4ea23 kelompok 1 rapat bisnis_tugas bagian 1a (1)

“
RAPAT BISNIS
Caesar Galuh Anindia
01
02
03
04
Ronald Frans Alberto
Kevin
Syifa Salsabilla
Aji Muttaqin
04
05
06
Fitrah Nur Islamiah
Daffa Eka Prayogi
BAGIAN 5 – BAB 18

DAFTAR ISI
 Pengertian Rapat Bisnis
 Perbedaan Rapat Bisnis dengan Rapat Non Bisnis
 Tujuan Rapat
 Jenis-Jenis Rapat
 Perencanaan Rapat Bisnis
 Pelaksanaan Rapat Bisnis
 Tindak Lanjut Rapat Bisnis
 Kesimpulan
KOMUNIKASI BISNIS. PTA 2020/2021. Dosen Pengampu: Ririn Yuliyanti SE., MM

PENGERTIAN
RAPAT BISNIS
Rapat bisnis (business meeting) dapat didefinisikan sebagai
bentuk pertemuan dua orang atau lebih di suatu tempat,
baik di dalam maupun luar kantor untuk membahas hal-hal
yang berkaitan dengan kegiatan.
Rapat bisnis yang diselenggarakan di dalam perusahan pada
umumnya membahas hal-hal yang sifatnya rutin, misalnya
membahas perkembangan penjualan harian atau mingguan,
menyiapkan pendistribusian barang ke suatu daerah
menyiapkan berbagai kebutuhan bahan baku untuk proses
produksi berikutnya, dan menyiapkan alat-alat tulis kantor
(ATK).
Pemilihan tempat penyelenggaraan sebuah pertemuan di
dalam atau di luar perusahaan dapat dilakukan berdasarkan
urgensi atau tingkat kepentingannya, jumlah pesertanya, dan
ketersediaan faktor finansial dananya.
“

PERBEDAAN
RAPAT BISNIS
DENGAN
RAPAT NON
BISNIS
Faktor yang membedakan rapat bisnis dengan rapat non
bisnis adalah tujuan atau orientasi penyelenggaraan sebuah
pertemuan. Dalam rapat bisnis tentu orientasi atau
tujuannya adalah bisnis. Rapat bisnis umumnya bersifat
resmi atau formal dan cenderung protokoler seremonial.
Rapat nonbisnis orientasi atau tujuan penyelenggaraann
untuk tujuan sosial kemasyarakatan, peningkatan pelayanan
kesehatan, dan pendidikan. Dilihat dari sisi formalitasnya,
rapat non bisnis sifatnya adalah formal (formal meeting) dan
tidak formal (informal meeting). Rapat non bisnis yang
dilakukan oleh instansi pemerintah memiliki sifat yang
formal, rapat non bisnis yang di lakukan warga masyarakat
(rapat warga/rapat kampung).

Memotivasi peserta
Menurut Locker dalam bukunya Business Communication:
Building Critic menyatakan bahwa sebuah rapat pada
umumnya mempunyai enam tujuan, antara lain:
Berbagi informasi
Penjajakan ide/gagasan
(brainstorming)
Evaluasi ide/gagasan
“ Pengambilan keputusan
Membuat dokumen
01
02
03
04
05
06
Dalam rapat bisnis manajer pemasaran
memberikan motivasi kepada semua
karyawannya untuk meningkatkan
kinerja mereka. Bahkan, manajer
pemasaran dapat saja memberikan
penghargaan berupa insentif, natura
(barang), atau promosi jabatan bagi
karyawan yang mampu melebihi target
penjualan sebagai bentuk motivasi yang
diberikan oleh pimpinan tersebut.
Rapat bisnis dimaksudkan untuk
menginformasikan berbagai informasi
penting yang harus diketahui oleh
peserta rapat, diikuti dengan sesi tanya
jawab. Rapat bisnis dimaksudkan untuk
menginformasikan sesuatu kepada
peserta, melakukan penjajakan ide,
mengevaluasi ide yang ada, dan akhimya
mengambil sebuah keputusan penting
bagi perusahaan.

