Substitutie, de eerste stap naar een E-depot<br />Miriam Weeda<br />
Inhoud<br />De weg naar een Machtiging voor vervanging<br />Een E-depot opbouwen<br />Structuur van je E-depot?<br />En da...
Even voorstellen<br />2003 in DIV-wereld terechtgekomen<br />Studie Duitse taal en cultuur (afgestudeerd op Duitse manuscr...
Herkenbaar?<br />Hybride dossiers<br />Beheer papieren archief (traditionele dossiers)<br />Digitale documenten (inscannin...
Oplossing?<br />“Alle papieren documenten weggooien”<br />Digitale documenten leidend maken!<br />Machtiging voor vervangi...
6<br />In de praktijk: DCMR Milieudienst Rijnmond<br /><ul><li>Actief voor bewoners, bedrijven en overheid
Milieu-expertise voor binnen- en buitenland
24 uur per dag, 550 medewerkers voor 22000 bedrijven.</li></li></ul><li>7<br />Afdeling DCI (Documentatie, Communicatie en...
Archief expertise: voorbeeldfunctie voor regio    en vergelijkbare organisaties</li></ul>1 bureauhoofd<br />24 medewerkers...
De Weg naar de Machtiging<br />Machtiging aanvragen: eng! <br />DCMR: Traject van 2 jaar (na 1 jaar ‘digitaliseren’)<br />...
De Weg naar de Machtiging<br />
Machtiging<br />Het recht om fysieke – te bewaren – archiefbescheiden na scanning te vernietigen<br />Nog maar weinig mach...
Gemeente Schijndel: alleen vernietigbare bescheiden
Gemeente Deventer: te bewaren bescheiden
Provincie Overijssel:
..</li></li></ul><li>Wetgeving - Archiefwet, artikel 7<br />Te bewaren<br />Vernietigbaar<br />Machtiging van Onze Ministe...
Handboek <br />Toont situatie van jouw informatiehuishouding<br />Puur beschrijvend<br />Kwaliteitsproject!<br />Helaas ge...
Tip: Zoek direct contact met gemeentelijk en provinciaal archiefinspecteur </li></li></ul><li>Minimale eisen handboek: inh...
Minimale eisen handboek<br />Archiefafbakening: <br />	Weet je voor welk proces, vernietigbare of te 	bewaren archiefbesch...
Voorwaarden<br />3) Techniek (ICT) <br />Hoe en welke software is aanwezig. Is er 	een breed informatieplan beschikbaar?<b...
De weg naar substitutie<br />Tijdens gehele traject: communiceer en overleg met betreffende instanties <br />Doe het samen...
Machtiging<br />Je hebt de machtiging en dan ?<br />E-depot krijgt status!<br />Machtiging van Onze Minister (Rijksarchief...
Een e-depot bouwen<br />E-depot? Definieer E-depot …<br />-  Bak met digitale documenten<br /><ul><li>En aanvullende info ...
Te vernietigen of te bewaren informatie?
Alleen voor semi-statische informatie?</li></ul>-  Los systeem of Recordsmanagement functionaliteit ingebouwd?<br />
E-depot<br />Of <br />“het geheel van organisatie, beleid, processen en procedures, financieel beheer, personeel, databehe...
Welke structuur in je E-depot? <br />Waar worden records beheerd?<br />In dynamische fase: in DMS of processysteem<br />Se...
Upcoming SlideShare
Loading in …5
×

Substitutie, de eerste stap naar een e-depot

2,113 views

Published on

0 Comments
1 Like
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

No Downloads
Views
Total views
2,113
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
7
Actions
Shares
0
Downloads
31
Comments
0
Likes
1
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Substitutie, de eerste stap naar een e-depot

