Download as PDF, PPTX
Onnistu ohjausryhmän kanssa
- 1. ONNISTU OHJAUSRYHMÄN KANSSA! VTT,Timo Aro 6.3.2012 © Timo Aro 2012
- 2. SISÄLTÖ: I Ohjausryhmänviralliset tehtävät ja ohjausryhmänarinan ABC III Ohjausryhmän aktivoiminen © Timo Aro 2012
- 3. I Ohjausryhmän tehtävät,roolit ja sudenkuopat © Timo Aro 2012
- 4. Minkä arvosanan annatte asteikolla1-10 a) ohjausryhmänne aktiivisuudelle ja vuorovaikutukselle b) oman projektihenkilöstönne aktiivisuudelle ja vuorovaikutukselle © Timo Aro 2012
- 5. Jos teillä olisiprojektinne ensimmäinen ohjausryhmä viikon kuluttua, mitä tekisitte toisin kuin tähän saakka? © Timo Aro 2012
- 6. 7 314 EAKR-projektiaja 1 915 ESR-projektia helmikuussa 2012 © Timo Aro 2012
- 7. 15320 Jos jokaisessaohjausryhmässä on keskimäärin 8 jäsentä eri organisaatioista © Timo Aro 2012
- 8. Ohjausryhmän viralliset tehtävät… Ensimmäisessä kokouksessa tulee sopia työskentelytavoista ja aikataulusta Kokoontumiset vähintään 2-3 kertaa vuodessa ohjaus- ja seurantavelvoitteen toteuttamiseksi Kokouskutsu ja –aineisto on lähetettävä hyvissä ajoin Käsitellään hankkeen toteuttamiseen liittyviä asioita (hanke- ja rahoitussuunnitelman toteutuminen suhteessa tavoitteisiin, toiminnan itsearviointi ja kokonaisarviointi, hankesuunnitelman muuttaminen , seurantatiedot, palautteet, tiedottaminen, väli- ja loppuraportit) Hyvien käytäntöjen levittäminen ja juurruttaminen osaksi normaalia toimintaa Lähde: Hallintoviranomaisen ohje 2/2010 © Timo Aro 2012
- 9. ”Ohjausryhmänarinan” tunnistaminen 1(4) 1. Konkretian paradoksi - Ohjausryhmien jäsenet edellyttävät projektilta konkretiaa ja konkreettisia toimenpiteitä, mutta kukaan ei esitä täsmällisesti mitä konkreettisesti odotetaan - Konkreettisuus on kaikkien yhteinen intressi, mutta se voi toteutua vain suhteessa projektisuunnitelman tavoitteisiin ja puitteisiin 2. Resurssointi - Päivitellään projektin isoja resursseja ja projektihenkilöstön määrää suhteessa ns. normaalitoimintaan. - Projekteilla on runsaasti resursseja yhtä aloittajaa, osallistujaa, yritystä jne. kohden eli on kyettävä osoittamaan lisäarvo ja perustelemaan se uudelleen ja uudelleen kerta toisensa jälkeen © Timo Aro 2012
- 10. ”Ohjausryhmänarinan” tunnistaminen 2(4) 3. Osaoptimointi - Oman kunnan / seutukunnan /alueen / TE-toimiston jne. resurssien tai toiminnan volyymien varmistaminen ja vahtiminen projektikokonaisuuden sijaan. Jos kunta A on laittanut projektiin omarahoitusosuutta xx euroa ja kunta B xx euroa, niin asiakkaiden halutaan tulevan samassa suhteessa riippumatta projektisuunnitelman määrittelemästä asiakastarpeesta tai projektin isoista tavoitteista - Tyydytään projektin tuotoksiin ja tuloksiin, jos omalta alueelta on xx osallistujaa tai xx yritystä riippumatta lisäarvosta, sisällöistä tai vaikuttavuudesta 4. Jatkuva huoli päällekkäisyyksistä - Projektin toiminnan ja tavoitteiden päällekkäisyys a) pysyvien organisaatioiden kanssa ja b) muiden projektien kanssa © Timo Aro 2012
- 11. ”Ohjausryhmänarinan” tunnistaminen 3(4) 5. Aktiivisuus - Projektit koetaan suhteessa toimintaympäristöön joko liian aktiivisina tai liian passiivisina 6. ”Roskapankki” –arvo- ja asennemallit - - Projektin oletetaan lähtökohtaisesti paikkaavan normaalitoiminnasta puuttuvia resursseja tai palvelutuotannon aukkoja - - Projektille ulkoistetaan vastuu kaikista niistä asiakkaista, joille ei ole löydetty aikaisemmin ratkaisua ”poikkihallinnollisen viranomaisyhteistyön tai moniammatillisen yhteistyön” kautta - -Projektin odotetaan muuttavan omistajien (kuntien ja muiden toimijoiden) yhteistyöprosesseja moniammatillisiksi, saumattomiksi ja asiakaslähtöisiksi samalla kun projekti itse tekee vaativaa asiakas- ja tuotekehitystyötä © Timo Aro 2012