JENIS – JENIS
RAPAT
Oliver Serrat dalam Conducting Effective Meetings
mengelompokkan rapat menjadi lima jenis, antara lain:
Negosiasi
(Negotiation)
Pengarahan
(Briefing)
Rapat Konsultasi
(Advisory Meeting)
Komite
(Committee Meeting)
Rapat Dewan
(Council Meeting)01
02
03
04
05

Ada perusahaan yang melakukan briefing terjadwal
secara rutin dan periodik. Namun ada juga perusahaan
yang menyelenggarakan kegiatan briefing yang bersifat
insidental. Dalam arti bahwa perusahaan
menyelenggarakan briefing sesuai dengan kebutuhan dan
waktunya tidak teratur, briefing yang dilakukan secara
insidental tersebut waktunya tidak dapat di pastikan atau
tidak menentu.
Sering disebut juga sebagai rapat pengarahan (direct atau
instruct metting) dalam briefings pimpinan rapat
cenderung hanya menyampaikan informasi atau
memberikan arahan, perintah kepada karyawan dalam
suatu perusahaan untuk melakukan atau menyelesaikan
suatu tugas tertentu briefing juga dimaksudkan untuk
mengingatkan kembali para karyawan tentang peran,
tugas, dan tanggung jawab mereka dalam menjaga dan
mengembangkan perusahaan ke depan.
Pengarahan (Briefing)

Disebut juga sebagai rapat berbagi
informasi (sharering) kepada pihak lain
dimaksudkan membantu peserta rapat
dalam mengatasi suatu masalah dalam
perusahaan serta juga di maksudkan
mendengarkan ide gagasan atau
pandangan dari para peserta rapat
dengan kata lain, dalam rapat tersebut
terjadi suatu proses untuk saling memberi
dan menerima ide, gagasan, pandangan,
keluhan atau masukan dari pihak lain.
Rapat Konsultasi
(Advitory Meeting)

“
Rapat Komite
(Comite Meeting)
Rapat komite merupakan suatu bentuk pertemuan sekelompok orang
yang memiliki latar belakang profesi atau pekerjaan berbeda-beda
untuk memutuskan suatu masalah tertentu berdasarkan keputusan
suara terbanyak (voting).
Mengingat kondisi dalam perdebatan yang mungkin tak berujung dan
menemui jalan huntu, proses pengambilan keputusan melalui suara
terbanyak (voting) dapat saja terjadi. Yang terpenting adalah setelah
ada kesepatan melalui suara terbanyak, siapa pun yang terlibat di
dalamnya harus sepakat menerima keputusan bersama tersebut.

Rapat dewan merupakan pertemuan yang terdiri atas sekelompok
orang dengan latar belakang minat yang berbeda-beda untuk
memutuskan masalah tertentu dengan cara mencari konsensus
bersama di antara mereka. Proses pengambilan keputusan selalu
diupayakan dengan berbagai cara melalui konsensus atau kesepakatan
bersama dan tetap menghindari proses pengambilan keputusan melalui
voting. Proses pengambilan keputusan tentu memakan waktu yang
lama dan panjang.
“
Rapat Dewan (Council Meeting)

Negosiasi
(Negotiation)
Dalam bisnis berskala kecil proses negosiasi terjadi
ketika penjual dan pembeli melakukan tawar menawar
atau bertransaksi melalui proses negosiasi antar kedua
pihak terjadi kesepakatan tentang harga yang mereka
kesepakati bersama. Melalui proses negosiasi di
antara mereka di harapkan diperoleh titik temu atau
kesepakatan dengan cara cara yang menguntungkan
semua pihak.
Menurut streihel dalam the manager's
guide to effective metings, rapat dapat
dikelompokkan ke dalam tiga jenis, yaitu: rapat
informasinonal (informational meeting), rapat
motivasional (motivational meeting), dan rapat
partisipasif (partticipatory meeting).

Informasi yang diberikan kepada para peserta adalah informasi
umum yang bersifat rutin dan informasi khusus yang bersifat
strategi yang termasuk informasi umum dan rutin, misalnya:
informasi tentang disphen. Kerja, tata cara pelayanan umum, dan
persiapan kehutuhan alat tulis kantor (ATK) sedangkan yang
termasuk informasi khusus dan strategik, misalnya: informasi
tentang pengembangan produk baru, rencana akuisisi perusahaan
lain, ekspansi perusahaan ke mancanegara, serta perubahan visi
dan misi perusahaan.
Rapat informasional merupakan suatu pertemuan antara dua
orang atau lebih di suatu tempat yang dimaksudkan untuk
menyampaikan informasi tertentu kepada para peserta rapat.
Dalam menyampaikan informasi usahan informasi tesebut jelas
ringkas menarik dan tidak bertele-tele.
“
Rapat Informasional
(Informational Meeting)

Rapat Motivasional
(Motivational Meeting)
Rapat motivasional merupakan suatu
pertemuan antara dua orang atau
lebih di tempat untuk memotivasi
para peserta rapat dalam melakukan
sesuatu.

