Dokumen tersebut membahas tentang pengertian, jenis, tujuan, fungsi, prinsip, perencanaan, persiapan dan pelaksanaan rapat bisnis. Rapat bisnis dijelaskan sebagai pertemuan antara dua orang atau lebih untuk membahas hal-hal yang berkaitan dengan kegiatan bisnis. Jenis, tujuan, dan fungsi rapat bisnis juga diuraikan secara rinci.

1. Mata kuliah: KOMUNIKASI BISNIS
KOMUNIKASI BISNIS. PTA 2020/2021. Dosen pengampu : Ririn Yuliyanti SE., MM

2. Kelompok 1
disusun oleh:
1.Ahmad Firman F.
2.Aryo Senoaji
3.Feri Dian S.
4.Gumilang Suryo A.
5.Muhammad FajrI
6.Muhammad Rifki H.
7.Natalia Jophina
8. Zubaidah
KELAS : 4EA21
KOMUNIKASI BISNIS. PTA 2020/2021. Dosen pengampu : Ririn Yuliyanti SE., MM

3. PENGERTIAN RAPAT BISNIS
 Rapat Bisnis (business meeting)
adalah bentuk pertemuan dua
orang atau lebih disuatu tempat,
baik di dalam maupun diluar
kantor untuk membahas hal hal
yang berkaitan dengan kegiatan
bisnis.
KOMUNIKASI BISNIS. PTA 2020/2021. Dosen pengampu : Ririn Yuliyanti SE., MM

4. Rapat di dalam perusahaan Rapat di luar perusahaan
 Rapat yang membahasa hal-
hal yang sifatnya rutin
 Rapat yang membahas hal-hal
yang bersifat khusus dan
strategis
Pemilihan tempat penyelenggaraan sebuah pertemuan apakah didalam atau di luar
perusahaan dapat dilakukan berdasarkan urgensi atau tingkat kepentingannya, jumlah
pesertanya, dan ketersediaan factor finansial.
KOMUNIKASI BISNIS. PTA 2020/2021. Dosen pengampu : Ririn Yuliyanti SE., MM

5. Rapat Bisnis dan Non Bisnis
Rapat
Non
Bisnis
Rapat
Bisnis
• Orientasi dan tujuannya adalah bisnis
• Bersifat resmi atau formal.
• Cenderung protokoler seremonial.
• Orientasi dan tujuannya adalah bukan bisnis
• Rapat non bisnis sifatnya adalah formal (formal
• meeting) dan tidak formal (informal meeting).
• Bersifat informal, santai, luwes, dan mengalir
saja.
• Cenderung tidak protokoler seremonial.
KOMUNIKASI BISNIS. PTA 2020/2021. Dosen pengampu : Ririn Yuliyanti SE., MM

6. TUJUAN RAPAT
Menurut Locker dalam bukunya Business Communication: Building Critical Skills menyatakan bahwa sebuah rapat pada
umumnya mempunyai enam tujuan, yaitu:
Memotivasi peserta
Bos perusahaan mengumpulkan karyawan untuk
memberikan motivasi agar mereka lebih
meningkatkan kinerja untuk kemajuan perusahaan.
Evaluasi ide/gagasan
Karyawan diperbolehkan mengeluarkan pendapat
ide baru yang akan dikerjakan untuk kemajuan
perusahaan pada waktu akan mendatang.
Membuat dokumen
Karyawan harus membuat dokumen yang dibahas
didalam rapat bisnis untuk mempelancar
kemajuan perusahaan berjalan lancar.
Penjajakan ide/gagasan
Tujuan penjajakan ide/gagasan biasanya berjalan
dengan memperkenalkan ide-ide baru yang akan
dikerjakan oleh perusahaan yang akan datang.
Pengambilan keputusan
Kepala atasan yang menjalankan rapat untuk
membahas ide baru apakah ide dapat dijalankan
dengan baik atau merugikan perusahaan.
Berbagi informasi
Rapat bisnis bisa hanya untuk menginformasikan
berbagai informasi penting yang harus diketahui
oleh peserta rapat, diikuti sesi Tanya jawab.
KOMUNIKASI BISNIS. PTA 2020/2021. Dosen pengampu : Ririn Yuliyanti SE.,

