Records Management on the move Bart Ballaux Margriet van Gorsel Gemeentearchief Rotterdam
Overzicht sessie <ul><li>Wat is Concern Records Management Rotterdam? </li></ul><ul><li>Wat zijn de kaders? </li></ul><ul>...
IJsbergtheorie: waar situeert het  issue  zich? Bron afbeelding:  http://www.pluspost.nl/mammoettankers-sloepen-of-zeilboo...
De aanleiding <ul><li>Bevindingen van de archiefinspectie 2002-2007: </li></ul><ul><ul><li>Management neemt onvoldoende ve...
De opdracht van Concern Records Management <ul><li>Doelstellingen: </li></ul><ul><ul><li>Kaders en richtlijnen opstellen <...
Rotterdam, het concern <ul><li>Vanaf 1991 een dienstenmodel: </li></ul><ul><ul><li>van 34 naar 17 diensten  </li></ul></ul...
De praktijk van het Informatiebeheer <ul><li>“ Comply or explain” </li></ul><ul><li>Informatiebeleid gaat zelden over de i...
Uitdagingen / nieuwe ontwikkelingen <ul><li>Externe evoluties </li></ul><ul><ul><li>Het Nieuwe Werken / cloud computing / ...
Uitdagingen / nieuwe ontwikkelingen <ul><li>Interne evoluties </li></ul><ul><ul><li>Nieuw aanbod ten opzichte van vroeger ...
Directies Proceseigenaren Dienst recordmanager ICT Specialisten Doc.Loods Ambtenaren/ operationeel DIV Medewerkers Technis...
Verandernoodzaak Oplossingen: Het uitgangspunt is Veranderen <ul><li>Doelgericht inrichten is cruciaal </li></ul><ul><li>G...
Oplossingen: Concern Visie <ul><li>Visie: shared service Records Management </li></ul><ul><ul><li>Eerst: een business case...
Oplossingen: Aansluiten op concern informatiebeleid <ul><li>Beleid aansluitend op informatiebeleid concern </li></ul><ul><...
Praktisch: methoden: processen <ul><li>Ene proces is het andere niet </li></ul><ul><ul><li>Waar situeren zich  belangrijke...
Praktisch: methoden: processen <ul><li>verschil </li></ul><ul><li>  beleidsprocessen routine processen </li></ul><ul><li>v...
Praktisch: methoden: processen
Praktisch: invisible records management? <ul><li>Ambtenaar wordt zo weinig mogelijk geconfronteerd met ‘archiveren’ </li><...
Conclusie <ul><li>Ingrijpen op strategisch niveau </li></ul><ul><li>Ingrijpen op bedrijfsvoering </li></ul><ul><li>Toonzet...
‘ Uitsmijters’ <ul><li>Vermijden dat DIV eerste gesprekspartner is </li></ul><ul><li>hoe hoger in de boom, hoe beter… </li...
Upcoming SlideShare
Loading in …5
×

KVAN11 - Records Management on the move - Bart Ballaux en Margriet van Gorsel

945 views

Published on

0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total views
945
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
5
Actions
Shares
0
Downloads
6
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

