DocuCheck Workshop                          Uw gastheer/vrouw:                          Rob Besse, rob.besse@docuproces.nl...
Programma• Over DocuProces• Even voorstellen en relatie met het  onderwerp• Waar hebben we het over• Welke methodieken kun...
Over DocuProces• Divisie van People-force B.V.• Gespecialiseerd in Document Processen en de  integratie van business toepa...
Even Voorstellen• Wie bent u?• Van welk bedrijf bent u en wat is uw rol?• Wat is uw affiniteit met Document  Management?• ...
Waarom deze DocuCheckMet deze workshop wil DocuProces u helpen:• Meer rendement te maken op uw activiteiten• Operationele ...
De praktijk                         Business applicaties                                      DMS (bijv. DocuWare)        ...
Aanzet tot een verandering:    Geef uw organisatie een DOCUSWING®Resultaten van deze verandering:•   DUURZAAMHEID en maats...
Waar hebben we het over?Wat is een document?Wikipedia:Een document is een verzameling gegevens  vastgelegd in schriftelijk...
ECM is een paraplubegrip•DMS - Document Management System•CMS - Content Management System•RM - Record Management•CRM - Cus...
En wat is een DMS?Een document management systeem (DMS) is over  het algemeen een database waarin beschrijvende  kenmerken...
Wat is een CMS?Is software die meestal een website helpt creëren,het geeft de mogelijkheid dat mensen eenvoudig,En zonder ...
Wat is een RM?Wikipedia:Records management is het identificeren,classificeren, archiveren, bewaren en somsvernietigen van ...
Wat is een CRM?Customer Relationship Management oftewelCRM (ook klantrelatiebeheer, somsrelatiemarketing  of verkoopbeheer...
Geintegreerde Architectuur                         Office: Excel, Access,     Integratie: databases,               Busines...
Hoe pakken we het aan?Om alle aspecten van Document beheer onder controle te krijgen gebruiken wij onze eigen methodieken:...
De DocuCycle®Wat is de cyclus van documenten binnen u organisatie?
DocuSwing®
Digitalise•   Inkomende Documenten•   Data Capture/ OCR/ Handschriftherkenning•   Metadata en Indexering•   Scanning•   Ge...
Ontvangen van informatie• Hoe ontvang je informatie en wie  ontvangt het?• Als het is ontvangen wat doet deze  persoon erm...
Organise•   Document Structuur Plan•   Standaards implementeren•   Werkprocessen•   Taken verantwoordelijkheden en bevoegd...
Waar is uw informatie?• Waar staat uw informatie?• Als HR informatie nodig heeft van  Finance hoe vinden ze dit?
Certify•   Kwaliteitscontrole•   Inhoudscontrole•   Vastleggen primaire bronnen•   Beveiliging•   Categoriseren en Classif...
Ondertekenen?• Hoe lang duurt het voordat uw  document wordt verstuurd?• Hoe lang duurt het voordat een  document wordt on...
Unify•   Corporate Design/ Huisstijl•   Document Generatie & Mail Merge•   Sjabloonbeheer•   Rapportage•   Taal•   Busines...
Een beeld in uw organistie?• Hoeveel tijd besteed uw personeel aan  het creëren van een presentatie?• Waar staan uw huisst...
Share•   Waar opslaan en door wie•   Waar delen en met wie•   Wat delen en met wie•   Wanneer•   hoe delen•   Samenwerken ...
Hoe deelt u informatie?• Weten uw werknemers met wie de  informatie die ze hebben te delen?• Als HR informatie nodig heeft...
Workflow•   Business Proces Management en Improvement•   Geautomatiseerde dialogen•   Geautomatiseerde Business Rules•   F...
Welke stroming heeft uw          informatie?• Als een rekening binnen komt wat  gebeurt hier dan mee?• Als er een email bi...
Integrate•   Geïntegreerde Document creatie•   Geïntegreerd Document Management•   Integratie van processen en structuren•...
Is alle informatie op een plek?• Als uw klant u werknemer belt weet  deze dan alle correspondentie te  vinden?• Als u werk...
Navigate• Indexering / Metadata• Bronnen definiëren• Voorkomen van meerdere versies• Consistente opslag• Snelle en betrouw...
Als u inlogt?• Hoeveel software gebruiken uw  werknemers?• Weten u werknemers informatie  waarvan ze niet weten dat deze b...
Generate•   Genereren versus creëren•   Gebruik maken van diverse bronnen•   Integratie met tekstblokken•   Integratie met...
Het creëren van een document?• Als uw werknemer informatie  genereert waar wordt dit opgeslagen?• Weet uw werknemer hoe he...
Voorbeeld Offerte proces                                                                                                  ...
Wij danken u voor uw aandacht!Vlakdissel 11, 1648 HJ, De Goorn, 0229-714208, http://docuproces.nl
Upcoming SlideShare
Loading in …5
×