7. Fungsi Rapat
 Fungsi rapat adalah mengikuti informasi yang
berkembang dengan cepat, manajer menerima
informasi melalui system komunikasi yang sangat
cepat dari berbagai perusahaan. Pengambilan
keputusan yang diambil
berdasarkan informasi berpengaruh pada setiap
aspek perusahaan :
penjualan, pemasaran , manufactur, keuangan dan
perencanaan.
 Penyelenggaraan rapat harus didasarkan perlu atau
tidak persoalan untuk dirapatkan.
 Informasi yang diperoleh disamapaikan kepada staff
dan manajer sebagai
dasar pengambilan keputusan, pengembangan
produk, pengembangan perusahaan, perubahan /
penyempurnaan kebijakan, antisipasi arus masuk
informasi yang cepat menuntut diselenggarakan
rapat yang efektif.
KOMUNIKASI BISNIS. PTA 2020/2021. Dosen pengampu : Ririn Yuliyanti SE., MM

8. Prinsip – Prinsip Rapat
Kapan rapat
diselenggarakan.
Siapa yang akan
diundang dalam rapat.
Peserta yang
diundang sesuai
dengan masalah yang
akan dibicarakan.
Apa masalah yang
dibicarakan dalam
rapat. Hal ini
penting untuk
menyediakan
agenda rapat.
Mengapa rapat
perlu
diselenggarakan.
Hal ini untuk
menentukan
pentingnya rapat.
Bagaimana rapat akan
diselenggarakan.
Apakah berkala/satu
kali, tertutup/terbuka,
bahan rapat dibagi
terlebih dahulu/tidak
Hari dan waktu
yang dianggap
paling sesuai untuk
calon peserta rapat.
WHY WHAT WHO WHEN HOW
KOMUNIKASI BISNIS. PTA 2020/2021. Dosen pengampu : Ririn Yuliyanti SE., MM

9. M
JENIS RAPAT
enurut Oliver Serrat dalam Conducing Effective Meetings, rapat dikelompokkan dalam lima jenis, yaitu:
Rapat Pengarahan
(Briefing)
Rapat Konsultasi
(Advisory Meeting)
Rapat Komite
(Committee Meeting)
Rapat Dewan
(Council Meeting)
Negosiasi
(Negotiaton)
Adalah pemimpin rapat hanya menyampaikan informasi atau memberikan arahan, perintah kepada
karyawan. Untuk menyelesaikan tugas. Untuk mengingatkan kembali karyawan tentang peran, tugas,
dan tanggung jawab dalam menjaga dan mengembangkan perusahaan ke depan.
Adalah rapat yang digunakan untuk membantu peserta rapat dalam mengatasi suatu masalah yang terjadi di
suatu perusahaan. Dan untuk mendengarkan ide, gagasan atau pandangan dari para peserta rapat.
Adalah pertemuan sekolompok orang yang memiliki latar belakang profesi atau pekerjaan yang
berbeda-beda untuk memutuskan suatu masalah tertentu berdasarkan keputusan terbanyak (voting).
Adalah pertemuan yang terdiri dari sekelompok orang dengan latar belakang minat berbeda-beda untuk
memutuskan masalah dengan cara mencari konsesus bersama diantara mereka. Proses pengambilan
keputusan dilakukan dengan cara konsensus dan menghindari pengambilan keputusan melalui voting.
Pada dasarnya, proses negosiasi terdapat sekelompok orang yang memiliki kepetingan, maksud dan
tujuan yang berbeda-beda. Melalui proses negosiasi diantara mereka diharapkan dapat diperoleh
kesepakatan dengan cara-cara yang paling menguntungkan semua pihak.
Jenis Rapat
KOMUNIKASI BISNIS. PTA 2020/2021. Dosen pengampu : Ririn Yuliyanti SE., MM

