Successfully reported this slideshow.
We use your LinkedIn profile and activity data to personalize ads and to show you more relevant ads. You can change your ad preferences anytime.

Document Management Met Share Point2010

1,520 views

Published on

Interested in document management with SharePoint2010? It's tools, process and people together to make it succesfull.

Published in: Business, Technology
  • Be the first to comment

Document Management Met Share Point2010

  1. 1. Excellent Document Management met SharePoint2010
  2. 2. Ter introductie <ul><li>The most important, and indeed the truly unique, contribution of management in the 20th century was the fifty-fold increase in the productivity of the manual worker in manufacturing. The most important contribution management needs to make in the 21st century is similarly to increase the productivity of knowledge work and the knowledge worker. </li></ul><ul><li>Peter F. Drucker (b. 1909) </li></ul><ul><li>American Management Consultant </li></ul>
  3. 4. Kennisgebieden KBenP <ul><li>ICT </li></ul><ul><li>Archief </li></ul><ul><li>Kenniscentra </li></ul><ul><li>Bedrijfsvoering </li></ul><ul><li>Inrichting van processen </li></ul>
  4. 5. Wat gaat er mis <ul><li>Kennis zit tussen de oren </li></ul><ul><li>Kennis zit in het individuele domein </li></ul><ul><li>Kennis is niet te vinden </li></ul><ul><li>Context van kennis is niet bekend </li></ul>
  5. 6. Verlies van kennis
  6. 7. Kennislekken
  7. 8. Iedereen doet aan informatiemanagement <ul><li>Iedereen bewerkt, bewaart en gooit documenten weg </li></ul><ul><li>Iedereen stuurt emails en “archiveert” ze </li></ul><ul><li>Iedereen deelt informatie met elkaar </li></ul><ul><li>Iedereen werkt samen bij het maken van documenten </li></ul>
  8. 9. Technieken om documenten te bewerken
  9. 10. Waarom informatiemanagement? <ul><li>Historisch besef </li></ul><ul><li>Informatie logistiek </li></ul><ul><li>Compliancy aan wetgeving </li></ul><ul><li>Verbeteren kwaliteit processen </li></ul><ul><li>Hergebruik van informatie </li></ul><ul><li>Risico management </li></ul><ul><li>Verantwoording </li></ul>
  10. 11. Het bewaren van informatie Bron: Jan Möller, Ministerie V&W verantwoordingsbelang bedrijfsvoeringsbelang belang voor de recht- en bewijs- zoekende burger en onderneming cultureel-historisch belang bewaarbelang tijd belang van hergebruik
  11. 12. Informatiemanagement voor iedereen <ul><li>Digitalisering zorgt voor verschuiving naar de gebruiker </li></ul>
  12. 13. Einde voor centraal beheer <ul><li>Kost teveel tijd en energie </li></ul><ul><li>Diversiteit van informatie neemt toe </li></ul><ul><li>Einde one-size-fits-all </li></ul><ul><li>Verbreding business domein </li></ul>
  13. 14. Soorten informatiemanagement Mate van formaliteit document management proces Gestructureerdheid van het business proces Fase in life-cycle van document
  14. 15. Gemeenschappelijk referentiekader <ul><li>Ordeningsplan </li></ul><ul><li>Metadata </li></ul><ul><li>Thesaurus </li></ul>
  15. 16. Compliancy <ul><li>Informatiebeveiliging </li></ul><ul><li>Retentiebeleid </li></ul><ul><li>Wiki-quette </li></ul><ul><li>Duurzaamheid </li></ul>
  16. 17. ECM is overal Gestructureerd proces Ongestructureerd proces Ongestructureerde Informatie Gestructureerde Informatie Wat zijn hier de specifieke uitdagingen?
  17. 18. ECM voor hoogopgeleide kenniswerker Dit vraagt dus een andere aanpak dan die voor de informatiewerker. Uitdaging Oplossing Het proces is niet gestructureerd Volg de samenwerking Compliancy gezien als last Maak het laagdrempelig en verlengstuk kantoorautomatisering Infrequent gebruik Maak het laagdrempelig en verlengstuk kantoorautomatisering Geen verstand van compliancy Verhoog mate van automatisme Ook interne stukken en concepten zijn relevant Integreer samenwerking met compliancy