Rapat partisipatif merupakan suatu pertemuan
antara dua orang atau lebih untuk
meningkatkan tingkat partisipasi dalam rapat
bisnis. Salah satu bentuk partisipasi peserta
rapat bisnis adalah kemampuan untuk
mendengarkan dengan baik, pendengar yang
baik dapat memahami pemikiran orang lain,
serta memahami ide, gagasan, atau pandangan
peserta bisnis yang lain.
Rapat Partisipatif
(Participatory Meeting)

Untuk menghasilkan sebuah keputusan rapat bisnis yang baik dan pelaksanaan berjalan
dengan baik, diperlukan perencanaan sebaik baiknya. Ada beberapa ciri tentang
bagaimana mendesain sebuah agenda rapat bisnis yang baik, antara lain:
01 02
Cantumkan tanggal,
tempat, waktu mulai,
dan waktu selesai.
Cantumkan rumusan
tujuan atau maksud
rapat.
03
Cantumkan siapa
saja yang hadir.
04 05 06 07
Daftar topik yang
akan dibahas.
Alokasi waktu
untuk setiap topik
yang dibahas.
Bahan-bahan bagi
peserta yang harus
diselesaikan sebelum
rapat
Bahan-bahan rapat dibagikan
kepada setiap peserta rapat
bisnis selambat lambatnya
seminggu sebelum rapat
bisnis diadakan.
PERENCANAAN RAPAT BISNIS

c
Ada beberapa hal yang perlu dipersiapkan dan diperhatikan
dengan baik sebagai panitia penyelenggara rapat antara lain:
Undangan rapat bisnis bagi
peserta sebaiknya diedarkan
beberapa hari sebelum rapat
bisnis berlangsung, misalnya
seminggu sebelumnya dan
dilengkapi dengan bahan bahan
yang akan dibahas dalam rapat
bisnis tersebut. Hindari
penyanpaian undangan rapat
bisnis secara mendadak,
misalnya sehari sebelum
pelaksanaan.
Undangan
c
Waktu dan tempat
pelaksanaan rapat bisnis
perlu dipastikan terlebih
dahulu sebelum undangan
diedarkan ke seluruh
peserta rapat. Dalam hal
ini, waktu menunjukkan
tangal, bulan, tahun, dan
jam berapa rapat bisnis
akan dilaksanakan.
Waktu Dan Tempat
c
Ketua penitia memberikan
laporan atas pelaksanaan
rapat bisnis Misalnya maksud
dan tujuan rapat bisnis,
jumlah peserta, dan bidang
fungsional (misalnya:
departemen pemasaran,
produksi, keuangan, sumber
daya manusia, dan teknologi
informasi).
Ketua Panitia
Penyelenggara

Pembawa Acara
c
Jumlah Peserta
Adakalanya, pembawa
acara (MC) diperlukan
untuk memandu rapat
bisnis agar berjalan
dengan lancar.
Pembawa acara harus
memahami dengan baik
sebuah agenda rapat
bisnis
c
Menunjuk pada waktu
mulai dan berakhirnya
rapat bisnis. Penetapan
waktu akan dimulainya dan
berakhirnya sebuah rapat
tentu sangat penting
artinya bagi para peserta
rapat bisnis.
Berapa Lama Waktu
Rapat Bisnis
c
Perlu dipastikan jumlah
peserta rapat bisnis yang
akan diundang dalam
rapat bisnis tersebut.
Kepastian jumlah peserta
tentu berkaitan erat
dengan jumlah kursi yang
disiapkan
c
Perlu dipastikan nama peserta
dan jabatan fungsional dalam
suatu perusahaan, misalnya
Sdr. Muhammad Rifai Hidayat
jabatan fungsionalnya sebagai
manajer pemasaran dari luar
perusahaan atau Sdr. Ridho
Amirudin sebagai manajer
produksi dari dalam
perusahaan.
Peserta yang
Diundang