10. Menurut Streibel dalam The Manager’s Guide to Effective Meeting, rapat
dikelompokkan ke dalam tiga jenis, yaitu:
Rapat Informasional (Informational Meeting)
Adalah pertemuan antara dua orang atau lebih di suatu tempat yang
dimaksudkan untuk menyampaikan informasi kepada peserta rapat bisnis.
Rapat Motivasi (Motivational Meeting)
Adalah pertemuan antara dua orang atau lebih di suatu tempat
untuk memotivasi para peserta rapat dalam melakukan sesuatu.
Rapat Partisipatif (Participatory Meeting)
Adalah pertemuan antara dua orang atau lebih di suatu tempat untuk
menigkatkan tingkat partisipasi dalam rapat bisnis.
JENIS
RAPAT
KOMUNIKASI BISNIS. PTA 2020/2021. Dosen pengampu : Ririn Yuliyanti SE., MM

11. PERENCANAAN RAPAT BISNIS
Ada beberapa ciri tentang bagaimana mendesain sebuah agenda rapat bisnis yang baik yaitu :
Cantumkan tanggal, tempat,
waktu mulai, dan waktu
selesai.
Alokasi waktu untuk
setiap topik yang dibahas.
01 02
Cantumkan rumusan tujuan
atau maksud rapat dan
Cantumkan siapa saja
yang hadir.
Bahan-bahan bagi peserta
yang harus diselesaikan
sebelum rapat dimulai.06 03
Bahan-bahan rapat dibagikan
kepada setiap peserta rapat bisnis
maksimal seminggu sebelum
rapat bisnis diadakan.
Daftar topik yang
akan dibahas
0405
Perencanaan Rapat Bisnis
KOMUNIKASI BISNIS. PTA 2020/2021. Dosen pengampu : Ririn Yuliyanti SE., MM

12. PERSIAPAN RAPAT BISNIS
Waktu dan tempat
Waktu dan tempat rapat bisnis
dipastikan terlebih dahulu sebelum
undangan diedarkan ke peserta rapat.
Pembawa acara
pembawa acara (MC) diperlukan untuk
memandu rapat bisnis agar berjalan
dengan lancar,
Undangan
Undanga rapat bisnis bagi peserta
sebaiknya diedarkan beberapa hari
sebelum rapat bisnis berlangsung.
Berapa lama waktu rapat bisnis
Dalam hal ini menujuk pada waktu
mulai dan berakhirnya rapat bisnis.
Jumlah peserta
jumlah peserta berkaitan dengan jumlah
kursi yang harus disiapkan, bahan rapat
bisnis, kamar penginapan dan konsumsi
yang harus disediakan.
Orang yang membuka atau menutup
rapat bisnis
Hal ini sangat tergantung pada kondisi
yang terjadi pada saat itu,
Peserta yang diundang
Peserta rapat bisnis bisa berasal dari
berbagai devisi, departemen, atau
bagian dalam dan luar perusahaan.
Ketua panitia penyelenggaraan
ketua panitia memberikan laporan atas
pelaksanaan rapat bisnis.
Presensi peserta
Petugas presensi (kehadiran)
menpersiapkan semua daftar peserta
dengan benar, baik jumlah maupun
penulisan nama nya.
Narasumber
Penunjukan siapa narasumber dalam
rapat bisnis sangat tergantung pada
keputusan pihak manajemen internal
perusahaan,
Alokasi waktu untuk narasumber
Sudah dicantumkan berapa waktu untuk
masing-masing narasumber yang akan
menyampaikan materinya dan tanya
jawab.
Waktu istirahat
Waktu istirahat peserta untuk
menyegarkan kembali energi yang
terkuras selama berjam-jam didalam
ruang rapat bisnis.
Computer portable, LCD projector
dan flip charts
ketersediaan computer portable, LCD
projector, dan flip charts untuk
mempermudah narasumber.
Sound system
Pastikan semua komponen sound
system berfungsi dengan baik dan tidak
ada yang bermasalah.
Akomodasi
Bidang akomosdasi mencankup
kesiapan penginapan dan konsumsi
bagi peserta rapat bisnis.
Fasilitas pendukung lainnya
seperti ketersediaan kamar kecil (toilet)
dan mushola.
Persiapan Rapat Bisnis
KOMUNIKASI BISNIS. PTA 2020/2021. Dosen pengampu : Ririn Yuliyanti SE., MM

13. PELAKSANAAN RAPAT BISNIS
Efektivitas sebuah rapat bisnis sangat
ditentukan oleh tiga komponen
penting, yaitu:
1. Kesiapan panitia penyelenggara dalam mempersiapkan segala
sesuatunya.
2. Kesiapan narasumber dalam mempersiapkan materi yang akan
disampaikan.
3. Kehadiran dan keaktifan peserta dalam mengikuti kegiatan rapat bisnis.
Perencanaan Rapat Bisnis
KOMUNIKASI BISNIS. PTA 2020/2021. Dosen pengampu : Ririn Yuliyanti SE., MM

14. Panitia
Penyelenggara
(Organizer)
Ruangan, dekorasi dan sound system siap digunakan
untuk rapat bisnis.
Semua fasilitas (meja, kusi, laptop, LCD projector,
flip charts, konsumsi) tersedia cukup dan dalam.
Semua panitia siap melakukan tugas dan hadir lebih awal Acuan agenda rapat bisnis yang sudah disiapkan.
Melakukan registrasi peserta. Moderator siap memandu rapat bisnis
Penyambutan peserta dengan ramah, sopan, dan santun. Siapkan petugas notulen yang cekatan dan terampil.
Pembawa acara memulai rapat dan selesai tepat waktu. Siapkan dokumentasi audio-visual.
Kondisi siap digunakan dengan baik. Dokumentasi hasil rapat bisnis.
Narasumber
(Presenter)
Hadir lebih awal dari waktu yang telah ditentukan. Penampilannya menarik dan menyenangkan.
Perkenalan identitas diri. Terbuka atas masukan dan kritik peserta.
Siap melakukan presentasi. Manfaatkan media audio-visual.
Peserta
(Participants)
Berpakaian rapih dan sopan. Mamakai kartu identitas peserta.
Semua peserta hadir tepat waktu dan melakukan
registrasi peserta
Membawa kelengkapan bahan-bahan untuk rapat.
Respek (menghargai) terhadap pandangan peserta lain. Menjadi peserta yang aktif dan penuh inisiatif.
Bertanya sesuai dengan topik yang dibahas dan poin yang
di tuju.
Menjaga kelancaran, ketenangan keterampilan
selama rapat.
Mengikuti kegiatan sesuai agenda rapat yang disediakan.
Peran Rapat Bisnis
KOMUNIKASI BISNIS. PTA 2020/2021. Dosen pengampu : Ririn Yuliyanti SE., MM

15. Menurut Dobson, ada beberapa peraturan tempat duduk yang dapat digunakan untuk rapat bisnis, antara lain:
Gaya Ruang Kelas
(Classroom Style)
• Digunakan untuk rapat bisnis dengan
jumlah peserta mencapai ratusan orang.
• Penempatan audio visual sangat penting.
• Langkah gerak narasumber terbatas dan
tidak dapat berkomunikasi lebih dekat
dengan peserta rapat.
Gaya Persegi Empat
(Boardroom Style)
• Digunakan untuk rapat bisnis dengan
jumlah peserta rapat bisnis yang terbatas.
• Interaksi lebih baik antar peserta.
• Penempatan audio visual sangat terbatas.
Gaya Bentuk Huruf “U”
(“U” Shape Style)
• Digunakan untuk jumlah peserta yang lebih
banyak dari bentuk persegi empat.
• Narasumber leluasa dan mudah melakukan
pendekatan tatap muka setiap peserta.
• Penempatan audio visual di depan.
Gaya Melingkar
(Circular Style)
• Digunakan untuk melakukan penjajakan
ide/gagasan yang bermanfaat bagi
pengembangan perusahaan kedepan.
Interaksi antar peserta menjadi lebih
baik dan dalam jumlah relatif sedikit.
•
Gaya Dalam Rapat Bisnis
KOMUNIKASI BISNIS. PTA 2020/2021. Dosen pengampu : Ririn Yuliyanti SE., MM

16. Selain itu, susunan (layout) tempat duduk juga dapat disusun dalam berbagai gaya (bentuk) lain yaitu
Sama dengan gaya chevron,
perbedaannya menempatkan
barisan tempat duduk di sisi
tengah antara sisi sebelah kiri
dan sisi sebelah kanan
Susunan tempat duduk
berbentuk huruf “V”.
Disusun berdasarkan
kelompok-kelompok kecil
dimana audiens duduk
dikursi yang telah disusun
secara melingkar.
Digunakan pada kegiatan
pelatihan untuk belajar
kekompakan kelompok.
Memberikan keleluasaan
bagi
audiens untuk dapat lebih
memuaskan perhatian pada
pembicara yang berada
didepan.
Susunan tempat duduk
berbentuk huruf “V”.
Memberikan keleluasaan
bagi pembicara untuk bisa
berinteraksi dengan
audiensnya lebih dekat.
Memberikan ruang gerak
yang cukup bagi audiens
jika pembicara menyajikan
permainan dalam ruang
Gaya Chevron Gaya Modifikasi Gaya Setengah Melingkar Gaya Kelompok
(Chevron Style) (Modified Style) (Semi-circular Style) (Cluster Style)
Gaya Dalam Rapat Bisnis
KOMUNIKASI BISNIS. PTA 2020/2021. Dosen pengampu : Ririn Yuliyanti SE., MM

17. Pada dasarnya rapat merupakan pertemuan dua orang atau lebih disuatu
tempat untuk membahas suatu masalah tertentu denngan cara – cara yang baik.
Dalam konteks bisnis pembahasan dalam istilah rapat dalam bab ini mengacu pada
pemahaman rapat bisnis karena rapat bisnis memang memiliki perbedaan dengan
cara non bisnis. Rapat memiliki beberapa tujuan diantaranya, menyampaikan
informasi, penjajakan ide atau gagasan (brainstoreming), evaluasi ide atau gagasan,
pengambilan keputusan, membuat dokumen, dan memotivasi peserta. Rapat dapat
dikelompokkan dalam beberapa jenis antara lain, briefing rapat konsultasi, rapat
komite, rapat konseling dan negosiasi. Di samping itu, pengelompokkan yang lain
rapat juga dapat dikelompokkan menjadi rapat internasional, rapat motivasional, dan
rapat partisipatif. Keberhasilan rapat bisnis memerlukan perencanaan rapat yang baik
pemantauan selama pelaksanaan rapat bisnis, dan tindak lanjut dari rapat bisnis.
Selain itu efektivitas rapat bisnis dipengaruhi oleh 3 komponen penting antara lain,
kesiapan pantia penyelenggara, narasumber (presenter), dan ketidakaktifan para
RINGKASAN
KOMUNIKASI BISNIS. PTA 2020/2021. Dosen pengampu : Ririn Yuliyanti SE., MM

18. Purwanto, DJoko. 2011. Komunikasi Bisnis Edisi Keempat. Jakarta: Erlangga.
Referensi
THANK
YOU
KOMUNIKASI BISNIS. PTA 2020/2021. Dosen pengampu : Ririn Yuliyanti SE., MM