2. 2
Ympäristö muuttuu!
Maailma muuttuu!
Johtaminen muuttuu!
Työ, työtavat ja tekijät muuttuvat!
Palvelujen käyttäjät muuttuvat!
Muutostahti kiihtyy!
1.11.2012

3. 3
Miten vastata muutoksiin?
Muutoksiin rohkaiseva organisaation kulttuuri!
Kyky käynnistää ja läpiviedä oikeat
muutoshankkeet oikeaan aikaan!
Muutosjohtaminen organisaation
ydinosaamiseksi!
=> Kyky hyödyntää ympäristön muutoksia
organisaation ja asiakkaiden eduksi!
1.11.2012

4. 4
Ketterä strategia
• Strateginen herkkyys
• Kollektiivinen sitoutuminen
• Resurssien liikkuvuus
Strateginen ketteryys vaatii huipputason
projektikulttuuria ja hankehallinnan
tasoa!
Yves Doz, Mikko Kosonen: Nopea strategia, 2008
1.11.2012

5. Projektijohtaminen, projektikulttuuri
sekä kyky muutoksen johtamiseen ja
läpivientiin kulkevat yhdessä.
5
1.11.2012

6. Projektit ja
projektikulttuuri
1.11.2012

7. Projektikulttuuri on koko organisaation yhteispeliä
Projektisalkun hallinta
• projektien keskinäinen priorisointi Ylin johto
• resurssikoordinointi
• kokonaiskustannukset ja -riskit
• ...
Projektin ulkoinen ohjaus
• edistymisen seuranta
• resurssien ja rahojen käytön valvonta
• asiasisällön ohjaus
• tulosten laatu, käyttökelpoisuus ja käyttöönsaanti Ohjausryhmä
Projektin sisäinen ohjaus
• tarkentava suunnittelu Projektin vetäjä
• töiden tehtävänanto
• suoritusten valvonta
• raportointi
• suoritusten ja tulosten
käsittely ryhmässä Projektiryhmä
7
1.11.2012

8. Miksi projekti?
Projektilla tavoitellaan niitä
liiketoimintahyötyjä ja tuloksia, jotka on jo
päätetty saavuttaa!
Projektointi, projektin johto, projektin ohjaus ja
salkunhallinta varmistavat, että ne
saavutetaan!
8
1.11.2012

9. Missä tilanteissa projektimuoto on
erityisen hyvä?
• Kehittämistoiminta
• Muutostilanne
• Saatava aikaan kehityshyppy
• Uutuustilanne
• Ei aiemmin hoidettu / tehty
• Vastuun määrittelemättömyys
• Yhteistyötilanne
• Tilanteen monimutkaisuus
• Työ jakaantuu usean eri organisaation kesken
• Asian tärkeys
• Johto priorisoi korkealle
• Strateginen projekti – suora kytkentä strategiseen tahtotilaan
• Korkea riskitaso
• Merkittäviä erityyppisiä riskejä
• Vaatii proaktiivista riskien hallintaa
9
1.11.2012

10. 10
Mitä projektissa ohjataan?
Non-scope voi olla yhtä
olennainen kuin scope!
Non-
scope Non-
scope
Scope
Non-
scope
Tavoiteltujen liiketoiminta-
hyötyjen kannalta parhaan
”scopen” löytäminen on
usein olennaisin asia!
Laatu
€ t
1.11.2012

11. Projektin vaiheet ja päätöspisteet
(milestone-päätökset, esimerkki)
Konseptin Ratkaisun
jäädytys jäädytys
G0 G1 G2 G2.1 G2.2 G3 G4
Valmistelu Suunnittelu Toteutus Päättäminen
LT-hyötyjen
PE
arviointi (6kk-2v)
11

