2. Sarana secara etimologi = alat langsung untuk
mencapai tujuan. Sarana secara terminologi =
segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat
dalam mencapai maksud atau tujuan. misalnya;
ruang, buku, perpustakaan,
Prasarana secara etimologi = alat tidak langsung
untuk mencapai tujuan. Secara terminologi = segala
sesuatu yang merupakan penunjang utama
terselenggaranya suatu proses. Misalnya: tempat,
bangunan sekolah, lapangan olahraga, uang, dan
sebagainya
3. Administrasi sarana dan prasarana
pendidikan merupakan seluruh proses
kegiatan yang direncanakan dan diusahakan
secara sengaja dan bersungguh-sungguh
serta pembinaan secar kontinu terhadap
nbenda-benda pendidikan, agar senantiasa
siap pakai (ready for use) dalam PBM
sehingga PBM semakin efektif dan efisien
guna membantu tercapinya tujuan pendidikan
yang telah ditetapkan.
4. Fungsi utama sarana dan prasarana adalah
sebagai berikut:
1. Mempercepat proses pelaksanaan pekerjaan
2. Meningkatkan produktifitas
3. Hasil kerja lebih berkualitas dan terjamin
4. Lebih memudahkan dalam gerak para pengguna
5. Ketepatan susunan stabilitas pekerjalebih terjamin
6. Menimbulkan rasa kenyamanan bagi orangorang
yang berkepentingan, dan
7. Menimbulkan rasa puas.
5. 1. Tujuan umum
memberikan pelayanan secara profesional
dibidang sarana dan prasarana dalam rangka
terselenggaranya proses administrasi kantor
secara efektif dan efisien.
2. Tujuan Khusus
• Untuk mengupayakan pengadaan sarana dan
prasarana melalui sistem perencanaan dan
pengadaan yang hati-hati dan seksama.
• Untuk megupayakan sarana dan prasarana
secara tepat dan efisien sehingga keberadaan
nya selalu dalam kondisi siap pakai.
7. Tahap perencanaan kebutuhan
1. Mengadakan analisis terhadap materi pelajaran yang
membutuhkan sarana dan prasarana
2. Seleksi menurut sekala prioritas terhadap sarana dan
prasarana.
3. Mengadakan inventarisasi terhadap sarana
prasarana yang telah ada.
4. Mengadakan seleksi terhadap sarana prasarana
yang masih dapat dimanfaatkan baik dengan
reparasi atau modifikasi atau tidak.
5. Mencari dana (bila belum ada).
6. Menunjuk seseorang (bagian pembekalan) untuk
melaksanakan pengadaan sarana prasarana.
8. Pengadaan peralatan harus sesuai
kebutuhan dan kemampuan karena
peralatan yang tidak tepat akan menjadi
sumber pemborosan. Pengadaan harus
sesuai dengan jumlah, mutu dan jenis alat
atau barang yang diperlukan. Jumlah barang
harus proporsional, tidak kurang dan tidak
berlebihan. Mutunya harus cukup baik agar
dapat digunakan secara efektif untuk jangka
tertentu. Begitu pula jenisnya harus tepat
agar meningkatkan efisiensi kerja.
9. Beberapa prinsip pada administrasi penyimpanan
1. Semua alat-alat dan perlengkapan harus disimpan di
tempat-tempat yang bebas dari faktor-faktor perusak seperti:
lembab, lapuk, dan serangga.
2. Harus mudah dikerajakan baik untuk menyimpan maupun
yang keluar alat.
3. Mudah didapat bila sewaktu-waktu diperlukan.
4. Semua penyimpanan hrus diadministrasikan menurut
ketentuan bahwa persediaan lama harus lebih dulu
dipergunakan.
5. Harus diadakan inventarisasi secara berkala.
6. Tanggung jawab untuk pelaksanaan yang tepat dari tiap-tiap
penyimpanan harus dirumuskan secara terperinci da
dipahami dengan jelas oleh semua pihak yang
berkepentingan.