DocuProces Workshop

1,391 views

Published on

Presentatie van de DocuProces Document Management Workshop op 22 maart 2011: Paperless is more

0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total views
1,391
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
19
Actions
Shares
0
Downloads
0
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

DocuProces Workshop

  1. 1. DocuCheck Workshop Uw gastheer/vrouw: Rob Besse, rob.besse@docuproces.nl Ingrid Scholtheis, ingrid.scholtheis@docuproces.nlVlakdissel 11, 1648 HJ, De Goorn, 0229-714208, http:docuproces.nl
  2. 2. Programma• Over DocuProces• Even voorstellen en relatie met het onderwerp• Waar hebben we het over• Welke methodieken kunt u gebruiken – DocuSwing® – DocuCycle®• Demonstraties en voorbeelden• Interactieve workshop• Vragenrondje• Napraten en borrel
  3. 3. Over DocuProces• Divisie van People-force B.V.• Gespecialiseerd in Document Processen en de integratie van business toepassingen• Met zeer ervaren Document Management Consultants, onze DocuPro’s• Met een eigen methodiek en aanpak• En standaard software oplossingen
  4. 4. Even Voorstellen• Wie bent u?• Van welk bedrijf bent u en wat is uw rol?• Wat is uw affiniteit met Document Management?• Wie is bij uw organisatie verantwoordelijk voor Document Beheer• Wat hoopt U op te steken van deze workshop?
  5. 5. Waarom deze DocuCheckMet deze workshop wil DocuProces u helpen:• Meer rendement te maken op uw activiteiten• Operationele kosten te besparen op documentstromen• Structuur aan te brengen in de sterk groeiende hoeveelheid documenten en content• Inzicht te krijgen in beschikbare ICT hulpmiddelen• Kwaliteit en efficiency verhogen• Duurzaamheid te bevorderen en papier te reduceren• Archiefruimte en opslagkosten te verminderen• Vindbaarheid van documenten te bevorderen• Kennis te delen en van andere organisaties te horen welke stappen zij al hebben ondernomen
  6. 6. De praktijk Business applicaties DMS (bijv. DocuWare) (CRM, ERP, HRM, etc.) CMS (bijv. SharePoint)Integratie: databases,SQL, API, Web Services File, archiving, PDF, TIFF, etc. Office- en business applicaties
  7. 7. Aanzet tot een verandering: Geef uw organisatie een DOCUSWING®Resultaten van deze verandering:• DUURZAAMHEID en maatschappelijk verantwoord ondernemen• TEAMGEEST en trots bij het personeel: Het WIJ-gevoel• Meer werkplezier en minder stress en ergernis: FUN• Grotere CONTROLE en minder risico• Grotere FOCUS op de core business• Betere uitstraling: IMAGO van kwaliteit en professionaliteit• Nieuwe klanten aantrekken en KLANTBEHOUD• MODERN en met de tijd mee• CLEAN desk en office• Goede RELATIES met accountants en belastingdienst• VERTROUWEN bij de stakeholders• Effectief en efficiënt, dus meer WINST• KANSEN voor verdere ontwikkeling en promotie
  8. 8. Waar hebben we het over?Wat is een document?Wikipedia:Een document is een verzameling gegevens vastgelegd in schriftelijke vorm op papier of digitaal.Het woord document wordt ook gebruikt om een bestand aan te duiden in de bureaumetafoor die gebruikelijk is bij de grafische gebruikersinterface van computers.
  9. 9. ECM is een paraplubegrip•DMS - Document Management System•CMS - Content Management System•RM - Record Management•CRM - Customer Relationship Management•ERP - Enterprise Resource Planning Wat is ECM?Wikipedia:Enterprise content management (ECM) betreft het beheer van ongestructureerde informatie binnen een onderneming.
