Recommended
Recommended
More Related Content
Similar to Salkunhallinnan todelliset vaatimukset
Similar to Salkunhallinnan todelliset vaatimukset (20)
Salkunhallinnan todelliset vaatimukset
- 1. Salkunhallinnan todelliset vaatimukset Käytännön ohjeita ja neuvoja Kalle Pere, Dovre Group Oyj © 2013 Dovre Group Plc 1
- 2. Miksi salkunhallintaa? 1 • Mitä projekteja meillä on menossa? – Onko jollain projekteilla haasteita? 2 Laajuus • Millaista tukea projektit tarvitsevat? – Ohjausryhmätyöskentely – Projektijohtamisen menetelmät ja välineet 3 4 Kustannus Aikataulu • Riittävätkö resurssit projektien toteuttamiseen? – Projektien ja linjan resurssineuvottelu – Resurssikäytön optimointi koko organisaation tasolla – Millaista osaamista organisaatiossamme tulevaisuudessa tarvitaan? Taidot – Kapasiteetin ohjaus Motivaatio • Mitkä projektit pitäisi käynnistää? Tehtävä – Projekti-ideoiden valmistelu ja valinta Tarve Kyky 2
- 3. Miksi ei tiedetä, mitä projekteja meillä on menossa? • Erilaiset projektinhallinnan välineet, tieto pirstaleina eri henkilöiden omilla koneilla – Tiedon kokoaminen teknisesti haastavaa • Projektien dokumentoinnin taso vaihtelee • Projektin määritelmä puuttuu, ei ole selkeää käsitystä mitä salkkuun tulisi koota – Projektien koko – Projekteja tehdään ”linjatyömäisesti” • Projektien omistajuutta ei ole nimetty • Projekteja ympäri organisaatiota, kukaan ei kysy / tarvitse projektisalkun kokonaiskuvaa 3
- 4. Mitä projekteja meillä on menossa? • Projektisalkku alhaalta ylös kuvattuna – Projektilista – Projektien luokitukset: Organisaatio, tuotealue, projektityyppi – Tilannetta kuvaavat liikennevalot: Aikataulu, resurssit, laajuus, riskit… • Kommentti, miksi esim. aikataulu on punaisella – – – – – Muut mittarit; laskettuja mittareita aikataulu ja resurssitiedoista Aikataulu – janakaavio projekteista Resurssitarve – resurssigraafi summattuna yli projektien Kustannukset – suunnitellut vs. toteutuneet projekteittain Laajuuden ja sisällön kuvaukset 4
- 5. Salkkutiedon luotettavuus • Onko projektien tiedot päivitetty? • Mihin laskelmat perustuvat ja onko ne tehty yhdenmukaisella tavalla? • Projektipäällikkö joka päivittää tietoja projektinsa osalta ei koe saavansa hyötyä salkkutiedosta • Kykeneekö projektipäällikkö olemaan objektiivinen oman projektinsa suhteen? Sanalliset kuvaukset luokituksille ja tilatiedoille, ei vain vihreä, keltainen, punainen. Salkkujärjestelmässä olevaa tietoa tulee käyttää päätöksenteossa. Projektien loppuarviointien tekeminen Projektien tietojen katselmointi ja projektien arviointi projektipäälliköiden kanssa käyttäen järjestelmää. 5
- 6. Esimerkki portfolion road-map kuvasta Vuosi 0 H2 Vuosi 1 H1 Vuosi 1 H2 Vuosi 2 H2 Projekti 2 LTA1 Projekti 1 Projekti 8 Projekti 3 Projekti 7 Projekti 6 Projekti 11 Projekti 4 Projekti 14 LTA2 Projekti 5 Projekti 10 Projekti 10 Projekti 13 Projekti 9 Projekti 12 LTA3 LTA4 6
- 7. Millaista tukea projektit tarvitsevat? • Projekteilla pitäisi olla keinoja liputtaa ongelmia salkkutasolle • Projektikohtaiset ohjausryhmät – Yksittäisen projektin tavoitteet ja aikataulu – Toimittaja- / asiakasprojektit Tuote / liiketoiminta / maantieteellinen • Salkkukatselmoinnit ja esim. tuotealueen päätöksenteko – Projektien priorisointiin liittyvät päätökset – Resurssien jakaminen – Aikataulujen synkronointi • Projektijohtamisen auditointi ja katselmoinnit – Projektijohtamisen metodologia – Projektijohtamisen osaaminen – Projektijohtamisen välineet • Projektin omistajuus! Projektisalkun ohry(t) Projektin ohry Projektipäällikkö Projektin ohry Projektin ohry Projektipäällikkö Projektipäällikkö Organisaation Jory(t) Linjaesimies Linjaesimies Linjaesimies Linjaesimies 7