10. inventarisasi merupakan kegiatan untuk mencatat dan
menyusun daftar barang-barang atau bahan yang ada
secara teratur menurut yang berlaku.
Buku Induk barang Inventaris adalah buku yang
digunakan untuk mencatat semua barang inventaris
yang sudah dimiliki oleh suatu kantor.
Buku Golongan Barang Inventaris adalah buku
pembantu yang digunakan untuk mencatat barang-
barang inventaris menurut golongan yang telah
ditentukan.
Buku Catatan Barang Noniventaris adalah buku yang
digunakan untuk mencatat semua barang
noninventaris (Barang yang belum diketahui asa
usulnya) yang ada di suatu kantor.
11. Penyaluran merupakan kegiatan yang
menyangkut pemindahan barang dari
tanggungjawab instansi yang satu kepada
instansi yang lain. Dalam lingkungan yang
sempit seperti sekolah, maka kegiatan
penyaluran ini dapat berwujud pendistribusian
atau kegiatan membagi/mengeluarkan
barang sesuai kebutuhan guru/seksi bagian
dalam instansi sekolah tersebut untuk
keperluan kegiatan belajar mengajar.
12. Survey terhadap bangunan dan perlengkapan yang sudah
ada dan mencatat perbaikan-perbaikan yang diperlukan untuk
kepentingan efektivitas pelaksanaan program sekolah
Dalam tindak rehabilitasi ada bebrapa hal yang harus
diperhatikan, antara lain:
1. Dalam hal rehabilitasi yang bersifat perbaikan, hendaklah
diperhatiakan agar biaya perbaikan terseut masih dapat
dipertimbangkan antara besarnya biaya yang dikeluarkan
dengan efisiensi pengguna selanjutnya, sehingga tindak
merupakan suatu pemborosan.
2. Rehablitasi yang bersifat penambahan atau tambal sulam
atau modifikasi selain harus diseimbangkan dengan
biayanya, agar setelah rehabilitasi fungsi dan perananya
tidak berubah.
13. Barang-barang yang dipergunakan apabila rusak dan
tidak dapat diperbaiki lagi, perlu dibuat berita acara
tentang kondisinya saat pencatatan. Apabila harus
dikeluarkan dari inventarisasi, harus dibuat berita
acara penghapusan barang tersebut.
Pertimbangan dalam penghapusan barang
1. Mencegah atau sekurang-kurangnya membatasi
kerugian yang lebih besar,
2. Meringankan beban kerja inventarisasi karena
banyaknya barang-barang yang tinggal menyusut.
3. Membebaskan barang dari tanggung jawab satuan
organisasi lembaga yang mengurusnya.
14. Seluruh kegiatan administrasi Sarana dan Prasarana pendidikan tidak akan
bisa berjalan sendiri-sendiri tanpa dikendalikan, artinya setiap kegiatan
masing-masing akan senantiasa tidak dapat lepas dari monitoring
Dalam pelaksanaan kegiatan pengendalian dapat disusun serangkaian kerja
1. Mengikuti proses pengelolaan dari pengadaan sampai penghapusan.
2. Menyusun tata cara laporan baik lisan maupun tertulis.
3. Mengadakan konsultasi dengan pihak pimpinan, bila terjadi atau akan
terjadi penyimpangan dalam pelaksanaan, sekiranya penyimpangan ini
menyangkut kebijkan.
4. Mengadakan konsultasi dengan pihak pelaksana fungsi masing-masing
bila terjadi atau akan terjadi penyimpangan yang bersifat teknis.
5. Mengadakan koordinasi antara fungsi perencana dan fungsi-fungsi lainya.
6. Menyusun laporan menyeluruh secara periodik tentang pelaksanaan dari
proses pengelolaan yang terjadi dalam masing-masing fungsi.