  10. 10. En wat is een DMS?Een document management systeem (DMS) is over het algemeen een database waarin beschrijvende kenmerken (metadata) van documenten worden opgeslagen zodat ze makkelijk zijn terug te vinden.Documenten kunnen in de database worden opgeslagen, of op een beveiligde (netwerk) locatie, die via de database toegankelijk is.
  11. 11. Wat is een CMS?Is software die meestal een website helpt creëren,het geeft de mogelijkheid dat mensen eenvoudig,En zonder veel technische kennis, documenten engegevens op internet kunnen publiceren.CMS is de afkorting van het Engelse contentmanagement system (inhoudbeheersysteem).Een functionaliteit van een CMS is datgegevens zonder lay-out (tekst) kunnen wordeningevoerd. Dit in een layout die van te voren wordtweergegeven met geinstalleerde of gecreëerdetemplates.
  12. 12. Wat is een RM?Wikipedia:Records management is het identificeren,classificeren, archiveren, bewaren en somsvernietigen van records.Er is een Internationale Standaard overrecords management: ISO 15489.Deze definieert records management als:“het deel van het management dat verantwoordelijkis voor de efficiënte en systematische controleover het aanmaken, ontvangen, onderhoud, gebruiken beschikbaarheid van records”.
  13. 13. Wat is een CRM?Customer Relationship Management oftewelCRM (ook klantrelatiebeheer, somsrelatiemarketing of verkoopbeheersysteem) iseen werkwijze alsmede een technologie waarbijhet optimaliserenvan alle contacten met de klant centraal staat Wat is een ERP?Enterprise resource planning, waarmee in de regelsoftware wordt bedoeld. Dit soort programma’swordt voornamelijk binnen organisaties gebruikt terOndersteuning de resource processen binnen hetbedrijf.
  14. 14. Geintegreerde Architectuur Office: Excel, Access, Integratie: databases, Business applicaties DMS, Content Mng. Outlook, enz. SQL, API, Web Services (CRM, ERP, HRM, etc.) (bijv.SharePoint) 2) Inputkanalen data Scherm 2 •Input •Input Metadata •Input Invoerscherm Scherm 1 Scherm 3 sjabloon Document Sjabloon1) Office- en business Creatie/ Generatie bibliothekenapplicaties Document of rapport 3) Outputkanalen E-mail Printers; desktop, DMS, Content Mng. File, archiving, Business applicaties multi copiers, etc. PDF, TIFF, etc. (CRM, ERP, DMS, etc.)
  15. 15. Hoe pakken we het aan?Om alle aspecten van Document beheer onder controle te krijgen gebruiken wij onze eigen methodieken:• DocuCycle®• DocuSwing®
  16. 16. De DocuCycle®Wat is de cyclus van documenten binnen u organisatie?
  17. 17. DocuSwing®
  18. 18. Digitalise• Inkomende Documenten• Data Capture/ OCR/ Handschriftherkenning• Metadata en Indexering• Scanning• Gebruik van Barcodes• Digitale handtekeningen• Digitale visitekaartjes en Tags• Digitale facturatie• PDF/A & TIFF• Digitaal schrijven
  19. 19. Ontvangen van informatie• Hoe ontvang je informatie en wie ontvangt het?• Als het is ontvangen wat doet deze persoon ermee?
  20. 20. Organise• Document Structuur Plan• Standaards implementeren• Werkprocessen• Taken verantwoordelijkheden en bevoegdheden• Wetgeving• Zaakgericht werken• Afdelingsspecifieke onderdelen• Fysiek versus digitaal• Historisch archief• Record retentie en bewaartermijnen
  21. 21. Waar is uw informatie?• Waar staat uw informatie?• Als HR informatie nodig heeft van Finance hoe vinden ze dit?
  22. 22. Certify• Kwaliteitscontrole• Inhoudscontrole• Vastleggen primaire bronnen• Beveiliging• Categoriseren en Classificeren• Fiattering/ Goedkeuring• Digitale handtekeningen• Verantwoordelijkheden en bevoegdheden• Fysiek versus Digitaal