12. Projektipäällikön osaamisalueet
tarvittava johtajuus painottuu eri lailla projektin eri vaiheissa
Projektin Projektin
suunnittelu toteutus
Projekti-
kehyksen Ihmisten
johtaminen johtaminen
Sisällön Muutoksen
rakentamisen johtaminen
Projektin johtaminen
Projektin
valmistelu päättäminen
Mikä johtamisen osa-alue on
projektipäälliköllä normaalisti kunnossa,
mikä haastavinta?
1.11.2012 www.tieturi.fi 12

13. Business casen hallinta
€/ hyödyt
Laajuus, riskialttius
Mitä projektille sallitaan?
VAHVA OHJAUS: Hyödyt
Etapit, tarkistuspisteet +
t
Taustat . Kust . Riskit
Lopputuote HÄVITTY HYÖTY
13
1.11.2012

14. 14
Mitä tarkoitetaan projektikulttuurilla?
Toimintatavat, kokemus, osaaminen ja tyyli, jolla projekteja
viedään läpi organisaatiossa.
Mitä hyötyä vahvasta projektikulttuurista
• Lisää ennustettavuutta projektien läpimenoon
• Projektien läpimenoajat nopeutuvat
• Projektien kokonaistilanne selkenee ja sen seuranta helpottuu
• Lisää jämäkkyyttä johtamis- ja päätöksentekomenettelyyn
• Asiakastyytyväisyys kasvaa
• Projektien liiketoimintahyödyt ja kokonaisriskitilanne paremmin hallinnassa
• Resurssien hallinta tehostuu
• Yhteiset projektityötavat tulevat käytännöksi
• Projektiosaaminen kasvaa
• Toiminnan kehittäminen systematisoituu ja tehostuu
1.11.2012

15. Projektikulttuuri, mitä se on 15
käytännössä?
Organisaatio toteuttaa oikeita hankkeita ja projekteja – ja vain niitä
• Selkeät perusteet, tavoitteet ja kytkennät strategiaan
• Huolellinen valmistelu, perusteltu priorisointi sovituilla kriteereillä
Organisaatio tekee hankkeita ja projekteja oikein
• Toimivat, koko organisaatiossa yhdenmukaiset ja vakioidut projektityön
menetelmät, jotka tiedetään, osataan ja joita käytetään
Käytössä on vakioitu, hyväksytty ja laadukas ohjausmalli
• Tehokas tavoitteisiin ohjaus
• Pro-aktiivinen ja positiivinen asenne
• Jatkuva halu kehittämiseen ja kehittymiseen
1.11.2012

16. 16
Projektitoiminnan kypsyystasomalli
Taso Projektin näkökulma Yhteisön näkökulma
Menetelmät ja
järjestelmät
5. Optimoitu Liiketoimintavaikutukset optimaaliset. Organisaatio on sitoutunut prosessin
Radikaalisti parempia vaihtoehtoja ohjelmien jatkuvaan kehittämiseen. Toiminnan
kuluessa. Innovaatiot hyödynnetään muutostarpeet muuntuvat ohjelmiksi,
tehokkaasti. (Ohjelmaorganisaatio) projekteiksi tai niiden muutoksiksi.
Järjestelmien
4. Johdettu Ohjelmien ja projektien tuottavuuden Tuottavuutta ja laatua mitataan kehittyneiden
(Markkina) arvostelu perustuu kokemusperäisiin/pysyviin tilastollisesti kaikista toimeksiannoista. ominaisuuksien
mittareihin. Projekteista kyetään tekemään koko hyödyntäminen
Lopputuleman ennustemenettely käytössä. toimintaa koskevia johtopäätöksiä.
(Kehittyneen projektitoimintakulttuurin
omaksunut organisaatio)
3. Määritelty Standardit menetelmät vakituisessa Projektien keskinäisiin ja muihin tehtäviin Projekti-
(Yhteisö) käytössä. liittyen vaikutetaan aikatauluihin, toiminnan
Ehkäisevä laadunvarmistus toimii. resursseihin ja kustannuksiin. Ymmärrys yhteinen
Projektien välinen yhteistyö kehittynyttä -
kaikkien toimeksiantojen tietokanta.
Projektisalkkuja hallitseva organisaatio
kokonaistilanteesta. Menetelmän
mukaiset
2.Toistotaso Realistista suunnittelua ja systemaattista Menetelmien käyttöä tuetaan ja valvotaan.
toistot
(projekti) seurantaa. Menetelmien soveltaminen Yhteisen tietokannan, kohdistusten
systemaattisesti ja toistaen. käyttö aloitetaan suunnittelussa ja
valvonnassa. Projekti-
(Toistamiskykyinen organisaatio)
menetelmän
ja ohjeiston
1.Lähtötaso Henkilökohtaiset ominaisuudet Ohjaus vapaamuotoista tai satunnaiseen
(Henkilö) menetelmien käyttöön perustuvaa. käyttö.
määräävät onnistumisen.
Projektien, toimeksiantojen yms. Tehtävien Työaikatietojen
(Sankarisuoritusten organisaatio)
ohjaustarve tiedostettu, mutta menetelmiä keruujärjes-
ei arvosteta. telmä
1.11.2012

