tiện
công cụ kỹ thuật hiện đại, chủ yếu là máy tính điện tử và các mạng viễn thông
nhằm cung cấp các giải pháp toàn thể để tổ chức khai thác sử dụng có hiệu quả
các nguồn tài nguyên phong phú và tiềm năng trong mọi lĩnh vực hoạt động của
con người và xã hội
DOWNLOAD ĐỂ XEM ĐẦY ĐỦ NỘI DUNG
MÃ TÀI LIỆU: 51171
DOWNLOAD: + Link tải: Xem bình luận
Hoặc : + ZALO: 0932091562

Đề tài: Lý luận chung về ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng

Recommended

Recommended

More Related Content

What's hot

What's hot (20)

Similar to Đề tài: Lý luận chung về ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng

Similar to Đề tài: Lý luận chung về ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng (20)

More from Dịch Vụ Viết Thuê Khóa Luận Zalo/Telegram 0917193864

More from Dịch Vụ Viết Thuê Khóa Luận Zalo/Telegram 0917193864 (20)

Recently uploaded

Recently uploaded (20)

Đề tài: Lý luận chung về ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng