1. INTRODUCTION TO MEETING AND CONVENTION
Pengertian Mice
• Meeting
• Incentive
• Convention
• Exhibition
Menurut Para Ahli
Menurut Pendit (1999:25),
MICE diartikan sebagai wisata konvensi, dgn batasan : usaha jasa konvensi,
perjalanan insentif, & pameran merupakan usaha dgn kegiatan memberi jasa
pelayanan bagi suatu pertemuan sekelompok orang (negarawan,usahawan,
cendikiawan dsb) utk membahas masalah-masalah yg berkaitan dgn kepentingan
bersama.
2. Fungsi Dan Tujuan Mice
• Memberikan pelayanan (service) terhadap Client dalam Menikmati kegiatan-kegiatan yang dilakukan secara
Efektif dan Efisien
• Membangun Brand Image positif Negara didunia Internasional
• Meningkatkan Intensitas Promosi Industri Wisata di Tingkat Dunia
• Manarik kunjungan Wisatawan Luarnegeri ke dalam Negeri
• Meningkatnya Sumber Devisa Negara dari Sektor Wisata
Ruang Lingkup Mice
1. Meeating, Seperti yang diketahui sebelumnya bahwa, arti meeting sendiri adalah sebuah pertemuan. Dan meeting adalah sebuah
kegiatan sekelompok orang untuk menyatukan pemikiran guna melaksanakan urusan perusahaan. Dalam dunia perusahaan, meeting
adalah hal yang sering dilakukan. Meeting dilakukan untuk membahas suatu proyek yang akan dikerjakan oleh perusahaan.
2. Incentive, Sebuah kengiatan yang diadakan oleh sbuah perusahaan atau oraganisasi untuk karyawan atau rekan
kerja di adakan diluar atau sebuah perjalanan.
3. Conference atau konferensi merupakan rapat atau perundingan untuk bertukar pendapat mengenai masalah
yang dihadapi beersama.
4. Exhibition atau pameran merupakan kegiatan yang diadakan untuk menyebarluaskan informasi atau promosi
yang berhubungan dengan penyelenggaraan konferensi atu kaitannya dengan parawsata.
3. Jenis-Jenis Audio Visual
• Audio Visual Murni
Audio visual murni atau bisa disebut juga dengan audio visual gerak merupakan media yang bisa
menampilkan unsur suara gambar yang bergerak, unsur suara atau unsur gambar tersebut berasal dari sebuah
sumber.
1. Filem bersuara. Filem bersuara ada berbagai macam jenis, ada yang di pakai untuk hiburan, contohnya seperti
filem komerrsial yang di putar di bioskop.
2. Video. Video merupakan suatu media audio-visual yang menampilkan gerak, semakain lama semakin popular
dalam masyarkat kita. Pesan yang di sampaikan dapat bersipat fakta maupun fiktif.
3. Televisi. Selain filem dan video, televisi merupakan media yang menyajikan pesan-pesan pembelajaran secara
audio-visual dengan disertai unsur gerak didalam nya.
• Audio Visual Tidak Murni
Audio Visual tidak murni adalah media yang unsur suara & juga gambarnya berasal dari sumber yang
berbeda. Audio visual tidak murni ini biasa di sebut juga dengan audio visual diam plus suara meruapakan media
yang menampilkan suara serta gambar diam, Contoh seperi sound slide (Filem bingkai suara).
4. Meeting
• Meeting adalah istilah bahasa inggris yg berarti rapat, pertemuan atau persidangan. Meeting merupakan suatu
kegiatan yg termasuk di dalam MICE.
• Menurut Kesrul (2004:3), “Meeting adalah suatu kegiatan kepariwisataan yg aktifitasnya merupakan perpaduan
antara leisure dan business, biasanya melibatkan orang secara bersama-sama”.
• Rapat merupakan salah satu cara berkomunikasi dlm organisasi. Di sebuah perusahaan, rapat berfungsi utk
membantu manajer dlm memantau kinerja operasional anak buahnya, atau dlm melakukan koordinasi dgn
bawahan atau tim yg lain, walaupun demikian penting, rapat juga dpt mnjdi kegiatan yg menyita energi & bnyk
waktu. Ini terjadi jika rapat tdk berjalan efektif.
• Efektivitas & keberhasilan sbh rapat, scr langsung dipengaruhi oleh kecermatan pemimpin rapat & peserta
rapatnya. Sering kali sbh rapat tdk menghasilkan keputusan atau kesimpulan apa-apa. Rapat yg tdk menghasilkan
keputusan, merupakan rapat yg tdk didukung dgn perencanaan yg baik.
5. Berikut adalah cara agar rapat berjalan dengan lancer dengan efektif:
1. Tentukan apakah memeang perlu di adakanya rapat. Ini Penting diketahui, karna sering kali beberapa
permasalahan atau kondisi dapat diselesaikan melalui diskusi singkat. Bila tidak ada yang sangat perlu dibahas,
didiskusikan, atau dievaluasi Bersama-sama maka sebaiknyatidak perlu mengadakan rapat.
2. Tetapkan tujuan atau target rapat. Ini perlu membuat rapat berjalan pada koridornya.
3. Tentukan waktu rapat, sesuaikan waktu rapat dengan agenda pembicaraan. Jangan sampai waktu rapat berlama-
lama sehingga memakan jatah waktu untuk mengerjakan yang lain.