17. 17
Projektien tavallisimmat ongelmat
Henkilöstöongelmat
Epätäsmälliset
11 %
tavoitteet 21 %
Johtamis- ja
Muut organisointiongelmat
syyt 12 % 33 %
Tekniikka 4%
4 % 15 % Projektihallinnan ongelmat
Toimittajat
Prof. Gunnar Selin

18. 18
Mihin projektit kaatuvat?
Syy Esiintymiä Osuus %
Puutteellinen suunnittelu 36 20 %
Projektipäällikkö 25 14 %
Tiimin jäsenten sitoutuminen heikkoa 22 12%
Tiimin työnjaon ja organisoinnin puutteet 18 10 %
Ylemmän johdon tuen puute 16 9%
Heikko valvonta ja ohjaus 15 8,5%
Huono taloudellinen suunnittelu 9 5%
Muuttuva ympäristö 8 4,5%
Tuottavuus- ja laatuongelmat 8 4,5%
Epämääräisesti sovitut tehtävät 7 4%
Ristiriitaiset prioriteetit ja intressit 7 4%
Puutteellinen kommunikointi 6 3,5%
Tekniset tehtävät 2 1%
Yhteensä 179 100 %
International Journal of Project Management
1.11.2012

19. 19
Keskustelu: hyvän projektikulttuurin
tunnusmerkkejä, mitkä tärkeimpiä/haastavimpia?
1. Johto osallistuu aktiivisesti projektien tavoitteiden asettamiseen ja huolehtii, että ne
tukevat strategiaa.
2. Kaikki yrityksessä toteutettavat projektit muodostavat selvästi tiedostetun
-
projektisalkun.
-
3. Projektien priorisointi on tehokasta ja perustuu sovittuihin kriteereihin.
-
4. Projekteilla on yhtenäiset johtamistavat.
5. Projekteilla on omistaja ja toimiva ohjausryhmä.
-
6. Projektit vaiheistetaan ja päätöksentekopisteet tunnistetaan
-
7. Projektipäälliköillä on riittävästi valtaa suhteessa vastuuseen. -
8. 
Projektidokumentit (mm. projektisuunnitelmat ja raportit) standardoitu ja niitä -
käytetään oikein
-
1.11.2012

20. Projektikulttuurin kehittäminen on 20
tasapainoilua
Projektiosaaminen
 Eri roolit
 Eri osaamisalueet
 Asenteet
Älä unohda näitä!
P
Tietojärjestelmät Yhteiset työtavat
 Tietokannat  Prosessit
T Balance Y
 Ohjelmistot  Työskentelytavat
 Työkalut  Kieli ja lomakkeet
J
Johtamisympäristö
 Valta ja vastuu
 Mittarit ja palkitseminen
 Johtamisjärjestelmä ja salkut
 Projektitoimisto
 Leadership
1.11.2012