Orang yang Membuka dan Menutup Rapat Bisnis
Dalam praktiknya pejabat yang diundang untuk membuka dan menutup
suatu rapat bisnis dapat dilakukan oleh pejabat yang berbeda. Hal ini
sangat tergantung pada situasi dan kondisi yang terjadi pada saat itu.
Narasumber
Siapa saja yang diminta menjadi narasumber atau yang akan
menyampaikan materi rapat bisnis tentunya adalah para profesional
atau para ahli di bidangnya.
Alokasi Waktu untuk Narasumber
Dalam rapat bisnis dicantumkan dengan jelas berapa waktu untuk
masing-masing narasumber yang akan menyampaikan materinya dalam
rapat bisnis tersebut, dah berapa waktu yang disediakan untuk sesi
tanya jawab.
Waktu Istirahat
Rapat bisnis sebaiknya sudah memperhitungkan waktu khusus untuk
istirahat, sholat, dan makan siang, atau makan malam. Waktu istirahat
sangat diperlukan bagi para peserta untuk penyegaran kembali energi
yang terkuras selama berjamjam di dalam ruang rapat bisnis.
Presensi Peserta
Petugas yang diberi tugas mengecek presensi (kehadiran) peserta sudah
selayaknya datang lebih awal daripada para peserta rapat bisnis. Dalam
hal ini petugas presensi sudah 'mempersiapkan semua daftar
peserta dengan benar, baik jumlah maupun penulisan namanya.
Akomodasi
Bidang akomodasi mencakup kesiapan penginapan dan
konsumsi bagi para peserta rapat. Keterlambatan atau
ketidaksiapan bagian konsumsi dalam menyediakan hidangan
tentu dapat mengganggu kelancaran rapat bisnis.
Sound system
Sebelum kegiatan rapat bisnis berlangsung, pastikan semua
komponen sound system berfungsi dengan baik dan tidak ada
yang bermasalah
Komputer Portable, LCD Projector dan Flip Charts
Ketersediaan media presentasi pada forum rapat bisnis
tersebut tentunya akan mempermudah para narasumber
dalam merapresentasikan materi yang telah mereka siapkan.
Fasilitas Pendukung Lainnya
Fasilitas pendukung yang sebaiknya perlu disiapkan oleh
panitia penyelenggara rapat bisnis adalah ketersediaan kamar
kecil (toilet) dan musholla, ketersediaan fasilitas kamar kecil
dan musholla akan sangat membantu kebutuhan para peserta
rapat bisnis tersebut.

Salah satu fasilitas pendukung yang perlu disiapkan panitia
penyelenggara rapat bisnis adalah pengaturan posisi tempat
duduk (layout) yang nyaman dan memungkinkan interaksi
yang baik antara pimpinan dan peserta rapat bisnis.
Menurut Dobson, ada beberapa pengaturan tempat duduk
yang dapat digunakan untuk penyelenggaraan rapat bisnis,
antara lain: boardroom style (gaya persegi empat), U shape
style (bentuk huruf U), classroom style (gaya ruang kelas)
dan circylar style (gaya melingkar). Masing-masing layout
tempat duduk tersebut dapat dijelaskan berikut ini.
Efektivitas sebuah rapat bisnis sangat ditentukan oleh tiga
komponen penting, yaitu kesiapan panitia penyelenggara
dalam mempersiapkan segala sesuatunya, kesiapan
narasumber dalam mempersiapkan materi yang akan
disampaikan, dan kehadiran serta keaktifan peserta dalam
mengikuti kegiatan rapat bisnis tersebut.
PELAKSANAAN RAPAT BISNIS

Gaya Persegi Empat (Boardroom Style)
Susunan tempat duduk yang berbentuk/gaya
persegi empat (boardroom style) dapat digunakan
untuk rapat bisnis dengan jumlah peserta rapat
bisnis yang relatif terbatas. Di samping itu, dengan
jumlah peserta yang terbatas dimungkinkan
interaksi yang lebih baik antar peserta.
01

02 Bentuk Huruf “U” (“U” Shape Style)
Susunan tempat duduk yang berbentuk huruf “U" (U
Shape) lebih sesuai digunakan untuk jumlah peserta yang
lebih banyak daripada bentuk persegi empat.