- 12. ”Ohjausryhmänarinan” tunnistaminen 4(4) 7. Omistajuus- ja kehittämisvastuu - Projektin ja taustaorganisaatioiden roolit epäselviä - Ohjausryhmien passiivisuus ja vähäinen kunnianhimon aste: tyydytään liian vähään - ”Kahvikuppiohjaus” eli kuullaan projektin tilannekatsaus, mutta ei kysellä tai kyseenalaisteta rakentavalla tavalla tavoitteiden saavuttamista tai tuotosten käyttöönottamisen toteuttamiskelpoisuutta 8. Byrokratianarina - ”Onko pakko kilpailuttaa?”, ”Miksi ei voi suosia oman alueen yrityksiä?”, ”Miksi on tehtävä niin tai näin EU-projekteissa?” ,”Miksi pitää kerätä erikseen näitä erikseen raportoivia kustannuksia”? Jne. © Timo Aro 2012
- 13. Pariporina 1. Mitä projekti(projektihenkilöstö) odottaa ohjausryhmältään? 2. Mitä ohjausryhmä odottaa projektilta ja projektihenkilöstöltä? © Timo Aro 2012
- 14. Mitä projekti(henkilöstö) odottaaomalta ohjausryhmältään? - Aitoa kiinnostusta - Rakentavaa vuoropuhelua - Tukea - Omistajuuutta - Johtajuutta © Timo Aro 2012
- 15. Mitä ohjausryhmä odottaaprojektilta ja projektihenkilöstöltä? 1) Tuotoksia ja tuloksia 2) Konkretiaa 3) Lisäarvoa ns. normaalitoimintaan 4) Näkyvyyttä 5) Uutta osaamista, asiantuntijuutta, verkostoja, yhteyksiä jne. 6) Vahvaa kehittämisorientaatiota © Timo Aro 2012
- 16. II Ohjausryhmän aktivoiminen © Timo Aro 2012
- 17. Miten ohjausryhmään saadaanenemmän tehoa? Valmisteluun panostaminen Roolitus Aktivoiminen, aidon kiinnostuksen herättäminen Vastuuttaminen Sitouttaminen ja sitoutuminen: yhteiset tavoitteet Tukeminen Kriittisyys © Timo Aro 2012
- 18. Millainen on tehokasohjausryhmän kokous? - Kesto max. 90 minuuttia 1) Lämmittely, epämuodollinen ”kahvikeskustelu” 5-10 min 2) Avaus: esityslistan tavoitteet, päivän agendan terävöittäminen, kiinnostuksen herättäminen & sitouttaminen 10 min 3) Ohjausryhmän asialistan läpikäynti 60 minuuttia 4) (L)opetus: ohryn tavoitteiden, sovittujen asioiden, kokouksen tuotoksen läpikäynti, motivointi jatkon osalta 10-20 minuuttia © Timo Aro 2012
- 19. Hyvä ja huonoesityslista? ”Mennään sieltä yli missä aita on Kunnianhimoisempi versio matalin” -versio Kokouksen avaus Kokouksen avaus Esityslistan hyväksyminen Laillisuus ja päätösvaltaisuus Tutustuminen nuorten työpajaan ja sen toimintaan (ohry vierailee aina eri paikassa) Edellisen kokouksen pöytäkirja Ehdotukset hankesuunnitelman muuttamiseksi Projektin tilannekatsaus Seurantatiedot Muut asiat Hankkeen tilannekatsaus ja ajankohtaiset kuulumiset Kokouksen päättäminen Hankkeen itsearviointi Pajayhteistyö Ohjausryhmän seuraava kokous Muut asiat © Timo Aro 2012
- 20. Työkaluja ohjausryhmän aktivoimiseksi… A)Projektin oma tavoitteellinen valmistelu ja toiminta ohjausryhmä- työskentelyn aktivoimiseksi 4D –periaatteet 3x3x3 –malli Kohinasäädin B) Verkostoanalyysit jne. C) Itsearviointi: kevyet ja raskaat menetelmät © Timo Aro 2012
- 21. Projektin oma valmistelu: 4D -periaate 1.Havainnot: 2. Tavoite Millainen olisi ihanneohjausryhmä, Mitä hyvää omassa ohjausryhmässä on? tavoitetila? 3. Suunnitelma 4. Toiminta Priorisointi Miten arvioidaan? © Timo Aro 2012