Meeting Planner
Peranan Meeating Planner
• Profesi dalam Event Organaization yang terpenting adalah meeating planner, yaitu orang yang berperan dalam
merencanakan, mengelola menyelenggaarakan dan mengevaluasi kegiatan yang berkaitan dengan MICE
• Jadi pada dasarnya secara keilmuan ruang lingkup tugas meeting planne, PCO dan DMC hamper sama hanya
penyebutnya berbeda di beberapa negara.
6. Fungsi Meeting Planner
• Membnentuk dan menciptakan rencana pertemuan dan materi yang di butuhkan
• Memilih ruang pertemuan dengan fasilitas yang mendukung
• Negosiasi fasilitas-fasilitas yang dibutuhkan
• Merencanakan harga jual dan biaya permodalan
• Memastikan transeportasi dan cadangan pilihan dll.
Mengelola Pertemuan Rapat
Merencanakan dan mempersiapkan Pertemuan
A. Pengertian Rapat
Menurut KBBI, rapat adalah pertemuan (kumpulan) untuk
membicarakan sesuatu, sidang, majelis. Sedangkan diskusi ialah
pertemuan ilmiah untuk bertukar pikiran mengenai sesuatu
masalah.
7. B. Tujuan Rapat
Beberapa tujuan diadakannya rapat, yaitu:
1. Untuk memecahkan atau mencari jalan keluar suatu masalah.
2. Untuk menyampaikan informasi, perintah, pernyataan.
3. Sebagai alat koordinasi antarintern atau antarekstern.
4. Agar peserta rapat dapat ikut berpartisipasi kepada masalah-masalah yang sedang terjadi.
5. Mempersiapkan suatu acara atau kegiatan.
6. Menampung semua permasalahan dari arus bawah (para peserta rapat).
C. Jenis-Jenis Rapat dan Syarat-syaratnya
1. Jenis Rapat
a. Berdasarkan tujuan
1) Rapat penjelasan Rapat penjelasan ialah rapat yang diselenggarakan untuk tujuan menyampaikan penjelasan
kepada para peserta rapat dari pimpinan.
2) Rapat pemecahan masalah Rapat pemecahan masalah diselenggarakan untuk menemukan pemecahan tentang
suatu masalah yang sedang terjadi atau dihadapi.
8. 3) Rapat perundingan
Rapat perundingan adalah rapat yang diselenggarakan dengan tujuan menghindari timbulnya suatu perselisihan,
mencari jalan tengah agar tidak merugikan kedua belah pihak.
b. Berdasarkan sifat
1) Rapat Formal (formal Meeting)
Rapat formal ialah rapat yang dilaksanakan dengan suatu perencanaan terlebih dahulu, sesuai dengan aturan yang
berlaku dan semua peserta rapat memperoleh undangan.
2) Rapat Informal (informal Meeting)
Rapat informal ialah rapat yang dilaksanakan secara tidak resmi dan tidak berdasarkan suatu rencana yang bersifat
resmi, misalnya tanpa undangan, terjadi secara kebetulan, di mana saja, kapan saja.
3) Rapat Terbuka
Rapat terbuka ialah rapat yang dapat dihadiri oleh seluruh anggota organisasi. Materi rapat yang dibahas merupakan
masalah yang tidak bersifat rahasia.
4) Rapat Tertutup
Rapat tertutup ialah rapat yang diselenggarakan untuk kalangan tertentu dalam suatu organisasi, biasanya yang
dibahas hal-hal yang menyangkut masalah yang sifatnya rahasia (tidak atau belum boleh diketahui oleh umum).
9. 2. Syarat-syarat Rapat
a. Membicarakan suatu masalah yang berkaitan dengan tujuan organisasi, perusahaan, instansi pemerintah, dan lain-
lain, yang harus dirundingkan/didiskusikan secara bermusyawarah.
b. Pada saat rapat seluruh peserta harus berperan aktif.
c. Setiap pembicaraan ketika rapat berlangsung harus bersifat terbuka (tidak ada yang disembunyikan serta
prasangka).
d. Adanya unsur-unsur rapat seperti pemimpin, notulen, moderator, peserta rapat, masalah yang dibahas.
FUNGSI PESERTA RAPAT
1. Sebagai penyumbang pendapat
Umumnya suatu rapat diadakan untuk memecahkan
permasalahan yang sedang dihadapi. Peserta rapat harus
dapat menyumbang pendapat/ide agar masalah yang
dihadapi dapat diselesaikan secara bersama-sama.
2. Sebagai penyumbang data
Pendapat yang disampaikan oleh
peserta rapat haruslah berdasarkan
data-data yang benar dan rasional.
10. 3. Sebagai perumus
Kesimpulan Semua saran, pendapat, ide dan gagasan dari seluruh peserta rapat tentu perlu dipertimbangkan
dan didiskusikan bersama-sama, agar menghasilkan kesimpulan yang diharapkan oleh semua pihak.
4. Sebagai pembantu pimpinan
Setiap peserta rapat harus mampu membantu pimpinan rapat, agar dapat menjalankan rapat dengan baik dan
diperoleh keputusan rapat yang memuaskan semua pihak.
5. Sebagai penerima hasil keputusan
Dengan diadakannya suatu rapat diharapkan dapat diacpai suatu kesimpulan/keputusan yang merupakan hasil
kesepakatan bersama dari peserta rapat, terhadap suatu permasalahan yang dihadapi.