Gaya Chevron (Chevron Style)03
Layout tempat duduk dengan gaya Chevron pada
dasarnya memperikan keleluasaan bagi audiens
untuk dapat lebih memusatkan perhatian atau
fokus pada pembicara yang berada di depan,
Susunan tempat duduk dengan gaya Chevron akan
membentuk huruf “V”.

04 Gaya Modifikasi (Modified Style)
Layout tempat duduk dengan gaya modifikasi
hampir sama dengan layout gaya Chevron,
hanya perbedaannya gaya modifikasi
menempatkan baris tempat duduk di sisi
tengah antara sisi sebelah kiri dan sisi sebelah
kanan. Secara umum tampilan layoutnya masih
berbentuk huruf “V”,

05 Gaya Setengah Melingkar (Semi-Circular Style)
Layout tempat duduk dengan gaya setengah
melingkar (semi-circular style) pada dasarnya
memberikan keleluasaan bagi pembicara untuk
bisa berinteraksi dengan audiensnya lebih
dekat.

Susunan tempat duduk yang bergaya ruang
kelas (classroom style) dapat digunakan untuk
rapat bisnis yang dihndiri oleh para peserta
rapat bisnis dalam jumlah yang bisa mencapai
ratusan orang.
Gaya Ruang Kelas (Classroom Style)
06

Gaya melingkar tersebut lebih sesuai digunakan
manakala rapat bisnis dimaksudkan untuk
melakukan penjajakan ide atau gagasan
(brainstorming) tertentu yang bermanfaat bagi
pengembangan perusahaan ke depan.
Gaya Melingkar (Circular Style)
07

Layout tempat duduk gaya kelompok disusun
berdasarkan kelompok-kelompok kecil di mana audiens
duduk di kursi yang telah disusun secara melingkar.
Pengelompokan tempat duduk dengan melingkar pada
umumnya banyak digunakan pada kegiatan kegiatan
pelatihan/training yang memungkinkan untuk belajar
mengenai kekompakan kelompok atau tim.
Gaya Kelompok (Cluster Style)

Dalam rapat bisnis hendaknya didokumentasikan
dengan baik, terutama hasil kesepakatan selama
pembahasan topik, sesuai dengan agenda rapat
yang telah disetujui bersama. Semua bentuk
dokumentasi selama rapat bisnis berlangsung perlu
ditinjau ulang, baik pidato pengarahan pimpinan
perusahaan, pandangan para narasumber, catatan
hasil diskusi tanya-jawab selama rapat berlangsung.
TINDAK LANJUT RAPAT BISNIS

KESIMPULAN
Pada dasarnya rapat merupakan pertemuan antara dua orang atau lebih disuatu
tempat untuk membahas suatu masalah tertentu dengan cara-cara yang baik.
Dalam konteks bisnis, pembahasan istilah rapat dalam bab ini mengacu pada
pemahaman rapat bisnis, karena rapat bisnis memang memiliki perbedaan dengan
rapat nonbisnis. Rapat memiliki beberapa tujuan, diantaranya menyampaikan
informasi, penjajakan ide/gagasan (brainstroming), evaluasi ide/gagasan,
pengambilan keputusan, membuat dokumen, dan memotivasi peserta. Rapat dapat
dikelompokkan ke dalam beberapa jenis, antara lain: briefing, rapat konsultasi, rapat
komite, rapat konseling, dan negoisasi. Di samping itu, pengelompokkan yang lain,
rapat juga dapat dikelompokkan menjadi rapt informasional, rapat motivasional,
dan rapat partisipatif.

Referensi
Purwanto, Djoko. 2010. Komunikasi
Bisnis. Jakarta : Penerbit Erlangga.

4ea23 kelompok 1 rapat bisnis_tugas bagian 1a (1)

Recommended

Recommended

More Related Content

Similar to 4ea23 kelompok 1 rapat bisnis_tugas bagian 1a (1)

Similar to 4ea23 kelompok 1 rapat bisnis_tugas bagian 1a (1) (20)

Recently uploaded

Recently uploaded (20)

4ea23 kelompok 1 rapat bisnis_tugas bagian 1a (1)