- 22. Projektin oma valmistelu: 3x3x3–malli ohjausryhmän tärkeimmistä tehtävistä 1. Mitkä ovat ohjausryhmän kolme tärkeintä tehtävää projektin näkökulmasta? 2. Mitkä konkreettista projektin pitää tehdä, jotta em. kolme tehtävää voisivat toteutua? 3. Mitkä mittarit voidaan asettaa kolmelle toimenpiteelle onnistumisen arvioimiseksi? © Timo Aro 2012
- 23. 3x3x3 –malli yhdentavoitteen osalta Ohjausryhmän Konkreettiset toimenpiteet Mittarit tärkeimmät tehtävät A3 A3 A A2 A2 A1 A1 © Timo Aro 2012
- 24. Projektin oma valmistelu ”Kohinasäädin”eli puhutaanko ohjausryhmässä oikeista asioista? Puhutaan paljon Puhutaan vähän, mutta Ei puhuta, ei saa puhua olisi tärkeää puhua enemmän © Timo Aro 2012
- 25. Esimerkki verkostoanalyysistä: Mitkä ovat projektin avainkohderyhmät tai avainsidosryhmät jne.? ”Ei toimenpiteitä” Saatava Pidettävä Pitää lähellä lähellä Saatava lähemmäksi lähemmäksi ”Ei toimenpiteitä” ??? ??? ”Ei toimenpiteitä” ??? ??? Projekti ??? ??? ”Ei toimenpiteitä” © Timo Aro 2012
- 26. Itsearviointi © Timo Aro 2012
- 27. Satakunnan ELY-keskuksen ylimääräinenohjeistus ESR-projekteille ohjausryhmien aktivoimiseksi 1. Ohjausryhmän jäsenten on osallistuttava aktiivisesti hankkeen toiminnan säännölliseen, kriittiseen ja systemaattiseen itsearviointiin 2. Itsearviointi sisällytetään jokaisen ohjausryhmän asialistalle yhdeksi asiakohdaksi 3. Ohjausryhmän jäsenten esittämät näkemykset dokumentoidaan pöytäkirjaan tai erilliseen muistioon ja niitä hyödynnetään toiminnan jatkuvassa kehittämisessä © Timo Aro 2012
- 28. Mitä on itsearviointiohjausryhmässä? Hankehenkilöstö, hallinnoijan taustaorganisaatio, ohjausryhmä jne. arvioivat itse subjektiivisesti omaa toimintaansa ja sen toteutumista Itsearvioinnissa korostuvat paikallinen tietämys ja oppiminen Tarkoituksena on lisätä ymmärrystä projektin tavoitteista, ominaispiirteistä ja painopisteistä Tulosten on oltava helposti ja nopeasti hankkeen hyödynnettävissä Ohjaavana periaatteena oppimis- ja kehittämismotiivi © Timo Aro 2012
- 29. Miten toteuttaa itsearviointiohjausryhmässä? Hanke määrittää avainkysymykset sekä tilanne- ja tarvekohtaisesti käytettävät menetelmät Itsearviointi voi tapahtua siten, että puheenjohtaja tai projektipäällikkö esittää valitut avainkysymykset ja jäsenten vastaukset kirjataan ylös. Kysymykset ja vastaukset voidaan esittää myös kirjallisesti etu- tai jälkikäteen Vastaamiseen kannattaa varata vähintään 15-20 minuuttia kokouksen ajasta © Timo Aro 2012
- 30. Itsearvioinnin kevyet menetelmätohjausryhmätyöskentelyn tehostamiseksi Kevyet menetelmät: SWOT -analyysit, muutoskorimallit, Sinisen Valtameren logiikka, Dialogi- menetelmät, aivoriihet Palvelevat ensisijaisesti projektin sisäistä kehittämistyötä tiettyyn pisteeseen tai kehitysvaiheeseen saakka Tuottavat nopeaa, ajantasaista ja korjaavaa tietoa projektin etenemisestä toimeenpanon tueksi Auttavat päivittäisten päätösten teossa Pitävät projektihenkilötön ja ohjausryhmän jäsenet jatkuvasti kosketuksissa hankkeen eri osien ja toteuttajien kanssa Eivät edellytä raskaita palaute-, seuranta- ja dokumentointijärjestelmien luomista © Timo Aro 2012
- 31. Muutoskori Näihin Näihin emme voimme voi itse itse vaikuttaa vaikuttaa © Timo Aro 2012
- 32. Sinisen valtameren logiikka Mitä voidaan vähentää? Mitä pitää vahvistaa? - - Mistä voidaan luopua? Mitä uutta pitää luoda? - - Lähde: Blue Ocean Strategy 2005) © Timo Aro 2012
