Successfully reported this slideshow.
We use your LinkedIn profile and activity data to personalize ads and to show you more relevant ads. You can change your ad preferences anytime.

20070914 Van Huele Soizik

1,258 views

Published on

Digitaliseren van werkprocessen

Published in: Economy & Finance
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

20070914 Van Huele Soizik

  1. 1. Digitaliseren van werkprocessen Aanpak en ervaringen bij de bedrijfseenheid financiën
  2. 2. Aanpak <ul><li>Hedendaagse documentvorming analyseren </li></ul><ul><li>Voorstellen digitaal documentbeheer formuleren </li></ul><ul><li>Informatiebeheersplannen opmaken </li></ul><ul><li>Opvolging verzekeren </li></ul>
  3. 3. Analyseren documentvorming <ul><li>O.b.v. Procesmodellen, interviews, jaarverslagen,… </li></ul><ul><li>Problemen: </li></ul><ul><ul><li>Processen niet gekend </li></ul></ul><ul><ul><li>Informatie-eilanden </li></ul></ul><ul><ul><li>Weerstand </li></ul></ul><ul><ul><li>Toegang tot informatie </li></ul></ul><ul><ul><li>Informatie in informatiesystemen is onbekend </li></ul></ul><ul><ul><li>Massa informatie </li></ul></ul>
  4. 6. Analyse documentvorming <ul><li>Oplossingen: </li></ul><ul><ul><li>Interviews met leidinggevend én uitvoerend personeel </li></ul></ul><ul><ul><li>Situatie “as is” en niet “should be” </li></ul></ul><ul><ul><li>Samenwerking administratie => archiefterminologie vermijden </li></ul></ul><ul><ul><li>Toegang tot servers en applicaties </li></ul></ul><ul><ul><li>Geautomatiseerde verwerking van informatie in MACZ (ISAD(G), ISAAR, ISDF) </li></ul></ul>
  5. 7. Voorstellen digitaal documentbeheer <ul><li>Waarom? </li></ul><ul><ul><li>Werkplekdelen </li></ul></ul><ul><ul><li>Clean desk principe </li></ul></ul><ul><ul><li>Centrale klassementen </li></ul></ul><ul><ul><li>Digitale werkomgeving </li></ul></ul><ul><ul><li>Papierberg in toekomst vermijden </li></ul></ul><ul><ul><li>Beperkte ruimte bij werkplekken </li></ul></ul><ul><ul><li>Beperkte archiefruimte </li></ul></ul>
  6. 8. Voorstellen digitaal documentbeheer <ul><li>Problemen: </li></ul><ul><ul><li>Vertrouwelijkheid </li></ul></ul><ul><ul><li>Vasthouden aan eigen papieren dossiers </li></ul></ul><ul><ul><li>Applicaties zonder archiveringsstrategie </li></ul></ul><ul><ul><li>Afdeling vs werkproces </li></ul></ul><ul><ul><li>Handtekenverplichtingen </li></ul></ul><ul><ul><li>Budgetten digitalisering </li></ul></ul>
  7. 9. Voorstellen digitaal documentbeheer <ul><li>Oplossingen: </li></ul><ul><ul><li>Algemene richtlijn over vertrouwelijkheid </li></ul></ul><ul><ul><li>Opleggen van hogerhand en opleiding </li></ul></ul><ul><ul><li>Archiveringsstrategie via versiebeheer implementeren </li></ul></ul><ul><ul><li>Samenwerking voor werkbaar compromis </li></ul></ul><ul><ul><li>Aanvragen bij hogere overheden </li></ul></ul><ul><ul><li>Doelstellingen i.v.m. scannen aanpassen </li></ul></ul>
  8. 10. Opvolging verzekerd? <ul><li>Problemen: </li></ul><ul><ul><li>Scheiding papier en digitaal </li></ul></ul><ul><ul><li>Zullen plannen gevolgd worden? </li></ul></ul><ul><ul><li>Opstart ICT-projecten zonder stadsarchief </li></ul></ul><ul><li>Oplossingen: </li></ul><ul><ul><li>Netwerk van informatiebeheerders </li></ul></ul><ul><ul><li>Ondersteuning administratie via netwerk </li></ul></ul><ul><ul><li>Meldingsplicht </li></ul></ul>
  9. 11. De informatiebeheerder <ul><li>Eén of meer per proces </li></ul><ul><li>Geen opdeling papieren - digitaal archief </li></ul><ul><li>Opvolgen IBP op werkvloer </li></ul><ul><li>Doorgeven wijzigingen IBP </li></ul><ul><li>Contactpersoon voor collega’s </li></ul><ul><li>Contactpersoon voor stadsarchief </li></ul>
  10. 12. Aandachtspunten <ul><li>Directeurs overtuigen van nut </li></ul><ul><li>Samenwerking met administratie </li></ul><ul><li>Aanwezigheid op werkvloer </li></ul><ul><li>Communicatie </li></ul><ul><li>Praktische opleidingen </li></ul><ul><li>Opvolging bij administratie verzekeren </li></ul><ul><li>Blijvende ondersteuning door archiefdienst </li></ul>

×