  23. 23. Ondertekenen?• Hoe lang duurt het voordat uw document wordt verstuurd?• Hoe lang duurt het voordat een document wordt ondertekend?
  24. 24. Unify• Corporate Design/ Huisstijl• Document Generatie & Mail Merge• Sjabloonbeheer• Rapportage• Taal• Business Rules voor document creatie• Integratie met diverse bronnen• Versie Management• Kwaliteits- en efficiency verhoging
  25. 25. Een beeld in uw organistie?• Hoeveel tijd besteed uw personeel aan het creëren van een presentatie?• Waar staan uw huisstijl standaarden, hoe wordt dit binnen uw bedrijf gecommuniceerd?
  26. 26. Share• Waar opslaan en door wie• Waar delen en met wie• Wat delen en met wie• Wanneer• hoe delen• Samenwerken aan Documenten• Content en versie beheer• Kopiëren versus linken• Publiceren• Archiveren
  27. 27. Hoe deelt u informatie?• Weten uw werknemers met wie de informatie die ze hebben te delen?• Als HR informatie nodig heeft van Finance hoe vinden ze dit?
  28. 28. Workflow• Business Proces Management en Improvement• Geautomatiseerde dialogen• Geautomatiseerde Business Rules• Forecasting en Rapportage• Automatische Order processing• Automatisch Routeren, Distributie en Opslag• Verwerking facturen en contracten• Vermindering processing time• Auditable & volledig gedocumenteerd• Informatieflow en Taakmanagement
  29. 29. Welke stroming heeft uw informatie?• Als een rekening binnen komt wat gebeurt hier dan mee?• Als er een email binnenkomt bij HR voor communicatie hoe komt deze bij de juiste persoon?
  30. 30. Integrate• Geïntegreerde Document creatie• Geïntegreerd Document Management• Integratie van processen en structuren• Onderhouden en muteren bronnen• Consistentie van informatie• Koppelingen tussen systemen• Automatische processen• Centrale Document opslag• Migratie• Import & Export
  31. 31. Is alle informatie op een plek?• Als uw klant u werknemer belt weet deze dan alle correspondentie te vinden?• Als u werknemer u klant informatie verstuurd kan zijn/haar collega de klant hierover te woord staan?
  32. 32. Navigate• Indexering / Metadata• Bronnen definiëren• Voorkomen van meerdere versies• Consistente opslag• Snelle en betrouwbare Retrieval• Zoekfunctie geïntegreerd in Informatie Systemen• Eenduidige toegang tot Informatie• Full text zoekmogelijkheden
  33. 33. Als u inlogt?• Hoeveel software gebruiken uw werknemers?• Weten u werknemers informatie waarvan ze niet weten dat deze bestaat te vinden?
  34. 34. Generate• Genereren versus creëren• Gebruik maken van diverse bronnen• Integratie met tekstblokken• Integratie met afbeeldingen• Business rules• Geautomatiseerde opslag en metadata• Geautomatiseerde workflow
  35. 35. Het creëren van een document?• Als uw werknemer informatie genereert waar wordt dit opgeslagen?• Weet uw werknemer hoe het snelst een document te creëren?
  36. 36. Voorbeeld Offerte proces Financieel Verkoop systeem systeem • Output • Output Scherm 2 Scherm 1 • Input Scherm 3 3) Input Data uit F&A en andere bronnen1) Gebruiker maakt vanuit Verkoop systeem offerte aan 2) Systeem activeert 4) gebruiker werkt details Invoerscherm en sjabloon verder uit en genereert de en haalt gegevens uit offerte Verkoop systeem 5) Document wordt gefiatteerd 6) Records bijwerken in Verkoop systeem 7) Record verwerken in F&A systeem Document Management Systeem 9) Document 8) Gebruiker slaat naar opdrachtgever document op voorzien van metadata
  37. 37. Wij danken u voor uw aandacht!Vlakdissel 11, 1648 HJ, De Goorn, 0229-714208, http://docuproces.nl

×