- 33. Mitä pitää vähentää,vahvistaa, luopua tai luoda? Selite: Mitä toiminta voidaan Mitä olemassa olevaa Vähentäminen voi liittyä: vähentää? pitää vahvistaa? Selite: Vahvistaminen voi liittyä: 1. 1. - Arvoihin tai periaatteisiin - Konkreettisiin tavoitteisiin 2. 2. - Arvoihin tai periaatteisiin - Toimintatapoihin 3. 3. - Konkreettisiin tavoitteisiin - Organisaation - Toimintatapoihin rakenteeseen 4. 4. - Organisaation 5. 5. rakenteeseen Mistä voidaan luopua Mitä uutta pitää luoda? Selite: kokonaan? 1. Uuden luominen Selite: voi liittyä: 1. 2. Luopuminen voi liittyä: 2. 3. - Arvoihin tai periaatteisiin - Konkreettisiin tavoitteisiin - Arvoihin tai periaatteisiin 3. 4. - Konkreettisiin tavoitteisiin - Toimintatapoihin - Toimintatapoihin 4. 5. - Organisaation - Organisaation 5. rakenteeseen rakenteeseen OBS! Potentiaalisten uusien asiakasryhmien tarpeet ja preferenssit Lähde: Kim ja Mauborgne; Sinisen valtameren logiikka © Timo Aro 2012
- 34. Itsearvioinnin raskaat menetelmätohjausryhmätyöskentelyn tehostamiseksi Raskaat menetelmät: Käyttö edellyttää huolellista ennakkosuunnittelua ja menetelmän kaikkien käyttövaiheiden huolellista dokumentaatiota Perustuvat järjestelmällisyyteen ja toistettavuuteen Esimerkkejä: Looginen viitekehys (LogFrame), CAF, EFQM, BSC, ja erilaiset tulevaisuusorientoituneet skenaariotekniikat (mm. Delfoi, heikot signaalit, PESTE -analyysit, Villit kortit jne.) © Timo Aro 2012
- 35. Hyviä esimerkkejä itsearviointikysymyksistäohjausryhmän jäsenille Eteneekö hanke asetettujen tavoitteiden mukaisesti? Jos hanke alkaisi nyt, mitä toivoisitte tehtävän toisella tavalla ja miksi? Ovatko tavoitteet edelleen tarkoituksenmukaiset? Missä asioissa on ollut ongelmia? Mikä on ollut hankkeen tärkein anti tähän mennessä? Onko hankkeen toimintaympäristössä tapahtunut muutoksia? Jos on, miten niihin pitäisi reagoida? Miten toimintaa tulisi muuttaa, jotta tavoitteet saavutettaisiin? Hankkeen onnistuneisuuden, vaikuttavuuden, laadun ja näkyvyyden arvioiminen Kehittämissuositukset jatkototeuttamisen osalta Miten ohjausryhmän jäsen voi tukea hankkeen tavoitteiden ja toiminnan toteutumista Jne ja jne. © Timo Aro 2012
- 36. Case 1: Vastuullisenliiketoiminnan kehitysohjelma - Hankkeen eteneminen yleisesti (asteikko 1-5) - Tehdyt toimenpiteet tukevat vastuullisen liiketoiminnan kehittymistä (asteikko1-5) - Parasta (avovastaus) - Ongelmakohtia (avovastaus) - Kehittämisehdotuksia (avovastaus) © Timo Aro 2012
- 37. Case 2: Opinpolut - Hanke etenee asetettujen tavoitteiden mukaisesti (asteikko 1-4) - Mikä on ollut hankkeen tärkein anti tähän mennessä (avovastaus) - Hanke on onnistunut toiminnassaan (asteikko 1-4) - Onko hankkeen toimintaympäristössä tapahtunut merkittäviä muutoksia? Mitä? (avovastaus) - Jos hanke alkaisi nyt, mitä toivoisitte tehtävän toisella tavalla (avovastaus) - Miksi? (avovastaus) - Millaisia kehittämissuosituksia haluatte antaa jatkototeuttamisen osalta? © Timo Aro 2012
- 38. ”Tämä on kuinarmeijan johtamista: kenraali sanoo everstille joka sanoo kapteenille joka sanoo luutnantille joka sanoo alikersantille joka sanoo korpraalille joka sanoo sotamiehelle, että sulake pitää vaihtaa” - Kirjailija Ian McEwan 2010 -
- 39. Lisätietoja: http:www.timoaro.net Puh. 045 657 7890 E-mail: timokaro@gmail.com Kuvat: www. istockphoto.com © Timo Aro 2012