  1. 1. Substitutie, de eerste stap naar een E-depot<br />Miriam Weeda<br />
  2. 2. Inhoud<br />De weg naar een Machtiging voor vervanging<br />Een E-depot opbouwen<br />Structuur van je E-depot?<br />En dan…<br />
  3. 3. Even voorstellen<br />2003 in DIV-wereld terechtgekomen<br />Studie Duitse taal en cultuur (afgestudeerd op Duitse manuscripten)<br />Vooral DMS trajecten: gebruikers-<br />trainingen, RMA inrichting, digitale DIV-processen<br />Consultant bij Dino4 <br />
  4. 4. Herkenbaar?<br />Hybride dossiers<br />Beheer papieren archief (traditionele dossiers)<br />Digitale documenten (inscanning of digital born)<br />Beheer ingescande papieren documenten (kosten per meter, hoeveel heb je?)<br />
  5. 5. Oplossing?<br />“Alle papieren documenten weggooien”<br />Digitale documenten leidend maken!<br />Machtiging voor vervanging aanvragen en eigen E-depot opzetten <br />(=digitaal archief met te bewaren en op termijn vernietigbare records)<br />
  6. 6. 6<br />In de praktijk: DCMR Milieudienst Rijnmond<br /><ul><li>Actief voor bewoners, bedrijven en overheid
  7. 7. Milieu-expertise voor binnen- en buitenland
  8. 8. 24 uur per dag, 550 medewerkers voor 22000 bedrijven.</li></li></ul><li>7<br />Afdeling DCI (Documentatie, Communicatie en Informatie)<br /><ul><li>Actief voor medewerkers en bezoekers
  9. 9. Archief expertise: voorbeeldfunctie voor regio en vergelijkbare organisaties</li></ul>1 bureauhoofd<br />24 medewerkers<br />150.000 dossiers<br />
  10. 10. De Weg naar de Machtiging<br />Machtiging aanvragen: eng! <br />DCMR: Traject van 2 jaar (na 1 jaar ‘digitaliseren’)<br />Aangroei 400 m per jaar tegengaan<br />SSA: op termijn vervangen<br />Machtiging van Gedeputeerde Staten <br />
  11. 11. De Weg naar de Machtiging<br />
  12. 12. Machtiging<br />Het recht om fysieke – te bewaren – archiefbescheiden na scanning te vernietigen<br />Nog maar weinig machtigingen afgegeven:<br /><ul><li>Gemeente Oss : Werk en Inkomen (aanvragen Levensonderhoud), Financiële Administratie (Inkomende facturen) en de afdeling Belastingen (Bezwaarschriften)
  13. 13. Gemeente Schijndel: alleen vernietigbare bescheiden
  14. 14. Gemeente Deventer: te bewaren bescheiden
  15. 15. Provincie Overijssel:
  16. 16. ..</li></li></ul><li>Wetgeving - Archiefwet, artikel 7<br />Te bewaren<br />Vernietigbaar<br />Machtiging van Onze Minister OCW (Rijksarchiefbewaarplaats) <br />of Gedeputeerde Staten<br />Machtiging van zorgdrager <br />
  17. 17. Handboek <br />Toont situatie van jouw informatiehuishouding<br />Puur beschrijvend<br />Kwaliteitsproject!<br />Helaas geen ‘model’ handboek of standaard<br /><ul><li>Wat zijn de minimale eisen in je informatiehuishouding?
  18. 18. Tip: Zoek direct contact met gemeentelijk en provinciaal archiefinspecteur </li></li></ul><li>Minimale eisen handboek: inhoud <br />Archiefbeschrijving<br />Processen & structuur<br />Techniek<br />4. Kwaliteitsmanagement<br />
  19. 19. Minimale eisen handboek<br />Archiefafbakening: <br /> Weet je voor welk proces, vernietigbare of te bewaren archiefbescheiden? <br />DCMR: primaire proces<br />2. Processen & structuur : <br />Zijn alle documentstromen/processen helder? Heb je een RM functionaliteit waarin je de digitale documenten in een structuur kan opbergen?<br />
  20. 20. Voorwaarden<br />3) Techniek (ICT) <br />Hoe en welke software is aanwezig. Is er een breed informatieplan beschikbaar?<br />4) Kwaliteit <br />Wie heeft welke taken en verantwoordelijkheden?<br />DCMR: kwaliteitstraject met medewerkers<br />
  21. 21. De weg naar substitutie<br />Tijdens gehele traject: communiceer en overleg met betreffende instanties <br />Doe het samen!<br />Kaders vaststellen: belangrijk zijn NEN-normen (15489, 2082)<br />Inrichting digitaal beheervan documenten en kwaliteitszorg zijn essentiele onderdelen<br />Begin klein (valkuil om groot te willen beginnen)<br />
  22. 22. Machtiging<br />Je hebt de machtiging en dan ?<br />E-depot krijgt status!<br />Machtiging van Onze Minister (Rijksarchiefbewaarplaats) <br />of Gedeputeerde Staten<br />
  23. 23. Een e-depot bouwen<br />E-depot? Definieer E-depot …<br />- Bak met digitale documenten<br /><ul><li>En aanvullende info over..
  24. 24. Te vernietigen of te bewaren informatie?
  25. 25. Alleen voor semi-statische informatie?</li></ul>- Los systeem of Recordsmanagement functionaliteit ingebouwd?<br />
  26. 26. E-depot<br />Of <br />“het geheel van organisatie, beleid, processen en procedures, financieel beheer, personeel, databeheer, databeveiliging en aanwezige hard- en software, dat het duurzaam beheren van te<br />bewaren digitale archiefbescheiden mogelijk maakt”<br />(rapport E-depot Duurzame digitale toegang tot informatie mei 2010)<br />
  27. 27. Welke structuur in je E-depot? <br />Waar worden records beheerd?<br />In dynamische fase: in DMS of processysteem<br />Semi-statische fase: beheer in RMA of RM functionaliteit<br />Statische fase: Regionaal of landelijk E-depot <br />
  28. 28. Welke structuur in je E-depot?<br />Welke records heb je?<br />Dossiers: documenten met verschillende bewaartermijnen<br />Documenten: per soort gecategoriseerd<br />Gestructureerde processen (AO)<br />Zaakgericht: processen met daarin zaken<br />Ongestructureerde en semi-gestructureerde informatie?<br />
  29. 29. Welke beheer-instrumenten heb je?<br />DSP<br />Fileplan<br />Zaaktypencatalogus<br />
  30. 30. Documentair Structuur Plan<br />DSP : proces-georienteerd<br />Compleet overzicht informatie<br /> beheer<br />Voordelen: alle documenten in <br /> processen onder te brengen<br />Aan elk proces koppel je een bewaartermijn<br />Zaak, dossier of document<br />Keuze van DCMR<br /> (voorbeeld Model DSP)<br />
  31. 31. Fileplan<br />Documentgeorienteerd<br />Term wordt in DMS E-Docs<br />gebruikt<br />Voorbeeld: University<br /> of Toronto<br />
  32. 32. Zaaktypencatalogus<br />Zaaksgewijs archiveren<br />Compleet overzicht van alle zaak- informatie voor gemeentelijke activiteiten <br />Beheer-voordeel: 1 bewaartermijn voor 1 zaak <br />Dienstverlening staat voorop<br />Komt samen met DSP<br />
  33. 33. Samengevat<br />Baken duidelijk af waarvoor machtiging wordt aangevraagd<br />Kwaliteit ! (processen, instrumenten, structuur)<br />Werk samen met archiefinspectie!<br />
  34. 34. Vragen?<br />

×