21. 21
Projektin organisoinnin kokonaiskuva
Salkunhallintaryhmä
Niin suuri, että riittävä edustus!
Niin pieni kuin mahdollista!
Tehokas!
Jäseninä ne, Läsnä!
joilla suurin intressi Projektin omistaja
projektin onnistumiseen.
Jokaisella jäsenellä
oma rooli,
tehtävä ja vastuu!
Projektin Laajennettu
ohjausryhmä ohjausryhmä
Täyttää
tarvittaessa
osaamisaukot
Tukiryhmät esim.
Toimittajan/asiakkaan
Projektipäällikkö • Laaturyhmä
projektipäällikkö
•Referenssiryhmä
• HR
•Projektitoimisto
Toimittajan/asiakkaan
Projektiryhmä
projektiryhmä
Tukee
ohjausryhmää
Tiimi Tiimi Tiimi esim. katselmoimalla
tuotoksia
1.11.2012

22. 22
Projektikokonaisuuden hallinnan strateginen kyvykkyys
ja kompetenssit: selvitysten kautta reitti tahtotilaan!
Organisaation
strateginen Tahtotila
kyvykkyys
Jatkuva
vuorovaikutus
Organisaation ja tulosten
projektitoiminnan
kehittämisroadmap
seuranta
Osaamisen kehitystoimenpiteet
kaikille projektitoiminnan tasoille:
Johto, salkunhallinta,
ohjausryhmät, projektipäälliköt,
tiimit
Katselmukset,
Analyysit
Haastattelut
Arvioinnit
Työpajat
Nykytila
Selvitykset
Testit
Kyselyt
Kartoitukset
Henkilökohtaiset
Haastattelut
kompetenssit
1.11.2012

23. 23
Yksilö ja organisaatio tarvitsevat kumpikin
tukea tasolta toiselle siirtymiseen
Oppiva organisaatio,
laadunvarmistus- ja
Strategisten -arviointikäytännöt, matriisi-
ohjelmien
johtaja, etc….
rakenne, salkunhallinta,
Kehitys- PMO, kokonaisvaltainen
toimenpiteet Projektijohtaja projektitoiminnan
kehittäminen
Vanhempi projektipäällikkö:
PMP, IPMA, PRINCE2
Osaamis-
Kehittynyt
vaatimukset Projektipäällikkö projektiohjeistus,
projektimallit ja
ohjausprosessit, IT-
Osaprojektipäällikkö
Tehtävä- tuki
kuvaukset
Tiivis projektiohje,
mallipohjia
1.11.2012

24. 24
Projektikulttuurin kehittämisen tiekartta
2012 2013 2014
Tavoitetila
Ohjeet, pohjat, menetelmät
2015?
Esimerkki
osatavoitteesta
Ohjausmallit,
projektisalkkujen hallinta,
ohjelmien hallinta
Esimerkki 2014
osatavoitteesta
Esimerkki
osatavoitteesta
Projektiosaamisen
kehittäminen: Projektin- &
projektipäälliköt, salkunhallinnan
ohjausryhmät, tukipalvelut ja -prosessit
projektitiimit Organisaatio: 2013
Vastuunjako,
PMO, etc. 2012
24
1.11.2012