- 8. Riittävätkö resurssit projektien toteuttamiseen? • Mistä kapasiteetti muodostuu? – Omat resurssit, ulkopuoliset, rekrytointikyky… • Mistä resurssien kysyntä muodostuu? – Projektit, linjatyöt, lomat, koulutukset… • Kapasiteetin ja resurssitarpeen kohtaaminen – – – – Osaamisluokitukset Töiden sisällön tuntemus Neuvottelumenetelmät Reagointikyky kapasiteetin tarpeen muutoksiin Kapasiteetti Kapasiteetin käyttö 8
- 9. Resurssisuunnittelu • Täsmennettävä: Kuka omistaa työn, kuka resurssit ja kuka työn lopputulokset • Projektien resurssitarpeen tarkentuva arviointi, erilaiset arvioinnin menetelmät projektin elinkaaren aikana • Resurssitarpeen arviointi osaamisryhmittäin • Muutoshallinnan vaatima työmäärä, ennusteen päivittäminen Tarjous / projektiehdotus Projektin tarkentuva suunnitelma Projektin toimeksianto Ehdotettu Hyväksytty kapasiteettivaraus kapasiteettivaraus Taito, geneerinen resurssi Projektitason Projekti ennuste varaus Vahvistettu määrä Projektin seuranta Tehtävä allokaatio Toteuma Nimetty henkilö 9
- 10. Resurssineuvottelu “Projektin suunnittelun aikana, projektipäällikkö neuvottelee resurssit linjaorganisaatiosta.” Projektipäällikön näkymä Taito Jan Apr May Jun 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10 20 20 10 Smith Daniels Mar 10 SW Engineer Feb 20 20 HW Designer Jack Jones ”CRM Projectin projektipäällikkö määrittelee projektin resurssitarpeet. Resursseja saatetaan tarvita useammasta organisaatioyksiköstä. ASIC Designer Linjaesimiehen näkymä Resurssi sopimus Henkilö / Projekti Jan Feb Mar Apr May Jun Jack Jones 15 10 10 20 20 20 10 20 20 CRM Project EPM Project Linjaesimies luovuttaa henkilön projektiin. Useat projektit kuormittavat yksikön henkilöitä. Smith Daniels Maintenance project CRM Project 15 10 10 10 5 15 15 15 15 15 5 5 5 5 5 5 10 10 10 10 10 10
- 11. Mitkä projektit pitäisi käynnistää? • Valinnan mallin tulisi huomioida näkökulmat: – – – – Halu – strategia, organisaation tavoitteet, pakollisuus Kyky – resurssikäyttö, kustannukset Hyvyys – hyöty, takaisinmaksu Riski – suunnitelmien epätarkkuus, onnistumisen todennäköisyys, vaihtoehdot • Yleensä käytännössä käyttöön päätyvät yksinkertaiset valinnan mallit – yksittäisen kriteerin mukaan vertailu, kuten takaisinmaksuaika, NPV, IIR – Usean kriteerin painotettu malli – Monen kriteerin pisteytysmalli 11
- 12. Efficient frontier - ”tehokas rintama” Jos kaikki ehdotukset toteutettaisiin, saataisiin nämä hyödyt näillä kustannuksilla Arvo Valittu salkku Jokaiselle projektiehdotukselle arvioidaan arvo ja kustannus Kustannus 12
- 13. Muita valintaan vaikuttavia tekijöitä • Vaihtoehtoiset suunnitelmat – Vertailu ja valinta pienemmän joukon sisällä, mutta vaikutus nähtävä myös kokonaisuudessa – Esim: Ostetaan vs. tehdään itse tai erilaiset tekniset toteutusvaihtoehdot • Riippuvuudet eri projektien välillä – Toista ei kannata toteuttaa ellei toteuteta myös toista – Ajalliset riippuvuudet: Projekti luo valmiudet seuraavalle • Ohjelmien käyttäminen korkeamman tason johtamisen välineinä – Esim: Prosessikehitys, organisaatiomuutos, järjestelmähankinta tukevat samaa muutosta ja saavutetaan hyötyjä kun niitä johdetaan yhtenä kokonaisuutena 13
- 14. Lisätietoja: Dovre Group Oyj Kalle Pere, Senior Consultant kalle.pere@dovregroup.com 040 7675 108 www.dovregroup.com 14