KVAN11 - Records Management on the move - Bart Ballaux en Margriet van Gorsel

  1. 1. Records Management on the move Bart Ballaux Margriet van Gorsel Gemeentearchief Rotterdam
  2. 2. Overzicht sessie <ul><li>Wat is Concern Records Management Rotterdam? </li></ul><ul><li>Wat zijn de kaders? </li></ul><ul><li>Wat zijn de uitdagingen? </li></ul><ul><li>Hoe zien de oplossingen er uit? </li></ul><ul><li>Conclusies </li></ul>Bron afbeelding: http://silverdome.nl/pages/posts/een-ijsje-en-een-wijsje-30.php
  3. 3. IJsbergtheorie: waar situeert het issue zich? Bron afbeelding: http://www.pluspost.nl/mammoettankers-sloepen-of-zeilbootjes/41257 ...!? ...!? ...!? ...!? ...!? ...!? ...!? ...!? ...!? kernwoorden – vaststellingen – relatie met administratie ...!? ...!? ...!?
  4. 4. De aanleiding <ul><li>Bevindingen van de archiefinspectie 2002-2007: </li></ul><ul><ul><li>Management neemt onvoldoende verantwoordelijkheid voor Informatiebeheer in primair proces </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>De verantwoordelijkheid voor Informatiebeheer is laag in de organisatie belegd </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>De controle op digitaal werken is onvoldoende </li></ul></ul><ul><ul><li>Het personeel met de taak Informatiebeheer is onvoldoende geschoold </li></ul></ul><ul><ul><li>Duurzame toegankelijkheid is onvoldoende geborgd </li></ul></ul>
  5. 5. De opdracht van Concern Records Management <ul><li>Doelstellingen: </li></ul><ul><ul><li>Kaders en richtlijnen opstellen </li></ul></ul><ul><ul><li>Opleiden </li></ul></ul><ul><ul><li>Meehelpen informatiebeheer op orde brengen </li></ul></ul><ul><li>Programma </li></ul><ul><ul><li>Tijdelijk, flexibele organisatie </li></ul></ul><ul><ul><li>Samenhangend geheel van projecten </li></ul></ul><ul><ul><li>Gericht op strategisch doel </li></ul></ul><ul><ul><li>Op termijn in de lijnorganisatie </li></ul></ul>
  6. 6. Rotterdam, het concern <ul><li>Vanaf 1991 een dienstenmodel: </li></ul><ul><ul><li>van 34 naar 17 diensten </li></ul></ul><ul><ul><li>van 11 deelgemeenten en 2 wijkraden naar 14 deelgemeenten </li></ul></ul><ul><li>Nu: op weg naar 4 clusters en 1 bestuursdienst </li></ul><ul><li>Herdefinitie van verantwoordelijkheden en bevoegdheden </li></ul><ul><li>Centrale bedrijfsvoering </li></ul><ul><ul><li>Shared service centers: Fin, HR, Incasso, Lease, Vastgoed, Fac </li></ul></ul><ul><li>Chief Information Officer </li></ul><ul><ul><li>standaardisering, architectuur en kosten </li></ul></ul>
  7. 7. De praktijk van het Informatiebeheer <ul><li>“ Comply or explain” </li></ul><ul><li>Informatiebeleid gaat zelden over de informatie zelf </li></ul><ul><li>Traditionele informatiebeheerders gaan over papier en digitale post </li></ul><ul><li>ICT gaat over inrichting systemen </li></ul><ul><li>Variatie in IT systemen </li></ul><ul><ul><li>diverse dms </li></ul></ul><ul><ul><li>procesapplicaties </li></ul></ul><ul><ul><li>zaken- en gegevensmagazijn, basisregistraties </li></ul></ul><ul><li>Proces (her)inrichting vanuit de dienstverlening en niet vanuit accountability </li></ul>
  8. 8. Uitdagingen / nieuwe ontwikkelingen <ul><li>Externe evoluties </li></ul><ul><ul><li>Het Nieuwe Werken / cloud computing / ... </li></ul></ul><ul><ul><li>Google zoek-technologie </li></ul></ul><ul><ul><li>Concernarchitectuur </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Procesmatig werken </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Bedrijfsapplicaties </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>Outsourcing </li></ul></ul>
  9. 9. Uitdagingen / nieuwe ontwikkelingen <ul><li>Interne evoluties </li></ul><ul><ul><li>Nieuw aanbod ten opzichte van vroeger </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Inspectie: toezicht / advies </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>DIV/DIM </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Accent op stukkenregistratie </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Geen of bijna geen onderscheid bij te registreren stukken </li></ul></ul></ul>
  10. 10. Directies Proceseigenaren Dienst recordmanager ICT Specialisten Doc.Loods Ambtenaren/ operationeel DIV Medewerkers Technisch applicatiebeheer Bedrijfsbeleid ICT beleid Proces management Informatie - management ICT management Procesbeheer Functioneel beheer Systeembeheer CIO CRMO Informatiedomein Technologiedomein Richten Inrichten Verrichten Directies Proceseigenaren Dienst recordmanager ICT Specialisten Doc.Loods Ambtenaren/ operationeel DIV Medewerkers Technisch applicatiebeheer Directies Proceseigenaren Dienst recordmanager ICT Specialisten Doc.Loods Ambtenaren/ operationeel DIV Medewerkers Technisch applicatiebeheer Bedrijfsbeleid ICT beleid Proces management Informatie - management ICT management Procesbeheer Functioneel beheer Systeembeheer CIO CRMO Bedrijfsbeleid ICT beleid Proces management Informatie - management ICT management Procesbeheer Functioneel beheer Systeembeheer CIO CRMO Informatiedomein Technologiedomein Beleid s (business) domein Richten Inrichten Verrichten Oplossingen: Het 9-vlaks model van Rik Maes