25. 25
Projektikulttuurin kehitystoimenpiteet
organisaatio X
2012–Yhteiset tavat ja 2013– Muutoksen tukeminen 2014 – Projektikulttuurin jatkuva
perusosaaminen
Perusvalmennukset jatkuvat...
kehitys
Projektimallin ja –prosessin kehittäminen
Projektisalkkuprosessin rakentaminen Syventävät valmennukset
Projektien työkalutarpeen määrittely
Ohjausryhmätoiminnan kehittäminen • Strategiset ohjelmat
ja käyttöönottopäätös
Projektiohjeiston laatiminen
Oikeiden projektien valmennukset jatkuvat...
Syventävät valmennukset
Projektikulttuurin jalkautus
• Projektisalkun hallinta
- Viestinnän suunnittelu, valmistelu ja materiaalit Projektipäälliköiden sprarraus jatkuu…
• Ohjausryhmätyöskentely
Projektiosaamisen kehittäminen • Henkilökohtaiset projektitaidot
Arviointi, mittaaminen, jatkokehitys ja
Koulutustarpeen määrittely (henkilökohtaiset
soveltaminen
osaamiskartoitukset), koulutuksen Projektikohtaiset valmennukset
ja tukitoimenpiteiden suunnittelu - ( Aloitustyöleirit )
Seuranta, tuki
Projektipäälliköiden sparraus
Projektitoimiston perustaminen • Projektitoimiston kehittäminen
• Salkunhallinnan kehittäminen
Perusvalmennukset alkavat Projektityökalun käyttöönotto
- Johto ja valmennus jatkuvat
- Ohjausryhmät
Projektikulttuuria mitataan ja
- Projektipäälliköt kehitetään jatkuvasti !
- tiimien jäsenet
Projektikulttuuria kehitetään!
Projektikulttuuria rakennetaan!
1.11.2012

26. Projektitoiminnan hyvät käytännöt 26
1(2)
• Avoin, kriittinen kommunikointi
• Projektikulttuuri on osa johtamisjärjestelmää
• Projektin asettamiskriteerit määritelty
• Selkeät ja perustellut go/no go -päätökset
• Projektisalkkutietokanta
• Resurssien valintaa tukeva tietokanta avainhenkilöistä (ammatti-,
kokemus- ja saavutustieto, osaamismatriisi)
• Selkeät johtamisvastuut ja –vaatimukset
• Projektien keskinäinen riippuvuus (resurssit / priorisointi)
• Projektitoimisto tukiorganisaationa
• Päätöksenteko projektisalkku- ja projektitasolla
• Priorisoinnin vyörytys projektisalkulta projekteille ja päinvastoin
• Projektien ohjausmallin rinnalla nopea reagointi poikkeamiin; strategian ja
ympäristön muutokset
1.11.2012

27. 27
Projektitoiminnan hyvät käytännöt 2(2)
• Strategian ja tavoitteiden linkitys
• Näkyvä ja ymmärrettävä strategia; muutoksen johtaminen
• Jatkuva priorisointi – vähintään kvartaalitasolla
• Projektien eteneminen kohti tavoitteita
• “Kituvat” projektit keskeytetään
• “Päätä kaksi projektia ennen kuin käynnistät yhden uuden”
• Valmisteluvaiheessa tiukka karsinta ja priorisointi
• Suuret muutokset vaativat uutta organisointia, jopa
projektointia; suunnitelmat tehdään muutettaviksi
1.11.2012

28. Projektilla tavoitellaan niitä hyötyjä ja
tuloksia, jotka on jo päätetty
saavuttaa!
Projektointi, projektin johto, projektin
ohjaus ja salkunhallinta varmistavat,
että ne saavutetaan!
28
1.11.2012

29. 29
Mihin pitää panostaa, kun kehittää projektikulttuuria?
• 1 % : uuden toimintamallin suunnittelu
• 9 % : malliin liittyvä tiedottaminen ja kouluttaminen
• 90 % : muutoksen aikaansaanti käytännön työssä
ohjauksen ja seurannan avulla
Ihmisten osaaminen ja motivaatio ratkaisevaa
muutoksen onnistumisessa, ei prosessi!
Ihmisten auttaminen muuttumaan vaatii johtajuutta
kaikilta organisaatiotasoilta!
1.11.2012

30. Kiitos ajastanne!
Tieturi – valmentaa paremmaksi!
Helsinki, Tampere, Tukholma, Göteborg