  18. 19. Basic Content Service <ul><li>Verlengde van kantoorautomatisering </li></ul><ul><li>Gericht op samenwerken </li></ul><ul><li>Compliancy onder de motorkap </li></ul><ul><li>Voorbeelden: Microsoft Sharepoint, Xerox Docushare </li></ul>
  19. 20. Een hybride oplossing DM: Basic content service RM: Formeel DMS Formeel DMS Basic content service Afhankelijk van doelgroep Gestructureerd proces Ongestructureerd proces Formele documenten Minder formele documenten Zoek-machine
  20. 21. SharePoint 2010 introductie
  21. 22. SharePoint2010 introductie
  22. 23. Eén platform over alle ketens
  23. 24. Doelstelling invoering Sharepoint <ul><li>Informatie is eenvoudig toegankelijk </li></ul><ul><ul><li>Over mijn projecten </li></ul></ul><ul><ul><li>Over mijn klanten </li></ul></ul><ul><ul><li>Achtergrondinformatie </li></ul></ul><ul><li>Kennis is eenvoudig toegankelijk </li></ul><ul><ul><li>Over inhoudelijke onderwerpen </li></ul></ul><ul><ul><li>Bij welke collega’s zit deze kennis </li></ul></ul><ul><li>Samenwerking wordt adequaat ondersteund </li></ul><ul><ul><li>Gemeenschappelijke waarheid </li></ul></ul><ul><ul><li>Gemeenschappelijke timing </li></ul></ul><ul><ul><li>Gemeenschappelijk leren </li></ul></ul><ul><li>Kostenreductie </li></ul>Dit bereik je niet zonder regie
  24. 25. Symptomen van onvoldoende regie <ul><li>Wildgroei aan werkruimten voor teams </li></ul><ul><li>Projectruimtes alleen toegankelijk voor leden </li></ul><ul><li>Schaduw archieven op persoonlijke schijven </li></ul><ul><li>Werkruimten voor teams hebben ieder eigen structuur </li></ul><ul><li>Best practices zijn niet herkenbaar </li></ul><ul><li>Gebruik van verschillende “actuele” versies </li></ul><ul><li>Te weinig hergebruik </li></ul><ul><li>Informatie wordt gedeeld via email en telefoon </li></ul><ul><li>Tijdverlies </li></ul>
  25. 26. Maatregelen om regie te herwinnen <ul><li>Maak een ordeningsplan </li></ul><ul><li>Leg context van document vast </li></ul><ul><li>Centrale toekenning werkruimten voor teams </li></ul><ul><li>Standaard leesrechten voor iedereen </li></ul><ul><li>Zoekmachine voor snel vinden en voor meten compliancy </li></ul><ul><li>Beperk het individuele domein (email, home-directories) </li></ul><ul><li>Mail geen documenten maar links </li></ul><ul><li>Afspraken over opruimen werkruimte na afsluiting project </li></ul>
  26. 27. Conclusies <ul><li>Er staat heel wat op het spel </li></ul><ul><li>Aansluiten op werkomgeving stakeholders </li></ul><ul><li>Vereist regie </li></ul><ul><li>Vereist een multi-disciplinaire aanpak </li></ul>
  27. 28. Document Management met SharePoint 2010 <ul><li>Beschikbare onderdelen: </li></ul><ul><ul><li>Metadata </li></ul></ul><ul><ul><li>Managed Metadata Service </li></ul></ul><ul><ul><li>Content organizer </li></ul></ul><ul><ul><li>Dossiers </li></ul></ul><ul><ul><li>Sjablonen </li></ul></ul><ul><ul><li>Werkstromen </li></ul></ul><ul><ul><li>Concept en definitieve versies </li></ul></ul><ul><ul><li>Tagging & Rating </li></ul></ul><ul><li>In- en uitchecken </li></ul><ul><li>Samenwerken </li></ul><ul><li>Offline editten </li></ul><ul><li>Document ID’s </li></ul><ul><li>Targetting </li></ul><ul><li>Beveiliging </li></ul><ul><li>Zoeken en vinden </li></ul><ul><li>Records management </li></ul>
  28. 29. Verschillen met editie 2007 <ul><li>AJAX technologie </li></ul><ul><li>De Ribbon </li></ul><ul><li>WSYWYG editor </li></ul><ul><li>Managed Metadata Service </li></ul><ul><li>Tagging & Rating </li></ul><ul><li>Content organizer </li></ul><ul><li>Streaming video </li></ul><ul><li>FAST Search </li></ul>
  29. 30. Demo
  30. 31. Einde presentatie <ul><li>Raymond van Ham </li></ul><ul><li>[email_address] </li></ul><ul><li>Paul Ruijgrok </li></ul><ul><li>[email_address] </li></ul><ul><li>www.imtech-ict.nl / www.kbenp.nl </li></ul>

×