  11. 11. Verandernoodzaak Oplossingen: Het uitgangspunt is Veranderen <ul><li>Doelgericht inrichten is cruciaal </li></ul><ul><li>Governance (compliant en accountable) </li></ul><ul><li>Efficiëntie </li></ul><ul><li>Duurzaam toegankelijk </li></ul>Informatie terug naar het primair proces <ul><li>Informatie onderdeel van: </li></ul><ul><li>Projectmanagement </li></ul><ul><li>Ketenprocessen </li></ul><ul><li>Leanmanagement </li></ul><ul><li>Business Proces Redesign </li></ul><ul><li>Startarchitecturen </li></ul><ul><li>Het Nieuwe Werken </li></ul>In 1 keer goed! (outcome)
  12. 12. Oplossingen: Concern Visie <ul><li>Visie: shared service Records Management </li></ul><ul><ul><li>Eerst: een business case </li></ul></ul><ul><li>Centraal: </li></ul><ul><ul><li>sturing op Records Management </li></ul></ul><ul><ul><li>bestedingen voor Records Management </li></ul></ul><ul><ul><li>inrichting </li></ul></ul><ul><ul><li>beheerregime bepalen </li></ul></ul><ul><ul><li>personeel opleiden </li></ul></ul><ul><ul><li>resultaten benoemen </li></ul></ul>
  13. 13. Oplossingen: Aansluiten op concern informatiebeleid <ul><li>Beleid aansluitend op informatiebeleid concern </li></ul><ul><ul><li>Opname van eisen in concernarchitectuur, conform GEMMA </li></ul></ul><ul><ul><li>Metadata bijvoorbeeld zoals bij beveiliging </li></ul></ul><ul><li>Draagvlak creëren voor goed informatiebeheer </li></ul><ul><li>A ansluiten bij stakeholders van het programma E-overhei d, KCC </li></ul><ul><li>P rocesapplicatie-inrichting , m aatwerk aanbieden </li></ul><ul><li>Instrumenten maken: </li></ul><ul><ul><li>Generiek metadata profiel </li></ul></ul><ul><ul><li>Generieke dossiermodule </li></ul></ul>
  14. 14. Praktisch: methoden: processen <ul><li>Ene proces is het andere niet </li></ul><ul><ul><li>Waar situeren zich belangrijke processen </li></ul></ul><ul><ul><li>Belangrijk ≠ belangrijk volgens archiefwet, erfgoed, archief </li></ul></ul><ul><ul><li>Belangrijk = belangrijk voor de administratie zelf </li></ul></ul><ul><ul><li>Criteria: </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Verantwoording </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Bedrijfsvoering </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Dienstverlening </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>[Frequentie] </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>Risico-afwegingen </li></ul></ul>Bron afbeelding: http://www.penelopeironstone.com/CS400gBeck.htm
  15. 15. Praktisch: methoden: processen <ul><li>verschil </li></ul><ul><li> beleidsprocessen routine processen </li></ul><ul><li>verloop | | </li></ul><ul><li> onduidelijke opeenvolging procedure </li></ul><ul><li>type activiteiten | | </li></ul><ul><li> informeel formeel </li></ul><ul><li>medewerker | | </li></ul><ul><li> netwerker uitvoerder </li></ul><ul><li>aanpak | | </li></ul><ul><li> verantwoordelijkheid afdwingen </li></ul><ul><li> bij medewerker in applicatie </li></ul>
  16. 16. Praktisch: methoden: processen
  17. 17. Praktisch: invisible records management? <ul><li>Ambtenaar wordt zo weinig mogelijk geconfronteerd met ‘archiveren’ </li></ul><ul><ul><li>Metadata, ja, maar niet overal even veel... </li></ul></ul><ul><ul><li>Stukregistratie, alleen als het echt meerwaarde biedt </li></ul></ul><ul><ul><li>Aanduiden wat belangrijk is, en wat niet </li></ul></ul><ul><li>Maar invisible ≠ niet aanwezig ! </li></ul><ul><li>Bewustwording dat beheer van informatie bij medewerker zelf ligt </li></ul>Bron afbeelding: http://www.digitalegroetjes.nl/kaartjes/compose.php?imageid=15000
  18. 18. Conclusie <ul><li>Ingrijpen op strategisch niveau </li></ul><ul><li>Ingrijpen op bedrijfsvoering </li></ul><ul><li>Toonzetting: aansluiten op doelen van de organisatie </li></ul><ul><li>Communicatie op niveau: conform 9-vlaks model </li></ul><ul><li>Kennis van procesinrichting en metadatering: hoog nodig </li></ul>
  19. 19. ‘ Uitsmijters’ <ul><li>Vermijden dat DIV eerste gesprekspartner is </li></ul><ul><li>hoe hoger in de boom, hoe beter… </li></ul><ul><li>Als records manager doe je niets voor het archief, maar voor de dienst en medewerkers </li></ul><ul><li>Wet is laatste hulpmiddel om iets door te zetten </li></ul>

×